Retningslinjer for arbejdet med tryghed og forebyggelse i Orion

Bo- og rehabiliteringstilbuddet Orion, Den Sociale Virksomhed, Region Hovedstaden Retningslinjer for arbejdet med tryghed og forebyggelse i Orion For et trygt og godt leve- og arbejdsmiljø 02-06-2016

Indhold 1. Baggrund og ramme... 2 1.1. Formål og målgruppe... 2 1.2. Den lokale arbejdsmiljøorganisation og dens opgaver vedr. tryghed og forebyggelse... 3 1.3. Rammen for arbejdet med tryghed og forebyggelse i Orion: Forebyggelse i centrum... 3 2. Primær forebyggelse: Det gode samarbejde, målrettet uddannelse og klare retningslinjer... 4 2.1. Tryghedsplaner... 4 2.2. Vidensdeling og uddannelse... 5 2.3. Handleplan Primær forebyggelse... 6 3. Sekundær forebyggelse: Handlemuligheder og mindst mulig magt... 7 3.1. Handleplan- Sekundær forebyggelse... 7 4. Tertiær forebyggelse: Støtte efter voldsomme episoder og systematisk dokumentation og læring... 8 4.1. Handleplan- Tertiær forebyggelse... 8 5. Politianmeldelse af lovovertrædelser og samarbejde med politiet... 11 5.1. Handleplan- Politianmeldelse og samarbejde med politiet... 11 5.2. Særlige opmærksomhedspunkter vedr. beboere med dom til behandling... 12 6. Kvalitetsovervågning og evaluering... 12 7. Vejviser til registreringsskemaer... 13 1

1. Baggrund og ramme Revideret i maj 2016 til godkendelse i LMU i juni 2016. Dokumentet skal løbende revideres ved behov og min. hvert 2. år. Retningslinjerne præsenteres for nye medarbejdere som led i introduktionen og gennemgås min. en gang årligt på de fælles personalemøder, så alle medarbejdere i Orion hele tiden er bekendt med dem. Hvad er forebyggelse? De vigtigste elementer i en forebyggende indsats er indflydelse, fokus på kommunikation, relationer og refleksion. Det starter i hverdagen og arbejdet med den individuelle plan og tryghedsplanen. Retningslinjerne samler Orions lokale tilføjelser og handleplaner til vejledningerne Overgreb mod personale, forebyggelse, identifikation og håndtering af (Den Sociale Virksomhed 2016), Overgreb mod borger, identifikation og håndtering af (Den Sociale Virksomhed 2016), Personlige tryghedsplaner (risikovurdering) (Den Sociale Virksomhed 2015) Magtanvendelse voksne med nedsat psykisk funktionsevne (Den Sociale Virksomhed 2015). Dokumenterne kan findes på Region Hovedstadens VIP. Retningslinjerne beskriver også de overordnede rammer for introduktion og kompetenceudvikling i forbindelse med tryghed og forebyggelse. Retningslinjerne erstatter Orions Sikkerhedspolitik (Orion 2010), Handleplan for vold eller trusler om vold (Orion 2011), Handleplan ved kollegial førstehjælp (Orion 2011), Konfliktløsningsmodel (Orion 2011), Retningslinjer for retssager vidne (Orion 2011), Politianmeldelse af ulovlige stoffer (Orion 2013). 1.1. Formål og målgruppe Det overordnede formål for arbejdet med tryghed og forebyggelse i Orion er, at sikre et trygt og godt leve- og arbejdsmiljø for alle beboere og medarbejdere. Dette fordrer dels klare retningslinjer for, hvordan vi håndterer vold og trusler, når det opstår, samt for hvordan vi løbende arbejder med at forebygge og reducere forekomsten af vold og trusler både mod medarbejdere og beboere. Videreførelsen af Orions tradition for at have et trygt og godt leve- og arbejdsmiljø i fokus, er et af 4 prioriterede indsatsområder i Orions strategi. Hvad er vold? En definition Vold kommer til udtryk i form af såvel fysisk som psykisk vold, der indebærer en direkte eller indirekte trussel mod sikkerhed og sundhed. Det indbefatter både medarbejdere, som direkte bliver udsat for vold og medarbejdere der er vidne til sådanne overgreb. (Arbejdstilsynet). Målet for nærværende retningslinjer og de konkrete handleplaner, som indgår heri, er at være et tilgængeligt og overskueligt redskab for medarbejderne, der tydeliggør den røde tråd i den måde vi arbejder med tryghed og forebyggelse på i Orion samt hvordan medarbejdere forventes at handle i forhold til tryghed og forebyggelse. Retningslinjerne beskriver Den lokale arbejdsmiljøorganisation og dens opgaver vedr. tryghed og forebyggelse. Den overordnede ramme for arbejdet med tryghed og forebyggelse i Orion. 2

Rammen for arbejdet med primær forebyggelse (herunder konkrete handleplaner). Rammen for arbejdet med sekundær forebyggelse (herunder konkrete handleplaner). Rammen for arbejdet med tertiær forebyggelse (herunder konkrete handleplaner). Rammen for arbejdet i forbindelse med politianmeldelser og lovovertrædelser. Rammen for kvalitetsovervågning og evaluering. 1.2. Den lokale arbejdsmiljøorganisation og dens opgaver vedr. tryghed og forebyggelse I Orion er arbejdet med tryghed og forebyggelse et fælles anliggende for alle medarbejdere og brugere. Koordineringen af det kontinuerlige arbejde med tryghed og forebyggelse er forankret i LMU, hvor 2 arbejdsmiljørepræsentanter har plads. Arbejdsmiljørepræsentanternes opgave i forhold til arbejdet med tryghed og forebyggelse er at: Varetage en række koordinerende og analytiske opgaver på området. Være en vidensressource for den samlede organisation på arbejdsmiljøområdet. Fungere som ambassadører der bidrager til at forankre arbejdet med tryghed og forebyggelse i organisationen. Registrering af vold og trusler om vold samt magtanvendelser. Konkrete opgaver er herunder at opsamle og foretage analyser på baggrund af arbejdsmiljødata og at udarbejde handleplaner på baggrund af disse. Arbejdsmiljørepræsentanterne bidrager desuden til implementering af diverse politikker og lovgivning på området i Orion og varetager opgaver i forbindelse med APV, TrivselOP samt intern registrering af vold og trusler om vold samt magtanvendelser. Arbejdsmiljøorganisationen(AMO) består af 1 arbejdsmiljøleder, Perry Nymann, 2 arbejdsmiljørepræsentanter, Helle Jensen og Henrik Frandsen, og 1 suppleant.. Arbejdsmiljørepræsentanterne har plads i LMU. Arbejdsmiljølederen varetager koordineringen af arbejdsmiljøarbejdet og har ligeledes plads i LMU. LMU mødes hver 2. måned, og der holdes ekstraordinære møder ved behov. AMO er organiseret i en arbejdsmiljøgruppe der ud over arbejdsmiljøleder, arbejdsmiljørepræsentanter, og arbejdsmiljøsuppleant også består af en administrativ tovholder, Caroline Strøjgaard. Arbejdsmiljøgruppen mødes hver 2. måned og forbereder temaer vedr. arbejdsmiljø samt analysearbejde af vold/trusler, arbejdsskade og magtanvendelser, til forelæggelse og orientering for LMU. 1.3. Rammen for arbejdet med tryghed og forebyggelse i Orion: Forebyggelse i centrum I Orion arbejdes der målrettet med tryghed, forebyggelse og håndtering af konflikter og vold (se en mere uddybende beskrivelse i Orions metodekatalog Fra værdier til hverdag (Orion 2016). Tilgangen til forebyggelse og håndtering af konflikter tager udgangspunkt i forebyggelsens 3 faser: 3

Den primære forebyggelse som finder sted før konflikten udvikler sig og som handler om den måde, vi møder de mennesker, der benytter sig af vores tilbud på og som blandt andet reflekteres i de tilgange og metoder, som den psykosociale rehabiliteringsindsats i Orion er baseret på såvel som i rummenes fysiske indretning. Den primære forebyggelse er baseret på inddragelse, kommunikation, gode relationer og refleksion. Den starter i hverdagen og arbejdet med de individuelle planer og tryghedsplanerne. Den sekundære forebyggelse som foregår under konfliktoptrapningen eller voldsudøvelsen, hvor fysiske konflikter forstås som noget, der så vidt muligt skal undgås. Det er et princip, at det som udgangspunkt er bedre at gå sin vej i en situation, der er under optrapning end at sætte hårdt mod hårdt. Når det ikke lykkes at undgå, at en konflikt bliver fysisk, tages Durewall-metoden i anvendelse. Den tertiære forebyggelse som sættes i værk efter den akutte konfliktsituation eller voldsepisode, hvor målet er at håndtere og bearbejde den voldsomme episode og forebygge at lignende situationer opstår. 2. Primær forebyggelse: Det gode samarbejde, målrettet uddannelse og klare retningslinjer Arbejdet med forebyggelse og håndtering af konflikter og vold i Orion består, som det fremgår ovenfor, af en lang række elementer og kan ikke adskilles fra den socialfaglige tilgang, rehabiliteringsindsatsen i Orion bygger på, som bl.a. findes beskrevet i Orions metodekatalog Fra værdier til hverdag (Orion 2016). Det gode samarbejde og sammenhængen mellem det gode leve- og arbejdsmiljø I Orion opfatter vi det gode samarbejde med de mennesker, der benytter sig af vores tilbud, som den væsentligste forudsætning for et trygt og godt arbejdsmiljø: Et godt levemiljø for beboerne er med til at sikre et godt arbejdsmiljø for medarbejderne og omvendt. Centrale elementer heri er: Fokus på samskabelse. Fokus på selvbestemmelse og medbestemmelse. Fokus på den gode kommunikation og dialog i dagligdagen. Fokus på kommunikation på tværs af sektorer. Fokus på den gode indflytning. Fokus på udarbejdelse af individuelle planer, tryghedsplaner og afdækning af kommunikative ressourcer i tæt samarbejde med den enkelte bruger. Fokus på normeringens betydning. Fokus på den fysiske indretning af rum Fokus på alarmer som tryghedsskabende redskab. Fokus på det psykosociale arbejdsmiljøs betydning. 2.1. Tryghedsplaner 4

Arbejdet med personlige tryghedsplaner er en central del af indsatsen for tryghed og forebyggelse i Orion. Den personlige tryghedsplan udarbejdes så vidt muligt i samarbejde med beboeren. Der skal foreligge en personlig tryghedsplan senest 1. måned efter en ny beboer er flyttet ind i Orion. Den personlige tryghedsplan evalueres og revideres min. 1 gang årligt. Se vejledningen Personlige tryghedsplaner (risikovurdering) for en nærmere beskrivelse af opgaven. Opgaven med at udarbejde, evaluere, justere og revidere den personlige tryghedsplan varetages af den enkelte beboers Orion-netværk. Når en tryghedsplan aktiveres, markeres det med et rødt flag ud for beboerens navn i EKJ samtidig udsendes en fællesmail, der gør opmærksom på, at tryghedsplanen er aktiveret og det skrives på tavlen på Fælleskontoret. Alle kan aktivere en tryghedsplan. Det skal altid begrundes og beskrives i undermappen Tryghedsplan i Dagbog, hvorfor tryghedsplanen er aktiveret, og hvad der konkret skal tages af forholdsregler, mens tryghedsplanen er aktiveret. Gennemgang af hvilke tryghedsplaner der er aktiverede er et fast punkt på morgenmøder, eftermiddagsmøder og overlevering til nat. Den rådighedsmedarbejder der står for mødet skal have orienteret sig i aktiverede tryghedsplaner inden mødet/overleveringen og på mødet aftales det, hvilke særlige indsatser, der skal sættes i værk på dagen. Når en tryghedsplan er aktiveret, har alle medarbejdere ansvar for at læse den igennem i starten af arbejdsdagen. Så længe tryghedsplanen er aktiveret, skal der dokumenteres mindst en gang hhv. dag, aften og nat i undermappen Tryghedsplan i Dagbog. Alle medarbejdere kan deaktivere en tryghedsplan, men det er et krav at flere kolleger sparrer med hinanden om beslutningen. Når en tryghedsplan deaktiveres, skal det fremgå i Dagbog, hvad begrundelsen er for, at tryghedsplanen deaktiveres og hvilke medarbejdere der har truffet beslutningen. De medarbejdere der har truffet beslutningen har også til opgave at fjerne det røde flag i EKJ, slette tryghedsplanen på tavlen på Fælleskontoret og sende en alle mail ud, hvoraf det fremgår at tryghedsplanen er deaktiveret. 2.2. Vidensdeling og uddannelse Et vigtigt element i den primære forebyggelse i Orion handler om at ansætte medarbejdere med en relevant og stærk faglighed. Endvidere deltager alle medarbejdere i Orion løbende i interne uddannelsestilbud og der stilles forskellige fora til rådighed for faglig udvikling, refleksion og sparring (se Vejledning om kompetenceudvikling Orion). Centrale elementer heri er: Dagligt Alle relationsmedarbejdere deltager så vidt muligt i daglig refleksion (se Retningslinjer for daglig refleksion i Orion). Løbende Alle medarbejdere introduceres grundigt til arbejdet med tryghed og forebyggelse, når de starter i Orion (se introprogram). Det løbende arbejde med individuelle planer og tryghedsplaner underbygger kendskabet til den enkelte beboer/dagbruger, og sikrer at samarbejdet tager Tryghedsplan I Orion arbejder vi med tryghedsplaner. En tryghedsplan er en plan, der er udarbejdet i samarbejde mellem beboer og medarbejder. Tryghedsplanen beskriver, hvordan situationer, der kan føre til voldsomme reaktioner, bedst kan forebygges, nedtrappes og håndteres. 5

udgangspunkt i den enkeltes ønsker og erfaringer. En gang om året er der tema om tryghed og forebyggelse på personalemøderne. Her gennemgås dette dokument og der sættes fokus på retningslinjerne for magtanvendelser og registrering af vold og trusler om vold samt arbejdsskader. Alle medarbejdere deltager i et 17-dages kursus om kommunikation og samarbejde hvert 4. år. Alle medarbejdere deltager i 3-dages kursus om tryghed og forebyggelse hvert 4. år (fokus på forebyggelse, konflikthåndtering, lovgivningsgrundlag og træning i Durewall). Definition af magtanvendelse Fysisk indgriben i brugerens selvbestemmelsesret. 126, Serviceloven Fokus på at der til enhver tid er et passende antal medarbejdere, der er kvalificerede til at varetage forskellige specialiserede funktioner i forhold til arbejdet med tryghed og forebyggelse, herunder Durewall-instruktører og medarbejdere som er uddannet i defusing/debriefing (Se vejledning om kompetenceudvikling Orion). 2.3. Handleplan primær forebyggelse I det daglige arbejde med tryghed og forebyggelse skal alle i Orion hjælpe hinanden med at efterleve en række konkrete retningslinjer og procedurer, der kan kategoriseres som primær forebyggelse: Vi er nærværende og lyttende, og responderer på de signaler, beboerne sender, enten verbalt eller på anden vis. Alle relationsmedarbejdere deltager i morgen-/eftermiddagsmøder og/eller overleveringer, hvor der bl.a. orienteres om aktiverede tryghedsplaner og tages stilling til, om der er behov for at iværksætte en særlig indsats på dagen og om andet som det kan være vigtigt at vide på dagen (se Døgnets møder og refleksioner for en nærmere beskrivelse). Alle relationsmedarbejdere dokumenterer i EKJ og orienterer sig i dagbog for de beboere de skal samarbejde med på dagen (se Retningslinjer for daglig dokumentation og resultatdokumentation i Orion). Alle relationsmedarbejdere deltager så vidt muligt i daglig refleksion (se Retningslinjer for daglig refleksion i Orion). Relationsmedarbejdere skal til enhver tid være orienterede i aktiverede tryghedsplaner. Vi arbejder situationsbestemt. Herved forstås fx at vi tilpasser medarbejdertilstedeværelsen til den aktuelle situation og vurderer, hvad der er hensigtsmæssigt, fx i forhold til alene arbejde, på baggrund af den aktuelle situation. Vi har altid fokus på at agere konfliktnedtrappende og sikre beboerne og os selv handlemuligheder. Det handler både om den måde vi kommunikerer på og hvordan vi fysisk placerer os. Der skal altid være tilstrækkelig medarbejderdækning, og der skal så vidt muligt anvendes faste vikarer om natten (når intern dækning ikke er mulig). Vikarer skal altid sættes ordentligt ind i procedurer for tryghed og forebyggelse. Det betyder bl.a. at den mødeansvarlige, på de daglige informationsmøder, skal være opmærksom på at byde vikaren velkommen, og sikre at de procedurer der er beskrevet i vikarpjecen, følges (se vikarpjece). Der skal til enhver tid være særlig opmærksomhed omkring elever og studerendes tryghed. Elever og studerende skal ikke løbe på alarmer og har ikke handleansvar i konfliktsituationer. Elever og studerende må ikke køre alene med beboere og skal som udgangspunkt ikke opholde sig alene i fælleshusene. 6

Relationsmedarbejdere skal bære alarm når de er på arbejde (undtaget ved kurser og større møder medmindre andet er aftalt). Andre medarbejdere skal bære alarm, hvis de opholder sig i en beboers hjem, i boenhedernes fællesrum eller arbejder alene(se Procedure omkring alarmer). Hvis man opholder sig i et rum, der kun har en udgang, uden en alarm, skal man som udgangspunkt holde døren lukket. Man skal som udgangspunkt altid fortælle en kollega, hvor man opholder sig. Der skal altid være mulighed for at være 2 medarbejdere i situationer, som opleves utrygge. Alle medarbejdere skal have en opdateret ambulanceplan. Knive skal være aflåst i fællesrum, når man ikke er i gang med en konkret arbejdssituation. 3. Sekundær forebyggelse: Handlemuligheder og mindst mulig magt Tilgangen til konflikthåndtering og voldsforebyggelse i Orion bygger på en antagelse om, at vold og trusler ofte er udtryk for angst, og opstår, når mennesker føler afmagt og ikke oplever at have andre handlemuligheder. Ved at arbejde på at mindske angst og afmagt og give mennesker reelle valg, mindskes også konfliktniveauet og risikoen for voldsepisoder. Den sekundære forebyggelse foregår under konfliktoptrapningen eller voldsudøvelsen. Her forstås fysiske konflikter som noget, der så vidt muligt skal undgås og det er et princip, at det som udgangspunkt er bedre at gå sin vej i en situation, der er under optrapning end at sætte hårdt mod hårdt. Alligevel kan vi komme i situationer, hvor en fysisk eller aggressiv situation ikke længere lader sig forebygge. Så er det vigtigt, at kunne håndtere situationen på en tryg og sikker måde, hvor man passer på sig selv og andre, og så vidt muligt undgår at krænke den anden eller forårsage skade og smerte. For at skabe de bedste forudsætninger for dette anvendes Durewall - Nænsom nødværge. 3.1. Handleplan sekundær forebyggelse I det daglige arbejde med tryghed og forebyggelse skal alle i Orion hjælpe hinanden med at efterleve en række konkrete retningslinjer og procedurer, der kan kategoriseres som sekundær forebyggelse: Hold altid en fornuftig fysisk afstand til en person, som er ophidset. Hvis en konfliktsituation er under udvikling, så giv altid den ophidsede part mulighed for at forlade det rum, konflikten udspiller sig i. Du må ikke spille helt. Hvis du føler at en situation er utryg eller truende, så flyt dig fra situationen, hvis det er muligt. Det er altid bedre at trække sig. Hvis du oplever en situation som utryg eller truende, og ikke har mulighed for at flytte dig fra situationen, så tøv ikke med at trykke alarm. Hvis du oplever det som nødvendigt lås dig da inde på et kontor eller lignende, mens du venter på, at kolleger kommer til. Ved en alarm skal alle i huset med det samme løbe til det sted, hvor alarmen er blevet udløst, med mindre andet er aftalt. I fællesskab afklares det, hvad der er brug for og opgaverne fordeles. Hvis du ikke kan undgå at konflikten bliver fysisk, handel da altid ud fra Durewall-principperne om mindst mulig magt. Følg altid op med tryghedsskabende foranstaltninger. 7

Hvis du vurderer at situationen fortsat er truende og ikke bør håndteres af Orions medarbejdere, ring da straks 114 for sparring med politiet, hvis tidshorisonten tillader det. Er det akut ring da straks 112. Hvis der ikke er en rehabiliteringsleder i huset, vurder da om det er nødvendigt at ringe til én (Perry, tlf. 2371 5474, Britta, tlf. 2177 7982, Anne tlf. 2027 5497). Se Orions metodekatalog Fra værdier til hverdag (Orion 2016) for en udspecificeret beskrivelse af hvordan der arbejdes med Durewall Nænsom nødværge, i Orion. Alle episoder med vold og trusler om vold registreres. 4. Tertiær forebyggelse: Støtte efter voldsomme episoder og systematisk dokumentation og læring Den tertiære forebyggelse handler om at yde støtte til medarbejdere og beboere, som har været ude for en voldsom episode, og sikre at der drages læring af episoden, så vi kan forebygge lignende episoder i fremtiden. Tertiær forebyggelse tæller både støtte til kolleger og beboere efter episoden og evt. efterfølgende støtte fra en psykolog samt procedurer for registrering og efterfølgende fælles læring på baggrund af episoden. 4.1. Handleplan tertiær forebyggelse Konkrete retningslinjer og procedurer for den tertiære forebyggelse i Orion er her inddelt under overskrifterne Støtte efter voldsomme episoder og Systematisk dokumentation og læring. Støtte efter voldsomme episoder Alle medarbejdere og beboere, der har været udsat for overgreb, enten direkte eller som vidner, har adgang til fysisk og psykisk førstehjælp. Psykisk førstehjælp kan varetages af alle. Her er det vigtigt at undgå velmenende råd, ikke give bud på hvad man kunne have gjort anderledes og ikke tale om skyld. Opgaven er at lytte og give omsorg og støtte til, hvad der videre skal ske. Defusing foretages umiddelbart efter episoden for at få et samlet billede af episoden. Man sørger for at få et overblik over, hvem der var involveret og sørger for, der er folk til at varetage husets drift, sådan at dem der går til defusing kan koncentrere sig om defusing. Der laves aftale om, hvornår man mødes til defusing. Er det nødvendigt, forsøg da at kalde næste skift lidt før ind. Formålet er at nedtone oplevelsen af krise ved at få et samlet billede af, hvad der er sket. Her deltager alle medarbejdere, som har haft berøring med episoden. Har der været afholdt defusing skal tovholderen for arbejdsmiljøgruppen orienteres pr. mail for registrering og analyse. I forlængelse heraf afklares det, om der er brug for en debriefing eller akut krisehjælp (psykologhjælp). Hvis ikke alle, af en eller anden grund, er med til defusing, er det vigtigt at få talt med dem individuelt om hvorfor og få afklaret, hvad der eventuelt er brug for. Debriefing skal planlægges sammen med en rehabiliteringsleder, da det er nødvendigt, at der er tilstrækkelig medarbejderdækning. Debriefing foretages tidligst efter 48 timer. Debriefing foretages af en debriefinguddannet medarbejder, som ikke selv har været en del af episoden. Som hovedregel er man 2 debriefere om en episode, for at støtte hinanden under debriefingen og for sammen at kunne reflektere efterfølgende. 8

Debriefing planlægges med en rehabiliteringsleder, der også sørger for, at der er den nødvendige medarbejderdækning tilstede i huset under debriefingen. Beboere kan med fordel deltage i defusing og debriefing. I situationer hvor dette ikke er hensigtsmæssigt, tilbydes beboerne andre former for opfølgende samtaler, der er tilpasset beboernes behov. I tilfælde hvor kollegial støtte (psykisk førstehjælp, defusing, debriefing) ikke er tilstrækkeligt, formidler arbejdsgiveren hjælp hos en specialiseret psykolog. Psykologhjælp rekvireres gennem forhandlingschef Mark Henriksen DSV. tlf. 3866 6962/ 40460 465. Er han ikke tilstede henvender man sig til direktionskonsulent Jette Nemming DSV tlf. 3866 6966/ 2811 6149 eller chefkonsulent Jette Pedersen DSV tlf. 3866 6963. Er det akut kan vi selv iværksætte det med det samme, ved at ringe til Falch Healthcare på tlf. 7010 2012. Hvis en medarbejder har været udsat for en voldsom episode, udpeges en rehabiliteringsleder og den kollega der er angivet i ambulanceplanen til at varetage den løbende kontakt med vedkommende. Efter voldsomme episoder tilbydes medarbejdere og/eller beboere en Åben Dialog samtale for at finde ud af, hvordan vi kommer videre i samarbejdet. Se Orions metodekatalog Fra værdier til hverdag (Orion 2016) for en nærmere beskrivelse af hvordan der arbejdes med kollegial førstehjælp og debriefing i Orion. Systematisk dokumentation og læring Registrering af vold og trusler samt a-skade indskrives i safetynet. Anmelder er rehabiliteringsleder og arbejdsmiljøleder Perry Nymann, udfyldere er arbejdsmiljørepræsentanter Henrik Frandsen og Helle Jensen, samt tovholder for arbejdsmiljøgruppen Caroline Strøjgaard. (Intern) registrering af vold og trusler om vold. Skemaer ligger på Fælleskontoret. Når man har udfyldt et skema lægges det i postkassen uden for administrationen. Rehabiliteringsleder tømmer denne hver morgen. Er der blevet ratet 3 eller derover, på fysisk eller psykisk reaktion, tager rehabiliteringsleder kontakt til medarbejder for at høre, om alt er ok. Rehabiliteringsleder skriver skemaet under og tilføjer eventuelt kommentarer. Henrik Frandsen eller Helle Jensen skriver dem ind i safetynet. Registrering af magtanvendelser. Socialstyrelsens skema 2 til indberetning af magtanvendelser ligger i EKJ under den enkelte borger. Involverede medarbejdere udfylder skema samme dag og senest dagen efter. Medarbejder sender mail til arbejdsmiljøleder Perry Nymann om at der er udfyldt magtanvendelsesskema. Arbejdsmiljøleder læser den igennem for kvalitetskontrol, tilføjer evt. kommentarer og underskriver. Arbejdsmiljøleder videresender skemaet til tilsynsmyndighed, handlekommune og den sociale virksomhed. Dette skal ske inden for tre dage. I begge tilfælde sker der løbende intern opfølgning i regi af Arbejdsmiljøgruppen, som også udarbejder handleplaner i tilfælde, hvor det vurderes nødvendigt. Derudover trækker arbejdsmiljørepræsentanterne rapport af interne registreringer og magtanvendelser inden hvert LMUmøde til gennemgang på mødet. Her vurderes det, hvordan der drages læring og hvordan denne udbredes til hele Orion. Registrering af defusing/debriefing foretages af arbejdsmiljøorganisationen og forelægges i LMU. Ved vold mod medarbejder, skal man få lavet skadesstuerapport og anmelde det til politiet inden for 72 timer. Støttet af kollegaer og rehabiliteringsleder. Grov vold mod beboer anmeldes altid til politiet, uanset om beboeren samtykker, inden for 72 timer. Beboeren opfordres til selv at anmelde, ønsker beboeren ikke dette foretages anmeldelsen af medarbejder eller ledelse. Vold og trusler mod beboere, samt vold og trusler begået af beboere registreres ligeledes i et skema som ligger i EKJ. Så vidt muligt udfyldes skemaet sammen med beboeren. Derudover forsøges konfliktmægling mellem involverede parter og det drøftes i samme 9

moment, hvad der vil kunne genoprette trygheden. Skemaet sendes til rehabiliteringsleder. Arbejdsmiljøorganisationen bringer også disse data ind til LMU for fælles analyse og stillingtagen til, om der skal foretages yderligere. Ved vold mod beboer, der er begået af en medarbejder, har medarbejderne pligt til at anmelde det til ledelsen samt administrationens jurist i DSV, der vurderer, om det har ansættelsesretlige konsekvenser og om der skal ske politianmeldelse (Dette er i tilfælde, hvor der ikke er tale om en magtanvendelse). 10

5. Politianmeldelse af lovovertrædelser og samarbejde med politiet Som beboer og medarbejder i Orion er det sandsynligt, at man med jævne mellemrum vil overvære eller blive fortalt om lovovertrædelser. Det kan være en vanskelig situation, der rummer en række dilemmaer. Derfor er det vigtigt, at alle følger de eksisterende retningslinjer på området. 5.1. Handleplan politianmeldelse af lovovertrædelser og samarbejde med politiet Politianmeldelse Hvis der er begrundet mistanke om, at der er begået strafbare handlinger, skal det anmeldes til politiet, uanset om borgeren samtykker. Kopi af den skriftlige anmeldelse sendes til arbejdsmiljøkoordinatoren i Den Sociale Virksomhed. Grov vold, drab og seksuelle overgreb skal altid anmeldes til politiet med det samme, uanset om borgeren samtykker. Ledelsen skal efterfølgende altid have besked om anmeldelsen, samt have en skriftlig hændelsesforløbsbeskrivelse. Hvis den forurettede er medarbejder, bør denne informere tilbuddets ledelse om anmeldelsen, dette er dog ikke et krav. Hvis den forurettede er beboer, bør ledelsen informeres. Herefter udarbejder ledelsen en plan for at håndtere mistanken. Ønsker beboeren ikke at informere ledelsen, skal administrationen i Den Sociale Virksomhed informeres. Hvis forstanderen ikke finder grundlag for at anmelde forhold til politiet, skal borgeren eller den, som ønsker at anmelde sagen, gives en konkret begrundet mundtlig og skriftlig tilbagemelding herom. Borgeren, eller den person som ønsker at anmelde, har mulighed for på egen hånd at anmelde forholdet. Ledelsen skal dog være opmærksom på, at der kan være tilfælde, hvor en politianmeldelse kan have betydning for erstatning til den forurettede. Kriminelle handlinger fx hærværk, ildspåsættelse eller handel med euforiserende stoffer anmeldes til politiet af ledelsen/orion. Anmeldelse og kontakt til politiet dokumenteres altid skriftligt, af hensyn til sagens udvikling på længere sigt, også selvom der ikke iværksættes efterforskning. Relevant journalmateriale om episoden overdrages til politiet (husk at udelade personfølsomt materiale, som ikke er relevant for politiets behandling af sagen). Vidne ved retssager Hvis der rejses tiltale kan involverede medarbejdere blive indkaldt som vidner. Hvis man bliver indkaldt som vidne, har man pligt til at møde op. Når man har modtaget en vidneindkaldelse, skal man hurtigst muligt orientere sin nærmeste leder herom (herunder om tid og sted). Der skal være en ledelsesrepræsentant til stede i retten under retsmødet. På dagen for retsmødet kan medarbejderen fritages fra det daglige arbejde, hvis der er brug for det eller ledelsen vurderer det hensigtsmæssigt. Tid anvendt i forbindelse med vidneafgivelse aflønnes ikke på timebasis. I stedet omlægges medarbejdernes arbejdstid, så de kommer til at vidne på en arbejdsdag. Hvis indkaldelsen falder på en fridag planlægges erstatningsfri. Vi er opmærksomme på at støtte op om beboere og medarbejdere ved retssager. 11

5.2. Særlige opmærksomhedspunkter vedr. beboere med dom til behandling Når en beboer har en dom til behandling, er det distriktspsykiaterens opgave at definere betingelserne for beboeren. Hvis medarbejdere i Orion oplever, at beboeren overskrider de betingelser, der er fastlagt af psykiateren, eller der er tvivl, kontaktes distriktspsykiatrien på tlf. 3864 3130. Dette skal så vidt muligt foregå i dialog med beboeren. På hverdage i dagtimerne vil sygeplejekonsulenterne stå for kontakten til psykiateren og sparringen med kollegaer og beboer. I aften-, nat- og weekend er det ikke muligt at få fat i distriktspsykiatrien og derfor skal der i stedet tages kontakt til Akutmodtagelsen (skadestuen) på tlf. 3864 3200. Det er en bagvagt som kan aktivere en dom og man skal derfor sikre sig at tale med denne. På baggrund af oplysninger og vurdering af situationen fra vores side tager psykiateren beslutning om, hvad der videre skal ske. Hvis det vurderes, at dommen skal aktiveres, er det distriktspsykiatriens/bagvagtens ansvar at kontakte politiet og kriminalforsorgen. Efterfølgende er det politiets opgave at afhente beboeren. Det er vigtigt at forhold vedr. dom til behandling er beskrevet i den individuelle plan og tryghedsplanen. 6. Kvalitetsovervågning og evaluering Efter en konkret hændelse (arbejdsulykker/skader, vold og trusler om vold, magtanvendelser, eller andre episoder der har givet anledning til debriefing/defusing) er det vigtigt at evaluere forløbet. Dette gøres i arbejdsmiljøgruppen som efterfølgende bringer temaer fra evalueringen videre til LMU. I forbindelse med evalueringen drøftes nedenstående spørgsmål: Kunne hændelsen være undgået? Hvordan? Blev hændelsen håndteret og dokumenteret korrekt? Blev der taget hånd om kolleger og beboere via førstehjælp og opfølgende samtaler? Er instruktionen og oplæringen tilstrækkelig? Giver hændelsen anledning til at ændre noget i vores praksis? I forhold til magtanvendelser spørges i øvrigt: Var borgeren i risiko for at skade sig selv eller andre? Var magtanvendelsen begrænset til det absolut nødvendige? Var magtanvendelsen afpasset efter forholdende i den konkrete situation? Stod gennemførslen af magtanvendelse i rimeligt forhold til det, der blev opnået hermed? Hvert år gennemfører LMU en arbejdsmiljødrøftelse, hvor tilbuddet vurderer kvaliteten af den samlede forebyggelsesindsats. Ved denne drøftelse tages der stilling til: Om konflikter og overgreb håndteres og dokumenteres på tilfredsstillende vis. Om medarbejdere og beboere udviser respektfuld adfærd overfor hinanden. Om der er mønstre og tendenser i analyserne af passende hændelser, der skal følges op på. På baggrund af arbejdsmiljødrøftelse prioriteres tiltag der fremover skal iværksættes for at øge kvaliteten af indsatsen for at forebygge overgreb. Tiltagene indarbejdes i disse retningslinjer. 12

7. Vejviser til registreringsskemaer Skema til registrering af vold og trusler om vold findes her: http://vip.regionh.dk/vip/redaktoer/9003.nsf/vlookupupload/attach-rhap- 9YNF99/$FILE/Intern%20registrering_skema.docx Skema til registrering af arbejdsskade findes her: http://vip.regionh.dk/vip/redaktoer/9003.nsf/vlookupupload/attach-rhap- 9YFB4F/$FILE/Arbejdsulykkeanmeld_011113.doc Skema for registrering af vold og trusler mod beboer, samt vold og trusler begået af beboer findes her: http://vip.regionh.dk/vip/redaktoer/9003.nsf/vlookupupload/attach-rhap-9yfjbe/$file/vold%20- %20Beboer%20mod%20beboer.doc Skema til registrering af magtanvendelser: Socialstyrelsens skema 2 for indberetning af magtanvendelser findes i EKJ under den enkelte borger. 13