KOORDINATORHÅNDBOG HVOR DER ER KRIG, ER DER FLYGTNINGE

KOORDINATORHÅNDBOG HVOR DER ER KRIG, ER DER FLYGTNINGE Hvor der er krig, er der flygtninge, som har brug for hjælp. Meld dig som indsamler på flygtning.dk eller 33 73 51 11. 11. november 2012

Velkommen til Landsindsamling 2012 Allerførst en stor tak, fordi du har valgt at være koordinator for Dansk Flygtningehjælps Landsindsamling søndag den 11. november. For nogle er det første gang, og de skal have en særlig velkomst. De fleste har dog været koordinatorer før, og de fortjener en særlig tak. Det er ikke for meget sagt, at uden din og de godt 500 andre koordinatorers frivillige indsats kunne Dansk Flygtningehjælp ikke gennemføre sin årlige landsindsamling. Dit personlige bidrag til vores internationale humanitære arbejde er derfor utrolig vigtigt. Med denne håndbog ønsker vi at hjælpe dig med at gennemføre indsamlingen på den nemmeste og mest effektive måde. Vi har ikke dit lokalkendskab, så det er op til dig, hvordan indsamlingen skal gennemføres i netop dit distrikt. Hvad vi kan give dig, er overblik, praktiske oplysninger, gode råd og nyttige tips. Det finder du i denne håndbog. Du kan også hente informationer på koordinatorområdet på vores hjemmeside. Og endelig er vi her på landskontoret klar til at hjælpe, når du har brug for det. Du kan kontakte os på mailadressen landsindsamling@drc.dk og telefon 3373 5170 På forhånd tak for din store indsats for flygtninge i verdens brændpunkter. Med venlig hilsen Astrid Bjerg, Christina Lundbye, Anja Simonsen og Jens Engedal Dansk Flygtningehjælps Landskontor 2

Indhold Opgaver...4 En koordinators opgaver...4 Koordinatortitler og opgaver...5 Distriktskoordinatorens huskeliste...6 Dansk Flygtningehjælp hjælper med følgende...7 Skab overblik...8 Hvervning af indsamlere...8 Ruter...12 Lokal presse...14 Indsamlingsdagen...15 Udleveringssted...15 Optælling, indberetning og indbetaling...16 Efter indsamlingsdagen...18 Materialer...19 Kampagnematerialer...19 Indsamlingsmaterialer...20 Koordinatorområdet på hjemmesiden...22 Tilmelding og administration af indsamlere...23 Kampagnestartsmiddage...24 Vigtige datoer...25 Praktiske oplysninger...26 Sådan hjælper Dansk Flygtningehjælp...27 3

Opgaver En koordinators opgaver Som distriktskoordinator har du ansvaret for planlægning og afvikling af indsamlingen i dit distrikt. Har du medkoordinatorer i dit distrikt, aftaler I indbyrdes, hvem der gør hvad. Som distriktskoordinator er det din opgave at: Hverve indsamlere Have overblik over antal indsamlere samt tid og sted for indsamlingen Planlægge ruter Skabe opmærksomhed om indsamlingen i dit lokalområde Afvikle indsamlingsdagen Evaluere dagen Vær flere om opgaven med at koordinere indsamlingen Det er rart at være flere om opgaverne. Jo flere medkoordinatorer, jo flere indsamlere kan I hverve i fællesskab. Vi anbefaler, at en distriktskoordinator har én eller flere medkoordinatorer i sit distrikt. Medkoordinatoren i byområder hjælper distriktskoordinatoren med opgaver efter aftale og kan eksempelvis give en hånd med til hvervning af indsamlere, ruteplanlægning eller pressehåndtering Medkoordinatoren i en landsby står for indsamlingen i dennes lokalområde Det er en god idé at være flere om at afvikle selve indsamlingsdagen. Så får alle en bedre oplevelse. Koordiner med koordinatorerne i kommunen Vi anbefaler, at alle distriktskoordinatorer og medkoordinatorer i en kommune afholder et indledende møde for at hjælpe hinanden med at finde medkoordinatorer og koordinere eventuelle fælles hverve- og presseaktiviteter. 4

Koordinatortitler og opgaver MK MK DK MK KK DK MK MK DK MK MK Distriktskoordinator (DK) gl. kommune Medkoordinator (MK) i byområde Medkoordinator (MK) i landsby Kommunekoordinator (KK) ny kommune (Kommunekoordinatoren er formentlig en af kommunens distriktskoordinatorer) Ansvarlig for indsamlingen i et distrikt De vigtigste opgaver er i samarbejde med evt. medkoordinatorer at: Hverve indsamlere Finde udleveringssted og bank Opdatere og printe ruter Finde medkoordinatorer til lokalområder Skabe opmærksomhed om indsamlingen i dit distrikt Oprette lokale udleveringssteder efter behov i distriktet Medkoordinatoren i et byområde hjælper distriktskoordinatoren med opgaver efter aftale Nogle medkoordinatorer løser opgaver på lige fod med distriktskoordinatoren, andre løser enkelte opgaver efter aftale med distriktskoordinatoren. En MK i et byområde kan have ansvar for sit eget udleveringssted Medkoordinatoren i en landsby står for indsamlingen i sit lokalområde Hverver indsamlere i sit lokalområde til at dække landsbyen (typisk 4-6 indsamlere) Udleverer og modtager indsamlingsbøsser fra indsamlerne i deres landsby Afleverer de indsamlede penge til distriktskoordinatoren efter indsamlingen Indkalder alle kommunens koordinatorer til et koordinationsmøde. På mødet planlægges fælles aktiviteter for indsamlingen i kommunen. Mødet vil typisk omfatte følgende punkter: Har alle distrikter og udleveringssteder i kommunen en koordinator? Fælles hverveaktiviteter (eksempelvis ringearrangement) Koordinering af presseopgaver Koordinering af bankaftaler 5

Distriktskoordinatorens huskeliste Planlægningen af indsamlingen er forskellig fra til distrikt til distrikt. De fleste opgaver ligger fra midten af august til og med ugen efter indsamlingen. August Team op: Find medkoordinatorer til udlevering i de små landsbyer og til at løfte arbejdet i større byer Gennemgå dine ruter, så du er sikker på, at alle veje i dit distrikt er dækket af ruter Lav en plan for, hvordan du finder indsamlere til at dække alle ruter i dit distrikt. (Antallet af indsamlere er en vigtig faktor for, hvor mange flygtninge vi efterfølgende kan hjælpe) September Lav aftaler med en bank, et udleveringssted og medkoordinatorer til at bemande dem på indsamlingsdagen indtast oplysningerne på koordinatorhjemmesiden inden 9. sept. Planlæg, evt. i samarbejde med andre koordinatorer i kommunen, et ringearrangement eller andre hverveaktiviteter Genhvervning af tidligere indsamlere: Du eller landskontoret (afhængig af aftale) skriver og ringer til ALLE tidligere indsamlere i dit distrikt for at genhverve dem Oktober Hverv nye indsamlere i lokale netværk og gennemfør ringearrangementet Ring for Flygtninge i Verdens Brændpunkter søndag den 28. oktober Planlæg forplejning til indsamlerne kontakt eventuelle sponsorer eller find kageopskriften frem Hæng fotoudstillingerne op og fordel plakater og foldere i dit distrikt Skab synlighed om indsamlingen i den lokale presse Hent indsamlingsmaterialerne hos Falck tjek, at du har fået det korrekte antal! November Giv alle dine indsamlere besked (via mail, brev eller et telefonopkald) om mødested og tidsrum for udlevering senest 10 dage før indsamlingen. Benyt evt. Det elektroniske postkontor på koordinatorhjemmesiden Klargør bøsser og indsamlingsmaterialer til udlevering Print og klargør rutekort. På rutekortene har du mulighed for at notere dit tlf. nr., samt hvor og hvornår indsamleren skal aflevere sin indsamlingsbøsse. På selve indsamlingsdagen Gør indsamlingsstedet klar med tydelig skiltning, ruter, materialer, etc. Registrer indsamlere ( kom/ kom ikke ) og udlever ruter og indsamlingsbøsser 6

Hæng takkeplakat op på udleveringssted og i banken/afleveringssted Tæl penge op i banken og udlever diplomer til indsamlerne Indtelefoner det samlede beløb for hele distriktet til landskontoret på 33 73 51 70 og overfør pengene som ét samlet beløb for hele distriktet på registreringsnr: 9541, kontonr: 1 32 33 34. Mærk indbetalingen Distrikt/Kommune/Dit navn Efter indsamlingen Sig tak til indsamlere og samarbejdspartnere Indtast kom/ kom ikke på hjemmesiden Udfyld evalueringsskemaet på nettet (link udsendes efter indsamlingen) Hvis du ikke har mulighed for at være koordinator næste år, begynd da allerede nu at overveje, hvem der kan overtage arbejdet efter dig. Lav gerne konkrete aftaler om overdragelse af ansvar og viden. Dansk Flygtningehjælp hjælper med følgende På landskontoret ved vi, at du arbejder hårdt med at organisere indsamlingen, og vi vil gøre, hvad vi kan for at hjælpe dig til at få en god indsamling. Kontakt os på mail eller telefon, hvis du har spørgsmål eller brug for et godt råd. Landskontoret hjælper bl.a. med følgende: Indsamlere Skriver og ringer til tidligere indsamlere i distrikter, hvor de lokale koordinatorer ikke selv gør det Hverver indsamlere på gymnasier, hvor de deltagende gymnasier kan vinde en optræden med stand-up komikeren Geo Gennemfører en kampagne målrettet efterskolerne, hvor de deltagende skoler kan vinde en optræden af stand-up komikeren Geo Har kontakten til landsledelsen i Sct. Georgs Gilderne og Kirkernes Integrations Tjeneste E-mailer løbende information og nyheder til de hvervede indsamlere for at sikre størst muligt fremmøde på indsamlingsdagen Udsender sms Husk indsamlingen på søndag til alle centralt tilmeldte kort før indsamlingen samt Tak for indsatsen efter indsamlingen. PR og presse Udsender hverve- og indsamlingsmaterialer Har kontakten til landsdækkende og regionale medier Leverer oplæg til artikler til det lokale pressearbejde Kampagnefilm på nettet Fotoudstilling til lokalt brug 7

Rådgivning og inspiration Afholder kampagnestartsmiddage i Aalborg, Århus, Odense og København. Deltager i lokale arbejdsmøder med koordinatorer Udsender løbende nyhedsbrevet KoordinatorNyt med vigtige informationer og gode råd til, hvordan man får en god indsamling Formidler erfaringer fra andre koordinatorer til dig Tilbyder foredrag om Dansk Flygtningehjælps arbejde i dit distrikt Etablerer centralt tilmeldingssystem på www.flygtning.dk og via telefon 33 73 51 70 Indhenter tilladelser til at samle ind på stationer Etablerer en central aftale med Danske Bank om at åbne nogle af deres filialer Skab overblik Indsamlere, tid og sted En del distrikter hverver selv indsamlere til alle deres ruter. Overvej, om I har mulighed for at ringe og hverve indsamlere, eller I ønsker hjælp til det af landskontoret. Alle indsamlere tilmeldes på koordinatorområdet under Min indsamling. På den måde har du altid overblik over dine indsamlere. Indsamlere, der bliver tilmeldt på hjemmesiden, får en automatisk kvitteringsmail med information om, hvor og hvornår de skal møde op på dagen for at få en rute, indsamlingsbøsse og de øvrige materialer. Derfor skal du som noget af det første overveje følgende: Hvor mange indsamlere er der brug for? Hverver I selv alle jeres indsamlerne, eller skal Dansk Flygtningehjælp ringe til jeres tidligere indsamlere? Lav en aftale herom med landskontoret. Hvorfra skal indsamlingen foregå søndag den 11. november? Indtast oplysningerne på koordinatorområdet Hvilken bank skal hjælpe med optælling af pengene? Indtast oplysningerne på Koordinatorområdet Hvervning af indsamlere Det er vigtigt, at så mange ruter som overhovedet muligt bliver dækket. Det kræver, at alle potentielle indsamlere bliver spurgt, om de vil samle ind. Lokal hvervning af indsamlere Vi anbefaler, at koordinatorerne kontakter de tidligere indsamlere. Indsamlere, der er hvervet lokalt, dukker i langt højere grad op på indsamlingsdagen end indsamlere, der er hvervet af landskontorets telefonhververe (phonere). Derfor opfordrer vi alle koordinatorer til selv at ringe til tidligere indsamlere. Der, hvor I ikke selv har ressourcer til at ringe, kan landskontoret hjælpe. Personlig kontakt er den mest effektive hvervemetode. Mange vil gerne være indsamlere, men de melder sig sjældent af sig selv. De skal spørges! Vær derfor ikke tilbageholdende med at spørge. Du arbejder for en god sag og beder om hjælp på vegne af nødlidende mennesker i verdens brændpunkter. Kig dig omkring i din vennekreds, på arbejdet, i din familie, i fodboldklubben eller hvor det nu kan være. 8

Få også gerne andre til at hjælpe dig med at finde indsamlere i deres netværk. Tips til at hverve indsamlere Kontakt alle tidligere indsamlere. Under Min indsamling på koordinatorområdet kan du se de tidligere indsamlere fire år tilbage Ringeaftener målrettet de tidligere indsamlere Hverv nye indsamlere gennem hvervearrangementet Ring for Flygtninge i Verdens Brændpunkter Lav personlige opfordringer i jeres eget netværk Søg samarbejde med de lokale Frikirker og Sct. Georgs Gilderne Ring til folk i lokalområdet for at få dem til at melde sig Send en mail til potentielle indsamlere Sæt plakater op, del foldere ud og informer lokale medier om landsindsamlingen. Dansk Flygtningehjælp laver udkast til pressemeddelelser, som du kan tilpasse dit distrikt. Skabeloner kan hentes på koordinatorområdet på hjemmesiden. Ringeaftener målrettet de tidligere indsamlere Det kan være en ret stor opgave for en distriktskoordinator at være alene om at ringe til alle tidligere indsamlerne. En god og afprøvet metode er at gøre det sammen med dine medkoordinatorer og gode venner. I kan eventuelt samtidig prøve at hverve nye indsamlere ved at gå ud fra De Gule Sider på Internettet eller telefonbogen. Ring til personer, der bor i områder, hvor I ved, der mangler indsamlere. Sæt én eller flere aftener af til ringeaftener, hvor I er sammen om at ringe efter indsamlere. Det er både mere effektivt og sjovere. Ring for Flygtninge i Verdens Brændpunkter Søndag den 28. oktober kl. 11-13 afholder koordinatorer over hele landet hverveeventen Ring for Flygtninge i Verdens Brændpunkter. Landskontoret anbefaler, at alle koordinatorer prioriterer arrangementet højt og lægger kræfter i aktiviteten. Vi ved det virker, og at det hverver mange indsamlere. Ideen er, at I finder 7-10 personer i kommunen, der ringer og hverver indsamlere i deres eget netværk: Familie, venner, bekendte og kollegaer. Det er en god idé at invitere kendte personer som fx politikere og sportsfolk. Det øger pressens interesse for aktiviteten. Nogle koordinatorer har succes med at lave en venskabelig konkurrence mellem deltagerne eksempelvis sportsklubben mod politikerne. Du finder en detaljeret beskrivelse af arrangementet i koordinatorområdet på hjemmesiden. Landsbyløft Find 2-3 medkoordinatorer, der står for indsamlingen i hver deres lokalområde. På den måde får du dækket hele dit distrikt med små byer, landsbyer og landområder. 9

Hverv lokale organisationer og foreninger Vi vil opfordre dig til at lave en liste over de organisationer, foreninger, uddannelsessteder, frikirker mv., som man kan forvente sympatiserer med flygtningesagen. Hvis det lykkes at motivere en forening, organisation eller en anden organiseret gruppe af lokale, så er du sikret et stort antal trofaste og mødestabile indsamlere, som kan være med til at give indsamlingen et flot resultat og sikre loyale indsamlere i fremtiden. Vi anbefaler, at du kontakter og motiverer følgende lokale foreninger og organisationer: De lokale Frivillig-grupper i DFH Efterskoler Sct. Georgs Gilderne Sprogskoler Højskoler Gymnasier + andre ungdomsuddannelser Folkekirker Internationale venskabsforeninger Frikirker Politiske ungdoms-organisationer Soroptimisterne Natteravnene Aktive kvinder Odd Fellow logerne Spejderne Sportsklubber ex. løbeklub. Rotary Fritids- og ungdomsklubber Folkedansere Landsdækkende aftaler med organisationer Dansk Flygtningehjælps Landsindsamling har et formaliseret samarbejde med Sct. Georgs Gilderne og med Kirkernes Integrationstjeneste. Samarbejdet har betydet, at mange lokale Sct. Georgs gilder og frikirker bakker loyalt og talstærkt op omkring landsindsamlingen. Vi anbefaler derfor, at alle koordinatorerne kontakter den lokale Sct. Georgs gilde og de lokale frikirker i jeres distrikt. Du kan finde dem på: http://www.sct-georgs-gilderne.dk eller http://www.kit-danmark.dk Har du kendskab eller en god idé til en bestemt organisation, som du mener, vi bør satse på at indgå et formaliseret samarbejde med, så husk at fortælle landskontoret om det. Landskontorets hverveaktiviteter Hvis ikke andet er aftalt, sender landskontoret et brev eller en mail til tidligere indsamlere, dvs. indsamlere, der har deltaget i én eller flere indsamlinger første uge i september (uge 36). Her opfordrer vi til at tilmelde sig årets Landsindsamling på www.flygtning.dk eller telefon 33 73 51 70. Tidligere indsamlere Alle tidligere indsamlere, der ikke melder sig på baggrund af brevet/mailen, skal have et opfølgende telefonopkald. Landskontoret hjælper gerne med disse opkald, hvis ikke I selv kan løfte opgaven. Men det er vigtigt, at vi inden den 1. september får afklaret: 10

Ringer I selv til alle tidligere indsamlere? Skal Dansk Flygtningehjælp ringe til alle tidligere indsamlere? Vi kan deles om opgaven med at ringe til tidligere indsamlere. Koordinatorer og landskontor kan ringe på samme tid. Det kræver blot, at begge parter straks registrerer tilmeldinger på hjemmesiden. Ellers risikerer vi, at indsamleren bliver kontaktet af både koordinator og landskontor. Gymnasier Dansk Flygtningehjælp besøger stort set alle gymnasier i landet for at hverve eleverne som indsamlere. Det gymnasium, der stiller med flest indsamlere på indsamlingsdagen, vinder stand-up komikeren til deres næste gymnasiefest. Når tourplanen er klar, kan du på hjemmesiden se, hvornår Dansk Flygtningehjælp besøger et gymnasium nær dig. Hjælp gymnasieeleverne med at få et godt indsamlingsresultat. Ønsker de unge at gå to og to sammen, anbefaler vi, at de får to ruter i forlængelse af hinanden. Vi ved, at der er et stort frafald blandt de tilmeldte gymnasieelever. For at minimere frafaldet sender landskontoret gymnasieeleverne SMS er i dagene op til indsamlingen, hvor vi minder dem om, at de skal ud at samle ind. Din lokale kontakt til gymnasieelever kan være med til at påvirke fremmødet positivt. Efterskoler Dansk Flygtningehjælp gennemfører en kampagne rettet mod efterskolerne. For at øge efterskolernes interesse i Landsindsamlingen trækker vi lod blandt de efterskoler, der deltager i indsamlingen. Den heldige skole får et stand-up show af stand-up komikeren Geo. Vi giver dig besked, hvis en efterskole i dit distrikt deltager i indsamlingen. Så kan du aftale ruter og udlevering af indsamlingsmateriale med skolen inden søndag den 11. november. 11

Ruter Planlægning og løbende opdatering af ruter kræver lokalkendskab og er derfor koordinatorens ansvar. På koordinatorområdet kan du logge dig ind på det elektroniske rutesystem, hvor du kan oprette, redigere, slette og printe ruter. Kvaliteten af indsamlingsruterne har stor betydning for indsamlingsresultatet, og du bør være opmærksom på følgende: Hele dit distrikt skal være dækket med ruter Ruterne skal have en passende længde Der skal være alternative ruter, dvs. indsamling ved butikker, sportsarrangementer o.lign. Funktionen Rutedækning på det elektroniske rutesystem giver et praj om, hvor godt dit distrikt er dækket med ruter. Er ruten for kort, kommer der ikke nok penge i bøssen. Som udgangspunkt kan man regne med, at en indsamler på 2-3 timer kan besøge: 120-200 lejligheder i etagebyggeri 75-100 parcelhuse 30-50 huse i landdistrikter Sådan kommer du ind på rutesystemet RUT Du kan komme ind i rutesystemet RUT via koordinatorhjemmesiden eller direkte via internetadressen rut.praqma.net RUT Systemet er åbent hele året, og der ligger en udførlig vejledning under Hjælp i øverste venstre hjørne. Sådan logger du ind: Organisation: df Område type: vælg kommuner Område: find din kommune Distrikt: (efterlades tom) Adgangskode: alle Klik på login, og du har adgang til ruter i dit eget distrikt. Indsamling på gaden, ved butikker, stationer og stadions Indsamlingstilladelsen giver også mulighed for at samle ind på offentlige steder. Indsamlere kan opnå gode resultater ved stationer, på åbne pladser og torve, foran store forretninger, der har søndagsåbent, eksempelvis bagere, til større sportsbegivenheder eller lignende. Der skal i sådanne tilfælde indhentes tilladelse fra grundejeren og/eller forretningen eller foreningen. 12

Et eksempel på en rute. Forhåndsreservering Ret tekster Importer distrikt Rutedækning Vælg bedste korttype Det er en fin service overfor indsamlerne, at de kan forhåndsreservere en rute, men så må vi til gengæld forlange, at ruten og indsamlingsbøssen er afhentet senest kl.10.30 på indsamlingsdagen (tidspunktet kan selvfølgelig tilpasses lokale forhold). Via funktionen Ret tekster kan du tilføje en tekst, som du ønsker skal stå på alle ruter i et distrikt, f.eks. hvor og hvornår indsamleren skal aflevere sin bøsse, et mobiltelefonnummer til koordinatoren eller en reklame for det supermarked, der har sponsoreret slik og sodavand. Med funktionen Importer distrikt kan du se og importere ruter fra andre organisationer. Funktionen Rutedækning viser, om alle veje i kommunen er omfattet af rutesystemet Du har mulighed for at vælge mellem tre forskellige korttyper, når du skal printe ruter: Kort, hybrid eller luftfoto. 13

Lokal presse Synlighed og presseomtale af Landsindsamlingen er vigtig. Har man hørt om indsamlingen, er man mere tilbøjelig til at sige ja til at blive indsamler eller til at give et bidrag, når indsamlerne ringer på døren. På hjemmesiden finder du skabeloner til pressemeddelelser, artikler og fotos. Lokale medier Som koordinator har du kontakten til den lokale presse. Indgangsvinklen til en artikel i lokalavisen kan være: Ring for Flygtninge i Verdens Brændpunkter 28. oktober Pressemeddelelser om indsamlingen og årets tema Landsbyløft vi vil dække hele distriktet Fotoudstilling med fotos af fotograf Christian Als Lokale kendte samler ind Flygtninge har brug for hjælp nu! Der mangler indsamlere! Hvor mange samlede ind, og hvad blev resultatet? Du kan hente inspiration og skabeloner til artikler på koordinatorområdet på hjemmsiden. Når et medie dækker flere distrikter Det kan være en fordel at koordinere pressekontakten med andre koordinatorer, når en lokalavis, lokalradio eller regional tv-station dækker flere distrikter. Aftal eventuelt, hvem der tager sig af pressen på vegne af alle koordinatorer i kommunen. Lokal annoncering Landskontoret kan desværre ikke betale for lokal annoncering. Derfor anbefaler vi, at du bruger de pressemeddelelser, artikler og fotos, der ligger på koordinatorområdet til at opnå gratis omtale i de lokale medier. 14

Indsamlingsdagen Indsamlerne skal have en god oplevelse. Mødes de med forfriskninger og smil, bliver de engagerede indsamlere, der gerne stiller op igen til næste års indsamling. Forbered indsamlingsdagen i god tid og vær sikker på, at alle indsamlerne ved, hvor og hvornår de skal møde op. Før indsamlerne kommer Hav alt parat, når indsamlerne møder op: Udleveringsstedet markeres tydeligt med plakater Ruter Indsamlingsbøsser Registreringsskema Kom Kom ikke Indsamlervejledning til hver indsamler Pose med takkefoldere til alle husstande på ruten Plakat med vejledning til indsamlerne hænges op skriv selv afleveringssted/bank Når indsamlerne afleverer bøsserne Hæng takke-plakat op på et synligt sted i lokalet Udpeg en værtsperson, der modtager indsamlerne og viser tilrette Hav forfriskninger klar til indsamlerne Vær klar til optælling Vis slideshow med billederne fra fotoudstillingen Udlever diplom med navn og beløb Skab rum for indsamlernes feedback og fortællinger fra ruten Udleveringssted Udleveringsstedet skal have en passende størrelse, og der skal være hjælpere nok til at bemande det. Det tager tid at dele ruterne ud. Især hvis indsamlerne kommer inden for et kort tidsrum, er det en fordel at være flere om det. Udleveringsstedet kan være en bank, skole, et kulturhus, medborgerhus, rådhus eller et andet centralt sted, hvor der er god plads til udlevere materialer. Det kan være en god idé at lave skilte, der guider indsamlerne gennem registrering og udlevering. På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du se en film om, hvordan du tilrettelægger en god udlevering. De fleste koordinatorer udleverer indsamlingsmaterialerne på selve indsamlingsdagen. Som en ekstra service og for at lette presset på indsamlingsdagen kan du overveje at lave et ekstra udleveringstidspunkt i ugen op til indsamlingen. Indsamlerne kan således hente deres indsamlingsbøsse på vej hjem fra arbejde, eller når de er i byen for at 15

handle. De indsamlere, der benytter denne mulighed, starter deres indsamling direkte fra hjemmet og afleverer deres bøsse i banken, når de har gået deres rute. Takkefoldere til alle husstande Alle husstande skal have en informationsfolder både de som er hjemme, og de som ikke er hjemme. I folderen får de, der har givet et bidrag, en tak. De kan læse om, hvad pengene går til. Og de, der ikke var hjemme, får mulighed for at give et bidrag via sms, telefon, netbank eller giro. Alle indsamlere skal registres og efterfølgende afkrydses på koordinatorhjemmesiden Registrering af fremmødte indsamlere på dagen skal prioriteres højt. Opgaven tager tid, og der skal afsættes ressourcer til den. Alle indsamlere skal registreres ikke kun de indsamlere, der bliver noteret for at have modtaget en indsamlingsbøsse. Går indsamlerne to eller flere sammen, skal alle registreres, ellers har vi ikke mulighed for at udpege den rette vinder i indsamlerkonkurrencer eksempelvis konkurrencen mellem gymnasierne. På koordinatorhjemmesiden angives efter indsamlingen Kom Kom ikke ud for hver indsamler. Forinden indtastes indsamlere, der mødte frem på dagen uden at være tilmeldt på forhånd. Optælling, indberetning og indbetaling De indsamlede penge skal normalt optælles i en bank på indsamlingsdagen. Senest to måneder før indsamlingen laver du en aftale med en bank om at holde åbent for optælling. Så kan banken nemlig rettidigt varsle søndagsarbejdet til deres personale. Bankerne holder typisk åbent nogle timer om eftermiddagen til optælling af pengene. Afstem forventningerne med banken og lav præcise aftaler om, hvem der gør hvad. Nogle steder går koordinatorer på tværs af distrikter sammen om at låne en bank. Danske Bank Danske Bank tilbyder at åbne omkring 75 filialer på indsamlingsdagen. Det betyder ikke, at du skal bruge Danske Bank, men at du har muligheden. Du skal dog stadig selv kontakte den lokale filial i september og lave en præcis aftale med direktøren inden den 9. september. Listen over de filialer Danske Bank tilbyder at åbne finder du på koordinatorhjemmesiden. Er din lokale Danske Bank ikke med på listen, kan du spørge om de alligevel vil holde åbent - men de er ikke forpligtet til det. Indtast navn og adresse på den bank/ afleveringssted som du benytter til optælling på koordinatorhjemmesiden. 16

Giv indsamlerne en god oplevelse Det virker godt at have en fast person til at tage imod indsamlerne, når de kommer retur fra ruten. En venlig vært, der viser tilrette og taler med indsamlerne om, hvad de har oplevet ude på ruten, er med til at skabe en god stemning omkring indsamlingen. Spørg banken, om de vil lave kaffe og te til indsamlerne. Lidt frugt, slik og sodavand er også godt at have parat. Måske vil et supermarked donere lidt godt mod at få omtale på rutekortene. På koordinatorområdet på hjemmesiden kan du downloade et slideshow om flygtninge. Slideshowet kan bl.a. bruges i banken til at minde indsamlerne om, hvor betydningsfuldt deres indsats er. Samtidig opleves en eventuel ventetid i banken kortere. Ring resultatet ind til Dansk Flygtningehjælp Overførsel af de indsamlede penge Når optællingen er slut, skal du ringe til Dansk Flygtningehjælp og oplyse det indsamlede beløb for hele dit distrikt, antal ruter, der er blevet gået, samt antallet af indsamlere. Telefonnummeret er 33 73 51 70. Det samlede beløb for hele distriktet sættes ind på Dansk Flygtningehjælps girokonto: Reg. nr. 9541, Konto nr. 1 32 33 34 Mærk indbetalingen Distrikt/Kommune/Dit navn; f.eks: Rødby/Lolland/Helge 17

Efter indsamlingsdagen En veloverstået indsamling fortjener en god afslutning. Sig tak Husk at takke alle involverede indsamlere og hjælpere Sig tak til sponsorer, bank og udleveringssted. Send brev, mail eller skriv et læserbrev i lokalavisen, hvor du siger tak til alle givere og dem, der i øvrigt har støttet indsamlingen. Evaluering Indhent og evaluer indsamlernes og hjælpernes oplevelser fra dagen Udfyld venligst et online evalueringsskema. Vi mailer dig et link umiddelbart efter indsamlingen. På den måde kan vi lære af dine og alle andres erfaringer. Den gode indsamlingshistorie Vi tager med glæde imod gode historier og billeder fra indsamlingsdagen. Mail dem til landsindsamling@drc.dk Overskydende materiale Vi håber, at du har mulighed for at opbevare overskydende indsamlingsbøsser og poser til næste års indsamling. Har du ikke mulighed for at opbevare dem, kan du smide bøsserne på genbrugsstationen. De er lavet af miljøvenligt plastik. Registrer alle indsamlere Tilmeld indsamlere, der mødte frem uden at være tilmeldt på forhånd, og registrer kom/ kom ikke på koordinatorområdet på hjemmesiden. Koordinator i 2013 Hvis du ikke selv har mulighed for at være koordinator i 2013, begynd da allerede nu at overveje, hvem der kan overtage efter dig. 18

Materialer Du modtager to slags materialer: Kampagnematerialer og Indsamlingsmaterialer. Kampagnematerialerne leveres direkte til din bopæl eller den kontaktadresse, du har opgivet. Indsamlingsmaterialerne leveres til en Falck-station nær dig, hvis ikke andet er aftalt. I september kan du se billeder af de forskellige materialer på koordinatorområdet. Kampagnematerialer Vi udsender kampagnematerialer til alle distriktskoordinatorer sidst i september. Distriktskoordinatoren fordeler materialerne til medkoordinatorerne i distriktet. Du kan begynde at anvende materialerne efter Røde Kors indsamlingen den 7. oktober. Vær realistisk omkring hvervematerialerne. De skaber opmærksomhed om indsamlingen, men får ikke folk til at melde sig som indsamlere. Kampagnematerialer omfatter: Fotoudstilling i A1 (b 841 mm x h 594 mm) og A2 format (b 594 mm x h 420 mm) Plakater Hvervefolder Tilmeldingslister Fotoudstilling Den internationale anerkendte fotograf Christian Als rejste i mai 2012 til Sydsudan for Dansk Flygtningehjælp. Resultatet blev en fotoudstilling, der består af 10 stærke fotos i A2 format, og en planche, der introducerer udstillingen. Der er beregnet 2 til 4 udstillinger pr. distrikt afhængig af distriktets størrelse. Se udstillingen på hjemmesiden og lav straks aftaler om ophængning, hvor der er gode udstillingslokaliteter fx: kulturhuset, bankens vindue, indkøbscenteret, medborgerhuset eller andre steder, hvor der færdes mange mennesker. Udstillingen hænges op omkring 3 uger inden indsamlingen, og du sender en pressemeddelse og et foto til de lokale medier. Skabelon til pressemeddelse og pressefoto kan downloades fra hjemmesiden. De øvrige materialer skal være synlige så mange steder som muligt i dit distrikt. Fordel dem til foreninger, medborgerhuse, butikker og andre steder, hvor der kommer mange mennesker de sidste tre uger inden indsamlingen. Dansk Flygtningehjælp sender kampagnemateriale direkte til Sct. Georgs Gilder og Dansk Flygtningehjælps Frivilliggrupper. Du kan bestille flere af de enkelte materialer hos landskontoret. 19

Indsamlingsmaterialer Indsamlingsmaterialerne omfatter: Indsamlingsbøsser Labels til indsamlingsbøsser Indsamlervejledninger Takkefoldere Plastikposer Diplom til indsamlerne Indsamlervejledning som plakat TAK plakat til udleveringssted TAK plakat til bank/afleveringssted Vi udsender materialer svarende til det antal indsamlere, som vi skønner kommer til at samle ind i dit distrikt. Vi trækker det antal bøsser fra, som du har oplyst landskontoret om er opbevaret fra sidste år. DHL fordeler materialerne til Falck-stationer over hele landet. Her skal du hente og kontrollere dine materialer. Venligst gør det senest den 1. november. Vi informerer dig i god tid om, hvilken Falck-station dine materialer vil blive afleveret hos. På koordinatorområdet kan du finde en oversigt over, hvilke Falck-stationer, der servicerer hvilke distrikter. Ønsker du dine materialer leveret et andet sted end til Falck, oplyser du landskontoret om den alternative leveringsadresse, en kontaktperson og et telefonnummer. Da vi desværre ikke kan aftale et fast tidspunkt for levering, betyder det, at kontaktpersonen skal stå til rådighed i dagtimerne. Materialerne leveres i flyttekasser. Der vil være cirka én flyttekasse for hver 20 indsamlere. Indsamlingsbøsserne er fremstillet i et miljøvenligt plastikmateriale, og de brugte bøsser kan derfor smides ud efter brug. Ubrugte bøsser kan gemmes til næste års indsamling. Mange koordinatorer ser gerne, at Dansk Flygtningehjælp anvender genanvendelige indsamlingsbøsser. Beslutningen om at bruge genanvendelige indsamlingsbøsser træffes først, når vi kender resultatet af den nye indsamlingslov, der træder i kraft i 2013. 20