TRICOMMERCE BRUGERGUIDE Aftaleadministration [Type text]
Indhold 1. Introduktion... 3 2. Aftaleoversigten... 4 2.1 Opsætning af aftaleforhold...4 2.1.1 Kategori...5 2.1.2 Leverandørkontakt...5 2.1.3 Gebyrer...5 2.1.4 Dag-til-dag-levering...5 2.1.5 Godkendelsesprocedure...5 2.1.6 Aftaleopdatering...5 2.1.7 Slet prisliste...5 2.1.8 Fjern udgåede...6 2.1.9 Aktiv...6 2.1.10 Kommentarer...6 3. Prislistegodkendelse... 7 3.1 Varer i en prisliste...7 3.2 Søgning...8 3.4 Godkendelse eller afvisning af prislister...9 4. Varegrupper... 10 4.1 Aftaler... 10 4.2 Tilpassede... 11 4.2.1 Tilføj varer til en tilpasset varegruppe... 11 4.2.2 Sletning af en tilpasset varegruppe... 12 4.3 Tildeling af varegrupper... 12 Version 1.0 Side 2
1. Introduktion I aftaleadministrationen i Tricommerce styres alle aftaler og prislister. Det er her, der tages stilling til nye prislister og til opdateringer, og man angiver aftalerelaterede informationer som f.eks. leverandørens kontaktinformationer, opsætning af ordregebyrer eller dag-til-dag-levering. Aftaleadministrationen er delt i tre: Aftaleoversigt: Her vises alle prislister, der er i organisationen. Prislistegodkendelse: Her tages stilling til nye prislister og opdateringer. Varegrupper: Her angives, hvem der skal have adgang til en given prisliste. Aftaleadministration findes under menupunktet Prislister i panelet til venstre. For at se aftaleadministrationen, skal man have rollen aftaleansvarlig. Side 3
2. Aftaleoversigten Aftaleoversigten indeholder alle aftaler, der er indlæst til organisationen. Det er her, det fulde overblik over prislisteaftaler er. Man kan søge bredt i aftaler eller bladre i listen. Som udgangspunkt vises de første 25 aftaler i oversigten. For hver aftale vises: Leverandørlogo Leverandørnavn Aftalenummer Eventuel aftale-etikette Kunde (modtager-organisation) Type (Forhandlet eller Listepris) Dato for seneste ændring (opdatering) Udløbsdato (hvis angivet i aftalen) Antal aktive varer Eksempel på aftaleoversigten, der viser alle prisaftaler i organisationen. 2.1 Opsætning af aftaleforhold Klik på en aftale og yderligere aftaleinformationer vises i split-vinduet under aftaleoversigten, eller dobbelt-klik på en aftale for at få den vist i sin egen fane. På en aftale kan man her se: Leverandørnavnet Oprettelsesdato Dato for seneste ændring Eventuelle prisliste-etiketter Side 4
Hertil kommer en række informationer, der gennemgås nærmere i det følgende. Ændringer i opsætning gemmes ved klik på gem-knappen. 2.1.1 Kategori Det er muligt at påføre en kundespecifik kategori på en aftale. Kategorien vises for indkøberne ved klik på ikonet Aftale i menuen i toppen af skærmen. 2.1.2 Leverandørkontakt Man kan angive kontaktinformationer til leverandøren for en specifik aftale, således at indkøberne kan kontakte den relevante kontaktperson hos leverandøren direkte for afklaring af evt. spørgsmål. Leverandørkontaktoplysningerne vises for indkøberne i deres oversigt over aftaler, der kommer frem ved klik på ikonet for Aftaler i menuen øverst på skærmen. 2.1.3 Gebyrer Nogle leverandører opererer med et ordregebyr ved ordrer under et bestemt beløb. Det kan f.eks. være at ordren tillægges et gebyr på 250 kr., hvor ordretotalen er under 500 kr. Man kan for en aftale angive gebyret størrelse og grænsen for ordretotalen, der udløser gebyret. Hvis en indkøber bestiller varer fra den pågældende aftale og ordretotalen er under gebyrgrænsen, vil brugeren blive advaret om gebyret inden ordreafsendelse. Indkøberen kan vælge at sende ordren alligevel eller vælge at vente med ordreafsendelsen til flere varer er tilføjet ordren (således at ordregebyret undgås). 2.1.4 Dag-til-dag-levering Hvis der for en aftale er truffet aftale om at varer leveres fra dag til dag, hvis blot ordren er afgivet inden et bestemt klokkeslæt dagen før, kan dette angives på aftalen. Hvis ordren afsendes inden tidspunktet, kommer ingen advarsel, men afgives ordren efter klokkeslættet, advares brugeren om at dag-til-dag-levering måske ikke kan nås pga. det sene ordreafsendelsestidspunkt. 2.1.5 Godkendelsesprocedure Dette bruges til at angive om opdateringer til en prislisteaftale skal automatisk godkendes eller om de skal manuelt behandles. Hvis der f.eks. er tale om en aftale under Statens og Kommunernes Indkøbscentral (SKI) eller Finansministeriets Forpligtende aftaler (FM), er det SKI s opgave at sikre priserne. De offentlige institutioner kan derfor blot indlæse disse aftaler uden yderligere godkendelse. Opsætning af den automatiske/manuelle godkendelse af prisaftaler varetages i dag af Tricom efter aftale med kunden. 2.1.6 Aftaleopdatering Aftaleopdatering angiver om leverandøren indlæser den fulde aftale ved opdateringer eller om der kun indlæses opdaterede varer og priser. Dette aftales mellem leverandøren og Tricom, og påføres aftalen af Tricom. 2.1.7 Slet prisliste Hvis en prisliste helt skal fjernes fra indkøbsløsningen (og dermed fra alle brugere) kan prislisten slettes. Derved forsvinder prisaftalen helt fra aftaleoversigten og man kan ikke længere benytte Side 5
aftalen. Et alternativ til at slette en prisliste er at inaktivere den. Dette er beskrevet nærmere under punkt 2.1.9 Aktiv. 2.1.8 Fjern udgåede Hvis en vare udgår af en prisaftale ifbm. en opdatering, bliver varen inaktiveret (den bliver ikke slettet). Det betyder i praksis at indkøberne fortsat kan søge varen frem, men den er grå og kan ikke længere bestilles. I varesøgning slår man til/fra om man vil se inaktive varer. Det er op til den aftaleansvarlige, hvornår inaktiverede varer skal fjernes fra prisaftalen (så de ikke længere kan søges frem af indkøberne). Det gøres ved klik på knappen Fjern udgåede. Dette fjerner alle inaktiverede varer fra den pågældende prisaftale. 2.1.9 Aktiv Denne checkboks angiver om den pågældende prisaftale er aktiv eller inaktiv. Hvis aftalen er inaktiv, vises alle varer som inaktiverede og man kan ikke bestille dem. Man kan fortsat søge varerne frem (hvis man tilvælger at søge i inaktiverede varer under avanceret søgning i varesøgningen). 2.1.10 Kommentarer Man kan som aftaleansvarlig påføre kommentarer på en aftale. Kommentarerne vises for indkøberne på aftalen i aftaleoversigten, der kommer frem ved at vælge ikonet Aftaler i menuen i toppen af skærmen. Eksempel på aftaledetaljer, der kan opsættes af den aftaleansvarlige. Side 6
3. Prislistegodkendelse Når leverandørerne leverer nye prisaftaler eller opdateringer til eksisterende prisaftaler, bliver disse vist under Prislistegodkendelse. Når der er taget stilling til prisaftalen (godkendt/afvist), forsvinder prislisten fra oversigten, således at oversigten kun indeholder de prisopdateringer, der afventer behandling. Når listen under prislistegodkendelse er tom, er der ingen prisopdateringer, der afventer behandling. Prislister kan have følgende statusser: Ny Opdatering Man kan for en prisliste se følgende informationer: Leverandørlogo Leverandørnavn Aftalenummer Type (Ny/opdatering) Modtagelsesdato for prislisten Seneste ændring for prislisten (såfremt der er tale om en opdatering) Udløbsdato for aftalen (såfremt angivet) Antal varer i prislisten, der afventer behandling Gennemsnitlig prisudvikling på tværs af varerne i prisudviklingen Status (Afventer behandling eller Under behandling) 3.1 Varer i en prisliste Ved klik på en prislisteaftale i oversigten vises varerne i vinduet under aftaleoversigten. Ved dobbelt-klik på en prisliste, vises den i sin egen fane. Her fremgår de enkelte varer i prislisten med angivelse af følgende informationer: Produktbillede Leverandør Side 7
Varenummer Lagerstatus Enhed Pris (eksisterende pris ved opdatering) Ny pris Prisudvikling (i kr.) Prisudvikling i procent Type (forhandlet/listepris) 3.2 Søgning Man kan søge bredt i listen af aftaler, der ligger under prislistegodkendelse og man kan for en given prisliste søge specifikt efter varer i denne. Søgemæssigt gælder de samme regler som ved almindelig varesøgning, således at man kan søge blot ved at skrive et ord (f.eks. et leverandørnavn) eller man kan lave mere avanceret søgning med søgekriterier som minus foran ord for at udelukke ord eller søgning på sætninger i anførselstegn. Der er avanceret søgning, hvilken vises ved at trykke på den grå pil til højre i søgefeltet. Her kan man specificere søgning i prisudviklingen (i den gennemsnitlige prisændring for hele prislisten eller på prisudviklingen for de enkelte varer). Det er således nemt f.eks. at fremsøge alle varer, der maksimalt er steget 2% i pris og godkende disse med ét klik. Derefter kan indsatsen koncentreres om de varer, der er steget mest og som måske kræver nærmere gennemgang. Eksempel på den avancerede søgefunktionalitet under prislistegodkendelse. Side 8
3.4 Godkendelse eller afvisning af prislister I prislisteoversigten kan man vælge en eller flere prislisteaftaler ved at markere checkboksen yderst til venstre på prisaftalerne, og i varevisningen for en aftale kan man tilsvarende vælge en eller flere varer. Valgte prislisteaftaler eller varer kan godkendes eller afvises ved på knappen at vælge Accepter valgte eller Afvis valgte. Skal alle prislisteaftaler i oversigten (eller alle varer på en prislisteaftale) godkendes eller afvises, vælges Accepter alle eller Afvis alle. Har man fremsøgt nogle specifikke prisaftaler eller en delmængde af varer (f.eks. ud fra prisudvikling i den avancerede søgning), kan disse godkendes eller afvises ved valg af Accepter fremsøgte eller Afvis fremsøgte. Eksempel på mulighederne for godkendelse og afvisning. Behandlingen kan ske for hele prisaftaler ad gangen eller for specifikke varer i en prislisteaftale. Side 9
4. Varegrupper Man kan i Tricommerce styre præcis, hvilke grupper og/eller brugere, der skal have adgang til hvilke kataloger fra hvilke leverandører. Nogle brugere skal have adgang til samtlige prisaftaler, imens andre måske med fordel kun ønsker at se kantinevarer, sygeplejeartikler eller f.eks. ITudstyr. Dette styres med varegrupper. Administrationen af varegrupper er delt i to: Aftaler Tilpassede Der er to typer af varegrupper automatisk oprettede varegrupper ud fra indlæste prislister (aftaler) og egne, tilpassede varegrupper, der typisk vil være en delmængde af en aftale. Klikker man på en varegruppe, fremsøges denne. En varegruppe kan også fremsøges ved at højre-klikke på den og vælge Vis varegruppe. Af varevisningen fremgår det, hvilke varegrupper en given vare er tilknyttet. 4.1 Aftaler Under fanebladet aftaler vises de automatisk oprettede varegrupper. Der er én varegruppe for hver prisaftale, der er indlæst til organisationen, og hvis en ny prisliste indlæses, oprettes automatisk en ny varegruppe her. Ved opdateringer af en prisliste, træder prislistens ændringer automatisk i kraft for varegruppens modtagere. Aftalerne vises med følgende indhold: (<leverandørnavn>) <aftale-id> (<antal varer i varegruppen>) F.eks. (Lyreco Danmark) Aftale10-2012 (5867). Side 10
En aftale har endvidere en farvemarkering (firkanten yderst til venstre). Farvemarkeringen kan være følgende: Grøn: Markering af at dette er en forhandlet prisliste Rød: Markering af at dette er en listepris 4.2 Tilpassede Tilpassede varegrupper er egne varegrupper, der indeholder et antal varer, udvalgt af en aftaleansvarlig. Det kan være en eller flere specikke varer eller f.eks. alle varer i en prisliste. Tilpassede varegrupper navngives ifbm. oprettelse og her vælges ligeledes en farvemarkering. Tilpassede varegrupper vises på samme måde, som varegrupperne under aftaler, men skiller sig ud ved at have andet indhold typisk en delmængde af varer fra en prisliste. Varegrupper kan kun oprettes som tilpassede varegrupper. Det gøres ved klik på Tilføj ny-knappen, hvorefter varegruppen navngives og der vælges en farve. Navnet og farven på en tilpasset varegruppe kan redigeres ved at højre-klikke på listen og vælge Rediger varegruppe. 4.2.1 Tilføj varer til en tilpasset varegruppe Når en tilpasset varegruppe er oprettet, er den i udgangspunktet tom. Specifikke varer tilføjes varegruppen ved at trække varegruppen ud på en vare og slippe den på varen. Varegruppen tilføjes visuelt til varen og kan fjernes igen ved at klikke på x et ud for varegruppenavnet på varen. En vare kan også trækkes ind på en varegruppe, hvorved varen tilføjes varegruppen. Side 11
Hvis en række varer skal tilføjes en varegruppe, søges varerne frem. Når søgeresultatet afspejler de varer, man ønsker at tilføje til en varegruppe, højre-klikkes på den pågældende varegruppe og der vælges Tilføj fremsøgte varer. Herved tilføjes alle fremsøgte varer til varegruppen. Man kan potentielt fremsøge rigtigt mange varer, og tilknytning af varer til en varegruppe er derfor en asynkron proces. Når man har valgt Tilføj fremsøgte varer, vises et lyseblåt procesikon ud for varegruppens navn. Dette indikerer at varer er ved at blive tilføjet til varegruppen. Når varerene er tilføjet, sendes en mail til brugeren, der har tilføjet varerne. Alle fremsøgte varer kan tilføjes en varegruppe i en og samme proces. Når de valgte varer tilføjes, vises et proces-ikon (det lyseblå ikon) til venstre for varegruppenavnet. 4.2.2 Sletning af en tilpasset varegruppe Tilpassede varegrupper kan slettes ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Slet varegruppe. 4.3 Tildeling af varegrupper En varegruppe, hvad enten det er en automatisk oprettet varegruppe under aftale-fanebladet eller en tilpasset varegruppe, er i udgangspunktet ikke tildelt nogen brugere. Dvs. man kan oprette varegrupper og arbejde med dem indtil de er helt klar først derefter deles varegruppen med en eller flere brugere. En varegruppe tildeles ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Del med. I boksen, der kommer frem, kan man vælge at dele varegruppen med grupper og/eller brugere i den samlede organisation. For hver organisation i organisationshierarkiet er en specifik gruppe, og man kan dele specifikt med en enkelt organisation eller med alle i organisation inkl. dennes underorganisationer. Side 12
I takt med at man vælger et antal grupper og/eller brugere, vil antallet i parentes efter navnet på det respektive faneblad tælle op. Valgte grupper/brugere vises og skjules ved at klikke på den grå bar yderst til højre. Når de rette grupper/brugere er valgt, klikkes på OK, hvorefter varegruppen træder i kraft. Brugere, der har fået tildelt en varegruppe vil kunne fremsøge varerne inden for få minutter. En varegruppe tildeles til grupper og/eller brugere, hvorefter de valgte brugere kan fremsøge varerne i varegruppen. Side 13