Booking+ Brugervejledning Booking+ er et webbaseret, brugervenligt lokaleadministrations- og mødebookingsystem, der kan håndtere lokalereservationer fra forskellige lejere og brugere af fælles mødelokaler, undervisningslokaler og grupperum, administrere lokaler og deres faciliteter, håndtere mødeforplejning, samt håndtere administration og fakturering for brugen af lokalerne. Systemet er udviklet med brugerne for øje og tilbyder netop den funktionalitet der er behov for til den enkelte bruger, sådan hver bruger oplever systemet som imødekommende og let tilgængeligt uanset hvilken funktion man anvender i systemet. Booking+ Booking+ afløser receptionistens arbejde med lokalestyring og lokalereservationer og skaber overblik over husets fællesfaciliteter og lokalernes egenskaber. Booking+ tilbyder husets lejere og brugere selv at kunne booke lokaler og bestille forplejning uden at skulle involvere receptionisten eller andre centrale funktioner i huset, og optimerer derfor arbejdsgangen og muligheden for let og ubesværet at kunne administrere lokaler, booke møder og aktiviteter, samt booke forplejning. Booking+ er oplagt som møde- og lokalebookingsystem i kontorfællesskaber og den nye populære form for sundhedshuse, hvor forskellige læger og sundhedsfunktioner slås sammen i samme hus og deler en række fællesfaciliteter som møde- og undervisningslokaler. Med Booking+ kan forskellige lejere og brugere nemt tilgå husets fællesfaciliter fra deres egen computer via internettet, let og hurtigt danne sig et overblik over de forskellige lokalers faciliteter og udstyr, hvornår de forskellige faciliteter er ledige/optaget, samt på en nem måde booke lokaler og forplejning uden at skulle igennem den samme centrale receptionist. Booking+ er samtidig integreret i vores digitale skilte ActivityView og Today+. Med rækken af digitale skilteprodukter og services fra kan man skabe den absolut lettest og mest optimale anvendelse af sine møde- og undervisningslokaler, man signalere orden og struktur, man forbedrer sit image og man sikre at gæster og deltagere, automatisk kan vises på vej til deres aktivitet. 2011-2013. is a registrered trademark. Welcome+ is a registrered trademark by. Any unauthorized use of the Trademarks or any other materials, is strictly prohibited.
Hej! Jeg hedder Cody og jeg er her for at hjælpe dig. Find de grå talebobler i brugervejledningen. Her vil jeg komme med tips og tricks til hvordan du nemmest bruger Booking. God fornøjelse!
Indholdsfortegnelse 7 8 10 11 12 13 16 17 17 19 21 22 24 25 27 29 29 Kom igang Sådan logger du ind Startsidens opbygning Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning Udskriv dine aktiviteter Udskriv en enkelt aktivitet Udskriv hele dagen Udskriv rapporter Din profil TIlpas din profil Brugere og værter Administrer værter Administrer brugere Forplejning Startsiden Administrer menuer og tilvalg Rapporter og Ferielukket Priser og lokaler Administrer priser og lokaler Lav udtræk til debitorsystem Kun for administrator/forplejning Kun for administrator/forplejning Kun for administrator Kun for administrator/forplejning Kun for administrator
Kom igang Sådan logger du ind Startsidens opbygning
Kom igang Sådan logger du ind Startsidens opbygning - Bruger Startsidens opbygning - Administrator Sådan logger du ind Åben en Internet browser og gå til book.askcody.dk Indtast dit tildelte brugernavn og adgangskode Så er du igang! Startsidens opbygning - Bruger Startsiden er bygget op sådan dagens aktiviteter vises under hver lokaler. I dagsvælgeren øverst vælger du hvilken dag du gerrne vil se. På pilene kan du skifte måned. Du kan altid trykke på I dag for at komme til dags dato. I øverste venstre hjørne vises klokken, samt datoen for den valgte dag. Du kan altid ændre dit brugernavn og din adgangskode under din egen profil Censureret Censureret Censureret Censureret Censureret Booking+ - Her logget ind som normal bruger Designet er tilpasset kundens virksomhedsprofil og farve Hvert tilknyttet lokale vises i lodrette kolonner hvorunder dagens aktiviteter er listet. Her kan du se hvornår den enkelte aktivitet er booket, hvem der har booket den, og om aktiviteten foregår i flere lokaler. I øverste højre hjørne ligger de forskellige funktioner hvor du kan booke lokaler og forplejning, og se og administrere din brugerprofil. Det er kun administrator der kan se og administrere alle bookninger. Når du er logget ind som bruger kan du kun se dine egne bookninger, samt bookninger oprettet af brugere, som er tilknyttet den samme vært som dig selv. Alle andre bookninger vil blot fremstå som Møder hos de andre brugere og værter. På startsiden kan du altid se alle bookinger, men du har kun adgang til at redigere og ændre bookninger du selv har oprettet, eller bookninger brugere under samme vært har oprettet. Du kan dog altid se hvilken bruger der har booket andre lokaler, samt vedkommendes kontaktoplysninger. 7
Kom igang Sådan logger du ind Startsidens opbygning - Bruger Startsidens opbygning - Administrator Startsidens opbygning - Administrator Startsiden er bygget op sådan dagens aktiviteter vises under hver lokaler. I dagsvælgeren øverst vælger du hvilken dag du gerrne vil se. På pilene kan du skifte måned. Du kan altid trykke på I dag for at komme til dags dato. I øverste venstre hjørne vises klokken, samt datoen for den valgte dag. Du kan altid ændre dit brugernavn og din adgangskode under din egen profil Booking+ - Her logget ind som administrator Designet er tilpasset kundens virksomhedsprofil og farve Hvert tilknyttet lokale vises i lodrette kolonner hvorunder dagens aktiviteter er listet. Her kan du se hvornår den enkelte aktivitet er booket, hvem der har booket den, og om aktiviteten foregår i flere lokaler. I øverste højre hjørner ligger de forskellige funktioner hvor du kan booke lokaler og forplejning, se og administrere brugere, værter og din profil, samt udskrive alle aktiviteter for en enkelt dag (Kun tilgængeligt for Administrator og Forplejning). Som administrator kan du administrere priser for lokaleleje, indstillinger for brugere, samt alle menuer der skal tilbydes til bookninger. Det er kun administrator der kan se og administrere alle bookninger. Er du logget ind som administrator har du således adgang til alle funktioner i bookingsystemet. Som administrator har du adgang til alt data på alle bookninger, og er øverste myndighed hvis ting skal ændres. 8
Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning
Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning Book et lokale Tryk på i øverste højre hjørne i kalenderen. Herefter popper booking-vinduet op foran kalenderen. Her har du adgang til at kunne booke de enkelte lokaler og bestille dig forplejning. Emnet for din booking er det navn der vil stå på Today+ og ActivityView hvis disse er tilknyttet huset. Når du har oprettet din bookning, tildeles bookninger et ID du kan se på din bekræftelse eller ved at åbne bookningen. Du kan både angive en kommentar knyttet til din bookning, en kommentar til din forplejning, samt hvis du tilknytter flere lokaler Skal din aktivitet strække sig over flere dage, vælger du datointervallet for din aktivitet, samt i hvilket tidsrum for dagen aktiviteten skal bookes. Aktiviteten vil herefter blive gemt på alle involverede dage i det angivne tidsinterval. Du behøver altså ikke indtaste samme informationer for at booke aktivteter der skal strække sig over flere dage Emne: Her indtaster du navnet for din aktivitet Vært: Er du logget ind som bruger, beskriver vært hvilken vært du repræsenterer. Er du logget ind som receptionist vælger du hvilken vært du booker på vegne af. Bruger: Er du logget ind som bruger vil dit eget brugernavn stå her. Er du logget ind som receptionist vælger du her hvilken bruger du booker på vegne af. Lokale: Her vælger du hvilket lokale du ønsker at booke. Tryk på for at tilføje flere lokaler til samme booking. Start: Her kan du angive starttidspunktet for din booking Slut: Her angiver du sluttidspunktet for din booking Antal deltagere: Her angiver du hvor mange deltagere der skal deltage i din aktivitet. Det er altså dette tal der angiver hvor mange stole der skal sættes op til forskellige opstillinger, samt hvor mange der bestilles forplejning til. Bordopstilling: Her vælger du din ønskede bordopstilling Kommentar: I kommentarfeltet kan du skrive nogle kommentarer til dine booking. Disse kommentarer vil være synlige for dig selv, for de andre brugere knyttet til den samme vært, samt administrationen og receptionen, der sørger for at din lokale er klar til brug når din aktivitet starter. Rekvisitionsnummer: Her kan du angive det evt. rekvisitionsnummer for din bookning, som kan anvendes til fakturering. Bekræftelsesmail: Er du logget ind som bruger vil du se din intastede emailadresse. Når du booker din aktivitet, vil du modtage en bekræftelsesmail på denne adresse. Er du logget ind som receptionist, kan du i stedet indtaste emailadressen på den bruger du booker lokalet på vegne af. Skal du sende bekræftelses mailen til flere bruge, adskiller du hver adresse med et komma. 10
Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning Bestil forplejning Når du har indtastet dine oplysninger om dine booking trykker du på Herefter skifter vinduet og du kan nu tilføje forplejning til din booking. Når du har valgt din ønskede forplejning bestilles den til antallet af deltagere til din aktivitet Du kan både angive en kommentar knyttet til din bookning, en kommentar til din forplejning, samt hvis du tilknytter flere lokaler Vælg forplejning: Her vælger du din ønskede forplejning til aktiviteten. Tilvalg: Her vælger du hvor mange af hvert produkt du ønsker yderligere til din aktivitet. Her indtaster du hvor mange af hver du ønsker. Kommentar: I kommentarfeltet kan du skrive nogle kommentarer til din bestilte forplejning. Disse kommentarer vil være synlige for dig selv, for de andre brugere knyttet til den samme vært, samt administrationen og receptionen, der sørger for at din lokale er klar til brug når din aktivitet starter. Kommentarerne er også synlige for Kaffé Fair. Tidspunkt for ønsket forplejning: Har vælger du hvornår du ønsker at få din forplejning serveret. VIGTIGT! Din pris for leje af lokale og forplejning udregnes alt efter deltagerantal, lokalets type og hvilke(n) menu(er) og tilvalg der vælges. Hvis du blot skriver din bestilling som kommentar, udregnes prisen ikke korrekt. Bestilling af forplejning kan i nogen tilfælde være indstillet sådan, at forplejning kun kan bestilles i hverdage. Vælger du at booke din aktivitet i en weekend vil forplejningsfunktionen være lukket og markeret med Spørg derfor forplejningenen i dit system i forhold til regler herfor. 11
Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning Book flere lokaler til din aktivitet Når du har indtastet dine oplysninger om dine bookning og valgt din ønskede forplejning, trykker du på Her kan du tilføje flere lokaler, der skal medtages i din booking, sådan du kan booke flere lokaler til samme bookning, uden at skulle indtaste de samme oplysninger flere gange. Du kan ikke tilføje lokaler til din bookning før du har valgt et primær -lokale under lokaleinfo Hvis du har specielle ønsker til de tilføjede lokaler, kan du skrive disse i kommentarfeltet under de tilføjede lokaler Vælg lokaler der skal medtages i bookning: Her vælger du hvilke lokaler der skal medtages i din bookning. Du kan vælge lige så mange du ønsker, hvis disse er ledige. Tryk nu på for at gemme din bookning. Du kan altid gå frem og tilbage mellem lokaleinfo, forplejning og lokaler og tilføje og ændre oplysninger inden du gemmer din bookning. Ønsker du ikke at gemme din bookning trykker du på 12
Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning Tilpas og rediger din bookning Ønsker du at tilføje eller ændre din bokning, flytte den, eller slette den, finder du din aktivitet i kalenderen og trykker på den. Herefter åbner aktiviteten i et nyt vindue foran kalenderen, ligesom når du skal booke en ny aktivitet. Hvis du flytter din bookning skal du huske at ændre både start og sluttidspunkt Når du har oprettet din bookning, tildeles bookninger et ID der er unikt for den enkelte bookning. Tryk på den bookning du ønsker at redigere og bookingvinduet popper frem med informationerne om din bookning Hvis der er indtastet en bekræftelsesemail vil der bliver udsendt en email med de ændringer der er foretaget, når du igen trykker på book. 13
Book din aktivitet Book et lokale Bestil forplejning Book flere lokaler til din aktivitet Tilpas og rediger din bookning Tilpas og rediger din bookning Har du lavet en bookning hvor der er tilknyttet flere lokaler, skal du være opmærksom på, at alle disse multi -bookninger er registreret som den samme bookning. Det betyder, at hvis du ønsker at redigere den ene, ændres de alle. Ønsker du at fjerne et ellers tilknyttet lokale, skal du altså ikke slette bookningen, men i stedet vælge det tilføjede lokale fra under Tilføj lokaler i din bookning. Hvis du skal ændre i de tilføjede lokaler til din bookning, skal du blot vælge dem til og fra under Tilføj lokaler. Trykker du på slet, slettes den samlede bookning Når du er færdig med at indtaste dine rettelser og tilføjelser, trykker du på Hvis du ikke ønsker at gemme dine rettelser, trykker du på 14
Udskriv dine aktiviteter Udskriv en enkelt aktivitet Udskriv hele dagen Udskriv rapporter
Udskriv dine aktiviteter Udskriv en enkelt aktivitet Udskriv hele dagen Udskriv rapporter Udskriv en enkelt aktivitet Ønsker du at udskrive din booking skal du finde din bookning og åbne den. Herefter trykker du på Når du trykker på genereres en PDF med din bookning som du kan gemme eller udskrive. På PDF en er samme oplysninger som du har indtastet. Når du har åbnet din bookning kan den udskrives. Tryk på udskriv og der genereres en PDF du kan gemme eller printe direkte i systemet. 16
Udskriv dine aktiviteter Udskriv en enkelt aktivitet Udskriv hele dagen Udskriv rapporter Udskriv hele dagen Kun for administrator og forplejning Er du logget ind som administrator eller forplejning kan du udskrive hele dagens aktiviteter i én arbejdsgang. Tryk på i øverste højre hjørne hvorefter alle aktiviteter for den pågældende dag omdannes til PDF-filer der kan udskrives, gemmes, bruges som arbejdsseddel eller til fakturering. Kun administrator og forplejning kan udskrive hele dagens aktiviteter på en gang. Som bruger skal du først finde din egen bookning, før du kan udskrive den. Udskriv rapporter Kun for administrator og forplejning Er du logget ind som administrator eller forplejning kan du udskrive rapporter i selvvalgte tidsrum. Tryk på øverste højre hjørne og vælg herefter i pop-up vinduet. i Her kan du selv vælge det tidsrum du vil printe rapporter i, og således udskrive alle bookninger for en uge, en måned eller et år. 17
Din profil TIlpas din profil
Din profil TIlpas din profil Tilpas din profil Ønsker du at tilpasse din profil, skal du trykke på Herefter kan du ændre dine oplysninger. Det er disse oplysninger andre ville kunne se om dig, samt disse oplysninger der vil blive brugt når receptionen, administrationen eller forplejningen fakturere for brugen af lokaler eller bestilling af forplejning. Ved at indtaste dit EAN-nr og hvilken afdeling du repræsenterer, gør du det nemt for administration at fakturere for dine bookninger og forplejning. Debitornr. styres af administrator Husk at tilføje dine kontaktoplysninger. På den måde er det nemt for de andre brugere at kontakte dig. 19
Kun for administrator Brugere og værter Administrer værter Administrer brugere
Brugere og værter Administrer værter Administrer brugere For at administrere brugere og værter trykker du på Administrer værter En vært repræsenterer en samling af brugere, eksempelvis en lejer, hvorunder der tilknyttes flere brugere. Værten beskriver således hvem brugeren repræsenterer og hvorfra brugeren kommer. For at oprette en vært skal du trykke på Her kan du se alle oprettede brugere og værter Ønsker du at redigere eller slette en nuværende vært, trykker du på denne. Husk at du skal oprette en vært før du kan tilknytte brugeren til denne Ønsker du at oprette en ny vært, trykker du på Når du har indtastet værtens navn trykker du på Skal værten tilbydes en rabat ved bookning af lokaler indtastes denne her. På den måde udregnes lokalelejen med den rabatsats du indtaster. Værtens navn er også det navn, der står som vært ved arrangementer og aktiviteter på de tilknyttede skærme ved fælleslokalerne. På den måde er det let at vise gæster og besøgende til det rette lokale En rabatsats kan indtastes på værtsniveau, hvis en pågældende vært skal tilbydes en rabat på bookning af lokaler 21
Brugere og værter Administrer værter Administrer brugere Administrer brugere For at administrere brugere skal du først trykke på værter. i øverste højre hjørne. Herefter åbnes vinduet hvor du kan se brugere og Trykker du på brugere, kan du se listen med oprettede brugere, hvilken vært de er tilknyttet, samt deres rettigheder. For at oprette en ny bruger, trykker du på Bruger: Her indtaster du navnet på brugeren Brugernavn: Her indtaster du brugernavnet til brugeren, altså det brugeren skal logge ind med. Kodeord: Her angiver du brugerens adgangskode Gentag kodeord: Her gentager du den indtastede adgangskode. De to kodeord skal være ens. Tilknyttes vært: Her angiver du hvilken vært brugere skal tilknyttes. Afdeling: Hvis brugeren repræsenterer en særskilt afdelingen hos værten kan dette angives her. Debitornr. Her indtastes brugerens debitornr. EAN-nr.: Her indtastes brugerens EAN-nr. Email: Her indtaster du brugerens emailadresse. Det er også denne som brugeren modtager bekræftelsesemails på Telefon: Her angiver du brugerens telefonnummer. Rolle: Her definerer du den rolle brugeren skal have Om roller Rollerne angiver rettigheder og adgangsniveauer i systemet. Det er altså her du angiver hvor mange rettigheder brugerne skal have. Brugeren kan altid selv ændre sine oplysninger, sit brugernavn og sin adgangskode, dog med undagelse af sit debitornr. Normal: Denne rolle kan booke lokaler og forplejning, se hvornår lokalerne er ledige og optaget, samt adminstrere og tilpasse egne bookninger, samt bookninger fra samme vært. Bookninger fra andre brugere og værter, vil blot være angivet som optaget og vil ikke kunne ses eller tilpasses yderligere. Brugere kan også udskrive egne bookninger og redigere deres egen profil. Læs: Denne rolle kan udelukkende se hvornår lokalerne er i brug, altså om de er ledige eller optaget. Administrator: Denne rolle har adgang til alt, og kan samtidig administrere bookninger på vegne af andre brugere og værter. Administrator kan også udskrive dagsrapporter i en arbejdsgang, samt administrere brugere og værter. Forplejning: Forplejning er den rolle der tildeles til forplejningsenheden i bygningen. Forplejning modtager bestillinger på forplejning, kan udskrive rapporter, angive menuer og tilvalg, samt priser. Du bør kun tildele administratorrettigheder til de brugere der har lov til at få adgang til alle oplysninger, samt adgang til at kunne administrere brugere og værter. 22
Kun for administrator og forplejning Forplejning Startsiden Administrer menuer og tilvalg Rapporter Ferielukket
Forplejning Startsiden Administrer menuer og tilvalg Rapporter Ferielukket Forplejning Er du logget ind som bestyrer for forplejning, kan du i kalenderen se alle bookninger fra alle brugere og værter, og herunder se om der er bestilt forplejning til den enkelte aktivitet. I funktionerne i øverste højre hjørne har du adgang til at booke aktiviteter på samme måde som almindelige brugere i systemet. Tryk på og du har adgang til bookingmenuen. For hjælp hertil: Se menupunktet Book din aktivitet På kan du redigere og ændre din profil. På kan du printe alle bookninger for den pågældende dag og let se bestilter produkter og en samlet pris herpå. Hjælp hertil kan du se mere under menupunkter: Din profil og Udskriv aktiviteter Som forplejning har du adgang til at kunne se alle bookninger i systemet. Du kan dog aldrig slette bookninger, der ikke er oprettet af dig. 24
Forplejning Startsiden Administrer menuer og tilvalg Rapporter Ferielukket Administrer menuer og tilvalg På knappen har du adgang til alle menupunkter vedrørende forplejning. Under menuer kan du se og administrere alle oprettede menuer. Ved at trykke på en menu får du adgang til at kunne ændre navn og pris på menuen, eller slette den. Herved slettes den fra bookingsystemet og kan ikke længere bestilles. Under Ny menu kan du oprette nye menuer. Prisen du indtaster er udelukkende for forplejning. Lokalepris styres således af administrator. Den pris du angiver som prisen på menuen ganges ved bestilling med deltagerantallet og fremtår herefter på bookninger og rapporter, sådan det er let at holde overblik over den samlede pris for en bookning. 25
Forplejning Startsiden Administrer menuer og tilvalg Rapporter Ferielukket Administrer menuer og tilvalg På knappen har du adgang til alle menupunkter vedrørende forplejning. Under kan du se og administrere alle oprettede tilvalg til menuer. Ved at trykke på et tilvalg får du adgang til at kunne ændre navn og pris på tilvalget, eller slette det. Herved slettes det fra bookingsystemet og kan ikke længere bestilles. Under Nyt tilvalg kan du oprette nye tilvalg som herefter fremstår i systemet og kan bestilles af brugerne. Den pris du angiver som prisen på tilvalget ganges ved bestilling med deltagerantallet og fremtår herefter på bookninger og rapporter, sådan det er let at holde overblik over den samlede pris for en bookning. 26
Forplejning Startsiden Administrer menuer og tilvalg Rapporter Ferielukket Rapporter På knappen har du adgang til alle menupunkter vedrørende forplejning. På knappen kan du printe rapporter i selvvalgte tidsrum. Vælg blot en start og en slut dato og tryk på udskriv. Herefter printes alle bookninger i valgte tidsrum som pdf. Brug rapporter til at udskrive alle bookninger for en uge eller en måned til arbejdssedler eller fakturering. Det gør det nemt at have overblik. Ferielukket På knappen har du adgang til at kunne lukke for bestilling af forplejning - eksempelvis ved ferier eller helligdage. Indtast en beskrivelse - eksemelvis sommerferie og vælg i hvilket interval der skal holdes lukket. Tryk på for at gemme. Når brugere herefter ønsker at booke i det ønskede tidsrum, vil der i stedet for være symbolet Anvend lukket til at lukke for muligheden for forplejning i ferier og helligdage og undgå forvirring omkring muligheden for at bestille forplejning. Det gør det nemt for brugerne og nemt for dig! 27
Kun for administrator og forplejning Priser og lokaler Administrer priser og lokaler Lav udtræk til dbitorsystem
Priser og lokaler Administrer priser og lokaler Lav udtræk til debitorsystem For at administrere priser og lokaler, eller lave udtræk til debitorsystem, trykker du på Administrer priser og lokaler Under lokaler kan du vælge det lokale du ønsker at administrere prisen for lokaleleje. På det enkelte lokale kan du sætte op til tre lokaleafgifter, hvis lokaleagiften lægger i en pristrappe, eksempelvis ved 1 time, et halvdagsmøde eller et heldagsmøde. Er lokaleagiften altid den samme, uanset varrigheden af den bookede aktivitet sættes lokaleafgiften blot til det samme. Lav udtræk til debitorsystem Under afregning kan du udtrække alle bookninger til fakturering som en.csv fil..csv-filen er en liste med alle bookninger i det valgte tidsrum som kan indlæses i debitorsystem (Kontakt med nærmere specifikation af listens indhold og mulighed for tilpasning) Vælg det ønsked interval og tryk på udskriv. Herefter downloades listen og bookninger der afregnes bliver markeret i bookingsystem. 29