Spørgsmål & svar Vikarbureauydelser (sags nr. 2011102110) Spørgsmål & svar udgives i anonymiseret form, på baggrund af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Spørgsmål og svar skal i forhold til udbudsmaterialet alene tolkes som udfyldende oplysninger. Ingen information i Spørgsmål & svar har forrang for andre dokumenter i udbudsmaterialet. Dette dokument er nu endeligt og vil ikke blive opdateret yderligere. Nr. Dato Spørgsmål Svar 1 20.10.11 Hvad er forskellen på det gamle og det nye udbudsmateriale? Følgende punkter i det nye udbudsmateriale er ændret i forhold til det gamle: Udbudsbetingelserne: Pkt. Overordnede rammer for udbuddet: Udbudsbekendtgørelsens nummer er opdateret. Gælder også resten dokumentet. Pkt. 2. Den udbudte leverance: Indskærpelse vedr. at aftalen er forpligtigende for Ordregiver. Pkt. 3.1. Materialer der understøtter udbudsforretningen: Listen opdateret med pind vedr. årsregnskab og ansættelsesvilkår for vikarerne. Pkt. 3.2.II. Udkast til kontraktbilag og skabeloner for udarbejdelse: Bilag 8 tilføjet til listen. 4.1. Tidsplan for udbudsforretningen: Opdateret. Gælder også resten af dokumentet. 4.2. Henvendelser til Lægemiddelstyrelsen: Tilføjet opfordring om at holde øje med hjemmesiden nævnt under pkt. 3.3. 5.2. Tilbuddets opbygning og indhold: Fejl vedr. forbehold rettet. Præciseret instruks vedr. habilitets- og tavshedserklæringer. Præcisering vedr. service attestens alder. Tilføjet instruks under tabellen. Kontrakten: Pkt. 4.a. Tildeling: Punkt tilføjet vedr. tildeling på rammeaftalen Pkt. 6. Fastansættelse af vikaren: Kompensation til Leverandøren ved fastansættelse af vikar. Pkt. 8. Garanti: Kunden skal begrunde evt. utilstrækkelige kvalifikationer hos vikaren. 17. Bilag: Nyt Bilag vedr. tildeling på rammeaftalen Kravspecifikationen: Der er tilføjet to nye krav under underkriteriet Kvalitet & leveringssikkerhed: 9 K og 12 MK.
2 20.10.11 Hvilke forhold i årsregnskabet vil Lægemiddelstyrelsen lægge vægt på i sin vurdering af tilbudsgiverne? Årsregnskabet vil blive vurderet ud fra en helhedsbetragtning for at understøtte pointtildelingen på underkriteriet Kvalitet & leveringssikkerhed. Dvs. sikkerheden for at tilbudsgiver er i stand til at opfylde sine forpligtelser i rammeaftalens løbetid. 3 25.10.11 Jeg kan ikke finde Bilag 7. Men er i tvivl om vi selv skal fabrikere det, eller om I vedlægger et skema vi skal udfylde. 4 25.10.11 I opererer med to begreber for rammeaftaler i udbudsmaterialet, hhv. Rammeaftale vedr. vikarbureauydelser og Udkast til Rammeaftale. Skal vi lægge noget i dette? 5 28.10.11 Spørgsmål til oversigten over vikartyperne i PowerPoint præsentationen, som igen er klippet fra Kravspecifikationen. Skal dette tages for vejledende? Og må der f.eks. tilføjes eller fjernes kategorier i tilbuddet? 6 28.10.11 Er det korrekt forstået at en leverandør på rammeaftalen har indtil to dage før kunden skal bruge vikaren til, at meddele om leverandøren kan levere? Dette vil jo betyde at den leverandør som står øverst på ranglisten måske får besked 14 dage før, og således har 12 dage til at svare, hvorimod nummer to og tre på ranglisten aldrig vil have mere end to dages varsel. I skal selv fabrikere bilaget. Ordregiver har blot tildelt det et navn og nummer. Det er den samme ting der henvises til. Eksemplerne på arbejdsopgaver skal tages for vejledende, men kompetencerne skal vikarerne have. Der kan ikke tilføjes vikartyper/kategorier, men det er heller ikke obligatorisk at byde på alle vikarkategorier. Det er således kun Kontorfunktionær, erfaren som det er et mindstekrav (MK) at byde på. Det er korrekt. Dette er en fordel som den første leverandør på ranglisten har. Ordregiver vil se nærmere på spørgsmålet. Pkt. 4.c. Leveringstid i kontrakten kræver dog at leverandøren giver omgående meddelelse, hvis leverandøren ikke kan levere den ønskede vikar. Hvis leverandøren bevidst forsinker sin meddelelse, må det anses for misligholdelse af kontrakten. Ordregiver vil ikke ændre noget i udbudsmaterialet på dette punkt.
7 28.10.11 Skal alle i vikarbureauet udfylde Bilag 2? Nej, det er kun den tilbudsansvarlige. Det samme gælder for Bilag 3. Når den tilbudsansvarlige har udfyldt erklæringerne, så har den tilbudsansvarlige også svaret på vegne af virksomheden. Den tilbudsansvarlige skal derfor have mandat til at udfylde sådanne erklæringer på sin virksomheds vegne. Alternativt må erklæringerne udfyldes af en overordnet som har sådan et mandat. Erklæringerne skal også besvares set ud fra virksomhedens perspektiv, og ikke den tilbudsansvarlige som person. Dette betyder rent praktisk at vikarbureauet ved besvarelse af habilitetserklæringen f.eks. skal oplyse, om vikarbureauet har leveret vikarer til en lægemiddelsvirksomhed. Hvis udfyldelsen af erklæringerne giver anledning til spørgsmål, opfordrer Ordregiver tilbudsgiverne til at rette skriftligt spørgsmål indenfor spørgefristen. 8 28.10.11 Når nu underkriteriet Timepriser er helt objektivt, hvordan fungerer underkriteriet Kvalitet & leveringssikkerhed så? Kvalitet og leveringssikkerhed er subjektivt, så her kan der desværre ikke være den samme forudsigelighed omkring pointtildelingen. Alle tilbudsgivere vil naturligvis påstå at deres kvalitet og leveringssikkerhed er i top. Det som tilbudsgiver skal holde sig for øje er, at det gælder om at overbevise ordregiver om at ens kvalitet og leveringssikkerhed er så god som tilbudsgiver påstår. Dette gøres bedst ved at dokumentere sine påstande og besvare de krav som i Kravspecifikationen er knyttet til underkriteriet. Det tredje underkriterium Sortiment består af fire almindelige krav, hvert knyttet til en vikartype. Derfor kan pointtildelingen også anses for objektiv, idet hvert almindeligt krav (K) tæller for en fjerdedel af pointene tildelt for dette underkriterium. Dvs. F.eks. at hvis en tilbudsgiver ikke kan levere receptionister (14 K), så går tilbudsgiver også glip af en fjerdedel af pointene på underkriteriet Sortiment. 9 28.10.11 Hvad mener Ordregiver med Tilbudsgivers ansættelsesvilkår for vikarerne? Ansættelseskontrakten for vikarerne.
10 28.10.11 EU s vikardirektiv skal implementeres i Danmark i år, men vi ved ikke endnu hvad det kommer til at betyde for os. Er der ikke mulighed for prisregulering? Nej. Ordregiver er bekendt med direktivet, men kan ikke disponere ud fra endnu ikke vedtaget lovgivning. Behovet for udbudsdækning eksisterer nu, hvorfor Ordregiver heller ikke kan vente. Det vil heller ikke være økonomisk rationelt at lave en rammeaftale med kortere løbetid. 11 28.10.11 Hvad med fremtidige overenskomstforhandlinger? Den nye regering kan tænkes, som substitution for lønstigninger, at indføre flere lønmodtagerrettigheder, hvilket er en faktor som vi ikke kender noget til. 12 28.10.11 Vil Ordregiver overveje en indeksregulering? At se fire år frem i tiden uden reguleringer er svært at spå om. 13 28.10.11 Hvad bygger estimatet for kontraktsummen på? 14 28.10.11 Skal tilbudsmaterialet afleveres i elektronisk format i en konvolut? 15 28.10.11 Skal der afleveres en papirkopi? 16 2.11.11 Nå jeg ser under Dokumenter og sider ved jeres udbud af vikarbureauydelser, så kan jeg ikke se den omtalte PowerPoint-præsentation Vikar v2.ppt. Tager jeg fejl? 17 4.11.11 Udbudsbetingelserne 3.1. Præsentation af tilbuddet (frivillig) Hvad menes der? Tilbudsgiver må tage dette med i betragtning, når der afgives tilbud. Nej. Det ville være en væsentlig ændring af vilkårene for udbuddet. Den bygger på et gennemsnit for de sidste fire år for Lægemiddel-styrelsen og Sundhedsstyrelsen. Det kan godt være der vil blive tale om mere end 4 mio. kr., men det kan Ordregiver ikke give et seriøst bud på. Så 4. mio. kr. må være det realistiske estimat. Ja. Nej. Den mangler rigtigt nok. Ordregiver får den uploadet snarest. Det er frivilligt om Tilbudsgiver ønsker at levere dette dokument. Dokumentet kan f.eks. bruges til et kort resume af tilbuddet og præsentation af Tilbudsgivers virksomhed.
18 4.11.11 Skal der alligevel udarbejdes Tro og love erklæring skal vedlægges, jf. LBK nr 336 af Tro og Love erklæring vis ens 13/05/1997. Der eksisterer ikke noget krav om brug af en serviceattest er helt ny? Og i bekræftende fald hvor rekvireres den? bestemt skabelon, men Ordregiver vil uploade en skabelon til hjælp for Tilbudsgiverne. Se venligst dokumentlisten. 19 4.11.11 Bilag 4, 10 K: Vikarerne skal have erfaring fra offentlige stillinger. Gælder det også løn- og regnskabsmedarbejdere? 20 11.11.11 Krav nr. & type 4 l: Ordregiver beder om at vi dokumenterer at Tilbudsgiver overholder alle lovbestemte krav til arbejdsmiljø. Hvilken form for dokumentation menes der? 21 14.11.11 Vedr. bilag 4, tabel 1, krav nr. 11 l: Hvilken type dokumentation ønskes der ift. vikarernes erfaring, og kan I konkretisere indholdet af den ønskede statistik? 22 15.11.11 I bilag 5 timepriser er angivet, at Tilbudsgiver kan anføre timepriser og rabatter. Ordregiver bedes svare på, hvor rabatter skal anføres, idet der kun er et felt til at angive en timepris, hvilket jo nødvendigvis så må være en nettopris? Ja. Bemærk dog at der ikke er tale om et minimumskrav (MK), hvorfor manglende eller delvis opfyldelse ikke er diskvalificerende. Som hovedregel bør dette fremgå af vikarernes ansættelsesvilkår, se også krav 9 K, alternativt kan det være at i har nogle medarbejderpolitikker hvor det fremgår i stedet. Dette skulle være tilstrækkelig dokumentation, men det skal understreges at det væsentlige er indholdet og ikke formatet. I krav 11 I er der en henvisning til krav 9 K. Denne henvisning er forkert, og skulle være til 10 K, hvilket vil blive rettet. Vikarernes erfaring bedes som nævnt i krav 11 I dokumenteret med en kort statistik. Denne statistik kan f.eks. være en tabel hvor det angives hvor mange % af Tilbudsgivers vikarer indenfor hver kategori af vikarer, som tidligere har arbejdet i en offentlig stilling der svarer til kategorien. Der kan ikke angives rabatter i Bilag 5. Der er tale om beklagelig en fejl at dette fremgik. Der bliver udsendt et nyt Bilag 5 hvor dette er slettet. De priser der angives i Bilag 5 er de endelige timepriser, med undtagelse af %-tillæg udenfor alm. Arbejdstid.
23 15.11.11 ORdregiver bedes forklare den vægtning der fremkommer, når man udfylder timepriserne, hvad betyder en vægtning 1 el 2 i den pågældende kategori, eks. Reception/Omstilling. Man udfylder en pris og bliver vægtet som 2, hvad betyder dette? Vægtningen fungerer på den måde at tallet repræsenterer hvor meget vægt Ordregiver tillægger en given vikartype ved tildelingen af point for underkriteriet Timepriser. Hvis Tilbudsgiver f.eks. byder på alle fem vikartyper, så vil det samlede antal vægte være 7. En erfaren kontorfunktionær har en vægt på 2, hvorfor prisen på denne vikartype således tæller for 2/7 af den samlede vægt. Det skal dog gentages at hvis der ikke bydes på samtlige vikartyper, så vil det samlede antal vægte være mindre end 7, og de vikartyper der er blevet budt på vil derfor tælle relativt tungere. Dette kan ses ved at vægten ikke fremgår, hvis et prisfelt ikke udfyldes. Endelig påvirker %-tillæg udenfor alm. Arbejdstid også den endelige beregningen af point for Timepriser. Dette tillæg påvirker dog alle vikartyper ens. Tilbudsgiver opfordres til at se på mellemregningerne, som anvist i Bilag 5, for nærmere indblik i pointberegningen. 24 15.11.11 I relation til bilag 3 Tavshedserklæring bedes Ordregiver oplyse følgende : Under rubrikken opgave eller projekt som påbuddet vedrører skal der anføres et Journalnummer (J.nr.). Er det de fremtidige sager evt. vikarydelser vil relatere til eller et journalnummer vedr. udbuddet og i givet fald hvilket. Tilbudsgiver kan for både Tavshedserklæring og Habilitetserklæring anføre nummeret 2011102110 som er nærværende udbud s sags nr. Disse habilitetserklæringer gælder for Tilbudsgiver (virksomheden), og udfyldes på vegne af Tilbudsgiver af den tilbudsansvarlige medarbejder, som skal have fuldmagt til dette. Når en vikar fremover skal udstationeres hos Kunden vil der til den tid skulle udfyldes særskilte erklæringer for vikaren.
25 15.11.11 Under 11 I i Se spørgsmål & svar nr. 21. Kravspecifikationen (Bilag 4) er anført følgende : Tilbudsgiver skal kortfattet dokumentere Vikarernes erfaring ift. 9 K med en statistik under afsnittet Tilbudsgivers bemærkninger til Kravspecifikationen i dette dokument. 9K siger følgende : Tilbudsgiver skal inkludere sine ansættelsesvilkår for vikarerne i tilbudsmaterialet: Hvilken statistik ønskes på ansættelsesvilkår? 26 15.11.11 Hvis tilbuddet skal leveres alene elektronisk, er det så også muligt at sende det på en mail som alternativ til de krævede medier (USB-pen, CD-rom eller DVD)? 27 15.11.11 Kravspecifikation: Jf. pkt. 5 i Udkast til rammeaftale, samt svar på spm. 10 og 11, ønsker vi uddybet: Må leverandøren ikke regulere priserne i hele aftaleperioden, dvs. fra den 1. januar 2012 og indtil den 31. december 2015? 28 15.11.11 Kravspecifikation: Jf. 11 I under Tabel 1: Hvad menes med, at tilbudsgiver kortfattet skal dokumentere vikarernes erfaring? Da vi ikke har fået en konkret ordre endnu, er det svært at fremvise en konkret vikars CV (hvis det er det, der menes). Nej. Ordregiver vil gerne være sikker på at have modtaget tilbuddet i sin helhed, hvilket pga. mailboks begrænsninger desværre ikke altid kan lade sig gøre over email. Der forekommer ingen prisregulering i aftaleperioden. Tilbudsgiverne bede tage højde for dette i deres tilbud. Se spørgsmål & svar nr. 21.
29 15.11.11 Kravspecifikation: Pkt. 11 I: Se spørgsmål & svar nr. 21. Hvad er det for en statistik vi skal fremvise. Kan Ordregiver være mere specifik? 30 Har ORdregiver nogle overenskomster ifm. de forskellige stillingstyper, som vi skal følge eller er hele den del op til os som leverandør. Jeg tænker lidt på Udkast til rammeaftale pkt. 3d 31 Bilag 2 Habilitetserklæringen. Skal punkt 2.3 og punkt 4 udfyldes, hvis vi har haft vikarer ude i et medicinalfirma i år 2009 inden for lagerbranchen. 32 Bilag 4 Kravspecifikationen. Kan dette dokument lægges ud som et Word dokument. Ordregiver har kun de almindelige overenskomsttyper for staten. Tilbudsgiver er ikke forpligtet til at følge disse. Ja, udfyld det som indirekte, og anfør en kort forklaring om, at det drejer sig om medarbejdere der tidligere har arbejdet indenfor branchen. Ordregiver vil selv tage initiativ til nærmere undersøgelse, hvis dette vurderes at være relevant. Ja, det var en fejl at det ved sidste opdatering blev konverteret til pdf. Pdf en er ved denne opdatering blevet erstattet med det Word dokument, som det hele tiden var meningen skulle uploades. Ordregiver beklager fejlen.