Forslag til Rudersdal Kommunes Udbudspolitik Vedtaget af Kommunalbestyrelsen den x.x.2010
Forord Denne Udbudspolitik er afstemt med Styrelseslovens regler om kommunal udbudsstrategi. Den erstatter Udbuds- og indkøbspolitikken vedtaget af Sammenlægningsudvalget den 19. juni 2006. Rudersdal Kommune ønsker at sikre effektivitet i opgavevaretagelsen, uanset om der er tale om internt eller eksternt udførte opgaver. Rudersdal Kommune ønsker derfor at være mest mulig uafhængig af, hvem der udfører opgaveløsninger for kommunen, hvorfor Udbudspolitikken også skal sikre fornuftige procedurer, efter hvilke kommunen kan vurdere muligheder for udbud, planlægge og gennemføre udbud samt vælge leverandører i overensstemmelse med de krav, der skal opfyldes. Udbudspolitikken skal endvidere sikre, at kommunen udviser socialt ansvar, samt i videst muligt omfang sikre, at kommunen og dens leverandører overholder relevante direktiver, lovregler, konventioner og overenskomster i øvrigt. Udbudspolitikken omfatter alle kommunens køb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. I Udbudspolitikken opfattes Rudersdal Kommune som en helhed, hvor brugere, borgere og leverandører sikres indflydelse og åbenhed gennem de udbud, kommunen foretager. Det medfører i praksis, at kommunen ønsker at sikre såvel organisationen, herunder personalet, som de eksterne interessenter en fair og lige behandling i forhold til de opgaver, der skal løses for kommunen. 2
1. Formål med Udbudspolitikken Gennem de senere år har den offentlige sektor foretaget en tydeligere opdeling af myndigheds- og driftsopgaverne. Rollefordelingen er blevet mere klar, hvor driftsopgaver ikke nødvendigvis foretages af kommunen selv, men hvor kommunen alt afhængig af de givne omstændigheder kan udbyde ydelser for herved at sikre den fornødne konkurrence i forhold til pris og kvalitet. Udbudspolitikken skal sikre, at Rudersdal Kommune opnår god kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse. Herunder en sikring af at de daglige driftsopgaver løses kvalitativt bedst muligt og økonomisk mest fordelagtigt for kommunen. Rudersdal Kommune vil derfor til stadighed undersøge potentialet for effektivisering af den kommunale service gennem udbud af såvel eksternt som internt udførte ydelser. Udbudspolitikken skal skabe mulighed for fastholdelse af kommunens serviceniveau samt skabe økonomisk råderum for politiske prioriteringer, således at kommunen også i fremtiden står som en dynamisk og professionel offentlig organisation. Udbudspolitikken fastlægger endvidere rammerne for initiativret og -pligt samt beslutningskompetence og administrativt ansvar for indkøb og udbud i Rudersdal Kommune. Den rollefordeling er vigtig, ikke mindst set i lyset af, at kommunerne fra 1. januar 2011 skal have udarbejdet en udbudsstrategi for de kommende års arbejde med udbud, se hovedafsnit 5. Denne udbudspolitik indeholder udbudsstrategien, og udbudspolitikken er den overordnede paraply for kommunens politik og retningslinjer i øvrigt for køb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Det samlede materiale under Udbudspolitikken indeholder således følgende politikområder med bilagsnumrene: 1. Bygherrepolitik for Rudersdal Kommune 2. Udbudsplan 2011 for Indkøbsfunktionen med overslagsår 2012 og 2013. 2. Udbudspolitikkens omfang og afgrænsning Udbudspolitikken omfatter alle Rudersdal Kommunes indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver, herunder også anskaffelser, der foretages i relation til leje- og leasingaftaler. Udbud kan generelt defineres som alle de situationer, hvor kommunen opfordrer eksterne tilbudsgivere til at afgive bud på en given vare eller tjenesteydelse, som kommunen efterspørger. Udbudspolitikken omhandler ikke de opgaver, kommunen udfører som myndighed, men alene de opgaver, der helt eller delvist kan overgå til eksterne leverandører som følge af, at opgavens karakter ikke er relateret direkte eller indirekte til myndighedsudøvelsen. 3
Rudersdal Kommunes områder, skoler og institutioner opfattes i indkøbsmæssig sammenhæng som én samlet organisation (1). Udbudspolitikken skal følges af alle områder i forhold til indkøb af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. De selvejende enheder er ikke omfattet af Udbudspolitikken, men såfremt en selvejende enhed ønsker at være omfattet af kommunens udbudspolitik, kan den tilmelde sig generelt eller fra sag til sag. I det omfang, der fra kommunens side foretages budgetmæssige korrektioner af områdernes økonomi som følge af eksempelvis forbedrede indkøbsaftaler, foretages der tilsvarende korrektioner af de selvejende enheders økonomi, uanset om enheden er omfattet af udbudspolitikken eller ej. 3. Central koordinering af indkøb, udbud og kontrakter Rudersdal Kommune har etableret to centrale kontraktudbydere: 1. Indkøbsfunktionen, en funktionsgruppe under Økonomi, med ansvar for udbud af varer og tjenesteydelser 2. Rudersdal Ejendomme, en enhed under Teknik og Miljø, med ansvar for udbud af byggeog anlægsopgaver. De to centrale kontraktudbydere er ansvarlige for alle udbud og kontrakter, der rækker på tværs (horisontale aftaler) af to eller flere områder i Rudersdal Kommune. Kontrakter og aftaler, der alene omfatter et område (vertikale aftaler) tilhører området, dog på en sådan måde, at de to centrale kontraktudbydere som udgangspunkt optræder som rådgivere i forbindelse med udbud og kontrakttilblivelsen. Registreringen sker for at sikre et overblik over kommunens juridiske og økonomiske forpligtigelser inden for køb, leje, og leasing af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver. Registreringen skal endvidere sikre såvel revisionens mulighed for at få adgang til data som borgernes krav ifølge Lov om offentlighed i forvaltningen. Alle kommunens kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver skal registreres af henholdsvis Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme. 1 Bek. nr. 937 af 16.09.2004, Udbudsdirektivet med tilhørende vejledning af 20.12.2004. 4
Grafisk afbildning af horisontale og vertikale kontrakter: 1. Horisontale udbud eller kontrakter er generelt gældende for to eller flere områder 2. Vertikale udbud eller kontrakter er gældende for det enkelte område / enheden 1 Central kontraktudbyder udbyder Horisontale kontrakter. Eksempelvis, kontormaterialer, møbler, kopimaskiner, it-udstyr, telefoni, forsikringer, rengøring, håndværkerydelser, elevatorservice, tekniske alarmer, energirådgivning mv. Indkøbsfunktionen eller Rudersdal Ejendomme har ansvaret for udbud og kontrakt. Dagtilbud til børn Ejendomme. Enheden har ansvar for selve ydelsens udførelse. bistand fra Indkøbsfunktionen eller Rudersdal Enhedsvise udbud og kontrakter indgået med Vertikale udbud og kontrakter disponering. Skoler Enheden har ansvaret for planlægning og fra Indkøbsfunktionen, eksempelvis skolemøbler. Enhedsvise aftaler og udbud indgået med bistand Vertikale udbud og kontrakter Opdelingen i horisontale og vertikale udbud og kontrakter er foretaget for at sikre en klar ansvars- og kompetencefordeling mellem de centrale kontraktudbydere og de respektive områder. Horisontale udbud og kontrakter tilhører de to centrale kontraktudbydere. I praksis kan der være en adskillelse mellem udbuds- og kontraktansvaret, og det praktiske ansvar for en kontrakt. Eksempel: Rengøring hvor udbuddet og kontrakten er placeret i Indkøb, men Drift/Bygninger varetager de daglige kontrol- og tilsynsopgaver. Vertikale udbud og kontrakter, tilhører området, men på en sådan måde, at de to centrale kontraktudbydere som udgangspunkt optræder som rådgivere i forhold til udbuddet og i den efterfølgende kontraktudarbejdelse. Ansvars- og kompetencefordeling mellem områder og de to centrale kontraktudbydere: 1. Alle udbud og kontrakter i Rudersdal Kommune vurderes løbende ift. ovenstående opdeling mellem, hvorvidt de er horisontale (generelt gældende) eller vertikale (områdespecifikke). 2. Uanset den ovenstående ansvars- og opgavefordeling godkender Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme de juridiske og økonomiske aspekter i alle kommunens kontrakter. Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme fungerer således som centrale kontraktkoordinatorer for Rudersdal Kommune, idet alle kommunens kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver skal være registreret af disse funktioner. 4. Arbejdsgrundlag Indkøb: Indkøbsfunktionen arbejder bl.a. efter den af Kommunalbestyrelsen årligt vedtagne Udbudsplan. 5
Udbudsplanen udarbejdes under hensyn til, hvorvidt de pågældende opgaver er omfattet af: 1. EU-udbudsregler, 2. Nationale regler for udbud og annoncering i Tilbudsloven, 3. Kommunens udbudsstrategi, jf. Kommunalbestyrelsens beslutning. Indkøbsfunktionen skal understøtte og rådgive alle områder og institutioner i kommercielle og juridiske forhold vedrørende indkøb af varer og tjenesteydelser, herunder skal Indkøb opfylde et årligt resultatkrav, der fastlægges i den årlige Udbudsplan. Indkøbsfunktionen koordinerer Udbudsplanen med Områderne for herved at sikre en fornuftig prioritering af opgaverne. Udbudsplanen er endvidere koordineret med samarbejdskommunerne jf. afsnit 6 om Rudersdal Kommune, indkøb og netværk. Med henblik på at sikre en opfølgning på Udbudsplanen udarbejder Indkøbsfunktionen og Rudersdal Ejendomme i først halvår et regnskab for det foregående kalenderårs arbejde. Indkøbsfunktionen skal endvidere afrapportere eventuelle budgetkorrektioner samt en statusredegørelse i forhold til udbudsstrategiens målopfyldelse, jf. afsnit 5 Rudersdal Ejendomme: Såvel rådgiverydelser som entreprenørydelser konkurrenceudsættes i overensstemmelse med Tilbudsloven og EU's udbudsdirektiv. Opgaver, der ikke er annoncerings- eller udbudspligtige udbydes, når det efter en konkret vurdering skønnes hensigtsmæssigt. Der henvises i øvrigt til Rudersdal Kommunes Bygherrepolitik. Desuden varetager Rudersdal Ejendomme al udvendig vedligeholdelse af kommunens bygninger samt disses tekniske installationer. Dette reguleres bl.a. gennem en fælles central rammeaftale med en entreprenør, der sikrer en optimal pris. Samtidig lægges en del af koordineringsarbejdet ud til denne entreprenør. Rudersdal Ejendomme skal i løbet af 2011 og 2012 udvide rammeaftalen på en sådan måde, at al væsentlig indvendig vedligehold skal købes via denne rammeaftale uanset den budgetmæssige decentralisering. Frem til etableringen af den nye rammeaftale kan institutionerne benytte sig af den eksisterende rammeaftale på frivillig basis. Rudersdal Ejendomme skal etablere en servicedesk, der fremover skal kunne håndtere akutte opgaver således, at også disse indkøb optimeres. Rudersdal Ejendomme foretager i samarbejde med Indkøbsfunktionen fælles indkøb af alle energileverancer. 4.1. Brugerinddragelse I forbindelse med udbud af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver etableres der efter behov arbejds- og/eller brugergrupper. Disse grupper skal sikre, at brugerne bliver inddraget på en god og fornuftig måde. 6
Brugergrupperne ledes / supporteres som udgangspunkt af Indkøbsfunktionen eller Rudersdal Ejendomme, og de er sammensat af personer, der repræsenterer det/de relevante områder ud fra eksempelvis en faglig og/eller erfaringsmæssig baggrund. I forhold til udbud af varer og tjenesteydelser skal brugergrupperne som hovedregel indestå for såvel de faglige krav som det kvalitative indhold i kravspecifikationerne. Ved bygge- og anlægsopgaver bidrager brugergrupperne med faglig viden og indsigt i relation til de funktionelle krav og indretningen, hvorimod den byggetekniske rådgivning typisk overlades til eksterne rådgivere. 4.2. Aftaleformer frivillige eller bindende aftaler Rudersdal Kommune anvender følgende 3 aftaleformer, der vælges ud fra, hvorvidt de er omfattet af udbudsregler: 1. bindende aftaler med een leverandør aftaleform anvendes typisk ifm. udbud, 2. bindende rammeaftaler med flere leverandører aftaleform ifm. stor spredning i brugernes krav og behov, jf. eksempelvis møbler, legeredskaber mv. 3. frivillige rammeaftaler, aftaleform typisk ifm. mindre indkøbsområder. Alle indkøbsaftaler indgået på baggrund af udbud er som udgangspunkt bindende aftaler for hele organisationen. 4.3. Aftaleperioder. Af hensyn til såvel et stabilitetskrav som intern ressourceoptimering tilstræber Rudersdal Kommune, at indkøbsaftaler har en varighed på minimum 2 til 4 år. Længerevarende aftaler skal altid ses i forhold til kommunens og leverandørernes bagvedliggende investerings- og omkostningsstruktur. 4.4. Indkøbsaftaler Indkøbsaftaler skal sikre indkøbskoordinering af identiske varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver for hele organisationen Rudersdal Kommune. Indkøbsaftaler indgås i skriftlig form, og aftalerne skal som udgangspunkt være affattet af Rudersdal Kommune med henblik på at sikre kommunens samlede økonomiske og juridiske interesser. Aftalerne indeholder de fornødne oplysninger, således at disponenterne kan træffe korrekte indkøbsbeslutninger. Det kan eksempelvis være oplysninger i relation til aftalens parter, aftaleperiode, ophør, priser, rabatter, betalingsbetingelser, leveringstid, leveringssted, risikoovergang, forsikring, garanti, ansvar, service og miljø. Aftaler om bygge- og anlægsopgaver skal indgås i overensstemmelse med den af Rudersdal Ejendomme udarbejdede standardskabelon for bygge- og anlægsopgave. 4.5. Indkøb og miljø 7
Rudersdal Kommune vil i forbindelse med de konkrete udbud inddrage miljømæssige tildelingskriterier og kontraktkrav, hvor det findes hensigtsmæssigt. Det gælder eksempelvis miljøkrav i relation til økologiske varer, energiforbrug, emission og ergonomiske krav således, at miljø ikke blot ses som et produktkrav, men også relateres til det arbejdsmiljø, som omgiver kommunens borgere og personale. For så vidt angår energibegrænsende tiltag henvises der til kommunens Bygherrepolitik afsnit 5. 4.6. Kriterier for udbud i Rudersdal Kommune Alle anskaffelser af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver vurderes i forhold til EU s udbudsregler og nationale regler for udbud og annoncering i Tilbudsloven. Ved udbud udarbejdes der en tids- og handleplan, der som udgangspunkt omfatter: 1. angivelse af hvilken udbudsform, der vil blive anvendt: offentligt udbud begrænset udbud med prækvalifikation udbud med forhandling udbud med konkurrencepræget dialog udbud som dynamisk indkøbssystem 2. evt. beskrivelse af markedsforhold, investeringshensyn og ressourceoptimering. 3. vurdering af geografiske/organisatoriske hensyn, herunder evt. udbud af delopgaver eller delområder. 4. angivelse af hvilke kriterier der skal være gældende for udvælgelse af tilbudsgivere og senere tildeling af kontrakten, 5. angivelse af hvordan kvalitets- og mængdekontrol samt kontrakt opfølgning indgår som en integreret del af udbudsmaterialet og i den efterfølgende kontrakt. 4.7. Udbud og personalemæssige forhold På områder hvor udbuddet omfatter kommunalt ansat personale finder virksomhedsoverdragelsesloven anvendelse. Rudersdal Kommune vil i den sammenhæng inddrage de ansatte, deres respektive faglige organisationer og samarbejdsudvalg i processen så tidligt som muligt. 4.8. Kontrolbud Såfremt Rudersdal Kommunen beslutter, at der skal udarbejdes et kontroltilbud på den udbudte ydelse vil kommunen sikre, at: 1. der er de fornødne ressourcer og faglige kompetencer tilstede i forbindelse med udarbejdelse af kontroltilbuddet eventuel med inddragelse af ekstern bistand, 2. kontroltilbuddet overholder interne retningslinier og økonomiske rammer samt eksterne regler for afgivelse af kontroltilbud, 3. kontroltilbud organiseres således, at der ikke opstår habilitetsproblemer. 4.9. Social ansvarlighed Rudersdal Kommune vil efterleve ILO-konventioner på områder, hvor kommunen er forpligtet hertil ifølge dansk ret. 8
Rudersdal Kommune kan endvidere i forbindelse med større udbud stille krav om, at den kommende leverandør varetager sociale klausuler. I forhold til social ansvarlighed vil Rudersdal Kommune vurdere 1. at integrere - ved at stille krav om, at kontrakthaver ansætter personer på særlige vilkår (fx fleksjob, handicappede, lærlinge og elever) eller ved at skabe bedre muligheder for at aktivere ledige, svarende til antallet på en tilsvarende kommunal arbejdsplads. 2. at sanktionere bygge- og anlægsopgaver som væsentlig misligholdelse, såfremt entreprenørers og disses underentreprenørers medarbejdere har ansættelsesvilkår, der er dårligere end de som gælder i henhold til lov, overenskomst eller lignende på den egn, hvor arbejdet udføres, jf. ILO konvention nr. 94 om Arbejdsklausuler i statslige kontrakter. Sanktionerne kan være tilbageholdelse og/eller modregning af betaling og ultimativt hæveadgang. 4.10. Kvalitetssikring og opfølgning For at sikre kvalitet i en opgave vil Rudersdal Kommune - som udgangspunkt allerede ved udformningen af udbudsmaterialet - opstille målbare kvalitetskrav eventuelt ud fra gældende standarder og udbudsspecifikationer, der kan danne grundlag for en løbende opfølgning af den senere kontrakt. Rudersdal Kommune vil efter tildeling af en opgave sikre sig, at kommunen får løst opgaven ud fra de i udbudsmaterialet og kontrakten opstillede krav, idet det tilstræbes, at der løbende sker kvalitetskontrol og opfølgning i dialog med såvel brugerne som leverandøren i hele kontraktperioden. Dette kan ske ved bl.a. opfølgningsmøder, stikprøvekontrol, fælleskontrol med brugerne og leverandøren, leverandørens egenkontrol, brugerundersøgelser mv. 5. Udbudspolitik og IKU-indikator. Den af Kommunalbestyrelsen årligt vedtagne Udbudsplan skal tage udgangspunkt i denne udbudspolitik, der er afstemt med Styrelseslovens regler om en kommunal udbudsstrategi. Målet med Udbudsstrategien er, at kommunerne efterlever KL s aftale med regeringen om øget konkurrenceudsættelse i kommunerne IKU-indikatoren. Rudersdal Kommune skal således ifølge målsætningen have nået en konkurrenceudsættelse på 31,5% senest i 2015. Indikatoren for konkurrenceudsættelse (IKU) måler de konkurrenceudsatte udgifter i kommunerne som andel af de udgifter, det er muligt at konkurrenceudsætte. Dermed omfatter indikatoren både kommunens brug af private leverandører og kommunens egne vundne udbud. Rudersdal Kommune har vedtaget 4 overordnede principper for udbudsstrategien, jf. Bilag 2. 6. Rudersdal Kommune, indkøb og netværk 9
Rudersdal Kommune indgår i et formelt indkøbs- og udbudsfællesskab med Gentofte, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk og Frederiksberg Kommuner. Herudover deltager Rudersdal Kommune i ad-hoc samarbejder med en række andre nordsjællandske kommuner. De fælles udbud foretages primært i relation til udbud af varer og tjenesteydelser, hvor dette findes hensigtsmæssigt ud fra en faglig og indkøbsstrategisk vurdering. 7. Rudersdal Kommune som aktiv indkøbspartner Udbudspolitikkens overordnede målsætning om åbenhed, indflydelse og udbud skal af såvel nuværende som potentielle leverandører - store som små - opleves som en fair og reel behandling, hvor der er lige adgang til at byde på udbud og dermed deltage i konkurrencen om løsningen af fremtidige kommunale indkøb og opgaver, herunder vil kommunen naturligvis efterleve de generelle principper om gennemsigtighed og ligebehandling i udbuddene, idet udbud som minimum offentliggøres på kommunens hjemmeside. Rudersdal Kommune vil tilrettelægge sine udbud og indkøb på en sådan måde, at alle leverandører - store som små - får mulighed for at byde på opgaverne. Det kan eksempelvis ske gennem opdeling af udbud i mindre dele eller opdeling i geografiske delområder. Rudersdal Kommune ønsker således at være en aktiv samhandelspartner, hvor kommunen via udbud udvælger og samarbejder med de bedste leverandører på markedet. De af kommunen valgte leverandører skal opleve en offentlig aftalepartner, der aktivt gennem løbende dialog medvirker i eksempelvis en optimering af værdikæder, innovation af produkter og ydelser, og som i øvrigt ønsker at fremstå som en professionel kunde med en central beliggenhed i det grønne område nord for København. 8. Ændring af Udbudspolitikken Med udbudspolitikken har Rudersdal Kommune fastlagt procedure- og kompetenceregler for, hvornår og hvorledes kommunen indkøber varer og tjenesteydelser samt bygge og anlægsopgaver. Udbudspolitikken skal senest revideres i forbindelse med den ny kommunalbestyrelses tiltræden i 2014. 10
4 principper for udbudspolitikken i Rudersdal Kommune Princip 1 - konkurrence: 1. Kommunen vil forfølge det mål for konkurrenceudsættelse, som aftales mellem Regeringen og kommunerne, jf. IKU afsnit 5 i Udbudspolitikken. 2. De kommunale driftsopgaver skal løses bedst og billigst. Det medfører, at kommunen anvender konkurrenceudsættelsen til at skærpe fokus på tilrettelæggelsen og udførelsen af egne opgaver. 3. Kommunen påser, at de driftsopgaver, som konkurrenceudsættes, er veltrimmede forud for udbuddets iværksættelse, herunder at opgaverne er belyst tilstrækkeligt således, at der kan træffes beslutninger på et gennemarbejdet grundlag. Princip 2 - effektivisering: 1. Kommunen skal være en professionel bestiller af varer og tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. 2. Konkurrenceudsættelse af varer og tjenesteydelser, bygge- og anlægsopgaver samt kommunale driftsopgaver er et centralt element i kommunens effektiviseringsindsats. 3. Kommunen overdrager alene driftsopgaver til private leverandører, hvis der er sikkerhed for leverance og kvalitet i opgaveløsningen. Princip 3 - økonomi: 1. Kommunen forfølger såvel økonomisk besparelsespotentialer som mere kvalitet for pengene hos de private leverandører. 2. Kommunen fokuserer i første omgang på de driftsopgaver, hvor der er et stort volumen og forventeligt det største potentiale. 3. Kommunen tilpasser konkurrenceudsættelsen til markedet, lokalt, regionalt og på landsplan samt i forhold til den økonomiske udvikling. 4. Kommunen overdrager kun driftsopgaver til private leverandører, hvis der er et reelt besparelsespotentiale eller hvor kommunen får mere kvalitet for de samme ressourcer. 5. Kommunen er parat til at hjemtage allerede outsourcede driftsopgaver, der kan løses billigere og bedre i kommunen. Princip 4 samarbejde og netværk: 1. Kommunen indgår i tværkommunale samarbejder, hvis det styrker kommunens position samt bidrage til øget potentiale for kommunen. 2. Kommunen drager erfaringer fra og benchmarker med andre kommuner på driftsområder, hvor der kan være usikkerhed om ressourceforbrug og besparelsespotentialer. 11
3. Kommunen udarbejder kravspecifikationer og tilrettelægger udbudsprocesser, der skal være et solidt fundament for intern styring og et godt samarbejde med kommende leverandører. 4. Kommunen betragter ledere og medarbejdere som aktive medspillere i udbudsprocessen. 12