3. Bemanding af rekvisitioner (INSTITUTTER) For at få fremsøgt de aktiviteter, som en skole har tildelt/rekvireret hos et institut skal man ind under menupunktet INSTITUT/BEMANDING/OVERSIGT. Efter valg af ovennævnte fremkommer nedenstående skærmbillede. Som det fremgår af skærmbilledet er der forskellige søgekriterier, der kan/skal udfyldes for at få vist instituttet rekvisitioner. Der findes dropdown-menuer til samtlige kriterier. I boksen generelt anbefales det, at man straks angiver hvilken termin (semester) man ønsker at få vist instituttets rekvisitioner for samt instituttet. Under kriteriet status vil der første gang med igangsætter søgningen af instituttets rekvisitioner/aktiviteter kun være muligt at vælge rekvireret, men senere vil der kunne vælges mellem forskellige former for status, alt efter hvor langt en rekvisition/aktivitet er i processen. Under aktivitets- og holdboksen skal man præcisere hvilken skole og evt. studienævn man ønsker at se rekvisitioner/aktiviteter for. Hvis man vælger kriterierne under aktivitetsboksen skal man være opmærksom på at man kun får vist de aktiviteter, hvor skolen står som primærrekvirent, men hvor andre skoler også er koblet på rekvisitionen. Hvis man laver de samme tilvalg i
holdboksen, så får man vist alle de aktiviteter, som opfylder kriterierne ned på holdniveau. Vælges der et semester her, vil det være det semester, der indgår i STADS-koden. I nedenstående eksempel er lavet en generel søgning på Institut for Energi i forårssemesteret 2014, hvor rekvirenten er School of Engineering and Science. I øverste højre hjørne kan ses en gul boks, hvor man får angivet, hvor mange rekvisitioner/aktiviteter, der opfylder de indtastede kriterier. For at få vist de fremsøgte rekvisitioner/aktiviteter trykkes på knappen OPDATER og følgende vises.
Som det fremgår ovenfor, så vises der 10 rekvisitioner/aktiviteter pr. side og nederst kan ses at der findes flere sider med rekvisitioner/aktiviteter. Man kan udvide visningen til at vise 50 eller 100 rekvisitioner/aktiviteter pr. side. Klikker man sig ind på en af aktiviteterne og returnere til søgningen, så vises desværre kun igen 10 rekvisitioner/aktiviteter pr. side (der er fremsendt ønske om at en evt. ændring af visningen fastholdes, når man vender tilbage til søgesiden). I kolonnen STATUS fremgår at de fremsøgte rekvisitioner/aktiviteter har statussen rekvireret. I kolonnen aktivitet fremgår navnet på aktiviteten. En aktivitets navn fremgår på flere linjer, da der rekvireres timer til forskellige typer, f.eks. undervisning, vejledning, eksamen, censur mv. I kolonnen TYPE vil fremgår en af følgende typer: kursus, projekt eller administration. Under HOLD-kolonnen vises et eller flere hold. Boksen med angivelse af holdene er bygget op med studieretning + holdets semester + antal studerende. I CAMPUS-kolonnen fremgår hvor holdene kommer fra og i ECTS-kolonnen angives aktivitetens antal ECTS. I kolonnen STUD er angivet summen af de studerende, der er på de enkelte hold. I den efterfølgende kolonne er angivet hvilken timetype, der er rekvireret til. I timekolonnen er beregnet hvilket timetal ydelsen vil udløse ved instituttet i forhold til de angivne oplysninger om bl.a. studerende. Skolerne har i forbindelse med oprettelse af en rekvisition kunne vælge mellem følgende afregningsmetoder: NORM, STÅ eller MANUEL. Udgangspunktet for alle
beregninger er NORM, så hvis ikke skolen har ændret afregningsmetoden er det altså afregnet efter NORM fastlagt på fakultetet. De enkelte normer vil være at finde i bilag 1. SEM-kolonnen angiver ud fra STADS-koden, hvilket semester aktiviteten/aktiviteterne er knyttet op på. I de efterfølgende 2 kolonner er angivet hvilken skole og studienævn, der er knyttet op som efterspørger for de enkelte aktiviteter. I INS-kolonnen er angivet hvilket institut skolen har tilknyttet som leverandør til ydelsen. Man kan lige skimte den næste kolonne nemlig bemandingskolonnen. Nedenfor er lavet et nyt skærmbillede for at få de resterende kolonner med i gennemgangen. Som det fremgår af bemandingskolonnen er der pt. ikke tilknyttet nogen bemanding, hvilket også fremgår af den efterfølgende kolonne (BEM %). I den næstsidste kolonne fremgår der for enkelte aktiviteter en kuvert, hvilket er udtryk for at skolen har anført en meddelelse til instituttet på aktiviteten. Trykkes på brevet fremkommer de gule dialogbokse. I den sidste kolonne findes et ikon, hvor man kan redigere/koble en eller flere medarbejdere på til at levere ydelsen. 3.1 Ændring af aktiviteters/rekvisitioners status Umiddelbart efter modtagelsen af rekvisitionerne/aktiviteterne skal instituttet forholde sig til om instituttet vil have mulighed for at levere de rekvirerede aktiviteter og dermed ændre status for aktiviteten.
Dette kan gøres ved at tage fat i den enkelte aktivitet eller flere på en gang. Der skal sættes er flueben i feltet længst til venstre for de aktiviteter, hvor man ønsker at skifte status. I nedenstående eksempel er der udvalgt 4 aktiviteter, hvor man ønsker at skifte status for. Havde man i stedet angivet er flueben i feltet med den grønne firkant, så ville der blive autogeneret et flueben i de fremsøgte aktiviteter. Nederst på skærmbilledet findes knappen SKIFT STATUS (markeret med den røde ramme) og der trykkes på denne. Nu skal man så tage stilling til om man ønsker at skifte statussen til at være accepteret eller man ikke har mulighed for at levere ydelsen og dermed afvise rekvisitionen/aktiviteten. Efter tryk på knappen ACCEPTER får man følgende skærmbillede, der fortæller at 8 rekvisitioner har skiftet status til Accepteret.
Nu vil den ændrede status være synlig for både instituttet og skolen. 3.2 Rekvisitionens detaljer Når man har fremsøgt oversigten med aktiviteter, så er der mulighed for at klikke sig ind på den enkelte aktivitets detaljer. Dette gøres ved at føre musen hen over aktivtetens navn, hvorefter en hånd vises. Der skal klikkes på aktivitets navn, når hånden er fremme og man bliver ført over på følgende skærmbillede.
Det er muligt at klikke sig ind på de enkelte faner for at se yderligere detaljer. På aktivitetsfanen får man en del faktuelle oplysninger omkring den enkelte aktivitet med navn og hvilke organisatoriske enheder, der er knyttet til aktiviteten på hhv. køber- og sælgerside samt antallet af ECTS og antal studerende, som indgår i beregningen af timetallet, der skal udveksles mellem de to parter. På HOLD-fanen vil man kunne se hvor mange hold, der er knyttet til aktiviteten.
Det er muligt at klikke sig ind på holddetaljerne ved at holde musen hen over holdet (vilkårligt hvilken celle der vælges).
Her ses bl.a. om aktiviteten samlæses eller ej samt hvilken prøveform og bedømmelse der er knyttet til aktiviteten. Under bemandingsfanen vil man kunne få oplyst om man kun er den eneste leverandør til aktiviteten eller om andre institutter er blevet rekvireret til at levere noget.
I ovennævnte tilfælde er Institut for Energiteknik udpeget til at skulle levere det samlede timetal. 3.3 Tilføjelse af meddelelse til en aktivitet Under fanen MEDDELELSER er der mulighed for at tilføje en kommentar til aktiviteten. Skolen kan allerede have angivet en meddelelse/kommentar.
Man starter blot med at skrive i tekstboksen og efterfølgende trykke på GEM. Nu ses det at kommentaren er gemt der er angivet et tidspunkt samt hvem der har været forfatter til kommentaren/meddelelsen. Ønsker man senere at tilføje en meddelelse skal der blot skrives en ny meddelelse/kommentar i tekstboksen og trykkes på GEM. 3.4 Kobling af medarbejder på en aktivitet Når man har fremsøgt de ønskede aktiviteter skal der klikkes på ikonet længst til højre (Rediger bemanding) og følgende skærmbillede fremkommer.
Ved punktet bemandinger vælges OPRET NY. Ud for medarbejder klikkes på pilen længst til højre (dropdown-menuen) og listen over instituttets medarbejdere fremkommer. Der vælges en medarbejder (der kan søges på medarbejderens navn ved at skrive begyndelsen af navnet og man vil blive ført nedad i listen). Efter at have valgt en medarbejder, skal der vælges, hvilken rolle den pågældende medarbejder har i forhold til opgavens udførelse. Herefter skal der tages stilling til, hvor stor en andel (procentangivelse) den pågældende medarbejder forventes at levere af ydelsen/aktiviteten. Har man angivet en andel på under 100 skal der trykkes på GEM og man får efterfølgende mulighed for at koble endnu en medarbejder på aktiviteten. Når man har bemandet den samlede andel på 100 trykkes på knappen GEM OG LUK og man returnere til den oprindelige søgning.
Som det fremgår af ovennævnte, så er der angivet hvilke medarbejdere der er knyttet på opgaven. I BEM. %-kolonnen kan ses, at aktivteten er bemandet med 100%. Og de grønne prikker indikere, at det er instituttet der har foretaget bemandingen. 3.5 Skolen har foreslået en bemanding I nedenstående eksempel har Skolen foreslået en medarbejder, der skal varetage opgaven. Som det fremgår er der tale om en semesterkoordinator-opgave. De røde prikker indikere, at bemandingen er redigeret af skolen. Når man klikker på ikonet REDIGER BEMANDING, så fremkommer følgende skærmbillede.
Ud for bemandinger skal den foreslåede medarbejder vælges, inden man bliver sendt videre i skærmbilledet ned til medarbejder-punktet.
Her får man hele instituttets medarbejderliste frem og kan vælge en anden medarbejder, såfremt instituttet ikke ønsker at bekræfte den foreslåede medarbejder. Hvis man ønsker at bekræfte den foreslåede bemanding trykkes på GEM og man returnere til søgelisten.
Nu ses at den røde prik fra tidligere har ændret farve (til grøn), hvilket er udtryk for at instituttet har foretaget bemandingen. 3.6 Ændring af den foreslåede tilknytningsprocent pr. institut For de aktiviteter, hvor der er tilknyttet flere leverandører/institutter på til at levere ydelsen, så har skolerne angivet et bud på hvor mange procent af timerne de enkelte institutter skal levere. Når institutterne er i gang med bemandingen af aktiviteterne og finder ud af, at den foreslåede tilknytningsprocent pr. institut ikke er korrekt, så kan de involverede institutter selv rette dette til. Der skal selvfølgelig være opnået enighed om at procentandelene skal ændres. Den samlede tilknytningsprocent kan maks. udgøre 100%, så man starter med at ændre procentsatsen ned for det/de institut(ter), der har fået tildelt for mange procent. Efterfølgende kan de resterende procentandele fordeles mellem det/de institut(ter), der har fået tildelt for få procenter. Nedenfor følger et eksempel på en sådan ændring. Jeg har fremsøgt en aktivitet, hvor der er tilknyttet flere institutter og efterfølgende klikket mig ind på rekvisitionsdetaljerne bemandingsfanen. Her ses at der er knyttet 2 institutter på til at skulle levere denne ydelsen. Det fremgår endvidere også at skolen har foreslået at hvert institut skal levere 50% af ydelsen. Institutterne har nu indgået aftale om at Institut for Byggeri og Anlæg skal levere 60% af timerne og Institut for Energiteknik skal levere 20% og de resterende 20% skal leveres af Institut for Fysik. Da Institut for Energiteknik har fået tildelt flere procent end det er aftalt de skal levere, så starter man med at sætte denne procentsats ned. Musen føres hen over linjen med instituttets navn og når hånden fremkommer klikkes der på den og følgende skærmbillede fremkommer.
Der klikkes på REDIGER-knappen. Det er nu muligt at ændre i de tre celler, der er indrammet i det røde felt. Vi skriver nu 20 ud for procentfeltet og der beregnes et nyt timetal. Der trykkes efterfølgende på GEM.
Der trykkes efterfølgende på TILBAGE-knappen. Nu fremgår der kun 20 % svarende til 39 timer for Institut for Energiteknik og det er blevet muligt at trykke på knappen TILFØJ, da den samlede tilknytningsprocent ikke udgør 100 %, men kun 70% (50% til Institut for Byggeri og Anlæg og 20% til Institut for Energiteknik). Nu vil vi tilføje yderligere 10 % af ydelsen til Institut for Byggeri og Anlæg, således at deres samlede tilknytningsprocent vil udgøre 60 %. Der klikkes på linjen med Institut for Byggeri og Anlæg og ovennævnte beskrevne trin gentages.
Tilknytningsprocenten for Institut for Byggeri og Anlæg er nu ændret til 60% og den samlede tilknytningsprocent udgør 80%, dvs. at vi mangler at tilknytte 20% til et institut. Vi trykker nu på TILFØJknappen. Systemet fortæller os nu at vi maksimalt kan tilknytte 20% svarende til 39 timer. Udfra institut-feltet findes en dropdown-menu. Vi finder nu Institut for Fysik. Der trykkes efterfølgende på GEM-knappen.
Vi ser nu at den samlede tilknytningsprocent udgør 100% og det ikke længere er muligt at trykke på TILFØJknappen. Nu kan de enkelte institutter så gå i gang med at foretage selve bemandingen, som er beskrevet under punkt 3.4. Inden man forlader skærmbilledet skal man klikke sig ind på det tilføjede institut, da dennes status er angivet til at være åben, dvs. at det tilknyttede institut ikke vil kunne søge aktiviteten frem på sin oversigt. Der klikkes på knappen ud for status og der fremkommer følgende dialogboks. Der klikkes efterfølgende på REKVIRER.
Nu vil det nye tilknyttede institut kunne se, at de har fået noget af aktiviteten tildelt. 3.7 Ændring af status fra accepteret til bemandet Når man er færdig med at foretage bemanding på de enkelte aktiviteter/rekvisitioner, så skal man have ændret status fra at være accepteret til at være bemandet. Dette gøres under punktet INSTITUT/BEMANDING/OVERSIGT, hvor man indtaster de ønskede kriterier. Når man har søgt listen over aktiviteter frem, så sættes et flueben i de aktiviteter, hvor man ønsker at ændre statussen samt trykker på knappen SKIFT STATUS. Vi trykker på BEMAND og vi har ændret status for alle de markerede aktiviteter til at være BEMANDET.