Benchmarking af den statslige økonomistyring 2000 Økonomistyrelsen April 2001

Benchmarking af den statslige økonomistyring 2000 Økonomistyrelsen April 2001

Indholdsfortegnelse 1. Resume af resultater...3 2. Undersøgelsens formål og forløb...7 2.1 Formål...7 2.2 Forløb...7 2.3 Rapportens opbygning...8 Afgrænsning af undersøgelsen og modellen...10 3.1 Afgrænsning af de deltagende institutioner...10 3.2 Modellens opbygning...10 3.3 Forudsætninger af betydning for vurdering af resultaterne...12 4. Resultater...14 4.1 Styringsniveau i år 2000...14 4.2 Resultater opgjort på nøgleområder...15 4.3 Nye deltagende institutioner...22 4.4 Skærpede krav til økonomistyringen...23 5. Analyse af resultater i forhold til egenskaber og anvendelse af styringsværktøjer..24 5.1 Institutionernes størrelse...24 5.2 Kontraktstyringens betydning...26 5.3 Betydningen af finansieringsformen...30 5.4 Controllerfunktionens betydning...32 6. Udviklingen 1998 til 2000...33 6.1 Sammenligning af niveau...33 6.2 Sammenligning af nøgleområder...34 6.3 Handlingsplaner...35 Bilag 1. Liste over institutioner, der aflagde virksomhedsregnskab i 1999....36 Bilag 2. Målemetode/bearbejdning ved opgørelse af benchmarkingen mv....42 Bilag 3. Det udvidede spørgeskema...46 Bilag 4. Oversigt nøgleområder og kriterier...48 Bilag 5. Det udsendte spørgeskema med svarfordeling...49 2

1. Resume af resultater Økonomistyrelsen har for anden gang foretaget en temperaturmåling af de statslige institutioners økonomistyring. 152 statslige institutioner har svaret på et spørgeskema om institutionens faktiske og dokumenterede økonomistyring. Det svarer til 92,5 pct. af de institutioner, der har aflagt virksomhedsregnskab for 1999, og som stadig eksisterer som selvstændige institutioner. 102 institutioner deltager for anden gang i undersøgelsen, mens 50 institutioner deltager for første gang i undersøgelsen. Resultaterne opgøres på en skala med fem niveauer, hvor niveau 5 er udtryk for den mest avancerede form for økonomistyring. De fem niveauer afspejler 11 udvalgte nøgleområder omkring økonomistyring. Statens institutioner er siden undersøgelsen i 1998 blevet bedre til økonomistyring. Undersøgelsen viser, at der er færre institutioner på niveau 2 og tilsvarende flere institutioner på niveau 3 og 4 blandt de 102 institutioner, der har deltaget i begge undersøgelser, jf. figur 1. I alt befinder 34 institutioner sig på et højere niveau, og nogle institutioner har endda bevæget sig mere end ét niveau. De 34 institutioner præsterer tilsammen en stigning på 46 niveauer. Antal institutioner Figur 1. Resultatudvikling 1998 til 2000 50 40 30 20 10 0 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Niveau 5 2000 1998 Undersøgelsen viser imidlertid også, at 19 institutioner befinder sig på et lavere niveau for økonomistyring. I de fleste tilfælde er det fordi, institutionerne ikke opfylder et enkelt styringskriterium. Typisk er det allerede på nøgleområde 1, der vedrører aflæggelse af bevillingsregnskab. Der er kommet mange flere institutioner - især taxameterfinansierede - institutioner med i undersøgelsen. Disse nye deltagende institutioner bidrager væsentligt til, at andelen af statens institutioner, der befinder sig på niveau 1, fortsat er stort. 3

Figur 2. 152 institutioner fordelt på modellens styringsniveauer. 5. Strategisk udvikling 11. Benchmarking af resultatkrav 10. Modelbaseret strategiarbejde 4. Balanceret resultatstyring 9. Ledelsesrapportering 8. Integration af styrings- og datasystemer 7. Styring ved mål og resultatkrav 3. Aktivitetsstyring 6. Tilpasning af aktivitet og kapacitet 5. Aflæggelse af virksomhedsregnskab 4. Decentralisering af budget- og regnskabsansvar 2. Finansiel kontrol 3. Bevillingskontrol 2. Regnskabskontrol 1. Aflæggelse af bevillingsregnskab 2 institutioner befinder sig på niveau 5. Kravene til alle 11 nøgleområder er opfyldt. 11 institutioner befinder sig på niveau 4. Kravene til nøgleområde 1,2,3,4,5,6,7,8 og 9 er opfyldt 42 institutioner befinder sig på niveau 3. Kravene til nøgleområde 1, 2, 3, 4,5 og 6 er opfyldt. 34 institutioner befinder sig på niveau 2. Kravene til nøgleområde 1, 2 og 3 er opfyldt. 1. Ad hoc 63 institutioner befinder sig på niveau 1 Ved vurderingen af institutionernes indplacering er det vigtigt at være opmærksom på, at styringsniveauet må afpasses den enkelte institutions styringsbehov. Alle statslige institutioner skal således ikke nødvendigvis fastsætte avancerede mål for økonomistyringen på niveau 4 eller 5. To institutioner befinder sig på niveau 5, mens en tredjedel af institutionerne befinder sig på niveau 3 og 4, og to tredjedele befinder sig på niveau 1 eller 2. Af det store antal institutioner på niveau 1 har halvdelen, eller 32 institutioner, aflagt virksomhedsregnskab for første gang i 1999. Selv om statens institutioner siden undersøgelsen i 1998 er blevet bedre til økonomistyring, er der imidlertid stadig mange institutioner, som har en økonomistyring, der ligger på niveau 1 eller 2. Ifølge undersøgelsen er der således et stort udviklingspotentiale for den statslige økonomistyring. Undersøgelsen måler den formelle og dokumenterbare styring. Spørgsmålene i 2000 undersøgelsen er de samme som blev stillet i 1998, således at undersøgelserne fuldt ud er sammenlignelige. Denne undersøgelse er udvidet med 32 spørgsmål, som afspejler, at der hele tiden stilles øgede krav til økonomistyringen. Opgøres resultaterne på basis af de skærpede krav, falder niveauet for økonomistyringen imidlertid ikke markant. Dette afspejler, at institutionernes økonomistyring udvikler sig og følger med de skærpede krav. 4

Undersøgelsens hovedresultater er: Resultater fordelt på niveauer 2/3 af institutionerne er placeret på niveau 1 eller 2 i modellen for økonomistyring. 1/3 af institutionerne er placeret på niveau 3 eller derover. De nye deltagere i undersøgelsen er væsentligt lavere placeret end de institutioner, der deltager for anden gang. Udviklingen fra 1998 til 2000 Af de 102 gengangerinstitutioner, er der 15 institutioner mere på niveau 3 og 4 end ved undersøgelsen i 1998. En tredjedel af de 102 institutioner er steget, mens en femtedel er faldet. I forhold til 1998 er der sket en tilbagegang i forhold til opfyldelsen af kravene til aflæggelse af bevillingsregnskab samt bevillingskontrol, nøgleområderne 1 og 3. I forhold til 1998 er der sket en betydelig fremgang på alle de øvrige nøgleområder, herunder en markant fremgang ved aflæggelse af virksomhedsregnskab og styring ved mål og resultatkrav, nøgleområderne 5 og 7. Opgjort på nøgleområder opfylder de 102 institutioner, der deltager for anden gang i undersøgelsen, 6 nøgleområder. De samme institutioner opfyldte i 1998 i gennemsnit 5 nøgleområder. Resultater fordelt på nøgleområder Det gennemsnitlige antal opfyldte nøgleområder er godt 5 (ud af 11) for alle 152 institutioner i 2000 undersøgelsen. Det er især kravene til styringsgrundlaget (formaliserede forretningsgange), der ikke er opfyldt i mange af institutionerne, især institutionerne på niveau 1. Styringsprocesser og styringsresultat er i højere grad opfyldt. Efterhånden som kravene til systematisk og sammenhængende styring vokser, opfylder færre og færre institutioner kravene. Anvendelse af styringsværktøjer Institutioner med resultatkontrakt ligger på et højere styringsniveau end institutioner uden kontrakt. Institutioner, der også supplerer resultatkontrakten med andre kontrakter f.eks. interne kontrakter, forhøjer yderligere niveauet for økonomistyring. Institutioner med controllerfunktion har et højere styringsniveau end institutioner uden controllerfunktion. Grundlæggende styringsvilkår 80 pct. af de taxameterstyrede institutioner ligger på niveau 1 og 2. Institutioner med under 100 årsværk ligger på et lavere styringsniveau end de større institutioner. Der er forholdsvis mange mindre institutioner, der deltager for første gang i undersøgelsen, og de klarer sig gennemsnitligt set lige så godt som de mellemstore og store institutioner, der også deltager for første gang. 5

Undersøgelsen viser således, at det går fremad, men at der fortsat er rum for en mere målrettet indsats til en systematisering og styrkelse af de formelle styringssystemer og arbejdsprocesser i de statslige styrelser og institutioner. Den konkrete indsats i de enkelte styrelser og institutioner samt i departementerne kommenteres i tilbagemeldinger til det enkelte ministerområde og den enkelte institution. Der er i undersøgelsen endvidere spurgt til betydningen af implementeringen af Navision Stat, men det er for tidligt at drage konklusioner om virkningerne. Undersøgelsen viser, at der fremover bør være fokus på følgende indsatsområder: Fokus bør især rettes mod de 63 institutioner, som har en økonomistyring på niveau 1. Det er især formaliseringen og dokumentationen af forretningsgangene for aflæggelsen af bevillingsregnskab, som bør forbedres, men også procedurerne for bevillingskontrollen bør forbedres. Styringsgrundlaget for økonomistyringen er generelt for svagt i staten. Der bør etableres et formaliseret og dokumenteret styringsgrundlag, da det skaber de bedste forudsætninger for gode styringsprocesser og styringsresultater. For institutioner på niveau 2 bør indsatsen generelt set rettes mod at forbedre aflæggelsen af virksomhedsregnskabet. Derudover bør indsatsen rettes mod integration af styrings- og datasystemer samt ledelsesrapportering, ikke mindst for store institutioner på over 500 årsværk er det væsentligt, at der foretages en formalisering og dokumentation af økonomistyringen, således at den er synlig og gennemskuelig for hele organisationen. De mindre institutioner med under 100 årsværk bør gerne i samarbejde med deres departement - fastlægge det styringsmæssige behov samt udarbejde handlingsplaner for i givet fald at nå målsætningen for økonomistyringen. 6

2. Undersøgelsens formål og forløb Økonomistyrelsen besluttede for to år siden for første gang at undersøge, hvor langt de statslige institutioner var kommet med økonomistyringen. Baggrunden for undersøgelsen var at få afdækket, i hvilket omfang institutionerne kan honorere de stigende krav til ekstern rapportering og til intern styring af aktiviteter, kapacitet og udvikling. Begge undersøgelser har omfattet forholdene i et helt regnskabsår, henholdsvis 1997 og 1999. Undersøgelsen er i 1998 såvel som i 2000 foretaget på den måde, at den enkelte institution selv evaluerer sin økonomistyring ved at svare på et spørgeskema. Resultaterne er bearbejdet ud fra en model for økonomistyring, som deler de forskellige elementer i økonomistyringen op i fem styringsniveauer. Den første undersøgelse blev offentliggjort i marts 1999. Modellen for økonomistyring blev oprindelig udarbejdet med inspiration fra den svenske Ekonomiadministrativa Värdering, som anvendes af Ekonomistyringsverket. Modellen blev dengang drøftet med Ekonomistyringsverket, og konceptbeskrivelsen af modellen blev drøftet med professor Jan Mouritsen fra Handelshøjskolen i København. Undersøgelsen i 2000 er en opfølgning på undersøgelsen i 1998 og følger derfor også samme koncept. 2.1 Formål Benchmarking undersøgelsen skal opfylde tre konkrete mål. Det drejer sig om 1. at institutionerne kan udpege de udviklingsbehov, der primært skal tilgodeses i den fremtidige tilrettelæggelse af økonomistyringen. 2. at departementerne gennem kortlægningen kan målrette ministeriets samlede indsats, bl.a. i forbindelse med ibrugtagningen af de lokale økonomisystemer. 3. at kortlægge institutionernes økonomistyring med henblik på at målrette Økonomistyrelsens indsats, således at styrelsens ydelser bedst muligt tilpasses institutionernes behov. Undersøgelsen afrapporteres på det overordnede niveau i denne rapport og på et mere detaljeret niveau i form af ministerietilbagemeldinger, som har til formål at skabe grundlaget for en dialog om økonomistyringen mellem departementet og institutionerne give ministeriet/institutionen et konstruktivt udbytte af undersøgelsen, der vejleder ledelsen i at udpege udviklingsbehov og i at tilrettelægge den fremtidige økonomistyring. 2.2 Forløb Undersøgelsen er gennemført som en spørgeskemaundersøgelse fra midten af oktober og til midten af december 2000. Besvarelsen af spørgeskemaerne bygger på institutionernes egen vurdering af, i hvilken grad de opfylder en række kriterier i 7

modellen, som anvendes til måling af institutionens evne til at økonomistyre sammenhængende og systematisk. Forløbet har været opdelt i forskellige faser: I fase 1 blev modellen for økonomistyring og spørgeskemaet fra 1998-undersøgelsen gennemgået. Det har været en forudsætning, at de to undersøgelser kan sammenlignes. Der er i den nye undersøgelse udarbejdet ca. 30 nye spørgsmål, som afspejler, at kravene til økonomistyring i den mellemliggende periode har udviklet sig. De nye spørgsmål er et forsøg på at gøre undersøgelsens design dynamisk. Spørgsmålene er også inspireret af Rigsrevisionens publikation om God statslig økonomistyring fra marts 1999. Det samlede spørgeskema har i fase 2 været i høring hos udvalgte personer i enkelte departementer og styrelser samt i Rigsrevisionen. Fase 3 har omfattet udsendelse af spørgeskemaet til elektronisk besvarelse hos oprindelig 172 institutioner. I alt kom 152 skemaer retur ud af 164 mulige, idet 8 institutioner ikke længere optræder selvstændigt med virksomhedsregnskab. De deltagende institutioner og frafaldet er analyseret i afsnit 3.1, mens bilag 1 viser hvilke institutioner, der har udarbejdet virksomhedsregnskab i 1999, og derfor har fået spørgeskemaet tilsendt. Fase 4 har omfattet analyse og afrapportering af resultaterne, dels i form af denne rapport, der omfatter anonymiserede resultater for hele staten, dels i form af tilbagemeldinger om resultaterne for hvert enkelt ministerområde, som alene formidles til det pågældende ministerområdes departement og de deltagende institutioner. De deltagende institutioner har haft lejlighed til at gennemse ministerietilbagemeldingerne inden den officielle fremsendelse til departementer og institutioner. 2.3 Rapportens opbygning Rapporten giver en beskrivelse af undersøgelsens resultater, hvoraf de væsentligste er sammenfattet i resumeet i afsnit 1. I det følgende afsnit 3 foretages en afgrænsning af de institutioner, der indgår i undersøgelsen, og modellen præsenteres. Læsere, der allerede er bekendt med modellen fra den tidligere undersøgelse, kan springe afsnittet over. Til afsnittet er knyttet et bilagsmateriale i bilag to, der beskriver målemetode og pointgivning konsekvenserne af målemetoden I afsnit 4 præsenteres de samlede resultater på niveauer og nøgleområder. Den egentlige analyse af udviklingen for de 102 institutioner, som har deltaget i begge undersøgelser foretages først i afsnit 6. I afsnit 5 analyseres resultaterne i forhold til institutionernes forskellige karakteristika, f.eks. størrelse, anvendelse af styringsredskaber eller finansieringsgrundlag. 8

I afsnit 6 analyseres udviklingen i økonomistyringen fra 1998 til 2000. 2.3.1 Oversigt over bilag I bilag 1 er udarbejdet en fortegnelse over de institutioner (med basisoplysninger), som har fået tilsendt spørgeskemaet. I bilag 2 redegøres for målemetoden og reglerne for pointgivning og en minianalyse af konsekvenserne af målemetoden. I bilag 3 beskrives antallet af nye spørgsmål og fordelingen på nøgleområder I bilag 4 findes nogle tabeloversigter til resultatanalysen i afsnit 4. I bilag 5 er svarfordelingen for hvert enkelt kriterium i undersøgelsen opgjort, samtidig er de nye spørgsmål markeret. 9

3. Afgrænsning af undersøgelsen og modellen 3.1 Afgrænsning af de deltagende institutioner Spørgeskemaerne er sendt ud til alle de institutioner, som har aflagt virksomhedsregnskab i 1999. Alle institutioner med bruttoudgifter over 25 mill. kr. eller med resultatkontrakt skal aflægge virksomhedsregnskab. Der bliver år for år flere og flere institutioner, der aflægger virksomhedsregnskab. I 1998 var der 134 institutioner, der aflagde virksomhedsregnskab for 1997, mens der i 2000 er 164 institutioner, der har aflagt virksomhedsregnskab for 1999, og som stadig eksisterer som selvstændig institution. Resultaterne af undersøgelsen skal opfattes som en beskrivelse af de 152 institutioner, som ud af 164 mulige har besvaret spørgeskemaet. Svarprocenten er 92,5, hvilket er over svarprocenten for undersøgelsen i 1998, der var 86 pct. Når undersøgelsen tager udgangspunkt i de institutioner og styrelser, der har aflagt virksomhedsregnskab kan undersøgelsen ikke siges at være tilrettelagt som en repræsentativ stikprøve for samtlige statens omkring 500 institutioner/enheder. Der kan derfor ikke uden videre udledes generelle sammenhænge og mønstre med gyldighed for en anden og eventuelt bredere population. Besvarelserne fra de 152 statsinstitutioner dækker 75 procent af statens personale målt som årsværk, dvs. godt 100.000 årsværk. De 12 institutioner, som ikke har svaret, omfatter 10 procent af statens personale. Dvs. hvis de havde svaret, ville undersøgelsen dække 85 pct. af statens personale. Undersøgelsen kan således siges at være dækkende for staten, selv om den ikke er repræsentativt tilrettelagt. 50 af institutionerne deltager i undersøgelsen for første gang. De fleste af disse er først i de seneste år begyndt at aflægge virksomhedsregnskab. Der er således 102 institutioner, der er gengangere fra den sidste undersøgelse, hvor der i alt deltog 115 institutioner. De 13 institutioner, der er udgået, omfatter 7 institutioner, der ikke længere aflægger selvstændigt virksomhedsregnskab og 6 institutioner, der ikke har ønsket at deltage i den nye undersøgelse. De 152 deltagende institutioner er karakteriseret ved forskellige styringsvilkår og -behov, hvilket man bør være opmærksom på ved vurderingen af resultaterne. Godt halvdelen af institutionerne har resultatkontrakt, og mellem 30 og 40 pct. af institutionerne har en resultatlønaftale for institutionschefen eller interne kontrakter, mens omkring 15 pct. af institutionerne udarbejder videnregnskab. En liste over de 152 institutioner i undersøgelsen findes i bilag 1. 3.2 Modellens opbygning Niveauet for økonomistyringen måles i forhold til en fælles idealmodel for alle institutioner. Modellen er opstillet således, at den i videst muligt omfang dækker de statslige krav og normer for god økonomistyring for alle institutioner og styrelser. Det betyder på den anden side, at alle statsinstitutioner ikke nødvendigvis skal leve op til samtlige krav. Det kan bl.a. afhænge af institutionens størrelse og opgaver. For en 10

række mindre institutioner giver det måske ikke mening at decentralisere, og derfor falder institutionen måske på ikke at opfylde kravene til decentralisering (nøgleområde 4). Det vil i øvrigt blive analyseret i bilag 2 pkt. 5, om der er en tendens til, at små institutioner ikke opfylder nøgleområde 4 om decentralisering. Modellens niveauer er opbygget således, at de mest basale krav til økonomistyring f.eks. med hensyn til registrering og sikkerhed skal opfyldes, før mere avancerede styringsredskaber tages i anvendelse. Fundamentet skal således være i orden. Modellen består af 156 spørgsmål fordelt på 11 nøgleområder. Opgørelsen af besvarelserne er foretaget dels på de 5 niveauer dels på de 11 nøgleområder, som niveauerne er underopdelt i. Figur 3. Oversigt over modellens niveauer og nøgleområder Niveau og nøgleområder Styringsaktiviteter 1. Ad hoc Institutionerne har ikke defineret et styringsgrundlag eller styringsprocesser, der giver sikkerhed og pålidelighed mht. regnskabsaflæggelse og budgetoverholdelse, dvs. der mangler finansiel kontrol. 2. Finansiel kontrol 1. Aflæggelse af bevillingsregnskab. 2. Regnskabskontrol 3. Bevillingskontrol... Regnskabsafslutningen er tilrettelagt og styret, så regnskabet aflægges korrekt og rettidigt. Der er kontrol med de løbende registreringer af økonomiske transaktioner, så grundlaget for en korrekt rapportering er sikret. Der følges op på den givne bevilling. 3. Aktivitetsstyring 4. Decentralisering af budget- og regnskabsansvar. 5. Aflæggelse af virksomhedsregnskab. 6. Tilpasning af aktivitet og kapacitet. 4. Balanceret resultatstyring 7. Styring ved mål og resultatkrav 8. Integration af styrings- og datasystemer 9. Ledelsesrapportering. Budget- og regnskabsansvaret er placeret hos de opgaveansvarlige, således at ressourceanvendelse prioriteres ud fra faglige og opgavemæssige forhold. Virksomhedsregnskabet dokumenterer sammenhæng mellem forbrug, aktivitet og målopfyldelse. Der fastlægges og følges op på aktivitetsniveauet i form af tilpasning af kapaciteten. Mål og resultatkrav er operationaliseret og konkretiseret i forhold til enhederne, og de evalueres efterfølgende. Økonomisk og faglig integration af systemerne til brug for rapportering mv. Ledelsen vurderer og følger op på forbrug, aktivitet og målopfyldelse. 5. Strategisk udvikling 10. Modelbaseret strategiarbejde.. 11. Benchmarking af resultatkrav.. Strategiarbejdet balancerer mellem Økonomiske og faglige hensyn Præstationsmål og langsigtede udviklingsmål Interne og eksterne forhold Institutionen inspireres af andre institutioner ved systematiske sammenligninger. 11

Det ligger i modellens metode, at institutionerne for at placere sig på et bestemt niveau skal opfylde en række krav til ligeværdige nøgleområder på det pågældende niveau samt alle de underliggende niveauer. Figur 3 på den foregående side viser hvilke nøgleområder, der er knyttet til det enkelte niveau, samt nogle kommentarer om indholdet i nøgleområderne. Institutioner på niveau 1 har ikke en tilstrækkelig standard inden for den finansielle kontrol, mens institutioner på niveau 2 har opbygget en finansiel kontrol, men ikke en intern styring, hvor økonomi og aktivitet kan sammenkobles. Institutioner på niveau 3 har skabt en systematisk sammenkædning mellem økonomi og aktivitetsstyring, men kan ikke dokumentere balanceret resultatstyring. Institutioner på niveau 4 evner en balanceret resultatstyring, men arbejder ikke formelt ved hjælp af en model, således at der systematisk foretages konsekvensvurderinger. Institutioner på niveau 5 anvender i arbejdet med den strategiske udvikling formelle modelbaserede analyser og benchmarker resultatkrav med andre institutioner. Inden for hvert af de elleve nøgleområder (forkortet som N 1.N 11) er spørgsmålene inddelt i tre styringskriterier: styringsgrundlag (forkortet som G i tabeller) styringsprocesser (forkortet som P i tabeller), og styringsresultat (forkortet som R i tabeller). For hvert kriterium gives points, som vægtes. Der er opstillet tærskelværdier for hvor mange points, der kræves for at opfylde hvert af styringskriterierne, jf. bilag 2. Nøgleområdet anses kun for opfyldt, hvis alle tre styringskriterier opfylder kravene, jf. bilag 2. 3.3 Forudsætninger af betydning for vurdering af resultaterne Undersøgelsen er baseret på en selv-evaluering ved besvarelsen af et spørgeskema. Resultatet kan derfor påvirkes af, hvor ærligt og hvor selvkritisk ledelsen af de enkelte institutioner har svaret. Institutionerne kan både over- og undervurdere styringsindsatsen. Målingerne foretages på formaliserede og derfor som hovedregel dokumenterede systemer og arbejdsprocesser. Undersøgelsesresultatet måler imidlertid ikke direkte kvaliteten af institutionens ydelser eller institutionens effektivitet i forhold til ressourceudnyttelsen. Spørgeskemaet vedrører forholdene i hele regnskabsåret 1999, men da skemaet er besvaret i slutningen af 2000, kan flere institutioner have besvaret spørgeskemaet i forhold til den øjeblikkelige situation. Modellen for økonomistyring er bygget op som en kæde af forudsætninger, hvor løsningen af basale opgaver i økonomistyringen danner det praktiske grundlag for løsningen af mere avancerede opgaver. Modellen er udformet således for at sætte fokus på 12

vigtigheden af de grundlæggende økonomistyringsopgaver samt på formaliseringen, som kan være afgørende f.eks. i perioder med stor personaleudskiftning. Modellens betingelser kan i nogen tilfælde give et fortegnet billede af institutionens faktiske greb om økonomistyringen, f.eks. på grund af de meget formelle herunder skriftlig dokumenterede - krav, der også skal være opfyldt i undersøgelsen. Mangler en institution f.eks. en godkendt instruks, bliver den i undersøgelsen vurderet lavt, selv om institutionen opfylder de øvrige nøgleområder. Dvs. modellen afslører huller i den formelle økonomistyring. Det er samtidig ofte en udpegning af de områder, hvor økonomistyringen er sårbar. Som det vises senere i afsnit 4.2, opfylder institutionerne i praksis ofte nøgleområder på højereliggende niveauer end der, hvor de bliver bremset. Institutioner bremses, så snart styringsgrundlag, -proces eller resultat under et nøgleområde ikke er opfyldt. Nogle institutioner vil opleve disse konsekvenser af målemetoden i forbindelse med de nye spørgsmål. Institutionen opfylder måske de gamle spørgsmål inden for nøgleområdet, men kun de nye delvist, og derfor kommer institutionen måske ikke længere til at opfylde nøgleområdet. I bilag 2 analyseres virkningen af målemetoden, efter at målemetode og pointgivning er beskrevet. 13

4. Resultater I dette afsnit fremhæves de overordnede resultater fra undersøgelsen af de 152 institutioner. Sammenligning med resultaterne fra 1998 kan kun foretages for de 102 institutioner, som har deltaget i begge undersøgelser, og udviklingen i disse identiske institutioner analyseres først i afsnit 6. Resultaterne er opgjort for de spørgsmål, som er sammenlignelige med undersøgelsen i 1998, og når de nye spørgsmål inddrages, fordi de påvirker resultaterne, vil det klart blive markeret, jf. i øvrigt afsnit 4.4. Modellen blev beskrevet i afsnit 3.2, og vil derfor ikke blive yderligere lanceret. Dog skal der erindres om, at hvert niveau består af nogle sammenhængende nøgleområder og at det er et krav for at placere sig på et bestemt styringsniveau, at ikke alene nøgleområderne på det pågældende niveau er opfyldt, men også nøgleområderne på alle de underliggende niveauer. 4.1 Styringsniveau i år 2000 De 152 institutioner fordeler sig på de fem udviklingsniveauer med knap to tredjedele på niveau 1 og 2, og en tredjedel på niveau 3 eller derover. Den detaljerede fordeling af de 152 institutioner på styringsniveauer fremgår af figur 4. Figur 4. 152 institutioner fordelt på styringsniveau, 2000. 5. Strategisk udvikling 11. Benchmarking af resultatkrav 10. Modelbaseret strategiarbejde 4. Balanceret resultatstyring 9. Ledelsesrapportering 8. Integration af styrings- og datasystemer 7. Styring ved mål og resultatkrav 3. Aktivitetsstyring 6. Tilpasning af aktivitet og kapacitet 5. Aflæggelse af virksomhedsregnskab 4. Decentralisering af budget- og regnskabsansvar 2. Finansiel kontrol 34 3. Bevillingskontrol 2. Regnskabskontrol 1. Aflæggelse af bevillingsregnskab 1. Ad hoc 63 42 11 2 14

Undersøgelsen viser, at 2 institutioner opfylder alle kravene til og med strategisk udvikling på niveau 5 11 institutioner opfylder alle kravene til og med balanceret resultatstyring på niveau 4 42 institutioner opfylder alle kravene til og med aktivitetsstyring på niveau 3 34 institutioner lever op til alle kravene til finansiel kontrol på niveau 2 63 institutioner er kendetegnet ved ikke at opfylde kravene til de tre nøgleområder, der udgør den finansielle kontrol på niveau 2 4.2 Resultater opgjort på nøgleområder Fordelingen af antal institutioner på niveauer bygger som nævnt på, at institutioner indplaceres på det højeste niveau, hvor alle (underliggende) nøgleområder også er opfyldt. Opgørelsen på niveauer viser således ikke, om institutionerne opfylder senere nøgleområder. Den samlede kapacitet for økonomistyring afspejles derfor ikke, hvis der er mange overliggende nøgleområder, der er opfyldt. Opgørelse af resultaterne på nøgleområder viser et mere nuanceret billede af økonomistyringen. I det følgende belyses hvor mange institutioner, der opfylder de enkelte nøgleområder uafhængigt af hvilke andre nøgleområder, der er opfyldt, jf. tabel 1. Undersøgelsen viser, at det gennemsnitlige antal opfyldte nøgleområder for de 152 institutioner er 5 nøgleområder, at de fleste institutioner på niveau 1 ikke opfylder det første nøgleområde, der vedrører aflæggelse af bevillingsregnskab, at der bliver færre og færre institutioner, som opfylder kravene til nøgleområderne, efterhånden som kravene til systematisk og sammenhængende styring vokser, at styringsgrundlaget i ringere grad er opfyldt end styringsprocesser og styringsresultat. Mindst halvdelen af institutionerne eller i gennemsnit 100 institutioner - opfylder kravene til de første syv nøgleområder. Institutionerne kan således anvende nogle styringsredskaber på et højere niveau end det niveau, som institutionen er blevet bremset på. Næsten alle institutioner - 139 - opfylder kravene til regnskabskontrollen (N 2). På anden og tredje pladsen kommer de to andre nøgleområder, der tilsammen udgør den finansielle kontrol: bevillingskontrollen (N 3) og aflæggelse af bevillingsregnskab (N 1). Også ved undersøgelsen i 1998 var det de tre nøgleområder, som flest institutioner opfyldte. 15

Tabel 1. Antal institutioner, der opfylder kravene til hvert af de 11 nøgleområder, fordelt på de fem styringsniveauer. Niveau I alt N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 10 N 11 1 63 24 50 30 24 20 39 22 8 6 1 1 2 34 34 34 34 24 13 17 12 6 8 3 2 3 42 42 42 42 42 42 42 28 12 9 3 5 4 11 11 11 11 11 11 11 11 11 11 3 0 5 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 I alt 152 113 139 119 103 88 111 75 39 36 12 10 Procent 74 91 78 68 58 73 49 26 24 8 7 2000 Procent 84 90 83 67 41 61 34 14 14 8 4 1998 Anm. Det er ikke de samme institutioner, der indgår i de to undersøgelser. Derfor er tallene for 1998 ikke umiddelbart sammenlignelig med tallene for 2000, se analysen i afsnit 6. N 1 er nøgleområde 1: aflæggelse af bevillingsregnskab N 2 er nøgleområde 2: regnskabskontrol N 3 er nøgleområde 3: bevillingskontrol N 4 er nøgleområde 4: decentralisering af økonomiansvar N 5 er nøgleområde 5: aflæggelse af virksomhedsregnskab N 6 er nøgleområde 6: tilpasning af aktivitet og kapacitet N 7 er nøgleområde 7: styring ved mål og resultatkrav N 8 er nøgleområde 8: integration af styrings- og datasystemer N 9 er nøgleområde 9: ledelsesrapportering N 10 er nøgleområde 10: modelbaseret strategiarbejde N 11 er nøgleområde 11: benchmarking af resultatkrav Der er over 100 institutioner, der opfylder modellens krav til aktivitets- og kapacitetstilpasning (N 6) og decentralisering af økonomiansvar (N 4) Det slår igennem, at der er forholdsvis mange af de 63 niveau 1-institutioner, der opfylder modellens krav til aktivitets- og kapacitetstilpasning (N 6). Det betyder, at der er fokus på effektiv ressourceudnyttelse, selv om indplaceringen på niveau 1 ikke afspejler det. I forhold til undersøgelsen i 1998, er der væsentlig flere institutioner, der nu opfylder modellens krav til aktivitets- og kapacitetstilpasning, bl.a. mange taxameterfinansierede institutioner (jf. afsnit 5.3 om institutionernes finansiering) og institutioner på niveau 1. Omkring halvdelen af institutionerne opfylder modellens krav til aflæggelse af virksomhedsregnskab ( N 5) og styring ved mål og resultatkrav (N 7). På begge områder er der nu væsentlig flere institutioner, der opfylder modellens krav end ved undersøgelsen i 1998. 16

Hver fjerde institution opfylder modellens krav til integration af styrings- og datasystemer (N 8) og ledelsesrapportering (N 9) Også her er der sket fremgang siden undersøgelsen i 1998, hvor kun hver syvende institution opfyldte disse krav. En ud af 16 institutioner opfylder modellens krav til de to nøgleområder på niveau 5, som handler om strategisk udvikling. De to nøgleområder er modelbaseret strategiarbejde (N 10) benchmarking af resultatkrav (N 11) Selv om det altså er henholdsvis 12 og 10 institutioner, der opfylder modellens krav til de to sidste nøgleområder, er der kun 2 af institutionerne, der opfylder alle nøgleområderne, og derved placeres på styringsniveau 5. 4.2.1 Resultater fordelt på styringskriterierne Inden for hvert enkelt nøgleområde er spørgsmålene delt op på tre styringskriterier: Styringsgrundlag Styringsprocesser og Styringsresultat. Som nævnt opfylder institutionerne i gennemsnit fem nøgleområder. Undersøgelsen viser - hvad der er helt naturligt - at der er flere styringskriterier end nøgleområder, der er opfyldt. Således opfylder de 152 institutioner i gennemsnit kravene til styringsgrundlag på 6 nøgleområder, kravene til styringsprocesser på 8-9 nøgleområder, og kravene til styringsresultater på 7-8 nøgleområder. Der er således flest institutioner, der opfylder kravene til styringsprocesser. Der er flere institutioner, der opfylder kravene til styringsresultater end der er institutioner, der opfylder kravene til styringsgrundlag. Især på nøgleområderne 8 og 9, der vedrører integration af styrings- og datasystemer samt ledelsesrapportering, er styringsgrundlaget typisk væsentlig ringere opfyldt end de to andre kriterier: styringsprocesser og styringsresultat. Undersøgelsen viser, at institutionerne er gode til at opnå resultater, men at institutionerne ikke kan opfylde de formaliserede krav til styringsgrundlag, som modellen bygger på. Det kan gøre institutionerne sårbare, hvis der er vakancer eller lignende i økonomifunktionen, som typisk er den enhed, der dokumenterer eller formaliserer styringsgrundlaget. I de følgende underafsnit gives et overblik over opfyldelsen af nøgleområder og styringskriterier inden for de fem styringsniveauer. 17

4.2.2 Resultater for niveau 1-institutioner Institutioner placeret på niveau 1 opfylder ikke alle styringskriterierne på de tre nøgleområder, som dækker den finansielle kontrol. Undersøgelsen viser, at de 63 niveau 1-institutioner i gennemsnit opfylder kravene til tre nøgleområder. Men det er ikke de tre nøgleområder, som er dækket af styringsniveau 1. Går man ned på styringskriterier, er kriterierne opfyldt for mere end tre nøgleområder. Således er styringsgrundlaget i gennemsnit opfyldt for fire nøgleområder, styringsprocesserne i gennemsnit opfyldt for syv - otte nøgleområder og styringsresultaterne er i gennemsnit opfyldt for seks - syv nøgleområder. Kravene til nøgleområde 1 om aflæggelse af bevillingsregnskab, og specielt kriteriet: styringsgrundlag er det område, som mange niveau 1-institutioner ikke opfylder på en formaliseret måde, således som i undersøgelsens design forudsætter. Derudover er niveau 1-institutioner generelt ikke gode til at opfylde kravene til styringsgrundlag, mens de er væsentlig bedre til at opfylde kravene til styringsprocesser og styringsresultat. Undersøgelsen viser, at institutioner på niveau 1 må være mere opmærksom på at opfylde kravene til styringsgrundlag De nøgleområder, hvor styringsgrundlaget skiller sig markant ud, er: aflæggelse af bevillingsregnskab (N 1) aflæggelse af virksomhedsregnskab (N 5) integration af styrings- og datasystemer (N 8) samt ledelsesrapportering (N 9). Det er vigtigt, at niveau 1-institutionerne især koncentrerer sig om de grundlæggende krav til økonomistyring, og her ikke mindst om kravene til styringsgrundlag. Ganske mange af institutionerne på niveau 1 opfylder kriterierne til aktivitets- og kapacitetstilpasning. Det hænger uden tvivl sammen med, at der for en stor dels vedkommende er tale om taxameterfinansierede institutioner. Inddragelse af de nye spørgsmål indebærer, at institutionerne opfylder flere af kravene. Især opfylder niveau 1-institutionerne i højere grad kravene til bevillingskontrollen (N 3) og kravene til decentralisering af økonomiansvaret (N 4). Omvendt betyder de skærpede krav, at niveau 1-institutionerne i ringere udstrækning opfylder kravene til regnskabskontrol (N 2), aktivitets- og kapacitetstilpasning (N 6) samt til styring ved målog resultatkrav (N 7). 18

4.2.3 Resultater for niveau 2-institutioner Institutioner placeret på styringsniveau 2 opfylder pr. definition alle kravene til de tre nøgleområder inden for finansiel kontrol, dvs. aflæggelse af bevillingsregnskab (N 1) regnskabskontrol (N 2) bevillingskontrol (N 3) Når institutionen bremses på niveau 2, er det fordi, institutionen ikke lever op til alle kravene til aktivitetsstyring, som omfatter decentralisering af økonomiansvar (N 4) aflæggelse af virksomhedsregnskab (N 5) aktivitets- og kapacitetstilpasning (N 6) Undersøgelsen viser, at den overvejende del af de 34 institutioner på styringsniveau 2 opfylder kravene til decentralisering af økonomiansvar (N 4). Kun hver tredje institution opfylder kravene til aflæggelse af virksomhedsregnskab (N 5), mens halvdelen af institutionerne magter aktivitets- og kapacitetstilpasning (N 6). Undersøgelsen viser således, at niveau 2-institutioner gennemgående er gode til decentralisering, men ikke til aflæggelse af virksomhedsregnskab eller til tilpasning af aktivitet og kapacitet. De 34 niveau 2-institutioner opfylder i gennemsnit kravene til fem nøgleområder. Går man ned på styringskriterier, er kriterierne opfyldt for mere end fem nøgleområder. Således er styringsgrundlag i gennemsnit opfyldt for seks nøgleområder styringsprocesserne i gennemsnit opfyldt for otte nøgleområder og styringsresultaterne er i gennemsnit opfyldt for syv nøgleområder. De 34 institutioner er således bedst til at opfylde kravene til styringsprocesser, og dårligst til at opfylde kravene til styringsgrundlag. Undersøgelsen viser, at der er få niveau 2-institutioner, der opfylder styringsgrundlaget for integration af styrings- og datasystemer (N 8) og for ledelsesrapportering (N 9). Inddragelse af de nye spørgsmål indebærer, at der er lidt flere end de 34 institutioner, der opfylder kravene til nøgleområderne aflæggelse af bevillingsregnskab (N 1) regnskabskontrol (N 2) bevillingskontrol (N 3) decentralisering af økonomiansvar (N 4) styring ved mål og resultatkrav (N 7) og integration af styrings- og datasystemer (N 8). 19

4.2.4 Resultater for niveau 3-institutioner De 42 institutioner placeret på niveau 3 opfylder pr. definition alle kravene til de tre nøgleområder inden for henholdsvis finansiel kontrol og aktivitetsstyring, dvs. aflæggelse af bevillingsregnskab (N 1) regnskabskontrol (N 2) bevillingskontrol (N 3) decentralisering af økonomiansvar (N 4) aflæggelse af virksomhedsregnskab (N 5) aktivitets- og kapacitetstilpasning (N 6) Når institutionen bremses på niveau 3, er det fordi, institutionen ikke lever op til alle kravene til balanceret resultatstyring, som omfatter Undersøgelsen viser, at styring ved mål og resultatkrav (N 7) integration af styrings- og datasystemer (N 8) ledelsesrapportering (N 9) forholdsvis få institutioner på niveau 3 opfylder kravene til integration af styrings- og datasystemer (N 8) samt ledelsesrapportering (N 9). Undersøgelsen viser, at de 42 institutioner på niveau 3 i gennemsnit opfylder kravene til syv nøgleområder. Går man ned på styringskriterier, er kriterierne opfyldt for mere end syv nøgleområder. Således er styringsgrundlag i gennemsnit opfyldt for otte nøgleområder styringsprocesserne i gennemsnit opfyldt for ni nøgleområder styringsresultaterne i gennemsnit opfyldt for ni nøgleområder. De 42 institutioner på niveau 3, opfylder således både for styringsprocesser og for styringsresultater ni nøgleområder. Styringsgrundlaget er ligesom på de andre styringsniveauer stadig det kriterium, som er opfyldt i mindst omfang. Inddragelse af de nye spørgsmål indebærer, at der er flere af de 42 niveau 3- institutioner, der opfylder kravene til ledelsesrapportering (N 9) modelbaseret strategiarbejde (N 10) og benchmarking af resultatkrav (N 11). Samtidig er der færre af de 42 institutioner, der opfylder kravene til styring ved mål og resultatkrav (N 7) og integration af styrings- og datasystemer (N 8). Med de nye spørgsmål bliver det også mere udpræget, at det er på styringsgrundlaget, at institutionerne på niveau 3 ikke kan opfylde kriterierne. 20

4.2.5 Resultater for niveau 4-institutioner De 11 institutioner på niveau 4 opfylder pr. definition de ni nøgleområder, som svarer til en balanceret resultatstyring. Da kun tre institutioner yderligere opfylder nøgleområde 10, der vedrører modelbaseret strategiarbejde, bliver gennemsnittet også, at de 11 institutioner i gennemsnit opfylder ni nøgleområder. På de tre styringskriterier er gennemsnittet, at alle tre kriterier er opfyldt for i gennemsnit 10 nøgleområder. Inddrages de nye spørgsmål falder antallet af institutioner, der opfylder kravene til en balanceret resultatstyring med to til ni institutioner. Kravene til modelbaseret strategiarbejde (N 10) opfyldes fortsat af tre institutioner. 4.2.6 Resultater for niveau 5-institutioner De 2 institutioner, der opfylder kravene til alle elleve nøgleområder, reduceres til en institution, når de nye spørgsmål inddrages. 21

4.3 Nye deltagende institutioner En tredjedel eller 50 af de 152 deltagende institutioner var ikke med i undersøgelsen for to år siden. Placeringen af disse nye institutioner er, jf. figur 6, dårligere end for de institutioner, der var med i den foregående undersøgelse. Over 60 pct. af de nye institutioner er placeret på styringsniveau 1, mens kun ca. 30 pct. af de 102 institutioner, der har deltaget i begge undersøgelser, er placeret på styringsniveau 1. Undersøgelsen viser, at Institutioner, der først senere er kommet i gang med at udarbejde virksomhedsregnskab, og derfor deltager for første gang, opnår et markant lavere styringsniveau. Der er således også færre af de nye deltagende institutioner, kun 20 pct., der er placeret på de tre højeste styringsniveauer, mens det lidt over 40 pct. af de institutioner, der deltager for anden gang i undersøgelsen. Figur 6. Fordelingen af institutioner Andel af institutioner 100% 80% 60% 40% 20% 0% Gamle Nye 5 4 3 2 1 De 50 nye deltagere i undersøgelsen er i sagens natur først senere startet med at udarbejde virksomhedsregnskaber. Grænsen for, hvornår en institution skal udarbejde virksomhedsregnskab, har hele tiden været på 25 mill. kr. i bruttoudgifter, med mindre institutionen har fået dispensation på grund af særlige forhold. Mange af de nye institutioner er mindre, taxameterfinansierede institutioner, jf. afsnit 5.1 og 5.3 i det følgende, hvor henholdsvis betydningen af institutionens størrelse og finansieringsform analyseres. For alle nye deltagere uanset størrelse - viser undersøgelsen, at der er en høj andel af institutioner på styringsniveau 1. Meget tyder derfor på, at flere års arbejde med udarbejdelse af virksomhedsregnskab direkte eller indirekte også manifesterer sig i form af en bedre økonomistyring. I afsnit 6 vil der blive foretaget en analyse af de 102 institutioner, som deltager i begge undersøgelser. 22

4.4 Skærpede krav til økonomistyringen I den nye undersøgelse er der stillet 32 nye spørgsmål. Spørgsmålene er bl.a. inspireret af Rigsrevisionens publikation om God statslig økonomistyring. 1 De nye spørgsmål afspejler, at kravene til økonomistyringen hele tiden skærpes. Undersøgelsen viser at 90 pct. af institutionerne uden videre opfylder de skærpede krav til økonomistyring. Evalueringen af økonomistyringen skal løbende følge med udviklingen i økonomistyringen. Dette er forsøgt imødekommet med en dynamisk undersøgelse med skærpede krav. 136 institutioner eller 90 pct. klarer de skærpede krav lige så godt som de gamle krav. De nye spørgsmål indebærer dog overordnet en forringelse af billedet af statens økonomistyring, fordi der er 8 institutioner færre på de højeste tre niveauer, og tilsvarende 8 institutioner flere på niveau 1 og 2. Figur 5. 152 institutioner fordelt på styringsniveau i 2000 opgjort med de nye spørgsmål. (tallene i parentes er uden de nye spørgsmål). 5. Strategisk udvikling 11. Benchmarking af resultatkrav 10. Modelbaseret strategiarbejde 4. Balanceret resultatstyring 9. Ledelsesrapportering 8. Integration af styrings- og datasystemer 7. Styring ved mål og resultatkrav 3. Aktivitetsstyring 6. Tilpasning af aktivitet og kapacitet 5. Aflæggelse af virksomhedsregnskab 4. Decentralisering af budget- og regnskabsansvar 2. Finansiel kontrol 37 (34) 3. Bevillingskontrol 2. Regnskabskontrol 1. Aflæggelse af bevillingsregnskab 1. Ad hoc 68 (63) 37 (42) 9 (11 ) 1 (2) Selv om en institution også med de skærpede krav opfylder et styringsniveau, viser det sig ofte i analysen, at pointtallet falder. Således skal institutionen være opmærksom på, hvis nye krav lige akkurat opfyldes. 1 Rigsrevisionen: God statslig økonomistyring, Marts 1999. 23

5. Analyse af resultater i forhold til egenskaber og anvendelse af styringsværktøjer I forbindelse med spørgeskemaet blev institutionerne også spurgt om en række yderligere oplysninger, som karakteriserer institutionerne og institutionernes styringsvilkår. Det drejer sig om institutionens størrelse målt som årsværk, hvorvidt institutionen har en resultatkontrakt eller en flerårig budgetaftale hvorvidt der foreligger en resultatlønaftale for institutionschefen hvorvidt institutionen har interne resultataftaler/-kontrakter hvorvidt institutionen har udarbejdet et videnregnskab, og hvordan institutionens finansieringsgrundlag er. Disse basisoplysninger sammenholdes med institutionernes indplacering på styringsniveauer. Basisoplysningerne vil alene blive analyseret i forhold til de opnåede resultater opgjort på de fem styringsniveauer. Undersøgelsen har nemlig allerede vist en klar samvariation mellem styringsniveau og antallet af opfyldte nøgleområder, jf. afsnit 4.2. 5.1 Institutionernes størrelse De indkomne besvarelser viser stor forskel med hensyn til institutionernes størrelse. Fra helt ned til 5 årsværk og op til over 30.000 årsværk som yderpunkterne. Tabel 2. Antal institutioner fordelt efter størrelse. Årsværk Antal institutioner Antal årsværk 500 34 89.324 100 499 59 12.746-99 59 2.526 I alt 152 104.596 Deles de 152 institutioner op efter størrelse i mindre, mellemstore og store institutioner, jf. tabel 2, viser undersøgelsen, at de mindre institutioner gennemsnitligt er på et lavere styringsniveau, at de store institutioner gennemsnitligt er på et højere styringsniveau, og at de mellemstore institutioner gennemsnitligt er på det samme styringsniveau som alle 152 institutioner. De to institutioner på niveau 5 er af forskellig størrelse, en mindre og en mellemstor. Men ellers er det generelle billede, at store institutioner har færrest institutioner på niveau 1, og dermed flere institutioner på følgende styringsniveauer. 24

Figur 7. Institutioner fordelt efter årsværk I alt -99 100-499 niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 niveau 5 > 500 0% 20% 40% 60% 80% 100% Billedet var det samme i 1998, hvor de små institutioner også udgjorde en stor andel af institutionerne på niveau 1 eller 2. Undersøgelsen viste også dengang, at institutioner overvejende finansieret ved taxameterbevilling udgør en betydelig del af de mindre institutioner. 70 pct. af de nye deltagere (35 institutioner) er forholdsvis mindre institutioner med under 100 årsværk. Men selv om de mindre institutioner udgør en stor del af de nye institutioner, giver undersøgelsen ikke belæg for, at de mindre klarer sig dårligere som nye institutioner, bare fordi de er mindre. Resultaterne antyder, at udviklingen af den avancerede økonomistyring fremskyndes, når institutionerne når en vis størrelse og får et ressourcegrundlag, der kan begrunde en sådan udvikling af styringen. Økonomistyringen i små institutioner er typisk baseret på mere uformelle styringsformer, som undersøgelsen ikke opfanger. Undersøgelsens vægt på formaliseret styring kan i en vis udstrækning siges at favorisere de større institutioner. 25

5.2 Kontraktstyringens betydning I dette afsnit gennemgås kontraktkæden og videnregnskaber. Kontraktkæden består af den eksterne resultatkontrakt eller flerårige budgetaftale, resultatlønaftaler for institutionschefer, interne kontrakter. Undersøgelsen viser, at jo flere elementer fra kontraktkæden, en institution anvender, jo højere styringsniveau. 5.2.1. Resultatkontrakter og budgetaftaler 84 institutioner har enten resultatkontrakt eller en flerårig budgetaftale. Undersøgelsen viser, at institutioner, som har resultatkontrakt eller en flerårig budgetaftale, ligger på et højere styringsniveau end de institutioner, der ingen kontrakt eller aftale har. Af de 84 institutioner med resultatkontrakt/budgetaftaler ligger halvdelen på styringsniveau 3 eller derover. For de 62 institutioner uden resultatkontrakt/budgetaftale er det kun en fjerdedel af institutionerne, der er placeret på styringsniveau 3 eller derover, jf. figur 8. Det skal dog bemærkes, at den ene af institutionerne på styringsniveau 5 ikke har resultatkontrakt. Den hyppigst forekommende institution med resultatkontrakt/budgetaftale ligger på niveau 3. Uden resultatkontrakt/budgetaftale er der flest institutioner på niveau 1. Undersøgelsen indikerer altså en positiv sammenhæng mellem resultatkontrakter og den avancerede økonomistyring. Figur 8. Resultatkontrakter/budgetaftalers betydning 100% 80% 60% 40% 20% Niveau 5 Niveau 4 Niveau 3 Niveau 2 Niveau 1 0% Med resultatkontrakt Uden resultatkontrakt Anm. 6 institutioner oplyser ikke, om de har resultatkontrakt. Imidlertid skal man være opmærksom på, at kontraktstyringskonceptet ikke forholder sig til regeloverholdelse og procedurer som eksempelvis bevillingskontrol, og man kan derfor ikke tale om en egentlig årsagssammenhæng mellem den grundlæggende økonomistyring og den avancerede økonomistyring. 26

Det, undersøgelsen viser, er måske snarere det forhold, at når man er vant til at arbejde med mål og resultatstyring, så fokuserer man også mere på, hvad man skal styre på fagligt og økonomisk. Dette fokus fører typisk til, at arbejdsgange og procedurer for den basale økonomistyring bliver formaliseret. 5.2.2 Resultatlønaftaler Halvdelen af de institutioner, der har en resultatkontrakt, har også en resultatlønaftale for institutionschefen. Der er 43 institutioner, der både har resultatkontrakt og resultatlønaftale, og af dem ligger 23 på styringsniveau 3 og derover. Undersøgelsen viser, at institutioner, der også har resultatlønaftale for institutionschefen, gennemsnitligt ligger på et lidt højere end institutioner, der kun har resultatkontrakt. Af de 41 institutioner, der har resultatkontrakt, men ikke resultatlønaftale ligger kun 17 institutioner på styringsniveau 3 eller derover. Fordelingen af institutioner med eller uden resultatalønaftale fremgår af figur 9. Figur 9. Fordeling af institutioner med resultatkontrakt efter resultatlønforhold Andel af institutioner 100% 80% 60% 40% 20% 0% Med resultatlønaftale Uden resultatlønaftale Niveau 5 Niveau 4 Niveau 3 Niveau 2 Niveau 1 Styringskapaciteten er højere for de institutioner, der både har resultatkontrakt og resultatlønaftale for institutionschefen ( direktørkontrakter ). Undersøgelsen tyder således på, at jo mere udbygget kontraktkæden anvendes, jo højere styringsniveau. 27