Hovedudvalget. Referat

Hovedudvalget Referat Mødedato: Onsdag den 16-06-2010 Starttidspunkt for møde: 13:00 Mødelokale: Mødelokale 1 Deltagere: Jørgen Christiansen, Thomas Rosenqvist, Anne-Lene Haveløkke, John Kristensen, Mie Pedersen, Kurt Habekost, Lene Pryds Andersen, Finn Riis, Else Müller, Susanne Clausen, Iben Lauritzen, Helle Holm, Else Wolsgård, Rene Nielsen Bemærkninger: Heidi Kieler deltog som suppleant for Josephine Hansen Mie Pedersen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i punkterne 29-33 Fraværende: Afbud: Jens Kortermann Jauch, Peter Slifsgaard, Kurt Karlsson, Alice Nielsen, Josephine Hansen

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 24. Bemærkninger til referat fra seneste møde 23 25. Budget 2011 23 26. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 24 27. Personalepolitik 24 28. Medinddragelse af Fælles MED udvalg, lokaludvalg og kollegaer 26 29. Evaluering af MED-aftale 26 30. Evaluering af vilkår for Hovedudvalgsmedlemmer og Fælles MED udvalgsmedlemmer 28 31. Retningslinier for kursusdeltagelse 28 32. Eventuelt 29 33. Fraværsstatistik 29 Bilagsoversigt 31 Underskriftsside 32

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 23 24. Bemærkninger til referat fra seneste møde 09/19620 81.38.04P35 Åben sag Bemærkninger til referat fra mødet den 28. april 2010. Ingen bemærkninger. 25. Budget 2011 10/8271 00.30.10S02 Åben sag Foreløbig orientering om det tekniske budget 2011. Der afholdes ekstraordinært budgetseminar den 28. juni, hvor Hovedudvalgets medlemmer deltager i den orienterende del. Bilag - 272570 Åben Sparekatalog Indstilling Til orientering. Formanden orienterede om, at der er afholdt møde med Indenrigs- og Sundhedsministeriet i maj måned. Langeland Kommune havde ansøgt om et særtilskud på kr. 23 mio. og har fået kr. 10 mio. Der afholdes nyt møde med ministeriet senere på året. Der afholdes budgetseminar for Kommunalbestyrelsen den 28. juni 2010 (Hovedudvalget deltager fra kl. 13.00 i Rådhussalen) og igen i august. P.t. arbejdes med et teknisk budget med de budgetforudsætninger, vi kender. Vi skal være opmærksomme på ikke at få udarbejdet et budget, der ikke kan holde. Forudsætningerne for budgettet skal være så realistiske som muligt. Et positivt element i økonomiaftalen er, at Langeland Kommunes budget reguleres med kr. 3,8 mio. i 2010. I forhold til besparelserne på konto 6 er der sket en reduktion på 6-7 medarbejdere. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som har til opgave at kigge på arbejdsopgaver og processer. Arbejdsgruppen har foretaget en spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejderne i administrationen. Medarbejderne har taget opgaven til sig og er fremkommet med forslag, som arbejdsgruppen har sammenkogt og som vil blive fremlagt for Fælles MED Administration i næste uge.

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 24 Opgørelse på budgetreduktioner sendes ud sammen med referat. Formanden orienterede endvidere om, at der p.t. udarbejdes kvalitetskontrakter, som i henhold til Styrelsesloven skal være på plads inden 1. juli 2010. Parallelt med at materialet sendes til godkendelse i Kommunalbestyrelsen sendes det til MED-udvalgene. 26. Orientering fra arbejdsmiljøområdet 09/19622 81.38.04P35 Åben sag Der foreligger arbejdsskadestatistik for perioden 1. april 2010 til 31. maj 2010. Desuden er udarbejdet en redegørelse vedr. arbejdsskader 2009 på ældreområdet samt handlingsplaner. Der er på Willis Ekstranet åbnet mulighed for at udarbejde udtræk af arbejdsskader, som indeholder oplysning om P-enhed/P-nummer. Denne oplysning vil indgå i skadestatistikken, som behandles på næste møde i Hovedudvalget. Bilag - 267635 Åben Arbejdsskadestatistik - 267634 Åben Kortlægning af arbejdsskader 2009 på ældreområdet Indstilling Arbejdsskadestatistik for perioden 1. april 2010 til 31. maj 2010 indstilles taget til efterretning. Redegørelse vedr. arbejdsskader 2009 på ældreområdet indstilles taget til efterretning. Taget til efterretning. 27. Personalepolitik 10/8015 81.38.04P35 Åben sag Hovedudvalget besluttede på sit møde den 16. december 2009 at sende den elektroniske

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 25 personalepolitik til høring blandt samtlige medarbejdere. Høringsperioden, som sluttede 3. maj 2010 blev startet efter at samtlige medarbejdere havde fået mulighed for at tilgå politikken enten via den interaktive version på intranettet eller via en pdf-version, som har ligget på kommunens hjemmeside. Høringssvarende er opsamlet via de lokale MED-udvalg og personalemøder med MEDstatus. En sammenskrivning af de indkomne høringssvar er vedlagt som bilag. Der er ønsker til tekniske tilretninger, som dog kun vanskeligt lader sig gøre herunder muligheden for at kunne udskrive et samlet dokument med alle områder. Det kan godt forsøges at gøre tilgangen mere brugervenlig. Dertil kan der gøres opmærksom på muligheden for at anvende søgefunktionen på intranettet, hvis der er brug for tilgang til et konkret område. Der er desuden kommet ønsker om yderligere præcisering om omkring f.eks. barsel, frihed mv. Dertil skal det nævnes, at ikke har været hensigten at skabe et fuldt etableret opslagsværk, men derimod en overordnet ramme som udfyldes lokalt. At inddrage området som barsel mv., som er styret af centrale regler og aftaler giver ikke mening i denne sammenhæng. Der kan dog indsættes henvisninger til relevant aftalestof mv. I det omfang der laves lokale og kommunale retningslinjer kan der henvises til disse i politikken. De enkelte MED-udvalg mv. er ligeledes velkomne til at komme med forslag til områder, som ønskes drøftet og yderligere rammesat. Bilag - 267632 Åben Sammendrag af høringssvar vedr. personalepolitik Indstilling Hovedudvalget bedes forholde sig konkret til de indkomne bemærkninger. Det indstilles, at de godkendte ændringer herefter indarbejdes i personalepolitikken, som herefter er gældende. Herefter vil der løbende blive indarbejdet delpolitikker/retningslinjer, som vedtages i Hovedudvalget. En gang årligt herefter skal politikken drøftes i Hovedudvalget. Stillinger opslås internt og eksternt på samme tid. Afsnittet omkring rygning tilrettes. Omkring sygefravær formuleres teksten vedr. fastholdelse af medarbejdere mere anerkendende/imødekommende. Det præciseres endvidere, at det undersøges om medarbejderen kan vende tilbage til et andet job i kommunen, hvis pågældende ikke kan vende tilbage til nuværende job. Anerkendende individuel aftale. I afsnittet vedr. senioraftaler præciseres, at der vil være tale om individuelle aftaler. Inspiration til afholdelse af seniorsamtaler vedlægges som bilag til personalepolitikken. Omkring ansættelser indføjes at tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant orienteres

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 26 om ansættelsen. I afsnittet vedr. alkohol fastholdes nuværende formulering. Omkring alkoholnøglepersoner henvises til funktionsbeskrivelser, som er udarbejdet lokalt. Delpolitik vedr. arbejdsmiljø udarbejdes. I afsnittet vedr. fratrædelse indføjes ikke tekst vedr. frivillig fratrædelse. 28. Medinddragelse af Fælles MED udvalg, lokaludvalg og kollegaer 10/8368 81.38.04G01 Åben sag Hovedudvalget er øverste organ i MED-organisationen og forestår i den forbindelse koordinering og sikring af medindflydelse for ansatte i Langeland Kommune. Hovedudvalget har i Langeland Kommunes opstart forestået udarbejdelse af oplæg til politikker i en erkendelse af, at Hovedudvalget skulle være bannerfører for MED organisationens arbejde. Hovedudvalget vedkender stadig sin rolle som øverste organ i MED-organisationen, men ønsker i langt højere grad at lade sig inspirere af Fælles MED udvalg, lokaludvalg og kollegaer i prioriteringen af de fremtidige opgaver. Derfor ønskes en drøftelse i Hovedudvalget om, hvordan Fælles MED udvalg, lokaludvalg og kollegaer opfordres til at sætte dagsordenen for MED organisationens videre arbejde. Det bør være Hovedudvalgets ønske, at de fremtidige dagsordner i MED organisationen sker på baggrund af emner opstået af en efterspørgsel fra kollegaer. Så spørgsmålet er, hvordan medarbejderne i Langeland Kommune opfordres til at bruge MED organisationen til at udvikle Langeland Kommune som en attraktiv arbejdsplads. Der inviteres til en temadrøftelse for Hovedudvalget, Fælles MED udvalg, lokale MEDudvalg samt ledere og tillidsrepræsentanter/arbejdsmiljørepræsentanter fra områder, hvor der afholdes personalemøder med MED-status. Temaet er: Hvordan gør vi Langeland Kommune til en endnu mere attraktiv arbejdsplads? 29. Evaluering af MED-aftale 09/12633 81.38.04P27 Åben sag

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 27 Hovedudvalget drøftede på sit møde den 28. april 2010 evaluering af MED-aftalen og besluttede i den forbindelse følgende: Som udgangspunkt er den fysiske placering afgørende for tilhørsforhold til MEDudvalg. Enkelte gruppers tilhørsforhold til MED-udvalg baseres på deres eget valg. Susanne Clausen og Kurt Habekost kontakter de berørte grupper med henblik på afklaring af deres ønsker om tilhørsforhold til MED-udvalg. Forslag udarbejdes til næste møde i Hovedudvalget. Susanne Clausen og Kurt Habekost undersøger ønsker om tilhørsforhold til valggrupper i relation til MED-udvalg hos Forebyggelsescentret, ældreafdelingen, Intern Service, HR, PPR og sundhedsplejen. Der arbejdes hen imod følgende MED-udvalg: Børn og Kultur, Sundhed, Vej og Park, Administration, Ældre, Psykiatri, Handicap. Jørgen Christiansen, Susanne Clausen og Kurt Habekost har til opgave at udarbejde forslag til struktur og repræsentation til næste møde i Hovedudvalget. Efterfølgende har det kunnet konstateres, at PPR som udgangspunkt ønsker tilknytning til FMU Børn og Kultur, medens øvrige ønsker tilknytning til FMU Administrationen. Under hensyn til de kommende organisationsændringer samt de enkelte afdelingers størrelse er det dog vurderingen hos næstformanden og sekretariatet, at det vil være mest hensigtsmæssigt, at også FMU Administrationen snarest udpeges af organisationerne som forudsat i MED-aftalen. Det vil indebære, at der afdelingsvis skal holdes personalemøder med MED-status 4 gange årligt. På grund af den meget forskellige størrelse i de enkelte afdelinger samt organisationsændringer vil forslaget være, at disse personalemøder afholdes således 1. Borgerservice sammen med Socialafdelingen og Ældreafdelingen. 2. Børn og Kultur 3. Infrastruktur 4. Løn og Personale, HR, Intern Service og Sekretariat 5. Budget og Regnskab (kan evt. indgå under 4). Næstformanden og sekretariatet indstiller desuden, at Forhandlingsudvalget inviteres til Hovedudvalgets næste møde. Fælles MED Sundhed og Forebyggelse afholder ikke møder indtil videre. Fælles MED Administration ændres til et lokal udvalg for administrationen. Fælles MED Børn- og Kultur udarbejder oplæg til organisation.

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 28 Mie Pedersen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 30. Evaluering af vilkår for Hovedudvalgsmedlemmer og Fælles MED udvalgsmedlemmer 08/11475 81.38.04P27 Åben sag Evaluering af den på Hovedudvalgets møde den 29. oktober 2008 godkendte aftale om vilkår for Hovedudvalgsmedlemmer og Fælles MED udvalgsmedlemmer. Bilag - Åben Aftale om vilkår for Hovedudvalgsmedlemmer og Fællles 267472 MED udvalgsmedlemmer Udsættes som følge af beslutningen i punktet vedr. evaluering af MED-aftalen. Mie Pedersen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 31. Retningslinier for kursusdeltagelse 09/12634 81.39.00G20 Åben sag Hovedudvalget drøftede på sit møde den 19. august 2009 udkast til principielle retningslinjer for kursusdeltagelse. Oplægget indeholdt blandt andet følgende: I forhold til medregning af tjenestetid vil 1 kursusdag normalt kun kunne medregnes med højst 7,4 timer uanset længden af kursusdagen, men afhængig af ansættelsesbrøken. Ved kurser med eksamen gives der tjenestefri på eksamensdagen og den forudgående dag. Ved kurser, hvor der er krav om aflevering af en større skriftlig opgave, kan der lokalt træffes aftale om tjenestefrihed i indtil 3 arbejdsdage. Efter udsendelsen af disse retningslinjer er der fremkommet en del spørgsmål, der giver anledning til at overveje præciseringer på visse punkter. Generelt må det bemærkes, at det ikke vil være muligt at fastsætte retningslinjer, der vil være gældende for samtlige ansatte i Langeland Kommune, idet der er for store forskelle i de enkelte faggruppers overenskomster. En hel kursusdag kan normalt kun medregnes med 7,4 timer uanset, hvor mange lektioner, der afvikles på den pågældende kursusdag. Bemærkningen om ansættelsesbrøk udgår.

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 29 I forhold til internatkurser, f.eks. på Den Kommunale Højskole i Grenå vil det være rimeligt, at befordringstiden indgår særskilt i opgørelse af arbejdstiden. Men også på dette område kan der være særlige overenskomstmæssige forhold, der gør sig gældende. I forhold til de større skriftlige opgaver kan det konstateres at stadig flere af de langvarige kurser - uanset niveau - indeholder krav om udarbejdelse af en større skriftlig opgave. Det er således ikke uddannelsens niveau, der er afgørende for om der kan ydes fridage til udarbejdelse af disse større skriftlige opgaver. I forhold til den konkrete uddannelse og den konkrete opgave vil antallet af fridage således bero på en aftale mellem den pågældende medarbejder og dennes nærmeste leder. Med disse supplerende bemærkninger er det vurderingen, at retningslinjerne kan danne grundlag for lokal-/faggruppemæssig fastsættelse af konkrete retningslinjer for kursusdeltagelse. Befordringstiden opgøres særskilt. Der skal indgås en aftale om tjenestefrihed i forbindelse med udarbejdelse af større skriftlige opgaver. Retningslinierne tilrettes og udsendes med de på mødet vedtagne ændringer. Retningslinierne er gældende fra 1. juli 2010. Mie Pedersen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 32. Eventuelt 09/19623 81.38.04P35 Åben sag Intet. Mie Pedersen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt. 33. Fraværsstatistik 09/19622 81.38.04P35 Åben sag

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 30 Der foreligger fraværsstatistik for perioden 1. januar 2010 til 31. maj 2010 opdelt på hovedkonti. HR arbejder på at skabe et mere gennemarbejdet materiale til forelæggelse for Hovedudvalget i september. Bilag - 268913 Åben Fraværsstatistik Indstilling Til orientering. Til efterretning. Mie Pedersen og Anne-Lene Haveløkke deltog ikke i dette punkt.

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 31 Bilagsoversigt Punkt Tilgang Titel nr. 25 Åben Sparekatalog 26 Åben Arbejdsskadestatistik 26 Åben Kortlægning af arbejdsskader 2009 på ældreområdet 27 Åben Sammendrag af høringssvar vedr. personalepolitik 30 Åben Aftale om vilkår for Hovedudvalgsmedlemmer og Fællles MED udvalgsmedlemmer 33 Åben Fraværsstatistik

Hovedudvalget, Onsdag den 16-06-2010 32 Underskriftsside Jørgen Christiansen - Formand Iben Lauritzen - Medlem Thomas Rosenqvist - Medlem Helle Holm - Medlem Anne-Lene Haveløkke - Medlem Else Wolsgård - Medlem John Kristensen - Medlem Rene Nielsen - Medlem Mie Pedersen - Medlem Kurt Habekost - Medlem Lene Pryds Andersen - Medlem Finn Riis - Medlem Else Müller - Medlem Susanne Clausen - Medlem