LogistikCenteret A/S Krakasvej 17 DK-3400 Hillerød Tlf. +45 4619 0707 www. LogistikCenteret.dk CVR 29 84 03 77 Remmer A/S En undersøgelse af lønsomheden for kunderne ved depotkonceptet i forhold til en konventionel bestillingsproces for kontorartikler Sag nr. 1074 Dokument Rapport_Remmer depot.doc Dato 12. marts 2013
Side 2/10 1. Formål og baggrund Baggrunden for projektet var et ønske fra Remmer A/S side, om at finde en metoden til at beregne et realistisk mål for de besparelser virksomhedens kunder kan stilles i udsigt, ved overgang fra konventionel bestilling af kontorartikler til en Remmer depotløsning. Hensigten har således været fremadrettet at sætte Remmer i stand til, med en rimelig sikkerhed, at kunne forudsige størrelsesordnen af de direkte besparelser i håndteringen af kontorartikler, som fremtidige potentielle depotkunder må forventes at kunne høste, og endvidere at indkredse en række af de kvalitative fordele, som konceptet indebærer. Det har samtidigt været et formål, via en neutral samarbejdspartner, in casu LogistikCenteret, at få eksisterende depotkunders vurdering af eventuelle områder, på hvilke depotkonceptet kan styrkes. 2. Depotløsningen Depotløsningen indebærer, at Remmer A/S stiller en reol med et givet standardsortiment til rådighed hos kunden. Sortimentet tilrettelægges på et indledende møde, med udgangspunkt i den specifikke kundes ønsker og behov. Sortimentet i reolen vedligeholdes af en konsulent fra Remmer A/S. Med faste intervaller optæller konsulenten indholdet i reolen, og danner en bestilling på baggrund af det aktuelle forbrug. De bestilte varer sendes fra Remmer A/S lager, og ved næste besøg lægger konsulenten varerne på plads i reolen, og danner en ny bestilling til det følgende besøg. Med hensyn til afregning kan kunden vælge mellem flere forskellige modeller, baseret enten på elektronisk fakturering eller fremsendelse af konventionelle fakturaer. Den samlede proces ser således ud: Sammensætning af depot sortiment Fastlæggelse af øvrige parametre Årlig opfølgning Behov hos bruger Afhentning af varer i depot Konsulent fra Remmer håndterer alle øvrige opgaver Bestilling af ikkedepot varer Varen modtages Leverancen kontrolleres Varen fordeles til rekvirent Pakkemateriale bortskaffes Faktura modtages Faktura kontrolleres Faktura efterbehandling /godkendelse og betaling
Side 3/10 3. Metode Som modstykke til processen i depotløsningen, blev den typiske konventionelle bestillingsproces beskrevet: Behov hos Bruger Egen beholdning kontrolleres Brugeren kontakter den ansvarlige Leverandør valg Produkt undersøgelse Produkt valg Varen bestilles Fax Mail Telefon Konsulent EDI/Web Varen modtages Leverancen kontrolleres Varen fordeles til rekvirent Pakkemateriale bortskaffes Faktura modtages Faktura kontrolleres Faktura efterbehandling /godkendelse og betaling Som det bærende led i undersøgelsen, blev en række udvalgte virksomheder interviewet, med udgangspunkt i et fastlagt interviewskema. Hensigten var dels at foretage en validering af de optegnede processer for håndtering af kontorartikelforsyningen, navnlig for så vidt angår den konventionelle bestillingsproces. Interviewskemaet indeholdt, foruden endvidere spørgsmål om en række øvrige forhold, der kunne tænkes at influere på valget af forsyningsprincip, og som eventuelt vil kunne give input til forbedring/tilpasning af depotkonceptet. 4. Respondenter Respondent 1 : Offentlig virksomhed (Forsvaret) : Ja Antal brugere : 22.000 Årligt forbrug af kontorartikler : 12 mio. Antal fakturaer : 1.248 Omkostninger til håndteringen (Dep.) : 0 Respondent 2 : Offentlig virksomhed (Rigspolitiet) : Nej Antal brugere : 12.000 Årligt forbrug af kontorartikler : 9,8 mio. Antal fakturaer : 2.500 Omkostninger til håndteringen (Alt) : 1,3 mio.
Side 4/10 Respondent 3 : Offentlig virksomhed (DR) : Nej Antal brugere : 2.000 Årligt forbrug af kontorartikler : 1,3 mio. Antal fakturaer : Ej oplyst Omkostninger til håndteringen (Alt) : 432.000 Respondent 4 : Privat virksomhed (MT Højgaard) : Ja Antal brugere : 3.750 Årligt forbrug af kontorartikler : 3,0 mio., heraf ca. 85% fra depot. Antal fakturaer : 48 Omkostninger til håndteringen (Dep.) : 0 Respondent 5 : Offentlig virksomhed (Lægemiddelstyrelsen) : Ja Antal brugere : 500 Årligt forbrug af kontorartikler : 0,29 mio., heraf ca. 80% fra depot. Antal fakturaer : 24 Omkostninger til håndteringen (Dep.) : 0 Respondent 6 : Privat virksomhed (Radiometer) : Nej Antal brugere : 275 Årligt forbrug af kontorartikler : 1,6 mio. Antal fakturaer : 12 Omkostninger til håndteringen (Alt) : 126.000 5. Generelle indtryk fra interviewrunden Som det fremgår af ovenstående, omfattede respondenterne 3 virksomheder med depotløsning, og 3 virksomheder uden. Den oprindelige forestilling om en relativt standardiseret proces for de virksomheder, der ikke havde depot, viste sig ikke at holde stik. De tre virksomheders måde at håndtere processen på var meget forskellig, med forskellige grader af centralisering og interne depoter, vedligeholdt dels af leverandøren og dels af interne ressourcer. Vi har derfor koncentreret indsatsen til at afdække omkostningsbilledet i begge situationer, således at der kan skabes en model til brug for forudsigelse af det interne ressourceforbrug ved overgang fra konventionel bestilling til en depotløsning. I virksomhederne med depoter var der generelt en meget positiv opfattelse af depotløsningen, og stor tilfredshed med konceptet, der hos de adspurgte klart blev opfattet som en god forretning for virksomheden.
Side 5/10 6. Model for beregning af direkte benefits 2.1 Forudsigelse af besparelser i omkostningerne Det første element, der skal betragtes, er omkostningsniveauet for håndtering af kontorartikler i en situation uden depotløsning. Det er nærliggende at forvente omkostningerne forbundet med processen som en funktion af enten antallet af medarbejdere i den pågældende virksomhed, det årlige køb, eller evt. en kombination af de to parametre. De to grafer herunder viser ikke-depot respondenternes omkostninger, som funktion af hhv. antal medarbejdere og det årlige køb. kr. 1.400.000 kr. 1.200.000 kr. 1.000.000 kr. 800.000 kr. 600.000 kr. 400.000 kr. 200.000 kr. 0 Omkostninger til håndtering af kontorartikler som funktion af antal medarbejdere 2.000 4.000 6.000 8.000 10.000 12.000 14.000 kr. 1.400.000 kr. 1.200.000 kr. 1.000.000 kr. 800.000 kr. 600.000 kr. 400.000 kr. 200.000 kr. 0 Omkostninger til håndtering af kontorartikler som funktion af det årlige køb 0 2.000.000 4.000.000 6.000.000 8.000.000 10.000.000 Som det fremgår af graferne, giver antallet af medarbejdere i virksomheden umiddelbart den bedste forudsigelse for omkostningsniveauet uden depot. Det interne ressourceforbrug lader ikke til at være korreleret til det årlige køb overhovedet, og vi har derfor ladt denne parameter ude af betragtningerne. Hvis det antages, at det oplyste ressourceforbrug hos Radiometer er lidt i underkanten af det faktiske, fås en tilnærmelsesvis lineær karakteristik. Med udgangspunkt i DR og Rigspolitiet, og lidt afrundinger af ligningens konstanter, kan følgende udtryk fastlægges: Årlige omkostninger = Antal medarbejdere x 87 + 260.000 Med denne simple formel kan vi beregne: Virksomhed Formel Resultat Aktuelt Rigspolitiet 12.000 x 87+ 258.400 1.304.000 1.300.000 DR 2.000 x 87+ 258.400 432.400 432.000 Radiometer 275 x 87+ 258.400 282.325 126.000 Hvis det antages at det interne ressourceforbrug til håndtering af kontorartikler hos Radiometer er korrekt, og udføres en egentlig lineær regression, får vi i stedet lidt andre koefficienter: Årlige omkostninger = Antal medarbejdere x (95,5 +/- 11,3) + (164.716 +/- 79.084) Udtrykkets koefficient og konstant kan tolkes på den måde, at det, i forhold til depotløsningen, i gennemsnit koster et grundbeløb på kr. 165.000 at håndtere processen
med egne ressourcer internt i virksomheden, hvortil yderligere kommer kr. 95,50 pr. medarbejder eller bruger. Med denne udvidede formel kan vi beregne: Side 6/10 Virksomhed Formel Resultat Aktuelt Rigspolitiet 12.000 x (95,5 +/- 11,3) + 164.716 +/- 79.084 DR 2.000 x (95,5 +/- 11,3) + 164.716 +/- 79.084 Radiometer 275 x (95,5 +/- 11,3) + 164.716 +/- 79.084 Høj 1.525.400 Middel 1.310.716 Lav 1.096.032 Høj 457.400 Middel 355.716 Lav 254.032 Høj 108.787 Middel 190.979 Lav 273.170 1.300.000 432.000 126.000 I det regneark, der hører til nærværende rapport, findes en model for beregning af ressourceforbruget. I regnearket benyttes en funktion ved navn Prognose. Funktionen beregner en prognoseværdi ud fra eksisterende værdier, dvs. de kendte værdier, som vi har indhentet via undersøgelsen. Den forudberegnede værdi er de årlige interne omkostninger til håndtering af kontorartikler for et givet antal medarbejdere, og den nye værdi beregnes ved hjælp af lineær regression, hvilket, på nær afrundinger i beregningerne, svarer til middelværdien i den udvidede formel ovenfor. Modellen ser ud som følger: Antal medarbejdere - Årlige omkostninger - Forbrug fra depot 0% Besparelse ved depot - De grønne felter er indtastningsfelter, og del blå felter er resultatfelter. For de indhentede data, kan den lineære regression forklare 98,6% af variationerne i den enkelte virksomheds interne ressourceforbrug til håndtering af kontorartikler, ud fra antallet af medarbejdere i virksomheden. Modellen giver i de tre tilfælde følgende resultater, idet vi har antaget, at 85% af behovet kan dækkes af depotet: Radiometer DR Rigspolitiet Antal medarbejdere 275 Årlige omkostninger kr. 190.990 Besparelse ved depot kr. 152.792 Antal medarbejdere 2.000 Årlige omkostninger kr. 355.799 Besparelse ved depot kr. 284.639 Antal medarbejdere 12.000 Årlige omkostninger kr. 1.311.211 Besparelse ved depot kr. 1.048.969
Side 7/10 Antagelsen om dækning af 85% af behovet fra depotet virker rimelig, dels i forhold til de adspurgte virksomheder, der har depot, idet man her rapporterer om dækning fra 80%- 85%, og dels i forhold til det faktum, at det er meget lettere i depotløsningen at hente fra depotet, hvor varen er klar til brug, end at skulle foretage en speciel bestilling. Den specielle bestilling involverer besvær både med hensyn til at finde frem til den ønskede vare i kataloger/internetsider, at skulle involvere relevante personer i virksomheden mhp. godkendelse og bestilling m.v., og derefter vil der yderligere optræde en vis ventetid/leveringstid, inden varen kommer og kan anvendes. De ovenstående beløb hhv. 152.000, 284.000 og 1.048.000 svarer således til hvad de tre virksomheder årligt kan spare, ved at indføre depotløsningen. Hvad der derudover kan spares gennem anvendelsen af Remmers prisgaranti, falder uden for denne rapports rammer. For så vidt angår depotrespondenterne kan vi benytte modellen til at beregne, hvad virksomhederne har sparet ved overgangen til depotkonceptet. Beregningerne giver følgende resultat: Forsvaret MT Højgaard Lægemiddelstyrelsen Antal medarbejdere 22.000 Årlige omkostninger kr. 2.266.623 Besparelse ved depot kr. 1.813.298 Antal medarbejdere 530 Årlige omkostninger kr. 215.353 Besparelse ved depot kr. 172.283 Antal medarbejdere 500 Årlige omkostninger kr. 212.487 Besparelse ved depot kr. 169.990 Der ligger endvidere for modellen den antagelse til grund, at den procentuelle del af omkostningerne, der i depotløsningen fortsat vil medgå til specielle bestillinger er identisk med procentdelen af specielle bestillinger i forhold til det samlede forbrug. Antagelsen virker ikke urimelig i betragtning af håndtering af de specielle bestillinger via Remmers hjemmeside, og muligheden for særlig mærkning af disse leverancer på den fremsendte emballage. Procentsatsen kan evt. reguleres ned i forhold til ønsket om strengere kontrol med de specielle bestillinger, og dermed større internt ressourceforbrug eller op i forhold til iværksættelsen af adfærdsregulerende initiativer, som f.eks. betaling af depotforbrug via fælles konto og specielle bestillinger fra den pågældende afdeling eller projektet.
Side 8/10 2.2 Generelle besparelser i det årlige forbrug Det næste element, som vi vil se på, er det årlige forbrug af kontorartikler pr. medarbejder. Tallene for det årlige forbrug er uden toner og kopipapir. Virksomhed Antal medarb. Årligt forbrug Forbrug/medarb. Med depot Forbrug/medarb. Uden depot Forsvaret 22.000 12 mio. 545 kr. Rigspolitiet 12.000 9,8 mio. 817 kr. DR 2.000 1,4 mio. 700 kr. MT Højgaard 3.750 3,0 mio. 800 kr. Lægemiddelstyrelsen 500 0,29 580 kr. mio. Radiometer 275 1,6 mio. 5.818 kr. Tallet for Radiometer virker, selv om der er tale om en ingeniørtung virksomhed, der må formodes at forbruge en del kontorartikler i forbindelse med projektering m.v., relativt voldsomt. Hos de medarbejdertunge virksomheder som Forsvaret, Rigspolitiet, MT Højgaard og DR, ses en tydelig forskel. Der er ikke en tilstrækkelig tydelig tendens i datamaterialet til at kunne opskrive et udtryk til beregning af det forventede mindre forbrug ved depotløsningen. Når dette er konstateret, er det imidlertid evident, at depotløsningen kan bevirke et betydeligt fald i omkostningerne til forbruget af kontorartikler. Der er flere årsager hertil. For det første kan der ved sammensætningen af sortimentet i depotet vælges varer, der, med samme kvalitetsniveau, holder lavere priser. Dernæst vil tilstedeværendelsen af depotet automatisk lede til, at forbruget vil ske på depotvarerne, og ikke specielle bestillinger, idet den umiddelbare tilgængelighed af depotvarerne i forhold til ventetiden for specielle bestillinger, vil være en væsentlig adfærdsregulerende faktor. For det tredje falder omkostninger til ukurante varer væk, og sluttelig vil depotet sikre forsyningssikkerheden, og dermed reducere mængden af lokale depoter hos de enkelte medarbejdere. Med henblik på at give en ide om besparelsespotentialet, har vi antaget, at Rigspolitiet og Forsvaret hvad angår forbrug kan sammenlignes. En rimelig antagelse i forhold til Rigspolitiet vil være, at forbrugstyper og mønstre kan sammenlignes med Forsvaret. Forbruget pr. medarbejder pr. år i Forsvaret er kr. 545, og til tilsvarende tal for Rigspolitiet kr. 817,- Forskellen på kr. 272,- vil med Rigspolitiets 12.000 medarbejdere betyde en årlig besparelse i størrelsesordnen kr. 3.200.000-3.300.000,- Det mindre forbrug hos Forsvaret skyldes ikke alene sammensætningen af depotindholdet, hvilket naturligvis er en væsentlig faktor i at holde omkostningerne nede, men også det faktum, at der i depotløsningen ikke vil optræde kassation af ukurante varer, ligesom oparbejdelse af lokale depoter hos den enkelte medarbejder, for at sikre forsyningssikkerheden ikke længere vil ske. Hertil har flere depotkunder tillige rapporteret et fald i den generelle hamstring.
Side 9/10 7. Kvalitative benefits Foruden de mere håndgribelige effekter af depotløsningen, som vi har set på i de foregående afsnit, rapporterer de interviewede depotvirksomheder om en række andre fordele, som ikke indgår i beregningerne. Der er for det første skabt en rigtig god orden i de lokaler, hvor kontorartiklerne opbevares, hvilket reducerer kravet til plads. Der opstår ofte uorden i opbevaringen af den type artikler, hvilket fører til et øget tidsforbrug til søgning, og bestilling af varer, der var på lager, men blot ikke umiddelbart lod sig finde. Skuffeløsningen med den vare, der ligger i skuffen, anbragt synlig på skuffens forside, øger brugervenligheden, holder orden og skaber overblik, og der var generelt en mærkbar bedre orden hos depotkunderne. Det har i forbindelse med undersøgelsen ikke været muligt at registrere, hvor meget tid den enkelte bruger typisk sparer, som følge af kombinationen af selvbetjeningsprincippet og bedre orden, men det er klart hurtigere at finde den ønskede i et velorganiseret depot, og denne effekt bidrager naturligvis også positivt til konceptets værdi. Vi har som nævnt ikke haft mulighed på realistisk vis at registrere, hvor meget tid den enkelte medarbejder sparede, ved at kunne være sikker på, at den ønskede vare befandt sig i depotet nede ad gangen, i stedet for først at skulle lede, i det lokale depot, derpå i det rum, hvor afdelingens kontorartikler opbevares, hvilke lokaler vi i forefandt med ganske varierede grader af orden, for sluttelig at måtte ulejlige den eller de medarbejdere i afdelingen, der har prokura til indkøb af kontorartikler. Opgaven med at komme tæt på et realistisk niveau af tidsspild er for vanskelig og et evt. resultat for usikkert, til at der ville kunne fæstes lid til det. Dette betyder imidlertid ikke, at effekten er negligeabel, og afhængigt af antallet af medarbejdere, kan der være tale om ganske store beløbæ. Man kunne imidlertid antage, at hver medarbejder spilder ca. 15 min. hver anden måned på sagen. For Rigspolitiets vedkommende bliver det med 12.000 medarbejdere, til 18.000 timer, eller ca. 10 mandeår, á f.eks. kr. 250.000 svarende til kr. 2.500.000. Samtidigt er det, som tidligere nævnt, af betydning, at varen er umiddelbart tilgængelig, så omkostningstunge hasteløsninger mhp. fremskaffelse af en given artikel i størst muligt omfang undgås. Dernæst rapporteres om et fald i den generelle hamstring, hvilket støttes af det konstaterede mindre forbrug pr. medarbejder ved depotløsningen. Ved depotløsningen pakker konsulenten varerne ud, hvorved det undgås, at brugerne tager hele æsker, og derved skaber egne lokale depoter. Depotet sikrer, foruden at fjerne binding af likviditet i depotet, og de dermed forbundne omkostninger, at depotet ikke indeholder ukurante varer, hvilket håndteres i forbindelse med den løbende sortimentsstyring. Gennem de hyppige besøg af repræsentanten fra Remmer skabes et tæt samarbejde, hvor opståede problemstillinger hurtigt kan løses, og endvidere holdes sortimentet løbende opdateret. Hos en enkelt af depotkunderne håndterede den pågældende repræsentant fra Remmer ud over depotsortimentet også påpladslægning af andre varer såsom kopipapir. Brugte tonere, der ligeledes ikke var omfattet af depotaftalen, blev taget retur.
Side 10/10 8. Konklusion Der er med baggrund i de indsamlede data ingen tvivl om, at depotløsningen er en god forretning for de involverede virksomheder. Datamaterialet peger på, at de årlige interne omkostninger til håndtering af kontorartikler uden depoter udgør kr. 165.000 som grundudgift samt kr. 95,50 pr. medarbejder/bruger. Vi er af den overbevisning, at en fremadrettet indsats for at udvide datagrundlaget, ikke i væsentlig grad vil ændre på disse tal. De indsamlede data har ligeledes vist at forbruget pr. medarbejder i en depotløsning er lavere end for en traditionel håndtering. Det er imidlertid ikke muligt på det foreliggende grundlag at konstatere, i hvilket omfang det lavere forbrug skyldes en bedre sammensætning af depotsortimentet eller et generelt lavere forbrug, herunder en reduceret tendens til hamstring.