Statens Arkiver Landsarkivet for Sønderjylland Bekendtgørelse nr. 1284 af 6. november 2007 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af statsamternes og statsforvaltningernes arkivalier siden 1970 I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: Område 1. Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt af statsamterne fra 1970 til 2006 og af statsforvaltningerne fra 2007 og indtil det tidspunkt, hvor disse overgår fuldt og helt til elektronisk sags- og dokumenthåndtering. Stk. 2. Bestemmelserne gælder tillige for arkivalier, som er overtaget fra andre myndigheder i forbindelse med myndighedsområdernes overførelse til statsamterne og statsforvaltningerne, således fra amtsankenævn og revaliderings- og pensionsnævn samt udskrivningskredse før 1992. Stk. 3. Bestemmelserne gælder ikke for arkivalier, der er lagret på elektronisk medium. Bevaring og kassation 2. I statsamternes journalsagsarkiver 1970-1991 kasseres de journalgrupper i Journalplan for amtskontorer, som er nævnt i bilag 1. Stk. 2. Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 1970-1991 bevares uden kassation. 3. I statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 1992-2002 kasseres de journalgrupper, som er nævnt i bilag 2. 4. I statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 2002-2006 kasseres de journalgrupper, som er nævnt i bilag 3. 5. I statsforvaltningernes journalsagsarkiver fra 2007 ff. og fremefter kasseres de journalgrupper, som er nævnt i bilag 4. 6. De sociale ankenævns samt revaliderings- og pensionsnævnenes generelle sager bevares. Dog kasseres sager vedrørende medlemmer, vederlag og møder, bortset fra dagsordner og referater. Stk. 2. Personsager fra de sociale ankenævn samt revaliderings- og pensionsnævnene, der kan henføres til en person, som er født den første i en måned, bevares. Alle øvrige personsager kasseres. 7. I journalsagsarkiverne for Værnepligtsstyrelsens udskrivningskredse 1985-1989 og 1990-1996 kasseres følgende journalgrupper: 09 Forskelligt 14 Personale generelt 19 og 29 Forskelligt 37 Forespørgsler fra enkelte personer i udlandet (fra
1990 gruppe 36) 39 og 49 Forskelligt 51 Forsvarets Rekruttering (fra 1990 Forsvarets Værnepligt og Rekruttering) 59, 69 og Forskelligt 79 9 Forskelligt 8. Endvidere kasseres fra sessionsområdet følgende: 1) Stamhulkort-2 (ældre, uaktuelle, som er forblevet ved udskrivningskredsene) 2) Krydsreferencelister for fødselsårgangene 1940 og følgende, ordnet efter fødselsårgang og herefter efter CPR-nr. 3) Sager vedrørende udsættelse med session, konstatering af statsborgerskab, konstatering af grønlænderes og færingers faste bopæl 4) Sessionskort for fødselsårgangene 1940 og følgende ordnet efter CPR-nr. 5) Helbredskort for slettede med evt. indlagte lægeattester, strafindberetning og sessionsafgørelse 6) Sager om udelukkelse af tjeneste på grund af straf 7) Optagelsesfilm (mikrofiches) for fødselsårgangene 1956 og følgende ved 2., 5. og 6. udskrivningskreds (fra 1. januar 1981 ved 2. og 5. udskrivningskreds) 8) Sessionsbedømmelseskort 9) Kassation af arkivalier som ikke skal bevares 9. Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til 2-8, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter statsforvaltningernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Ikrafttræden m.v. 10. Bekendtgørelsen træder i kraft den 17. november 2007. Stk. 2. Følgende skrivelser ophæves: 1) Rigsarkivarens skrivelser af 28. februar 1977 og 5. november 1980 vedrørende kassation hos udskrivningskredsene, 2) Rigsarkivarens skrivelse af 7. marts 1995 med supplerende kassationsbestemmelser til statsamternes journalplan, 3) Rigsarkivarens skrivelse af 14. august 1995 vedrørende kassationsbemyndigelse for sager vedrørende boligklagenævn, 4) Rigsarkivarens skrivelse af 10. december 1996 vedrørende ændrede kassationsbestemmelser for personsager i revaliderings- og pensionsnævnenes arkiver, 5) Rigsarkivarens skrivelse af 10. november 1997 vedrørende nye kassationsbestemmelser for saggrupperne 12 og 13 i statsamternes journalplan med opdatering af 3. april 2000, 6) Rigsarkivarens skrivelse af 20. april 1998 vedrørende nye kassationsbestemmelser for saggruppe 5 i statsamternes journalplan, 7) Rigsarkivarens skrivelse af 22. juni 1998 vedrørende kassation af sessionsbedømmelseskort. Rigsarkivet, den 6. novenber 2007 Johan Peter Noack / Kirsten Villadsen Kristmar 2
Bilag 1 Journalgrupper som kasseres i statsamternes journalsagsarkiver 1970-91, jf. Journalplan for amtskontorer 001 Valg 002 Flagning 0101 Tjenesterejser 0102 Ferier og rejsetilladelser, konstitutioner 0110 Almindelige cirkulærer m. m. 0112-0114 Personalesager Dog bevares sager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger 0120 Årsbudget og bevillinger 0121 Alm. regnskab (kontorhold) 0122 Blanketregnskaber 03 Amtsstuerne 07 Folketællinger 080 Kommunerne 081 Amtskommunen 0880 Valg til Tilsynsrådet 0883 Møder i Tilsynsrådet 0884 Vederlag til Tilsynsrådet 0886 Kontorer og kontorhold for tilsynsrådet 090 Love, bekendtgørelser og cirkulærer 0911 Regnskaber og årsbudget for udvalg af begrænset varighed 0912 Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. for udvalg af begrænset varighed 101 Sagførere til beneficerede sager 102 Fri proces Dog bevares sager om fri proces i ægteskabssager 104 Forligskommissionernes arkiver og udskrift af disse 11 Handelsretter 12 Søretter 14 Husdyrvoldgift 15 Dommere 170 Politimestrene 171 Overleveringsforretninger 2010 Revision af socialregnskaber 2011 Statsrefusion til kommuner 2111 Fastsættelse af takster for alderdomshjem 2112 Refusion for ophold på alderdomshjem 2114 Opførelse af alderdomshjem 2121 Fastsættelse af reglementer for plejehjem 2122 Refusion af ophold på plejehjem for kronisk syge 2124 Opførelse af plejehjem 213 Folkepensionistboliger 221 Indberetninger om invalidepension 3
231 Indberetninger om udlændinges forsørgelse 24 Sygesikring, herunder fribefordring 262 Huslejetilskud og boligsikring 2810 Hjælp til indkaldte og deres familie samt hjælp til polio- og tuberkuloseramte 283 Bidrag til børn af enker og enkemænd 284 Husmoderafløsning 311 Tilsyn med navngivning af nyfødte børn 312 Kirkebogsrettelser 3181 Notering af randbemærkning om navn i et biregister 380 Inddrivelse og afsoning af bidrag. Indlandet 381 Inddrivelse og afsoning af bidrag. Udlandet 400 Almindelige bekendtgørelser m.m. vedrørende fiskeri 43 Arbejdsforhold 44 Ferieloven 45 Markeder m.m. 46 Vejere og målere, translatører, revisorer 50 Anerkendte trossamfund 540-1-2 Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. vedrørende fredningsplanudvalg 55 Indsamlinger og mærkesalg 612-1-2 Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. vedrørende byudviklingsudvalg 613-1-2 Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter o.l. vedrørende egnsplanudvalg 63 Arbejderbeskyttelse 641 Bortsalg af strandingsgods 643 Strandingsregnskaber 660 Embedslæger 661 Apoteker og håndkøbsudsalg 662 Jordemødre 67 Epidemiforanstaltninger, skadedyr 680 Dyrlæger 681 Dyrskuer 682 Smitsomme sygdomme hos husdyr 69 Narkotika og giftloven 73 Havne 76 Jagtsager 77 Luftfart 80 Skattesager 850 Almindelige stempelsager 851 Godtgørelse af stempelafgifter m.v. 87 Afgifter og gebyrer 900 Indkvarteringer 902 Udpegning af befordringsmidler til militær og civilforsvar 911-1-2 Mødeindkaldelser, korrespondance om møder, honorarer, diæter, o.l., vedrørende sygehusberedskabsnævn 98 Indberetninger, som ikke hører hjemme under grupperne 1-8 4
Bilag 2 Journalgrupper som kasseres i statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 1992-2002 004 Bibliotek 009 Forskelligt vedrørende organisation 010-014 Udvalg Dog bevares dagsordener og referater 021 Budget, finans- og tillægsbevillingslove samt regnskab 023 Kasse og bogholderi, herunder SCR og SCL 031 Lønforhold, honorarer, vederlag, pension m.v. 032 Tjenestetid, tjenestefrihed, ferie, sygefravær 033 Tjenesteforhold og arbejdsvilkår 035 Jubilæer 036 Opslag og besættelse af ledige stillinger Dog bevares stillingsbeskrivelser 0390 Tilladelser og bemyndigelser, herunder fuldmagt til at anvise og kvittere 0399 Forskelligt i øvrigt 042 Bygningssyn. Anlægsarbejder og vedligeholdelse Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg 043 Forsyninger 044 Ejendomsvurdering. Ejendomsskat 045 Rengøring. Vinduespolering 046 Haveanlæg Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg 049 Forskelligt vedrørende bygninger og lokaler 051-059 Kontorudstyr Dog bevares sager vedrørende større nyanskaffelser 09 Forskelligt 12 og 13 Børn født udenfor ægteskab. Ægteskabssager. Fri proces til retssager og skifte Dog bevares sager, hvor en sagspart er født den første i en måned, eller hvor en faderskabssag er henvist til retten 18 Forespørgsler om tidligere adoptioner, faderskabsanerkendelser, separationer, skilsmisser o.l. 19 Forskelligt 21 Tilsyn med navngivning af nyfødte børn 26 Godkendelser i henhold til retsvirkningslovens 12, 13 og 20 28 Inddrivelse af udenlandske bidrag her i landet 29 Forskelligt 3 Bevilling til fri proces Dog bevares sager vedr. fri proces i gruppe 30 42 Stempelafgift 44 Byggesagsklager 452 Møder, vederlag og lignende vedr. Boligklagenævn (fra 1.7.1998 gruppe 451) 5
453 Boligklagenævn: Klagesager o.l. (fra 1.7.1998 gruppe 452) Dog bevares klagesager, o.l., med løbenumrene 1, 30, 60, 90 611 Ordensvæsen (fra 1.7.1998 gruppe 0812) 612 Mærkedage (fra 1.7.1998 gruppe 0813) 620 Valg til folketinget 632 Strandingssager og -regnskaber (fra 1.7.1998 gruppe 0832) 633 Stranding i øvrigt (fra 1.7.1998 gruppe 0833) 67 Indkvartering (fra 1.7. 1998 gruppe 086) 68 Personregistre (fra 1.7.1998 gruppe 087) 704 Vejledning til kommuner 71-79 Det sociale ankenævn Dog bevares generelle sager samt sager, der kan henføres til et CPRnummer vedrørende personer, som er født den første i en måned 803 Vederlag til nævnsmedlemmer 81-89 Revaliderings- og pensionsnævnet Dog bevares generelle sager samt sager, der kan henføres til et CPRnummer vedr. personer, som er født den første i en måned 902 Møder i tilsynsrådet 903 Vederlag til Tilsynsrådsmedlemmer 98 Orientering fra Indenrigsministeriet, andre tilsynsråd og kommunale organisationer Dog bevares et sæt fra statsamterne København, Fyn, Sønderjylland og Nordjylland Fra 1.7.1998 kasseres fra nyoprettet gruppe 5, Værnepligt: 50 Lovgivning Kun trykte love, bekendtgørelser, cirkulærer m. m. kasseres 513 Standardskrivelser og skemaer (blanketsamlingen) 518 Honorar for lægeattester 52 Møder m.v. Dog bevares referater af møder 530 Generelt 531 Optagelse i Sessionsregister 532 Lodtrækningsnumre 533 Prognoser af mødepligtige (sessionsårgange) 537 Statistik til bevillingslove 539 Forskelligt 543 Halvårsplan 544 Leje af sessionslokaler Fra 1.7.1998 kasseres fra nyoprettet gruppe 6, Det sociale Nævn: 603 Vederlag 61-69 Det sociale Nævn Dog bevares generelle sager samt sager, der kan henføres til et CPRnummer, vedrørende personer, som er født den første i en måned 6
Bilag 3 Journalgrupper som kasseres i statsamternes og Københavns Overpræsidiums journalsagsarkiver 2002-06 01 Ferie, sygdom og barsel 021 Personale- og lønadministration 0220 Generelle sager 0221 Vejledning 0222 Budget, finans- og tillægsbevillingslove samt regnskab 0229 Forskelligt 0239 Forskelligt 0249 Forskelligt 0251 Sager om rekruttering Dog bevares stillingsopslag og ansøgning fra den ansatte samt evt. bedømmelser 0259 Forskelligt 029 Forskelligt 030-032 Mødeaktiviteter 039 Forskelligt 04 Praktiske opgaver 055 EDB-funktioner 059 Forskelligt 090-092 Generelle sager om økonomiske registreringer 0932 Egne bygninger Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg 0933 Lejede bygninger 0934 Udenomsarealer Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg 0935 Rengøring 0939 Forskelligt 094 Kontorudstyr 112 Personsager vedrørende børn og ægteskabets opløsning Dog bevares sager, hvor en sagspart er født den første i en måned, eller hvor en faderskabssag er henvist til retten 119 og 129 Forskelligt 142 Sager om inddrivelse i Danmark 149 Forskelligt 191 Oplysningssager 199, 219, 229, Forskelligt 239 og 249 291 Oplysningssager 299 Forskelligt 312-319 Fri proces 399 Forskelligt 4113 Vederlag 4119 Forskelligt 7
422, 432, 442, Klagesagsbehandling 452, 453, 462, 472, 482 og 49 429, 439, 449, 459, 469, 479 og 489 512, 522, 532, 542, 552, 562, 572 og 59 519, 529, 539, 549, 559, 569 og 579 Forskelligt Klagesagsbehandling Forskelligt 6122 Møder 6123 Vederlag 6129 Forskelligt 719, 729, 7329 Forskelligt og 7339 7341 Vederlag 7349 og 739 Forskelligt 742 Klagesagsbehandling 749 Forskelligt 751 Hegnssyn og skelforretninger 752 Landvæsensretter 753 Master til radiokommunikationsformål 759 Forskelligt 810 Generelle sager om værnepligtsloven Kun trykte love, bekendtgørelser og cirkulærer, m.v. 8133 Halvårsplan 8134 Leje af sessionslokaler 8139 og 819 Forskelligt 8913 Standardskrivelser og skemaer 8918 Honorar for lægeattester 8919 Forskelligt 8921-8929 Møde 8931 Optagelse i sessionsregister 8932 Lodtrækningsnumre 8933 Prognoser af mødepligtige 8937 Statistik til bevillingslove 8939 Forskelligt 93 Andre sager Kun sager vedrørende ordensvæsen og mærkedage 8
Bilag 4 Journalgrupper som kasseres i statsforvaltningernes journalsagsarkiver 2007 ff. 01 Ferie, sygdom og barsel 021 Personale og lønadministration 022 Regnskab og økonomifunktion Dog bevares 0223, sager om revision og kasseeftersyn 029 Forskelligt 030-032 Mødeaktiviteter 039 Forskelligt 04 Praktiske opgaver 054 Edb-funktioner 059 Forskelligt 09 Forskelligt Dog bevares sager vedrørende større nyanlæg i 091 og 093 112 Personsager om børn og ægteskabets opløsning Dog bevares sager, hvor en sagspart er født den første i en måned, eller hvor en faderskabssag er henvist til retten 119 Forskelligt 122 Sager om inddrivelse i Danmark 129 Forskelligt 191 Oplysningssager 199, 219, 229, Forskelligt 239, 249, 259, 269, 279 291 Oplysningssager 299 Forskelligt 311 Medlemmer, vederlag og møder 319, 329 Forskelligt 411 Medlemmer, vederlag og møder 419 Forskelligt 421-424 Sygedagpenge mv. 431-439 Lov om aktiv social politik 441-449 Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats 451-459 Integrationsloven 461-464 Pensionslove 471-472 Retssikkerhedslov, Forvaltningslov, Offentlighedslov 491-499 Andre lovområder 9
511 Medlemmer, vederlag og møder 519 Forskelligt 531 Lov om aktiv socialpolitik: Enkeltydelser og tilbagebetaling heraf 551 og 552 Integrationsloven: Boligplacering og enkeltydelser og tilbagebetaling heraf 561-567 Pensionslove 571-579 Retssikkerhedslov, Forvaltningslov, Offentlighedslov 581-589 Lov om social service 591-599 Andre lovområder 619, 719 og Forskelligt 729 731 Master til radiokommunikationsformål 739 Forskelligt 92 Kongehuset Kun sager vedrørende ordensvæsen og mærkedage 941 Medlemmer, vederlag og møder 10