P H D S C H O O L K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T ET M Ø D E R E F E R A T 22. JANUAR 2015 Forum Møde i Ph.d.-udvalget PHD SCHOOL Møde afholdt: 21. januar 2015kl. 10.00-12.00 KAREN BLIXENSVEJ 4, 2300 Sted: Referent: 15b.0.07 Mia Dabelsteen KØBENHAVN S TLF 5129 8429 Til stede: Sune Auken, Ph.d.-skoleleder og formand for Ph.d.-udvalget, Mia Dabelsteen, AC-fuldmægtig, Ph.d.-skolen, phdschool@hum.ku.dk www.phd.humanities.ku.dk REF: MD Henrik Reeh, IKK - stedfortrædende formand for udvalget, Inge Birgitte Siegumfeldt, Engerom, Dorthe Gert Simonsen, SAXO Claus Povlsen, NFI (CST) Michael Lerche Nielsen, NFI, Thomas Rørbeck Nørreby, Ph.d.-studerende INSS, Louise Kammacher, Ph.d.-studerende og næstformand i ph.d.-udvalget NFI, Christine Aster Crone, Ph.d.-studerende TORS, Maria Jørgensen, Ph.d.-studerende Engerom, Sille Obelitz Søe, Ph.d.-studerende IVA, Jesper V. Køber, Ph.d.-studerende SAXO, Julie M. M. Lassen, Ph.d.-studerende og suppleant MEF, Sigrid Klerke, ph.d.-studerende NFI (CST). Afbud:
Esther Fihl, TORS, Pia Borlund, IVA, Finn Collin, MEF, Emilie Taulø-Jacobsen, Ph.d.-studerende MEF, SIDE 2 AF 7 Ikke til stede: Nicklas Freisleben Lund, Ph.d.-studerende IKK. Mødet var indkaldt med følgende dagsorden: Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden. 2) Valg af næstformand. 3) Drøftelse af ÅTT en 2014. 4) Orientering om dagsorden for dialogmøde med de ph.d.-studerende. 5) Drøftelse af kriterier for registrering af udlandsophold efter hovedvejlederudtalelse. Hvad skal tælles med? Hvor langt skal et udlandsophold være for at det skal registreres? Mindst 14 dage? Mindst tre uger? En måned? Mindst tre måneder? (Kurser og konferencer tæller ikke som udlandsophold). Det er til brug for statistik og indsamling af information om de ph.d.-studerendes udlandsophold. 6) Max. 100.000 ords-reglen i afhandlingen: Hvad skal tælles med og hvad skal ikke? Evt. nedsættelse af gruppe, der kan lave en udtømmende liste over alt indhold. 7) Drøftelse af retningslinjer for artikelafhandlinger jf. bilag 2. 8) Meddelelser fra de ph.d.-studerende 9) Evt. Bilag: 1) Link til hjemmesiden med beskrivelse af 100.000 ords regel: http://phd.hum.ku.dk/info/ph.d._studiet/ (Se under afhandling) + Mailkorrespondance mellem Henrik Reeh og Torke Nordbo. 2) Mail fra Michael Lerche Nielsen og link til ph.d.-skolens hjemmeside. Ad. 1) Godkendelse af dagsorden. Dagsorden blev godkendt dog med den tilføjelse, at punkt 2) udvides til at bekræfte den stedfortrædende formand. Ad. 2) Valg af næstformand. Louise Kammacher blev valgt som næstformand i ph.d.-udvalget.
Henrik Reeh, der har været stedfortrædende formand i ca. et år i ph.d.- udvalget fortsætter som stedfortrædende formand. SIDE 3 AF 7 Ad 3) Drøftelse af ÅTT en 2014 Sune orienterede om, at vi er pålagt at lave en arbejdspladsvurdering (APV) hvert tredje år og som noget nyt fra 2013 er begyndt at udarbejde nogle lidt mindre omfattende temperaturmålinger i de mellemliggende år nemlig de såkaldte Årlige Trivsels- og Tilfredshedsmålinger (ÅTT er). Sune konstaterede, at der generelt er fremgang med hensyn til trivslen blandt de ph.d.- studerende på fakultetet. I 2009 kom der en noget negativ arbejdspladsvurdering (APV) og den medførte en række initiativer for at forbedre rammerne for ph.d.-uddannelsen og de ph.d.-studerendes trivsel. Den næste APV viste fremgang for de ph.d.-studerendes trivsel, der nu var på niveau med VIP ernes trivsel på flere områder, men desværre viste en kønsskævhed på nogle af spørgsmålene blandt de ph.d.-studerende på den måde, at de kvindelige ph.d.-studerendes trivsel på nogle områder var dårligere end deres mandlige kollegers trivsel, som på disse områder var bedre end VIP ernes. ÅTT en fra 2013 så pænere ud og den fra 2014 ser den endnu bedre ud. Der er ikke længere nogen særlig kønsskævhed og overordnet er tallene flotte. Det er meget positivt. Dog er der et alvorligt punkt, som der skal gøres noget ved: Afholdelse af MUS. I 2012 var det kun 40%, der fik afholdt MUS nu er vi kommet op på 57%, men dette kan og skal stadig forbedres. Til sammenligning ligger VIP ernes på 88%. Dette varierer fra institut til institut, men på de institutter, der ligger lavt må der sættes markant ind for at forbedre dette. Ph.d.-udvalget vil derfor bede om en redegørelse fra hhv. ENGEROM (0%), TORS (40%), SAXO (56%) og IKK (55%) via dekanen for at rette op på dette hurtigst muligt. Med den på direktionsmødet den 12. Januar 2015 netop vedtagne handleplan for ph.d.-området er der også vedtaget en række initiativer, der skal sættes i værk for at forbedre dette. Dette vil også blive effektueret i den kommende tid. Dorthe Gert Simonsen bemærkede, at de eksternt ansatte ph.d.-studerende ikke er forpligtet til at afholde MUS. De får/skal have tilbuddet af fakultetet, men de er ikke forpligtet til at tage imod det. Dette er på SAXO op mod en tredjedel af de ph.d.-studerende, der er ansat på disse vilkår og det vil afspejle sig i tallene. Det blev forslået, at man derfor kunne tilføje spørgsmålet: Er du blevet til-
budt en MUS? til skemaet. Dette vil blive formidlet videre til fakultetets arbejdsmiljøansvarlige AC-fuldmægtig i HR & Personale Peter Wedel Bay, der må undersøge dette og vende tilbage med svar til ph.d.-udvalget. SIDE 4 AF 7 Sigrid Klerke, Ph.d.-studerende fra NFI, bemærkede yderligere, at flere nyansatte ph.d.-studerende ikke har haft chancen for at få afholdt MUS. De udgør ifølge undersøgelsen 25% af de ph.d.-studerende. De ph.d.-studerende understregede vigtigheden af at der bliver afholdt MUS og beskrev, at de ser det som en mulighed for at få konkrete tilbagemeldinger på deres arbejde og arbejdsforhold. Hvor de løbende får tilbagemeldinger på det studiemæssige arbejde undervejs i deres ph.d.-forløb, så er dette en god mulighed for at få feedback på deres status som medarbejdere. Der var en kritisk bemærkning til spørgsmålet på side 6 om feedback fra nærmeste leder. Her blev det foreslået, at der i stedet kunne stå: Får du tilstrækkelig feedback på dit arbejde af de ansvarlige? Det vil være mere direkte og måske gøre, at folk bedre kan besvare spørgsmålet. En af årsagerne til den lave score kan være, at folk ikke helt ved, hvad de skal svare i og med, at de ikke helt ved, hvem nærmeste leder er, og derfor giver en halvdårlig evaluering. Dette vil også blive formidlet videre til fakultetets arbejdsmiljøansvarlige AC-fuldmægtig i HR & Personale Peter Wedel Bay, der må undersøge dette og vende tilbage med svar til ph.d.-udvalget. Det blev også bemærket, at de ph.d.-studerende, der er over 40 år gamle generelt evaluerede lidt mere negativt end de yngre ph.d.-studerende. Sune konkluderede, at tallene overordnet viser fremgang for de ph.d.- studerendes trivsel og at dette er en positiv udvikling. Ad 4) Orientering om dagsorden for dialogmøde med de ph.d.-studerende Sune orienterede kort om dagsordenen for det kommende dialogmøde med de ph.d.-studerende den 27. Januar 2015, der kommer til at handle om de ph.d.-studerendes trivsel, arbejdsmiljø, beskæftigelse og karrieremuligheder. Der vil være oplæg af prodekan Jens Erik Mogensen og Sune og derefter workshops omkring de forskellige emner og til sidst en opsamling i plenum faciliteret af Peter Wedel Bay, AC-fuldmægtig og arbejdsmiljøansvarlig i HR & Personale. Sune nævnte, at et af hovedbudskaberne til de ph.d.-studerende vil være, at beskæftigelsestallene for de humanistiske ph.d. er er gode, at de generelt opnår en højere løn og et bedre match mellem uddannelse og job end de humanistiske kandidater. Med denne besked kan de forhåbentlig opnå en
endnu bedre trivsel og fokusere på deres ph.d.-uddannelse. SIDE 5 AF 7 Sune forklarede videre, at fællesmødet er en udløber af den handleplan fra ph.d.-udvalget, som direktionen netop har godkendt med enkelte modificeringer. Han nævnte endvidere, at fællesmøderne er noget vi kommer til at gentage som et tilbagevendende arrangement på samme måde som karrierekonferencerne med DM. Mia Dabelsteen meddelte endvidere, at handleplanen vil blive færdigredigeret inden længe, så den kan sendes ud til ph.d.-udvalg, institutledere, ph.d.- koordinatorer, institutadministratorer og ph.d.-studerende. Ad 5) Drøftelse af kriterier for registrering af udlandsophold efter hovedvejlederudtalelse. Hvad skal tælles med? Hvor langt skal et udlandsophold være for at det skal registreres? Mindst 14 dage? Mindst tre uger? En måned? Mindst tre måneder? (Kurser og konferencer tæller ikke som udlandsophold). Det er til brug for statistik og indsamling af information om de ph.d.- studerendes udlandsophold. Ph.d.-udvalget var enige om, at det ville være godt at præcisere kravene og samtidig tydeliggøre forventningerne. Det blev besluttet, at ph.d.-studerende på Det Humanistiske Fakultet forventes at gennemføre et eller gerne flere længerevarende udlandsophold af en samlet varighed på 3-6 måneder. Samtidig blev det vedtaget at et længerevarende udlandshold som minimum er af 14 dages varighed. Det vil sige, at har en ph.d.-studerende ikke mulighed for at tage et ophold af 3 måneders varighed i udlandet, så kan vedkommende i stedet stykke det sammen af for eksempel seks ophold af 14 dages varighed. Ph.d.-udvalget fastholder også, at kurser og konferencer ikke tæller med som længerevarende udlandsophold. Dette skal indføjes i regelhåndbogen, ph.d.-planen mm. Sune understregede, at det er vigtigt, at fakultetet kan dokumentere et generelt højt internationalt niveau. Derfor er det vigtigt at få kommunikeret forventningerne klart ud, så flere kommer afsted. Dorthe Gert Simonsen understregede, at de humanistiske ph.d.-studerende er mindre internationaliserede end ph.d.-studerende fra de andre fakulteter, hvor udlandsophold af 3-6 måneders varighed allerede er normen. Hvis man ikke lever op til dette har man som færdig ph.d.- er et problem i forhold til at søge om en postdoc. Sigrid Klerke bemærkede, at det også kunne være godt hvis der var mere
hjælp at hente for de ph.d.-studerende i forhold til råd og vejledning omkring udlandsophold. SIDE 6 AF 7 MD: Ph.d.-KUFIR har netop (3/11-2014) besluttet at udbygge KU s ph.d.- hjemmeside med en liste over fonde med rejselegater og samtidig har International Staff Mobility (ISM) i Nørregade tilbudt at oprette en støttefunktion til de ph.d.-studerende på KU vedr. praktiske spørgsmål som supplement til denne hjemmeside og den faglige akademiske vejledning omkring udlandsophold som det vurderes bedst varetages af den ph.d.-studerendes vejleder. De emner som ph.d.-studerende på tværs af KU ønsker vejledning om bringes videre til ISM: Visum, skat, rejseregler, forsikring, revisionsregler, regler vedrørende finansiering, lokale tolke/rejseguides, generel rådgivning, ensretning af regler/muligheder, udgifter/betaling. Når dette er på plads skal det også kommunikeres tydeligt ud til fakultetets ph.d.-studerende, ph.d.-vejledere og ph.d.-koordinatorer. Sune foreslog desuden, at ph.d.-udvalget kunne bede en repræsentant fra HR og Personale om at iværksætte en undersøgelse af rejsevanerne for fakultetets ph.d.-studerende. På den måde kan vi afdække interesse, varighed, barrierer, fordele mm. Undersøgelsen kunne eksempelvis inkludere spørgsmål som. Har du rejst ud? Hvordan? Hvorhen? Hvorfor ikke? Ad 6) Max. 100.000 ords-reglen i afhandlingen: Hvad skal tælles med og hvad skal ikke? Evt. nedsættelse af gruppe, der kan lave en udtømmende liste over alt indhold. Ph.d.-udvalget besluttede at skærpe formuleringerne på hjemmesiden sådan, at det ikke kan misforstås hvad der tæller med og hvad der ikke gør. Der skal således være en liste over ting, der ikke tæller med og det skal pointeres, at ALT andet tæller med. Eksempelvis blev det understreget at følgende tæller med som del af afhandlingen: Indholdsfortegnelsen tæller med. Billedtekst i teksten tæller med på lige fod som litteraturhenvisning. Resumeer tæller med, da de er er en lovpligtig del af afhandlingen. Derimod tæller en billedfortegnelse som appendiks ikke med ligesom øvrige appendiks er ikke tæller med. Dernæst besluttede ph.d.-udvalget, at det skal præciseres, at hvis man som ph.d.-studerende mener, at man står med en ny type, der ikke bør tælles
med, så skal man søge om det i ph.d.-udvalget på forhånd inden aflevering. SIDE 7 AF 7 Ad 7) Drøftelse af retningslinjer for artikelafhandlinger jf. bilag 2. Dette punkt blev kun berørt ganske kort og det blev besluttet at tage det op igen på næstkommende ph.d.-udvalgsmøde, da der pt. er nedsat en arbejdsgruppe om flerforfatterskaber med dekanen i spidsen og arbejdet herfra ventes at have betydning for hvordan retningslinjerne for artikelafhandlingerne kan præciseres. Det blev pointeret, at retningslinjerne omkring dette skal være de samme på hjemmesiden og i regelhåndbogen. Sune understregede dog, at han er tilhænger af åbne regler ifht. artikelafhandlinger. Der skal desuden skaffes en vejledning til bedømmelsesudvalget fra Christina og Toke, som skal sendes ud med dagsordenen. Ad 8) Meddelelser fra de ph.d.-studerende Der var ingen meddelelser fra de ph.d.-studerende. Ad Evt.) Der var ikke noget til dette punkt. Sune takkede for et godt og konstruktivt møde og sagde på gensyn til det ekstraordinære møde allerede i næste uge.