Intern kanalstrategi For at sikre en effektiv intern information (envejs) og kommunikation (tovejs) i og fra en stor og geografisk spredt organisation, er det afgørende, at vi bruger flere forskellige kanaler og udnytter de enkelte kanalers styrker. Typisk kan man med fordel bruge de forskellige kanaler i et samspil, så man når så bredt ud som muligt. De interne kommunikationskanaler skal tilsvarende bidrage til at vi kan leve op til kommunikationspolitikkens formål om at medarbejderne føler sig inddraget og oplever kommunikation som et element, der motiverer til vidensdeling og udvikling. De interne kommunikationskanaler skal skabe rum til den nødvendige kommunikation, der har længst vej gennem organisationen - nemlig direktionens budskaber i forhold til overordnede politikker og strategier. Den eksterne kanalstrategi blev udarbejdet og vedtaget i 2012. I 2014 skal der arbejdes videre med en intern kanalstrategi, som beskriver de forskellige interne kanaler. og deres udviklingspotentialer. Den interne kanalstrategi skal sikre, at der er interne kommunikationskanaler til rådighed, så ledere og medarbejdere kan leve op til det ansvar de har for at skabe god kommunikation (jvf. kommunikationspolitikken). Afrapportering Orientering om den interne kanalstrategi gennem de respektive interne kanaler. I vinteren 2013/14 laves en undersøgelse for de interne kanaler, som afdækker brug, behov og potentialer. På baggrund af behovsundersøgelsen formuleres en intern kanalstrategi, som definerer målene for udvikling af de enkelte interne kanaler. Den interne kanalstrategi skal vedtages inden udgangen af 2014. 23-10-2013 15:35 Side 1 af 6
It -Sikkerhed Målet er dels at opfylde revisionens krav til en it-sikkerhedspolitik, men lige så væsentligt, er at få en politik, der er dynamisk og som virker uden for papiret. 1.At de dele af it-sikkerhedspolitikken der vedkommer den almindelige medarbejder er kendt og bliver brugt. 2.Der er indgået Databehandleraftaler hvor det skønnes nødvendigt. 3.Der er foretaget anmeldelser til datatilsynet, hvor det er nødvendigt. 4.Der er udfærdiget nødplaner hvor det skønnes nødvendigt Afrapportering 1. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og en tidsfrist for hvornår alle aftaler er indgået over for styregruppen. 2. Der afrapporteres løbende ved en statusopgørelse og tidsfrist for hvornår alle anmeldelser er afsendt over for styregruppen 3. Der laves et opslag bredt i organisationen når alle dele af it-sikkerhedspolitikken er på plad via INFOLET og Indblik. Og ligeledes igen når alle bilag inklusive anmeldelser og databehandleraftaler er på plads. 1. Der iværksættes en awareness kampagne 2.Der iværksættes en rundrejse til relevante dataejere 3. Der opgøres et behov for databehandler aftaler. Og der indgås aftaler hvor der mangler. 4. Der opgøres et behov for anmeldelser til datatilsynet, og der anmeldes hvor der mangler. 5. Der opgøres et behov for nødplaner, og udfærdiges hvor der mangler. Forløbet påtænkes at være afsluttet i 2014. 1. At det fremgår af kampagens afrapportering at medarbejderne kender og forholder sig til it-sikkerhed. 2. At der findes aftaler hvor det skønnes nødvendigt 3. At der findes anmeldelser hvor det skønnes nødvendigt. 4. At der findes nødplaner hvor det skønnes nødvendigt. Stab IT 23-10-2013 15:35 Side 2 af 6
Køretekniske kurser Kommunen har fortsat en del manøvre- skader på kommunens personbiler. Tidligere afholdte kurser har haft en positiv effekt på antallet af skader. Nedsætte antallet af manøvre- skader med mindst 33 %. Afrapportering Indlæg i Nyt fra stabene. Forsikringskontorets årsrapport. Infolet. Afholde køretekniske kurser for medarbejdere i hjemmeplejen. DEr afholdes 4-6 kurser i område øst og 4-6 kurser i område vest. 23-10-2013 15:35 Side 3 af 6
Opsætning af automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA) Kommunalbestyrelsen har i sin risikostyringspolitik vedtaget, at alle skoler skal have ABA-anlæg. De første 7 skoler har fået anlæg installeret i 2011 og 2012. Anlæg til de næste skoler skal i udbud. Minimere risikoen for en stor skolebrand. Sikre sikker drift af skolen. Opnå skarp pris på bygningsbrandforsikringen. 6 skoler skal have anlæg installeret i 2013 og frem i forhold til at kommunens skoler tegnes op på ny af kommunale ejendomme. Afrapportering Forsikringskontorets årsrapport. Indblik Indlæg i Nyt fra Stabene Infolet Bygningerne skal tegnes op. Det er en forudsætning for at udbyde opgaven. Der skal afholdes udbudsforretning efter Tilbudsloven. Der skal evt. etableres andre brandhæmmende tiltag, f.eks. brandsektionering, branddøre eller ABDLdøre. Udbudsforretningen skal være afholdt inden sommerferien. Anlæggene skal installeres fra 2. halvår 2013 og i 2014 23-10-2013 15:35 Side 4 af 6
Sikring mod vandskader Vandskader kan give store følgeomkostninger, især hvis skaden skyldes et sprunget fjernvarmerør. En vandskade kan i værste fald sætte en institution eller dele af den ud af drift i et længere tidsrum. Minimere risikoen for en alvorlig vandskade. Sikre drift af kommunens ejendomme. Afrapportering Forsikringskontorets årsrapport. Indlæg i Nyt fra stabene. Infolet. Lækagesikring installeres i alle større bygninger, som er opvarmet med fjernvarme. Sikringen omfatter også brugsvandet. De største bygninger får installeret lækagesikring i 1. halvår af 2014 og de næststørste i 2. halvår af 2014. 23-10-2013 15:35 Side 5 af 6
Web- og kanalstrategiske indsatser 01-01-2013 31-12-2014 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Den vedtagne kanalstrategi samt webstrategien, der forventes vedtaget ultimo 2012. Strategierne indeholder en række indsatser for årene 2013-2015. Fokus på kerneydelser på nettet med selvbetjening i centrum. Faaborg-Midtfyn Kommunes website og andre digitale platforme skal understøtte kommunen som virksomhed med fokus på bedre og mere effektiv service og selvbetjening. Afrapportering Løbende og relevant orientering til: Kanalstrategigruppen Direktionen Koncernledelsen Økonomiudvalget Medarbejderne Overgang til Digital Post og formularer i stedet for mailadresser på hjemmesiden. Øget fokus på selvbetjening og sammenhæng på tværs af Borger, Virksomhed og Selvbetjening. Redesign af forside og underforsider. Reorganisering af weborganisationen. Principper for hjemmesiden. Mål og webregnskab. Gennemførte indsatser og opfølgning af de vedtagne mål i webstrategien. Stab IT 23-10-2013 15:35 Side 6 af 6