Bibliotek Brugervejledning AdvoForum A/S Advo+ Bibliotek Indholdsfortegnelse
Bibliotek...3 Feltbeskrivelser...3 Generelt...4 Hvordan starter du modulet...4 Hvordan er modulet opbygget...4 Titelkortet og felter herpå...5 Felter titelkort...5 Titelkort - Beskrivelse...7 Knapper på Titelkortet...8 Hvordan slår du op i de indtastede data - søgning...9 Knapper på F5 Oversigt...11 Hvordan opretter du nye titler i biblioteket...12 Hvordan foregår udlån aflevering...15 Statistikfunktioner...17 Stikordsregister...20 Advo+ Bibliotek Indholdsfortegnelse
Bibliotek Under overskriften Bibliotek har vi valgt at beskrive følgende punkter: Hvordan starter du modulet Hvordan er modulet opbygget Hvilke felter forefindes, og hvordan anvendes de Hvordan slår du op i de indtastede data - søgning Hvordan opretter du nye titler i biblioteket Hvordan foregår udlån aflevering Statistikfunktioner Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler ud for de afsnit, som beskriver de enkelte felter Tegnet betyder: I et felt med dette symbol, kan der ikke indtastes i feltet Tegnet betyder: Et felt med dette symbol skal altid udfyldes Tegnet betyder: Feltet kan udfyldes efter behov, når dette symbol vises Advo+ Bibliotek Side 3
Generelt Biblioteksmodulet giver mulighed for registrering af kontorets juridiske litteratur, og spænder over såvel bøger som tryksager, CD-ROM udgivelser, video, tidsskrifter og internetpublikationer. Systemet er fleksibelt opbygget, således at advokatkontoret selv kan beslutte kategoriseringen, den fysiske placering samt emneordsopbygningen. Biblioteksmodulet kan anvendes til generel videnregistrering og søgning. I de tilfælde, hvor viden er elektronisk lagret på edb-systemet eller på CD-ROM, kan den elektroniske genvej registreres, således at informationen kan frembringes på skærmen, blot ved et enkelt tastetryk. Dette gælder også viden, der er publiceret og opdateres på Internettet. For papirbaseret litteratur er der mulighed for registrering af udlån. Biblioteksmodulet er integreret med advokatsystemets medarbejderdatabase således, at man på Titelkortet alene skal indtaste initialer på medarbejderen, hvorpå udlånet registreres. Aflevering foretages på tilsvarende måde. Idet alle oplysninger lagres centralt i Advokatsystemet, kan den enkelte medarbejder hurtigt søge information samt få oplyst status om placering af bøger anden litteratur samt udlån heraf. Hvordan starter du modulet Modulet startes fra Hovedmenuen. Her klikkes på knappen Sager, hvorefter Sag, Hovedmenu åbnes. Herunder vælges Bibliotek nederst i venstre spalte. Hvordan er modulet opbygget Modulet er opbygget med udgangspunkt i et Titelkort, hvorpå indtastes de forskellige oplysninger vedrørende den registrerede titel. Advo+ Bibliotek Side 4
Titelkortet og felter herpå Hovedudgangspunktet i bibliotekssystemet et Titelkortet. Titelkortet er opdelt med to faneblade, hvoraf første faneblad Generelle Oplysninger, ser ud som følger: Følgende felter er til rådighed på den generelle del af Titel kortet: Felter titelkort Nummer Her indtastes nummeret på bogen. Der er således mulighed for at nummerere bøger efter eget internt nummersystem. ISBN/ISSN Her indtastes ISBN-nr/ ISSN-nr., der sorteres alfanumerisk Eksemplar nr. Dette felt udfyldes automatisk med 1 som standard. Såfremt der indtastes flere kort med samme ISBN-nr. vil eksemplarnummeret automatisk blive opskrevet, henholdsvis nedskrevet, såfremt et Titelkort slettes fra systemet. Der summeres endvidere på antallet af bøger. Hovedtitel Her indtastes hovedtitlen på bogen/titlen med maksimalt 80 karakterer Undertitel Her indtastes evt. undertitel med maksimalt 80 karakterer Original titel Her indtastes original titel, såfremt bogen/titlen er oversat Forfatter Her indtastes forfatter navn Forfatter 2 Her indtastes evt. sekundær forfatternavn Forfatter 3 Her indtastes evt. yderligere forfatternavn Nye søgeord Her kan oprettes supplerende søgeord udover de søgeord, der automatisk oprettes i søgetabellen, når kortet oprettes. Opslag sker med [F6] Medie Her vælges type på mediet valgmulighederne fremgår af den underlig- Advo+ Bibliotek Side 5
gende tabel, der fremfindes ved klik på pilen/[f6]. Mulighederne er: Trykt, CD-rom, System, Video, Internet. Art. Her vælges arten på mediet valgmulighederne fremgår af den underliggende tabel, der fremfindes ved klik på pilen/[f6]. Mulighederne er: Blank, Bog, Tidsskrift, Artikel, Notat, Betænkning Forlag I dette felt indtastes forlaget, der har udgivet publikationen VolumeNr. Her indtastes volumennr., såfremt der findes flere bind i samme publikation Sideantal I dette felt indtastes bogens samlede sideantal Placering Her vælges publikationens fysiske placering. De forskellige valgmuligheder fremgår ved klik på pilen/[f6], hvorunder en tabel findes, hvori man kan oprette en række placeringsmuligheder Genvej I dette felt oprettes genvej til elektronisk gemte publikationer, gemt på firmaets server. Sådanne publikationer kan findes ved klik på pilen/[f6] i feltet, hvorefter den registrerede publikation vil blive fundet frem fra serveren Klassifikation Heri angives klassifikation af publikationen. Der kan oprettes en tabel over de forskellige klassifikationsmuligheder, der kan findes frem ved klik på pilen/[f6] Tidsskrift I dette felt kan anføres hvilket tidsskrift publikationen er hentet fra, såfremt denne er en artikel, notat m.v. Side I dette felt kan anføres på hvilken side i tidsskriftet artiklen m.v. er anført, jf. ovenfor under feltet Tidsskrift By I dette felt kan anføres udgivelsessted for publikationen Udgave I dette felt kan anføres hvilken udgave publikationen forefindes i Udgivelsesdato Heri anføres udgivelsesår. Ved oprettelse af datoen skal indtastes en fuld dato, der efterfølgende bliver til det valgte årstal Serie Her kan angives i hvilken serie publikationen forefindes i med maksimalt 30 karakterer Udlånt Gråt felt, bliver udfyldt automatisk ved udlån Udlånt til Gråt felt, bliver udfyldt automatisk ved udlån Antal udlånte Gråt felt, bliver udfyldt automatisk ved udlån Afleveringsfrist Her kan angives en fast udlåningsperiode, f.eks. 7D for 7 dages udlån. Udlåningsperiode skal angives med et tal efterfulgt af D=dage eller U=uge Advo+ Bibliotek Side 6
Titelkort - Beskrivelse Ved valg af Titelkortets andet faneblad Beskrivelse fremkommer følgende billede: Følgende felter er til rådighed på beskrivelsesdelen af Titel kortet: Felter titelkort Beskrivelse Beskrivelse 1 I denne linie kan indtastes en valgfri beskrivelse af den pågældende publikation Beskrivelse 2 I denne linie kan indtastes en valgfri beskrivelse af den pågældende publikation Beskrivelse 3 I denne linie kan indtastes en valgfri beskrivelse af den pågældende publikation Advo+ Bibliotek Side 7
Knapper på Titelkortet Knapperne aktiveres ved klik med musen på selve knappen, eller alternativt ved tryk på ALT + det bogstav, der er understreget i knappens navn, f.eks. ALT+S i Søgning Åbn Denne knap er kun aktiv, hvis titlen er et Word dokument eller en Webside. Ved tryk på knappen åbnes titlen. Søgeord titel Ved klik på denne knap åbnes Søgetabel for de indtastede søgeord Statistik Ved klik på denne knap åbnes oversigt over anvendelse, udlån m.v. for den enkelte Titel, medarbejder eller samlet udlån Søgning Ved klik på denne knap Søgetabel med liste over alle registrerede værker. Søgningen kan foretages på Søgeord eller fuld oversigt F5. Hvis søgning foretages på søgeord kan indtastes op til 4 søgeord, der adskilles med havelåge [#]. Udlån Ved klik på denne knap fremkommer Udlånskortet, der udfyldes i de hvide felter. Udlånskortet bruges til registrering af udlån og efterfølgende til aflevering af titler. De grå felter udfyldes automatisk med medarbejdernavn (efter initialer) og dags dato som udlånsdato. Hjælp På denne knap åbnes det generelle hjælpebillede i Navision, hvorfra du kan indhente oplysninger om grundlæggende funktioner, fagudtryk m.v. i Navision Attain Advo+ Bibliotek Side 8
Hvordan slår du op i de indtastede data - søgning Søgning i Biblioteksmodulet kan foretages i lighed med søgningen i det øvrige advokatsystem i Navision Attain, via Forstørrelsesglas/[Ctrl+F], eller de forskellige typer af søgning med afgrænsning via Filtre. Den Interaktive søgning der gælder for søgningen i en meget stor del af felterne og tabelkolonnerne i systemet gælder ligeledes i Bibliotekssystemet. Søgning i Biblioteksmodulet kan endvidere foretages via Søgning knappen, der findes nederst på Titelkortet. Ved aktivering heraf, fremkommer følgende undermenu: Søgning [Ctrl+S] Oversigt [F5] Ved valg af Søgning fremkommer følgende søgebillede: I det hvide felt vælges/indtastes de Søgeord, adskilt med #, som man ønsker at søge på. De oprettede Søgeord kan fremfindes på en liste ved klik på pilen [F6] i det hvide felt. Søgningen starter ved aktivering af knappen Start søgning. Det er muligt at søge på følgende måder: Eller - mellem søgeord, dvs. ét søgeord eller ét eller flere søgeord Og - mellem søgeord, dvs. ét søgeord og ét eller flere søgeord Advo+ Bibliotek Side 9
Del af emneordet, dvs. søgning på en del af søgeordet Start af emneordet, dvs. søgning på begyndelsen af søgeordet Hele emneordet, dvs. søgning på hele søgeordet i sin helhed. Systemet vil på grundlag af de(t) indtastede Søgeord generere en liste over publikationer klassificeret under de søgte Søgeord. Titelkort på de enkelte publikationer kan vælges fra den fremkomne oversigt ved klik på pilen [F6] i kolonnen Titel eller Forfatter Såfremt man vælger Oversigt på knappen Søgning, fremkommer en oversigt over samtlige publikationer i systemet, hvorfra søgning kan foretages med Forstørrelsesglas [Ctrl+F] eller interaktivt: Oversigten indeholder følgende opslagskolonner: Nummer ISBN/ISSN EksemplarNr. Antal eksemplarer Antal udlånte eksemplarer Hovedtitel Udlånt Til hvem Undertitel Original titel Forfatter Forfatter 2 Forfatter 3 Medie Advo+ Bibliotek Side 10
Udgave Forlag Placering Fra oversigtsbilledet har du adgang til følgende funktioner via knapperne: Knapper på F5 Oversigt Titel Udlån Udlånsoversigt Knapperne aktiveres ved klik med musen på selve knappen, eller alternativt ved tryk på ALT + det bogstav, der er understreget i knappens navn, f.eks. ALT+T i Titel Denne knap giver direkte adgang til det aktuelle titelkortet, eller anvend genvejstasten, [Shift + F5] Denne knap giver direkte adgang til udlånsbilledet, således at brugeren direkte fra en F5 oversigt kan låne (eller aflevere) den pågældende bog. Fra denne knap vises en oversigt over alle udlånte bøger Knapper på Udlån oversigt Rykkermail Alle Ikke afleveret Knapperne aktiveres ved klik med musen på selve knappen, eller alternativt ved tryk på ALT + det bogstav, der er understreget i knappens navn, f.eks. ALT+R i Rykkermail Såfremt der er oprettet e-mail adresse på medarbejderkortet, kan der fra denne knap sendes en rykkermail direkte til den eller de lånere, der ikke har afleveret udlån tilbage rettidigt. Herfra vises alle udlånere og udlånte bøger Herfra kan vises, hvilke bøger eller andet, der er udlånt, men ikke afleveret Advo+ Bibliotek Side 11
Hvordan opretter du nye titler i biblioteket Oprettelse af emner i bibliotekstabellen sker alene fra nedenstående billede. Åbn et titelkort, lås kortet op på nøglen, og Indsæt ny/[f3] for at oprette en ny titel: Udfyld Nummer og ISBN/ISSN-nummer. Umiddelbart efter felterne til Nummer og ISBN-nummeret ses felt til EksemplarNr, dette udfyldes og summeres automatisk af systemet, idet ISBN/ISSN-nummeret er et entydigt nummer. Nu udfyldes felterne til Hovedtitel, Undertitel, Original titel og Forfatterlinerne. Vær opmærksom på at der formentlig vil blive søgt på de forskellige titler. Vælg derfor en ensartet måde at oprette på. Nye søgeord anvendes til registrering af de ord, som kan tænkes sat i forbindelse med den enkelte titel - til søgningsformål. Søgeordene tastes ind et efter et. Alle tidligere indtastede emneord kan iagttages vha. klik på pil/[f6]. Genbrug gamle søgeord, hvor det er muligt. I feltet Medie vælges vha. klik på pil/[f6] mellem TRYKT CD-ROM Advo+ Bibliotek Side 12
VIDEO SYSTEM INTERNET I feltet Art vælges vha. klik på pil/[f6] mellem Bog Tidsskrift Artikel Nu udfyldes felterne Forlag, VolumeNr. og Sideantal. Bemærk feltet Placering er en reference til en tabel. Klik evt. på pilen/[f6] for at se mulighederne og vælg fra oversigten. Feltet Genvej er også en reference, i dette tilfælde dog enten til et Worddokument eller en Web-side. (Husk den rigtige værdi i Medie). Klassifikation er også reference til en tabel, svarende til Placering. Herefter udfyldes de resterende felter: Tidsskrift, Side, By (Udgivelsessted), Udgave og Udgivelsesdato. Advo+ Bibliotek Side 13
Fanebladet Beskrivelse anvendes, som ordet siger, til en yderligere beskrivelse af titlen/emnet. Disse linier kan udfyldes med valgfri tekst. Der er plads til indtastning af 80 karakterer (incl. mellemrum) i hver linie. Advo+ Bibliotek Side 14
Hvordan foregår udlån aflevering Udlån Udlån foregår via Udlån knappen nederst på Titelkortet eller fra en F5 titeloversigt. Ved klik herpå fremkommer følgende kort I feltet Medarbejder initialer indtastes initialerne på den medarbejder, der ønsker at låne publikationen. En liste over medarbejdere oprettet i systemet kan fremfindes ved klik på pilen/[f6] i feltet. Så snart et sæt initialer er vist, vil det fulde navn på medarbejderen vise sig i det grå felt Medarbejdernavn. Den planlagte afleveringsdato indtastes det hvide felt Planlagt afleveringsdato. Der anvendes her standard datoindtastningen, der gælder for det øvrige system. Det nederste grå felt Udlånt dato bliver udfyldt automatisk på lånetidspunktet med dags dato. Så snart en publikation er udlånt, vil der i de grå felter nederst i højre side af Titelkortet blive udfyldt med flueben i Udlånt feltet samt initialer på den pågældende låner i feltet Udlånt til. Endvidere angives, hvor mange publikationer, der er udlånt af den pågældende publikation. Dette felt hænger nøje sammen med feltet EksemplarNr. Advo+ Bibliotek Side 15
Aflevering Aflevering foregår i lighed med udlån fra Udlån knappen. Så snart en publikation er udlånt, påføres udlånskortet en Aflever knap, der ved aflevering aktiveres ved klik herpå. Så snart Aflever knappen er aktiveret, er publikationen afleveret i systemet og lånemarkeringen på Titelkortet forsvinder. De forskellige udlån på en given publikation fremgår af statistikfunktionen, der beskrives nedenfor. Advo+ Bibliotek Side 16
Statistikfunktioner Nederst på Titelkortet forefindes en Statistikknap, hvorfra kan fremfindes statistiske oplysninger vedrørende den enkelte publikation, knappen På denne titel, på den enkelte medarbejder, knappen På medarbejdere på udlånte publikationer, knappen Udlånte Statistiktabellerne ser ud som følger På denne titel Tabellen Udlån oversigt indeholder følgende tabelkolonner: ISBN Titel Udlånt dato Medarbejder initialer Medarbejdernavn Udlånt i dage (antal) Planlagt afleveringsdato Afleveret dato Hjemkaldelse sendt d. Der er mulighed for opdeling af de viste oplysninger i Alle og Ikke afleverede via knapperne nederst i billedet, hvorefter man kan filtre de viste oplysninger, ligesom det også er muligt fra dette skærmbillede at sende en rykkermail. Advo+ Bibliotek Side 17
Den tilsvarende tabel for statistik På medarbejdere er bygget op i to dele, hvoraf man i første tabel vælger den medarbejder, man ønsker at udtrække statistik på. Den valgte statistik for en given medarbejder, der vælges ved at stille sig på medarbejderens linie, og aktivere knappen Udlån nederst på tabelkortet, ser ud som følger: Tabellen Medarbejder Udlån oversigt indeholder følgende tabelkolonner: ISBN Titel Udlånt dato Medarbejder initialer Medarbejdernavn Udlånt i dage Planlagt afleveringsdato Afleveret dato Hjemkaldelse sendt d. Der er mulighed for opdeling af de viste oplysninger i Alle og Ikke afleverede via knapperne nederst i billedet, hvorefter man kan filtre de viste oplysninger, ligesom det også er muligt fra dette skærmbillede at sende en rykkermail. Advo+ Bibliotek Side 18
Den tredje statistikmulighed Udlånte resulterer i følgende oversigtstabel: Tabellen Udlån oversigt indeholder følgende tabelkolonner: ISBN Titel Udlånt dato Medarbejder initialer Medarbejdernavn Udlånt i dage Planlagt afleveringsdato Afleveret dato Hjemkaldelse sendt d. Der er mulighed for opdeling af de viste oplysninger i Alle og Ikke afleverede via knapperne nederst i billedet, hvorefter man kan filtre de viste oplysninger, ligesom det også her er muligt at sende rykkermail.. Advo+ Bibliotek Side 19
Stikordsregister Aflever... 18 Aflevering... 4;18 Antal... 6;11 Antal udlånte... 6;11 Beskrivelse... 8;16 Bibliotek... 1;3;4 Filtre... 10 Forfatter... 5;11;12 Forlag... 6;12;15 Genvej... 6;15 Gråt felt... 6 Hjælp... 9 Hovedmenu... 4 Hovedtitel... 5;11;14 Indsæt ny... 14 ISBN... 5;11;19;20;21 Forstørrelsesglassøgning... 10;11 Klassifikation... 6;15 Knapper... 9;12;13 A B F G H I K M Medarbejdernavn... 17;19;20;21 Oplysninger... 5 Oprettelse... 14 Original titel... 5;12;14 Oversigt... 10;11;12 Placering... 6;12;15 Rykkermail... 13 Sager... 4 Serie... 6 Sideantal... 6;15 Start... 10 Statistik... 9 Søgeord... 9;11 Søgning... 9;10;11 Tidsskrift... 6;15 Titelkort... 4;5;8;11 Udgave... 6;12;15 Udgivelsessted... 15 Udlån... 9;12;13;17;18;19;20;21 Undertitel... 5;11;14 O P R S T U W Word... 9 Medarbejder... 17;19;20;21 Advo+ Bibliotek Stikordsregister
Advo+ Bibliotek Stikordsregister