Boligselskabet Birkebo Bestyrelsens beretning for regnskabsåret 2014/ 2015 1. Økonomi fra årsberetning i regnskabet - nøgletal Følgende nøgletal kan udlæses af årsregnskabet: Resultat: Underskud kr. 48.404 Egenkapital: Dispositionsfonden kr. 44.602.825 Arbejdskapital kr. 1.078.729 Nettorenteindtægt: kr. 2.257 Egen trækningsret: kr. 21.957.628 Årsregnskabet har ikke givet anledning til væsentlige bemærkninger fra revisionen jfr. det udsendte revisionsprotokollat, men revisionen har bemærket, at der er enkelte røde trafiklys i egenkontrollen. Egenkontrollen kan rekvireres efter ønske. Det er bl.a. nævnt, at arbejdskapitalen endnu ikke er oppe på 1,5 mio. som er målet, henlæggelserne til tab på fraflyttere ikke er tilstrækkelige i alle afdelinger og det samme gælder henlæggelser til planlagt og periodiske arbejder. Ovennævnte bliver der taget hånd om ved budgetlægningen i januar 2016, idet det bemærkes, at det allerede er besluttet at hæve indskuddene pr. 1. januar 2016. 2. Konklusion på afdelingernes økonomiske status- økonomisk overblik Summen af karakterer kan vises således: Rating Antal afdelinger Antal afdelinger sidste år A 2 3 B 4 2 C 3 3 D 1 2 E 0 0 I alt 10 10 1
Status Årets karakterer, resultater og status m.h.t. henlæggelser og eventuelt opsamlede underskud kan illustreres således: Rating Afdeling Over-/ underskud Henlagt 2014/15 2013/14 Resultatkonto Netto henlagt Netto pr. lejemålsenhed Netto pr. lejemålsenhed C 1 123.872 14.666.006-42.642 14.623.364 116.058 100.619 C 2 246.729 4.417.041 666.289 5.083.330 25.315 23.070 A 3 31.085 3.633.421 163.957 3.797.378 73.027 64.661 B 4 222.365 1.958.693 252.810 2.211.503 18.773 12.437 B 5 32.400 6.329.636 217.651 6.547.287 52.211 46.253 C 6 163.556 10.789.486 483.737 11.273.223 61.602 54.638 D 7-94.212 2.748.541 127.722 2.876.263 22.827 23.181 B 8 178.486 1.951.983 768.565 2.720.548 27.370 28.087 B 9 99.046 521.863 269.601 791.464 22.485 19.111 A 10 160.731 1.065.112 440.073 1.505.185 37.630 34.824 I alt 1.164.058 48.081.782 3.347.763 51.429.545 46.517 41.349 Ratingen indikerer, at der fortsat skal være fokus på henlæggelsesniveauet i afdelingerne med et mål om at henlægge de anbefalede kr. 250 pr. kvadratmeter. 3. Driftsanliggender Der har været størst fokus på følgende: Målsætning omkring indkøb, herunder udbud af flytteboliger Sikkerhedsgennemgang Energi, fugt og skimmel Forsikring og skadesforebyggelse EON og overdækning på varmeregnskaber i afdeling 3 Skoleparken, og afdeling 8 - Stenager Målsætning omkring indkøb, herunder udbud af flytteboliger Bestyrelsen har i møde den 5. september 2015 behandlet afrapportering af indkøb for 2014/15 og taget denne til efterretning, og konstateret at målsætning er overholdt f.s.v. angår indhentning af tilbud, ligesom der har været særlig fokus på at nedbringe omkostningerne. Der er foretagne foranstaltninger til nedbringelse af omkostningerne: Der er foretaget udbud af flytteboliger Trappevask i afdeling 6 udbudt Afholdt temadag for medarbejdere med henblik på færre kreditorer og fokus på laveste timepris Derudover fortsat fokus på: Efterfølgende prischeck af udførte opgaver af rådgiver/branchekendt Standardmails ved indhentning at tilbud 2
Arbejdsgruppe blandt ansatte med henblik på oplæg til håndværkere mm. Forretningsgang for medarbejdere, der bestiller arbejder Forslag til kommende udbudsrunder: Gasfyr i afdeling 2 Større og ens lignende arbejder på tværs af afdelinger Servicekontrakter, fyr, varmecentraler mm. Løbende vedligeholdelsesarbejder på tværs af afdelinger, toiletter mm. Bemærkes, at opstarten på udbud omkring flytteboliger ikke var optimal der skete opstart i sommerferien, ligesom der i sommerferien 2015 var historisk mange flytteboliger grundet tilbageflytning af de genhusede fra afdeling 1 Kajerød Vænge. Sikkerhedsgennemgang Sikkerhedsgennemgang gennemført den 2. juni 2015. Det var en fornøjelse, at se, at der var gennemført oprydning i alle afdelinger dvs. lagre, værksteder og opholdsrum fremstod rengjorte og der var foretaget oprydning i stor stil. Oprydning har betydet: Mere plads Overblik Mere effektiv hverdag Forbedring af sikkerhed Større tilfredshed Sikkerhedsgennemgang 2016 er planlagt til den 25. maj 2016. Inden sikkerhedsgennemgangen bestiller sikkerhedsrepræsentant: El-check Check af stiger, skyllemidler, hjelme mm. Check af brandslukningsudstyr Arbejdstilsynet har været på besøg i Birkebo. Der var stor ros til de mange tiltag omkring arbejdsmiljø. Afdeling 6 har dog svejseanlæg, hvor der er påkrævet uddannelse af medarbejder(er igangsat) og udsugning (er udført). Forsikring og skadesforebyggelse Boligselskabet Birkebo har løbende fokus på skadesforebyggelse, og der har i forbindelse med indbrud været særlig fokus i afdeling 2, Bellisbakken m.fl. og afdeling 10, Sjælsø Vænge, ligesom der i forbindelse med højtider, ferie mm. er udsendt information til alle afdelinger omkring gode råd til at forebygge indbrud. Derudover har alle medarbejdere været på kursus hos vores forsikringsmægler Willis for at sikre, at bygningsskader mm. anmeldes som forsikringsskade. Willis har oplevet, at der efterfølgende er sket kvalificering af anmeldelserne. Som det fremgår af skadesstatisk er antal og udgiften svingende, men fokus og skadesforebyggelse kan medvirke til at mindske udgifterne og antallet af skader. 3
I forbindelse med seneste udbud påvirkede indsatsen prisen dvs. skadesforebyggelse kan medvirke til at nedbringe den samlede præmie. Skadesstatisktik for den enkelte afdeling vil blive udsendt til afdelingsbestyrelserne og vil blive drøftet på de løbende driftsmøder mm. Energi, fugt og skimmel Bestyrelsen har truffet beslutning om indsats omkring energi, fugt og skimmel med afsættelse af årligt beløb på 150.000 kr. til: Udbedring af klimaskærm, og renovering med tvangsudluftning Fokus på energipriser, således at der er råd til at opvarme alle rum i boligen Miljømedarbejder med fokus på energi og indeklima Information og vejledning Opfølgning på kendte lejere Opsætning af fugtmålere i boligerne er allerede vedtaget i flere afdelinger i forbindelse med renoveringssager Opsætning af skimmelmeldere Faste sundhedscheck hver 2 eller 3.de år Hurtig reaktion og opfølgning på henvendelser Opsigelse af lejere på basis af misrøgt af boligen ved forkert brug Besluttet, at der startes op i afdeling 3, Skoleparken, i tæt samarbejde med Selskabsbestyrelsen og Forbrugsafdelingen i Boligkontoret Danmark. Det bemærkes, at de mange renoveringssager i Boligselskabet Birkebo alle har haft element omkring dårligt indeklima, og meget omkostningstunge fugt- og skimmelsager. EON og overdækning på varmeregnskaber i afdeling 3 Skoleparken, og afdeling 8 - Stenager Selskabsbestyrelsen startede sag op sammen med BL mod EON tidligere leverandør af varme til afdeling 3 og 8, hvilket har medført, at der for årene 2009 og 2010 samlet set skal betales omkring 1.0 mio. kr. retur til afdelingens lejere. 4
Hjertestarter og Robust Borger Beredskabsforbundet har iværksat befolkningsuddannelsen Robust borger, der falder som naturlig opfølgning på opsætning af hjertestartere og de afholdte informationsmøder, som led i Trygt Birkebo. Uddannelsen kan ske ved samarbejde med Beredskabsforbundet i form af aftenmøder med bespisning og op til 50 deltagere pr. aften, og der er afsat 30.000 kr. til formålet. Personale Under dette punkt skal der lyde en tak til vores personale i de enkelte afdelinger der er ydet en stor indsats i årets løb. Birkebo har 2 medarbejdere, der forventes at gå på efterløn inden for de kommende 2 år, hvor Poul Erik Svendsen stopper 31. december 2015. Birkebo har pt. ejendomsserviceteknikker, der kan indgå i teamet, der dækker afdeling 1, 2 og 9. Løn indarbejdes i afdeling 1, 2 og 9, sparet lønsum anvendes til vikar, overarbejde mm., ledig stilling opslås ikke og stillingen tilbydes efter endt og bestået uddannelse, der ansættes ny elev pr. 1. januar 2016 og der tilbydes hjælp fra øvrige ansatte til at dække af under skoleophold. 4. Byggesager Boligselskabet Birkebo fik i 2010 gennemført tilstandsrapporter i 8 ud af de 10 afdelinger i Boligselskabet, suppleret med tilstandsrapport i 2014 for afdeling 8. Sammen med allerede påbegyndte renoveringssager har dette medført stor aktivitet, såvel bygge- som mødeaktivitet i 2015, med hele 9 byggeudvalg med over 50 møder. Der er nu sager med støtte eller forventet støtte i Landsbyggefonden i afdeling 1, 2, 5, 6 og afdeling 7. For at sikre den rette prioritering og ikke mindst den rette planlægning i og med der i afdeling 5, 6 og 7 også forventes genhusning, har der været afholdt møde mellem Landsbyggefonden og Boligkontoret repræsenteret ved direktør Michael Demsitz. Ønsket var hurtig igangsætning af renoveringen af afdeling 2 og 7, efterfulgt af afdeling 5 og 6, således at Birkebo har muligheden for at håndtere de mange genhusninger internt. De enkelte sager har betydet voldsomt pres på Birkebo som boligorganisation, og ikke mindst den fulde genhusning af 126 boliger i afdeling 1, Kajerød Vænge, har medført at der stort set ikke er sket udlejning på normale vilkår, og det har været nødvendigt at tilføre ekstra ressourcer til afdelingen i form af funktionær og kontormedarbejder på deltid, for at håndtere de mange beboerhenvendelser. I afdeling 1, Kajerød Vænge er renoveringen af rækkehusene og lejlighederne afsluttet med aflevering i oktober 2015. Det er ved afleveringen gjort gældende, at problemer med fugtsugende MgO plader i rækkehusene er en mangel, hvilket er bestridt af entreprenøren. LBF har giver tilsagn om at 5
dække udgifterne på MgO sagen uden huslejemæssige konsekvenser, men der forventes at komme en voldgiftssag, der skal placere ansvaret. Da renoveringen nu er afsluttet, er der varslet huslejestigning med virkning fra den 1. januar 2016. Renoveringen har budt afdelingens beboere på mange prøvelser, og der er ros til afdelingens beboere for at bevare modet, men renoveringen har også givet Boligselskabet mange erfaringer, der kommer/eller er kommet de øvrige afdelinger til gode nemlig fokus på rådgivning, information og kommunikation. Det næste skridt er udbedring af de beboermangler, der er påpeget, og her er der indgået forlig med entreprenør, således at der tilgår afdelingen 343.750 kr. til udbedring af de mindre fejl og mangler, der efter de enkelte beboers opfattelse skulle være udbedret Den samlede renovering skønnes at lande på anlægssum på ca. 143 mio. kr. dog er udgifter til efterfølgende udskiftning af MgO plader ikke medregnet. Udskiftning af MgO forventes at have sum på 65 mio. kr. og arbejdet tænkes op startet i 2016. Byggesagen i afdeling 2, Bellisbakken m.fl., der omfatter dræn, sokkelisolering og ventilation (mekanisk ventilation med varmegenvinding) afventer endeligt tilsagn og dato for igangsættelse. Byggeudvalget har arbejdet med ventilationsløsninger, og den valgte rådgiver Danakon har foretaget registrering af alle afdelingens boliger, således at der kan foretages projektering, der skulle renoveringssag uden de store overraskelser, ligesom afdelingsbestyrelsen har arbejdet på koncept for information og ikke mindst kommunikation med afdelingens beboere. Ventilationsløsninger bliver nu afprøvet i 2 stk. mockup. Den samlede renovering skønnes at lande på anlægssum på 70 mio. kr. Tagrenoveringen i afdeling 3, Skoleparken, er afsluttet. En tagrenovering, der også har omfattet nye kviste og ovenlysvinduer. Tagrenoveringen er gennemført indenfor budget med tilskud fra selskabet i form af egen trækningsret på 2,0 mio. kr. og med langt mindre huslejestigning end oprindeligt besluttet på beboermøde. Der er foretaget 1 års gennemgang ligesom Byggeskadefonden har foretaget gennemgang. I forbindelse med udarbejdelse af det endelige byggeregnskab ses på indkomne bemærkninger fra såvel 1 års gennemgang som gennemgang ved Byggeskadefonden. Byggeudvalget i afdeling 4, Kajerødgade, arbejder på udskiftning af tag, facadearbejde mm. Der er afholdt ekstraordinært beboermøde den 22. juni 2015, hvor renoveringsprojekt til lidt over 13 mio. kr., udskiftning af tag, facadearbejde mm., blev godkendt med huslejeforhøjelse på 9,4 pct., og med egen trækningsret på 3 mio. kr. Der er indhentet 3 tilbud vedr. valg af rådgiver. Billigst tilbud fra Peter Jahn og Partnere A/S er accepteret. Øvrige tilbud var fra Pålsson Arkitekter A/S og Creo Arkitekter A/S Creo Arkitekter og byggeudvalget i afdeling 5, Skovgårdsparken, arbejder på at færdiggøre skema A til godkendelse på beboermøde. Renoveringssagen omfatter klimaskærm, 6
herunder tag, vinduer, indgangsdøre, løsning med isolering af facader med forskalling (mursten), nye altaner, ventilation mm. og endelige nye udearaler. Der arbejdes på løsning med elevatorer og forbedret tilgængelighed i 6 opgange. Den samlede renovering skønnes at lande på anlægssum på 108 mio. kr. Renoveringssagen i afdeling 6, Birkeparken, her har byggeudvalget har sammen med Pålsson Arkitekter indsendt ansøgning, der omfatter isolering, tag, facadearbejder, og sammenlægning af 1 rums-boliger, samt enkelte klima - og miljøarbejder, og Landsbyggefonden har meldt tilbage med opklarende spørgsmål. Ved sammenlægning af 1 rums-boliger vil det medføre genhusning, hvorfor sagen skal afpasses med de øvrige sager i Boligselskabet. Spørgsmålet om eventuel sammenlægning skal drøftes med kommunen. Den samlede renovering skønnes at lande på anlægssum på 79 mio. kr. Udskiftning af entredøre udover renoveringssagen, her er der modtaget kommunal dispensation for krav i bygningsreglement omkring bredden af dørhul, hvorefter der skal udarbejdes udbudsmateriale. Udgiften finansieres ved lejeforhøjelse og egen trækningsret på op til 1 mio. kr. Byggesagen i afdeling 7, Byager Vænge, omfatter flade tage, facadearbejder, ventilation, nye vinduer og døre, sammenlægning af boliger, samt dræn- og sokkelisolering. Der er afholdt ekstraordinært beboermøde den 5. oktober 2015, hvor 61 husstande deltog og hvor projekt, fremtidigt huslejeniveau og sammenlægning af 15 boliger blev godkendt. Samlede anlægsudgifter er budgetteret til 125 mio. kr. Der forventes genhusning i anlægsperioden. Landsbyggefonden har udmeldt at huslejeniveauet forbliver på det niveau som er gældende for regnskab 2014/2015. Dette beregner Landsbyggefonden til kr. 1.057 pr. m 2 pr. år inkl. gennemsnitlige forbedringer, hvilket uden forbedringer er kr. 1.045 pr. m 2 pr. år. Der må forventes en reduktion i varmeudgifterne, som vil være afhængig af den enkelte beboers adfærd. Der har været afholdt møde med Landsbyggefonden om den endelig finansieringsskitse. Der er vedtaget følgende finansiering fra Birkebos side efter drøftelse med Landsbyggefonden: Trækningsret: Kapitaldepot: kr. 6,0 mio. kr. 0,3 mio. finansieret af dispositionsfonden. Årlig driftsstøtte fra dispositionsfonden: max. kr. 2,4 mio. nedskrives over år til 1,0 mio. kr. Her til kommer en driftsstøtte på ca. 0,4 mio. kr. som i første omgang ydes af Birkebo men finansieres af Landsbyggefonden ved et at øge tilskud til Birkebos dispositionsfond fra 33 % til 50 %. Sagen skal drøftes med Rudersdal Kommune den 25. november 2015, hvorefter det forventes at kommunen politisk behandler sagen. 7
Udskiftning af vinduer mm. i afdeling 8, Stenager, behandles på ekstraordinært beboermøde den 19.november 2015 med udskiftning af vinduer i familieboligerne og renovering af facader mm. på ungdomsboligerne, med huslejeforhøjelse på 2,62 %, og med egen trækningsret på 1 mio. kr. Byggesagen i afdeling 9, Hovedgaden er afsluttet med godkendelse af byggeregnskab. Anlægsbudget overholdt med mindre besparelse, og der blev malet træværk, udskiftet låse, udskiftet hoveddøre og sikret de små boligers indeklima med varmepumper. Sjælsø Vænge, afdeling 10, har i årets løb udskiftet 28 kviste og arbejdet er udført inden for det aftalte budget og byggeregnskab godkendt. I stedet for låneoptagelse anbefales, at afdelingen selv finansierer de kr. 247.000 af egne midler med årlig afskrivning på kr. 19.000, og måske fuld afskrivning i 2016/ 2017, da der i september 2015 er indgået kr. 190.000 i tilbagebetaling af for meget erlagt ejendomsskat. Kajerødskolens område Birkebo er fortsat interesseret i at bygge 25 almene boliger og et fælleshus på grunden. Som det er bekendt vil det koste en del penge, at nedrive Kajerødskolen og gøre grunden byggemoden (uden giftstoffer). Det forventes, at der kommer hul på sagen i 2016. 5. Samarbejdet i selskabsbestyrelsen Der har været afholdt 8 bestyrelsesmøder. Arbejdet igennem det seneste år i bestyrelsen er ligesom sidste år foregået i en god og saglig atmosfære. Referaterne er udsendt til alle afdelingsformænd og selskabsbestyrelsen. Endvidere kan referater ses på Boligselskabet Birkebos hjemmeside. 6. Formandsmøder temamøder Bestyrelsen tager årligt initiativ til afholdelse af 2 såkaldte formandsmøder. Der har været afholdt 2 møder for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer et i foråret og et i efteråret med emnerne: Udbud af flytteboliger Ansættelse af elev 7. Rudersdal Kommune og andre samarbejdspartnere Der har været gennemført dialogmøde med Rudersdal kommune den 5. marts 2015. Det meste af 2015 er gået med at deltage i et arbejde omkring udarbejdelse af en ny bolig- og samarbejdsaftale med Rudersdal kommune. Repræsentanterne i arbejdsgruppen har været fra Gl. Holte Boligselskab. Søllerød Sociale Boligselskab, K.A.B. Eskemosepark, Birkerød og Birkebo. Der foreligger nu en aftale som forventes politisk behandlet i december 2015 til ikrafttræden den 1. januar 2016. 8
Det forventes, at alle boligselskaber i Rudersdal kommune tiltræder aftalen. Der afholdes møde den 23. november 2015 mellem borgmester og boligselskabernes formænd. 8. Samarbejdet med Boligkontoret Danmark Der har været et engageret og godt fagligt samarbejde med BDK s ansatte i såvel Holte som på Havneholmen i det forløbne år. Tak til Boligkontoret Danmark Holtes medarbejdere for samarbejdet. 9. Afslutning og tak Til sidste vil jeg rette en stor tak til alle beboerdemokrater i alle afdelinger for deres store indsats i det forløbne år. En stor tak skal lyde til mine kollegaer i Selskabsbestyrelsen. Bent Nielsen Formand for Birkebo 9