D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Kom godt i gang med Blåt Medlem! Introduktion til Det Danske Spejderkorps medlemsregistreringssystem. Version 3, april 2010
D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Læs denne folder inden du kaster dig ud i systemet: Hvor finder jeg Blåt Medlem? Hvordan kommer jeg ind? Nye ord og begreber Specielt omkring regnskab o Opsætning o Kontoplan o Kontingent o Bogføring Hvem kan hvad? Hvad kan jeg bruge Blåt Medlem til, hvis jeg er: o Gruppeleder o Bestyrelsesformand o Kasserer o Afdelingsleder o Divisionschef 2
B L Å T M E D L E M Hvor finder jeg Blåt Medlem? Blåt Medlem findes på Internettet: www.dds.dk/blaatmedlem. Du kan også læse mere på Blåt Medlems informationshjemmeside: www.dds.dk/medlem, hvor denne folder også ligger elektronisk Blåt Medlem består af et Medlemsregistreringssystem og et Regnskabssystem for grupper og divisioner med et integreret kontingentopkrævnings-modul.. Rigtige mænd læser ikke brugsanvisninger men det vil uden tvivl hjælpe at læse denne godt igennem inden du for alvor kaster dig ud i arbejdet med Blåt Medlem. Måske synes du det ser lidt voldsomt ud, men vi er sikre på, at du allerede efter kort tids brug af systemet ikke længere tænker på denne folder. Helt på samme måde, som det formentlig heller ikke tog dig særlig lang tid at blive fortrolig med at køre bil. For at få det fulde udbytte af Blåt Medlem er der en række beslutninger, som er kloge at tage i grupper og divisioner inden I går rigtig i gang: Ikke alle har adgang til alt (se oversigt på side 10) det er klogt at vurdere om de personer, der er nævnt med særlige adgange er et tilstrækkeligt antal. På medlemssiden handler det om, at se på gruppens/divisionens organisering, idet Blåt Medlem er bygget op omkring organiseringen i gruppen eller divisionen. Det er muligt at skræddersy Blåt Medlem med enheder (de der fandtes i det gamle system er konverteret til Blåt Medlem) og udvalg. Det er fx også muligt at organisere en enhed med patruljer. På regnskabssiden handler det om at få begyndt med den rigtige kontoplan og at få åbnet regnskabet korrekt (se senere). Bemærk at det er muligt at lave f.eks. projektregnskaber i Blåt Medlem. På opkrævningssiden skal der træffes beslutning om, hvordan kontingentet bedst muligt opkræves. Blåt Medlem giver flere muligheder for opkrævning af kontingent: o PBS o o FI kort Advisering via mail eller lignende med direkte indbetaling på gruppens/divisionens konto. Den mest fordelagtige opkrævningsform afhænger meget af fx. Gruppens størrelse og hvor ofte der opkræves kontingent. Kontingentsatser og opkrævningsterminer skal oprettes i Blåt Medlem når I tager systemet i brug. Vælg Kontingent i den venstre menu og følg vejledningen i hjælp. Det kan se lidt voldsomt ud, men flere af handlingerne skal kun udføres en gang. I kan fint have fordel af at bruge opkrævningsdelen selv om I måske ikke anvender regnskabsdelen, idet opkrævningsdelen sikrer at der ved hvert medlem registreres om vedkommende har betalt. Hjælp Blåt Medlem indeholder på hver side en hjælpefunktion. Øverst i højre hjørne er der et lille spørgsmålstegn (?). Ved at klikke på dette kommer du til en hjælpetekst der vedrører lige netop den side du er på. Hvis der ikke er knyttet hjælp til siden er spørgsmålstegnet der ikke. Hvis denne folder og de hjælpetekster der er indbygget i Blåt Medlem ikke er tilstrækkelige, da tøv ikke med at tage telefonen om aftenen / i weekenden: Arne Mærsk Thomsen, mellem kl. 19.00 og 21.00 på telefon 22 69 79 89, undtagen torsdage Torben Lynggaard, mellem kl. 19.00 og 21.00 på telefon 57 61 48 40 3
D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Hvordan kommer jeg ind? Log på Dit brugernavn er dit medlemsnummer og din adgangskode får du via den medlemsansvarlige. Første gang du logger dig på systemet bliver du bedt om at ændre din adgangskode. Du bliver også bedt om at fortælle om dine oplysninger må være tilgængelige for andre brugere af Blåt Medlem. Det betyder i praksis at andre kan finde dig, hvis de fx søger på dit navn. Det er alene de personer der er medlemsansvarlige i din egen gruppe eller division der har adgang til dine personlige oplysninger. Når du er logget på......så er du på din velkomstside, hvorfra du kan bevæge dig rundt i systemet dels ved hjælp af menuen til venstre, dels ved hjælp af topbaren og dels ved at klikke på gruppe, divisions eller enhedsnavn midt på siden. Klik f.eks. på handlinger og se hvilke handlinger du har adgang til. Det er klogt at være opmærksom, idet de handlinger du kan udføre, knytter sig til hvor du står lige nu er du f.eks. på gruppens side på et udvalgs side eller en enheds side. 4
B L Å T M E D L E M Ord og begreber Her kan du læse om en række begreber som anvendes i Blåt Medlem: Rettigheder: Der er tillagt personer, med særlige funktioner, rettigheder til at foretage bestemte handlinger i Blåt Medlem. Se mere i oversigten på side 10, med nærmere forklaring af medlemsansvarlig, økonomiansvarlig og enhedsansvarlig. Handlinger Handlinger er fællesbegreb for en række opgaver der kan udføres i Blåt medlem. Eksempelvis er det at indmelde et nyt medlem (bortset fra ledere og hjælpere) en handling, hvor Blåt Medlem fører dig igennem de forskellige trin, der skal til for at det nye medlem af DDS er godt og hensigtsmæssigt registreret i DDS. Funktioner Blåt Medlem arbejder med funktioner, som vi hidtil har kendt dem. Fx funktionen at være bestyrelsesformand, gruppeleder og tilsvarende. Hertil kommer at der nu optræder nogle nye funktioner for personer med rettigheder til at foretage særlige handlinger. Se oversigt på side 10. En række funktioner kræver medlemskab af DDS og for nye lederes vedkommende et forudgående tjek i Kriminalregisteret inden de som nu oprettes i Blåt Medlem af korpskontoret. NB! I takt med nye registreringer udgår funktioner som JL, TL osv. De erstattes af Afdelingsleder. Vedkommende tilknyttes så en afdeling, der i beskrivelsen er defineret til en aldersgruppe. Dette sker fordi grupperne kan indrette sig forskelligt. En trop og TL er ikke nødvendigvis det samme i hele korpset. Enhed Enhed er et fællesbegreb for afdelinger, udvalg, arbejdsgrupper og patruljer. Blåt medlem bygger altså på et organisatorisk netværk. Således bygger systemet på at gruppen selv kan definere antallet af enheder, der indgår i gruppen. F.eks. kan der oprettes et antal patruljer (underenhed) indenfor den enkelte enhed eller etableres et hytteudvalg som en særskilt enhed indenfor gruppen. Personer tilknyttes herefter de enkelte enheder indenfor gruppen. En enhed kan godt bestå selvom der i en periode ikke er tilknyttet personer hertil. Medlemskaber - kategorier Korpsmedlemskab: er betegnelse for det medlemskab, der tæller som medlemskab af DDS og hvortil der skal betales et personligt kontingent hhv. afregnes korpskontingent. Blåt Medlem indeholder et bagvedliggende dublettjek, som giver mulighed for at minimere antallet af dobbeltregistreringer og at den samme person bliver talt med flere gange, når det på korpsniveau tælles medlemmer. Andet medlemskab: betegner en anden medlemsmæssig tilknytning til en gruppe, division eller f.eks. et centralt udvalg i DDS, hvor den pågældende har sit korpsmedlemskab i en gruppe, men i øvrigt også er medlem af en anden gruppe divisionsledelse eller centralt udvalg. Vedkommende tæller ift. Korpskontingent kun der hvor korpsmedlemskabet er, men kan i øvrigt opkræves et særskilt kontingent, hvis der er fastsat en kontingentsats herfor. Ikke medlemskab: betegner den kategori af personer (civile), som enheden gerne vil registrere fordi de f.eks. uden at være medlemmer af DDS, indgår i bestyrelser, en forældrepatrulje eller på anden vis har tilknytning til gruppen og i den egenskab f.eks. skal kunne trækkes ud på en liste over personer der skal modtage gruppens blad eller en hedsmail fra gruppen. 5
D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Rapporter og Lister (Eksportér) Blåt medlem har indbygget en række faste rapporter, der på skærmen eller i form af en udskrevet liste giver dig bestemte oplysninger. F.eks. findes der en funktionsliste, som giver dig en liste over alle, der har funktioner som bestyrelsesmedlemmer og ledere i gruppen. Udover rapporter kan en række oplysninger i Blåt Medlem eksporteres så du selv via Excel (regneark) kan bearbejde oplysningerne og/eller udskrive en for dig relevante liste. Vælg Rapporter i menuen til venstre: Du kan på denne side vælge forskellige rapporttyper. Du kan også danne rapporter ved at eksportere data når du står i en given enhed (faneblad 5 Funktioner): Eksportfunktionen hentes nederst til højre. 6
B L Å T M E D L E M Regnskab Regnskabsdelen af Blåt Medlem er tilrettelagt så det er lettest muligt for ikke bogføringskyndige at være kasserer. Der er nogle få ting der skal foretages før den egentlige bogføring kan begynde: Opsætning Vælg under regnskab det konkrete regnskab, fx Regnskab 2010, som defineres til perioden fra 01-01-2010 til 31-12-2010. Regnskaber er i Blåt Medlem afgrænset ved den tidsmæssige periode. Der skal være åbnet et regnskab for at der kan posteres på regnskabet. Her lukkes et regnskab også for yderligere posteringer. Kontoplan Kontoplan m.m. skal sættes op inden der kan føres regnskab ind i Blåt Medlems regnskabsmodul. Dette gælder også selvom korpsets anbefalede regnskabsopgørelse danner udgangspunkt for den standardkontoplan, som er indlagt i systemet. Så længe regnskabet er åbent kan der i Blåt Medlems version skrives oveni en postering. Dvs. en fejl kræver ikke en modpostering, men kan rettes direkte. Åbningssaldo Åbningssaldoen posteres ved to bogføringstyper: Åbningsbalance, aktiver og Åbningsbalance, passiver Se også Opstart 2010 eksempel nedenfor. Hvis du har brug for at åbne mere end bare bankkontoen (f.eks. dine ejendomme), så kan du oprette et passene antal konti for disse aktiver, og bogføre på samme måde som før: "optage lån" fra egenkapital (formue) til bank/ejendom/materiel osv. Kontingent Den økonomiansvarlige kan redigere kontingentopkrævningen, herunder justere de fastsatte satser for korpsmedlemskab, andet medlemskab af gruppen hhv. divisionen. Den indtastede sats angives som årskontingentet og deles i forhold til det fastsatte antal opkrævninger. PBS-opkrævningsmuligheden kræver at gruppen selv har indgået en PBS-aftale. Opstart 2010 eksempel: En gruppe har følgende aktiver (beholdning): Bank saldo: 20.000 Hytte: 1 mio. Debitorer: 15.000 (penge gruppen har til gode) Og følgende passiver (gæld): Kreditorer: 20.000 (penge gruppen skylder) 1. Der oprettes regnskaber for 2005 og 2006. 2. Der posteres per 31.12.2005 følgende med posteringstype Åbningsbalance, aktiver følgende: Dato Tekst Konto Modkonto Beløb 1. 31-12-2005 Åbningssaldo bank Bank Formue 20.000,00 2. 31-12-2005 Åbningssaldo hytte Hytte Formue 1.000.000,00 3. 31-12-2005 Åbningssaldo debitorer Andre tilgodehavender Formue 15.000,00 3. Der posteres per 31.12.2005 følgende med posteringstype Åbningsbalance, passiver følgende: Dato Tekst Konto Modkonto Beløb 1. 31-12-2005 Åbningssaldo kreditorer Skyldige omkostninger Formue 20.000,00 Bemærk at saldo på formuen vil være 1.015.000 da formuen debiteres øverst og krediteres nederst. 7
D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Bogføring Her er lige et par retningslinier. Rullegardiner til kontonumre En rigtig bogføringshaj bliver træt af at sidde og vælge konti, og vil antagelig hellere taste hele nummeret, da dette går hurtige - når man ellers har vænnet sig til kontonumrene. For at hjælpe alle os andre, så er der faktisk et rullegardin gemt bag feltet til at vælge kontonummeret. Prøv f.eks. at skrive "Ba" (for bank) eller "akti" (for aktiviteter) - eller bare trykke pil ned. Så dukker der en liste op når du har fokus i et kontonummerfelt. Det samme sker hvis du indtaster dele af et kontonummer. Åbning og lukning af regnskaber Systemet kører med en "rullende" bogføring uden årsskifte. Alle saldi og udskrifter mm. er afgrænset til en bestemt periode, og ud fra denne periode beregnes startsaldo og slutsaldo. Det betyder at der ikke, som i andre regnskabssystemer, skal laves årsafslutning og overførelse af kontoplan fra år til år. Der køres ganske enkelt med samme kontoplan for evigt, og man kan deaktivere konti ved at give dem en slutdato. Modposteringer I modsætning til andre regnskabssystemer, så kan man "slette" en postering. Det betyder i praksis at den er skjult og ikke indgår i nogen saldo. Fra et teoretisk synspunkt kan man sige at den er blevet fuldt modposteret og dermed annulleret. Slettede posteringer kan altid vises med "Vis slettede" fluebenet på bogføringsvinduet, og der er dermed fuld sporbarhed i systemet. Regnskab - Udskriftopsætning Systemet er født med en standard udskriftopsætning, som skal ændres såfremt der oprettes ekstra konti i kontoplanen. Ændringer foretages i Udskriftopsætning. Her kan der ændres i konto intervaller der optælles under den enkelte post ved at trykke på redigeringstegnet til højre ud for den aktuelle linie. Der kan tilføjes ekstra linier i de eksisterende standardrapporter ved at definerer en linietype og indtryk. Indryk betyder noget såfremt der skal foretages summering af delsummer og endelig den tekst der skal stå på den nye linie. Er det en overskrift kan linie gøres FED eller indrammes. Den nye linie lægges i bunden af rapporten og kan efterfølgende trækkes ved at markere linie nummer og flytte linie til den ønskede position. Nye linier i bunden af billedet. 8
B L Å T M E D L E M Nye udskrifter oprettes ved at trykke på udskriftoversigt øverst på siden. Indtast udskrift navn og tryk "gem". Herefter trykkes på rediger linier ud for det nye udskrift og udskriften bygges op linie for linie. I systemet er der mulighed for at anvende projekter med egne konti, som dog indgår i grupperegnskabet, men der kan laves et selvstændigt projekt regnskab forskudt i forhold til grupperegnskabet. 9
D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S Hvem kan hvad Funktion Medlemsansvarlig - i udgangspunktet er bestyrelsesformænd, gruppeledere og gruppekasserere ansvarlige for medlemsregistreringen i gruppen. I divisionen vil det være divisionschefer og eller divisionskasserere - gruppen hhv. divisionen kan dog beslutte at tildele flere personer funktionen medlemsansvarlig Tilladte handlinger / har lov til: At oprette nye medlemmer, dog ikke ledere og gruppe-/divisionshjælpere (det gør korpskontoret) At opdatere de enkelte medlemmers personlige oplysninger At udtrække diverse lister At oprette og nedlægge enheder At udmelde medlemmer At skifte medlemmets tilknytning fra en enhed til anden Økonomiansvarlig - i udgangspunktet er kasserere ansvarlige for og får adgang til regnskabsfunktionerne i Blåt Medlem - Flere personer kan, hvis gruppen ønsker det, tildeles funktionen At føre gruppens/divisionens regnskab via Blåt Medlem At udtrække diverse regnskabsrapporter, inkl. årsregnskab At opkræve kontingent At føre regnskab for et eller flere særskilte projektregnskaber for f.eks. en særlig aktivitet i gruppen Enhedsansvarlig (se om enheder på side 4) - En afdelingsleder vil som udgangspunkt være enhedsansvarlig for afdelingen - flere personer kan, hvis gruppen ønsker det, tildeles funktionen At udtrække diverse lister på enheden/afdelingen At oprette underenheder (patruljer) indenfor enheden og tilknytte afdelingen medlemmer til disse. Den enhedsansvarlige kan ikke ind- eller udmelde personer af gruppen/divisionen. Det enkelte medlem Får mulighed for at opdatere egne adresse og kontaktoplysninger Når kursussystemet kommer til maj kan der laves kursustilmeldinger Vi vil hele tiden orientere om de muligheder Blåt Medlem giver. Så husk at kigge på Blåt Medlems informationshjemmeside: www.dds.dk/medlem, hvor denne folder også ligger elektronisk 10
B L Å T M E D L E M Til notater: 11
D E T D A N S K E S P E J D E R K O R P S 12