Statsforvaltningen Hovedstaden Borups Allé 177 2400 København NV Frederiksberg Kommunes besvarelse af revisionsberetning nr. 4 Hermed fremsendes revisionsberetning nr. 4 vedrørende revision af Frederiksberg Kommunes boligejendomsadministration. Beretningen er tiltrådt af Frederiksberg Kommunalbestyrelse den 18. juni 2012, jf. vedlagte beslutningsreferat. Nedenfor fremgår endvidere forvaltningens uddybende besvarelse af revisionens bemærkninger og øvrige kommentarer: Revisionsberetning nr. 4 er en delberetning for regnskabsåret 2011 og vedrører kommunens administration af beboelsesejendomme. 19. juni 2012 Sagsbeh: BV Sag: 2012/0009894 Dokument: Økonomiafdelingen Rådhuset 2000 Frederiksberg www.frederiksberg.dk Telefon 38 21 2331 Telefax 38 21 29 03 okonomiafdelingen@ frederiksberg.dk På baggrund af revisionsbemærkningerne vedr. regnskab 2010 har By- og Miljøområdet anmodet om, at der blev iværksat en udvidet revision på området, hvilket har givet anledning til delberetningen. Revisionsbemærkninger skal forelægges kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden. I delberetningen redegør revisionen for den udførte revision samt for forhold, der har givet anledning til revisionsbemærkninger. Forvaltningens bemærkninger til de enkelte revisionspunkter fremgår nedenfor, idet der dog indledningsvis bør nævnes at revisionens samlede konklusion påpeger: [ ] at kvaliteten af regnskabsføringen i kommunens boligejendomsadministration i en længere periode og frem til medio 2011 har været kritisabel, og at dette har medført væsentlige fejl og mangler i tidligere års regnskaber og tillige har medført økonomisk tab for kommunen. Der har i efteråret 2011 været udført et stort arbejde i forbindelse med genopretningen af området og de væsentligste forhold i kommunens regnskab er berigtiget, og arbejdet vil fortsætte i 2012.
Det skal henstilles, at ledelsen fortsat har skærpet fokus på kvalitetssikring af boligejendomsområdet, således at de nuværende usikkerheder i regnskabsføringen elimineres i 2012, og at der i forbindelse med udarbejdelse af budget 2013 kan gives et mere retvisende billede af kommunens økonomi på boligejendomsområdet. Procedure for revisionens rapporter og beretninger: Det er revisionens opgave at revidere og revisionspåtegne kommunens årsregnskab. I revisionens arbejde hermed, er revisionen hen over regnskabsåret i direkte kontakt med udvalgte fagområder og kontakten kan i nogen tilfælde medføre, at der udarbejdes en besøgsnotat/revisionsrapport, som følge af revideringen af områdets forvaltning. I forlængelse heraf kan nævnes, at dialogen med revisionen ift. revisionsberetningen vedr. administration af beboelsesejendomme har pågået siden begyndelsen af 2011. Besøgsnotatet/revisionsrapporten tilgår fagområdet, Kommunaldirektøren og Økonomiafdelingen, men det er alene fagområdet, som er forpligtet til at besvare rapporten. Såfremt Revisionen vurderer, at de forhold, der afdækkes i besøgs-/revisionsrapporten giver anledning til yderligere afdækning, udarbejdes der en delberetning, som skal tilgå Kommunalbestyrelsen indenfor 7 dage efter færdiggørelse. Delberetningen er fremsendt til Kommunalbestyrelsen den 27. februar 2012. Forløbet op til revisionsberetningen: Revisionsberetning nr. 4 kan ses i sammenhæng med den oprydningsindsats vedr. ejendomsadministrationen som i et mindre omfang allerede blev igangsat i efter sommerferien 2010 i dialog med kommunens daværende revision BDO/Kommunernes Revision. Oprydningsarbejdet har imidlertid vist sig større og mere omfattende efterhånden som de forskellige udfordringer er blevet blotlagt. Dette medførte, at By- og Miljøområdet fra foråret 2011 afsatte betydelige ressourcer i form af projektansættelser og ekstern bistand fra KPMG til oprydning. Revisionsberetning nr. 4 er således konklusionen på det arbejdet, der har været iværksat med henblik på at få ryddet op i ejendomsadministrationen og der har i hele processen været en tæt og konstruktiv dialog med kommunens revision. Det iværksatte oprydningsarbejde skal selvfølgelig også ses i sammenhæng med, at By- og Miljøområdet per 1/7 2011 har overdraget ejendomsadministrationen til DAB. Revisionsbemærkninger: Overordnet er der tale om 3 revisionsbemærkninger samt 3 bemærkninger vedr. øvrige forhold.
Afsnit 2.1.2. Åbningsbalance til DAB Ved udgangen af 2011 foreligger der en åbningsbalance, som er overdraget til DAB. Det er oplyst, at åbningsbalancen i løbet af første halvår 2012 vil blive kvalitetssikret, og at der på baggrund af det komplekse afstemningsarbejde må forventes, at der vil forekomme yderligere berigtigelser i forhold til åbningsbalancen, som skal berigtiges i kommunens regnskab. Etablering af åbningsbalancen medfører en korrektion i kommunens balance på 44,4 mio. kr. som væsentligst kan henføres til manglende registrering af akkumulerende hensættelser i kommunens balance gennem årene. Forholdet har haft betydning for kommunens driftsregnskaber i tidligere år, og det vurderes, at driftsområdet igennem årene har været tilført ca. 35 mio. kr. ved manglende hensættelser og forudbetalte huslejer. Forvaltningens svar: Efter boligreguleringsloven skal ejere af udlejningsejendomme bl.a. opkræve en del af huslejen til hensættelser til bl.a. vedligeholdelse. Disse hensættelser skal placeres på særlige konti for at sikre lejerne vedligeholdelsespenge og skal ligeledes være optaget på kommunens balance som kortfristet gæld. Den del af hensættelsesbeløbene som ikke er brugt til den løbende vedligeholdelse indbetales i Grundejernes Investeringsfond (GI). Tilbagebetaling af beløb fra GI sker i takt med at de afholdte vedligeholdelsesudgifter for en given periode (på baggrund af indsendte regnskaber for ejendommene) overstiger indbetalingerne. Saldoen i GI udtrykker dermed kommunens akkumulerede tilgodehavende (nettoindbetalinger) som kommunen skylder udlejningsejendommene og som derfor burde være optaget som kortfristet gæld i kommunens balance. I forbindelse med ejendomsadministrationens overgang til DAB er der udført afstemninger af statusposter for beboelsesejendommene, som har dannet udgangspunkt for udarbejdel se af åbningsbalance i forhold til DAB pr. 1. august 2011. By- og Miljøområdet er i forbindelse med afstemningsarbejdet og DAB s overtagelse af administrationen blevet opmærksom på, at den bogføring, som gennem flere år er foretaget af hensættelser, har været forkert og har ført til fejlagtige driftsresultater for ejendommene. Baggrunden for dette er en forkert opsætning af administrationssystemer, som er etableret helt tilbage til 2000-2001, hvor administrationssystemet EG Bolig blev taget i brug.
Som problemet nu er afdækket, har den fejlagtige opsætning medført, at der ikke er sket den korrekte registrering på statuskonti af bevægelser på hensættelseskonti. Korrekt bogføring gennem årene ville have medført løbende korrektioner på balancen. Der er således primært tale om en teknisk korrektion, som har til formål at bringe kommunens balancekonti vedr. de enkelte ejendommes hensættelses konti op på det niveau, de ville have været, hvis opsætning af administrationssystemer i sin tid hav de været korrekt. Fejlen skønnes således ikke at have likviditetsmæssige konsekvenser. Fejlen har ikke haft konsekvenser for de løbende hensættelser i relation til boligreguleringsloven. Hensættelserne i Grundejernes Investeringsfond er således retvisende. Efter DAB s overtagelse af ejendomsadministrationen og hertil hørende bogholderi etableres en procedure for løbende bogføring i kommunens økonomisystem, og der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelse for opfølgning og afstemning heraf (jf. bemærkninger vedr. afsnit 3.2.3. Forretningsgange i forhold til DAB). Afsnit 2.1.3. Driftsområdet boligejendomsadministration: Den ovenfor anførte praksis omkring tilbageførsel af hensættelser til driftsregnskabet, sammenholdt med, at der er usikkerhed omkring huslejeberegningen, herunder beregning af omkostningsbestemt leje samt regulering og varsling af huslejeforhøjelser, giver samlet set usikkerhed omkring det reelle billede af økonomien i kommunens boligejendomsadministration. Det er oplyst, at området i løbet af første halvår 2012 vil blive kvalitetssikret, således at eventuelle korrektioner kan indarbejdes i regnskab 2012 og budget 2013 Forvaltningens besvarelse: DAB vil i foråret 2012 gennemgå driftsudgifter for kommunens beboelsesejendomme med henblik på gennemførelse af varsling af lejeforhøjelser. I første omgang vil det for beboelsesejendommene være forhøjelse som følge af skatte- og afgiftsstigninger, som kan varsles inden udgangen af maj 2012 med virkning fra 1. januar 2012. Endvidere vil udgiftsposterne til den omkostningsbestemte leje blive gennemgået inden 1. juli med henblik på forelæggelse for beboerrepræsentationer i august og varsling derefter til ikrafttræden den 1. januar 2013. Samlet set planlægges indtægtsgrundlaget for beboelsesejendommene at være afklaret den 1. juli 2012, således at der på dette tidspunkt vil foreligge input til budget 2013. Den beskrevne gennemgang vil tillige give overblik over driftsudgifter, ligeledes til brug for input til budget 2013.
For almene plejeboliger med tilhørende servicearealer vil der blive foretaget en tilsvarende gennemgang af udgiftskonti med henblik på fastsættelse af lejen for 2013. Endvidere vil resultatet af tilstandsrapporter for de almene boliger blive indarbejdet i de driftsbudgetter, der skal lægges til grund for lejefastsættelsen. De udarbejdede driftsbudgetter vil blive forelagt på beboermøder i august. Afsnit 2.1.4. Afskrivning af tilgodehavender m.v.: Medio 2011 forelå 536 ikke behandlede og afregnede fraflytningssager for perioden 2000 til 2011. På grund af forældelsesfristen på tre år er det oplyst, at 160 af sagerne er forældet, og eventuelle tilgodehavender er afskrevet. Endvidere er der i forbindelse med afstemning og berigtigelse af deposita og værdipostkontoen foretaget afskrivning af mellemværender. Der er således afskrevet i alt 4,3 mio. kr. i kommunens balance. Forvaltningens besvarelse: Samtlige flyttesager for fraflytninger før 1. august 2011, hvor DAB overtog administrationen, er gennemgået i efteråret 2011. Der er udarbejdet fraflytningsopgørelser og sket afregninger i forhold til de fraflyttede lejere af deposita, lejerestancer og istandsættelsesudgifter. Opkrævninger sker gennem debitorfunktionen. Udover de forældede krav har en række sager vedrørende fraflytninger i forbindelse med dødsfald måttet afskrives, idet proklamafrister ikke er overholdt. DAB arbejder efter specificeret forretningsgangsbeskrivelse for håndtering af flytteafregninger, opkrævninger og restanceopfølgning for disse sager. Afskrivningen af 4,3 mio. kr. er i modsætning til afskrivningen vedr. hensættelser et egentligt indtægtstab for kommunen, som dog skal ses i sammenhæng med at et vist omfang af afskrivninger vedr. tilgodehavender ikke kan undgås ved den aktuelle type beboelsesejendomme. Afsnit 3.2.1. Flytteafregninger fraflyttede borgere: Det er aftalt, at ledelsen følger op på, at der foretages opkrævning/afregning vedrørende flytteafregninger, som ikke er forældet, således at kommunen ikke får yderligere tab
Vedrørende forældede krav. Forvaltningens besvarelse: Der er afholdt opfølgningsmøde med debitor- og inddrivelsesfunktionen i marts på fremdriften i fremsendte opkrævninger. Opfølgningsmøder vil herefter blive afholdt med 2 måneders mellemrum. Afsnit 3.2.2. Snitflade med SSA-området: Der skal etableres og beskrives en forretningsgang vedr. FK Ejendom/DAB s snitflader med SSAområdet vedrørende beboerbetalinger. Der er usikkerhed omkring betaling, afregning mv. Det er aftalt med FK Ejendom, at snitfladerne med SSA undersøges og beskrives. Forvaltningens svar: FK Ejendom får i samarbejde med SSA-området i april 2012 afdækket snitflader, hvor der er behov for at få udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser. DAB vil endvidere blive inddraget for at få beskrevet forretningsgange vedrørende lejebetalinger, overførsel og afregning af beboerindskudslån, håndtering af tomgangsleje mv. Eventuelle bevillingsmæssige konsekvenser mellem områder og udvalg afklares ved samme lejlighed og forelægges ifm. 2. forventet regnskab. Afsnit 3.2.3. Forretningsgange i forhold til DAB: Vi har modtaget kommunens procedure for tilsyn og kontrol med administrationen af kommunens ejendomme. Det er aftalt, at denne beskrivelse vil blive fulgt op med forretningsgangsbeskrivelser for tilsynsopgaven for nærmere angivne punkter. Det skal anbefales, at der udarbejdes en oversigt over de forretningsgangsbeskrivelser, som vil blive udarbejdet, og en tidsplan herfor. Forvaltningens svar: FK Ejendom er i dialog med DAB om, at kommunen får indsigt i de forretningsgangsbeskrivelser, som DAB arbejder med for de opgaver, som er beskrevet i FK Ejendoms beskrivelse af tilsyn og kontrol med administrationen af kommunens ejendomme. FK Ejendom vil inden udgangen af april 2012 udarbejde forretningsgangsbeskrivelser for tilsyn og kontrol i forhold til DAB med følgende administrationsopgaver:
Gennemgang af grundlag for og gennemførelse af lejeforhøjelser med udgangspunkt i tidsplaner i kravsspecifikation Vedligeholdelsesregnskaber og indberetninger til GI Oplæg til budgetlægning Løbende budgetopfølgning Regnskabsaflæggelse Økonomistyring Afstemning af statuskonti Venlig hilsen Birgitte Valentin