Beretning for. Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek DEF 99/105

Beretning 1999 for Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

Sammenfatning Denne Beretning for 1999 omfatter en gennemgang af de enkelte indsatsområder og under hvert indsatsområde de resultater, der er opnået i 1999. Nedenstående sammenfattes status på de vigtigste resultatmål, ligeledes opgjort for hvert enkelt indsatsområde. På området Indsatsområde 1, Konceptudvikling, har arbejdet været koncentreret om at sikre fremdrift i DEF-projektet som helhed. Specielt skal fremhæves: Etablering af projektrammer og tilskudspolitikker DEF organisation og samspilsregler for deltagelse i DEF-projektet Et antal udredninger og analyserapporter er blevet udarbejdet Nordisk samarbejde om licenser og projektseminar Markedsføring af og informationsformidling om DEF foregår både nationalt fx i form af Visionsseminar med de 3 ministre og internationalt ved levering af oplæg på konferencer og artikler Det videre arbejde med at operationalisere DEF-konceptet og indarbejde de erfaringer, der indhentes fremgår af de mange aktiviteter under de øvrige indsatsområder. På Indsatsområde 2, National infrastruktur har hovedaktiviteten været at få etableret første version af DEF-Portalen med dertil hørende standarder, retningslinier, udviklingsværktøjer mv. Arbejdet er foregået i et tæt og kreativt samarbejde mellem mange aktører fra biblioteksside og CIT. De stillede resultatmål er både omfattende og komplekse, hvorfor aktiviteterne har været mange, hvoraf følgende skal fremhæves: Etablering af DEF-systemarkitektur, herunder udviklingsgrupperne DEF-Portal, DEF-Katalog og DEF-Nøgle Forberedelse af fælles brugergrænseflade: prototypeudvikling og fastlæggelse af standard for metadata, Danzigprofil og afprøvning af eksisterende prototyper Åbning af DEF-Vejviseren På Indsatsområde 3, Biblioteksinfrastruktur har det været muligt på baggrund af den besluttede tilskudspolitik at hjælpe 53 biblioteker til at få opgraderet og evt. udskiftet deres IT-systemer. De væsentligste resultater er: Opgraderingen af de "3 udbudsbiblioteker" lykkes næsten efter de fastlagte planer Opgraderingen af de "9 store" biblioteker er igang 19 medicinske fagbiblioteker er gået i systemsamarbejde med DNLB Etablering af licensindkøbssamarbejder er på plads og fungerer På Indsatsområde 4, Digitale ressourcer, er resultaterne omfattende. Nationale licenser er blevet indgået i stort omfang og der arbejdes med følgende problemstillinger fortsat G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

Indgåelse af et antal nationale licenser Finansieringsmodeller med blandingsøkonomier Finansieringsmodel for fremtidige nationale licenser år 2003 Rammer og retningsliner for forhandlinger Krav om adgang, vilkår og anvendelsesbetingelser Digitalisering af samlinger En national politik og strategi for digitalisering af samlinger, og som beskriver principper udvælgelse af relevante samlinger og igangsættelse af projekter International samarbejde om arrangement af en Europæisk konference om digitalisering af tidsskrifter på europæisk plan Retrokonvertering En national strategi og pricipper for retrokonvertering af Forskningsbibliotekernes kataloger, herunder udvælgelse af relevante samlinger og igangsættelse af projekter Adgang til danske forskningsresultater handlingsplan for etablering af Den Danske Forskningsdatabase Opstart på projekt i samarbejde med et forlag om tilgængeliggørelse af forskningspublicering i pre-printudgave På Indsatsområde 5, Brugerfaciliteter handler om projekter til udvikling af brugeradgang, brugerfaciliteter og servicefunktioner, der gør den elektroniske information tilgængelig for brugeren. DEF har herunder sat et antal projekter i gang med DEF-tilskud. Projekterne vedrører udvikling af : 5 fagportaler under DEF-portalen 3 projekter om brugerundervisning 1 projekt med bruger værktøjs udvikling 2 projekter om adgang til elektronisk information licensmaterialer og pre-print udgaver af videnskabelige tidsskrifter. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 3

Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING... 6 1.1 FORMÅL... 6 1.2 GRUNDLAG... 6 1.3 DÆKNINGSOMRÅDE... 6 1.4 LÆSEVEJLEDNING... 6 2 HOVEDMÅL... 7 2.1 DEF-PROJEKTET... 7 2.1.1 Delmål... 7 3 INDSATSOMRÅDE 1: KONCEPTUDVIKLING... 7 3.1 DEF-PROJEKTET... 7 3.1.1 Virkemidler... 8 3.2 PROJEKTSEKRETARIAT... 9 3.2.1 1... 9 3.2.2 2... 9 3.2.3 3... 9 3.3 FØRSTE ETAPE 1999... 10 3.3.1 DEF- koncept og DEF-strategi... 10 3.3.2 DEF-projekter... 10 3.3.3 DEF-organisation... 11 3.3.4 DEF-samspilsregler... 11 3.3.5 Markedsføring og information om DEF... 11 4 INDSATSOMRÅDE 2: NATIONAL INFRASTRUKTUR... 12 4.1 DEF-PROJEKTET... 12 4.2 FØRSTE ETAPE 1999... 12 4.3 DEF-SYSTEMARKITEKTUR... 13 4.3.1 Højhastighedsnet... 13 4.3.2 Adgangsstyring... 13 4.3.3 Fælles brugergrænseflade... 14 4.3.4 Emneadgang... 15 4.4 FÆLLES RETNINGSLINIER... 15 4.4.1 Standarder... 16 4.4.2 Definition af udvekslingsformater og niveau for informationer... 16 5 INDSATSOMRÅDE 2: BIBLIOTEKSINFRASTRUKTUR... 16 5.1 BIBLIOTEKSINFRASTRUKTUR - IT-SYSTEMER... 16 5.2 BIBLIOTEKSINFRASTRUKTUR - ORGANISATORISK... 17 5.3 FØRSTE ETAPE 1999... 17 BIBLIOTEKSINFRASTRUKTUR - IT-SYSTEMER... 17 5.3.1 Implementering af tilskudspolitikken... 17 BIBLIOTEKSINFRASTRUKTUR - ORGANISATORISK... 18 5.3.2 Implementering af biblioteksinfrastruktur - organisatorisk... 18 6 INDSATSOMRÅDE 3: DIGITALE RESSOURCER... 18 6.1 DEF-PROJEKTET... 18 6.2 FØRSTE ETAPE 1999... 19 6.2.1 Nationale licenser... 19 6.2.2 Digitalisering af samlinger... 20 6.2.3 Retrokonvertering af kataloger... 21 6.2.4 Adgang til elektronisk forskningspublicering... 22 7 INDSATSOMRÅDE 4. BRUGERFACILITETER... 24 G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 4

7.1 DEF-PROJEKTET... 24 7.2 FØRSTE FASE 1999... 24 7.2.1 Serviceudvikling... 24 G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 5

1 Indledning Denne Beretning for 1999 for Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek er udarbejdet af projektssekretariatet til DEF-Styregruppens møde den 15. dec. 1999 og efterfølgende møde i Koordinationsudvalget den 15. dec. 1999. Denne Beretning bygger på Handlingsplan for 1999 og beskriver de aktiviteter og resultater, som er opnået under de enkelte indsatsområde, samt forklaring på hvorfor nogle aktiviteter ikke er blevet gennemført. 1.1 et med denne beretning er: at synliggøre DEF-projektets resultater inden for de 5 indsatsområder på baggrund af de mål og resultater som var sat for projektåret 1999 i Handlingsplanen at beskrive status på, hvad projektet rent faktisk nåede af disse resultatmål at give Regnskabsoversigt for året 1999 (udarbejdet pr. november 1999) at sikre gennemsigtighed i projektets forløb for de 3 rekvirerende ministerier: Kulturministeriet Forskningsministeriet Undervisningsministeriet 1.2 Grundlag Beretningen 1999 bygger på Handlingsplanen for 1999 med tilhørende dokumentgrundlag. Desuden er grundlaget diverse indstillinger, notater og referater fra DEF-Styregruppen i det forgangne år. Disse fremgår af bilagslisten. 1.3 Dækningsområde Beretningen beskriver kort DEF-projektets overordnede målsætning for 1998 2002. Beretningen beskriver DEF-projektet konkrete mål og resultater i 1999, mens de øvrige år konkretiseres årligt inden for visionens rammer og den løbende udvikling af DEF-koncept og DEF-strategi. 1.4 Læsevejledning Denne Beretning 1999 for DEF-projektets 2. år er bygget op således at strukturen er genanvendt i Handlingsplan og resultatkontrakt. Indsatsområder og resultatmål inklusive status beskrivende, hvad projektet har nået eller ikke nået bliver efterfølgende beskrevet under hvert enkelt indsatsområde som følger: under Konceptudviklingen: DEF-projektets mål og resultater overordnet for hele projektperioden Projektsekretariatets mål og resultater overordnet for hele projektperioden G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 6

DEF-projektets mål og resultater og status for år 1999 under de øvrige indsatsområder: DEF-projektets mål og resultater overordnet for hele projektperioden DEF-projektets mål og resultater og status for år 1999 2 Hovedmål 2.1 DEF-projektet Projektets hovedmål er etableringen af Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek med udgangspunkt i de tekniske muligheder, som findes. Målet er en effektiv national informationsforsyning, der giver elektronisk adgang til de ressourcer, som allerede findes på landets forskningsbiblioteker, og som vil blive tilvejebragt som led i projektet. Projektet skal give plads til at indarbejde andre informationscentre som et naturligt led i det virtuelle informationssystem. For brugerne skal Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek fremtræde som ét bibliotek bestående af digitale kataloger og dokumenter. Brugerne er forskerne, de studerende, erhvervslivet, biblioteker og alle andre interesserede. Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek etableres som et netværk der sammenkæder forskningsbibliotekerne, informationscentres og på sigt folkebibliotekernes udbud med tværgående service som fx nationale licensaftaler. Helheden opnås gennem opfyldelse af og efterlevelse af standarder: for kommunikation, for understøttelse af søgning, for emneregistrering samt for dokumentationsbeskrivelse og repræsentation. 2.1.1 Delmål Delmålene er i det følgende formuleret udfra indsatsområderne, som de er formuleret i DEFrapporten, og som DEF-koncept og DEF-strategi bygger på nemlig konceptudvikling national infrastruktur biblioteksinfrastruktur digitale ressourcer brugerfaciliteter 3 Indsatsområde 1: Konceptudvikling Konceptudviklingen er den overordnede projektstyring af hele DEF projektet. Det er her udviklingen af det politiske, det bibliotekspolitiske og det biblioteksfaglige koncept ligger. 3.1 DEF-projektet at tydeliggøre og synliggøre DEF s identitet, DEF s produkt og DEF s organisation gennem formulering og konsekvent gennemførelse af det politiske, det bibliotekspolitiske og det biblioteksfaglige koncept Sammenfattende er det opgaven at udvikle DEF-identiteten: hvad er Det Elektroniske Forskningsbibliotek? DEF-produktet: hvilke services og hvilke produkter skal DEF yde til forskeren, den G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 7

Resultat studerende og borgeren, og på hvilke økonomiske vilkår? DEF-organisation: den virtuelle organisation (hvorledes bibliotekerne arbejder sammen om at levere DEF-ydelserne) og en medlemsorganisation (visa-kort modellen som incitamentsmodel, ejerskabsmodel, samspilsmodel samt finansieringsmodel) En virtuel organisation med et konkret indhold Brugeren holdes i fokus, hvor brugeren er forskeren, den uddannelsessøgende, biblioteker og erhvervsliv Standarder og regler for samarbejde Indkøbsfælleskab - langsigtet model for fælles anskaffelse af licenser på elektronisk information Fastlæggelse af en fælles medlemskoordinering og fælleseje 3.1.1 Virkemidler De typer af aktiviteter, som DEF-Styregruppen kan initiere, er inden for udvikling - indgå udviklingskontrakter (for specifikke udviklingsopgaver) - at afvikle eksperimenter (for afsøgning og afprøvning af muligheder) - at rekvirere udredninger/studier (for indsamling af og bearbejdning af viden) implementering - at forestå implementering af fællesfunktioner (herunder nationale licenser og DEF.dk) - at deltage i implementeringen knyttet til de enkelte institutioner, hvor særlige hensyn taler herfor - at støtte implementeringen generelt med gennemførelsen af rådgivning, erfaringsopsamling, kurser mv. drift - at definere og "udbyde" de enkelte opgaver - at indgå og administrere kontrakter (fx nationale licenser) - at følge op og gennemføre forbedringer. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 8

3.2 Projektsekretariat 3.2.1 1 Resultat Sekretariatsfunktion Sekretariatsbistand generelt over for ministerierne vedr. DEF-projektet og dets fremdrift Frembringelse af grundlag for beslutningsprocessen i hhv. styregruppe og koordinationsudvalg Sekretariatsbistand generelt til DEF-arbejdsgrupper, DEF-udvalg og DEF-projekter Informationsformidling og markedsføring af projektet og det udvikling Budgetstyring og sagsbehandling i forbindelse med bevillinger og tilskud Optimale arbejdsbetingelser for styregruppe, koordinationsudvalg Optimale arbejdsbetingelser for projektets udvalg Deflink.dk (projektets hjemmeside), foredrag, artikler mv. Budgetoverholdelse 3.2.2 2 Projektstyring Sikring af at DEF-konceptet tager sit afsæt i DEF-rapporten Sikring af at DEF-konceptet udvikler sig i overensstemmelse med de beslutninger og rammer, som koordinationsudvalg og styregruppe afstikker bl.a. ved iværksættelse af besluttede aktiviteter Sikring af at DEF-konceptet udvikler sig på fornuftig og realistisk vis i overensstemmelse med den virkelighed, projektet skal fungere i Projektkoordinering af igangsatte projektaktiviteter At iværksætte og administrere de udviklings-, implementerings-, og driftsopgaver, som DEF-styregruppen beslutter iværksat Resultat Et tidssvarende og realistisk DEF-koncept 3.2.3 3 Frembringelse af modeller, standarder og politikker Forhold til universiteterne - udarbejdelse af: - Forslag til informationspolitik i samspil med universiteterne - Betingelser for at forvalte universiteternes intellektuelle produkter - DEF's konsekvenser for forskningen og undervisningen - Arkiveringsplan af elektronisk udgivet forskningsresultater - Afklaring af grænseflader mellem bevarings- og formidlingsopgaver - gråt materiale Forhold i bibliotekssektoren - udarbejdelse af: - Kriterier og modeller for digitalisering af trykt materialer til DEF - Kriterier og modeller for indlemmelse af nyt materiale (licenskontrakter) - Kriterier og modeller for elektronisk publicering - Kriterier og modeller for fremtidig finansieringsgrundlag for G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 9

Resultat forskningsbibliotekerne Implementering af de vedtagne standarder og modeller Frembringelse af grundlaget for at Forskningsministeriet, Undervisningsministeriet og Kulturministeriet kan sikre at de bevillingstekniske konsekvenser kan indarbejdes i de årlige bevillingslove. 3.3 Første etape 1999 Konceptudviklingen i 1999 vil omfatte neden for beskrevne hovedopgaver, men disse kan ikke betragtes som dækkende for det arbejde, der skal udføres, idet der i projektperioden helt sikkert vil komme opgaver under dette indsatsområde, som endnu ikke er kendte. 3.3.1 DEF- koncept og DEF-strategi Løbende udvikling af koncept og strategi Videreudvikling af DEF-produktet Resultatmål Implementere den første version af det fælles serviceniveau for DEF-ydelser Status 1999 DEF-koncept og DEF-strategi har dannet grundlaget for arbejdet i projektet og første version af DEF-produktet er implementeret. 3.3.2 DEF-projekter På baggrund af en overordnet vurdering for DEF-koncept herunder DEF-produkt igangsættes DEF-projekter Projektforslag vurderes og projekttyper vælges og udbydes Projektansøgninger indkaldes Projektprocedurer udarbejdes Projektevalueringsregler udarbejdes Resultatmål Etablering af projektstyring Implementering af et antal udvalgte projekter inden for de valgte indsatsområder Status 1999 I februar blev indkaldte forslag til projekter modtaget og bearbejdet til en oversigt, som beskrev projektforslagene i typer, emner samt økonomi, inklusive en kort beskrivelse samt forslag til det videre forløb. Denne blev behandlet på mødet den 22.2.1999. DEF har valgt at lave implementeringsprojekter og ikke forsøgsprojekter således, at projektprodukter og viden udvikler DEF-produktet. Princippet er at udvikle den nationale og ikke den institutionelle platform og niveau. Derfor afholdt DEFsekretariatet et projektseminar vedrørende de indsendte projektforslag, hvortil alle forslagsstillere var inviteret. Deltagerne fandt, at det var en meget god og hensigtsmæssig måde at bearbejde forslagene på. Ligesom deltagerne fandt principperne for at samarbejde projekterne fornuftige. Seminaret resulterede i en Projektindstillingen om at prioritere implementering af Fagportaler, som styregruppen besluttede at følge. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

3.3.3 DEF-organisation Udvikle en organisationsmodel for DEF Modellen bør omfatte følgende 6 elementer: det er attraktiv at være deltager det er ikke attraktivt at være uden for det er attraktivt at deltage i udviklingen af DEF den eksisterende biblioteksstruktur overvindes uden at den kræves ændret brugerne skal faktisk kræve at bibliotekerne er med den sætter tidligere konkurrenceforhold ud af drift (ikke monopol) Resultatmål Model parat til en faseopdelt implementering Status 1999 Der forligger et notat som beskriver modellen og på mødet i styregruppen den 15. december 1999 vil medlemmer af styregruppen udforme et DEF-charter. Dette skal danne grundlag for kommende temamøder og videre bearbejdning. 3.3.4 DEF-samspilsregler Udformning af samspilsregler for deltagelse i DEF Samspilsreglerne skal sikre at bibliotekerne indgår en form for: forpligtigelse i forbindelse med modtagelse af tilskud under biblioteksinfrastruktur forpligtigelse omkring overholdelse af standarder forpligtigelse i forbindelse med samarbejde om servicetilbud Resultatmål Et sæt samspilsregler Status 1999 I forbindelse med tilskud til opgradering af systemer ligger et sæt samspilregler. Ligeledes ligger der et sæt samspilsregler i forbindelse med tilskud til projekter. Samspilsreglerne skal videreudvikles og samles i en udgivelse jf. handlingsplan år 2000. 3.3.5 Markedsføring og information om DEF DEF skal være synligt og kendt af alle - både nationalt og internationalt Markedsføring og informationsformidling om DEF-projektet skal foregå på flere måder: www.deflink.dk videreudvikles løbende til at være "stedet", hvor man kan finde information om projektet og dets fremdrift aktiv markedsføring overfor brugerne (workshops, temadage, seminarer) udvikle en informationsstrategi og informationsplan for projektet Resultatmål At DEF-projektet først og fremmest er kendt i brugerkredse, forskningssektoren og bibliotekssektoren, men også i offentligheden i almindelighed Status 1999 deflink.dk bliver løbende ajourført og forbedret og besøgstallet er stort G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

DEF har genneført: Visionsseminar, Temadag om DEF, udstilletpå Scanlab messen samt deltaget med foredrag i mange konferencer. Brochure og informationsmaterialer er fremstillet. Plan for information og markedsføring udarbejdes løbende. 4 Indsatsområde 2: National infrastruktur 4.1 DEF-projektet Resultat Tilvejebringelse af den teknologiske sammenhæng mellem bibliotekerne og brugerne gennem etablering af netforbindelser og -tjenester samt gennem fastlæggelse af standarder. Højhastighedsnet (Forskningsnettet) Adgangsstyring (Brugeradministrationssystem) Fælles brugergrænseflade Emne adgang (Subject gateway systemer) Fælles retningslinier herunder definition af standarder og krav til arbejdsplads DEF fælles brugergrænseflade inklusive nettjenester Etableringen af den nationale infrastruktur gennemføres ved en implementering opdelt i etaper udfra det sigte hurtigst muligt at få etableret en fælles indgang til DEF, som giver brugeren adgang til: Præsentation af DEF og DEF's services Direkte kobling til de deltagende biblioteker og deres ydelser Adgang til fælles gratis ydelser i DEF Brugeradministration - en enkel "log-in" facilitet med mulighed for specificeret adgang til elektroniske informationer (nationale licenser) Skræddersyet brugerprofiler herunder mulighed for brugerdefinerede brugerprofiler Udviklingen og implementeringen omfatter følgende opgaver: Adgang til højhastighedsnet herunder definition af tilkoblingskrav for biblioteker, arbejdsplads og enkeltpersoner Udvikling/implementering af brugeradministration Udvikling/implementering af en fælles brugergrænseflade herunder søgesystem Udvikling/implementering af subject gateway system 4.2 Første etape 1999 Første etape omfatter opkobling til højhastighedsnet, implementering af 1. version af en fælles brugergrænseflade inklusive brugeradministration og søgesystem på simpelt niveau. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

4.3 DEF-systemarkitektur 4.3.1 Højhastighedsnet Tilkobling af biblioteker, interessenter og brugere til højhastighedsnet Alle primære brugere (forskere og studerende) med arbejdsplads uden for de traditionelle arbejdspladser på universiteter og biblioteker gives tilkoblingsmulighed Resultatmål Tilkobling af A - de 12 store forskningsbiblioteker B - Alle kategori C og D biblioteker som deltager i DEF (44 biblioteker med et personale på 3-20 årsværk)) C- Definition af tilkoblingskrav for enkeltpersoner (remote opkobling) samt etablering af de tekniske faciliteter hertil centralt Status 1999 A og delvist B er gennemført. C er endnu ikke relevant, idet DEF-nøgle problematikken endnu ikke er løst. 4.3.2 Adgangsstyring Adgangsstyringen bestemmer, hvilke brugere der har adgang til hvilke ressourcer på hvilke vilkår. Adgangsstyring er en forudsætning for at brugerne - uden at skulle gå på biblioteket - kan få adgang til de elektroniske informationer, hvortil der er anskaffet nationale licenser. At give adgang til DEF-services fra en fælles brugergrænseflade - specielt de elektroniske informationer via licensaftaler Opstilling af systemkrav til en brugeradministration Design af en teknisk systemarkitektur for et brugeradministrationssystem Afklare om evt. eksisterende systemløsninger kan anvendes og tilpasses Gennemførelse af en udbudsforretning Resultatmål Afprøvning af eksisterende adgangsstyringssystemer Kravspecifikation færdiggøres Evt. udbud iværksættes 1. version etableres Status 1999 UNI-C har udarbejdet en rapport: Forslag til realisering af fælles brugervalidering til DEF-tjenester. Rapporten dokumenterer, at det er muligt med eksisterende teknik at skabe en DEF-nøgle i overensstemmelse med det koncept for nøglen der var givet som udgangspunkt for udredningen. Rapporten redegør for de funktioner en løsning skal indeholde, specielt vedrørende autentificering og autorisation af en bruger, for at en nøgle kan virke. Den gennemgår tekniske muligheder for at løse disse opgaver og beskriver en løsning der kan realiseres ved anvendelse af proxy er. På grundlag heraf beskrives to løsningsmodeller: En central og en decentraliseret. Begge karakteriseres som realisable, men der peges på den centrale som den mest hensigtsmæssige ud fra en vurdering af styring af etablering og drift og G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

omkostninger derved. Den er blevet behandlet i DEF-nøglegruppen med følgende resultat, at gruppen indstiller: at en DEF-nøgle realiseres som en distribueret løsning, byggende på anvendelse af proxy er, blandt de deltagende biblioteker med et eller flere centre til at varetage løsninger for biblioteker der ikke ønsker selv at etablere den. Der vil ske en videre behandling af indstilling. I handlingsplanen for år 2000 prioriteres løsningen af brugeradministrationen højt. 4.3.3 Fælles brugergrænseflade Etableringen af en fælles brugergrænseflade bygger på webteknologien og baseres på web standarder. Søgesystemet kan udvikles i flere tempi og kan omfatte flere niveauer af sværhedsgrader (fx simpel og avanceret). Søgesystemet i DEF forventes at kunne afsøge flere databaser (forskellige kataloger mv.) på tværs i en søgning - et sådant system findes ikke i dag - dog er der lavet prototyper (nationalt DANWEB og internationalt fx Gent - løsningen). At give DEF-brugerne adgang til DEF via en fælles brugergrænseflade med mulighed for på en enkel måde at kunne søge på tværs i DEF's tilbud af kataloger og databaser Design af en teknisk systemarkitektur for en fælles brugergrænseflade, herunder søgesystem inklusive brugeradministration og nettjenester Opstilling af systemkrav til en fælles brugergrænseflade Afklare om evt. eksisterende systemløsninger (prototyper) kan anvendes og tilpasses Gennemførelse af en udbudsforretning 2000 Resultatmål Afprøvning af eksisterende prototyper Kravspecifikation færdiggøres Evt. udbud iværksættes 1. version etableres Status 1999 Som led i Danmarks Elektroniske Forskningsbibliotek er igangsat DEF Katalogprojektet. Det skal etablere og organisere en fælles søgeinfrastruktur baseret på Z39.50 standarden og danzig-profilen. Endvidere skal realiseres en virtuel samkatalog, en samlet og let tilgængelig adgang via DEF Portalen til at søge i alle relevante databaser med efterfølgende adgang til elektroniske dokumenter eller bestilling af lån og fotokopier til levering overalt i Danmark. Den virtuelle samkatalog skal opfattes som en hybrid superkatalog, der på den ene side integrerer enkeltstående bibliotekssystemer og fysiske samkataloger som DanBib til et fælles søgeunivers, og på den anden side giver separat adgang til specialiserede subkataloger, f.eks. emnemæssigt afgrænsede kataloger. I første række fokuseres på at integrere de større forskningsbibliotekers katalogsystemer og DanBib. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

De 12 store DEF-biblioteker skal teste en række klienter og servere. Der er derfor indgået en aftale med Fischer & Lorenz om koordinering af Z39.50-testen fra november 1999 og cirka 6 måneder frem. Som led i denne test forventes snarest indgået aftale med Danmarks Tekniske Videncenter & Bibliotek og Dansk BiblioteksCenter om at de stiller Web-to-Z39.50 gateways til rådighed for DEF katalogs Z39.50 test. et hermed er at afprøve de eksisterende Z39.50 servere med web-baserede klienter. Der forventes snarest indgået en aftale med DBC om etablering af en subkatalog ved navn DEF1. Den vil bestå af bibliografiske poster med lokalisering på danske biblioteker, men uden poster der alene findes på de fire DEF-biblioteker: Danmarks Pædagogiske Bibliotek, DTV, Handelshøjskolen i København og Roskilde Universitetsbibliotek. Det betyder, at DEF1 kan bruges til et virtuelt samkatalog bestående af de fire biblioteker + DEF1 uden at de fire bibliotekers poster optræder dobbelt. 4.3.4 Emneadgang Adgang til de mange informationer i DEF via én brugergrænseflade kræver at der implementeres en nettjeneste, der tilbyder brugeren at kunne vælge et ønsket fagområde og herunder kunne specificere sine søgninger emnemæssigt. Emneadgang ved hjælp af subject gateway systemer effektiviserer søgninger inden for bestemte emneområder. Valg af løsning for emneadgang til DEF Analysering af behov og krav til emneadgang Der specificeres tekniske krav til subject gateway system Afklaring af eksisterende systemer Resultatmål Fastlæggelse af ambitionsniveau for emneadgang Afprøvning af 1. version Status 1999 DEF-Portalen har valgt Dewey som overordnet klassifikation i første version. Der er udarbejdet en analyse rapport om Emnestrukturering i virtuelle samkataloger og på baggrund heraf er det videre arbejde med bestemmelse af ambitionsniveauer og afprøvning sat i gang i forbindelse med udviklingen af DEF- Portalen og Fagportalerne. 4.4 Fælles retningslinier I forbindelse med etablering af en fælles systemarkitektur omfattende kommunikation, adgangsadministration og fælles nettjenester er det nødvendigt at udarbejde fælles retningslinier og standarder for såvel tekniske snitflader som for informationer. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

4.4.1 Standarder Sikre teknisk kompatibilitet Fastlæggelse af hvilke standarder der skal implementeres baseret på internationale standarder Resultat Vedtagelse af gældende tekniske standarder for DEF-projektet Status 1999 I DEF-Portal og DEF-Katalog arbejdes der med standarder og fælles retningslinier. Der foreligger nu beskrivelse af Metadataformat, vejledning i anvendelse af Metadataformat, Definitioner af Ressourcetyper. DDC klassifikationer og Bibliotekskoder. I DEF-Katalogsammenhæng ligger Danzigformatet som standard. Der er etableret fora mellem DEF-Portal og DEF-fagportaler, hvor samordning af standarder og regelsæt foregår. 4.4.2 Definition af udvekslingsformater og niveau for informationer Sikre informationsmæssig kompatibilitet Fastlæggelse af hvilke udvekslingsformater og niveau for informationer i DEFprojektet specielt i forbindelse med udveksling af Brugerinformationer til brugeradministration Emnedata til subject gateway system Bibliografiske oplysninger til søgning på tværs (kataloger og databaser) Resultatmål Vedtagelse af brugerinformationsniveau Vedtagelse af 1. niveau for emnedata Vedtagelse af udvekslingsniveau for bibliografiske informationer Status 1999 Dette arbejde pågår løbende i de 3 systemarkitekturgrupper: DEF-Portal, DEF-Nøgle og DEF-Katalog 5 Indsatsområde 2: Biblioteksinfrastruktur 5.1 Biblioteksinfrastruktur - IT-systemer Etableringen af biblioteksinfrastrukturen gennemføres ved udarbejdelse og vedtagelse af tilskudsmodeller for de forskellige bibliotekskategorier baseret på de undersøgelser af bibliotekernes ITstade, som er gennemført af UNI-C og Ernst & Young i forbindelse med udarbejdelse af DEFrapporten, og Biblioteksstyrelsens undersøgelse af De små forskningsbibliotekers IT-situation, okt. 1998. Tilskud tildeles på betingelse af bibliotekernes accept af samspilsregler, standarder mv. samt tilkendegivelse af villighed til videreudvikling og vedligehold. Bibliotekerne skal desuden kunne bidrage væsentligt til DEF-projektet ved at stille informationsressoucer og service til rådighed, som G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

giver forskerne og de uddannelsessøgende den ønskede adgang til elektroniske informationer og viden. Gennemførelsen af etableringen af det fælles tekniske DEF-system niveau samt tilslutning vil blive gennemført i etaper opdelt efter bibliotekernes vigtighed i forhold til etablering af DEF, samt i henhold til de budgetmæssige rammer. Bibliotekerne er opdelt i kategorier: Kategori 1 - de 3 "udbudsbiblioteker" Kategori 2 - de 9 store forskningsbiblioteker Kategori 3-44 små og mindre forskningsbiblioteker Kategori 4 - øvrige forskningsbiblioteker og institutioner der har specielt interesse i og for DEF. Resultat Sikre at bibliotekernes IT udvikles i overensstemmelse med DEF-konceptet og teknologiske standarder Udarbejde samspilsregler for deltagelse i DEF som sikrer, at brugeren er i fokus, herunder udarbejde krav til tekniske standarder og udvekslingsformater og informationsniveauer. Sikre villighed til vedligehold og videreudvikling af IT-systemerne Gennem tilskud at tilskynde bibliotekerne til investering i udvikling af deres IT-systemer Etablere et fælles teknisk DEF-system niveau for biblioteksinfrastrukturen 5.2 Biblioteksinfrastruktur - organisatorisk Resultat Udvikle de nye samarbejdsformer og metoder, som er nødvendige for at forskningsbibliotekerne kan fremstå som en virtuel DEF-organisation Igangsætning af projekter/udviklingskontrakter vedrørende ændring af samarbejdsmetoder omfattende låneveje og regler, økonomi (mellem-institutionelle finansieringsmodeller), indkøbsforeninger, udvikling af fælles DEF-serviceprodukter mv. Iværksætte uddannelseskoncept for kompetence opbygning af personale Sikre igangsætning af projekter vedr. uddannelseskoncept for brugere DEF samarbejdet gør at bibliotekerne fremstår som én virtuel DEF-organisation 5.3 Første etape 1999 Biblioteksinfrastruktur - IT-systemer 5.3.1 Implementering af tilskudspolitikken Opgradering af bibliotekssystemer Der ydes tilskud til opgradering af bibliotekssystemer inden for budgettets rammer (dvs. fordeling over projektår) og på baggrund af tilskudspolitikken til Kategori 1 - de 3 "udbudsbiblioteker" Kategori 2 - de 9 store forskningsbiblioteker G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

Kategori 3-44 små og mindre forskningsbiblioteker Der laves plan for inddragelse af denne gruppe over de næste projektår Kategori 4 - øvrige forskningsbiblioteker og institutioner der har specielt interesse i og for DEF Resultatmål Status 1999 Kategori 2 og delvis 3 implementeret på bibliotekerne Kategori 2 og delvis 3 er gennemført ved, at der er givet tilskud til de 9 samt til 35 biblioteker fordelt på gruppe 3 og 4 på grund af bibliotekssamarbejder. Således har i alt 50 biblioteker fået tilskud til opgardering af deres IT-systemer. Biblioteksinfrastruktur - organisatorisk 5.3.2 Implementering af biblioteksinfrastruktur - organisatorisk Omstillingsproces igangsættes Udvikling af uddannelseskoncept for personale Udvikling af rammer for indkøbssamarbejder Udvikling af samarbejde omkring en fælles serviceudvikling til DEF (diverse nettjenester, emneindex, elektronisk brugerguide, fælles præsentation af DEFbibliotekerne og deres service) Resultatmål Uddannelseskoncept implementeres Indkøbssamarbejdsformer og metoder udvikles 1.version af DEF service tilbud implementeres Harmonisering af emneindexering igangsættes Status 1999 Uddannelseskoncept er ikke sat i gang. Indkøbssamarbejdsformer og metoder udvikles løbende i forbindelse med anskaffelse af nationale licenser. Desuden har bibliotekerne etableret licensgrupper for henholdsvis De 12 store, de små og mindre Forskningsbiblioteker og Centralbibliotekerne. Arbejdet må hermed siges at være godt i gang. 1.version af DEF service tilbud implementeres. DEF-vejviseren er startet 19. oktober 1999. Harmonisering af emneindexering igangsættes. Der er sket jf. rapport om Emnestrukturering i virtuelle samkataloger og styregruppens beslutning om det videre arbejde hermed i portal udviklingen. 6 Indsatsområde 3: Digitale ressourcer 6.1 DEF-projektet Den overordnede målsætning for indsatsområdet digitale ressourcer er at sikre brugeren (forskeren, den uddannelsessøgende) adgang til og formidling af digitale informationsressoucer. Gennemførelsen af denne opgave vil strække sig over hele projektperioden, dvs. etableringen vil ske i etaper under hensyntagen til budgetrammen. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

Resultat Optimering af adgangen til information i elektronisk form gennem digitalisering af udvalgte samlinger og kataloger, stimulering af elektronisk forskningspublicering og etablering af adgang til internationale, elektroniske informationsressourcer Etableringen af information sker på 4 overordnede områder: Ved at indgå nationale licensaftaler for adgang til elektroniske informationer (referencebaser, fuldtekst tidsskrifter, fakta og nationalbibliografiske baser) Ved at digitalisere fysiske samlinger Ved at sikre elektronisk adgang til bibliotekernes ressourcer - retrokonvertering af trykte kataloger Ved at opbygge en samlet, fælles adgang til dansk forskningspublicering og medvirke til gennemførelse af en elektronisk forskningspublicering således, at forskningsresultaterne bliver tilgængelige i fuldtekst og ligeledes er sikret bevaring. Sikre en hurtig opbygning af en "kritisk masse" af elektroniske informationer i DEFprojektet, der har relevans for forskere, uddannelsessøgende og erhvervsliv samt borgeren 6.2 Første etape 1999 6.2.1 Nationale licenser At etablere adgang til elektronisk information i stor målestok At udvælge og indgå nationale kontrakter på elektronisk information At implementere organisatoriske rammer for nationale licensaftaler At implementere tæt samarbejde med brugerne og bibliotekerne i forbindelse med udvælgelse af produkterne At sikre økonomisk, teknisk og biblioteksfaglig drift At gennemføre og genanvende evaluering af de enkelte produkter At sikre at tilskud afspejles i finansieringsmodeller med omstillingsprocessen for øje Resultatmål Sikre optimal udnyttelse af de økonomiske ressourcer, budgettet stiller til rådighed Få etableret de organisatoriske rammer og samarbejde På baggrund af brugerbehov gennemføre kontraktindgåelse på et antal licenser som dækker de forskellige fagområder bedst muligt og som ønsket Udarbejde finansieringsmodeller for tilskud med henblik på udfasning Påbegynde analysen af den langsigtede løsning vedr. anskaffelse af nationale licenser Status 1999 På dette område må samtlige projektmål siges at være nået. Økonomisk er budgettets midler brugt til anskaffelse af nogle meget store og væsentlige bibliografiske databaser og elektroniske fuldtekst tidsskrifter. De organisatoriske rammer for licensarbejdet er udarbejdet i form af Rammer for forhandling af nationale licenser, Beslutningsgrundlag for licens indgåelse på produkter, Forhandlingspolitik for elektroniske licenser Samarbejdet foregår i Licensgruppen bestående af repræsentanter for de 12 store forskningsbiblioteker, 1 repræsentant for De små og mindre forskningsbiblioteker samt en repræsentant fra Centralbibliotekerne. Der er afprøvet workshop modeller for brugerinvolvering på Sundhedsområdet. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 1

Disse vil blive videreudviklet og anvendt på andre fagområder i år 2000. Der arbejdes med og afprøves løbende forskellige former for finansieringsmodeller. Disse er afhængige af leverandørernes prismodeller og prisstrukturer. Der arbejdes videre med udvikling af finansieringsmodeller i år 2000. Notat om den langsigtede løsning vedr. anskaffelse af nationale licenser foreligger til Koordinationsudvalgets møde den 15.dec.1999 6.2.2 Digitalisering af samlinger Etablere digitalisering af samlinger der har speciel interesse for forskere At udvikle metoder, standarder for digitalisering At udvikle strategier for opbevaring og sikring af digitaliseret materiale Fremfinde og vælge relevante samlinger til digitalisering med forskellig formål på områderne: Traditionel form (papir og andre analoge medier som bånd mv.) Den nationale kulturarv Relevante forskningsressourcer At iværksætte metodeprojekter til fastlæggelse af digitaliseringsstrategi, opbevaringsstrategi, tilgængelighedsstrategi og sikkerhedsstrategi Resultatmål Valg af et antal relevante samlinger og igangsætte projekter inden for den afsatte budgetramme Status 1999 På baggrund af indsendte forslag til samlinger, der ønskes digitaliseret udarbejdede en arbejdsgruppe en indstilling til politik og strategi for digitaliseringsprojekter. beskrevet i Principper og strategi for digitaliseringsprojekter i DEFprojektet dateret juli 1999. Arbejdsgruppen bestod af Erland Kolding Nielsen, Jens Thorhauge og Hanne Marie Kværndrup. I bibliotekssammenhæng omfatter retrodigitalisering primært fire hovedområder: trykte og utrykte bibliotekskataloger trykte og utrykte bibliografier og registraturer trykte tidsskrifter trykte og utrykte papirbaserede (samt ikke papirbaserede) dokumenter og samlinger. Den vedtagne Strategi er, at der i DEF-regi som hovedregel kun digitaliseres dansk materiale, og at DEF lægger sig tæt op ad internationale projekter i forhold til standarder og indhold, således at DEF bidrager til at realisere forventninger og tendenser til, at det er bestemte typer af materialer, der digitaliseres. DEF vedtog, at DEF-midlerne til digitalisering anvendes således på de øvrige kategorier: 1. Der gives DEF-midler til digitalisering af det nationalbibliografiske apparat, primært trykte indekser. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

2. Der gives tilskud til digitalisering af centrale bibliografier og registraturer, hvor initiativ og medfinansiering kommer fra fagbiblioteker o.l. 3. Der satses på en digitalisering af centrale danske tidsskrifter efter JSTOR modellen delt op i to projekter henholdsvis Den videnskabelige JSTOR og Den kulturhistoriske JSTOR. Der er inviteret til et samarbejde herom fra JSTOR s side. Der satse desuden på en digitalisering af danske aviser. 4. Der gives tilskud til digitalisering af samlinger, primært sådanne der findes i et eller få biblioteker og som der er bred interesse for. DEF vedtog en tilskudspolitik om at der som princip gives tilskud efter en model med 100% finansiering, 66% og 33% finansiering gradueret efter væsentlighed. Indstillingen vil først blive implementeret i år 2000 jf. Handlingsplan år 2000. Budgettet til dette område gælder ligeledes for år 2000. Der er dog allerede bevilliget tilskud til DIEPER og DBC s projekt med digitalisering af Indeksværker. DEF er desuden med i og sekretariat for gennemførelse af en konference om mulig etablering af et europæisk samarbejde om digitalisering af ældre tidsskrifter. Konference holdes i marts 2000. 6.2.3 Retrokonvertering af kataloger At få det størst mulige antal relevante bibliotekskataloger gjort elektronisk tilgængelige Gennemføre behovsanalyse Gennemføre en prioritering og en udvælgelse Resultatmål Igangsætte de første projekter Status 1999 En arbejdsgruppe har udarbejdet en rapport beskrivende Principper og strategi for retrokonvertering af Forskningsbibliotekernes kataloger. DEF-Styregruppen har på mødet den 7. oktober 1999 besluttet at følge Indstilling. Arbejdsgruppen bestod af Erland Kolding Nielsen, KB og Niels Christian Nielsen, SB samt Ulla Højsgaard fra Biblioteksstyrelsen. DEF budgettet har på Indsatsområdet Retrokonvertering afsat 20 mill. kr. over 3 år fra år 2000-2002. Implementeringen af indstillingen vil blive påbegyndt i år 2000 jf. Handlingsplan år 2000. På baggrund af en forundersøgelse vedrørende behovet for retrokonvertering af kataloger og en derefter meget grundig gennemgang og dialog med bibliotekerne har Arbejdsgruppen kunnet udarbejde indstillingen. Indstillingen beskriver den valgte tilskudspolitik, som baseres på, at der gives faste tilskud pr. bibliografiske post på mellem 7,50 kr. og 9,50 kr. alt efter, hvilken kvalitet og type kort katalogen består af. Konverteringsprisen kan svinge meget fra samling til samling, men også fra G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

leverandør til leverandør. Nogle kataloger vil have en beskaffenhed, der gør at konverteringen bliver meget dyrere end først antaget - altså når man først er i gang! Det kræver derfor nogen fleksibilitet i budget og sagsbehandling. Indstillingen beskriver de valgte principper for valg af samlinger til retrokonvertering i DEF regi foruden nogle formelle forudsætninger og krav, der skal følges for tilskud kan gives. DEF-sekretariatet vil snarest indkalde ansøgninger fra de biblioteker, hvis kortkataloger og samlinger er valgt til retrokonvertering i DEF regi. De biblioteker, der har bidraget til den omtalte undersøgelse først på året, men som ikke er kommet i betragtning, vil selvfølgelig også høre fra DEF-sekretariatet. For områderne National Universal- og Fagbibliografi og Nationale Kataloger vil der blive nedsat en arbejdsgruppe, som skal udarbejde en samlet faglig udredning og prioritering af digitalisering af de omtalte nationalbibliografier og national kataloger. 6.2.4 Adgang til elektronisk forskningspublicering Sikre adgang til danske forskningsresultater - som en fælles samlet database med adgang til elektronisk fuldtekst ved at medvirke til elektronisk forskningspublicering påbegyndes Lave udviklingsplan for DANDOKbasen med henblik på en fælles samlet adgang til dansk forskningsresultater jf. DEF-visionen Gennemføre markedsføring af DANDOKbasen over for dataleverandørerne Iværksætte motivationsprojekter i tæt samarbejde med Forskningsrådene og forskerne om elektronisk forskningspublicering Plan for arkivering - pligtaflevering af forskningspublicering Resultatmål DANDOKbasens videreudvikling igangsættes 1-2 projekter med elektronisk forskningspublicering igangsættes Status 1999 En arbejdsgruppe bestående af Inge Berg Hansen, Karen Grundvad Kvist, Birgit Pedersen, Steen Bille Larsen og Hanne Marie Kværndrup har udarbejdet en rapport vedr. dansk forskningspublicering og DANDOK basen. Arbejdsgruppen har i forbindelse med færdiggørelsen af rapporten til styregruppen gennemført en Rundbordssamtale med interessenter i dansk forskning. På mødet fremkom Forskningsministeriet med nogle væsentlige synspunkter vedr. fremtiden for DANDOK og en evt. videreudvikling heraf. Der foreligger et resumé fra dette møde sammen med den udsendte rapport. Styregruppen behandlede rapporten på mødet den 8. juni 1999 med følgende konklusion. Basen holdes kørende i år 2000 og 2001, som en del af DEF DANDOK-projektledelsen går videre med rapportens hovedanbefalinger i samarbejde med DEF-sekretariatet Sekretariatet i samspil med projektledelsen markedsfører basen over for brugere, forskere og dataleverandører DANDOKbasen opbygges efter mindste modstands vej DANDOKbasen integreres i DEF-Portalen Sekretariatet sammen med EKN forsøger at sikre Forskningsministeriet G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

opbakning til pligtaflevering Styregruppens holdning er, at forskningsregistrering er en fuldt integreret del af DEF Sammenhæng til Pligtafleveringssystemet sikres Udviklingsprojekt udføres i samarbejde med leverandører og brugere DANDOKbasen skifter navn til Dansk Forskningsdatabase DEF-sekretariatet har i samarbejde med projektledelsen af DANDOK basen udarbejdet en projektplan for det videre forløb, en organisationsmodel samt skitse til en forretningsplan. Dette materiale anvendes som basis for det videre arbejde med fastlæggelse af rammerne for projektet samt fastlæggelse af markedsføringsindhold og udførelse heraf. Det er en afgørende pointe, at det første budskab til markedet skal give en ærlig og positiv opfattelse af det nye produkt med maksimal sikkerhed for at bevare troværdigheden og dermed brugernes og leverandørernes fortsatte interesse. G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

7 Indsatsområde 4. Brugerfaciliteter 7.1 DEF-projektet At udvikle de værktøjer, som DEF-brugerne kan anvende såvel på biblioteket som fra arbejdsplads eller hjem Brugerfaciliteter skal sikre, at DEF-service og elektroniske ressourcer er tilgængelige for brugeren : Adgang til brugerarbejdspladser på bibliotekerne (PC er, NC er mv.) En definition af kravene til den PC/NC, som brugeren i øvrigt anvender op mod DEF Systemfaciliteter og værktøjer som DEF stiller til rådighed for brugeren Faciliteter i forbindelse med "fysisk" dokumentlevering Resultatmål Igangsættelse af projekter der udvikler disse systemfaciliteter 7.2 Første fase 1999 7.2.1 Serviceudvikling Sikre tilgængeliggørelse af DEF-services ved at påbegynde udvikling af brugerfaciliteter Få defineret forsøgs- og udviklingsprojekter omkring brugerfaciliteter og servicefunktioner der gør den elektroniske information tilgængelig for brugeren Konkrete tiltag: Elektronisk dokumentlevering Publishing on demand Elektroniske hjælpeværktøjer Elektroniske serviceprodukter Resultatmål Igangsættelse af et antal projekter inden for den givne budgetramme Status 1999 Jf. 3.3.2 DEF-projekter er der igangsat et antal projekter. Hovedparten af projekterne knytter sig til udviklingen af DEF-Portalen. I tilknytning hertil har DEF valgt at fokusere udviklingen af DEF-produktet med et antal fagportaler. Fagportaler Det er i den forbindelse udsendt opfordring til indsendelse af projektbeskrivelser og ansøgninger på det aftale økonomiske grundlag med frist senest 24. sept. 1999. DEFsekretariatet har behandlet disse. Projekterne er alle startet pr. 1. nov. 1999. Der er etableret projektkonsortier omkring udvikling af fagportalerne for at sikre en brede i deltagerantallet. Projekterne er: Samfundsvidenskabelig fagportal - Erhvervsøkonomisk fagportal/hbk, HBÅ, SDUB og DS G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

Science, Medicin & technical fagportal - MT Klinisk Information/DNLB, SB, SDUB og Faggruppen for Medicinske biblioteker Science, Medicin & technical fagportal - Energiteknologi/AUB, DTV og Risø Bibliotek Science, Medicin & technical fagportal Levnedsmiddelsområdet/DVJB, DNLB, DTV og Danmarks Jordbrugsforskning Flakkenbjerg Humanistisk fagportal Det virtuelle musikbibliotek/sb, KB, SDUB, DBC og Musik InformationsCentret Projekter i øvrigt Brugerundervisningsprojekterne som forventes indarbejdet i fagportalerne: Mile på AUB Avanceret brugerundervisning i elektronisk informationssøgning på RUC Courseware projektet Det virtuelle læringsrum på HBÅ Brugerservice værktøj projekt: Åben Hybermediestøtte til brugerstyret informationsorganisering i DEF-Portalen Adgang til digitale informationer: Offentlig DEF adgang til et udvalg af licensmaterialer Preprint projektet/munksgaard, Forskningsstyrelsen, DEF G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2

8 Bilagsliste DEF 99/061 Status siden sidste Styregruppemøde 17. december 1998 DEF 99/062 Indstilling til DEF-Styregruppen vedr. projektforslag DEF 99/063 Kort beskrivelse af projektforslagene DEF 99/064 Oversigt over projektforlag til DEF + bilag DEF 99/065 National politik for digitalisering af samlinger DEF 99/066 Digitalisering og Elektronisk publicering (på papiret En national digitaliseringspolitik? Hvad, hvordan, hvornår? ) DEF 99/067 Retrokonvertering DEF 99/068 En national politik for retrodigitalisering dat. 25. maj 1999 DEF 99/069 DEF markedsføringsplan DEF 99/070 Udkast til forretningsorden for ledelsen af DEF-projektet DEF 99/071 DEF-systemarkitekturmøde d. 12.02.99 hos Center for IT-forskning DEF 99/072 Kort beskrivelse af digitaliseringsforslag DEF 99/073 DEF-digitaliseringsforslag: skategorier DEF 99/074 Status og planer for DEF-systemarkitekturprojektet DEF 99/075 Status Siden Sidste Styregruppemøde den 22. februar 1999 DEF 99/076 Kort status over implementering af og overgang til nyt bibliotekssystem/syddansk Universitetsbibliotek DEF 99/077 Statusrapport vedr. anskaffelse og implementering af nyt bibliotekssystem på Det Kongelige Bibliotek DEF 99/078 Kort status vedr. Statsbibliotekets migration til nyt bibliotekssystem DEF 99/079 Rapport fra Arbejdsgruppen vedr. Dansk Forskningsdatabase DEF 99/080 Brev fra Det Danske Kunstindustrimuseum (MGJ) dat. 9. marts 1999 DEF 99/081 Bevillingsindstilling til de 9 øvrige biblioteker DEF 99/082 Bevillingsindstilling for små og mellemstore biblioteker enkelt biblioteker DEF 99/083 Bevillingsindstilling for små og mellemstore biblioteker samarbejdende biblioteker DEF 99/084 Indstilling vedr. DEF-projekter DEF 99/085 National Licens Status DEF 99/086 Notat: Ophavsret og det digitale bibliotek af Niels Senius Clausen DEF 99/087 Økonomi oversigt for DEF 1. halvår 1999 DEF 99/088 Handicap redegørelse DEF 99/089 Mødeplan DEF 99/090 Pressepakke DEF 99/091 Notat og indstilling vedr. digitalisering DEF 99/092 Indstilling vedr. den videre procedure for Dansk Forskningsdatabase DEF 99/093 Status Siden Sidste Styregruppemøde den 8. juni 1999 DEF 99/094 Rapport fra Arb.gruppen vedr. emnestrukturering i virtuelle kataloger DEF 99/095 Indstilling fra DEF-sekretariatet vedr. emnestrukturering i virtuelle samkataloger DEF 99/096 Markedsføringsplan for portalen DEF 99/097 DEF Portalens grænseflade mål og realisering. Udleveret på mødet. DEF 99/098 Webvise: Åbne hypermedie services til næste generations digitale biblioteker DEF 99/099 Status Siden Sidste Styregruppemøde den 18. august 1999 G:\FUNKTIONSOMRAADER\DI\deff.dk\Filer på deff.dk\beretninger\beretning 1999.doc Side 2