Økonomi og Aktivitetsrapport 3/2010 Kultur - og Fritidsudvalget
Indhold Forord... 3 Økonomirapport... 3 Økonomirapport 1... 6 Økonomirapport 2... 7 Aktivitetsrapport... 8 Aktivitetstal 1 - Greveordningen... 8 Aktivitetstal 2 - Greve Idræts Center... 9 Aktivitetstal 3 - Greve Bibliotek, besøg... 10 Aktivitetstal 4 - Greve Bibliotek, udlån... 11 Aktivitetstal 5 - Greve Museum... 12 Aktivitetstal 6 - Greve Lokalhistoriske Arkiv... 13
Forord Som et led i Greve Kommunes budgetstyring i 2010 udarbejder administrationen Økonomi- og Aktivitetsrapporter 4 gange om året. Økonomi- og Aktivitetsrapporterne (ØA-rapporter) giver en orientering om status på økonomi, forbrug og de vigtigste aktivitetstal, der er valgt som relevante til at vise udviklingen på udvalgsområdet. ØA-rapporterne forelægges for udvalgene i møder op til Byrådsmøderne i hhv. marts, maj, oktober og december. Aktivitetstallene, som indgår i ØA-rapporter, kan være opgjort med forskellige intervaller afhængigt af indhold og tilgængelighed af data til at opgøre aktiviteten. Økonomirapport Økonomirapporteringen består af to økonomirapporter, der viser nettodriftsudgifter i 1.000 kr. Forbruget i ØA-rapport 3 vises pr. 31. august 2010. Ved et jævnt fordelt forbrug vil forbrugsprocenten efter årets første otte måneder være 66,67 %. Der er dog områder af kommunens økonomi, hvor forbruget erfaringsmæssigt ikke forløber jævnt fordelt hen over året. Økonomirapport 1 viser udvalgets nettodriftsudgifter pr. 31. august 2010 fordelt på hovedaktivitet indenfor udvalgets budgetområder. Rapportens kolonner viser: oprindeligt budget, korrigeret budget, forbrug pr. 31. august 2010, forbrugsprocent, samt forbrugsprocenten på samme tidspunktet det foregående år. Økonomirapport 2 viser udvalgets nettodriftsudgifter pr. 31. august 2010 fordelt på arter fx: lønninger, varekøb, tilskud og indtægter, opdelt på budgetområder. Økonomirapport 1 Generelt: Der forventes ingen afvigelser på Kultur- og Fritidsområdet området, udover de allerede fremsatte i forbindelse med Budgetopfølgning 2/2010. Vedrørende detaljeringsniveauet: Administrationens bemærkninger til økonomirapportdelen er ved denne opfølgning mere detaljeret end den normale praksis. Det skyldes, at administrationen hen over sommeren har påbegyndt en gennemgang af konti under Kultur- og Fritidsudvalget, som b.la. har til formål at tilrette kontoplanen, kvalitetssikre budgetgrundlag og konteringspraksis, for derigennem at styrke den fremtidige styring på området. Som følge af den igangværende proces, forventes afvigelser og de deraf følgende bemærkninger på sigt, at blive af et mere begrænset omfang. 4.01 Kultur Fritidsområder (Mosede Fort) Forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 16 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Forbrugsprocenten ligger 32 procentpoints over sidste års niveau på dette tidspunkt. Udsvingene skyldes almindelige forskydninger i ikke faste udgifter, og der forventes ikke afvigelser på området. 5. oktober 2010 Side 3 af 13
Kulturel virksomhed (Greve Museum, Musikskolen, Teater, Borgerhuse og Andre kulturelle opgaver) Forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 6 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Forbrugsprocenten ligger 1 procentpoint over sidste års niveau på dette tidspunkt. Udsvinget i 2010 skyldes nedenstående faktorer: Mindreindtægt på ca. 0,200 mio. kr. på refusion på børneteater. Mindreindtægten er løftet ved BO2/2010, som behandles på BY 28. september 2010. Tilskud til institutioner, foreninger m.v. udbetales typisk i større rater, og forbruget vil derfor sjældent svare overens med gennemsnittet for opfølgningstidspunktet uden, at det betyder forventede overskridelser af budgettet. Således har Portalen pr. 31. august 2010 har fået udbetalt 75 % af det samlede tilskud på ca. 9,608 mio. kr. og Borgerhusene har fået udbetalt 100 % af det samlede tilskud på ca. 0,570 mio. kr. 4.02 Fritid Fritidsfaciliteter (Greve Idræts Center, Ny Tunehal og Grøn Kontrakt) Forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 1 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Forbrugsprocenten ligger 503 procentpoints under sidste års niveau på dette tidspunkt. Den usædvanlig høje forbrugsprocent i 2009 skyldes budget- og regnskabstekniske ændringer i 2009 mellem funktionerne Fritidsfaciliteter og Folkeskole, som er beskrevet i Økonomi- og Aktivitetsrapport 1/2010. Udsvinget i 2010 skyldes nedenstående faktorer: Forbrugsprocenten på Greve Idræts Center ligger ca. 8 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Det skyldes fortsat en ikke adskilt konteringspraksis mellem GIC og Greve Borgerhus. Samlet set har GIC inkl. Greve Borgerhus en forbrugsprocent pr. 31. august 2010 på ca. 60 % Administrationen har igangsat et projekt, som har til formål at optimere GIC s kontoplan og styrke økonomistyringen. Resultatet forventes implementeret ved årsskiftet. Mindreforbrug på Ny Tunehal på 0,320 mio. kr. er løftet ved BO2/2010, som behandles på BY 28. september 2010. Forbrugsprocenten på Grøn Kontrakt til vedligeholdelse af stadions og boldfælleder ligger ca. 14 % procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Udsvinget skyldes almindelige forskydninger i vedligeholdelsesbehov og der forventes ikke afvigelser på området. Folkeskolen (Centrale lønmidler, Idrætspuljen, Haller, Svømmehal) Forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 8 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Forbrugsprocenten ligger 75 procentpoints over sidste års niveau på dette tidspunkt. Forbrugsprocenten på 0 i 2009 skyldes budget- og regnskabstekniske ændringer i 2009 mellem funktionerne Fritidsfaciliteter og Folkeskole, som er beskrevet i Økonomi- og Aktivitetsrapport 1/2010. Udsvinget i 2010 skyldes at tilskud til institutioner, foreninger m.v. udbetales typisk i større rater, og forbruget vil derfor sjældent svare overens med gennemsnittet for opfølgningstidspunktet uden, at 5. oktober 2010 Side 4 af 13
det betyder forventede overskridelser af budgettet. Således er der pr. 31. august 2010 udbetalt 100 % af de selvejende hallers samlede tilskud på ca.8,640 mio. kr. Greve Svømmehals forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 11 procentpoints under de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Det skyldes at Greve Svømmehal, som følge af lukkeperioden frem til 28. august 2010, har haft forholdsmæssigt få udgifter til løn og varekøb og ligeledes få indtægter. Forbrugsprocenten forventes at udligne sig hen over året og svare til det budgetterede. Mindreforbrug på løn til aktivitetsmedarbejdere i Valhallen/Iglohallen som startede senere end forventet. Mindreforbrug på ca. 0,200 mio. kr. er løftet ved BO2/2010, som behandles på BY 28. september 2010. Kulturel virksomhed (Greve Borgerhus) Forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 75 procentpoints under de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Forbrugsprocenten ligger 1 procentpoints over sidste års niveau på dette tidspunkt. Udsvinget skyldes en ikke adskilt konteringspraksis mellem GIC og Greve Borgerhus. Greve Idræts Center ligger ca. 8 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året og samlet set har GIC inkl. Greve Borgerhus en forbrugsprocent pr. 31. august 2010 på ca. 60 %. Administrationen har igangsat et projekt, som særskilt har til formål at optimere GIC s kontoplan og styrke økonomistyringen. Resultatet forventes implementeret ved årsskiftet. Folkeoplysning og Fritidsaktiviteter (Folkeoplysningsrammen, inkl. Idrætsfritidsordning- og klub) Forbrugsprocenten for 2010 ligger ca. 13 procentpoints over de ca. 67 %, som er gennemsnittet for august måned ved et forbrug, der er ligeligt fordelt hen over året. Forbrugsprocenten ligger 4 procentpoints over sidste års niveau på dette tidspunkt. Udsvinget i 2010 skyldes nedenstående faktorer: Tilskud til institutioner, foreninger m.v. typisk udbetales i større rater, og at forbruget derfor sjældent vil svare overens med gennemsnittet for opfølgningstidspunktet uden, at dette betyder forventede overskridelser af budgettet. Således er der pr. 31. august 2010 udbetalt størstedelen af medlemstilskud og lokaletilskud til aftenskoler og foreninger. Der forventes et samlet merforbrug på lokaletilskud til foreninger på ca. 0,500 mio. kr. Merforbruget er løftet ved BO2/2010, som behandles på BY 28. september 2010, samt ved i forbindelse med Budget 2011-2014. Der forventes et samlet mindreforbrug på Idrætsfritidsordning og -klub på 0,275 mio. kr. Mindreforbruget er løftet ved BO2/2010, som behandles på BY 28. september 2010. Økonomirapport 2 Generelt: Afvigelserne i økonomirapport 2 er beskrevet under de enkelte funktioner i økonomirapport 1 og Administrationen har derfor valgt ikke at udspecificere dem igen under de enkelte arter. Udover de i økonomirapport 1 nævnte afvigelser, er der udsving mellem arter, som skyldes konteringspraksis og uhensigtsmæssig placering af budgetposter. Administrationen forventer at disse udsving, vil blive korrigeret i forbindelse med den igangsatte gennemgang af konti, som nævnt under økonomirapport 1. 5. oktober 2010 Side 5 af 13
Beløb i tusinder Økonomirapport 1 Oprindeligt Korrigeret Forbrug pr. Forbrugs % Forbrugs % budget 2010 budget 2010 31.08.10 2009 4 Kultur og Fritidsudvalg 89.939 93.326 67.782 73 71 01 Kultur 44.557 44.820 32.214 72 69 Fritidsområder 746 751 620 83 51 Folkebiblioteker 24.003 23.985 17.002 71 68 Kulturel virksomhed 19.781 20.084 14.593 73 72 Dagtilbud til børn og unge 27 1.405 02 Fritid 45.382 48.506 35.567 73 74 Fritidsområder 104 Fritidsfaciliteter 6.155 8.648 5.872 68 571 Folkeskolen m.m. 22.804 23.396 17.405 74 Kulturel virksomhed 1.092 1.044 79 8 9 Folkeoplysning og 15.227 15.418 12.369 80 76 fritidsaktiviteter m.v. Total ('Netto') 89.939 93.326 67.782 73 71 5. oktober 2010 Side 6 af 13
Beløb i tusinder Økonomirapport 2 Oprindeligt Korrigeret Forbrug pr. Forbrugs % Forbrugs % budget 2010 budget 2010 31.08.10 2009 4 Kultur og Fritidsudvalg 89.939 93.326 67.782 73 71 01 Kultur 44.557 44.820 32.214 72 69 1 Lønninger 28.594 28.966 19.769 68 66 2 Varekøb 5.360 4.825 3.090 64 70 4 Tjenesteydelser m.v. 5.035 5.423 5.096 94 69 5 Tilskud og overførsler 11.064 11.190 8.193 73 73 7 Indtægter 4.415 3.148 2.049 65 69 8 Finansindtægter 1.082 2.436 1.884 77 54 02 Fritid 45.382 48.506 35.567 73 74 1 Lønninger 12.696 10.030 4.413 44 52 2 Varekøb 9.484 10.817 3.914 36 68 4 Tjenesteydelser m.v. 5.260 6.107 5.962 98 84 5 Tilskud og overførsler 26.070 26.033 23.131 89 71 7 Indtægter 8.128 4.481 1.853 41 38 Total ('Netto') 89.939 93.326 67.782 73 71 5. oktober 2010 Side 7 af 13
Aktivitetsrapport Aktivitetstal 1 - Greveordningen Beskrivelse Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2010 (mio. kr.) Antal unge under 25, som får tilskud via Greveordningen Lokaletilskud (Lovkrav + Greveordning): - 2,5 Medlemstilskud/aktivitetstilskud: -2,5. Indhold Bemærkning Kommentar Lokaletilskud: Greve Kommune yder tilskud med mindst 65 % af driftsudgifterne til lokaler der ejes eller lejes af foreninger til aktiviteter for børn og unge under 25 år. Dette svarer i 2010 til en udgift på. ca. 2,2 mio. kr. årligt. Greve Kommune yder via Greveordningen p.t. 26 % tilskud udover lovkravet, således at det samlede tilskud er på 91 % af lokaleudgiften til medlemmer under 25 år. Lokaletilskud via Greveordningen svarer i 2010 til en udgift på 0,9 mio. kr. Medlemstilskud/Aktivitetstilskud: Greve Kommune yder endvidere via Greveordningen medlemstilskud til foreninger med børn og unge under 25 år. Puljen udbetales som et fast medlemstilskud og et aktivitetstilskud, der bliver fordelt på baggrund af de medlems- og aktivitetstal foreningerne opgiver en gang om året. Puljen er i 2010 på 2,5 mio. kr. Budgetkonsekvenser Udgiften til Lokaletilskuddet har de senere år overskredet det afsatte budget. I 2010 og frem forventes et merforbrug på ca. 0,5 mio. kr. Merforbruget løftes i BO2/2010 og Budget 2011-2014. Personer 12000 11000 10000 9000 8000 7000 6000 5000 Unge under 25 år som får tilskud via Greveordningen 10869 10682 10586 2008 2009 2010* * Forventet antal. Det faktiske antal for 2010 opgøres maj/juni 2011. 5. oktober 2010 Side 8 af 13
Aktivitetstal 2 - Greve Idræts Center Beskrivelse Aktivitetstal Udøvere pr. uge af Greve Idrætscenter udendørs og indendørsfaciliteter. Korrigeret nettobudget 2010 (mio. kr.) Indhold -9,4 Antallet af udøvere et skønnet på baggrund af konkret kendskab til antal hold pr. facilitet pr. uge samt en vurdering af antal tilmeldte pr. hold. Deltagere ved arrangementer ikke er medregnet. Bemærkning Kommentar Aktivitetstallet opgøres som for hhv. sommersæson (1/4 31/10) og vintersæson (1/11-31/3). Som følge af nye faciliteter i form af Spinningcenter og Fitnesscenter, forventes et øget antal brugere for vintersæsonen 2010-2011. 14000 12000 Udøvere på Greve Idræts Center 10000 2000 3000 Udøvere 8000 6000 4000 8700 8700 Udendørs Indendørs 2000 0 Vinter 2009 2010 Sommer 2010 Bemærk at antallet af udendørsudøvere i vintersæsonen, er revurderet og nedskrevet med ca. 30 % siden aktivitetstallet blev forelagt i sektorredegørelsen (Budget 2011-2014) Budgetkonsekvenser Der foreligger ikke opgørelser over brugeraktivitet på Greve Idræts Center fra tidligere år, men det vurderes, at der i løbet af de seneste 3 år har været et stigende aktivitetsniveau, som har resulteret i øget slidtage samt øget forbrug af el, vand og varme. Der er i 2009 og 2010 gennemført optimeringer af forbrugsstyringen samt kompenserende tiltag på andre områder, således at merforbruget ikke forventes at påvirke det samlede driftsbudget i 2010. 5. oktober 2010 Side 9 af 13
Aktivitetstal 3 - Greve Bibliotek, besøg Beskrivelse Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2010 (mio. kr.) Indhold Bemærkning Besøgende på Greve Bibliotek 1. halvår 2010 (3 afdelinger) - 23,7 Samlet 243.918 fysiske og elektroniske besøg I 2009 var tallet 202.719 for samme halvår Kommentar Såvel det fysiske som det elektroniske besøgstal er fortsat stigende for Greve Bibliotek som helhed. Det fysiske besøgstal i 1. og 2. kvartal 2010 er steget med 3.951 besøg i forhold til første halvår 2009. Stigningen er imidlertid kun sket på hovedbiblioteket, hvor 7.383 flere brugere har besøgt biblioteket. Lokalbibliotekerne i Karlslunde og Tune har haft et mindre fald i det fysiske besøgstal. Det skyldes formodentlig, at åbningstiden i forbindelse med Effektiviseringskampagnen er blevet reduceret i de to lokalbiblioteker. Der er ligeledes sket en stigning i antallet af elektroniske besøg på biblioteket. Budgetkonsekvenser Da biblioteksvæsenet ikke får reguleret sit budget i forhold til besøgstal, betyder stigningen i såvel fysiske som elektroniske besøg ikke noget for den kommunale økonomi, men for medarbejderne betyder det naturligvis en øget arbejdsbyrde. Besøg på Greve Bibliotek 300.000 250.000 200.000 Besøg 150.000 1. halvår 2009 1. halvår 2010 100.000 50.000 - Hovedbiblioteket Tune Lokalbibliotek Karlslunde Lokalbibliotek Samlet fysiske besøg Elektroniske besøg Samlet besøg 1. halvår 2009 97.991 23.451 24.428 145.870 56.849 202.719 1. halvår 2010 105.374 21.686 22.761 149.821 94.097 243.918 5. oktober 2010 Side 10 af 13
Aktivitetstal 4 - Greve Bibliotek, udlån Beskrivelse Aktivitetstal Korrigeret netto-budget 2010 (mio. kr.) Indhold Bemærkning Samlet udlånstal i Greve Biblioteks tre afdelinger 1. halvår 2010-23,7 213.937 fysiske og elektroniske udlån I 2009 var tallet 203.895 for samme kvartal Kommentar Det fysiske udlånstal er faldet lidt fra 2009 til 2010, til gengæld er det elektroniske udlån steget kraftigt fra 2009 til 2010. De elektroniske udlån består af udlån fra Netmusik, Netlydbog, E-bog samt Filmstriben. Budgetkonsekvenser Da biblioteksvæsenet ikke får reguleret sit budget i forhold til besøgstal, betyder stigningen i udlånstallet ikke noget for den kommunale økonomi. Udlån Greve Bibliotek 250.000 200.000 150.000 Udlån 1. halvår 2009 2. halvår 2010 100.000 50.000 - Hovedbiblioteket Tune Lokalbibliotek Karlslunde Lokalbibliotek Samlet fysiske udlån Elektroniske udlån Samlet Udlån 1. halvår 2009 135.007 21.477 32.893 189.377 14.518 203.895 2. halvår 2010 132.070 21.182 28.977 182.229 31.708 213.937 5. oktober 2010 Side 11 af 13
Aktivitetstal 5 - Greve Museum Beskrivelse Aktivitetstal Besøgstal Greve Museum pr. 31. juni 2010 samlet 6773 Korrigeret nettobudget 2010 (mio. kr.) Indhold - 5,6 mio. kr. Tallet viser totalt antal besøgende på Greve Museum dvs. individuelle besøgende samt alle skoleklasser Bemærkning Besøgstal er hidtil opgjort årligt i 2009 var det samlede besøgstal 9412 Kommentar Greve Museum har haft et meget tilfredsstillende besøgsflow i de første 8 måneder af 2010. Dette skyldes dels stor tilslutning til de mange arrangementer generelt samt at udstillingen Fis i en hornlygte trak mange skoleklasser og besøgende til, der ikke før har besøgt museet. Det var muligvis en følge af, at udstillingen kom på bagsiden af Politiken, i 12-radioavisen, på P4 mv. Udstillingen om Tunestillingen har ligeledes trukket mange besøgende til museet, og udstillingen har fået en rigtig fin pressedækning, der formentlig også medvirker til det fine besøgstal. Budgetkonsekvenser Der er fri entre på museet, så museets økonomi berøres ikke proportionalt af det højere besøgstal dog har vi haft øget forbrug af timer til museumsværter, der skal betjene publikum. På baggrund af overvældende mange forespørgsler fra skoler udenfor Greve Kommune om undervisning i Fis i en hornlygte, vil museet fremover opkræve 350 kr/400 kr. for skoler udenfor Greve for et undervisningstilbud i lighed med de fleste andre museer. I forvejen betaler skolerne for de materialer, der går til undervisningstilbuddet. Besøgstal for Greve Museum Besøgende 4000 3500 3000 2500 2000 1500 3567 2353 2353 3206 2009* 2010 1000 500 0 1. Kvartal 2. Kvartal * Museet har hidtil opgjort besøgstal årligt og opgørelsen pr 31. august 2009 er derfor en gennemsnitsberegning. 5. oktober 2010 Side 12 af 13
Aktivitetstal 6 - Greve Lokalhistoriske Arkiv Beskrivelse Aktivitetstal Antal forespørgsler til Greve Lokalhistoriske Arkiv Korrigeret Indhold nettobudget 2010 (mio. kr.) - 5,6 mio. kr. Tallet indeholder personlige henvendelser, henvendelser pr. telefon eller via e-mail. Bemærkning Tallet er et estimat for lokalarkivets henvendelser, der ikke kan planlægges. Henvendelserne afføder kortere eller længerevarende sagsbehandling for museets museumsinspektør med ansvar for lokalarkivet. Kommentar Greve Lokalhistorisk Arkiv er en del af Greve museum og varetager den arkivalske kontrol af byggesager, lokalplaner, kommuneplaner mv. jævnfør kapitel 8 i museumsloven samt indlevering og registrering af arkivalier og fotografier af lokalhistorisk relevans. Det er første år at antallet af henvendelser registreres. Henvendelser til Greve Lokalhistoriske Arkiv pr. 31/3-2010: 218 Henvendelser til Greve Lokalhistoriske Arkiv pr. 31/8-2010: 550 Budgetkonsekvenser Der er ikke direkte sammenhæng mellem antal henvendelser og museets økonomi men stærk sammenhæng mellem antal henvendelser og medarbejdernes arbejdsbelastning. 5. oktober 2010 Side 13 af 13