Beredskab Fyn Kontrakt om brandslukningsydelsen Slukningsområde [Indsæt slukningsområde] Beredskabs Fyn Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 1 af 7
Indhold 1 Parterne... 3 2 Aftalegrundlaget... 3 3 Opgaven... 4 4 Kontraktens løbetid samt løbetid for optioner... 4 5 Udstyr... 5 6 Materiel... 5 7 Kontraktsum... 5 8 Fakturering... 5 9 Betalingsbetingelser... 6 10 Underskrift og ændring af kontrakt... 7 Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 2 af 7
1 Parterne Nærværende kontrakt (herefter Kontrakten) er indgået mellem Beredskab Fyn Åsumvej 35 5240 Odense NØ I det følgende benævnt Ordregiver Og [indsæt leverandør oplysninger] I det følgende kaldet Leverandøren. 2 Aftalegrundlaget Parternes aftalegrundlag udgøres af følgende bilag: A. Nærværende kontrakt, herunder ABService (ABS) med særlige betingelser (SB) B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar. C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 11.04.2016 a. Generelle udbudsbetingelser b. Ydelsesbeskrivelse med bilag af Slukningsområdet c. Optioner for Slukningsområdet D. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. Bilagene er oplistet i prioriteret orden. I tilfælde af uoverensstemmelser har kontrakten forrang for bilag og bilag med højere rang har forrang for bilag med lavere rang, medmindre det udtrykkeligt fremgår af bilagene eller kontrakten i øvrigt, at Parterne her ønsker at foretage en fravigelse af et ranghøjere dokument. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 3 af 7
3 Opgaven Leverandøren skal løse opgaven i henhold til ydelsesbeskrivelsen med tilvalgte optioner samt efterfølgende bestemmelser og indgået aftaler om optioner. Herudover er følgende aftalt mellem parterne: A. Leverandøren skal levere som beskrevet i ydelsesbeskrivelsen og de aftalte optioner B. Ordregivers vagtcentral betjener leverandørens medarbejdere ved udkald i det enkelte slukningsområde C. I tilfælde hvor vagtcentralen konstaterer, at der ikke er tilstrækkeligt mandskab der giver fremmøde via tilbagesvar, da følges den konkrete forholdsordre, der er udarbejdet for hver station og som har til formål at sikre, at der møder tilstrækkeligt mandskab op. Forholdsordren kan variere fra station til station. Forholdsordren udarbejdes af leverandøren inden kontraktstart og skal godkendes af ordregiver. D. Korrekt fremmøde evalueres på de løbende driftsmøder. Såfremt der gentagende gange konstateres uhensigtsmæssigt fremmøde forårsaget af disponeringer fra vagtcentralens side eller manglende fremmøde, kan dette bringes op af en af parterne med henblik på at drøfte initiativer/handlinger for at få fremmødet tilpasset. E. Beredskabsdirektøren for Beredskab Fyn vil ved betydelige afgivelser jf. ydelsesbeskrivelsen skrifteligt informere formanden for Beredskabs Fyn samt Beredskabskommissionen. Leverandøren skal efter anmodning skrifteligt inden for 24 timer fremstille en redegørelse til Beredskabsdirektøren. 4 Kontraktens løbetid samt løbetid for optioner Kontrakten træder i kraft den 1. juli 2016 og løber i [5/7] år. Herudover har ordregiver option på forlængelse af kontrakten på samme vilkår i optil 2 x 12 måneder. Ordregiver giver senest 3 måneder før aftalens udløb meddelelse til leverandøren, såfremt ordregiver ønsker at gøre brug af option på forlængelse med 12 måneder og skal herefter iagttage et tilsvarende varsel på 3 måneder før udløb af den forlængede aftaleperiode ved forlængelse med yderligere 12 måneder. I fald optionen om forlængelse benyttes, vil aftalen blive forlænget på uændrede vilkår. Såfremt optionen om forlængelse ikke benyttes, udløber aftalen automatisk uden yderligere varsel. Ordregiver forbeholder sig ret til at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, uden krav om erstatning af nogen art, såfremt der foreligger en politisk, en myndighedsmæssig, en klagenævns- eller en domstols beslutning/afgørelse, herunder f.eks. hjemtagelse af opgaven eller såfremt der gennemføres et direktiv- eller lovgivningsmæssigt indgreb, der får konsekvenser for kontrakten. Kontrakten opsiges i denne sammenhæng til den 1. i en måned. Tilbudsgiver har afgivet tilbud på en række nærmere specificerede optioner i de enkelte slukningsområder. Tilvælges optioner i det enkelte slukningsområde forbeholder ordregiver sig ret til, at opsige de tilvalgte optioner med mindst 6 måneders varsel for de enkelte optioner til den 1. i en måned. Optioner af denne karakter vil blive bestilt ved kontraktindgåelsen eller bestilt under kontraktperioden med 6 måneders varsel, medmindre parterne er enige om et kortere varsel. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 4 af 7
5 Udstyr Ordregiver stiller pager til rådighed til udkald af mandskab i slukningsområdet. Antal pager der skal stilles til rådighed forhandles mellem ordregiver og leverandøren ved indgåelse af kontrakt. Ved tabt, mistet og ødelagt udstyr, hvor leverandøren er skyld i problemet, forholder ordregiver sig ret, til at fakturere leverandøren for generhvervelse. 6 Materiel Det påhviler leverandøren skriftligt, at underrette ordregiver 18 måneder før et køretøj/redningsbåd bliver 20 år. Herefter indledes der dialog mellem ordregiver og leverandøren ift. anskaffelse af udstyr, som lever op til kontraktens krav. Leverandøren er ansvarlig for at levere og benytte udstyr, herunder køretøjer/redningsbåde, som i det hele lever op til kontraktens krav. Ordregiver forbeholder sig ret til at sætte køretøjer/redningsbåde, som står for at skulle udskiftes i henhold til ovenstående, i udbud eller hjemtage disse. I disse tilfælde vil parterne skulle forhandle sig frem til en samlet reduktion af leverandørens vederlag som afspejler, at leverandøren ikke længere er ansvarlig for at stille den/det pågældende køretøj/redningsbåd til rådighed i henhold til kontrakten. Såfremt ordregiver vælger, at sætte køretøjet/redningsbåden i udbud eller hjemtage dette, indgås der dialog med mandskabet som skal betjene køretøjet/redningsbåden i det pågældende slukningsområde, og der opnås mellem parterne enighed om en eventuel justering af drift og vedligeholdelsesvederlaget for køretøjet/redningsbåden, såfremt denne opgave (fortsat) skal udføres af leverandøren. 7 Kontraktsum Den faste årlige kontraktsum for kontraktperioden samt eventuelle forlængelser heraf udgør med de på kontraktindgåelsestidspunktet tilvalgte optioner kr. [xx]. De tilbudte enhedspriser reduceres med de tilbudte rabatter som er xx % ved 7 års løbetid samt xx % ved tildeling af 2-4/5-7 delaftaler. Feltet udfyldes ved indgåelsen af kontrakten. 8 Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 5 af 7
fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer 57 98 00 66 19 443) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. 9 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 8. Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag. Hovedydelsen afregnes forud én gang årligt pr. 1/1. Første afregning sker ved kontraktstart for perioden 1/7-16 til 31/12-16. Derefter årlige betalinger. Udnyttede optioner afregnes forud halvårligt pr. 1/1 og 1/6. Første afregning sker ved kontraktstart for perioden 1/7-16 til 31/12-16. Derefter halvårlige betalinger. Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer. Priserne er faste i hele aftaleperioden, (herunder evt. forlængelsesperioder), dog kan regulering foretages i overensstemmelse med det i ABS/SB anførte, såfremt der sker aftalte ændringer af kontraktens ydelser. De i tilbudslisten anførte priser er gældende fra og med 1. juli 2016 og til og med 1. januar 2017. Priserne reguleres derefter 1 gang årligt, i henhold til bestemmelserne i AB Service. Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 6 af 7
10 Underskrift og ændring af kontrakt Nærværende kontrakt underskrives i to identiske eksemplarer. Hver part modtager et underskrevet eksemplar med tilhørende bilag. Ændring af kontrakten kan kun ske ved tillæg til kontrakten underskrevet af begge parter. Dato: Dato: Beredskabs Fyn. Leverandøren Udbud af brandslukningsydelsen Beredskab Fyn Side 7 af 7