Dagsorden ekstra Bestyrelsesmødet den 07.08-2013 Kl. 19.00 Bestyrelseslokalet 29 st. Deltagere:. Uffe Frejdal Nielsen, Niels Hansen, Filiz Ôzkarsli, Henrik Seifert Eriksen, Ibrahim Bakir, Martin Krøyer, Ibrahim Tomak, Pernille Petersen, Muhammed Malgac. Bestyrelsessuppleant: Susanne Nielsen. Administrationen: Driftschef Jesper Rolland og Driftsleder Johnny Nielsen. Afbud: Driftschef Jesper Rolland Ferie, Ibrahim Tomak. Pkt. 1 Velkomst. Ref: Referat godkendt fra sidst. Pkt. 2. Konstutiering af bestyrelsen og forretningsordenen. 1. Forretningsordenen ( vedlagt), Ref: Skrevet under og omdelt. 2. Næstformand Ref: Niels Hansen er genvalgt. 3. Sekretær Ref: Martin Krøyer genvalgt. 4. Aktivitetsudvalg Ref: Filiz, Ibrahim B, Pernille, Susanne 1 sup, genvalgt. 5. Vedligeholdsudvalg Ref: Niels Hansen, Henrik Eriksen, Martin Krøyer genvalgt. 6. Grønt udvalg Ref: Ibrahim Tomak, Martin Krøyer, Uffe Frejdal genvalgt. 7. Materialeudvalget. Ref: Niels Hansen, Henrik Eriksen, Martin Krøyer genvalgt. 8. Boligsocial styregruppe Ref: Niels Hansen, Filiz, Susanne 1 sup. 9. Bladredaktør. Ref: Michael 10. Hjemmeside Ref: Henrik Eriksen genvalgt. 11. BL 11 kreds. Ref: Niels Hansen genvalgt. 12. Organisationsbestyrelsen Ref: Uffe Frejdal og Niels Hansen genvalgt. 1
13. Repræsentantskabet HB Ref: og 1 sup. Pkt. 3. Driften Punkter fra Driftschefen. Waoo/SEAS-NVE: Lukket punkt Opsigelse af erhvervs lejemål og fremtidig brug af lejemålene: Vi har modtaget to opsigelser fra Holbæk Kommune på lejemålene LP 91 st. samt LP 107 st. I den forbindelse vil jeg forhøre mig om, hvilke ønsker bestyrelsen har for disse lejemål i fremtiden. Skal lokaliteterne forsat forsøges udlejes som erhvervslejemål eller bruges til aktiviteter i Ladegårdsparken? Ref: Prøv at udleje dem igen som erhvervslejemål, sker der ikke noget, må vi tage det op igen i bestyrelsen. SMS service: SMS servicen er blevet afprøvet, og beskederne bliver modtaget af vores beboere. Som aftalt vil vi bruge sms servicen som et supplement til de almindelige skrivelser der bliver rundsendt, samt ved pludselig opstået situationer såsom overgravet kabler samt nødlukning af vand og varme. Ref: Ja vi kører bare på. Virker kun hvis man giver ejendomskontoret besked på dette, de skal have dit nummer. Oplyses i næste nummer af Ladegårdsposten. Regnskab: På mødet vil afdelingens driftsleder medbringe det godkendte regnskab til underskrift. Ref: Underskrevet. Driftsleder: Igangværende opgaver. Vaskeripriser: ejd. Kontoret har en liste med vaskeripriser af ældre dato liggende. Efter ændring af sæbe mv. ønsker ejd. at sikre sig at priserne er opdaterede. Ønsker bestyrelsen at fastholde vedhæftede priser? Ref: Priserne bibeholdes, men tjekkes op på om alle 3 vaskerier har samme priser. Mail fra Asger: forespørgsel vedr. brug af elektrisk hækkeklipning. Grøn vækst er orienteret og beklager generne. Opgaven udføres indenfor 3 uger og de løser 2
opgaven så hurtigt som muligt. De siger samtidigt at det vil være fordyrende at benytte andet end benzindrevne klippere. Hvad er bestyrelsens indstilling hækkeklipning og eller hvorvidt der skal benyttes elektrisk hækkeklipning i LP? Ref: Grøn vækst forsætter med at gøre deres arbejde med benzindrevne klippere. Lukkede punkter: Bomme: Personale: Pkt. 4. Helhedsplanen Aktivitetshus: Køre efter planen og forventes færdig i oktober som aftalt. Ref: Lyder godt, der skal efterses lidt i krogene. Renoveringen af blokkene: Der er stadig mange udfordringer. Totalrådgiver følger ikke tilstrækkeligt op på processen, hvilke medføre at hovedentrepranøren og UE er ikke har nok fokus på opgaven. Beboerinformationen og hensyntagen til at det er et boligområde er ikke godt nok. Orientering på mødet. Ref: Kvaliteten på udført arbejde inde i lejlighederne er ikke tilfredsstillende. Største problem er at malingsarbejdet ikke udføres korrekt, der arbejdes på sagen. Elevatorerne er ikke korrekt iflg. udbuddet, der bliver lavet glas døre, men selve elevatorstolen er stadig til diskussion om hvad der skal ske. Det er byggeherren som har sikkerhedsansvaret. Rubow som totalrådgiver skal forestå fuførelsen og sikre at entrepranørene lever op til lovgivningen. Arbejdstilsynet har været på pladsen i uge 25. At udstedte nogle strakspåbud til flere at entrepranørene der arbejder i LP. Byggeudvalget Holbæk Boligselskab har udtrykt over for totalrådgiver at det ikke er acceptabelt at de ikke sikre at alle håndværkerne lever op til gældende arbejdsmilijøkrav. Oprydningsfasen har et stort efterslæb, der lever ikke op til bygherre forventningerne og det i tilbudets forudsaatte. Citat fra sikkerhedsmøde referat den 09/07/13 punkt 5. Mønsterarbejdsplads. Pladsen skal være rydelig, affaald skal fjernes og henlægges i containere, og materialer og grej skal være opmagsineret pænt og rydeligt. Der skal rengøres i opgangene hvor der udføres arbejder hver dag til fyraften. Vi ser frem til at dette sker fremadrettet. Isolering i parteren har også været et herligt show, der er blevet undersøgt meget og nu er der 3
fundet en løsning og dette bliver udført fremover. Beboer information fra MTH af er under al kritik, dette beboersamarbejde har vi desværre ikke set noget til endnu. Lukket punkt. Møde med totalrådgiver Boligsocial Helhedsplan: Orientering ved Niels. Ref: Møde igen den 27. august, 1. Hønsehuset, Ansøgning om NADA-forløb for Hønsehuset til afholdelse i LP 67. Psykolog ordning med tilbud om ½ time p.p.der bevilges et rammebeløb på 15.000 kr.bustur til Dyrehavsbakken 6/7 2. Deltagergebyr fra bowling-aften, Arrangementet blev afholdt af Aktivitetsudvalget LP Overskuddet kan ekstraordinært anvendes af samme til indkøb af is i forbindelse med tur til Bakken for beboere. 3. Opslagstavler, Den manglende opslagstavle til Bernts Have er bestilt, Udhængsskabe til Fælleslokaler mangler 4. Caféen, Der er blevet rettet henvendelse til Fødevarestyrelsen vedr. driften af Caféen. Den kan ikke fortsat drives på vanlig vis. Pt. lukket ansat personale kan blive nødvendig for genåbning 5. Andet fra Det boligsociale Team, Holbæk Kommune vil medvirke til gennemførelsen af ITkursus (Nem-ID og Borger.dk) i uge 37, Vi mangler 4 PC og internetadgang. Evt. i Best. lokale i LP, Projektet støttes og løsninger findes, Tøjbiksen: Interne problemer har udløst 2 møder mellem ansatte, frivillige og Uffe Frejdal Nielsen: 2 frivillige opsiges Humørklubben tager på Dyrehavsbakken 28/6, Sultan kan pt. stoppe for adgang af nye medlemmer Raketten tager i Klatreparken 29/6 Beboerferier 30/6 6/7 + 21/7 27/7 Netværks-ferier uden børn 16/9 20/9 6. Motionsklub (Kondi-Biksen), vedr. instruktør-timernes placering, Timerne vil blives spredt både på ugedage og uger morgen, middag, aften så alle kan deltage. Oversigt udsendes F. Ansøgninger Møbelbiksen, Flex-jobberne arbejder for få timer og får derfor problemer med kommunen. Løsningen kan være at sætte arbejdstiden op fra 6 timer til 12 timer. Arbejdstiden i 4
Møbelbiksen fastsættes til 12 timer pr. ansat. Ansøgning om kørekort til golf-bil er Afslået Aktiviteter der skal i gang sættes. Torsdagscafeen. Ref: Skal bare komme i gang. Parkurebane. Ref: Kan evt ligge mellem p3 og p4, der skal bruges 200 m2, der kan evt også inddrives lidt af skoven. Der skal indhentes mellem 3-5 tilbud fra forskellige virksomheder. Uffe tager action. Pkt. 5 Aktivetesudvalget: Ref: Billetsalg til gokart søndag, kun 3 mødte op, arrangement bliver aflyst. Turen til Knuthenborg den 24. august bliver aflyst, ny dato kommer. Nyt møde den 14. august. Vedligeholdelsesudvalget Ref: Pir lamper vil være til en merpris på 1.4 mil. Landsbyggefonden bliver spurgt om de vil give en extrabevilling til dette. Domea ansøger. Grønt udvalg. Haverne Ref: Der er mange områder der skal reetableres igen efter byggeriet. Haverne er ikke som de har været, der skal ske noget der. Nogle har bygget drivhus, andre murer op, begge dele er forbudt. Afdelingsbestyrelsen har overtaget styrelsen af dette. Der er nogle regler som skal overholdes, eller skal reglerne laves om. Dette tager grønt udvalg sig af. Hvad gør vi? det reglement som haverne selv har vedtaget skal håndhæves i første omgang og så tages det derfra. Reglementet må gerne sendes til udvalget, så det kan gennemlæses inden turen. Evt: Indkørsler ved P1 og P2 bliver først lavet efter byggeriet er færdig, før kan det ikke betale sig. Uffe Frejdal Nielsen Formand Martin Krøyer Sekretær Træet ved 27 skal evt. fældes, grønt udvalg kigger på det. Der kommer klovnefestival i cirkus kæphøj onsdag den 28. august kl. 1900, mere info kommer. 5
Bilag 6