g Strategi for Regional IT 2014-2016 Region Syddanmark
Forord Nærværende strategi udspringer af Regional IT s formål, som er at it-understøtte Region Syddanmarks aktiviteter. Strategien indeholder en række indsatsområder, der imødekommer de forventninger og behov, som enheder, institutioner, sygehuse og ansatte har til Regional IT. It anvendes i de fleste arbejdsprocesser, og der er derfor en stigende afhængighed til it-værktøjer. Som en naturlig følge heraf er behovet for drifts stabilitet, kvalitet og effektiv service stigende. Disse udfordringer imødekommes i en række af strategiens indsatsområder. It løsninger bygger på en stadig mere kompleks arkitektur, hvilket har stor indflydelse på udvikling og implementering af nye løsninger. Dette medfører også kompleksitet i at opretholde eller genskabe driftsstabilitet, som Regional IT kun kan imødekomme gennem godt samarbejde med sygehusenes itafdelinger, regionens stabe, leverandører, relevante samarbejdspartnere og ikke mindst internt i Regional IT. Samarbejde er derfor et gennemgående element i nærværende strategi. Det er kun gennem samarbejde at Regional IT kan it-understøtte regionens aktiviteter til gavn for de syddanske indbyggere. I forlængelse af nærværende it-strategi er der udfærdiget selvstændige handleplaner. Strategien er blevet drøftet i Udvalget for teknisk og administrativ it og drift, Syddansk Sundheds Innovation, Udvalg for Sundheds-IT, medarbejdere i Regional IT, Regionshusets MED-udvalg samt Region Syddanmarks direktion. Søren Lindgaard Direktør for Regional IT Vejle 2014
Indhold 1. Indledning og baggrund...3 2) Sammenhæng...5 3) Vision...6 4) Mission...6 5) Strategiske indsatsområder...7 a) Stabil drift...8 b) Effektiv service...8 5.2.1 Konkurrencedygtige ydelser...9 c) Medarbejdere og ledere...9 6) Forankring og implementering...10
1. Indledning og baggrund It-området i Region Syddanmark har siden 2012 være organiseret således, at it-området er delt i henholdsvis sygehusenes it-afdelinger, Sundheds-It og en central drifts enhed (Regional IT). Sundheds-It varetager opgaver som primært relaterer sig til it-projekter af sundhedsfaglig karakter, og sikrer gennemførelse og implementering af It-projekter til sundhedsområdet samt sikrer overdragelse til drift i Regional IT. Regional IT varetager den drifts- og servicerettede del af it i Region Syddanmark, som omfatter drift af applikationer, infrastruktur og arkitektur, netværk, support, test, samt udvikling af den samlede drifts platformen. I Regional IT arbejdes der tæt sammen for at opnå de bedste resultater og løsninger for brugerne. Men de bedste løsninger og resultater skaber vi kun i samspil med brugerne, hvorfor det er vigtigt, med løbende dialog og samarbejde med brugerne. Samarbejdet mellem itafdelingerne på sygehusene, de regionale projekter, facility management/tekniske afdelinger, medico teknik og Regional IT er afgørende for den bedst mulige brugeroplevelse. Alle ovenstående er tænkt ind i strategien i forhold til at opnå optimalt samarbejde og sammenhængende leverancer. Regional IT har siden 2012 været i en transformation fra at være en it-afdeling med udgangspunkt i teknik og hardware, til at blive en service orienteret it-organisation, der tager udgangspunkt i it-drift samtidig med, at der er etableret servicefunktioner, der sikrer stabilitet i driften igennem at skabe sammenhæng mellem IT ydelserne og forretningens behov. Dette har været illustreret igennem nedenstående: Fra it-afdeling til it-service organisation Voksende pres på regionens sygehuse og institutioner kombineret med at it er en central del af klinikkens arbejdsdag og en væsentlig del af den lokale, regionale og nationale dagsorden betyder, at der er store forventninger til it-teknologi og digitale løsninger. Der forventes i endnu højere grad sammenhængende og driftsstabile it systemer. Samtidig skaber behovet for nye integrationer og systemsammenhæng, en øget kompleksitet og afhængighed, der i sig selv stiller store krav til overblik og it arkitektur. Regional IT 2014 3
Dette dokument er en strategi for organisationen Regional IT, og skal medvirke til at understøtte regionens strategiske indsatser. Det er dermed ikke tænkt som en samlet it-strategi for Region Syddanmark. Formål Nærværende it-strategi er udarbejdet for Regional IT, og indeholder strategiske indsatsområder for perioden 2014-2016. De skal medvirke til en øget professionalisering af regionens itdriftsplatform samt skabe en forbedret service til brugere og samarbejdspartnere. Regional IT har gennem de senere år arbejdet med at skabe en stabil og velfungerende itplatform for brugerne. Dette arbejde skal fastholdes og udvikles over de kommende år. Realiseringen af strategiens ambitioner sker gennem en række indsatsområder, der udmøntes i handlingsplaner, der beskrives i særskilt dokument. Strategien er opbygget i fire områder, henholdsvis vision, mission, overordnede strategiske indsatsområder samt handleplaner, som skal sikre, at strategien opfyldes. Strategien vil blive fuldt tæt, og tages op til vurdering i ledergruppen i Regional IT to gange årligt. Vision Ledestjernen Regional ITs kurs og ambition Mission Overordnede mål og pejlemærker hvad skal Regional IT levere? Strategiske indsatsområder Handleplaner Overordnede områder - hvad skal der til, for at Regional IT lever op til visionen? Konkrete aktiviteter og nye initiativer hvad skal der til, for at Regional IT kan udleve de strategiske indsatsområder? Regional IT 2014 4
2) Sammenhæng It-strategien skal ses i sammenhæng med Region Syddanmarks overordnede Sundhedsvision: Du tager ansvar for din sundhed, sammen tager vi ansvar for din sygdom (http://www.regionsyddanmark.dk/wm342058) samt øvrige digitaliseringsinitiativer, som er igangsat lokalt, regionalt, såvel som nationalt. Regional IT arbejder målrettet med at understøtte disse initiativer og dermed give det bedst mulige udgangspunkt for både patienter og medarbejdere i regionen. Regional IT indgår desuden i arbejdet med de fællesregionale og nationale pejlemærker i tæt samarbejde på tværs af sygehuse, psykiatri, sociale institutioner og stabe med henblik på at sikre gode og stabile løsninger for de it-projekter, der kontinuerligt gennemføres i regionen. Regional IT er den centrale enhed for test, implementering af projekter i drift, drift og support af de regionale it-løsninger i samarbejde med lokal it, Medicoteknik samt centrale leverandører. Herudover iværksættes en række strategiske indsatsområder, der skal medvirke til at videreudvikle og professionalisere Regional IT. De strategiske indsatsområder er fokuseret omkring; stabil drift, effektiv service, konkurrencedygtige ydelser og medarbejderne i Regional IT, med det gennemgående fokus på at sikre stabilitet gennem samarbejde. Områderne er beskrevet i de følgende afsnit. Tværgående stabe Projekter på sygehusene RSI Pejlemærker Regionale projekter Regional udvikling Internat. samarbejder Nationale projekter Serviceafd. sygehusene Medico - teknik Regionale institutioner IT afdelinger sygehusene Fælles - regionale projekter Sundheds staben Syddansk sundheds - innovation Psykiatri staben Nationale mål og aftaler Sygehus ledelser Tvær - sektorielle projekter Samarbejde Regional IT Effektiv service Stabil drift Regional IT 2014 5
3) Vision Regional IT arbejder med en række indsatsområder, som alle skal sikre, at visionen forfølges på både kort og lang sigt. Visionen er et udtryk for den overordnede retning og kurs der sættes, og den effekt som ønskes opnået i strategiperioden. Visionen skal betragtes som ledestjernen i det fremadrettede arbejde i Regional IT i tæt samarbejde med øvrige samarbejdspartnere. Den overordnede Vision for Regional IT er: Stabilitet gennem samarbejde Vi er den foretrukne samarbejdspartner til infrastrukturel udvikling, drift og service Omdrejningspunktet for strategien for Regional IT er at levere stabilitet på driftsplatformen og i vores service. Dette omdrejningspunkt vil kun lykkes med et fokus på sygehus enhedernes behov, og i samarbejde levere de it løsninger, der efterspørges. Regional IT skal fortsat styrke samarbejdet med samarbejdspartnere, dette betyder, at Regional IT: - sikrer stabil drift i samarbejde med samarbejdspartnere og sygehus enhederne - er på forkant med den teknologiske udvikling på it-driftsplatformen - har et fuldt udbygget servicekatalog, som er udmøntet i serviceaftaler - kvalificerer, bidrager, implementerer og leverer projekter og opgaver til aftalt tid - sikrer forretningen konkurrencedygtige ydelser, i forhold til det øvrige it marked - yder service og support af høj kvalitet - kommunikerer i et serviceorienteret og for brugerne forståeligt sprog 4) Mission Missionen for Regional IT er de overordnede projekter og pejlemærker, som skal understøtte og udvikle it til gavn for befolkningen generelt, men også øvrige samarbejdspartnere i form af Sundheds IT, lokal IT og Medicoteknik. Regional IT 2014 6
Missionen skal medvirke til, at Regional IT sikrer stabil drift, leverer høj kvalitet til lavest mulige omkostninger, sikrer høj service og support samtidig med, at både medarbejdere og ledere udvikles og motiveres til at yde optimalt og kontinuerligt. Regional ITs overordnede mission og tre indsatsområder er: Mission Vi skaber værdi for Region Syddanmark ved at levere stabil drift, effektiv service og have de rette kompetencer Regional IT leverer i tre indsatsområder: Stabil drift, som understøtter kunderne/forretningen samt sikrer overgangen fra projekter til drift Effektiv service, som understøtter kunderne/forretningen og sikrer, at ydelserne er konkurrence dygtige Vi arbejder med og udvikler medarbejdere og ledere for at sikre motivationen til at yde optimalt og kontinuerligt 5) Strategiske indsatsområder Strategien indeholder tre overordnede indsatsområder, hvor hvert strategisk område sigter mod et eller flere mål. Disse mål skal opfyldes henover strategiperioden (2014-2016), hvor en række indsatser og handleplaner udarbejdes og implementeres. De strategiske indsatsområder er: Stabil drift Effektiv service Medarbejdere og ledere Tilgængelighed Forudsigelighed Rettidighed Stabil Drift Effektiv service Kommunikation Standardisering Videndeling Medarbejdere & ledere Dialog Trivsel Ledelseskultur Regional IT 2014 7
De strategiske indsatsområder er drøftet af medarbejdere og ledere i forbindelse med Regional IT s strategiseminar i marts 2014. For hvert indsatsområde har medarbejderne identificeret en lang række emner, der efter endt prioritering og færdigbehandling vil udgøre de handleplaner, der beskriver konkrete løsninger på de udfordringer som Regional IT står overfor. Med handleplanerne etableres grundlaget for de forandringer, som sikrer at Regional IT når sine mål på hvert af indsatsområderne. Handleplanerne prioriteres i forhold til såvel behov for indsats som mulighed for at realisere målene, således at handleplanerne strategisk kan prioriteres i forhold til indsatsområderne. De konkrete handleplaner giver tillige alle i Regional IT synlige mål, der løbende følges op på. a) Stabil drift Regional IT arbejder kontinuerligt på at forbedre drift af regionens it-miljø. For sygehusene og institutionerne er stabil og sikker drift af afgørende betydning og har derfor også meget høj prioritet. Regional IT er i dag kendetegnet ved en grundlæggende stabil it-infrastruktur, der er understøttet af et veldefineret men begrænset procesapparat. For at sikre og hæve niveauet yderligere skal der arbejdes med rettidighed og forudsigelighed i den løbende udvikling og tilpasning af it-infrastrukturen. Vi skal implementere de fornødne værktøjer og processer til at forudse mulige driftsforstyrrende hændelser og foretage de rettidige handlinger, der skal til for at minimere mulige forstyrrelser for regionens brugere. Regional IT skal: Sikre forbedret ændringshåndtering for hele regionen Fra reaktiv til proaktiv driftsovervågning Forbedre forebyggende vedligehold af it-infrastrukturen Implementere kapacitets- og lifecycle management på væsentlige områder Levere et professionelt test setup og tage lead på at få udviklet en regional test strategi Tage lead på tværgående licensstyring på væsentlige områder b) Effektiv service Det er servicefunktionerne i Regional IT, der sikrer, at der er sammenhæng mellem de ydelser Regional IT leverer, og det forretnings enhederne efterspørger. Det er essentielt, at servicefunktioner yder en effektiv service, og derfor indgår der en række strategiske initiativer rettet mod at professionalisere området yderligere. Regional IT skal: Regional IT 2014 8
Kommunikere serviceorienteret og forståeligt til brugerne, blandt andet også ved selvbetjeningsløsninger Sikre velfungerende processer også i samarbejde med lokal IT med henblik på at sikre mest mulig synergi Bidrage i projekter med fokus på infrastruktur arkitektur, integrationsplatformen, teknisk projektledelse og ikke mindst test og projekternes overgang til drift Udbrede serviceaftaler til alle kunder og synliggøre servicekataloget Introducere kundetilfredshedsmålinger på leverancer 5.2.1 Konkurrencedygtige ydelser Konkurrencedygtige ydelser er fundamentalt i en værdi-skabende it-organisation. Med krav om øget effektivisering og optimering på alle områder, er det nødvendigt med detaljeret indblik i Regional ITs evne til at levere konkurrencedygtige ydelser. Det kræver overblik over den leverede kvalitet i form af leverings-, svar- og oppetider på de leverede ydelser, samt indblik i sammenhængen mellem aktiviteter og omkostningsdrivere i Regional IT virke. Der iværksættes derfor initiativer til at skabe gennemsigtighed om de af Regional IT leverede ydelser, samt sammenligning af disse med lignende ydelser fra sammenlignelige organisationer. Regional IT skal: Skabe øget gennemsigtighed i leverede ydelser igennem indgåelse af serviceaftaler Styrke opfølgning på leverandørers services Benchmarke væsentlige ydelser ift. sammenlignelige organisationer (f.eks. andre regioner og større it-organisationer) c) Medarbejdere og ledere Den hastige teknologiske udvikling kombineret med de stigende effektiviseringskrav stiller store krav til medarbejdere og ledere i Regional IT. Kombineret med et generelt attraktivt itjobmarked i Danmark vil det på længere sigt kun være muligt at imødekomme de fremtidige krav, hvis medarbejdere og ledere er motiverede. Det kræver, at Regional IT skaber og fastholder en situation, hvor alle er gode, til det de laver, og de opgaver som udføres, er de rigtige for sygehus enhederne. For at opnå de bedst mulige resultater, samt sikre grundlag for at videreudvikle Regional IT organisationen, er det nødvendigt at iværksætte en række strategiske indsatser for både medarbejdere og ledere. De strategiske indsatser omhandler kompetenceudvikling og Regional IT 2014 9
systematisk opfølgning på udviklingsplaner. Indsatsområderne skal sikre, at Regional IT opretholder og udvikler de bedst mulige kompetencer til afvikling af kerneopgaver og projekter. På ledersiden skal der arbejdes videre med at sikre ledelsesgrundlag og fælles udgangspunkt for at være leder i Regional IT samt medvirke til at motivere og udvikle Regional IT. Regional IT skal: være gode til samarbejde vi skal arbejde sammen indenfor og på tværs af enheder kompetence udvikle, altså sikre de rette kompetencer til nuværende og fremtidige opgaver være en attraktiv arbejdsplads for at tiltrække og fastholde medarbejdere og ledere have en kompetent ledelse i forhold til medarbejdere, organisationen og sygehus enhederne 6) Forankring og implementering Strategien bliver sendt til drøftelse og kommentering i udvalget TAIT, Syddansk Sundheds Innovation, udvalg for Sundheds-IT, medarbejdere i Regional IT samt Region Syddanmarks koncern direktion Strategien for Regional IT 2014-2016 er en naturlig fortsættelse, af den udvikling Regional IT har gennemgået fra etableringen i 2012 og frem til i dag. Strategien afspejler direktionens forventninger til fremtidens Regional IT og er godkendt heraf. Strategien drøftes halvårligt i Regional IT, med en vurdering af relevans og målopfyldelse samt eventuelle korrektioner. Regional IT 2014 10
Region Syddanmark Regional IT september 2014