Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er i varetægt hos Søfartsstyrelsen og som er skabt af Direktoratet for Statens Skibstilsyn 1951-1987 Direktoratet for Søfartsuddannelserne 1967-1987, incl. følgende udvalg, kommissioner og råd Søfartskommissionen af 1947 Skolerådet for Maskinist og Maskinmesteruddannelsen Fællesudvalget vedr. Søfartens Uddannelse Udvalget vedr. revision af Maskinmesteruddannelsen Eksamenskommissionen for Elektroinstallatørprøven af 1952 Udvalget vedr. videreuddannelse inden for el-faget Udvalget vedr. mindre skibes sikkerhed Kommissionen vedr. sikkerhed på søen og det herunder værende Udvalget vedr. skibskonstruktion mv. Udvalget vedr. etablering af instrumentteknikeruddannelsen Søfartens Uddannelsesråd Udvalget ang. anvendelsen af afgift af skibe iht. lov 132 1929 til navigatørers praktiske uddannelse Søfartsstyrelsens Uddannelseskontor 1991-1995 Direktoratet for Søfarende 1973-1987 Skibsregistret 1957-1987 Mønstringskontoret i København 1831-1964 Mønstringskontoret i Antwerpen 1926-1982 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Følgende arkivalier bevares, øvrige kasseres: 2.1 Direktoratet for Statens Skibstilsyn 1951-1987 Journalplan 1986-1990 R-, Y- og 60-journal 1986-1990 Journalkort til R-, Y- og 60-journal 1986-1990 Journalkort til administrative sager og skibssager ca. 1960-1990 Journalbøger 1950-1983 B. Journalsager Sager til R- og Y-journal, Generelle sager RA J. nr. 2003-321-0741, Søfartsstyrelsen, side 1
Sager til 60-journal: 60 Organisation, Søfartsstyrelsen 69-10 til 69-23-S, Arbejdsgrupper om organisation, rationalisering og besparelser 70-73 Samarbejde med andre myndigheder m.m. 75-78 Markedsspørgsmål 79 Udvalg, kommissioner og nævn m.v. som Direktoratet har nedsat eller været sekretariat for Skibssager 1955-1988, Byggesag, Hovedsag, V-sager tegninger udtaget til tegningsarkiv (NB: Gruppen Skibssager/Udslettede skibe kasseres totalt) Bemandingssager, kun dispensationssager 1960-1988 Personalesager 1965-1987 bevares for personer født den 1. i en måned 2.2 Direktoratet for Søfartsuddannelserne 1967-1987 med tilknyttede institutioner Journalplan ca. 1960-1990, Administrativ Journal Navnekartotek, maskinmestre ca. 1890-1920 Personaleregister for direktoratets ansatte 1967-1990 Register over uddannede styrmænd, radiotelegrafister, kyst- og sætteskippere 1921-1991 B. Journalsager, direktoratet generelt 1967-1992 09-0 Personaleuddannelse, generelt 150-169 Undervisningsmidler, generelt 170-189 Undervisning og eksamen, generelt 190-209 Administrative forhold 223 Maskinmesteruddannelse og skoler, samlesag før flytning 224 Direktoratets interne skrivelser C. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal Forslag til bekendtgørelser 1988-1992 Udvalgssager. Maskinmestre, el-installatører, instrumentteknikere 1967-1984 El-installatøruddannelsen 1965-1990 D. Journalsager efter Administrativ Journal, maskinmesteruddannelsen Generelle sager 198 Styrelser og institutioner vedr. søfartserhvervet m.v. E. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal, maskinmesteruddannelsen, eksamen/skoler Arkivalier fra før 1960 Karakterprotokoller Indberetninger om antallet af elever 1968-1984 Eksamenskommissionen 1946-1985 Maskinmestereksamen. Eksamensbeviser 1961-1972 Maskinmestereksamen. Karakterlister 1960-1982 Skolerådet for Maskinist- og Maskinmesteruddannelsen Elevantal på maskinmesterskolerne 1958-1988 Maskinmesterskoler. Skolerådet 1958-1972 RA J. nr. 2003-321-0741, Søfartsstyrelsen, side 2
F. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. De enkelte søfartsskoler (minus Sønderborg) Elevprotokoller fra Esbjerg, Fanø, Frederikshavn, Georg Stage, Kogtved, Svendborg og Nyborg 1958-1988 G. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. Sønderborg Søfartsskole Aktivitetsprotokoller. Daglige oplysninger om undervisningen 1949-1989 Elevprotokoller 1949-1986 Vagtbøger, elever 1968-1989 Forhandlingsprotokol 1950-1989 Bådførerprotokol 1953-1989 Forseelsesprotokol 1949-1989 H. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. Øvelsesskibe Diverse vedr. H.C. Andersen og L.A. Kruse 1973-1995 I. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. Skoleskibet Danmark Diverse, skoleskibsudvalg 1961-1986 Diverse, forespørgsler 1967-1977 Elevprotokoller 1933-1994 Skibsdagbog 1933-1993 Afslutningskurser 1988-1989 Lægejournaler 1939-1984 Tegninger 1945 Presseklip 1905-1980 Kopibøger 1967-1984 Togter 1966-1991 Tilsynsbog 1946-1988 Renovering på Nakskov Skibsværft 1989-1990 Korrespondance vedr. besøg i ind- og udland 1970-1985 J. Søfartsstyrelsens Uddannelseskontor Journaler og kopibøger 1991-1995 Journalsager 1991-1995 bortset fra journalgrupperne 2113, 2131, 214, 2313, 2331, 234 og 25221 K. Kommissioner, råd og nævn Søfartskommissionen af 1947 Udvalget vedr. revision af maskinmesteruddannelsen Eksamenskommissionen for elektroinstallatørprøven af 1952 Udvalget vedr. videreuddannelse inden for el-faget Udvalget vedr. mindre skibes sikkerhed Kommissionen vedr. sikkerhed på søen 1949 (og den herunder værende Udvalget vedr. skibskonstruktion mv.) Udvalget vedr. etablering af instrumentteknikeruddannelsen Udvalget vedr. elektrotekniske øvelser RA J. nr. 2003-321-0741, Søfartsstyrelsen, side 3
2.3 Direktoratet for Søfarende 1973-1990 Sagsfortegnelse i Administrativ Journal Journalkort B. Journalsager efter Administrativ Journal 120 Sekretariatssager 123 Møder 2.4 Skibsregistret 1893-1991 A. Søgemidler Rederiregistre ca. 1950-1992 Skibsregister 1956-1992, store skibe 1956-1991, små skibe 1956-1992 Forhandlingsprotokoller 1893-1957 (3 bd.: 1893-1919, 1920-1945 og 1946-1956) Journalplan 1957-1987 B. Journalsager efter Administrativ Journal (Journalnøgle oktober 1987) 1957-1987 00 Historisk oversigt. Skibsregistreringens historie 30 Skibsregistret, indretning og ombygning 39 Sagsbehandling 41 Forespørgsler vedr. skibsregistreringslov og bekendtgørelse 42 Søloven 45 Generelle juridiske problemer 46 Grønland (hertil er overført gammel samlesag) 47 Færøerne 53 Fartøjsfortegnelse (hertil er overført gammel samlesag) 54 Fiskerfartøjer (hertil er overført gammel samlesag) 55 Lystfartøjer (hertil er overført gammel samlesag) 56 Udenrigstjenesten, instruks (hertil er overført gammel samlesag) 57 Skibe indført fra udlandet 58 Udenlandsdanskeres køb af skibe 60 Statistik, 60.03 (salg til udlandet) bevares, resten kasseres 64 Afgifter (hertil overført gammel samlesag) 65 Stempelloven (hertil overført gammel samlesag) 98 Forespørgsler 2.5 Mønstringskontoret i København Brevbøger 1851-1944 Diverse fortegnelser 1851-1963 Postbøger 1937-1959 Kopibøger 1947-1964 Mønstringskontoret i Antwerpen 1926-1982 RA J. nr. 2003-321-0741, Søfartsstyrelsen, side 4
2.6 Mønstringskontoret i Antwerpen Indmeldingsprotokol 1931-1973 Mønstringsprotokol 1939-1975 Skibsprotokol 1938-1975 Påmønstringsprotokol 1955-1969 2.7 Søfartens Fællesråd Mødereferater 1984-1988 2.8 Københavns Navigationsskole Elevregister 1921-1985 Eksamensopgaver 1881-1938 Eksamensprotokol 1893-1986 Elevprotokol 1960-1987 Diverse 1881-1967 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Søfartsstyrelsens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves følgende bestemmelser og kassationstilladelser: Skibstilsynet, 28.4.1970, udtynding af sager om udslettede skibe mv. 27.1.1992, Generelle sager i R- og Y-journal bevares, normering på de enkelte skibe kasseres. Direktoratet for Søfartsuddannelserne, 27.1.1992, optagelseslister og lister over skibe, hvor elever har sejlet; eksamensindstillinger; censorafregninger; bogholderi- og undervisningsdagbøger fra skolen i Sønderborg; fakturaer fra Skoleskibet Danmark kasseres Direktoratet for Søfarende, 18.8.1976, sygesikring og hjemrejse; 6.3.1986, lægeattester; 27.1.1992, statistikskemaer kasseres Skibsregistret, 20.12.1949 og 13.2.1987 sager vedr. udslettede skibe kasseres Bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i Søfartsstyrelsen, udstedt den 7. oktober 2003. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinier, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på web-adressen www.sa.dk/sa/statamtkom/haandbog/default.htm samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, www.sa.dk. Rigsarkivet den 22. december 2004 Jan Kanstrup Fg. arkivchef RA J. nr. 2003-321-0741, Søfartsstyrelsen, side 5