Dato 4. oktober 2013 Aarhus Kommune Kultur og Borgerservice Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Spørgsmål 1: Afregning af el, hvorfor er Aarhus Kommunes interesseret i at leverandøren leverer el? Betyder det, at vi afregner til jer? Hvorfor? Svar 1: Ja, leverandør betaler el og sender en regning til Aarhus Kommune. Dette skyldes gennemsigtighed vedr. økonomi og ensartet setup set fra Aarhus Kommunes side. Spørgsmål 2: De angivne 400.000kr. i udbuddet, er det eksklusiv udgift til el? Svar 2: Ja. Spørgsmål 3: Hvad er prisen på pyloner fra Proshop Europe? Svar 3: Salgsprisen på de nuværende 8 stk. pyloner er kr. 1.6 mio. kr. eks. moms. Dette er uden demontering. Nuværende løbende aftaler på player-system og 3G vil være opsagt ITK Design Møllegade 1 8000 Aarhus C Sagsnummer Journalnummer Sagsbehandler Anne Marie Buchardt Telefon 8940 9400 Direkte telefon 8940 9420 Telefax E-post design@mkb.aarhus.dk E-post direkte amb@aarhus.dk www.aakb.dk Spørgsmål 4: Hvad er de tekniske informationer på de eksisterende pyloner? Svar 4: Se bilag 1 side 12. Spørgsmål 5: Findes der tekniske tegninger over de eksisterende støbte sokler (mål og dimensioner på den fysiske sammenkobling ml. stander og sokkel). Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere
Svar 5: Se bilag 2 side 13. Spørgsmål 6: Optionen, skal den også beregnes på en periode på 48 måneder? Svar 6: Nej. Optionen gælder umiddelbart ikke for alle måneder, men for en given resterende periode, med sluttidspunkt den 31.12.2017. Prisen på optionen skal angives i udbudsmaterialets bilag 5, Tilbudsskema, som beskrevet. I prisevalueringen vil optionen indgå som én infostander i 4 år, som beskrevet på side 9 i udbudsteksten. Spørgsmål 7: Hvad er indholdskanalen? Hvem har udviklet systemet? Svar 7: Indholdskanalen er et storskærmsværktøj udviklet i OpenSourcesystemet Drupal af Aarhus Kommune. Indholdskanalen kan håndtere visning af billeder på forskellige former for storskærme og afvikles via internetadgang igennem en browser. Spørgsmål 8: Under afsnit 3.1.2 Alternative bud i udbudsteksten står der, at der ikke kan afgives alternative bud. Betyder det, at en leverandør kun må afgive ét bud? Svar 8: Ja. Spørgsmål 9: Implementeringsplan (ref. side 12) Det kræves, at leverandøren vedlægger en implementeringsplan for opstilling og test af 8 digitale infostandere på de nuværende lokationer. (Se bilag 1 for placering) Det kræves endvidere at leverandøren udfører opstilling af digitale infostander i samarbejde med den nuværende leverandør på digitale infostandere, Proshop Europe. Hvorfor det? Svar 9: Aarhus Kommune har brug for at der koordineres omkring nedtagning af de nuværende infostandere og opstilling af nye infostandere, således at udskiftningen forløber så hurtigt og glidende som muligt, med mindst mulig udfald i visning af annoncer. Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 2 af 13
Spørgsmål 10: Hvorledes defineres konsortier: Såfremt tilbudsgiver normalt handler med produkter af denne type, men indkøber disse fra underleverandører, vil det så betragtes som et konsortie? Svar 10: Nej, et konsortium er når flere virksomheder går sammen om at byde på udbuddet. Selvom man benytter sig af underleverandører er det ikke et konsortium. Den virksomhed, der har kontrakten, har ansvaret for de leverede produkter og ydelser. Spørgsmål 11: Hvorledes defineres konsortier: Såfremt tilbudsgiver rådgiver sig med sine underleverandører forud for tilbudsgivningen, vil det så være at betragte som et konsortie? Svar 11: Nej. Spørgsmål 12: Udvælgelseskriterier / Teknisk kapacitet. I hvilket omfang vægtes specifikke referencer i referencelisten for betegnelsen digital infostander, vil andre typer af skærmløsninger med samme funktionalitet vægtes på lige fod med disse? Svar 12: Ja, Aarhus Kommune betegner blot denne form for informationsskærme med navnet: digitale infostandere. Om de kaldes noget andet er ikke afgørende, da det er skærmløsninger med samme funktionalitet, som vi efterspørger. Spørgsmål 13: Tildelingskriterium Hvad forstås der ved individuelle skærmløsninger med hensyn til design, indholdsstruktur og brugerflade. Jf. udbudsmaterialet har Århus Kommune allerede en leverandør for indholdsstruktur og brugerflade. "Indholdskanalen som styre indholdet på infostanderne. Dette punkt ønskes uddybet. Svar 13: Individuelle skærmløsninger betyder, at der kan differentieres mellem indholdet på de forskellige infostandere, således at der med tiden vil kunne vises forskellige kanaler på hhv. Randersvej, Silkeborgvej osv. Indholdskanalen håndterer dette med kanaler, så teknisk vil man starte forskellige kanaler på de enkelte skærme. For at kunne understøtte dette skal hver skærm være en selvstændighed enhed, altså have Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 3 af 13
egen computer og adgang til internet. Det skal være muligt at opstarte forskellige kanaler på de enkelte skærme. En løsning hvor alle skærme f.eks. deler indhold fra en central styret computer vil ikke kunne understøtte dette. Spørgsmål 14: Tildelingskriterium Det ønskes ligeledes uddybet i hvilket omfang individuelle skærmløsninger skal forstås med henvisning til at der i Kravsspecicikation er angivet ca. mål på både skærme og standere. Vil Aarhus Kommune udelukke tilbudsgivere der tilbyder infostandere i andre formater (eks. 2500x2500mm)? Svar 14: Aarhus Kommune vil ikke udelukke bud af infostandere i andre formater. Men det er et krav, at de eksisterende støbte sokler i jorden kan bruges. (se bilag 2 side 13) Spørgsmål 15: Tildelingskriterium Hvilke krav stilles der til lysintensiteten i skærmene? Og i hvilken periode ønskes dette opretholdt? Svar 15: Lysintensiteten skal indrette sig efter dags- og nattelys samt den omkringstående belysning. Og tilpasse sig hele døgnet rundt 24/7. Spørgsmål 16: Tildelingskriterium Hvordan opfattes forskellen mellem teknisk service og praktisk service? I begge tilfældes kræves det at teknikeren skal være ved infostanderen. Svar 16: Forskellen på teknisk og praktisk service skal forstås som følger: Teknisk service handler om at få infostanderen til at køre, som den skal. Det kan være pc en er gået i stå, et pixelfelt, der er gået i stykker eller udfald i adgang til internettet. Praktisk service handler om, at der kan være sket hærværk på infostanderen eller at et panel fra bagbeklædningen har løsnet sig. Både teknisk og praktisk service kræver derfor, at teknikeren skal kunne tage ud til den berørte infostander. Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 4 af 13
Spørgsmål 17: Tildelingskriterium Jf. den miljømæssige belastning. I hvilken grad vil strømforbruget være et kriterie i vægtning af tilbuddene? Svar 17: Strømforbruget bruges til at beregne den årlige TCO for infostanderne i kontraktperioden og indgår i evalueringen af prisen jf. tilbudsskema bilag 5 i udbudsmaterialet. Spørgsmål 18: Tildelingskriterium Samarbejder Aarhus Kommune med et rådgivende ingeniør firma eller lign. med hensyn til vurdering af kvalitet og andre faktorer? Svar 18: Nej. Spørgsmål 19: Selve standerne: Hvem er ansvarlig for at de eksisterende sokler for infostanderene overholder gældende lovgivning samt anbefalinger angående stabilitet, vindpåvirkning etc? Svar 19: Aarhus kommune under forudsætning af, at pylonerne monteres korrekt, og at infostanderne overholder de maksimale mål, som er opgivet 2 x 5 meter. Spørgsmål 20: Selve standerne: Forefindes der ingeniørberegninger for disse, hvis ja, bedes disse gøres tilgængelige. Svar 20: Se bilag 1 side 12. Spørgsmål 21: Selve standerne: Er der krav til hvilken farve standerne skal have, og hvis ja, angiv da venligst RAL/CMYK kode. Svar 21: De nuværende infostandere har farven: RAL 7016. Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 5 af 13
Der er ikke noget krav til at infostanderne skal have en bestemt farve. Men de skal passe ind i omgivelserne og ikke være forstyrrende for trafikken eller tage fokus fra det budskab, som vises på skærmene. Designet af infostanderne og dermed farven er en del at vurderingen ift. underkriterium 2: Kvalitet. Spørgsmål 22: Selve standerne: Jf. Standerne skal leve op til korrosionsklasse C4 : Gælder dette udelukkende for de materialer der omkranser skærmene, samt konstruktion af standerne? Svar 22: Det materiale i standerne og skærmene, der kan ruste, skal leve op til kravene i Korrosionsklasse C4. Spørgsmål 23: Selve standerne: Er det et krav, at pylonens skærmdele også lever op til denne korrosionsklasse? Svar 23: Hvis skærmene er lavet af et materiale, som ikke kan ruste, er det naturligvis ikke et krav. Men f.eks. skal de skruer og andet, som holder skærmen sammen, leve op til Korrosionsklasse C4, såfremt de er lavet af et materiale, der kan ruste. Spørgsmål 24: Selve skærmene: Hvorledes skal det forstås at skærmen skal kunne vise vekslende digitale budskaber? Hvad er betydningen af dette hvis ikke det er tekst, billeder eller grafik? Svar 24: Der menes, at skærmene skal kunne vise et slideshow, kunne fade ud af et billede og kunne blænde op for næste billede. Spørgsmål 25: Selve skærmene: Hvorledes skal det forstås, at der skal afleveres et regnskab for hvorledes pixel pitch (der betyder pixel afstand) er udregnet? Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 6 af 13
Svar 25: Den fysiske og virtuelle pixel afstand på skærmene skal angives, sammen med en beskrivelse af, hvordan et pixel er opbygget. Spørgsmål 26: PC: Udover at den indbyggede PC skal kunne tåle -20 C 50 C, hvilke vejforhold skal den ellers kunne holde til?? Skal den opfylde krav til tæthed (IP54, IP65, etc.) eller andet? Svar 26: PC en skal kunne køre 24/7 hele året rundt og skal kunne fungere i al slags dansk vejr. Det er leverandørens ansvar, at pc en fungerer under disse forhold. Spørgsmål 27: PC: Hvorledes kan hardware-krav til PC i forbindelse med afvikling af Indholdskanalen fremskaffes? Svar 27: Vores minimumskrav til hardware er pt: - Spec for den ASUS vi benytter: https://www.asus.com/eee_box_pcs/eeebox_pc_eb1501p/ #specifications Spørgsmål 28: EL: Skal elprisen angives inklusiv afgifter og moms? Svar 28: Elprisen skal angives inkl. eventuelle afgifter men eks. moms. Spørgsmål 29: Overvågning: Hvorledes skal leverandøren kunne overvåge selve indholdet når dette skabes/drives af Aarhus Kommune? Svar 29: Her menes, om indholdet kører som det skal på skærmene ude på infostanderne. Beskriv evt. en mulighed for overvågning af de enkelte skærme. I tilfælde af strømsvigt, udfald i internettet og lign. skal leverandøren kunne opdage dette på afstand evt. via en form for logføring. Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 7 af 13
Spørgsmål 30: CE: Der kræves dokumentation for målinger ift. EMC krav. I henhold til hvilket direktiv skal produktets EMC krav dokumenteres? Svar 30: Produktet skal leve op til EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS DI- REKTIV 2004/108/EF. Læs mere her: Engelsk version: http://eurlex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2004:390:0024:00 37:EN:PDF Dansk version: http://eurlex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=oj:l:2004:390:0024:00 37:DA:PDF Spørgsmål 31: CE: Er der en lov, som beskriver hvorledes de opstillede krav skal dokumenteres? Svar 31: Ovenstående link anfører, at det er producenten af apparatet, der skal kunne dokumentere, at apparatet lever op til de normer/standarder, der gælder for det pågældende apparat. Loven anfører ikke entydigt hvordan dokumentationen skal fremstilles. men det er almindelig praksis, at producenten fremlægger dokumentation indeholdende bl.a. EMI-målinger foretaget af et akkrediteret måleinstitut. Spørgsmål 32: CE: Hvorledes er dette tidligere dokumenteret? Svar 32: Det er ikke tidligere dokumenteret. Spørgsmål 33: CE: Skal dokumentationen baseres på de leverede produkter eller vil dokumentation på tilsvarende produkter kunne accepteres? Svar 33: Dokumentation skal baseres på de leverede produkter. Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 8 af 13
Spørgsmål 34: CE: Skal dokumentationen foreligge for målinger af den komplette pylon eller på enkeltdele af denne herunder skærmdele, computere, ventilation, lyssensor, router, processorkort etc.? Svar 34: Alle komponenter anvendt i produktet skal jf. EU direktivet overholde disse standarder, ellers kan de ikke bære CE mærket, som er lovkrav for salg og anvendelse af varer i EU. Producenten af det færdige apparat skal kunne dokumentere, at apparatet som helhed overholder relevante direktiver. Spørgsmål 35: CE: Hvem vil være den godkendende part for fremsendte dokumentation? Svar 35: Aarhus Kommune. Spørgsmål 36: Service organisation: Hvorledes ønskes det dokumenteret at de ansatte i leverandørens serviceorganisation har et indgående kendskab til og erfaringsgrundlag for at servicere digitale infostandere? Svar 36: Tilbudsgiver kan f.eks. give en beskrivelse af servicemedarbejdernes erfaringsgrundlag for at arbejde med, betjene og servicere digitale infostandere. Spørgsmål 37: Service organisation: Vil det være acceptabelt såfremt leverandøren entrerer med en underleverandør til at udføre servicen, eller vil dette være at betragte som et konsortium? Svar 37: Det vil være acceptabelt, at leverandør entrerer med en underleverandør til at udføre servicen. Og det vil ikke være et konsortium, da leverandør/kontrakthaver er ansvarlig for underleverandørens leverancer. Spørgsmål 38: Service organisation: Såfremt en underleverandør er koncernforbundet med tilbudsgiver, vil dette være at betragte som et konsortium? Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 9 af 13
Svar 38: Nej, det er også blot en underleverandør. Spørgsmål 39: Genbrug af eksisterende pyloner: Vil Aarhus Kommune acceptere, at indgå aftale om leje af brugte pyloner? Svar 39: Ja. Spørgsmål 40: Genbrug af eksisterende pyloner: Efter sigende er flere af de eksisterende pyloner allerede mere end 3 år gamle, hvilket så vil give en samlet driftperiode på op til 3+4+2 år = 9 år. Kan dette accepteres? Svar 40: Ja, så længe infostanderne lever op til de krav, vi har stillet omkring oppetid, se side 11 i udbudsteksten. Desuden indgår det antal år, infostanderne kan fungere uden udskiftning som en del af kvalitetsvurderingen. Spørgsmål 41: Genbrug af eksisterende pyloner: Såfremt Aarhus Kommune er indforstået med dette, ønskes pris og betingelser på køb af eksisterende pyloner oplyst. Svar 41: Se svar på spørgsmål 3, side 1. Spørgsmål 42 (anonymiseret): Må der afgives et bud fra to forskellige selskaber, når begge selskaber i sidste ende er ejet af samme moderselskab? Svar 42: Ja, så længe de to selskaber er uafhængige af hinanden ift. tilbudsafgivelsen, og der vedlægges en redegørelse for denne uafhængighed. Af hensyn til konkurrencen, kontraktens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter skal koncernforbundne virksomheder i tilbuddet anføre, hvordan uafhængigheden mellem de koncernforbundne virksomheder er sikret. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1) [1]. [1] Direktivet kan søges frem ved brug af hjemmesiden http://eur-lex.europa.eu/da/index.htm Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 10 af 13
For det tilfælde, at Ordregiver modtager tilbud fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil Ordregiver vurdere, hvorvidt de koncernforbundne tilbudsgivere i tilstrækkelig grad har sikret, at deres koncernforhold ikke vil få indflydelse på tilbudsafgivelsen. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil samtlige af de koncernforbundne tilbudsgivere blive udelukket fra Udbuddet. Ovenstående udelukker ikke koncernforbundne virksomheder fra, at indsende en ansøgning om bud og samtidig fungere som underleverandør til en anden tilbudsgiver. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud fra to koncernforbundne selskaber, så bedes tilbudsgiver redegøre for, hvordan denne uafhængighed er sikret. Med venlig hilsen Anne Marie Buchardt Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 11 af 13
Bilag 1, Tekniske specifikationer på de eksisterende 8 infostandere Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 12 af 13
Bilag 2, Tekniske tegninger over de eksisterende støbte sokler Bemærk at der er 2 størrelser, da lokation 1 og 2 (Randersvej og Grenåvej) blev leveret før de sidste 6 lokationer (Viborgvej, Edwin Rahrs Vej, Silkeborgvej, Skanderborgvej, Chr. X Vej, Oddervej). Svar på indkomne spørgsmål ifm. udbudsmateriale til Levering af digitale infostandere Side 13 af 13