Referat for: Næstved Provstiudvalg PU møde 23. maj 2012. Kl. 14.00 Mødested: Stationvej, Glumsø Fraværende med anmeldt forfald: Jørn Dysted. Tillægsdagsorden er indarbejdet i referatet. Mødepunkt 1 Provstikonsulent Steen Otterstrøm orienterer Provstikonsulent Steen Otterstrøm har haft kontakt til 3 menighedsråd siden sidste PU møde. 2 Referat fra mødet den 9. maj 2012 i Sct. Peder, Næstved Sag: Sct. Peder, Strukturdrøftelse og - samarbejde mell. Næstved Provsti og fem bykirker (1106) - Sankt Peders Referat fra mødet den 9. maj 2012 i Sct. Peder, Næstved Resultatet af mødet blev at der arbejdes videre med priser vedr. lydanlæg og ændring af frekvens, el (varme og lys), klokke- og orgeleftersyn. Itkontoret har oplyst at de arbejder med telefoni. Provstikonsulenten kontakter it-kontoret. Der forventes at der afholdes møde i gruppen i september måned. 3 Ideer til forandring i Næstved Provsti Sag: Fremtidsplaner i Næstved Provsti (1198) Ideer til forandring i Næstved Provsti Det blev besluttet at provstiudvalg og provstikonsulent arbejder videre med idéer til forandring i Næstved Provsti på et heldagsmøde i august-september 2012. 4 Endelig godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt. 5 Hårslev-TingJellinge-Krummerup, faktura fra landskabsarkitekt vedr. Krummerup og Ting Jelinge kirkegårde Sag: Hårslev-TingJellinge-Krummerup, Kirkegårdsrapport (1199) - Hårslev Provstiudvalget bevilger kr. 24.155 og kr. 25.212,50 incl. moms til dækning af faktura fra landskabsarkitekt for rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af kirkegårdsplan for Krummerup og Ting Jellinge kirkegårde. Hårslev-TingJellinge-Krummerup, faktura fra landskabsarkitekt vedr. Krummerup og Ting Jelinge kirkegårde Referat,23-05-2012 Side: 1
Mødepunkt 6 Haldagerlille, godk. overførsel til Fuglebjerg Kirketag Sag: Haldagerlille kirkekasse, overførsel af præstegårdskasse til Fuglebjerg Kirkekasse (1104) - Haldagerlille Forhåndsgodkendt af provst Connie B. Beier. Godkendt. Haldagerlille, godk. overførsel til Fuglebjerg Kirketag 7 Næstved Kirkgegårde - ansøgning om anvendelse "filteropsparing" til renov. tagrender og tag Sag: Næstved Kirkgegårde, renovering af tagrender og tag (1151) Næstved Kirkgegårde - ansøgning om anvendelse "filteropsparing" til renov. tagrender og tag Provstiudvalget godkender, at der fra prohiberet filteropsparingskonto frigives midler til renovering iflg. tilbud fra Børge Jakobsen & Søn. Renoveringen omfatter tag, tagrende, kloak kr. 342.120 excl. moms. Renovering af facade kr. 94.750 excl. moms. Omfugning af murede piller kr. 36.770 excl. moms. Tillægspris vandsamlingskasse kr. 5.940 excl. moms. Ialt kr. 479.580 excl. moms. Ialt kr. 599.475 incl. moms. Næstved Kirkegårde, tilbud fra Hansen & Andersen - tag og gavl Næstved Kirkegårde, tilbud fra Børge Jakobsen & Søn, tag og gavl Bestyrelsens beslutning om valg af tilbud 8 Sankt Jørgens Kirke, Rapport fra teknologisk Institut Sag: Skt. Jørgen, Undersøgelse for skimmelsvamp (1180) - Sankt Jørgens Sankt Jørgens Kirke, Rapport fra teknologisk Institut Regning vedrørende skimmelsvampeundersøgelse Provstiudvalget foreslår at Flemming Mejnecke kontakter formanden for Sankt Jørgens sogn og aftaler det videre forløb i sagen. Der er tale om at undersøgelse af fugtskader i loftkonstruktionen i et af kontorerne i Sankt Jørgens Kirke. Når Flemming Mejnecke har været på besøg, drøftes sagen igen på næstkommende PU møde. 9 Holsted, brev vedr. underskud regnskab 2011, renter og forsikringsbidrag Sag: Holsted, budget 2013 (1195) - Holsted Holsted, brev vedr. underskud regnskab 2011, renter og forsikringsbidrag Ansøgning om øget driftramme. Provstiudvalget anbefaler, at provst Vagn Birk Jensen og evt. en eller flere andre PU medlemmer holder et regnskabsmøde med Holsteds formand, kasserer og evt. andre fra rådet. På mødet vil det blive drøftet, om der er behov for forhøjelse af driftsrammen. Referat,23-05-2012 Side: 2
Mødepunkt 10 Holsted, ansøgn. 5% midler til landskabsarkitekt kr. 27.950,50 Sag: Ansøgning af 5% midler (890) - Holsted Provstiudvalget bevilger kr. 27.950,50 incl. moms til dækning af faktura fra landskabsarkitekt. Beløbet overføres snarest til menighedsrådet bankkonto, da provstiudvalget har modtaget dokumentation i form af fakturakopi. Holsted, ansøgn. 5% midler til landskabsarkitekt kr. 27.950,50 11 Snesere, brev fra MR om ansøgning gravers lønramme 22 Sag: Graver ved Snesere Kirke (715) - Snesere Det blev besluttet at provst Vagn Birk Jensen videresender ansøgningen til Kirkeministeriet med provstiudvalgets holdning. Snesere, brev fra MR om ansøgning gravers lønramme 22. Skrivelse til Roskilde Stift 12 Tybjerg, svar vedr. ansøgning 5% til kirkegårdsmur Sag: Tybjerg, kirkegårdsmur (1193) - Tybjerg Planer om regnskabsmøde. Tybjerg, svar vedr. ansøgning 5% til kirkegårdsmur. 13 Tilbud om køb af forpagterbolig, Spragelsevej 21A - Pia og Jes Petersen Sag: Herlufmagle: Salg af forpagtergården (218) - Herlufmagle Provst Vagn Birk Jensen har afholdt møde med menighedsrådet og de har i fællesskab besluttet, at menighedsrådet bruger de allerede budgetterede midler samt "frie midler" til få udført opgaven. Samtidig godkender provstiudvalget, at der kan anvendes op til kr.100.000 fra opsparing til Kirkely til istandsættelsen af kirkemuren. Provstiudvalget godkender at menighedsrådet arbejder videre med salget af forpagterboligen til den nævnte pris. Tilbud om køb af forpagterbolig, Spragelsevej 21A - Pia og Jes Petersen 14 Forslag til vision og mål Sag: Næstved Provstiudvalg, vision og mål (1185) Provstiudvalget besluttede et par ændringer som foretages af provst Connie B. Beier. Forslaget mailes til PU medlemmer og fremlægges herefter på provstiets hjemmeside. Forslag til vision og mål Referat,23-05-2012 Side: 3
Mødepunkt 15 Notat vedr. møde om regnskabskontor d. 8. maj 2012 Sag: Fælles regnskabskontor (935) Orientering fra deltagelse ved Næstved Kirkegårdes bestyrelsesmøde d. 14.05.12. Notat vedr. møde om regnskabskontor d. 8. maj 2012 16 Ansættelsesbevis Steen Otterstrøm d. 01.01.12 Sag: Otterstrøm, Steen (provstikonsulent) (1140) Afventer udkast til samarbejdsaftale. Provstiudvalget blev orienteret om provst Vagn Birk Jensen og provstisekretærens møde med kirkegårdens bestyrelsesmøde d. 14.05.12. Bestyrelsen ser positivt på planerne om at placere et fælles regnskabskontor i kirkegårdens lokaler. Der arbejdes videre med planerne. Leif von Gersdorff tager kontakt til Benny Karlsson for yderligere drøftelser. Provstiudvalget vedtog at provstikonsulent Steen Otterstrøm udarbejder et udkast til en samarbejdsaftale mellem provsti og kirkegårdbestyrelsen samt en stillingsbeskrivelse for regnskabsassistent. Der tages udgangspunkt i vedtægt for regnskabsfører som kan findes på provstiets hjemmeside http://www.naestvedprovsti.dk/oekonomi. Provstiudvalget modtog et forslag ved mødet, derfor udsættes behandlingen af punktet til næste møde d. 19.05.12. Ansættelsesbevis Steen Otterstrøm d. 01.01.12 17 Ansøgning om tilskud til præsternes sommerfest 2012 Sag: Tilskud til sommerfest for præsterne i Næstved Provsti (458) Godkendt at der af 5% midlerne udbetales kr. 200,00 pr. deltager til dækning af fortærring ved sommerfesten. Ansøgning om tilskud til præsternes sommerfest 2012 Referat,23-05-2012 Side: 4
Orientering 18 Marvede-Hyllinge-Vallensved, samarbejdsaftale om vikariering gravere 01.05.12 Sag: Marvede: samarbejdsaftale (621) - Marvede. Marvede-Hyllinge-Vallensved, samarbejdsaftale om vikariering gravere 01.05.12 19 Fensmark, Anneksbyggeriet - svar til stiftet Sag: Fensmark Kirke - opførelse af anneks (141) - Fensmark Fensmark, Anneksbyggeriet - svar til stiftet 20 Notat fra besøg på Næstelsø Kirkegård Sag: Udviklingsplaner for kirkegårdene i Næstved Provsti (910) Notat fra besøg på Næstelsø Kirkegård Notat fra besøg på Marvede Kirkegård 21 Overdragelse af betalingsrettigheder Sag: Betalingsrettigheder (1197) Brev fra Roskilde Stift fremsendes til Snesere Menighedsråd. Overdragelse af betalingsrettigheder 22 Næstved Kirkegård - 1. budget 2013 Sag: Næstved Kirkegårde - budget 2013 (1161) Næstved Kirkegård - 1. budget 2013 Næstved Kirkegård - 2. budget 2013 23 Referat fra bestyrelsesmøde d.14.05.12 Sag: Næstved Kirkegårde: Referater (950) Til efterregning. Referat fra bestyrelsesmøde d.14.05.12 Vedr. bl.a. placering af regnskabskontor på Østre Kirkegård Referat,23-05-2012 Side: 5
Orientering 24 Oplysninger til brug for udbud af provstirevision Sag: Revision (893) Opgørelse fremsendes til Roskilde Stift pr. mail d. 24.05.12. Oplysninger til brug for udbud af provstirevision 25 Ministeriets dispensation til forsøg med valgforsamling med ventil (4 års funktionsperiode) Sag: Menighedsrådsvalg 2012 (1058) Ministeriets dispensation til forsøg med valgforsamling med ventil (4 års funktionsperiode) Dispensation til valg til menighedsråd i 2012 på valgforsamling samt tilladelse til valg for en valgperiode på 2. år Vedrørende deltagelse i forsøg med 2-årig funktionsperiode for valg til menighedsråd Til menighedsråd der har fået dispensation til valg på valgforsamling samt en valgperiode på 2 år ved Ministeriet for Ligestilling og Kirkes brev af 8. maj 2012 - dok. nr. 47515/12 26 Foreløbige drifts- og anlægsønsker 2013 i regneark Sag: Budget 2013 (1200) Foreløbige drifts- og anlægsønsker 2013 i regneark 27 Evt. Karrebæk, ansøgning om brug af "frie midler" til køb af havedør kr. 19.000 incl. moms. Næstelsø, ansøgning om lån af 5% midler til dækning af rørskade i kr. 62.000. Provstiudvalget godkender at menighedsrådet bruger kr. 19.000 incl. moms af frie midler til udskiftning af havedør. Provstiudvalget godkendte lånet til Næstelsø og anerkender at lånet evt. søges konverteret til en 5% bevilling, hvis menighedsrådets forsikring ikke kan dække skaden. Mødet afsluttet kl. 18.30 Referat,23-05-2012 Side: 6