Referat af budgetsamrådsmøde onsdag 19. marts 2014 kl. 19.00 i Vojens sognegård, Østerled 4, 6500 Vojens Dagsorden: 1. Velkomst 2. Jacob Lysemose præsenterer sit arbejde som provstiets personalekonsulent. Herefter vil uddannelseskonsulent ved VUC Syd Finn Blohm Edlefsen orientere om muligheden for opkvalificering/uddannelse af medarbejdere. 3. Budgetproceduren for budget 2015 Årets tidsplan 2014 Mellemregningskontoen ultimo 2014 som udgangspunkt for 2015 Forventningerne til udskrivningsgrundlaget i 2015 Provstiudvalgets generelle oplæg i øvrigt: a. Fastlæggelse af driftsrammerne for 2015 b. Omfordelingspulje c. Prioriteringsplanen som grundlag for anlægsrammerne i 2015 d. Aktuel status for 5 % puljen og forventning til og politik for forbrug i 2014 e. Udviklingspulje status og nye retningslinjer Stiftsbidraget samt stiftets udlåns og indlånsrente i 2015 4. Regnskabsaflæggelse og revision 5. Nøgletal fra regnskab 2012 6. GIAS og de aktuelle kirkegårdstakster 7. Energimærkning 8. Forpagtningskontrakter 9. Provstesyn 2014 10. Fælles regnskabskontor 11. Eventuelt Ad. 1. Velkomst Provstiudvalgsformand Helge C. Jacobsen bød velkommen. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 1
Ad. 2. Jacob Lysemose præsenterede sit arbejde som provstiets personalekonsulent, og herefter orienterede uddannelseskonsulent ved VUC Syd Finn Blohm Edlefsen om mulighed for opkvalificering / uddannelse af medarbejdere. Ad. 3. Budgetproceduren for budget 2015 Domprovst Kim Eriksen og formand Helge C. Jacobsen gennemgik budgetproceduren for 2015. Årets tidsplan 2014 blev gennemgået og udsendes sammen med dette referat til menighedsrådene og lægges på domprovstiets hjemmeside. Menighedsrådene vil senest 15. april modtage en skrivelse med den driftsramme, der skal budgetteres efter i 2015. Næste budgetmøde er fastsat til den 28. august 2014 kl. 19.00 i Hammelev sognehus. Der blev også under dette punkt henvist til følgende, der samme dag var lagt på Itskrivebordet: Aflevering af regnskab 2013 Oprettet 19-03-2014 11:32, Kontaktperson: Elisabeth Gram Jeppesen Sideindhold Når regnskabet er afleveret i Økonomiportalen og godkendt af menighedsrådet, skal referatet fra mødet overføres til DATAARKIVET. Hvis I har en skanner gør I således 1. Skan hele referatet og gem det som en pdf-fil 2. Vælg fanebladet DATAARKIV og derefter menupunktet REGNSKAB og følg vejledningen på skærmen. Hvis I ikke har en skanner, kan referatet sendes til provstiet, som sørger for, at det bliver overført til menighedsrådets dataarkiv. Regnskabsudskriften overføres automatisk til DATAARKIVET. Det forventes at allerede afleverede regnskaber overføres fredag d. 21. marts og derefter løbende frem til 1. april. Når referatet er overført til dataarkivet får menighedsrådets revisor besked om, at det er afleveret. Revisor henter selv regnskab og referat i dataarkivet. Husk at fristen for aflevering og godkendelse er 1. april 2014 (udsendt til alle menighedsråd, provstier og 1. kontor i ministeriet) Mellemregningskontoen ultimo 2014 som udgangspunkt for 2015 Kim Eriksen erindrede om budgettet for de kirkelige kasser i Haderslev Domprovsti 2014 og konsekvenserne for mellemregningskontoen. Det blev oplyst, at provstiet har kr. 734.342 til gode i kommunen på mellemregningskontoen. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 2
Forventningerne til udskrivningsgrundlaget i 2015 Provstiudvalgets formand tilkendegav, at det er provstiudvalgets forventning, at udskrivningsgrundlaget forbliver på et uændret niveau i 2015 i forhold til de foregående år. Provstiudvalget lægger derfor op til en uændret driftsramme. Der forventes heller ikke løn- og prisstigninger af betydning. Personalekonsulent Jacob Lysemose nævnte i den forbindelse, at det også er med den tilgang, at menighedsrådene skal gennemføre lokale lønforhandlinger med personalet. Provstiudvalget henviste i øvrigt til, at man er af den opfattelse, at menighedsrådene støtter synspunktet om en uændret kirkeskatteprocent. Det blev bekræftet af forsamlingen. Størrelsen af det statsgaranterede udskrivningsgrundlag - som kommunalbestyrelsen har lagt til grund de seneste år kendes først til budgetmødet i august. Provstiudvalget forventer dog, at den samlede ramme vil kunne rumme følgende 4 puljer, hvor de to første alene er aktive i forbindelse med budgetfasen: Omfordelingspulje: Med denne pulje vil provstiudvalget kunne komme betrængte kirkekasser til hjælp. Dette kræver dog i hvert enkelt tilfælde en særskilt forhandling med provstiudvalget, hvor kirkekassens økonomi vil blive analyseret. Provstiudvalget forventer, at der kun bliver tale om undtagelser, da der i almindelighed skal budgetteres inden for de rammer, der stilles til rådighed med en uændret driftsramme. Energipulje: Provstiudvalget ser meget gerne menighedsrådene iværksætte energibesparende foranstaltninger. Projekter med særligt perspektiv for energibesparelse vil i budgetfasen kunne nyde fremme ved ansøgning til energipuljen. Udviklingspuljen: Det er provstiudvalgets hensigt at budgettere med genetablering af en udviklingspulje på kr. 500.000. Domprovsten henviste i øvrigt til de skærpede ansøgningskrav om, at der skal være tale om projekter, der tænker ud af boksen og er fornyende. Pulje af 5 % midler: Provstiudvalget håber at kunne budgettere med en betydelig pulje af 5 % midler. Disse midler er helt nødvendige, når menighedsrådene skal budgettere så stramt, som tilfældet er og ikke selv har en buffer til uforudsete udgifter. Provstiudvalgets generelle oplæg i øvrigt: a. Fastlæggelse af driftsrammerne for 2015 Se ovenfor. b. Omfordelingspulje Se ovenfor. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 3
c. Prioriteringsplanen som grundlag for anlægsrammerne i 2015 Prioriteringsplanen blev gennemgået og revideret på følgende punkter: Bevtoft: Bjerning: Af den afsatte låneramme på 250.000 vil der være midler også til istandsættelse af køkkenet i Bjerninghus. Provstiudvalget har sagt god for denne ændring. Domsognet: Afventer svar på fondsansøgninger. Akut problem med skimmelsvampe i præsteboligen Klostervænget 1. En sag akut sag hvortil der skal midler fra provstiet. Alt efter, hvad der skal ske, vil det være en udgift på mellem 500.000 kr. og 1.200.000 kr. Fjelstrup: Det fremsendte projekt for den indvendige renovering er budgetteret til at ville beløbe sig til kr. 4.800.000, som anført på prioriteringsplanen. Reparationen af taget på kirkens tårn er der således ikke finansiering af, når man ser bort fra den del, der er en forsikringsskade. Dette forhold skal afklares. Fole: Etablering af depoter og istandsættelse af kirkens vinduer, som nu er de udestående opgaver, kan klares ved delvis selvfinansiering. Gl. Haderslev: (Der var dog ingen repræsentanter for menighedsrådet til stede, da der var menighedsrådsmøde samme aften). Gram: Halk-Grarup: Intet noteret. Hammelev: Knæfald renoveres ved selvfinansiering. Hjerndrup: En udvendig trappe til tagrum skal istandsættes. Synsudsat på provstesyn. Stiftets godkendelse skal foreligge. Borebilleangreb i altertavle. Rapport fra Nationalmuseet afventes. Begge disse forhold skal på prioriteringsplanen, da kirkekassen ikke kan betale de forbundne udgifter selv. Hoptrup: Punktet orgelreparation skal indeholde en rensning af orglet for skimmelsvampe. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 4
Finansieringen er stadig uafklaret. En ny akut sag er stråtaget på præsteboligen. Der må forventes oplagt et nyt tag allerede i forsommeren 2014, da der er voldsomme problemer med skimmelsvampe. Finansieringen skal på plads ved forhandling mellem menighedsrådet og provstiudvalget. Sagen viser betydningen af at have en arkitekt inde over, da der så kan gøres et erstatningsansvar gældende. Det kan der næppe i denne sag, skønt der er kontakt til tækkemanden. Højrup: Jegerup: Der er konstateret problemer med murværket i kirketårnet. Skal med på konsulentrunde. Menighedsrådet anmoder stiftet herom. Rådgivere skal afgøre, hvor akut det er. En konservator skal reparere noget middelalderligt inventar. Ikke prissat. Maugstrup: Belægning på kirkegården. Ikke prissat. Afventer. Moltrup: Sagen om varmeanlægget er sendt til høring hos konsulenterne og afventer stiftets formelle godkendelse. Finansieringen er på plads. Diger bliver løbende istandsat. Opmærksomheden henledes på, at der til stadighed skal foreligge en godkendelse herom fra stiftet. Nustrup: På grund af krav om stillads skal en snarlige kalkning af de kalkede bånd på kirken på prioriteringsplanen. Finansieringen heraf skal afklares i forbindelse med den kommende budgetprocedure. Oksenvad: Fugning af tårnet. Afventer en vurdering fra arkitekt. Skal finansieres ved stiftslån. Beløb ikke fastlagt. Skrydstrup: Intet noteret. Sommersted: Renovering af kirkehus. Det er afklaret, at taget ikke skal skiftes. Det er menighedsrådets opfattelse, at baghuset til kirkehuset bør fjernes. Menighedsrådet er i den forbindelse blevet klar over, at skellet ikke ligger som forventet. Muligvis skal man søge mageskifte med kommunen med henblik på at bygge et nyt redskabshus. Provstiudvalgets formand understregede betydningen af at vide, hvor skellene er og mulighederne for mageskifte, inden man river den gamle bygning ned. Blytag på tårn er en akut og meget dyr sag. Menighedsrådet opfordres til at søge fonde om hjælp til restaurering af tårnet. Måske vil der også kunne forventes statstilskud. Dette forudsætter dog en ansøgning fremsendt inden 1. marts 2015. Og på tidspunktet for ansøgning om statstilskud skal der foreligge en godkendelse af et projekt. Det gælder endvidere, at projektet ikke må være sat i gang. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 5
Starup: Menighedsrådet kunne oplyse, at renoveringen af orglet vil gå i gang i løbet af de kommende dage. Vedsted: Menighedsrådet har indgået en kontrakt om etablering af menighedslokaler i Vedsted skole. Anlægsudgifterne skal finansieres ved stiftslån. De årlige driftsudgifter på 24.000 kr. betales af menighedsrådet i indeværende år. Om finansieringen af driftsudgifterne for de kommende år skal der forhandles med provstiudvalget i forbindelse med budget 2015. Fra Vedsteds side understreger man behovet for bedre faciliteter til kirkegårdsleder og personale. Vilstrup: Vojens: Maja Lisa Engelhardt er kontaktet og anmodet om rådgivning vedrørende farvesætning i forbindelse med en indvendig istandsættelse. Menighedsrådet har fået mulighed for at købe naboejendommen Povlsbjerg Børnehave med henblik på nedrivning og etablering af parkeringspladser. Købet 750.000 kr. - og nedrivning - 250.000 kr. har provstiudvalget lovet at finde finansiering til. Etablering af parkeringspladsen skal på prioriteringsplanen med et beløb på minimum 1.000.000 kr. Vonsbæk: Øsby: Ingen ændring til det anførte. Provstiudvalgets formand spurgte ind til planerne om etablering af jordvarme ved præstegården. Og pegede ligeledes på puljen til energibesparende foranstaltninger hvad angik eventuelle forsatsvinduer i kirken til isolering af de meget store vinduespartier. Med henblik på etablering af sognehus håber provstiudvalget på en lignende model som i forbindelse med Vedsted kirke og Vedsted skole. Åstrup: Intet noteret. d. Aktuel status for 5 % puljen og forventning til og politik for forbrug i 2014 Der er aktuelt 896.000 kr. til rådighed. Hertil kommer yderligere 200.000 kr. som 5 % midlerne forøges med hver måned i 2014. Det understreges at 5 % midlerne bevilges til akutte og uforudsete udgifter. e. Udviklingspulje status og nye retningslinjer Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 6
Der er aktuelt 300.000 kr. til rådighed. Hertil kommer yderligere 20.000 kr. som midlerne forøges med hver måned i 2014. Se i øvrigt ovenfor. Stiftsbidraget samt stiftets udlåns og indlånsrente i 2015 Stiftsrådet har vedtaget rentesatserne for 2015. Udlånsrenten vil være 2,5 %. Provstiet ville med en tilsvarende lavere rente have sparet 213.000 i 2014. Indlånsrenter har stiftsrådet fastsat til 3,5 %. Hvilket vil give en merindtægt til kirkekasserne. Ad. 4. Regnskabsaflæggelse og revision Der blev på mødet rejst en vis kritik af revisionen der forekommer at være faldet i kvalitet. Der er således efterfølgende opdaget fejl som revisionen burde have fundet. Provstiudvalgets formand understregede, at det under alle omstændigheder er menighedsrådets ansvar at fremlægge et retvisende regnskab. Domprovsten vil dog tage dette forbehold over for revisionen med til provstemøde. Ad. 5. Nøgletal fra regnskab 2012 Rapporten fra Kirkeministeriet, mht. hvad det koster at drive kirke i de enkelte sogne, har ført til en noget forfejlet debat. Provstiets egne tal bør derfor analyseres grundigt, så der er oplysende tal at forholde sig til. Ad. 6. GIAS og de aktuelle kirkegårdstakster Hvordan virker de vedtagne takster? Er de landet det rigtige sted? Der gives et betydeligt tilskud til folkekirkemedlemmer for erhvervelse af et kistegravsted - mindre for erhvervelse af urnegravsteder. Erhvervelse og gravkastning er de eneste steder, hvor det er muligt at give tilskud. De øvrige takster skal beregnes i forhold til de faktiske udgifter. Alle er enige om, at de forøgede takster er med til at ændre kirkegårdskulturen. Og måske føre til udmeldinger af folkekirken, hvis man ikke længere kan se, at man får noget økonomisk ud af sit medlemskab. Det synspunkt blev fremført, at der er tale om en tvungen skatteforhøjelse. Et andet synspunkt var, at der bør arbejdes på en ændring af den grundlæggende lovgivning om de omkostningsbestemte takster. Det havde været en frustration hos nogle, at GIAS systemet med mellemrum ikke havde fungeret. En anbefalede at stoppe priserne, for ellers kan der ske flere udmeldinger af folkekirken. Der var ingen egentlig konklusion på drøftelserne. Udviklingen følges. Ad. 7. Energimærkning Ny energimærkning i Haderslev Stift skal først foretages i 2015. Provstiudvalget vil opfordre stiftet til at afklare muligheden af et fælles udbud i stiftet. Fint hvis gode erfaringer med brug af rapporterne fra den seneste energimærkning ville kunne deles. Hertil kunne Hoptrup menighedsråd oplyse, at man havde investeret i en varmepumpe. Der var endnu ikke tal for, om det havde været en god investering. De fleste gav udtryk for, at energimærkningen ikke havde ført til brugbare resultater. Formanden for provstiudvalget gjorde dog forsamlingen opmærksom på, at det er omsonst at bruge tid på frustration over en lovgivning, som gælder alle offentlige bygninger. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 7
Ad. 8. Forpagtningskontrakter Det skal følges, hvad bortfaldet af betaling for mælkekvoter får af betydning for forpagtningsindtægten. Provstiudvalget har præciseret, at i tilfælde, hvor der ikke betales årligt forud, skal foreligge en anfordringsgaranti. Det er nemlig en garanti, som banken umiddelbart hæfter for. Den er dyrene end en almindelig bankgaranti, men giver større sikkerhed. Ad. 9. Provstesyn 2014 Oversigten bliver sendt ud med referatet og lagt på hjemmesiden. Ad. 10. Fælles regnskabskontor Provstikontoret flytter en etage op i bygningen, fordi Gl. Haderslev har brug for de nuværende provstikontorer til præstekontor. Der kan evt. etableres et fælles regnskabskontor i de lokaler provstiet nu får stillet til rådighed. Hvis dette skal ske, skal det fremmes som et ønske fra menighedsrådene. Poul Martin Langdahl anbefalede fælles regnskabskontor med erfaring fra sin tid i Århus. Blandt andet det forhold at regnskaberne blev ført ens, at menighedsrådene ikke mistede fornemmelsen af ejerskab, og at man samlet opnåede besparelser på regnskabsopgaven og lettelse i arbejdsgangen. Hvis behovet er der, bliver der nedsat et udvalg. Tidshorisonten blev efterspurgt fra Sommersted, da kassereren har medelt menighedsrådet en kort tidshorisont for hans virke. Ad. 11. Eventuelt Der er i et enkelt tilfælde blevet sendt regning for konfirmandundervisningen på tværs af sognene. Det er nyt og ifølge domprovsten en dårlig løsning. Hvis et sogn i kraft af konfirmandundervisningen får særlige økonomiske udfordringer skal dette drøftes med provstiudvalget og finansieres af ligningen. Domprovsten omtalte udfordringerne for konfirmandundervisningen i forhold til heldagsskolen. Elever skal være på skolen fra kl. 8.00 til 15.00. Konfirmandundervisningen skal have plads inden for skoletiden som er fra kl. 8.00 til 16.00. Nogle præster har haft møde med forvaltningen desangående. 20 timer kan ligge som morgentimer eller fra kl. 13.00 til 15.00. Andre 20 timer må ligge efter kl. 15.00. Hvis undervisningen laves om og kommer til at ligge om eftermiddagen, må der blive lidt servering til konfirmanderne. Det betyder forøget behov for frivillige til at hjælpe. Andre udfordringer vil være transportudgifter. Der kan blive sammenfald med den traditionelle tid for begravelser. Det er et problem, at formandshonoraret trækkes i efterlønnen. Det skal undersøges om en formand kan honoreres via idrætscirkulæret og med anden virkning for efterlønnen. Andre kunne oplyse om erfaringer herfor og der blev knyttet kontakt. Var det en ide med en skimmelpulje nu hvor noget tyder på en voksende problemstilling. Provstiudvalget skal overveje dette, og hvordan man skal forholde sig til denne voksende udfordring. Kan skimmelsvamp forebygges? Vigtig at man følger indeklimaet tæt. Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 8
Vigtigt med et hygrometer der aflæses løbende for at følge og styre luftfugtigheden. Afgørende med stadig og god udluftning. Der skal i det hele taget oparbejdes en voksende bevidsthed om rengøring og udluftning i vore kirker. Det er nødvendigt med en åben og god dialog herom blandt de ansatte i sognene. Varme i selve orglet kan forebygge skimmelsvamp i orglet. Teknologisk institut i Århus eller København kan orientere om forebyggelse af skimmelsvamp. Mødet slut. Referat ved Ingrid Vilslev og Kim Eriksen Referat af budgetsamrådsmøde den 19. marts 2014 Side 9