Generelle udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt EU-udbud af køb/leasing og service af biler til Norddjurs Kommune 2015/S 106-192437 JUNI 2015
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Kapitel 1 Udbudsbetingelser... 6 1.1 Indledning... 6 1.2 Ordregiver... 7 1.3 Udbudsform... 7 1.4 Udbuddets omfang... 7 1.4.1 Brugergruppe... 9 1.5 Udbudsmaterialets dokumenter og formkrav... 9 1.5.1 Kontrakt inkl. service- og vedligeholdelsesaftale... 10 1.6 Tilbudsgivers forhold... 11 1.7 Kontakt indtil tilbudsafgivelse... 12 1.8 Udvælgelseskriterier... 13 1.8.1 Personlige forhold... 13 1.8.2 Økonomisk og finansiel kapacitet... 13 1.8.3 Teknisk kapacitet... 14 1.9 Krav til tilbud... 14 1.9.1 Formkrav... 14 1.9.2 Modtagne tilbud... 14 1.9.3 Vedståelse... 15 1.9.4 Afgivelse af flere tilbud... 16 1.9.5 Alternative bud... 16 1.9.6 Forbehold... 16 1.10 Tildeling... 17 1.10.1 Tildelingskriterier... 17 1.11 Tildelingsbeslutning... 25 1.11.1 Gennemgang af de indkomne tilbud... 25 1.11.2 Tildelingsbeslutning og endelig underskrift... 25 1.12 Afslutning af procedure... 26 2
1.13 Fortrolighed... 26 1.14 Tidsplan... 27 Kapitel 2 - Kravspecifikationer... 28 2.1 Indledning... 28 2.2 Kravspecifikation for delaftale 1, 2 og 3... 28 2.2.1 Mindstekrav for delaftale 1... 28 2.2.2 Mindstekrav for delaftale 2... 29 2.2.3 Mindstekrav for delaftale 3... 31 2.2.4 Kravspecifikation for serviceaftale på delaftale 1 og delaftale 3... 33 2.2.5 Kravspecifikation for serviceaftale på delaftale 2... 34 Kapitel 3 Kontraktudkast vedrørende delaftale 1 og 3... 37 3.1 Formål... 38 3.2 Definitioner... 38 3.3 Aftalegrundlag... 39 3.4 Kontraktens omfang... 39 3.5 Særligt vedrørende service- og vedligeholdelsesaftale... 40 3.5.1 Service- og vedligeholdelsesaftalen ophør... 40 3.5.2 Option på forlængelse af service- og vedligeholdelsesaftalen... 40 3.5.3 Leverandørens forpligtelser under service- og vedligeholdelsesaftalen... 41 3.5.4 Kommunens forpligtelser... 42 3.5.5 Prisregulering på service- og vedligeholdelsesaftalen... 43 3.5.6 Fakturering og betaling under service- og vedligeholdelsesaftalen... 44 3.6 Kontakt mellem Kommunen og Leverandøren... 44 3.7 Samarbejde... 44 3.8 Leveringsbetingelser... 44 3.9 Priser... 45 3.10 Elektronisk fakturering... 45 3.11 Betaling... 47 3.12 Kvalitetssikring... 47 3.13 Garanti... 47 3.14 Erstatning og produktansvar... 48 3.15 Produkt-, person- og erhvervsansvarsforsikring... 48 3.16 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser... 48 3
3.17 Forsinkelser... 49 3.17.1 Leverandørens forsinkelse... 49 3.17.2 Kommunens forsinkelse... 49 3.18 Misligholdelse... 50 3.18.1 Reklamation og varsel... 50 3.18.2 Forholdsmæssigt afslag... 50 3.19 Varighed og ophør af kontrakten (ophævelse og opsigelse)... 51 3.19.1 Loyalitetsforpligtelser ved ophævelse... 51 3.19.2 Opsigelsesadgang... 51 3.20 Konkurs... 52 3.21 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure... 52 3.22 Lovvalg og værneting... 53 3.23 Tredjemands rettigheder... 53 3.24 Tavshedspligt, aktindsigt, reference og markedsføring... 53 3.25 Offentlige påbud... 54 3.26 Miljø... 54 3.27 Etik og socialt ansvar... 54 3.28 Aftaleændringer... 55 3.29 Underskrift... 56 Kapitel 4. Leasingkontrakt delaftale 2 (operationel leasing)... 57 4.1 Leasingkontraktens formål... 57 4.2 Aftalegrundlag... 57 4.3 De leasede aktiver... 59 4.4 Leasingperiode... 59 4.5 Leasingydelse... 60 4.6 Brugsret... 60 4.7 Betaling og fakturering... 60 4.8 Drift og vedligehold - operationelle ydelser... 61 4.9. Ansvar... 64 4.10 Forsikring... 64 4.11 Aflevering... 64 4.12 Ejendomsret... 66 4.13 Forholdet til offentlige myndigheder... 66 4
4.14 Forsinkelse... 66 4.15 Leasinggivers forsinkelses- og mangelsansvar... 67 4.16 Misligholdelse... 67 4.17 Opgørelse ved leasingaktivernes undergang... 68 4.18 Opsigelse... 68 4.19 Fortrolighed... 69 4.20 Overdragelse... 69 4.21 Lovvalg og værneting... 69 4.22 Kontrakteksemplarer... 69 4.23 Kontaktpersoner... 70 4.24 Underskrifter... 70 Bilag: Kopi af gyldige forsikringspolicer 5
Kapitel 1 Udbudsbetingelser 1.1 Indledning Dette udbud vedrører Norddjurs Kommunes køb og leasing af ca. 50 nye biler. Derudover indbefatter udbuddet service- og vedligeholdelsesaftaler på biler omfattet af købsaftalerne. Udbuddet er opdelt i tre delaftaler. Delaftale 1. Personbiler på hvide/gule plader (diesel/benzin): køb af 32 stk. personbiler (hatchback/sedan) (diesel/benzin) hvoraf minimum 9 stk. skal være på hvide plader. option på 10 yderligere biler hvoraf minimum 2 stk. skal være på hvide plader. 48 måneders service- og vedligeholdelsesaftaler med option på 2 x 12 måneders forlængelse. Delaftale 2. Elbiler: operationel leasing af 14 stk. personbiler (hatchback/sedan) (el) på hvide plader i 24 måneder option på 14 yderligere biler option på 12 måneders forlængelse. Delaftale 3. 4x4: køb af 4 stk. personbiler på hvide plader (diesel/benzin) 4x4 option på 3 yderligere biler 48 måneders service- og vedligeholdelsesaftaler med option på 2 x 12 måneders forlængelse. Tilbudsgiver kan enten byde på én, flere eller alle delaftaler. Tilbudsgiver kan endvidere ved tilbud på den enkelte delaftale tilbyde flere forskellige biler. For hver bil, der tilbydes, skal der udfyldes en særskilt tilbudsliste. Udbudsproceduren er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter. 6
1.2 Ordregiver Norddjurs Kommune Torvet 3, 8500 Grenna Herefter kaldet Ordregiver Alle henvendelser til Ordregiver forud for afgivelse af tilbud skal rettes pr. e-mail til: Norddjurs Kommune Velfærdssekretariatet Att: Jacob Petersen E-mail: jdp@norddjurs.dk 1.3 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15/06/2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer, og senest nr. 895 af 17/08/2011. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud. 1.4 Udbuddets omfang Udbuddet består af 3 selvstændige delaftaler inden for følgende biltyper: Delaftale 1. Personbiler på hvide/gule plader (benzin/diesel): 1.1 Køb af 32 stk. personbiler (hatchback/sedan) (diesel/benzin) hvoraf minimum 9 stk. skal være på hvide plader. Årligt kørselsbehov ca. 35.000 km. Option på køb af yderligere 10 biler hvoraf minimum 2 stk. skal være på hvide plader. 7
De tilbudte biler skal være drevet af den samme type brændstof, dvs., at bilerne enten skal tilbydes som benzindrevne biler eller som dieseldrevne biler. 1.2 48 måneders service- og vedligeholdelsesaftale. Option på 2 x 12 måneders forlængelse. Delaftale 2. Elbiler: 2.1 Operationel leasing af 14 stk. personbiler (hatchback/sedan) (el) på hvide plader i 24 måneder. Årligt kørselsbehov ca. 35.000 km. Option på leasing af yderligere 14 biler. Option på 12 måneders forlængelse. Delaftale 3. 4x4: 3.1 Køb af 4 stk. personbiler på hvide plader (diesel/benzin) 4x4. Option på køb af yderligere 3 biler. De tilbudte biler skal være drevet af den samme type brændstof, dvs., at bilerne enten skal tilbydes som benzindrevne biler eller som dieseldrevne biler. 3.2 48 måneders service- og vedligeholdelsesaftale. Option på 2 x 12 måneders forlængelse. Der vil blive indgået aftale med 1 leverandør for hver delaftale. Der kan afgives tilbud på én, flere eller alle delaftaler. Det samlede udbudsmateriale indeholder en række mindstekrav, som skal være opfyldt ved tilbudsafgivelsen. Kravspecifikationerne for de af udbuddet omfattede biler fremgår af Kapitel 2 Kravspecifikationer. Bilerne leveres efter nærmere aftale på et opstartsmøde, dog skal samtlige biler være leveret senest den 31. december 2015. 8
Aftalerne skal indgås på grundlag af de kontraktudkast, der findes i kapitel 3 og 4. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer, herunder over for ordregivers kontraktudkast. 1.4.1 Brugergruppe Ordregiver har i forbindelse med udbuddet sammensat en brugergruppe, som består af udvalgte medarbejdere samt arbejdsmiljørepræsentanter fra Norddjurs Kommunes hjemmepleje, som skal vurdere de udbudte biler på underkriteriet Kvalitet. 1.5 Udbudsmaterialets dokumenter og formkrav Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Hoveddokumenter: Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser Kapitel 2 Kravspecifikationer Kapitel 3 Kontraktudkast for delaftale 1 og 3 Kapitel 4 Kontraktudkast for delaftale 2. Bilag: Bilag 1 Tro- og loveerklæring Bilag 2 Nøgletalsformular Bilag 3 Tilbudsgivers præsentation af virksomheden Bilag 4 Tilbudsliste Bilag 5 Designmanual vedrørende logo Bilag 6 Vurderingsskema ved afprøvning af nye tjenestebiler Bilag 7 Oversigt over nuværende flåde. Tilbudsgiver opfordres til at være særlig opmærksom på, at tilbudsgiver har fået adgang til det fulde ovenstående materiale. 9
De vedlagte tilbudslister skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Der må ikke ændres i tilbudslistens format, tekst, opsætning, indsatte linjer og/eller søjler, skriftstørrelser, skriftfarver el. lign. Bilagene skal udfyldes i overensstemmelse med bilagenes tekst og vil udgøre en del af tilbuddet. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at bilagene er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i den endelige tilbudsvurdering. Tilbudsgiver opfordres til at få afklaret eventuelle uklarheder omkring udbudsmaterialet inkl. de tilhørende bilag jf. nærmere nedenfor ad pkt. 1.7. 1.5.1 Kontrakt inkl. service- og vedligeholdelsesaftale En del af udbudsmaterialet er udkast til de kontrakter, som vil blive anvendt ved indgåelse af aftale med den vindende tilbudsgiver. I kontraktudkastene er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af kontrakterne, herunder bl.a. levering, betaling, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Når kontrakterne skal indgås, vil de blive suppleret med konkrete oplysninger, herunder tilbudspriser. Kontraktudkastene vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for kontraktudkastenes vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. Delaftale 1 og delaftale 3 omfatter, jf. ovenfor ad pkt. 1.4, en service- og vedligeholdelsesaftale, der er indarbejdet i kontraktudkastene. Der er tale om en fast pris på service- og vedligeholdelsesaftalen under hensyntagen til nettoprisindekset, jf. Kapitel 3 kontrakten, pkt. 3.5. Service- og vedligeholdelsesaftalen træder i kraft ved kontraktunderskrivelse og løber herefter i 4 år med mulighed for forlængelse i 2 x 12 måneder. Delaftale 2 er en kontrakt om operationel leasing, og dette er i udkast vedlagt udbudsmaterialet i Kapitel 4. Løbetiden for denne kontrakt er 2 år med mulighed for forlængelse i 12 måneder. Der gælder ikke på denne kontrakt nogen særskilt service- og vedligeholdelsesaftale, idet denne er en del af den operationelle leasing. 10
1.6 Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Personen, der underskriver og afgiver tilbud ifølge udbudsmaterialet, skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. Særligt vedrørende konsortier Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal tilbuddet indeholde en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet samt bemyndigelse til en deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer af konsortiet ved sin underskrift. Tilbuddet skal desuden vedlægges de i udbudsbetingelsernes pkt. 1.8.1 (personlige forhold), pkt. 1.8.2 (økonomisk og finansiel kapacitet) og pkt. 1.8.3 (Teknisk kapacitet) krævede oplysninger for samtlige deltagere i konsortiet. Vedlægges de pågældende oplysninger ikke eller ikke fuldt ud for en konsortiedeltagers vedkommende, vil tilbuddet ikke blive betragtet som ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysningerne kan have indflydelse på tilbudsvurderingen. Særligt vedrørende anvendelse af underleverandører/underrådgivere Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør/underrådgiver) økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet, skal tilbuddet indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal tilbudsgiver endvidere vedlægge tilbuddet dokumentation for disse enheders forpligtigelse i så henseende i form af en underskrevet erklæring fra denne enhed, hvorefter enheden forpligter sig til at stille sine økonomiske og/eller tekniske kompetencer til rådighed for tilbudsgiveren i forbindelse med opgavens udførelse. Tilbuddet skal desuden vedlægges de i udbudsbetingelsernes pkt. 1.8.1 (personlige forhold), pkt. 1.8.2 (økonomisk og finansiel kapacitet) og pkt. 1.8.3 (teknisk kapacitet) krævede oplysninger for de 11
enheder, hvorpå tilbudsgiver støtte sine økonomiske og/eller tekniske kompetencer. Vedlægges de pågældende oplysninger ikke eller ikke fuldt ud for en underleverandør/underrådgivers vedkommende, vil tilbuddet ikke blive betragtet som ukonditionsmæssig, men den manglende vedlæggelse af oplysningerne kan have indflydelse på tilbudsvurderingen. Såfremt tilbudsgiver anvender underleverandører til opfyldelse af kontrakten, hæfter tilbudsgiver for opfyldelse af kontrakten i samme omfang, som hvis tilbudsgiver selv havde udført leverancen. 1.7 Kontakt indtil tilbudsafgivelse Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles skriftligt til: Norddjurs Kommune Velfærdssekratiatet Att: Jacob D. Petersen E-mail: jdp@norddjurs.dk Mundtlige henvendelser vil af hensyn til ordregivers forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige blive afvist. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymiseret form på Norddjurs Kommunes hjemmeside: www.norddjurs.dk. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad, der vil blive offentliggjort på Norddjurs Kommunes hjemmeside www.norddjurs.dk. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er 12
udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen kan ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. 1.8 Udvælgelseskriterier Ordregiver vil på baggrund af den nedenstående efterspurgte dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig retten til at indhente supplerende oplysninger og/eller dokumentation samt berigtige eventuelle formelle fejl i henhold til implementeringsbekendtgørelsens 12. 1.8.1 Personlige forhold Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet: Oplysninger om tilbudsgivers identitet, herunder anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse samt cvr-nummer. Udfyldt, dateret og underskrevet tro- og loveerklæring om i hvilke omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1. 1.8.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed: Regnskaber eller økonomiske nøgletal for virksomheden for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Herunder oplyses egenkapital, omsætning, balance og resultat for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en egenkapital på mindst DKK 500.000. Der vedlægges endvidere en erklæring udstedt af virksomhedens administrerende direktør, finansdirektør, økonomidirektør el. lignende kompetent og tegningsberettiget person, hvorved det oplyses om og i givet fald i hvilken udstrækning, der er sket væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden det seneste (offentliggjorte) regnskab. 13
Nøgletal oplyses som anført for de seneste 3 afsluttede regnskabsår og angives i bilag 2. Har en virksomhed eksisteret i mindre end 3 år, skal nøgletal oplyses for samtlige af virksomhedens tilgængelige regnskabsår. Nøgletallenes rigtighed skal bekræftes ved underskrift af ekstern revisor. Tilbuddet skal endvidere være vedlagt dokumentation for gældende, relevant erhvervsansvars- og produktforsikring. 1.8.3 Teknisk kapacitet Til dokumentation for tilbudsgivers tekniske kapacitet skal tilbudsgiver vedlægge en referenceliste omfattende sammenlignelige leverancer og serviceaftaler udført inden for de sidste 3 år. Ved sammenlignelige referencer forstås levering og servicering af et større antal biler. 1.9 Krav til tilbud 1.9.1 Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmaterialet. Oversættelse skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning og risiko og være Ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter anmodningen. Alle dokumenter skal være i pdf-format. Dog bør tilbudslisten både være i excel format og pdf format. 1.9.2 Modtagne tilbud Tilbud skal være Norddjurs Kommune i hænde senest den 14. juli 2015 kl. 12.00. Tilbuddet skal indleveres til: Norddjurs Kommune Velfærdssekratiatet Att.: Jacob Petersen, Må ikke poståbnes 14
Lokale 145 Torvet 3, Grenaa. Tilbud skal indleveres i: 1 underskrevet original 1 digitalt eksemplar på vedlagt USB-stik. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet. Oplysninger som alene fremgår af brochurer o. lign, vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal indeholde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser, herunder optioner, inkl. alle nødvendige biydelser. Tilbuddet skal opfylde samtlige mindstekrav i det samlede udbudsmateriale. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 1.9.3 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud, indtil endelig kontrakt er underskrevet dog maksimum 3 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. Hvis tilbudsfristen undervejs i udbuddet udskydes, udskydes vedståelsesfristen med et tilsvarende antal dage. 15
1.9.4 Afgivelse af flere tilbud Tilbudsgiver kan afgive tilbud på én, to eller alle tre delaftaler. Såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på flere delaftaler, kan tilbudsgiver ikke betinge accept af tilbud på én delaftale af, at ordregiver tillige accepterer tilbud på én/flere af de øvrige delaftaler. 1.9.5 Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 1.9.6 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikation eller kontraktudkastet har karakter af forbehold. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede tilbud før prisevalueringen. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Grundet konsekvenserne ved at tage forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret i udbudsprocessen ved at stille spørgsmål. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at beskrivelser i tilbud vil kunne konstateres som værende forbehold uagtet ordet forbehold ikke fremgår. Det afgørende er indholdet af beskrivelserne. 16
1.10 Tildeling Tildeling vil ske på baggrund af de indkomne tilbud. Tilbudsevalueringen foretages særskilt for hver delaftale og endvidere særskilt for hver af de tilbudte biler, såfremt tilbudsgiver har afgivet tilbud med flere biler på de enkelte delaftaler. 1.10.1 Tildelingskriterier Tildeling af kontrakt vil for hver delaftale ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt/procentsats: Delaftale 1 og 3 vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier: Underkriterium for delaftale 1 og 3 Vægtning i procent 1. Tilbudspris 50 pct. 2. Pris på optioner om forlængelse af service- og vedligeholdelsesaftale. 5 pct. 3. Kvalitet 25 pct. 4. Brændstofforbrug (baseret på placering i energiklassen) 20 pct. Underkriterierne 2, Pris på optioner om forlængelse af service- og vedligeholdelsesaftale, 3, Kvalitet, og 4, Brændstofforbrug, vurderes på samme måde på delaftale 1 og delaftale 3, og vurderingen heraf er nærmere beskrevet nedenfor ad. 2, ad. 3 og ad. 4. Underkriteriet 1, Tilbudspris, opgøres og vurderes derimod forskelligt på delaftale 1 og delaftale 3, hvilket ligeledes er beskrevet netop nedenfor. 17
Ad 1. Tilbudspris, 50 pct. Særligt for delaftale 1 Ved vurderingen af underkriteriet Tilbudspris, vil ordregiver lægge vægt på den samlede tilbudspris. Den samlede tilbudspris beregnes på baggrund af følgende oplysninger, der angives i tilbudslisten (bilag 4): Salgspris for 32 stk. biler inkl. afgifter og leveringsomkostninger men ekskl. moms 48 måneders service- og vedligeholdelsesaftale for både hvid- og gulpladebiler Option på køb af yderligere 10 biler Anhængertræk på 3 biler Samlet tilbagekøbspris på nuværende flåde ekskl. moms (45 biler). Tilbuddet skal angives i danske kroner ekskl. moms, men inklusiv alle øvrige udgifter, leveringsomkostninger og nummerplade. Liste over den nuværende flåde fremgår af bilag 7. Særligt for delaftale 3 Ved vurderingen af underkriteriet Tilbudspris, vil ordregiver lægge vægt på den samlede tilbudspris. Den samlede tilbudspris beregnes på baggrund af følgende oplysninger, der angives i tilbudslisten (bilag 4): Salgspris for 4 stk. biler inkl. afgifter og leveringsomkostninger men ekskl. moms 48 måneders service- og vedligeholdelsesaftale Option på køb af yderligere 3 biler. Tilbuddet skal angives i danske kroner ekskl. moms, men inklusiv alle øvrige udgifter, leveringsomkostninger og nummerplade. 18
Ad 2. Pris på optioner om forlængelse af service- og vedligeholdelsesaftale, 5 pct. Ved vurderingen af underkriteriet Pris på optioner om forlængelse af service- og vedligeholdelsesaftale, vil ordregiver lægge vægt på den samlede pris pr. bil for forlængelse af service- og vedligeholdelsesaftalen med 2x12 måneder, som den fremgår af tilbudslisten (bilag 4). Den vedlagte tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Ad 3. Kvalitet 25 pct. Vurderingen af underkriteriet Kvalitet foretages på baggrund af følgende delkriterier: - Testkørsel 90 % - Service 10 % Ad testkørsel Der vil blive gennemført en prøvekørsel af de biler, hvor tilbuddene fra tilbudsgiver findes at være konditionsmæssige. Konditionsmæssige tilbudsgivere skal derfor stille et eksemplar af de tilbudte biler til rådighed for brugergruppen fra den 11. august 2015, kl. 08:30 til og med 12. august 2015, kl. 15:00. Bilerne skal stilles til rådighed på følgende adresse: Tradium Ring Djursland AMU-Centervej 2 Kolind Bilerne, der leveres til prøvekørslen, skal svare til de tilbudte biler, jf. tilbudslisten. Såfremt bilen, der stilles til rådighed for prøvekørslen, afviger på noget punkt fra den tilbudte bil, skal tilbudsgiver i sit tilbud redegøre herfor, herunder hvilken betydning afvigelserne har for testen af bilen. Det bemærkes i denne forbindelse, at i det omfang bilen, der stilles til rådighed for testkørslen, afviger fra den tilbudte bil, kan dette få betydning for kvalitetsvurderingen, idet visse elementer i så fald potentielt ikke kan vurderes eller ikke kan vurderes i fuldt omfang. Såfremt dette er tilfældet, og bilen ikke kan testes for de tilbudte egenskaber, vil den kvalitetsmæssige vurdering af bilen altså i evalueringen kunne ansættes til 0 point. 19
Prøvekørslen skal ske uden omkostning for Ordregiver, og bilerne, der leveres til prøvekørslen, skal være tanket med minimum 20 liter brændstof. Testbilerne forudsættes tillige fuldt forsikret af tilbudsgiver, med maksimal selvrisiko på 5.000 kr. for Ordregiver. Ordregiver yder bidrag til tilbudsgiverne for gennemførelse af test af bilerne med kr. 1.000 pr. bil, der stilles til rådighed for testkørsel. Afprøvningen vil foregå på offentlig vej. Der vil blive foretaget en vurdering af samtlige de biler, som Leverandøren byder ind med.. Vurderingen, der foretages af brugergruppen, vil omfatte nedenstående forhold, der i øvrigt er uddybet i vurderingsskemaet, der er vedlagt udbudsmaterialet som bilag 6, hvortil der henvises. Ergonomi/Førerkomfort (33,3 pct.) o Ind- og udstigningsforhold o Førersæde komfort o Justering af førersæde o Justering af rat o På- og aftagning af sele o Pladsforhold ved førersæde o Udsyn. Funktionalitet (33,3 pct.) o Justering af spejle o Kabinestøj o Instrumentering og kontakter o Smidighed i gearskifte/kobling o Adgang til og indretning af varerum/bagagerum. Køreegenskaber (33,3 pct.) o Generelle køreegenskaber. Vurderingen vil blive foretaget af brugergruppen, jf. ovenfor ad pkt. 1.4.1. Hvert medlem af brugergruppen foretager sin egen vurdering, og den enkelte bils samlede score i forbindelse med afprøvningen, er et gennemsnit af brugergruppens vurderinger. 20
Ad Service Vurdering af delkriteriet Service foretages på baggrund af tilbudsgivers vedlagte præsentation af, hvordan værkstederne vil sikre et højt service- og kvalitetsniveau, herunder skal indgå en beskrivelse af følgende elementer: o Fleksibilitet i forbindelse med service, vedligehold og skader o Responstider ved hente- og bringeservice ved akutreparationer. Ved evalueringen af delkriteriet Service vil Ordregiver lægge vægt på en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med service, vedligehold og skader, herunder prioriteringen og hurtighed for udførelse af påkrævet service, vedligehold og reparation af skader samt på længden af responstiderne fra rekvirering af afhentning og udbringning. Ad 4. Brændstofforbrug 20 pct. Det vil blive vægtet positivt, hvis den tilbudte bil er klassificeret bedre end mindstekravet til energiklasse B jf. kravspecifikationen i kapitel 2. Kravet til energiklassen er baseret på Trafikstyrelsen energimærkning som angivet nedenfor opdateret den 1. september 2014. Det vil sige, at jo højere energiklasse jo flere point vil den enkelte bil score. Klasse Benzin km/l Diesel km/l A+++ Min. 34,3 Min. 38,6 A++ 25,2-34,2 28,1-38,5 A+ 20,0-25,1 22,5-28,0 A 18,2-19,9 20,5-22,4 B 15,4-18,1 17,3-20,4 21
Delaftale 2 vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier: Underkriterium for delaftale 2 Vægtning i procent 1. Tilbudspris 55 pct. 2. Pris på optioner om forlængelse af leasingperiode 5 pct. 3. Kvalitet 40 pct. Ad 1. Tilbudspris 55 pct. Ved vurderingen af underkriteriet Tilbudspris, vil ordregiver lægge vægt på følgende delkriterier: - Samlet tilbudspris 90 % - Kilometerpris for kilometer udover det estimerede kørselsomfang 10 % Den samlede tilbudspris beregnes på baggrund af følgende oplysninger, der angives i tilbudslisten (bilag 4): Leasingudgift for 14 biler i 24 måneder inkl. afgifter og eventuelle leveringsomkostninger men ekskl. moms Leasingudgift i 24 måneder ved option på leasing af yderligere 14 biler. Tilbuddet skal angives i danske kroner ekskl. moms, men inklusiv alle øvrige udgifter, leveringsomkostninger og nummerplade. Ad 2. Pris på optioner om forlængelse af leasingperiode 5 pct. Ved vurderingen af underkriteriet Pris på optioner om forlængelse af leasingperioden, vil ordregiver lægge vægt på den samlede pris for 28 biler for forlængelse af leasingperioden med 1x12 måneder, som den fremgår af tilbudslisten (bilag 4). Den vedlagte tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 22
Ad 3. Kvalitet 40 pct. Vurderingen af underkriteriet Kvalitet foretages på baggrund af følgende delkriterier: - Testkørsel 90 % - Service 10 % Ad testkørsel Der vil blive gennemført en prøvekørsel af de biler, hvor tilbuddene fra tilbudsgiver findes at være konditionsmæssige. Konditionsmæssige tilbudsgivere skal derfor stille et eksemplar af de tilbudte biler til rådighed for brugergruppen fra den 11. august 2015, kl. 08:30 til og med 12. august 2015, kl. 15:00. Bilerne skal stilles til rådighed på følgende adresse: Tradium Ring Djursland AMU-Centervej 2 Kolind Bilerne, der leveres til prøvekørslen, skal svare til de tilbudte biler, jf. tilbudslisten. Såfremt bilen, der stilles til rådighed for prøvekørslen, afviger på noget punkt fra den tilbudte bil, skal tilbudsgiver i sit tilbud redegøre herfor, herunder hvilken betydning afvigelserne har for testen af bilen. Det bemærkes i denne forbindelse, at i det omfang bilen, der stilles til rådighed for testkørslen, afviger fra den tilbudte bil, kan dette få betydning for kvalitetsvurderingen, idet visse elementer i så fald potentielt ikke kan vurderes eller ikke kan vurderes i fuldt omfang. Såfremt dette er tilfældet, og bilen ikke kan testes for de tilbudte egenskaber, vil den kvalitetsmæssige vurdering af bilen altså i evalueringen kunne ansættes til 0 point. Prøvekørslen skal ske uden omkostning for Ordregiver, og bilerne, der leveres til prøvekørslen, skal være tanket med minimum 20 liter brændstof. Testbilerne forudsættes tillige fuldt forsikret af tilbudsgiver, med maksimal selvrisiko på 5.000 kr. for Ordregiver. Ordregiver yder bidrag til tilbudsgiverne for gennemførelse af test af bilerne med kr. 1.000 pr. bil, der stilles til rådighed for testkørsel. Afprøvningen vil foregå på offentlig vej. 23
Der vil blive foretaget en vurdering af samtlige af de biler som Leverandøren byder ind med. Vurderingen, der foretages af brugergruppen, vil omfatte nedenstående forhold, der i øvrigt er uddybet i vurderingsskemaet, der er vedlagt udbudsmaterialet som bilag 6, hvortil der henvises. Ergonomi/Førerkomfort (33,3 pct.) o Ind- og udstigningsforhold o Førersæde komfort o Justering af førersæde o Justering af rat o På- og aftagning af sele o Pladsforhold ved førersæde o Udsyn. Funktionalitet (33,3 pct.) o Justering af spejle o Kabinestøj o Instrumentering og kontakter o Smidighed i gearskifte/kobling o Adgang til og indretning af varerum/bagagerum. Køreegenskaber (33,3 pct.) o Generelle køreegenskaber. Vurderingen vil blive foretaget af brugergruppen, jf. ovenfor ad pkt. 1.4.1. Hvert medlem af brugergruppen foretager sin egen vurdering, og den enkelte bils samlede score i forbindelse med afprøvningen, er et gennemsnit af brugergruppens vurderinger. Ad Service Vurdering af delkriteriet Service foretages på baggrund af tilbudsgivers vedlagte præsentation af, hvordan værkstederne vil sikre et højt service- og kvalitetsniveau, herunder skal indgå en beskrivelse af følgende elementer: o Fleksibilitet i forbindelse med service, vedligehold og skader 24
o Responstider ved hente- og bringeservice ved akutreparationer. Ved evalueringen af delkriteriet Service vil Ordregiver lægge vægt på en høj grad af fleksibilitet i forbindelse med service, vedligehold og skader, herunder prioriteringen og hurtighed for udførelse af påkrævet service, vedligehold og reparation af skader samt på længden af responstiderne fra rekvirering af afhentning og udbringning. 1.11 Tildelingsbeslutning 1.11.1 Gennemgang af de indkomne tilbud Tilbuddene vil blive vurderet af en arbejdsgruppe bestående af både faglige og udbudsjuridiske medarbejdere. De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af om hvert tilbud indeholder de krævede oplysninger. Tilbud, som ikke indeholder de krævede oplysninger vil kunne blive vurderet ukonditionsmæssigt og vil dermed ikke blive taget i betragtning Ordregiver vil herefter vurdere, hvorvidt tilbudsgiverne opfylder kravene til personlige forhold og teknisk kapacitet samt mindstekravene til økonomisk formåen. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, er ordregiver i henhold til gældende udbudsret forpligtet til at afvise tilbuddet. Dernæst vil ordregiver gennemgå tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige elementer i udbudsmaterialet eller forbehold, der ikke kan prissættes. Såfremt der er taget forbehold for grundlæggende eller ufravigelige elementer i udbudsmaterialet vil tilbuddet blive afvist og dermed ikke blive taget i betragtning. Når vurderingen om tilbuddenes konditionsmæssighed er gennemført, vil tilbuddene blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet med tilhørende under- og delkriterier. 1.11.2 Tildelingsbeslutning og endelig underskrift Efter endt evaluering vil samtlige berørte tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilke beslutninger Ordregiver har truffet. 25
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå aftale med tilbudsgiver, men alene underretning om, at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der er imidlertid ikke indgået nogen kontrakt eller afgivet noget bindende løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet ubetinget af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutning vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen, jf. afsnit 1.9.3, indtil endelig kontrakt er indgået. 1.12 Afslutning af procedure Tilbudsgiverne skal ikke anse udbudsprocessen for afsluttet, førend en eventuel kontrakt er endeligt og ubetinget underskrevet af ordregiver og den vindende tilbudsgiver, og ordregiver reserverer retten til at afslutte udbudsprocessen uden tildeling af kontrakt under gyldig hensyntagen til de gældende regler og principper herfor. 1.13 Fortrolighed Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af regler om adgang til aktindsigt. Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Såfremt der er oplysninger i tilbuddet, som tilbudsgiver anser for at udgøre konkurrencefølsomme oplysninger, som kan undtages ved anmodning om aktindsigt i henhold til gældende lovgivning om aktindsigt og offentlighed i forvaltningen, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i forbindelse med indgivelse af sit tilbud. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at aktindsigt kan omfatte bl.a. den samlede pris, som tilbudsgiver byder ind med. 26
Ordregiver er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af kommunens interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Ordregiver vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte bistå Ordregiver med at udføre opgaver under udbuddet, over for Ordregiver, påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 1.14 Tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan. Aktivitet Datoer Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse 2. juni 2015 Spørgsmål og svarperiode 2. juni 2015-7. juli 2015, kl. 12:00 Tilbudsfrist 14. juli 2015, kl. 12:00 Evaluering af indkomne tilbud 14. juli 2015 17. august 2015 Prøvekørsel og test 11.-12. august 2015 Hensigtserklæring (offentliggørelse af hvem Norddjurs Kommune forventer at indgå aftale med) 17. august 2015 10 dages standstill 17. august 2015 27. august 2015 Underskrivelse af kontrakt fra den: 28. august 2015 Opstartsmøde Uge 36 Frist for levering af køretøjer senest den: 31. december 2015 27
Kapitel 2 - Kravspecifikationer 2.1 Indledning Nærværende kravspecifikation beskriver Ordregivers krav til tilbudsgivers ydelser. Opmærksomheden henledes på, at et mindstekrav er et krav, der skal opfyldes af tilbudsgiver, for at dennes tilbud kan tages i betragtning. 2.2 Kravspecifikation for delaftale 1, 2 og 3 2.2.1 Mindstekrav for delaftale 1 MK 1 Køretøjet skal være godkendt i MK 25 Logo jf. bilag 5 henhold til Færdselsloven (lovbekendtgørelse nr. 1.386 af 11. december 2013) til færdsel på vej. MK 2 Totalvægt må maksimalt være på MK 26 4/5 døre 3.500 kg. MK 3 Advarselstrekant MK 27 Midterkonsol med minimum 1 drikkevareholder MK 4 Aircondition eller klimaanlæg MK 28 ABS-bremser MK 5 Automatisk slukning af lys/radio MK 29 Visker- og vaskeanordning på bagruden (ved afbrudt tænding) MK 6 Bagrude med el-opvarmning MK 30 El-betjente ruder i fordørene MK 7 Bagsæderyglæn delbart og nedfældeligt MK 31 3- punkts sikkerhedssele, der kan højdejusteres, samt selestrammer MK 8 El-opvarmelige sidespejle MK 32 El-betjente sidespejle MK 9 Fjernbetjent centrallås med to sæt MK 33 Elektronisk stabiliseringssystem nøgler (der begge er fjernbetjente) MK 10 Højderegulerbart førersæde MK 34 2 frontairbags (fører- og passager) MK 11 Komplet sæt måtter for, bag og bagagerum til sommer og vinterbrug MK 35 Komplet sæt sommerdæk og vinterdæk på alu- eller stålfælge 28
MK 12 Lys i bagagerummet MK 36 Kortlys i kabinen MK 13 Minimum 4 stjerner i Euro NCAPtest MK 37 Multijusterbart rat (op/ned, frem/tilbage) MK 14 Nakkestøtte med højdejustering MK 38 Køretøjet skal have en bagagerumsvolumen på mindst 250 liter (VDA) MK 15 Radio MK 39 2 sideairbags MK 16 Regulerbart ryglæn på begge MK 40 Reminder til sikkerhedsseler forsæder MK 17 Servostyring MK 41 Minimum 1 stk. 12 volts stikdåse MK 18 Startspærre, elektronisk MK 42 Handskerum med klap MK 19 Telefonholder til telefon MK 43 Permanent kørelys for og bag MK 20 Tågebaglygte MK 44 Gardinairbags eller kombineret hoved- og sideairbags MK 21 Varme i begge forsæder MK 45 Ur MK 22 Varmedæmpende ruder (Dvs. tonede ruder) MK 46 Minimum at opfylde kravene til energiklasse B MK 23 Farve: Sølvgrå MK 47 Anhængertræk MK 24 Bluetooth 2.2.2 Mindstekrav for delaftale 2 MK 1 Køretøjet skal være godkendt i MK 29 Logo jf. bilag 5 henhold til Færdselsloven (lovbekendtgørelse nr. 1.386 af 11. december 2013) til færdsel på vej. MK 2 Totalvægt må maksimalt være på MK 30 4/5 døre 3.500 kg. MK 3 Advarselstrekant MK 31 Midterkonsol med minimum 1 drikkevareholder MK 4 Aircondition eller klimaanlæg MK 32 ABS-bremser 29
MK 5 Automatisk slukning af lys/radio MK 33 Visker- og vaskeanordning på bagruden (ved afbrudt tænding) MK 6 Bagrude med el-opvarmning MK 34 El-betjente ruder i fordørene MK 7 Bagsæderyglæn delbart og nedfældeligt MK 35 3- punkts sikkerhedssele med selestrammer MK 8 El-opvarmelige sidespejle MK 36 El-betjente sidespejle MK 9 Fjernbetjent centrallås med to sæt MK 37 Elektronisk stabiliseringssystem nøgler (der begge er fjernbetjente) MK 10 Højderegulerbart førersæde MK 38 2 frontairbags (fører- og passager) MK 11 Komplet sæt måtter for, bag og bagagerum til sommer og vinterbrug MK 39 Komplet sæt sommerdæk og vinterdæk på alu- eller stålfælge MK 12 Lys i bagagerummet MK 40 Kortlys i kabinen MK 13 Minimum 4 stjerner i Euro NCAPtest MK 41 Justerbart rat (op/ned) MK 14 Nakkestøtte MK 42 Køretøjet skal have en bagagerumsvolumen på mindst 250 liter (VDA) MK 15 Radio MK 43 2 sideairbags MK 16 Regulerbart ryglæn på begge MK 44 Reminder til sikkerhedsseler forsæder MK 17 Servostyring MK 45 Minimum 1 stk. 12 volts stikdåse MK 18 Startspærre, elektronisk MK 46 Handskerum med klap MK 19 Telefonholder til telefon MK 47 Permanent kørelys for og bag MK 20 Tågebaglygte MK 48 Gardinairbags eller kombineret hoved- og sideairbags MK 21 Varme i begge forsæder MK 49 Ur MK 22 Varmedæmpende ruder (Dvs. tonede MK 50 Køretøjet skal være 100 pct. eldrevet ruder) MK 23 Farve: Sølvgrå MK 51 Køretøjet skal kunne oplades med minimum 3,6 kw. MK 24 Ejerskab på batteri skal følge MK 52 Køretøjet skal enten kunne hurtiglade med 30
køretøjet 3 faset vekselstrøm (AC) eller med jævnstrømsfunktion (DC) MK 25 Køretøjets varme/kølesystem skal MK 53 Køretøjet skal leveres med et ladestik, der kunne aktiveres når ladekabel er i laderenden passer til: tilsluttet uden at der tænding på Type 2 køretøjet Combo 2 CHAdeMO J-1772 Og i bilenden passer til køretøjets stiktype. Køretøjets ladekabel, skal kunne klare det maksimale strømtræk for den pågældende elbilmodel. Der skal leveres et standardkabel og/eller et kabel der gør hurtig ladning mulig. Kablerne skal passe til den enkelte bil. MK 26 Køretøjets batteripakke skal leveres med minimum 5 års eller minimum 100.000 km garanti og kan opretholde 70 pct. af batteriets oprindelige kapacitet MK 27 Køretøjet skal leveres med lader til almindelig 230 volts stikkontakt. MK 28 Bluetooth 2.2.3 Mindstekrav for delaftale 3 MK 1 Køretøjet skal være godkendt i MK 26 Logo jf. bilag 5 henhold til Færdselsloven (lovbekendtgørelse nr. 1.386 af 11. december 2013) til færdsel på vej. MK 2 Totalvægt må maksimalt være på MK 27 4/5 døre 31
3.500 kg. MK 3 Advarselstrekant MK 28 Midterkonsol med minimum 1 drikkevareholder MK 4 Aircondition eller klimaanlæg MK 29 ABS-bremser MK 5 Automatisk slukning af lys/radio MK 30 Visker- og vaskeanordning på bagruden (ved afbrudt tænding) MK 6 Bagrude med el-opvarmning MK 31 El-betjente ruder i fordørene MK 7 Bagsæderyglæn delbart og nedfældeligt MK 32 3- punkts sikkerhedssele der kan højdejusteres samt selestrammer MK 8 El-opvarmelige sidespejle MK 33 El-betjente sidespejle MK 9 Fjernbetjent centrallås med to sæt MK 34 Elektronisk stabiliseringssystem nøgler (der begge er fjernbetjente) MK 10 Højderegulerbart førersæde MK 35 2 frontairbags (fører- og passager) MK 11 Komplet sæt måtter for, bag og bagagerum til sommer og vinterbrug MK 36 Komplet sæt sommerdæk og vinterdæk på alu- eller stålfælge MK 12 Lys i bagagerummet MK 37 Kortlys i kabinen MK 13 Minimum 4 stjerner i Euro NCAPtest MK 38 Multijusterbart rat (op/ned, frem/tilbage) MK 14 Nakkestøtte med højdejustering MK 39 Køretøjet skal have en bagagerumsvolumen på mindst 250 liter (VDA) MK 15 Radio MK 40 2 sideairbags MK 16 Regulerbart ryglæn på begge MK 41 Reminder til sikkerhedsseler forsæder MK 17 Servostyring MK 42 Minimum 1 stk. 12 volts stikdåse MK 18 Startspærre, elektronisk MK 43 Handskerum med klap MK 19 Telefonholder til telefon MK 44 Permanent kørelys for og bag MK 20 Tågebaglygte MK 45 Gardinairbags eller kombineret hoved- og sideairbags MK 21 Varme i begge forsæder MK 46 Ur MK 22 Varmedæmpende ruder (Dvs. tonede MK 47 Minimum at opfylde kravene til 32
MK 23 MK 24 MK 25 ruder) Farve: Sølvgrå Bluetooth Elektronisk differentialespærring energiklasse B 2.2.4 Kravspecifikation for serviceaftale på delaftale 1 og delaftale 3 Det påhviler leverandøren at udføre følgende serviceydelser på køretøjer og udstyr, som er monteret ved levering: Alle vedligeholdelses- og reparationsarbejder, som er nødvendige for at holde bilen i god driftsklar stand under forudsætning af normal brug i bl.a. hjemmeplejen, herunder forudsat at Ordregiver følger de normale og sædvanlige vedligeholdelsesrutiner, som er anført i instruktionsbogen. Servicering af bilen i henhold til instruktionsbogens serviceprogram. Servicering skal udføres således, at fabriksgaranti på bilen opretholdes. Reparationer som følge af normal drift og slidtage inkl. reservedele. Rettelse af akut opståede fejl. De servicerede biler skal til enhver tid overholde gældende lovgivning på de relevante områder, herunder krav til sikkerhed og udstyr på og i bilerne. Alt udstyr og alle komponenter i de servicerede biler skal altid være funktionsdygtige. Almindelig løbende udskiftning af dæk på grund af slitage, herunder ombytning af sommer- /vinterdæk (typisk i perioden 01/11 31/3) og opbevaring af dæk. Ved indgåelse af serviceaftale medfølger både sommer- og vinterdæk, samt sommermåtter og vintermåtter til bilerne. Udskiftning af dæk skal ske uden omkostninger for Ordregiver i hele serviceaftalens løbetid. Service skal indeholde reservedele og timeløn. Serviceeftersyn skal som hovedregel maksimalt udgøre én normal arbejdsdag og skal finde sted, når Ordregiver kan undvære bilerne. 33
Leverandøren skal i følgende tilfælde uden ekstraomkostninger for Ordregiver stille erstatningsbiler, efter behov, til rådighed for Ordregiver på følgende adresser: o Torvet 3, Grenaa o Sygehusvej 12, Grenaa o Valmuevej 2, Glesborg o Kirkestien 1, Allingåbro o Halvej 3, Allingåbro. Ved service, vedligehold og reparationer, der er omfattet af nærværende serviceaftale, samt ved garantireparationer. Ved afhentning af bilen i tilfælde af driftsstop, de er opstået inden for Norddjurs Kommune, som ikke kan tilregnes Kommunen. Det er ikke et krav, at erstatningsbilerne er af samme klasse/type/størrelse og monteret med det samme ekstraudstyr, der er omfattet af denne aftale. Dog skal disse erstatningsbiler være monteret med henholdsvis vinter- eller sommerdæk afhængig af årstiden. Erstatningsbilerne skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning og skal bl.a. være lovligt indregistreret samt forsikret. Ordregiver vil alene kunne blive ansvarlig for en selvrisiko på 5.000 kr. pr skade. Det påhviler ikke leverandøren at udføre følgende: Daglige, sædvanlige og normale driftsrutiner som i henhold til instruktionsbogen påhviler Ordregiver. F.eks. påfyldning af sprinklervæske, kontrol af og påfyldning af olie samt kontrol og påfyldning af lufttryk etc. Brændstofpåfyldning Udbedring af skader fremkommet ved uheld, hærværk og brand. 2.2.5 Kravspecifikation for serviceaftale på delaftale 2 Det påhviler leverandøren at udføre følgende serviceydelser på køretøjer og udstyr, som er monteret ved levering: 34
Alle vedligeholdelses- og reparationsarbejder, som er nødvendige for at holde bilen i god driftsklar stand under forudsætning af normal brug i bl.a. hjemmeplejen, herunder forudsat at Ordregiver følger de normale og sædvanlige vedligeholdelsesrutiner, som er anført i instruktionsbogen. Servicering af bilen i henhold til instruktionsbogens serviceprogram. Servicering skal udføres således, at fabriksgaranti på bilen opretholdes. Reparationer som følge af normal drift og slidtage inkl. reservedele. Rettelse af akut opståede fejl. De servicerede biler skal til enhver tid overholde gældende lovgivning på de relevante områder, herunder krav til sikkerhed og udstyr på og i bilerne. Alt udstyr og alle komponenter i de servicerede biler skal altid være funktionsdygtige. Almindelig løbende udskiftning af dæk på grund af slitage, herunder ombytning af sommer- /vinterdæk (typisk i perioden 01/11 31/3) og opbevaring af dæk. Ved indgåelse af serviceaftale medfølger både sommer- og vinterdæk, samt sommermåtter og vintermåtter til bilerne. Udskiftning af dæk skal ske uden omkostninger for Ordregiver i hele serviceaftalens løbetid. Service skal indeholde reservedele og timeløn. Batteripakken på El-biler skal være dækket af serviceaftalen. Udskiftning til nye batterier skal være dækket af serviceaftalen. Serviceeftersyn skal som hovedregel maksimalt udgøre én normal arbejdsdag og skal finde sted, når Ordregiver kan undvære bilerne. Leverandøren skal i følgende tilfælde uden ekstraomkostninger for Ordregiver stille erstatningsbiler, efter behov, til rådighed for Ordregiver på følgende adresser: o Torvet 3, Grenaa o Sygehusvej 12, Grenaa o Valmuevej 2, Glesborg o Kirkestien 1, Allingåbro o Halvej 3, Allingåbro. 35
Ved service, vedligehold og reparationer, der er omfattet af nærværende serviceaftale, samt ved garantireparationer. Ved afhentning af bilen i tilfælde af driftsstop, de er opstået inden for Norddjurs Kommune, som ikke kan tilregnes Kommunen. Det er ikke et krav, at erstatningsbilerne er af samme klasse/type/størrelse og monteret med det samme ekstraudstyr, der er omfattet af denne aftale. Dog skal disse erstatningsbiler være monteret med henholdsvis vinter- eller sommerdæk afhængig af årstiden. Erstatningsbilerne skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning og skal bl.a. være lovligt indregistreret samt forsikret. Ordregiver vil alene kunne blive ansvarlig for en selvrisiko på 5.000 kr. pr skade. Det påhviler ikke leverandøren at udføre følgende: Daglige, sædvanlige og normale driftsrutiner som i henhold til instruktionsbogen påhviler Ordregiver. F.eks. påfyldning af sprinklervæske, kontrol af og påfyldning af olie samt kontrol og påfyldning af lufttryk etc. Brændstofpåfyldning Udbedring af skader fremkommet ved uheld, hærværk og brand. 36