ATP Indkøbspolitik Formål Indkøbspolitikken opstiller rammer, normer og retningslinjer for alle indkøb i ATP Koncernen. Interne handler er ikke omfattet af nærværende indkøbspolitik, da disse er omfattet af ATP s økonomimodel. ATP Koncernen dækker over den juridiske enhed Arbejdsmarkedets Tillægspension CVR-nr. 43 40 58 10 samt de ordninger, der administreres af ATP. Indkøbspolitikken dækker ikke datterselskaber med mindre det drejer sig om dispositioner foretaget af datterselskaber, som direkte påvirker ATP s resultatopgørelse og/eller balance. Denne indkøbspolitik forpligter ATP til at sikre, at de samlede indkøb på tværs af organisationen efterlever relevant lovgivning samt understøtter ATP i at drive en sund forretning til gavn for ATP s medlemmer, kunder, medarbejdere og samfund. Indkøbspolitikken og underliggende indkøbsvejledninger skal: Sikre, at alle medarbejdere i ATP overholder gældende lovgivning i forbindelse med indkøb Sikre, at alle medarbejdere kender og følger gældende regler og retningslinjer for indkøb i ATP Sikre, at alle medarbejdere er oplyste om, at indkøb kun kan foretages indenfor medarbejderens prokura, som fremgår af godkendt indkøbs- og prokuradokument Sikre, at alle medarbejdere er opmærksomme på, at de har en initiativforpligtelse (pligt til at reagere, hvis de oplever fejl, mangler eller en bekymrende adfærd i indkøbsprocessen) Sikre, at risikoen for besvigelser og bedrageri minimeres Målsætning Indkøb i ATP skal håndteres professionelt og leve op til princippet omkring Det gode købmandsskab. Ved professionelt forstås: At indkøb ikke foretages med nærtstående parter fx familie, venner, tidligere ansatte og tidligere arbejdsgivere, som kan betvivle uafhængighed og habilitet mellem indkøberen og leverandøren Valget af leverandører skal følge vejledningen for de enkelte indkøbsområder At der indhentes tilbud fra 2-3 parter, såfremt indkøbet overstiger eller forventes at overstige 500.000 kr. ekskl. moms. Ved Det gode købmandsskab forstås: Behovet for indkøbet er identificeret og afstemt med kunden, ift. pris, omfang, leveringstid og kvalitet på varen/tjenesten Indkøbet vurderes ud fra en privatøkonomisk betragtning ville jeg købe dette, såfremt det var mig selv, der skulle betale? At opnå den skarpeste pris hos leverandøren, men under forudsætning af, at der ikke bruges 2 kr. på at spare 1 kr. At opnå laveste totalomkostning inkl. forventede vedligeholdelses- og driftsomkostninger set over hele varens/tjenestens levetid og herunder evt. gensalgsværdi. Indkøbspolitikken kan alene fraviges ved godkendelse af en koncerndirektør. 1
ATP s indkøbsorganisering Som udgangspunkt varetages alle indkøb centralt via nedenstående indkøbsområder. Chefen for de enkelte indkøbsområder kan give særlige beføjelser til medarbejdere udenfor indkøbsområdet, således at enkelte funktioner selv kan forestå indkøb af varer og tjenesteydelser inden for den enkeltes prokura. Indkøbet skal dog altid ske i overensstemmelse med indkøbsområdets vejledninger. Disse særlige beføjelser skal kunne dokumenteres skriftligt og skal arkiveres som dokumentation under kontrakten i DocuNote. Der er etableret følgende centrale indkøbsområder, som vejleder og varetager større indkøb inden for hver af deres kompetenceområde: IT o Varetager blandt andet indkøb af it-ydelser, herunder software, hardware og it-konsulenter Intern Service o Varetager blandt andet indkøb af tjenester og varer, der relaterer sig til drift og vedligeholdelse af domiciler for ATP. Herudover varetages indkøb af kontorartikler og andre forbrugsartikler som relaterer sig til den daglige drift. Pensions & Investments o Varetager blandt andet indkøb til Pensions & Investments af depotbank og collateral aftaler, licenser til it-systemer og dataydelser, der alene anvendes af Pensions & Investments samt advokat og HR-ydelser, der alene relaterer sig til driften af Pensions & Investments. Indkøb omfatter ikke handel med værdipapirer og lignende samt eksterne mandater. HR o Varetager blandt andet indkøb af HR relevante ydelser som personalekurser, rekruttering, lederuddannelser mv. Koncernøkonomi o Varetager blandt andet indkøb af revisions og regnskabsmæssig assistance, økonomikonsulenter indenfor økonomistyring samt rådgivning indenfor SKAT, moms og afgifter. Koncernjura o Varetager blandt andet indkøb af juridisk rådgivning og advokatassistance Koncernkommunikation o Varetager blandt andet indkøb af markedsføringsmateriale, oversættelser samt kommunikationsrådgivning Kantine o Varetager blandt andet indkøb af råvarer, forbrugsartikler og hjælpemidler til brug for kantinedriften Forretningskontrakter o Varetager blandt andet indkøb af forretningssystemer, konsulenter, dataudtræk og softwarelicenser, der alene vedrører driften af Administrationsforretningen. For hvert indkøbsområde er udarbejdet en indkøbsvejledning, der beskriver særlige forhold, der måtte gøre sig gældende for det enkelte indkøbsområde. Vejledningen udarbejdes og vedligeholdes af indkøbsområderne, og godkendes af Koncernøkonomi, som er ejeren af indkøbspolitikken i ATP. Såfremt et indkøbsområde ønsker at skærpe de i indkøbspolitikken fastsatte tærskelværdier og procedurer er det, det enkelte indkøbsområdes ansvar at føre kontrol med, samt at dokumentere, at indkøbsområdets retningslinjer overholdes. Herudover kan der foretages indkøb decentalt, indenfor nedenstående kategorier. Indkøb kan kun foretages af medarbejdere, der har underskrevet indkøbs- og prokuradokumentet. Medarbejdere kan ikke bestille varer og tjenesteydelser, indgå kontrakter eller aftaler, godkende fakturaer for beløb, der overskrider 2
medarbejderens prokura. Alle medarbejdere kan indkøbe produkter og tjenesteydelser op til kr. 5.000 inkl. moms så længe dette godkendes af nærmeste leder. Konsulentydelser o ATP har indgået rammeaftaler med en række konsulenthuse. Disse aftaler skal benyttes og ønskes en anden leverandør skal Koncernjura kontaktes. Indkøb af konsulentassistance skal koordineres med Koncernjura såfremt indkøbet er, eller forventes at overstige, kr. 500.000 ekskl. moms. Rejse- og forplejningsomkostninger o Der henvises til den gældende rejsepolitik som findes på medarbejderportalen. Afdelings- og teamarrangementer o Ledere kan selv forestå indkøb af ydelser forbundet med personale- og afdelingsarrangementer, så længe disse overholder den gældende indkøbspolitik samt Koncernens retningslinjer for personalearrangementer. Lederen kan uddelegere indkøbsopgaven til medarbejdere. Der henvises til gældende regler for personale og afdelingsarrangementer på medarbejderportalen. Småindkøb o Ved småindkøb forstås indkøb af fysiske varer, som erhverves via fysisk forretningssted eller internetbutik dog maksimalt 5.000 kr. inkl. moms Kontingenter og abonnementer o Personlige medlemsskaber, kontingenter, netværksgrupper og lignende kan indkøbes af forretningsområderne. Forretningsområderne er ansvarlige for opsigelse af alle personalerelaterede medlemsskaber, kontingenter, netværksgrupper og lignende som området selv har forestået indkøbet af, i forbindelse med fratrædelser eller hvor det ikke længere er relevant. o Abonnementer på tidsskrifter, dog undtaget aviser som bestilles via medarbejderportalen, kan indkøbes af forretningsområdet. Forretningsområderne er ansvarlige for opsigelse på abonnementer, som området selv har forestået indkøbet af, i forbindelse med fratrædelser eller hvor det ikke længere er relevant. Særligt for indkøb foretaget af områderne i Administrationsforretningen, skal indkøbene af konsulentydelser ske i koordination med Forretningskontrakter eller IT Sourcing. ATP er medlem af Statens og Kommunernes Indkøbsservice A/S (SKI), og kan i kraft heraf gøre brug af de til enhver tid etablerede rammeaftaler for offentlige indkøb via statsaftaler og derved nedbringe tidsforbruget med gennemførelse af egne udbud. Det er op til den enkelte funktion at vælge, om de ønsker at gøre brug af disse aftaler. Koncernjura vil kunne være behjælpelige med spørgsmål omkring SKI. Generelle krav Nedenstående er minimumskrav til indkøb foretaget af forretningsområderne samt indkøbsområderne. Fakturakrav For indkøb, der ikke falder indenfor kategorierne småindkøb, samt rejse og forplejningsomkostninger, skal der ske fremsendelse af faktura til ATP. Fakturaen skal indeholde nedenstående: Minimum 30 dages betalingsfrist Påført indkøber eller budgetansvarliges navn, initialer og/eller kontraktnummer fra DocuNote Fremsendelse i elektronisk form til EAN nr. 5798009812513 dog er udenlandske fakturaer undtaget fra dette. Disse skal fremsendes elektronisk til leve@atp.dk 3
Dokumentationskrav Nedenstående er minimumskrav til indkøb foretaget af forretningsområderne samt indkøbsområderne. Ved indkøb over 500.000 kr. ekskl. moms: o De indhentede tilbud skal arkiveres i DocuNote o Dokumentation for valg af leverandør skal arkiveres i DocuNote brug evt. skabelonen Valg af leverandør o Dokumentation for stillingtagen til grænseoverskridende interesse skal arkiveres i DocuNote - udfyld dokumentet Klar grænseoverskridende interesse o Der skal indgås skriftlig aftale og aftalen skal arkiveres i DocuNote brug evt. én af aftaleskabelonerne på intranettet Ved fravigelse af indkøbspolitikken skal der være dokumentation for godkendelse af en koncerndirektør. Dokumentationskravet for indkøbsområderne er beskrevet i de respektive vejledninger for områderne. For de indkøb som foretages af forretningsområderne gælder følgende: Konsulentydelser o Der skal indgås skriftlig aftale med leverandør. Det anbefales, at benytte ATP s standardkontrakter for at sikre ens og rimelige vilkår. Standardkontrakterne findes på medarbejderportalen. Den underskrevne aftale skal arkiveres i DocuNote. Der henvises til vejledning for brug af DocuNote, som findes på medarbejderportalen. Rejse- og forplejningsomkostninger o Dokumentation i form af bilag. Der henvises til rejsepolitik samt vejledning for Rejse- og udlægssystem (RUS), som findes på medarbejderportalen. Afdelings- og teamarrangementer o Dokumentation i form af bilag, skal følge reglerne i rejsepolitikken, som findes på medarbejderportalen. Småindkøb o Dokumentation i form af bilag. Der henvises til vejledning for Rejse og udlægssystem (RUS) som findes på medarbejderportalen. Kontingenter og abonnementer o Det anbefales, at oplysninger om personlige medlemsskaber, kontingenter, netværksgrupper og lignende lægges i personalemappen via HR. 4
Indkøbsproces Er der tale om et småindkøb eller indkøb der er dækket af rejsepolitikken? Overhold rejse- og indkøbspolitikken og foretag indkøb via brug af Eurocard, udlæg eller gennem rejseleverandør Kontakt Koncernjura og annoncer anskaffelsen via Mercell Må dit forretningområde selv varetage indkøbet jf. indkøbspolitikken? Kan indkøbet varetages af nedenstående områder: IT Intern Service Pensions & Invenstments HR Koncernøkonomi Koncernjura Koncernkommunikation Kantine Forretningskontrakter Kontakt den indkøbsansvarlige i området Identificer indkøbsbehov, nedskriv behovet objektivt og estimer anskaffelsessum Efterspørges internationale ressourcer, eller er der tale om varer og/eller tjenesteydelser, som bestilles og/eller tilgås over internettet, eksempelvis software? Er der tale om et indkøb i forbindelse med et afdelings- og teamarrangementer Foretag selv indkøbet i overensstemmelse med indkøbspolitikken Har du prokura til at foretage indkøbet? Foretag indkøbet i overensstemmelse med reglerne om afdelings og teamarrangementer samt indkøbspolitikken Kontakt Koncernjura Er anskaffelsen under 500.000 kr.? Er anskaffelsen mellem 500.000 kr. og 1.500.000 kr.? Indhent godkendelse fra nærmeste leder, som har den fornødne prokura Kontakt Koncernjura og annoncer anskaffelsen via Mercell Må forretningområdet selv varetage indkøbet jf. indkøbspolitikken Kan indkøbet varetages af nedenstående områder: IT Intern Service Pensions & Invenstments HR Koncernøkonomi Koncernjura Koncernkommunikation Kantine Forretningskontrakter Kontakt den indkøbsansvarlige i området Indhent 2-3 tilbud og foretag valg af leverandør. Arkivér tilbud, kontrakt samt begrundelse for leverandørvalg i Docunoté Har kontraktengrænseoverskridende interesse? 5
Indkøbsreglerne i ATP Trin 4 Trin 3 Trin 1 Nedskriv dit anskaffelsesbehov objektivt Trin 2 Identificer: Forventet anskaffelsessum og overvej grænseoverskridende interesse Identificer indkøbsmetode ved at bruge resultaterne fra trin 2 (næste to slides) Følg ATP s retningslinjer for proces og dokumentation, og husk journalisering 6
En kontrakt har klar grænseoverskridende interesse, hvis en ordregiver vurderer, at en virksomhed i en anden medlemsstat kan være interesseret i at byde på en kontrakt. Den grænseoverskridende interesse vedrører således alene, om en virksomhed i en anden medlemsstat kan have interesse i kontrakten, og ikke om kontrakten kan have interesse for en udenlandsk virksomhed, der allerede driver virksomhed i Danmark. Klar grænseoverskridende interesse kan eks. foreligge ved køb af software produkter. Forpligtelser ift. Udbudsloven Forpligtelser ift. ATP s indkøbspolitik Forpligtelser ift. Forvaltningsloven Anskaffelser (Kontraktsum) under 500.000 kr. Ingen forpligtelse Ingen begrænsninger, dog skal målsætningen om, at indkøb skal ske professionelt og efter det gode købmandsskab efterleves Ikke klar grænseoverskridende interesse Anskaffelser (kontraktsum) mellem 500.000 kr. og 1.500.000 3 muligheder A B Gennemfør markedsafdækning og på grundlag af denne indhent kun ét tilbud. Indhent 2 3 tilbud. Indkøbspolitikken giver som udgangspunkt ikke de enkelte indkøbere mulighed for at benytte denne metode, men Koncerndirektionen kan godkende en undtagelse hertil ATP kan anvende denne mulighed når ATP har kendskab til et repræsentativt leverandørfelt der kan sikre god konkurrenceudsættelse ATP er forpligtet til at foretage: Forsvarlig økonomisk forvaltning Saglig forvaltning, herunder forbuddet om varetagelse af private hensyn Ligebehandling og overholde proportionalitetsprincippet. C Annoncer på udbud.dk eller hjemmeside ATP kan anvende denne mulighed når udbuddets karakter og ønsket om optimal konkurrenceudsættelse blandt potentielt flere tilbudsgivere ønskes 7
Forpligtelser ift. Udbudsloven Forpligtelser ift. ATP s indkøbspolitik Forpligtelser ift. Forvaltningsloven klar grænseoverskridende interesse Anskaffelser (Kontraktsum) under 1.500.000 kr. Annoncer på udbud.dk ATP skal anvende annoncering som konkurrenceudsættelsesmetode. Dvs. at udbudsmaterialet offentliggøres på udbud.dk og flere tilbudsgivere har mulighed for at afgive et tilbud ATP er forpligtet til at foretage: Forsvarlig økonomisk forvaltning Saglig forvaltning, herunder forbuddet om varetagelse af private hensyn Anskaffelser (Kontraktsum) over 1.500.000 kr. Anskaffelsen skal sendes i EU udbud, jf. dog nedenfor vedrørende light-regimet. ATP har faste procedurer for sådanne udbud. Koncernjura involveres i processen Ligebehandling og overholde proportionalitetsprincippet. 8
Omfang af anskaffelse (Kontraktsum) Minimumsproces og dokumentationskrav 0 500.000 kr. Der skal altid indgås en gyldig og underskrevet aftale og denne skal arkiveres i DocuNote Aftalen skal så vidt muligt baseres på en af ATP s standardkontrakter 500.000 1.500.000 kr. Indhent mellem 2-3 tilbud Ved annoncering skal udbudssystemet Mercell anvendes Begrundelse for valg af vindende tilbud samt dokumentation for indhentede tilbud arkiveres i DocuNote Der skal altid indgås en gyldig og underskrevet aftale og denne skal arkiveres i DocuNote Aftalen skal for så vidt muligt baseres på en af ATP s standardkontrakter Dokumentation for overvejelser om grænseoverskridende interesse arkiveres i DocuNote Over 1.500.000 kr. Kontrakten sendes i udbud. Koncernjura involveres i processen Lightregimet ; Koncernjura involveres i processen. Omfatter bl.a.: Over 5.583.000 kr. for visse specifikke tjenesteydelser Hotelydelser Visse juridiske ydelser Sikkerhed, alarm og vagttjenester Uddannelsesydelser 9