Digitalisering, effektivisering & risikostyring går hånd i hånd. Søren Lindgaard, IT-direktør i Region Syddanmark

Transkript

1

2 Digitalisering, effektivisering & risikostyring går hånd i hånd Søren Lindgaard, IT-direktør i Region Syddanmark

3 Region Syddanmark Areal km 2 Befolkningstal 1,2 mio. indbyggere Ansatte ca Nettobudget 23,6 mia kr. 3 Ambulante besøg 2,43 mio. Antal udskrivninger

4 Regionens fire hovedområder Sundhed Sygehuse, sygesikring, patientbefordring m.v. Social Specialiserede tilbud til borgere med fysiske og psykiske handicap 4 Psykiatri Psykiatrisk indsats på sygehus eller i lokalpsykiatrien Regional Udvikling Erhverv, uddannelse og kultur, natur og miljø og kollektiv trafik.

5 IT på mange lokationer

6 Stor kompleksitet Mange brugere/bruger typer Mange forskellige lokationer Betydelig økonomi Politisk valgt ledelse Del af fællesoffentlige initiativer, Digital Post, NEM-SMS mfl. 6 Size does drive complexity!

7 Decentral organisation Koordinationsgruppen for Sundheds-it Direktionen Udvalg for Sundheds-it Udvalg for Teknisk og Administrativt IT og drift Udviklingsprojekter og forvaltningsansvar Drift & Infrastruktur 7 Afdelingen for Sundhedsit OUH SLB SVS SHS PSYK Regional IT Medico Teknik Sundhedsinnovation

8 Decentrale kompetencer Systemejerskab/forvaltningsansvar Udvikling tæt på klinikken Lokal servicedesk Projektledelse med forretningsnært ansvar - for fællesskabet 8

9 Fælles centrale komponenter Regional IT med fokus på Infrastruktur / Netværk+ Servere Storage Backup Test CMDB Integrationsplatform Change proces 9

10 Effektivisering giver resultater Stor kompleksitet betyder ikke at man skal give op fra starten Vi indførte proces optimering som strategisk tema og har igennem frivillige kurser indført lean principper, Kanban tavler og Kaizen tavler samt ledelses opfølgning hver uge på tavlemøde. Hermed tre eksempler 16% forøget produktivitet på tværs af hele organisationen Case: Mindre projekt opgaver (MPO) Changes flere, høj succesrate og bedre compliance Modernisering af netværk Har eksempelvis sparet 3071 timers ventetid på én lokation

11 Samlet stigning i sager i Regional IT på 16 % - Service Deskene løste 27% flere sager end i 2013 med samme bemanding Der er sket en betydelig stigning i antallet af sager løst af Regional IT på 16% fra 2013 til Sager løst i Regional IT Stigning i samlet antal sager på 16% Stigningen er især håndteret af Regional ITs to Service Deske, der har løst 27 % flere sager i 2014 med uændret bemanding Det er også vigtigt at bemærke at stigningen næsten udelukkende består af henvendelser om service antallet af incidents (dvs. ikkeplanlagte forringelser af IT-service) er stabilt, på trods af at Regional IT siden 2013 har overtaget ansvaret for endnu flere systemer Service Desks håndterer 27% flere sager i 2014 end i 2013 med samme bemanding På trods af den samlede stigning behøver driften kun at blive involveret i færre sager end i Andre afdelinger IRT Service desk

12 CASE: Lean-tavler øger løsningstempoet på ad hocopgaver fra forretningen (MPO er) Regional IT har arbejdet målrettet med at forbedre løsningstempoet på ad hoc-opgaver fra forretningen (MPO er). Midt på året lykkedes det at reducere antallet af opgaver, der overskred leveringsfrist betydeligt. I 2. halvår 2014 indførte Regional IT lean-tavler til opgavestyring (KANBAN) som bl.a. har medført en betydelig stigning i antallet af løste MPO er pr. uge. Regional IT er dermed i 2014 blevet langt bedre i stand til at levere de ydelser, som efterspørges i resten af Region Syddanmark, med samme bemanding! Antal mindre projekt opgaver fra forretningen (MPO er) Udviklingen i antal bestilte og løste MPO er MPO'er bestilt KANBAN-tavler Uge 2014 MPO'er overskredet løsningsfrist Løste MPO'er

13 Changes flere changes, høj succesrate og bedre compliance Regional IT har i 2014 fortsat sit fokus på Change Management for også derigennem at understøtte stabil drift. Changes håndteres på CAB møder med inddragelse af samtlige enheder. Det har i 2014 bl.a. vist sig i form af, at succesraten på changes er fastholdt, på trods af en stigning i antal changes på 26% fra 2013 til Desuden er der også opnået en højere grad af compliance med de planlagte change-vinduer, så brugere af systemet ikke oplever uventede driftsproblemer som følge af forsinkede eller for tidligt påbegyndte changes % 90% 80% 70% 60% Antal changes 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% % changes gennemført med succes Andel changes startet og afsluttet inden for planlagt tidsinterval 2013-Q Q Q Q Q Q Q Q

14 Byg det rigtigt fra starten af! Innovationsprojekter Teletolkning & videokonference 93% videotolkning 86% videokonference Afprøvning i lille Skala, ex. Den digitale landevej 14 Stor skala Det rette fundament

15 Husk formålet

16 Risikostyring Patientkritiske data Backupløsninger Adgang uden strøm Personfølsomme oplysninger Afgørende at kunne dele Proaktiv overvågning MDM Ikke adgang fra private enheder eller BYOD

17 IT i Region Syddanmark Kompleks og stor organisation Åben i forhold til omverdenen Decentral struktur styrker forretningens engagement og styrker fællesskabet omkring besluttede centrale kompetencer 17 Husk formålet! Gør det rigtigt første gang Digitalisering, effektivisering og sikkerhed hånd i hånd