Vejledning til årsafslutning 2013 25. oktober 2013

Vejledning til årsafslutning 2013 25. oktober 2013 ØS/ØSY/IRN/TIE Indledning: Vejledningen indeholder en beskrivelse af hvordan man årsafslutter i Navision Stat 5.x for året 2013. Vejledningen beskriver hvad du skal være særlig opmærksom på under processen. Vigtige datoer for årsafslutningen: Periode 12 slutter Afslut år skal ske 13,1 (efterposter institutioner) 13,2 Efter godkendelse fra Moderniseringsstyrelsen eller Finansministeriet. Nulstilling af finansposter bør ske fra d. 14-01-14 d. 15-01-14 d. 31-01-14 d. 07-02-14 d. 07-02-14 til 20-02-14 Årsafslutningen består af to centrale punkter AFSLUT ÅR, og NULSTIL FINANS. Ud over de to centrale punkter, er der følgende rutiner du skal foretage eller være opmærksom på: 1. Opret nyt år 2. Opret nye bilagsnummerserier 3. Periodisering 4. Bankkonti 5. Importer SLS poster - periode 12 6. Afslut år 7. Afstem periode 12 8a Periode 13 Efterposteringer 8b Bevillingsafregning NYT! 9. Importer SLS poster periode 13 10. Afstem periode 13 11. Ændring af årsafslutningskonti 12. Nulstil finans 13. Afstemning af 2013 14. Eksportdimensioner til SKS 15. Analyse 16. Datokomprimering 17. RejsUd 18. ØDUP/SKS Synkronisering 1

1. Opret nyt år Inden du går i gang med at oprette nyt år, skal du sikre dig, at de nye SKSperioder for 2014 er modtaget i Navision. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel Integration\ØDUP Integration\SKS perioder. Når du har fået de nye SKS perioder for 2014 kan du oprette nyt regnskabsår. Sti: Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsperioder. 2

Marker linjen med startdato 01-01-14 og tryk på menuknappen nyt år. Felterne vil automatisk være udfyldt med startdato den 01-01-14. Antal perioder skal være 12, og periodelængden 1M. Tryk OK Bemærk! I forbindelse med oprettelsen at perioder kontrolleres det, at der ikke mangler oprettelse af regnskabsperioder for året før. Mangler der regnskabsperioder, afbrydes oprettelsen af Nyt år. De manglende perioder skal oprettes og derefter kan oprettelse af nyt år fortages igen. Det kan være en god ide at opsætte en begrænsning for bogføringen frem i tiden således, at f.eks. en købsfaktura ikke kan bogføres med forkert forfaldsdato, der ligger langt frem i tiden. Du skal rette datoen i feltet Bogf. Tilladt til under stien: Økonomistyring\ Opsætning\ Regnskabsopsætning. I din anlægsopsætning har du ligeledes mulighed for at begrænse den tilladte anlægsbogføring. Det gør du under stien: Økonomistyring\ Anlæg\Opsætning\ Anlægsopsætning. 3

Anvender du begrænsninger direkte på brugerne, skal du huske at rette dem under stien: Administration\ Programopsætning\ Brugere\Brugeropsætning. 4

2. Opret nye bilagsnummerserier Et bilagsnummer må kun anvendes en gang, derfor er det en god ide at oprette nye nummerserier til nyt år. Du opretter de nye bilagsnumre under stien: Økonomistyring\Opsætning\Nummerserie. Marker nummerserien og tryk på menuknappen Serie, vælg punktet linjer. Opret en ny linje, med startdato 010114 og lad startbilagsnummer starte med 2014 for finansår 2014. Bemærk: Der skal ikke oprettes ny nummerserie på debitorer og kreditorer (stamdata). I salgsmodul må nummerserierne kun bestå af tal. Anvender du automatisk bankkontoafstemning, skal du vente med at oprette en ny nummerserie i den Finanskladde, der anvendes til automatisk bankkontoafstemning. Først når den sidste bankpostfil fra Danske Bank, der vedrører gammelt år, er indlæst oprettes ny nummerserie. Dette skyldes, at der sker en renummering af bilagsnumrene i kladden. Derfor er det også en god ide, at der er oprettet et kladdenavn til Finanskladden, der kun anvendes til automatisk bankkontoafstemning Hvis du ønsker en ny nummerserie i udbetalingskladden, skal du først ændre nummerserien efter årsafslutningen. Det skyldes, at der sker en renummering af bilagsnummer, således at den nye nummerserie altid bliver brugt, selvom udbetalingskladden oprettes med en gammel nummerserie. 5

3. Periodisering Da du indtil periode 13 er afsluttet, har mulighed for at postere både i 2013 og 2014, er det vigtigt at få posteret bilagene i det rigtige år. De nuværende regler for periodisering er: Køb udgiftsføres i det finansår hvor varen leveres. Anskaffelsen (anlæg) udgiftsføres i det finansår hvor den leveres. Afskrivning foretages når købet tages i brug. Løn udgiftsføres i det finansår, hvor arbejdet udføres. Den nemmeste måde at håndtere bilag, hvor nogle af bilagene vedrører 2013 og nogle vedrører 2014, er ved at sortere dem pr. år inden indtastningen. På den måde kan du via arbejdsdatoen bogføre flere bilag i det samme år på en gang. Bemærk: Datoen 31-12-13 er udelukkende til efterposteringer, det vil sige at der først må bogføres på datoen 31-12-13 efter d. 15-01-14, når året er afsluttet. Arbejdsdato: Hvis du vil indtaste bilag før 01-01-2014 som vedrører 2014, skal du skifte arbejdsdato til nyt år, for at få tilbudt en nummerserie i det nye år. Du ændrer arbejdsdatoen, ved at stå i hovedmenuen, og trykke på funktioner og vælge arbejdsdato. I feltet Arbejdsdato indsætter du en dato i nyt år, fx 01-01-14, og du vil få tilbudt et bilagsnummer fra den nye nummerserie. Hvis du vil indtaste bilag vedr. 2013, når du er i 2014, skal du ændre arbejdsdatoen som beskrevet ovenfor til en arbejdsdato i 2013 fx 30.12.13, for at få tilbudt en nummerserie i det gamle år. Når året er lukket, skal du bruge arbejdsdatoen d. 31.12.13. Posterne vil så komme ind som en efterpost i dit regnskab. Du skal huske at skifte arbejdsdatoen tilbage til dags dato bagefter. Er du i tvivl om hvilke arbejdsdato du har anført i Navision, kan du altid se det ved at kigge nederst på din værktøjslinje i Navision 6

BEMÆRK! I forbindelse med elektronisk fakturering er det vigtigt at du har valgt den rigtige arbejdsdato inden du acceptere dine indgående dokumenter i indbakken. Er du i tvivl om dokumentet vedrører nyt eller gammelt år, kan du i indbakken se både bogføringsdato, bilagsdato og forfaldsdatoen i oversigten. Indbakken finder du under: Køb\Ordrebehandling\E-bilag\Indgående købsdokumenter. Har du ved en fejl accepteret et dokument i det forkert år, kan du anvende en mellemregningskonto fx 6111, i stedet for udgiftskontoen, når du bogføre din faktura. Efterfølgende skal du så lave en ompostering i det rigtige år, hvor du flytter udgiften fra konto 6111 til den konto der oprindelig skulle have været konteret på. 7

F.eks skal en Faktura udgiftsføres i 2013, men betalingen forfalder i 2014: Har du en faktura der skal udgiftsføres i 2013, men forfaldsdatoen er i 2014, skal du bogføre din faktura med en arbejdsdato i gammelt år. Dit udbetalingsforslag skal du lave med en forfaldsdato i 2014. Betalingen skal altid følge dags dato, da en betaling ikke må overføres med en forfaldsdato der er overskredet. Vigtigt! Efter 01-01-14 må bogføringsdatoen i udbetalingskladden ikke ændres til en dato i gammelt år, da det vil give difference på SKB udbetalingskontoen 2013: Udgiftskonto Kreditor Bogføring af faktura x x 2014: Udbetalings- Kreditor Bank kladde x x 4. Bankkonti Du skal være opmærksom på at dine SKB konti i Navision stemmer pr. 31-12-13 med kontoudtogene. Det er ikke tilladt at bogføre på SKB-Konti efter periode 12 er lukket. Dvs. hvis du anvender automatisk bankkontoafstemning, skal den sidste fil vedrørende gammelt år, være indlæst senest d. 14-01-14. 5. Importer SLS poster - periode 12 SLS poster for periode 12 skal opdateres og bogføres inden du lukker året, senest d. 14-01-13. Du indlæser posterne under stien: Økonomistyring\Finans\Periodiske Aktiviteter\SLS\Indlæs lønposter. De SLS poster, der skal indlæses indeholder både bagudløn og efterreg. vedrørende gammelt år, og forudløn vedrørende nyt år. Derfor skal posterne indlæses over to gange, med to forskellige arbejdsdatoer. Start med at sætte arbejdsdatoen til d. 30-12- 13. Derefter kontroller og indlæser du løngenerationen (lønposterne) på normal vis. Åben nu kladden hvor posterne er overført til. Slet de linjer der vedrører nyt år, og bogfør resten. Inden du indlæser forudlønnen skal du igen ændre arbejdsdatoen. Sæt arbejdsdatoen til d.d. og kontroller og indlæs løngenerationen igen. Åben kladden hvor poster er overført til og bogfør forudlønnen. Bemærk! SLSposter vedrørende periode 12, må ikke bogføres med arbejdsdato d- 31-12-13, bliver posterne det, vil de i SKS være konverteret til periode 13 regnskabet. 8

6. Afslut år Inden du afslutter regnskabsåret skal du undersøge om du har fået den nye SKS Aktivitetsperiode. Du kan kun afslutte året hvis du har en SKS Aktivitetsperiode for 01.01.13 til 31.12.13. Administration/Programopsætning/Generel integration/ødup integration Det er MEGET vigtigt du laver Afslut år d. 15-01-14. Du kan ikke efterpostere i periode 13 før året er afsluttet. Hvis du alligevel forsøger at bogføre med datoen d. 31-12-13, vil du få en fejl om at du ikke kan efterpostere, når der er åbne perioder i 2013. Afslut år foretages samme sted som du opretter år, dvs. under stien: Økonomistyring\Opsætning\Regnskabsperioder. Du afslutter året ved at stå i startdatoen 01-01-13 og trykke på menuknappen Afslut år. Du skal trykke Ja, til at regnskabsåret skal afsluttes. 9

7. Afstem periode 12 Du kan bogføre i periode 12 frem til den 14-01-14. I periode 12 skal du bruge en arbejdsdato fra d. 01-12-13 til 30-12-13. Arbejdsdatoen den 31-12-13 må kun bruges til efterposter, når periode 12 er lukket. Når du vil afstemme periode 12, så gør du det på normal vis ved at trække rapporten SKS afstemning eller SKS afstemning detaljeret. Rapporterne finder du under Økonomistyring\Finans\Rapporter\Regnskabsopgørelse\SKS. Hvis du ønsker at trække en SKS rapport der kan vise resultatopgørelse, balance og bevillingsregnskab skal du gå ind i mappen Hjælperapporter til officielle regnskaber. Du skal vælge: Balance, ver. 2 bygger på aktuel periode Bevillingsregnskab, ver. 2 bygger på aktuel periode Resultatopgørelse, ver. 2 bygger på aktuel periode 8a Periode 13 Efterposteringer Periode 13 er opdelt i to underperioder, hvor henholdsvis Institutionen, Departementet og Moderniseringsstyrelsen kan lave efterposteringer. Periode 13.1, er perioden hvor alle institutioner kan foretage omposteringer(efterposteringer) i Navision. Perioden er åben fra 15-01-14 til 31-01-14. Periode 13.2, er perioden hvor Moderniseringsstyrelsen foretager de endelige afstemninger. Er der yderligere rettelser vedrørende gammelt år, kontakter Statsregnskabsteamet i Moderniseringsstyrelsen Departementerne. Dvs. der må kun foretages posteringer i denne periode med tilladelse fra Moderniseringsstyrelsen eller Finansministeriet. Perioden er åben fra 01-02- 14 07-02-14. Alle bogføringer i periode 13 skal have datoen 31-12-13. Når der bogføres, kommer der et hak i feltet Efterpost. Dette kan du bruge som filter i nogle af rapporterne, til at skelne mellem efterposteringer og almindelige posteringer. I kontoplanen under menuknappen konto og punktet poster kan du se om posteringen er en efterpostering. Er der markeret i feltet Efterpost er posten bogført i periode 13. 10

Bemærk: Der dannes ikke regnskaber i pdf-format i SKS efter periode 13.1. Det sker først efter 13.2, hvor supplementsperiode 13 er endeligt afsluttet, men regnskabstallene i SKS bliver hver nat overført til Dynamisk Rapportering gennem periode 13.1og 13.2, så det er muligt at foretage afstemninger mellem Dynamisk Rapporterings saldi om morgenen efter periodernes afslutning og den lokale bogføring ultimo 13.1. Når du skal afstemme periode 13.2 SKS/ Navision, sker dette i Navision under stien: Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse/SKS/SKS Afstemning Detaljeret Ønsker du en rapport der viser resultatopgørelse, balancen og bevillingsregnskab I SKS skal du gå ind i mappen Hjælperapporter til officielle regnskaber. Du skal vælge: Balance, ver. 2 bygger på aktuel periode Bevillingsregnskab, ver. 2 bygger på aktuel periode Resultatopgørelse, ver. 2 bygger på aktuel periode 8b Bevillingsafregning Bevillingsafregningen 2013 Indtil i dag er bevillingsafregningen både blevet bogført i Navision for så vidt angår de omkostningsbaserede bevillinger, og samtidig har man manuelt skulle indrapportere bevillingsafregningen til Statens Budgetsystem. Fra i år skal bevillingsafregningen udelukkende bogføres i Navision (både for de udgiftsbaserede og omkostningsbaserede bevillingsområder), hvorefter den automatisk vil blive overført til Statens Budgetsystem. Inden periode 13,1 afsluttes skal bevillingsafregningen være bogført. Bevillingsafregningen kan imidlertid først bogføres, når al anden bogføring er afsluttet. Bogføring af fejlrettelser, periodiseringsoversigter mv. skal derfor være foretaget, inden den endelige bogføring af bevillingsafregningen kan foretages. Det er op til de enkelte departementer at tilrettelægge de konkrete tidsterminer for registreringer af bevillingsafregningen i periode 13,1, og for ØSC kunder udmeldes tillige terminer for, hvornår bilag vedr. bevillingsafregningen skal være modtaget. 11

Følgende SKS regnskabskonti skal anvendes i forbindelse med bevillingsafregningen: For det omkostningsbaserede område o 7311 Bortfald af årets resultat o 7314 Afregning vedr. resultatdisponeringen o 7315 Mellemværende vedr. resultatdisponeringen o 7350 Udbytte o 7403 Modkonto til resultatdisponering o 7406 Reguleret overført overskud o 7407 Overført overskud. Gybyrvirksomhed o 7412 Kontoændringer; egenkapitalen o 7413 Bortfald af overført overskud; egenkapitalen o 7414 Afregning vedr. egenkapitalen o 7415 Mellemværende vedr. egenkapitalen o 7511 Reserveret bevilling o 7512 Kontoændringer; reserveret bevilling o 7513 Bortfald af reserveret bevilling o 7514 Afregning vedr. reserveret bevilling o 7515 Mellemværende vedr. reserveret bevilling For de udgiftsbaserede område: o 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område o 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede område o 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område o 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område o 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område De nærmere retningslinjer for håndteringen af bevillingsafregningen er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens vejledning om bevillingsafregningen 2013. Du finder materialet under nedenstående sti: http://www.modst.dk/oeav/vejledninger/regnskabsomraadet Her beskrives kort hvad der skal ske i Navision Stat for at opfylde overstående. DDI Ved anvendes DDI, skal kunden indtaste en posteringsbestilling. Det er vigtigt at det aftales med kunderne, hvad de bør skrive i bestillingsbeskrivelsen for at tydelig gøre, at bestillingen vedrører bevillingsafregning. Det viste konteringseksempel viser, hvordan en bestilling kan indtastes ved Tidligere års reservation. Posteringsbestilling indrapporteres af kunden, som tydeligt angiver i bestillingsbeskrivelsen at accept og bogføring skal ske straks. Kunden skal også huske at bogføringen skal ske i periode 13,1 og på datoen d. 31.12.13. 12

ØSC skal være opmærksom på når disse bestillinger kommer, da de skal acceptere og bogføre bestillingerne STRAKS. Har kunden tydeligt angivet, at det vedrører Bevillingsafregning er det nemt for ØSC medarbejderen, at holde øje med feltet Bestillingsbeskrivelse på bestillingen i bestillingsoversigten. Bemærk: Kan man ikke se teksten i Bestillingsbeskrivelse helt, kan man køre musen op til feltet og den hele tekst bliver vist. Ønsker kunde at se de bogførte poster kan en finansjournal udskriver umiddelbart efter og gemmes som HTML, eller lign. 13

Direkte adgang til Navision Stat. For brugere der selv har fuld adgang til Navision Stat, skal bevillingsafregning tastes direkte i en finanskladde. Det er vigtigt, at I anvender datoen d. 31.12.13 og periode 13,1 til bevillingafregning. Bevillingsafregningsposter skal indtastes, som de sidste poster til periode 13,1. 9. Opdatering af SLS poster i periode 13 Opdatering af SLS poster for første lønkørsel kan tidligst foretages efter året er lukket d. 15.01.14 og anden lønkørsel kan foretages d. 23.01.14. SLSposter vedrørende gammelt år skal være indlæst og bogført d. 31.01.14. Filerne indeholder både lønposter til nyt år og efterregulering vedrørende gammelt år. Derfor skal lønposterne indlæses over to gange (se hvordan under punkt 5) Indlæs lønnen under stien: Økonomistyring\Finans\Periodiske Aktivitete\ SLS\ Indlæs lønposter. Du indlæser lønposter under stien: Økonomistyring/Periodiske aktiviteter\sls\ Indlæs lønposteringer. 10. Afstem periode 13 Periode 13 afstemmes over to gange. Der er ikke lukket for bogføring mellem periode 13.1 og 13.2 i Navision og SKS. Det betyder, at institutionen skal være særlig opmærksom på at trække en afstemnings rapport både i Navision og SKS efter sidste bogføring i 13.1, således der ikke opstår afstemnings vanskeligheder. Bemærk! Når du skal afstemme periode 13 i Navision, foregår det lidt anderledes end du er vant til i Navision Stat. Du kan ikke bruge afstemningsrapporterne under stien: Økonomistyring\Finans\Rapporter\Regnskabsopgørelse\SKS, idet der ikke kommer datastrøm fra SKS mellem 13.1 og 13.2. Først efter periode 13.2 lukkes regnskabet i SKS og du vil igen kunne trækker de vante rapporter. Lav et rapportudtræk i SKS og afstem det med SKS balance i Navision. Periode 13.1 Navision: Træk SKS balance den 31-01-14, når de sidste poster i periode 13.1 er bogført. SKS: Afstemningsrapport kan udskrives den 01-02-14. Periode 13.2 14

Periode 13.2 kan afstemmes som 13.1 eller du kan trække rapporten SKS afstemning eller SKS afstemning detaljeret, som beskrevet i per.12 den 07.02.14 når den sidste post er bogført. 11. Ændring af årsafslutningskonti Inden du laver en nulstilling af finans, skal du kontrollere at kontoplanen indeholder årsafslutningskonti. Alle konti med kontotype konto skal nulstilles, og have en årsafslutningskonto tilknyttet. I kontoplanen, kan du sætte feltfilter på kontotypen konto, så du løber kolonnen årsafslutningskonto igennem, og sætter konto på hver gang feltet er blankt. Fortag et opslag med F6 så du kan vælge den rigtige konto. Er billedet tomt efter du har trykket på pilen i feltet Årsafslutningskonto, skyldes det at årsafslutningskontoen ikke er oprettet i Navision kontoplanen. Ved du hvilken konto der skal årsafsluttes til, opretter du den i Navision kontoplanen, og vælger indryk kontoplan. Ved du ikke hvilken konto, der skal årsafsluttes til, kan du trykke på pilen i nummer. Du kommer nu direkte til SKSkontoplanen, hvor du kan se den konto der årsafsluttes til. Opret kontoen i Navision kontoplanen med årsafslutningskonto, og vælg indryk kontoplan Alle driftskonti skal årsafslutte til SKS konto 7411 Egenkapital, mens størstedelen af balancekonti skal årsafslutte til sig selv. 15

Der er dog konti der ikke årsafslutter til sig selv, kontiene fremgår af i nedenstående skema. 6121 Ref.berettiget købsmoms, drift Årsafslutter til 6123 Momsafregning fra ØS 6122 Ref.berettiget købsmoms, anlæg Årsafslutter til 6123 Momsafregning fra ØS 7311 Bortfald af årets resultat Årsafslutter til 7315 Mellemvær. vedr. resultatdisp. 7314 Afregn.vedr. resultatdisp. Årsafslutter til 7315 Mellemvær. vedr. resultatdisp. 7350 Udbytte Årsafslutter til 7315 Mellemvær. vedr. resultatdisp. 7412 Kontoændringer, egenkapitalen Årsafslutter til 7415 Mellemvær. vedr. egenkap 7413 Bortfald overf.oversk., egenka Årsafslutter til 7415 Mellemvær. vedr. egenkap. 7414 Afregn. vedr. egenkap Årsafslutter til 7415 Mellemvær. vedr. egenkap. 7512 Kontoændr. reserveret bevil. Årsafslutter til 7515 Mellemvær. reserveret bevil. 7513 Bortfald reserveret bevil. Årsafslutter til 7515 Mellemvær. reserveret bevil. 7514 Afr. vedr. reserveret bevil. Årsafslutter til 7515 Mellemvær. reserveret bevil. Bemærk: Er der poster på en eller flere af overstående konti, som skal årsafsluttes både til sig selv og til den nye årsafslutningskonto, ved årsafslutning 2013 kan I kontakte Økonomisupporten ved at sende en mail til: Modstoko@modst.dk. Vi vil så kontakte jer med råd og vejledning til hvordan I kan gøre dette. I Navision skal man sikre sig, at dette sker ved omstilling i kontoplanen; sti: Økonomistyring\Finans\Kontoplan. Ud for de nævnte finanskonti laves opslag (F6) i kolonnen Årsafslutningskonto og konto 6123xx indvælges på begge: Løbende oprettes nye konti, f.eks. egenkapitalkonti som ikke årsafslutter til sig selv. Også her vil opslag på årsafslutningsfeltet vise hvilken konto der skal afsluttes til. Hvis man forsøger at indtaste en konto, man ifølge SKS ikke må årsafslutte til, fås følgende fejl: Oprettes der konti som først skal bruges, og først tilgår SKS, i det nye finansår, kan man med fordel spærre dem i Navision så der ikke fejlagtigt indgår beløb på i gammelt finansår. Spærringen kan ophæves for en konto, når der tilgår poster vedrørende det nye finansår. 16

12. Nulstil finans Det anbefales, at Nulstil finans først køres efter d. 07.02.13 af hensyn til Bevillingsafregningen, som skal indrapporteres i periode i 13,1, som det sidste. Nulstil finans kan dog foretages i perioden 15-01-14 til 20-02-14. Kørslen køres når I har posteret den sidste post vedrørende gammel år. Du kan også se perioden under stien: Økonomistyring\ Opsætning\ Generel integration\ Ødup integration\ SKS aktivitetsperiode. Når du kører Nulstil Finans bogføres bevægelser med samme dimensionskombination, dvs. samme kontonr. og samme dimensioner, på årsafslutningskontiene. Resultatkonti nulstilles til egenkapitalen, og balancekonti afsluttes til sig selv, eller en anden balance konto(se evt. afsnit 11). Vær opmærksom på, at du skal selv markere de dimensioner der skal nulstilles. Det er derfor muligt, at undlade at nulstille en dimension. Hvis fx jeres projekter køres over flere år, kan du undlade at markere dimensionen projekt, så projektet ikke bliver årsafsluttet og nulstillet 17

Nulstilling af finans vælges under stien: Økonomistyring\ Finans\ Periodiske aktiviteter\ Regnskabsår\ Årsafslutning. Udfyld billedet med en slutdato (31-12-13), og vælge en kladde og et kladdenavn. Næste ledige bilagsnr. hentes automatisk. Under feltet Dimensioner skal du trykke på knappen ( ), sæt et hak i kolonnen Markeret ud for de dimensioner der skal nulstilles, tryk OK. Der dannes et kladdeforslag med bogføringsdato U31-12-13, som du skal bogføre. 18

Bemærk: Kørslen kan tage lang tid, afhængig af posteringsmængden Der dannes ikke kladde linjer, hvis de poster der nulstilles total set giver nul. Hvis du foretager flere konteringer i 2013 efter du har kørt nulstilling, skal kørslen Nulstil finans køres igen, hvor kun de nye poster nulstilles. 13. Afstemning af 2013 Du kan kontrollere at årsafslutningen er gået godt ved at trække rapporten Balance i Navision med datofilter U31-12-13. Du kan sammenholde Balancen med en rapport i SKS for finansåret 2013 Kreditor samlekontoen kan du afstemme ved at udskrive rapporten Balance. Udfyld med dato intervallet 010113.. 311213. I finanskonto vælger du 9515xx og i posteringstype vælger du Begge. Sammenhold rapporten Balance med rapporten Kreditor Afstemning saldo til dato pr. 31-12-13. Du kan også vælge at sammenholde rapporten afstem deb. og kred. Konti med beholdningskontoen. Bemærk: Du kan kun sammenholde rapporterne hvis du ikke har bogført direkte på kreditorsamlekontoen. 19

14. Eksportdimensioner til SKS I forbindelse med rapportering til SKS, har du adgang til detaljerede oplysninger om de regnskabstal, som der er overført fra Navision til SKS. Rapporteringen medtager de dimensioner som institutionen har opsat som eksportdimension i Navision. Det betyder, at institutionen kan lave opfølgning på sine lokale dimensioner i SKS. Det anbefales dog, at eksportdimensionerne opsættes med samme værdi som i regnskabsopsætningen sti: Økonomistyring\ Opsætning\ Regnskabsopsætning og fanen dimensioner, således at rapporten i SKS ligner rapporterne i Navision. I det tilfælde, hvor der oprettes en ny dimension i Navision Stat, skal der oprettes en ny Eksportdimensionsopsætning. Bemærk: Ved manglende ny Eksportdimensionsopsætning vil der ikke blive eksporteret data til SKS. Du opsætter eksportdimensionen og eksportperioden under sti: Økonomistyring\Opsætning\Generel integration\ødup integration\sks\eksportdimensionsopsætning. Der er nu oprettet en ny eksportdimensionsopsætning ved at trykke på knappen Funktioner i bunden og vælge Dan ny dim. Eksportperiode 20

Dine dimensioner vil automatisk blive opsat med en defaultværdi mellem 11 og op efter. Som nævnt tidligere kan du manuelt ændre nummeret, så de passe til rækkefølgen i Navision Stat. Dog er Delregnskab altid opsat med et 0 og indkøbskategorien skal altid opsættes som eksportdimension 9. I ovenstående skærmbillede er Sted opsat med nummer 1, Aktivitet med nummer 2 og Ejendom med nummer 3. 15. Analyse Det er en god ide at oprette en ny analyse til brug for 2014 poster, det gør du under stien: Økonomistyring\Opsætning\Dimensioner\Analyser. Når analysen vælges på rapporterne vil bevægelse og saldi vedrøre indeværende år blive vist. Vær særlig opmærksom på startdatoen i analysen, idet analysen opdateres fra denne dato. Bemærk: I Navision Stat er analysen begrænset til kun at indeholde 4 dimensioner. For at opdatere analysen skal du vælge knappen Opdater. 21

16. Datokomprimering Er data over fem år gamle, kan de datokomprimeres. Når du datokomprimer samles flere gamle poster i én ny post, ud fra nogle valgte kriterier. Dette er ikke noget der skal gøres, men noget I kan overveje, når årsafslutningen er slut. Specielt i regnskaber hvor der er mange poster, kan det være en ide at foretage en komprimering. Under stien: Administration\It-administration\Sletning af data\komprimering, kan datokomprimering foretages for alle moduler. Vælg de poster du vil datokomprimere. 22

Der anvendes en start- og slutdato for den periode, der skal datakomprimeres poster for. Der skal angives en periodelængde, der kan være år, kvartal, måned etc. De felter, for hvilke der skal bevares poster for, skal markeres. Vær opmærksom på at delregnskabsdimensionen SKAL bevares. Vær opmærksom på at i tilfælde af at der er anvendt dimensioner i analyserne, som ikke ønskes bevaret, så kræves det, at disse dimensioner fjernes fra dimensionsanalyserne før der kan datakomprimeres. Debitorer og kreditorer som har henstået uden bevægelser i 5 år gamle kan slettes. Dette gøres ved at vælge debitor eller kreditor og trykke på F4 for slet. 17. RejsUd Hvad skal ØSC Kunden vide Alle afregninger, der godkendes i RejsUd til og med den 9/1 2014, skal vedrøre 2013 og vil blive bogført af ØSC i 2013-regnskabet. Alt fra den 10/1 2014 bliver bogført i 2014. Hvis kunden derudover har behov for at bogføre i 2013, så vil kunden kunne ompostere via DDI (mellemregningskonti mellem finansårene). Der kan dog indgås specielle aftaler med et ØSC regnskabsteam og kunden, hvis alle rejseafregninger vedrørende gammelt ikke kan nås til den aftalte tid. For at sikre, at gammelt og nyt år er adskilt, anbefales det, inden juleferien, at der er indtastes en tilfældigt linje (med et kontonummer) i købskladden til RejsUd poster, så alt lander i integrationsbatchen som behandlingsfejl. Det er så muligt efter juleferie, at vælge arbejdsdato inden de relevante batches manuelt behandles. Sti: Økonomistyring\ Gæld\ Købskladder Købskladde skal se sådan ud, når der er indtastet en tilfældig linje. 23

Vælg Funktion og Arbejdsdato Indtast den ønskede dato, og tryk OK. 24

Check af bilagsdato i batchmodulet Sti:Økonomistyring\Opsætning\Generelintegration\Lokal integration\import\datastrømme Er du i tvivl om den modtagne fil vedrører gammelt år, kan bilagsdatoen ses i rapporten Modtagne Batch. Ses under overstående sti, under punktet rapporter. Eller du kan se datoen på den modtagne batch under Datastrømme, knappen Datastrøm og punktet Oversigt. Vælg igen knappen Datastrøm og punktet Batch. Marker den relevante batch, og vælg knappen Batch og punktet transaktioner. Vælg knappen transaktioner. 25

Godkendelse af batch Sti:Økonomistyring\Opsætning\Generelintegration\Lokal integration\datastrømme Du godkender en batch ved at vælge Datastrømme, og derefter vælge knappen Datastrøm og punktet Oversigt. Vælg igen knappen Datastrøm og punktet Batch. Marker den relevante batch og vælg knappen Batch og punktet Behandl batch. Når batch er behandlet, er der dannet en købskladde. 26

18. ØDUP/SKS Synkronisering Såfremt nedenstående meddelelse om at der er fejl i synkronisering med de centrale systemer fremkommer, skal Økonomisupport kontaktes. Af henvendelsen skal fremgå hvilke database det drejer sig om. Ved periodeafslutningerne d. 01-02-14 og d. 08-02-14, er det vigtigt, at henvendelsen sker straks. Har du yderligere spørgsmål er du velkommen til at kontakte Moderniseringsstyrelsens support enten ved at benytte Moderniseringsstyrelsens kontaktformular på følgende link: http://www.modst.dk/systemer/service-og-support/support/saadanhenvender-du-dig Eller ved at sende mail til: Modstoko@modst.dk 27