På baggrund af projektet " Fremtidens stabe" har stabene besluttet at arbejde på tre niveauer:

Transkript

1 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Et stabsapparat På baggrund af projektet " Fremtidens stabe" har stabene besluttet at arbejde på tre niveauer: 1. Samspil med organisationen og fællesskabet i stabsapparatet 2. Tværgående projekter 3. De fire stabes drift og interne udvikling af driften Økonomiudvalg De fire stabe fungerer som ét stabsapparat Fællesskabet i stabene kommer før den enkelte stab. Dialog er en forudsætning for udvikling og fælles forståelse ud fra forskellig faglighed. Stabscheferne taler sammen og sikrer en god dialog med direktionen på baggrund af faglighed samt stor fælles fokus på OEI-strategien. Fokus på resultater. Relanceringen er lykkedes, når der er målt tilfredshed hos "kunderne" - bl.a. direktionen. Kommunikation: Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" I løbet af foråret laves interview med en række aftaleholdere og medarbejdere i stabene for at afdække udviklingsmuligheder for nyhedsbrevet. På baggrund af disse input laves spørgeramme til et elektronisk spørgeskema, som sendes til et udpluk af aftaleholdere og medarbejdere i stabene. Resultatet af såvel interviews som brugerundersøgelse bruges herefter til at beskrive et koncept for Nyt fra stabene. Stabene arbejder med et kulturprojekt i to spor: Spor 1 - Fælles socialt og kulturelt spor med henblik på at styrke samarbejdet og vidensdeling på tværs af stabene. Spor 2 - Konsulentfunktionen, hvor der er fokus på hvordan stabene betjener organisationen som rådgivere, konsulenter og kontrollanter. Der gennemføres en tilfredshedsundersøgelse i 2011 blandt aftaleholderne Kommunikation: Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" Der nedsættes en arbejdsgruppe, som gennemfører interviews og spørgeskemaundersøgelse i foråret Herefter udarbejdes forslag til koncept for Nyt fra stabene, som godkendes af stabscheferne. Efter godkendelse implementeres ændringerne. Spor 1 - Der er afholdt 2 sociale arrangementer i Spor 2 - Der er udarbejdet projektbeskrivelse samt handlingsplan. Tilfredshedsgraden skal øges i forhold til sidste undersøgelse. Udvikling af nyhedsbrev "Nyt fra stabene" Løbende rapportering i Nyt fra stabene. Spor 1 - Høj grad af deltagelse i de sociale arrangementer Spor 2 - Løbende mundlig/skriftlig dialog med medarbejderne. Skriftlig afrapportering om resultatet til koncernledelsen FMK Aftaleportal Side 1 af 5 sider 17. juni 2011

2 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Flere gode arbejdsdage Medarbejderne har en altafgørende rolle i forhold til at udvikle og forandre kommunens arbejdspladser. Medarbejderne skal håndtere borgernes øgede efterspørgsel efter højt differentierede ydelser, og de skal forholde sig til den kendsgerning, at de bliver færre i enhederne til at kunne levere den efterspurgte velfærdsservice. Hertil kommer medarbejdernes krav til dem selv om at kunne levere en kompetent og effektiv service. Projektet Flere gode arbejdsdage handler om alle de aspekter, der angår medarbejdernes arbejdsmiljø og evne til at udvikle og producere god service på en effektiv måde. Indsatsens målsætning er at udvikle arbejdspladsernes egenskaber, der gør medarbejderne i stand til i fællesskab at løse kerneopgaven. Herunder: at skabe øget trivsel og godt arbejdsmiljø på arbejdspladserne at nedbringe sygefraværet på arbejdspladsen at udvikle en innovativ kultur sammen med medarbejderne Udarbejdelse af koncept til håndtering af indsatsen Målrettede differentierede indsatser hos aftaleholderne Effektivisering og omstilling af arbejdsgange mellem lederne og HR-konsulenterne med fokus på tidlig og systematisk understøttelse af den enkelte leder for indsatser Graden af implementering Generelle indikatorer for opfølgning Medarbejdernes vurdering Ledernes vurdering Overholdelse af værdier Kompetenceudvikling for resultater Øget evne hos medarbejderne til i fællesskab at løse kerneopgaven Sygefravær Trivsel Antal opsigelser pga. sygdom Personaleomsætning Medarbejdernes vurdering Ledernes vurdering Opnået læring om effekt Tilført kompetence Der bliver lavet kvartalsmæssig afrapportering til direktion ud fra standard, der bliver udformet i konceptet HR regnskab Staben HR & Innovation giver en generel understøttelse af organisationen. Èn gang om året bliver der lavet et HR-regnskab, hvor de vigtigste resultater bliver formidlet. Formålet er at give politikere, ledere, tillidsrepræsentanter og andre et overblik over kommunens vigtigste ressource nemlig personalet. HR & Innovation dokumenterer stabens og organisationens vigtigste opnåede nøgleresultater. Produktion af et samlet HR-regnskab én gang om året. Dette erstatter således arbejdsmiljøregnskabet. HR-regnskab Der bliver lavet sagsfremstilling til direktionen én gang årligt. Innovation Som en følge af organisationsudviklingsprojektet Fremtiden stabe blev staben HR & Innovation navngivet. Direktionen har opstillet retningslinjer for arbejdet med innovation, og staben skal understøtte de ni strategiske indsatser FMK Aftaleportal Side 2 af 5 sider 17. juni 2011

3 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Staben HR & Innovation sætter en række indsatser i gang, der kan sikre, at organisationen: får opbygget stærke innovationskompetencer og bliver dygtige til at udfordre vante tanke- og handlemønstre bruger innovationsværktøjer, som kan hjælpe os med at få idéer, teste dem og virkeliggøre dem får skabt en kultur, hvor medarbejderes og brugeres idéer danner grobund for forbedringer. Understøtte kompetenceudvikling ved at: komme med input til lederuddannelsen afholde workshops tilbyde rådgivning og konsulentbistand til projektledere og andre nøglepersoner komme med oplæg til projektledernetværket Udvikle og samle et tilgængeligt sæt af innovationsværktøjer samt tilbyde træning i brug af værktøjer Udvikle innovationskultur ved at: gennemføre temadrøftelse med koncernledelsen gennemføre temadag på lederforum tematisere innovation i organisationen via forskellige kanaler Beskrive og udvikle et innovationspanel (innovationsboard), der sikrer struktureret tilgang til radikal innovation Oplæg til temadrøftelse for koncernledelsen, lederforum og projektledernetværk Artikler mv. på infolet og i indblik Tilbud om workshops Fane på infolet med HR & Innovations aktiviteter og værktøjer Beskrivelse af innovationspanel Projektforslag, der er udviklet på baggrund af indkomne ideer til innovationspanelet Mundtlig afrapportering til kontaktdirektøren understøttet af dokumentation for indsatser Lederuddannelse Borgernes forventninger til kvalitet øges og forandres. Det samme gør medarbejdernes. Hertil kommer at færre skal levere mere til flere, for færre ressourcer og det bliver ikke nemmere i fremtiden. Det stiller nye og store krav om nytænkning af kerneydelsen og organiseringen af den. Derfor ønsker FMK at sætte et nyt og styrket fokus på god ledelse. Ambitionerne er, at lederuddannelse: sætter fokus på ledernes individuelle udfordringer og med ledelsesudviklingssamtaler og udviklingsplaner for den enkelte fastholder opmærksomheden på ledernes fortsatte videreudvikling. Udgangspunktet er resultatet fra enkelte leders åbningsbalance (360 graders lederfeedback). tager fat på de særlige ledelsesmæssige og organisatoriske udfordringer, der er specielle for Faaborg-Midtfyn Kommune. skaber et fælles sprog og stærkt ledelsesfællesskab, der spiller sammen og deler viden - både horisontalt og vertikalt i organisationen. Kvantitativ er målet at 95 % af lederne gennemfører forløbet inkl. LUS For at opfylde målsætninger er følgende indsatser sat i gang for alle aftaleholdere: 360 leder-feedback - et værdifuldt input fra lederens samarbejdspartnere Det personlige lederskab - modul 1 Den gode LedelsesUdviklingsSamtale - introdag LUS En dialog om lederens udvikling, trivsel og opgaveløsning Organisation og styring modul 2 Innovationsledelse - modul 3 Antallet af aftaleholdere der har gennemført alle moduler inkl. lederfeedback og LUS intro. Antallet af aftaleholdere der har gennemført LUS FMK Aftaleportal Side 3 af 5 sider 17. juni 2011

4 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Der tælles op efter hvert modul. Mht. til LUS gennemføres en evaluering i april/maj Mellemlederuddannelse Borgernes forventninger til kvalitet øges og forandres. Det samme gør medarbejdernes. Det stiller nye og store krav om nytænkning af kerne-ydelsen og organiseringen af den. Hertil kommer at udviklingen går i retningen af større enheder og det betyder flere komplekse ledelsesopgaver for mellemledere. Det er virksomhedens medarbejdere, der skaber resultater. Men det er lederne, der sætter rammerne. Og for at medarbejderne kan yde optimalt, kræver det ledere, som kan håndtere, bruge og udvikle medarbejderes faglige og personlige ressourcer. Det stiller krav om fokus på god ledelse. Ambitionerne er, at mellemlederuddannelse: Sætter fokus på mellemledernes individuelle udfordringer og med udviklingsplaner for fastholder opmærksomheden på mellemledernes fortsatte videreudvikling. tager fat på de særlige ledelsesmæssige og organisatoriske udfordringer, der er Faaborg-Midtfyn Kommune. skaber et fælles sprog og stærkt ledelsesfællesskab, der spiller sammen og deler viden og vertikalt i organisationen. den enkelte specielle for - både horisontalt Kvantitativ er målet at 95 % af alle mellemlederne med personaleansvar (såsom ansættelse-, mus-, syge og afskedigelsessamtaler) gennemfører uddannelsen. For at opfylde målsætninger er følgende indsatser sat i gang for alle mellemledere: Det personlige lederskab - modul 1 Organisation og styring modul 2 Innovationsledelse - modul 3 Antallet af mellemledere der har gennemført alle 3 moduler. Deltagerne i uddannelsen vil undervejs blive bedt om at evaluere delmoduler. En samlet evaluering af mellemlederuddannelsen vil ske i form af en spørgeskema undersøgelse blandt deltagerne og resultat fremlægges for aftaleholdere og direktionen. Spørgeskemaundersøgelsen skal indholde spørgsmål om uddannelsen generelt, erhvervet nye kompetencer og mulighed /interesse for nye arbejdsopgaver, personlige fremtidsplaner. Der vil på den lange bane skulle ske en evaluering af den samlede lederindsats som kan aflæses i Trivselsundersøgelsen. Nyt Økonomi- og Lønsystem Økonomiudvalg [ ] Igennem de sidste to år har økonomistaben samt HR I haft et projekt om udbud og indkøb af nyt økonomi- og lønstyringssystem i deres aftaler. Projektet har været udsat pga. usikkerhed i forhold til udbudsspørgsmål, hvor der forventes en afklaring i forhold til KOMBIT og SKI-aftaler ultimo Formålet med indkøbet er, at få et mere effektivt og tidssvarende økonomi- og lønstyringssystem, dels at forbedre kvaliteten og samspillet mellem eksisterende systemer koblet til økonomi-systemet. Endelig forventes det, at man herved vil skulle anvende færre ressourcer på drift og vedligehold af systemerne FMK Aftaleportal Side 4 af 5 sider 17. juni 2011

5 [Filtrering: Type=Fagsekretariat/Stab OG Aftaleholder=] Målet er, at der er gennemført udbud og implementering af nyt økonomi- og lønstyringssystem, således at ibrugtagningen kan ske pr. 1. januar Starttidspunktet kan evt. blive senere, afhængig af tidspunktet for afklaring af udbudsspørgsmålet. Nedsat styregruppe sikrer afklaringsfase angående: - Snitflader til andre it-systemer - Konsekvenser i forhold til LinieOrganisationsSystemet (LOS) - Centraliseringsspørgsmål Samarbejde og erfaringsudveksling med andre kommuner - overvejelser om evt. samdrift (også set i forhold til OEI-strategi om fælleskommunale samarbejder) Udarbejdelse af procesplan, bl.a. indeholdende - kommunikationsstrategi - uddannelsesplanlægning At der er udarbejdet projektskema med procesplan At der er udarbejdet udbudsmateriale At der er gennemført et udbud At det nye økonomi- og lønsystem implementeres i 2012 (såfremt der sker afklaring i forhold til KOMBIT og SKI-aftaler ultimo 2010) Projektskemaet forelægges direktionen til godkendelse Resultatet af udbuddet forelægges direktion og økonomiudvalget FMK Aftaleportal Side 5 af 5 sider 17. juni 2011