ALLONGE TIL KONTRAKT OM DRIFT AF ATLETION AF 10. JUNI 2004 OG TIL ALLONGE AF 10. MAJ 2010 TIL KONTRAKT OM DRIFT AF ATLETION AF 10. JUNI 2004 mellem Aarhus Kommune Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C CVR-nr.: 55 13 30 18 (herefter kaldet Aarhus Kommune ) og Atletion A/S Stadion Alle 70 8000 Aarhus C CVR-nr. 27 75 66 11 (herefter kaldet Driftsherren ) Driftsherren og Aarhus Kommune er tilsammen kaldet Parterne og hver for sig en Part. er der dags dato indgået følgende allonge (herefter Allonge af 2013 ) til kontrakt om drift af Atletion af 10. juni 2004 (herefter Kontrakt ) og til allonge af 10. maj 2010 til kontrakt om drift af Atletion af 10. juni 2004 (herefter Allonge ), vedrørende driften af Atletion samt hertil knyttede aktiviteter, ydelser og tilbud som nærmere afgrænset heri. 1
1. BAGGRUND OG FORMÅL 1.1 Aarhus Kommune besluttede den 20. juni 2001, at driften af Atletion fra den 1. januar 2005 skulle sendes i udbud. Efter gennemført udbud overtog Driftsherren driften af Atletion pr. 1. januar 2005, på de i Kontrakten fastsatte vilkår. 1.2 I efteråret 2009 havde Parterne en dialog om behovet og rammerne for den fremtidige opgradering af Atletion. Formålet med opgraderingen af Atletion var at optimere driften af Atletion for at forbedre rentabiliteten. Parterne var enige om, at elementerne i forbedringerne primært var VIP faciliteter, boder, toiletter, depoter, inload, flugtvejstrapper, U21 fodbold og breddeidræt. Parterne indgik i november 2009 en Principaftale vedrørende den i pkt. 1.2 beskrevne udvikling og opgradering af Atletion. I Allongen konkretiserede Parterne Principaftalen, samt aftalte at Allongen skulle genforhandles senest i 2014, når Parterne havde haft mulighed til at se resultaterne af de gennemførte forbedringer. Desuden var Parterne enige om, at der inden for 5 år skulle ske en opgradering af køkken og 1. sal over køkkenet, idet denne del af opgraderingen blev udsat ved den generelle opgradering af Atletion i 2004. 1.3 Efter indgåelsen af Allongen har en række forudsætninger ændret sig, herunder at de forbedringer som Parterne forventede ville optimere driften af Atletion, ikke medførte den forventede forbedring af rentabiliteten af Atletion som opvisningsanlæg. 1.4 I forbindelse med Parternes genforhandling af Allongen jf. pkt. 1.3 har Parterne derfor aftalt en række justeringer af Allongen og Kontrakten. Formålet med justeringerne er, at skabe en sund økonomi og rentabilitet omkring driften af Atletion, samt at sikre en vedligeholdelsesmæssig sund platform for et genudbud med virkning fra 2020. Samtidig har der været et ønske om at skabe bedre vilkår for de foreninger, der bruger anlægget til træning. 1.5 Parterne er enige om, at de forudsætninger der ligger til grund for udbuddet af driften af Atletion i 2001, og som bl.a. kommer til udtryk i Kontraktens pkt. 1 og 3, fortsat skal være gældende for Allonge af 2013. 1.6 Denne Allonge af 2013 beskriver de juridiske betingelser og vilkår, hvorunder Parterne har aftalt at justere Allongen samt Kontrakten. 2. AFTALEGRUNDLAG OG FORTOLKNING Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1) Denne allonge (herefter Allonge af 2013 ) 2) Allonge af 10. maj 2010 til kontrakt om drift af Atletion af 10. juni 2004 (herefter Allongen ) 3) kontrakt om drift af Atletion af 10. juni 2004 (herefter Kontrakt ) 2
2.1 I tilfælde af uoverensstemmelser eller fortolkningstvivl blandt vilkårene i de ovenfor opregnede dokumenter, går et højere prioriteret dokument forud for de efterstående og så fremdeles, således at Allonge af 2013 har forrang frem for Allongen etc. 3. ÆNDRINGER TIL AFTALEGRUNDLAGET 3.1 Driftsmæssige forpligtelser og vilkår 3.1.1 Parterne ønsker at skærpe fokus på den organiserede breddeidræt, således at breddeidrættens forhold bliver forbedret, og der skabes mulighed for en øget adgang til Atletions faciliteter. 3.1.2 Parterne er på den baggrund enige om, at Kontraktens pkt. 7.13 7.17 samt Allongens pkt. 3.1 3.6 skal justeres med følgende ændringer: 3.1.3 Driftsherren skal sikre, at der i tidsrummet mandag torsdag kl. 16:00 22:00 ikke sker aflysninger af foreningers adgang til Gamle hal, ny hal og Team Danmark Hallen (herefter Hallerne ). 3.1.4 Driftsherren er dog berettiget til at foretage aflysning af træning i Hallerne, såfremt Driftsherren skal bruge Hallerne ved a) AGF s hjemmekampe i fodbold, ved b) afholdelse af allerede på underskriftstidspunktet accepteret arrangementer, som oplistet i bilag 1, c) nye store events som er godkendt af Aarhus Kommune eller d) gennemføres af større vedligeholdelsesarbejder mv. 3.1.5 Driftsherren er herudover berettiget til at aflyse træningen i Hallerne, såfremt træningen i stedet kan gennemføres i Arenaen. 3.1.6 Da denne indskrænkning af Driftsherrens adgang til Hallerne medfører en begrænsning i Driftsherrens adgang til at afholde erhvervsmæsige events i Hallerne, har Parterne aftalt at Forpagtningsafgiften skal reduceres årligt med DKK 800.000. 3.1.7 Parterne er desuden enige om at optage drøftelser med henblik på evt. omlægning af procedurer for booking af Team Danmark Centeret. En eventuel omlægning forudsættes at være økonomisk neutal. 3
3.2 Vedligeholdelse af Atletion 3.2.1 I forbindelse med udbuddet af driften af Atletion blev det forudsat, at den årlige vedligeholdelse beløb sig til DKK 1,6 mio. Det har imidlertid vist sig, at den årlige vedligeholdelse har beløbet sig til ca. DKK 2,5 3 mio. Aarhus Kommune ønsker derfor at medfinansiere vedligeholdelsesomkostningerne. 3.2.2 Parterne er på den baggrund enige om, at Kontraktens pkt. 7.5 skal justeres med følgende ændringer: 3.2.3 Aarhus Kommune medfiansierer fra 2014 de forøgede vedligeholdelsesudgifter, under forudsætnngen af, at Parterne opnår enighed om fordelingen af de medfinansierede vedligeholdelsesudgifter. Aarhus Kommunes medfinansiering beløber sig for 2014 til DKK 1.000.000, hvorefter beløbet årligt stiger med DKK 100.000 frem til 2020. 3.3 Ombygning og opgradering af Atletion 3.3.1 Ved indgåelse af Allongen aftalte Parterne, at Atletion skulle forbedres på en række punkter (jf. pkt. 1.2), da Parterne forventede, at forbedringerne ville optimere driften af Atletion. Parterne aftalte derfor også en forhøjelse af Forpagtningsafgiften på DKK 1,55 mio. (2013: DKK 1,65 mio.). En række af forbedringerne, herunder flugtvejstrapper, inloadfaciliteter mv., medførte ikke den forventede forbedring af rentabiliteten af Atletion, hvorfor Parterne er enige om, at disse forbedringer ikke har medført en ændring af markedsværdien af Atletion. 3.3.2 Parterne er på den baggrund enige om, at Allongens pkt. 4.2 4.3 skal justeres med følgende ændringer: 3.3.3 Driftsherren undtages for betaling af renter og afdrag af investeringen på DKK 13,2 mio. i flugtvejstrapper, inloadfaciliteter mv. i perioden 2014 2020. Ændringen udmøntes i en årlig nedsættelse af Forpagtningsafgiften på DKK 700.000. 3.4 Beregning af den variable Forpagtningsafgift 3.4.1 Parterne aftalte i Allongen, at den variable Forpagtningsafgift skulle fastfryses i en 4- årig periode fra 1. juli 2010 til den 30. juni 2014. Det har vist sig, at den variable Forpagtningsafgift toppede i 2008 2010, hvorfor Driftsherren har betalt en for høj variabel Forpagtningsafgift. 3.4.2 Parterne er på den baggrund enige om, at fastfrysningen ophæves pr. 1. januar 2014, hvorefter den variable forpagtningsafgift beregnes som fastsat i Kontrakten. 3.5 Bygningsmæssige ændringer 3.5.1 Det var i forbindelse med udbuddet af Driften af Atletion forudsat, at Aarhus Kommune gennemførte en række forbedringer af anlægget, herunder en forbedring og opgradering af køkkenet og 1. sal over køkkenet, jf. pkt. 1.2 ovenfor. Forbedringerne har delvist været genstand for udskydelser, hvorfor Parterne derfor er enige om, at 4
følgende forbedringerne gennemføres inden genudbuddet af driften i 2020. Herudover er Parterne enige om, at Aarhus Kommune gennemfører en renovering af kunststofløbebanen. Parterne er enige om, at forbedringerne ikke medfører en ændringen af markedsværdien for anlægget. Parterne er derudover enige om, at forbedringerne skal igangsættes primo 2014. 3.5.2 Aarhus Kommune gennemfører renovering af køkkenet og 1. sal over køkkenet. Renoveringen beløber sig til ca. DKK 5,1 mio. for køkkenet og ca. DKK 1,4 mio. for 1. sal over køkkenet. Projektet tilrettelægges konkret i samspil mellem Parterne. Aarhus Kommune er bygherre. 3.5.3 Aarhus Kommune gennemfører endvidere renoveringen af kunststofløbebanen på Stadion inden afviklingen af EM i Atletik for veteraner i 2017. Renoveringen anslås at beløbe sig til ca. DKK 1,5 2 mio. Projektet tilrettelægges konkret i samspil mellem Parterne. Aarhus Kommune er bygherre. 3.5.4 Parterne er herudover enige om, at pkt. 5.6 i Allongen om, at såfremt der opstår ekstraordinære vedligeholdelsesmæssige problemstillinger der i væsentlig grad kan henføres til forhold, der ligger forud for Driftsherrens overtagelse af driftsansvaret, eller forhold, der kræver store bygningsmæssige ændringer, er Parterne enige om at optage konkrete drøftelser om løsningen heraf, fortsat er gældende. 4. BETALING AF FORPAGTNINGSAFGIFTEN 4.1.1 Med justeringerne omtalt under 3.1 og 3.2 fastsættes den samlede faste Forpagtningsafgift for 2014 til 1.625.000 kr. Beløbet fremskrives årligt som beskrevet i Kontrakten, første gang med virkning fra 1. januar 2015. 4.1.2 Parterne er enige om, at Forpagtningsafgiften fremadrettet betales på følgende tidspunkter: 1. Den faste Forpagtningsafgift betales kvartalvis bagudrettet, med virkning fra den 1. januar 2014. Første betaling sker således 31. marts 2014. 2. Den variable Forpagtningsafgift betales som beskrevet i Kontraktens pkt. 6, dog med den tilføjelse at betalingstidspunktet er rykket til 1. oktober, hvilket vil sige 3 mdr. efter afslutning af regnskabsåret for Driftsherren. 5. BILAG Bilag 1: Arrangementer for perioden 2013-2014, der er accepteret på underskriftstidspunktet. 6. UNDERSKRIFTER 6.1 Allonge af 2013 underskrives i to enslydende originale eksemplarer, hvoraf hver af Parterne modtager ét. 5
For Aarhus Kommune Aarhus, den 2013 Jacob Bundsgaard, Borgmester Marc Perera Christensen, Rådmand Christian Mølggard, Juridisk Chef For Driftsherren Aarhus, den 2013 Peter Kjærgaard, Direktør Jesper Ørskov Nielsen, Bestyrelsesmedlem 6