Fordelingsadministration til vedligehold af regler Dette dokument er en brugervejledning til SignFlow Fordelingsadministration til vedligehold af fordelingsregler. I forbindelse med etableringen af modulet har Logiva konverteret de eksisterende fordelingsregler, der var opsat i SignFlow. Alle eksempler i denne vejledning tager udgangspunkt i Haderslev kommune (@haderslev.dk). Nogle af de viste regler/eksempler har de fleste myndigheder implementeret, andre regler/eksempler er medtaget blot for at skitsere mulighederne i administrationsmodulet. Det er vigtigt at, der i reglerne kun sendes til mailadresser på eget/egne domæner, da mailen ellers vil blive sendt usikkert ud over nettet. Regelsættet overstyres kun af edag3 modulet (offentlige kunder), hvis der i kontakthierarkiet er angivet en destinationspostkasse, samt ved 'direkte adressering ved hjælp af emnefelt' (hvor der i emnefeltet angives en mail adresse, vil denne blive brugt). Indholdsfortegnelse: 1. Hvordan er interfacet opbygget...2 a) Regelsættet...2 b) Hvordan vises og læses regler...2 c) Reglernes opbygning (vandfaldsmodel)...3 d) Søgefelter - Hvad kan der sorteres/fordeles på...5 e) Operatorer/søgekriterier (indeholder, lig med, starter med osv)...6 f) Ændringshistorik...7 2. Vedligehold af eksisterende regler...9 g) Flytning af regel...9 h) Sletning af regel...9 i) Kopier regel...10 j) Fortryd ændringer i regelsæt...10 3. Avancerede regler...11 k) Klausuler...11 l) Flere niveauer af regler (sub-regler)...11 4. Oprettelse af nye regler (og sub-regler)...13 m) Opret ny regel...13 n) Opret ny sub-regel...14 o) Test en regel...14 16-01-2015 side 1
1. Hvordan er interfacet opbygget a) Regelsættet Sidens vigtigste sektion er (ovenfor) markeret med grønt, her vises fordelingsreglerne. Reglerne/teksten er udarbejdet på dansk, for maksimal brugervenlighed på tværs i organisationen. (Men som det skarpe tekniske øje måske kan se, er regelsættet opbygget på IF-THEN-ELSE) b) Hvordan vises og læses regler For at se regelsættet 'foldes' reglerne ud ved klik på '+' ('Fold ud') Alle regler foldes nu ud. Hvis man kun ønsker at se en specifik regel, klikkes på dennes '+' Regler kan tilsvarende 'foldes sammen' på '-' (Fold ind) side 2
Når reglen er foldet ud, kan det se sådan ud: Reglen læses sådan : (næsten ordret, som den står skrevet) Hvis emnefeltet indeholder 'ophør af 56 aftale' skal mailen sendes videre til lonteam@haderslev.dk Det betyder, når der indkommer en sikkermail, hvis dennes emne indeholder disse ord, skal mailen videresendes til lonteam@haderslev.dk Det samlede regelsæt lyder altså sådan: Hvis emne indeholder 'ophør af 56 aftale' gør.. ellers hvis emne indeholder 'indkaldelse til periodisk syn' gør. ellers hvis emne indeholder 'meddelelse af arbejdsgiverrefusion' gør ellers hvis modtager = sikkerpost@haderslev.dk gør. ellers hvis modtager = sikkerpostforsikring@haderslev.dk gør ellers send til (dvs. alle mails der ikke fanges af de 5 første regler, rammer i denne sidste) Der kan under en regel, være et nyt sæt regler (sub-regler), dette forklares nærmere i afsnit l) c) Reglernes opbygning (vandfaldsmodel) Når en mail kommer ind, løbes regelsættet igennem, indtil mailen fanges af en regel. Det betyder at rækkefølgen på reglerne spiller en vigtig rolle i fordelingsopgaven. Her et lille eksempel til at illustrere: De første 3 regler der løbes igennem kigger på emnefelt, og hvis ikke disse fanger mailen kigges der på om modtageren er sikkerpost@haderslev.dk side 3
Det betyder at kommer der en mail med 'ophør af 56 aftale' i emnet sendes den til lonteam@haderslev.dk, uanset hvem mail kommer fra og hvem der er modtager (fx sikkerpost@haderslev.dk eller sikkerpostforsikring@haderslev.dk) Bytter man lidt om på rækkefølgen og placerer 'sikkerpost@haderslev.dk reglen' øverst, sker der noget helt andet Med denne opbygning vil en mail med emnet 'ophør af 56 aftale' kun blive fanget af den rigtige regel, hvis den er sendt til en anden sikker adresse end sikkerpost@haderslev.dk, da alle mails sendt til sikkerpost@haderslev.dk fanges af første regel. Man kan derfor tale om 'styrke-forhold' i reglerne. Reglerne vil fungere optimalt, hvis der først tjekkes på: Emne, P-nummer, Afsender CVR osv dernæst på Afsender så Kombinationer af Modtage og Afsender (dette kaldes Klausuler) og sidst 'blot' Modtager side 4
d) Søgefelter - Hvad kan der sorteres/fordeles på Der er forskellige søgefelter Afsender Mail afsender (From) fx sikkermail@ast.dk Modtager Mail modtager (To) fx sikkerpost@haderslev.dk Emne Emnefeltet på mail (Subject) Besked Mailens beskedfelt (Body) Afs. CPR Afsender CPR (Digitalpost - borger.dk) - denne vil nok ikke blive benyttet meget, men bruges nogen steder, derfor er den medtaget i mulighederne Afs. CVR Afsender CVR (Digitalpost - virk.dk) - dette er de automatisk videresendte virk.dk mails Modt. CVR Modtager CVR, fx når der administreres flere CVR numre end eget CVR Attentionfelter - Herunder Person navn og P-nummer Arbejdsbord - Arbejdsbordet i SignFlow, denne vil oftest blive brugt sammen med Dafolo fordeling side 5
e) Operatorer/søgekriterier (indeholder, lig med, starter med osv) Der er forskellige operatorer der kan benyttes i reglerne lig med sammenligner søgefeltet med det givne søgeord (case-insensitivt) indeholder Ser om søgefeltet indeholder det givne søgeord (case-insensitivt) starter med Ser om søgefeltet starter med det givne søgeord (case-insensitivt) ender med Ser om søgefeltet ender med det givne søgeord (case-insensitivt) (fx Afsender ender med @kriminalforsorgen.dk) lig en af Tager alle ord i udtrykket/søgeordene (delt med mellemrum) og ser om søgefeltet (fx Emne) er lig en af dem (case insensitivt) indeholder en af Tager alle ord i udtrykket/søgeordene (delt med mellemrum) og ser om søgefeltet indeholder en af dem (case insensitivt) (fx Emne indeholder en af visitering pleje handicap genoptræning) Valg af operator/søgekriterie bestemmer succes-graden (hit-rate) for reglen, fx hvis Modtager lig med sikkerpost (dette vil aldrig fange noget da Modtager altid er en hel mailadresse fx sikkerpost@haderslev.dk) hvis Modtager indeholder sikkerpost (denne vil til gengæld fange alt til både sikkerpost@haderslev.dk og sikkerpostforsikring@haderslev.dk) side 6
f) Ændringshistorik Ændringshistorikken viser alle tidligere gemte regelsæt. Efterhånden som der kommer flere regelsæt, vil der kunne bladres igennem disse på 'frem' og 'tilbage' knapperne. Den aktuelle side er vist med blåt. Udsnit af Ændringshistorik med flere sider: Regelsættet vises ved klik på + (og skjules ved klik på - ) Et givent regelsæt kan flyttet til 'det aktive' regelsæt (genetablering af tidligere regelsæt) ved klik på 'return symbolet' - for yderligere vedr. genetablering se afsnit j) side 7
Det øverste regelsæt er det aktive regelsæt. Ændringer i regelsættes gemmes først ved klik på Gem (se afsnit 4 om oprettelse og test af regler) Logning i fordelingsadministrationen sker i det omfang at dato og klokslet for ændringen registreres, samt brugernavnet. side 8
2. Vedligehold af eksisterende regler Eksisterende regler kan flyttes rundt (ved hjælp af drag/drop) se afsnit g) Vedligehold og ændringer kan foretages i alle 'felter' undtaget de statiske røde/orange ord ('hvis' og 'så send til') Ændring sker ved at klikke på det felt man vil ændre Fx hvis søgeteksten skal ændres, klikkes på teksten, og den nye tekst indtastes: Skal der vælges ny operator/søgekriterie, klikkes på 'indeholder', og en ny vælges i listen: Efter ændringer, klikkes på Gem (øverst højre hjørne) g) Flytning af regel En regel kan flyttes rundt i strukturen ved almindelig drag/drop. Musemarkøren holdes over reglen (ordet 'hvis'), og klik holdes nede imens musen trækkes til ønsket ny placering af regel. h) Sletning af regel Regler kan slettes, når en regel er slettet, er der ingen fortryd. Den kan kun genskabes hvis den var i et gemt regelsæt og hele dette regelsæt genetableres fra Ændringshistorikken, se evt. afsnit j) side 9
i) Kopier regel Regler kan kopieres for at optimere nyoprettelser j) Fortryd ændringer i regelsæt Når et regelsæt gemmes, gemmes det i Ændringshistorikken. Herfra kan det genskabes. Bemærk dog, det gemmes kun i Ændringshistorikken når der gemmes (klikkes på Gem) Et regelsæt genskabes fra Ændringshistorikken ved at klikke på 'return symbolet' Derved kopieres dette regelsæt til det aktuelle regelsæt, og dette skal gemmes før det er aktivt. Regelsættet kan ses inden genskabelse, ved klik på + ved siden af 'return symbolet' side 10
3. Avancerede regler k) Klausuler Klausuler bruges til differentiering i reglerne, fx ved at definere både en bestemt Modtager OG en bestemt Afsender. Efter oprettelsen af denne klausul, kan jeg have disse regler: Hvis mail er fra kriminalforsorgen.dk og sendt til jobcentret, skal mail til jobcentret, alle andre mails fra kriminalforsorgen.dk skal til borgerservice. l) Flere niveauer af regler (sub-regler) Det er muligt inde i en regel at have et nyt sæt regler (sub-regler) side 11
Det betyder, at når mailen 'aktiverer' reglen Modtager lig med sikkerpost@haderslev.dk, aktiveres et nyt sæt regler, der kun gælder for disse mails. Flere niveauer af regler (sub-regler) bruges ikke så tit, men muligheden/funktionaliteten bruges nogen steder, og er derfor medtaget. Det kan være brugbart for overblikket, fx i forbindelse med P-nummer regler, da disse altid vil komme fra virk.dk (dvs fx Modtager lig med sikkerpost@haderslev.dk) Overblikket over regler lettes, når alle P-nummer regler findes under denne regel (eventuelt sidst/nederst i regelsættet) side 12
4. Oprettelse af nye regler (og sub-regler) m) Opret ny regel Knappen '+ hvis' øverst opretter en ny regel Der oprettes en default regel der skal rettes til. Reglen oprettes som udgangspunkt øverst, hvorefter den kan flyttes til rette placering (Dette er den nye regel, bemærk 'udfyld emne' og 'indtast email') Herefter rettes søgefelt (Modtager til Afsender), operator ændres ikke for denne regel, søgeteksten rettes til '@kriminalforsorgen.dk', og fordelingspostkasse rettes til 'borgerservice@haderslev.dk' Klik Gem Reglerne ser nu sådan ud: side 13
n) Opret ny sub-regel Oprettelse af disse sker på samme måde som ovenfor. Efter oprettelse trækkes reglen ind på rette placering (drag/drop) Alternativt kan '+ hvis' knappen i selve reglen benyttes: Det opretter denne sub-regel Den nye regel indsættes (bemærk: 'udfyld emne' og 'indtast email') Regel redigeres og gemmes som beskrevet i afsnit m) o) Test en regel Regler kan testes på et givent tidspunkt. Det gøres på knappen Test-området vises, og man indtaster SignFlow sagsnummer på den sag man vil teste regelsættet op imod, og klikker på 'Test' side 14
Test-området har alle søgefelter vist (her et udsnit) Efter test/gennemløb af regler, udfyldes felterne med de fundne værdier (fx Modtager, Afsender osv) og den regel der har 'fanget' denne mail markeres i regelsættet (med grønt). side 15
Ovenfor vises test-området med udfyldte data (udsnit) side 16