Indkøb...2 Hjem...2 Dashboard...2 Aktiviteter...3 Beskeder...5 Varesøgning...8 Søgemuligheder...8 Visning af søgeresultater...11 Indkøbskurv...

Transkript

1 Indkøb...2 Hjem...2 Dashboard...2 Aktiviteter...3 Beskeder...5 Varesøgning...8 Søgemuligheder...8 Visning af søgeresultater...11 Indkøbskurv...14 Favoritlister...17 Varevisning...25 Hjælpevideoer...30 Ordrer...30 Ordrer...31 Rekvisitioner...34 Manuel rekvisition eller ordre...39 Udbakken og afsendelse af dokumenter...40 Kontering...45 Varemodtagelse...49 Aftaler...50 Aftaleoversigt...50 Aftaleadministration...51 Prislistegodkendelse...54 Varegrupper...57 Søgning...63

2 Indkøb Hjælp til indkøbssystemet På disse sider er det muligt at finde information om indkøbssystemet og dets anvendelse. Hjem Dashboard Returner til forsiden Du kan altid returnere til dit 'dashboard' / forside via menuen 'Hjem' øverst i løsningen.

3 Aktiviteter Tilgå dine aktiviteter Man tilgår aktivitetsoversigten ved at vælge 'Aktiviteter' under 'Hjem' i topmenuen. Aktivitetsoversigt En oversigt over alle aktiviteter åbnes i et nyt faneblad.

4 Aktivitetstyper Der findes 4 typer af aktiviteter. Hvilke typer aktiviteter, man har adgang til, afhænger af de roller og rettigheder, man har som bruger. Ordrer der afventer behandling (godkendelse/afvisning) Opdateringer af prislister Nye prislister der afventer behandling En brugeroprettet aktivitet Skift status på aktivitet Dobbeltklik på en aktivitet for at vælge den. Øverst til venstre er en dropdown-knap med muligheder for at behandle aktiviteten. Valgmulighederne afhænger af, hvilken type aktivitet, der er tale om. Hvis aktiviteten f.eks. omhandler en prisliste til godkendelse hedder knappen 'Åbn prislistegodkendelse' og er det en ordre til behandling, hedder knappen 'Åbn dokument'. Derudover er der følgende muligheder: Rediger aktivitet - ved egne aktiviteter Tildel aktivitet - send aktivitet til en anden bruger Marker som åben - kan man kun, hvis aktiviteten er lukket Marker som påbegyndt - alle der har adgang til aktiviteten kan se at den er påbegyndt med et ikon Marker som udført - aktiviteten fjernes fra dashboardet ved næste opdatering Luk aktivitet - aktiviteten fjernes fra dashboardet ved næste opdatering Man kan tilføje kommentarer på aktiviteterne, der gemmes på aktiviteten med tidspunkt, bruger og indhold. Opret ny aktivitet Du kan oprette en ny aktivitet på to måder: Vælg 'Ny aktivitet+' under boksen aktiviteter på dashboardet. Vælg 'Aktiviteter' under menuen 'Hjem' i topmenuen, og vælg derefter 'Ny aktivitet' For en ny aktivitet er det muligt at angive følgende: Navn - navn på aktiviteten Tildelt - klik for at vælge brugere eller grupper, som aktiviteten skal tildeles Forfaldsdato - indtast dato eller klik på kalender-ikonet for at vælge en dato Status - vælg 'Åben', 'Påbegyndt', 'Udført' eller 'Lukket' Prioritet - default er 'Middel', vælg evt. 'Lav' eller 'Høj' Beskrivelse - indtast en fritekst-beskrivelse af aktiviteten

5 Endvidere findes en række felter, som automatisk bliver udfyldt når du trykker gem. Afsender - den bruger, som opretter aktiviteten Oprettet af - den bruger, som opretter aktiviteten Dato - aktuel dato Type - brugerspecifikt Knappen 'Gem' er 'grået ud', (det vil sige, inaktiv) indtil alle påkrævede felter er udfyldt. Beskeder Tilgå dine beskeder Du kan let tilgå dine beskeder, og beskedoversigten, via menuen 'Hjem' øverst i løsningen.

6 Indbakke Indbakken indeholder alle meddelelser der er sendt til brugeren. Boksen 'Indbakke' på dashboardet indeholder de seneste 10 meddelelser. På oversigten under Beskeder kan du se titel, dato, afsender og prioritet (hvis andet end middel). Ulæste beskeder er markeret med fed skrift (der tages ikke højde for, om beskeden er læst via din normale fx Outlook.) Du kan besvare, videresende, slette beskeder enten ved at åbne beskeden fra dashboardet eller ved at vælge 'Beskeder' under 'Hjem' i topmenuen. Beskeden åbner du ved at dobbeltklikke på den. Du kan fritekstsøge i meddelelsernes indhold og emner og således få vist en filtreret liste. Ny besked Du kan oprette en ny besked på to måder: Via dashboardet - 'Ny besked' under vinduet 'Indbakke', eller via 'Hjem', 'Beskeder' i topmenuen. Når du opretter en meddelelse kan du: Vælge modtagere blandt tilgængelige brugere og grupper i en dropdown. Du kan fritekstsøge blandt tilgængelige modtagere. Du vælger en modtager ved at sætte hak ud for brugeren/gruppen/organisationen. Angive et emne for meddelelsen Indholdet i beskeden kan du ændre til den skrifttype og størrelse du vil anvende. Angive en prioritet for meddelelsen (Høj, Middel, Lav) Under fanen 'View' kan du skifte mellem udskriftslayout og web-layout Klik på 'Send' for at sende. Modtageren får en med hele beskeden med et link til indkøbsportalen, hvor beskeden også kan læses.

7 Du har flere muligheder, når du har åbnet en besked: Besvare, sende svar til alle, videresende og slette. Dropdown menu ses øverst til højre over beskeden. Besvar eller videresend besked Besvar Du vælger 'Besvar' i dropdown menuen. Afsenderen bliver automatisk sat op som modtager, og du kan ændre og tilføje i indholdet. Svar til alle Du vælger 'Svar til alle' i dropdown menuen. Både afsenderen og alle andre modtagere bliver automatisk sat op som modtagere, og du kan ændre eller føje til det oprindelige indhold. Videresend Du vælger 'Videresend' i dropdown menuen. Dermed oprettes en ny meddelelse med samme indhold og emne. Du kan ændre og tilføje i indhold samt angive modtagere.

8 Slet besked Når man har åbnet en besked, kan man vælge 'Slet' i dropdown-boksen øverst til højre. Dermed slettes meddelelsen og er ikke længere søgbar i indbakkens søgefelt. Beskeden fjernes automatisk fra dashboardet i løbet af få minutter. Varesøgning Søgemuligheder Varesøgning I varesøgningen søges på tværs af kataloger og leverandører. Indtast et eller flere søgeord og tryk søg. Herefter vises alle søgeresultater, der indeholder de indtastede søgeord. Klikker du på søge-ikonet uden at angive søgeord, fremsøges samtlige varer, der er tilgængelige for brugeren. Som udgangspunkt søges kun i aktive varer. Hvis en vare udgår af sortiment eller af anden årsag fjernes fra et katalog, bliver varen inaktiv. Det betyder at varen bliver "grået ud" og den kan ikke bestilles. Du kan fortsat fremsøge varen. Dette gør du ved at klikke på den grå trekant til højre i søgefeltet og sæt flueben i checkboksen 'Medtag inaktive'. Herved søges i både aktive og inaktive varer. Man kan vælge at søge i inaktive varer også.

9 Søgemuligheder generelt - søgesyntaks Følgende regler gælder varesøgningen: Søgeord Den mest almindelige søgning er blot at skrive et søgeord og foretage søgningen. Søgningen benytter automatisk trunkering til højre. Trunkering til venstre er fravalgt, da det er leverandørens erfaring, at dette giver et langt større antal søgeresultater, og at det dermed bliver sværere at finde de ønskede varer, fx ved søgning på et specifikt varenummer. Hvis du søger på et ord, kommer alle resultater frem, hvori ordet indgår (ud fra trunkeringsreglerne). Søges eksempelvis på kaffe kommer varer, hvor ord som kaffe, kaffemaskine og kaffefilter indgår. Fremsøg alt Trykker brugeren på søg uden at angive et eller flere søgeord, søges alle tilgængelige søgeresultater frem. Store og små bogstaver Alle søgninger ignorerer store og små bogstaver. Således er søgning efter "Handsker" det samme som "handsker". Søgning efter eksakt sætning Generelt tolkes alt i "..." (anførselstegn) som eksakt søgning efter en sætning. Håndsæbe duftfri giver eksempelvis kun de varer, hvori ordene håndsæbe og duftfri indgår lige efter hinanden. Søg på flere ord, der indgår vilkårligt i resultatet Mellemrum tolkes som 'og', hvilket betyder, at søgning på: Handsker latex vil give alle resultater med ordene Handsker OG latex, uanset hvor de står i resultatet.

10 Fravælg specifikke ord Man kan bruge minus (-) som fravalg. Dvs. fx søgningen: Handsker - latex vil give alle resultater, hvor Handsker indgår, men latex ikke gør. Søg på dele af ord Søges på * (stjerne) foran et ord, tolkes det som wildcard. *apir giver således papir, papirclips papirblok etc. Vær opmærksom på at dette giver langsommere søgninger, da antallet af ord, der skal tjekkes for stiger markant. Søg i favoritlister Søgninger kan begrænses til at søge på en eller flere favoritlister. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for en favoritliste og klik på søgeikonet. Så længe fluebenet er sat, søges kun i den/de valgte favoritlister. Søg i varer fra specifikke Aftaler/Leverandører Søgninger kan begrænses, så der kun søges i varer fra en eller flere specifikke leverandører eller aftaler. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for aftalenavnet(ene) eller ud for en eller flere leverandørnavne under 'Kviksøgning' i panelet til venstre og klik på søgeikonet. Så længe fluebenet er sat ud for en eller flere leverandører og/eller aftaler, søges kun i den/de valgte leverandører/aftaler. Dette kan kombineres med begrænsning på favoritlister eller fritekstsøgninger.

11 Visning af søgeresultater Søgeresultater listevisning Når man åbner fanen 'Varesøgning', vises automatisk en liste med brugerens mest købte varer. Når man foretager en søgning, viser listen resultaterne af søgningen. Listen viser alle de varer, der matcher den indtastede søgning. Som udgangspunkt vises 25 søgeresultater per side, men brugeren kan selv vælge mellem 25, 50, 100, 250 eller 500 resultater per side i en dropdown nederst på siden.

12 Hvor der er flere sider, benyttes paging nederst på siden. For hver vare vises: Produktbillede - Hvis leverandøren ikke har angivet et produktbillede, vises et kamera-ikon Beskrivelse - Leverandørens korte beskrivelse af varen og evt. tilknyttede favoritlister Leverandør - Navnet på leverandøren Produktnummer - Leverandørens varenummer Enhed - den enhed, som varen bestilles i. F.eks. stk. enhed eller palle Pris - Prisen for varen (relativt til enheden) Antal - Det antal af varen som skal tilføjes indkøbskurven ved drag&drop eller klik på købeikonet. Er varen indeholdt i en favoritliste, vises farve-boksen for denne samt favoritlistenavnet. Er varen føjet til en under-favoritliste, vises strukturen med navn på både favoritliste og under-favoritliste. Søgeresultater billedvisning Man kan vælge om søgeresultater skal vises i listevisning eller i billedvisning. Som udgangspunkt vises listevisningen, men man kan nederst til højre skifte til billedvisning. Herved vises større billeder af de enkelte varer. Varerne kan lægges i indkøbskurven ved klik på det grønne plus eller ved at drag&droppe varen til indkøbskurven.

13 Man skifter mellem listevisning og billedvisning nederst til højre i varesøgningen. Eksporter søgeresultater Resultatet af en varesøgning kan eksporteres til Excel. Det gøres ved at klikke på knappen "Eksport til Excel" til højre.

14 Søgeresultater kan eksporteres til Excel. Indkøbskurv Indkøbskurv indhold I indkøbskurven vises alle varer, der på det givne tidspunkt er klar til at blive bestilt. Er indkøbskurven tom, vises teksten 'Indkøbskurven er tom. Vælg varer fra søgeresultatet'.

15 Hver vare i indkøbskurven vises med beskrivelse/navn og antal. Ved mouse-over vises yderligere information om varen samt et billede. Læg i indkøbskurv Læg en vare i indkøbskurven ved at vælge købe-ikonet ud for varen i søgeresultatet eller ved hjælp af drag&drop, hvor varen trækkes hen i indkøbskurven og slippes. Når en vare er lagt i indkøbskurven gemmes den automatisk. Man kan ændre antallet på varen eller slette den ved klik på skraldespands-ikonet. Når man ændrer lægger en vare i indkøbskurven, oprettes en rekvisition automatisk i udbakken.

16 Gem indkøbskurv / rekvisition Varer gemmes automatisk i indkøbskurven. Logger du eksempelvis af eller skifter organisation, kan du således fortsætte arbejdet, når du logger ind igen. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du skifter organisation, mens du står i indkøbskurven, vil varerne følge med over i den nye valgte organisation. Så inden du trykker fortsæt anbefaler vi, at du tjekker hvilken organisation du står i. Ønsker du at gemme en rekvisition, gøres det ved at klikke på 'Fortsæt' nederst til højre i indkøbskurven for at komme til udbakken. Derefter kan du gemme rekvisition. Fortsæt til udbakken Klik på knappen 'Fortsæt' nederst til højre for at gå til ordreafsendelsen i udbakken.

17 Favoritlister Favoritlistetyper Systemet deler automatisk favoritlister op under tre forskellige faner: Egne - brugerens personlige favoritlister Delte - delte favoritlister (både oprettet og delt af brugeren og delt med brugeren af andre) System - automatisk genererede favoritlister (fx mest købte varer)

18 Antallet af varer i hver favoritliste vises i parentes ud for favoritlistens navn. Favoritlister Opret favoritliste For at oprette en ny favoritliste klikkes på 'Tilføj favoritliste' under favoritlisteboksen. Angiv et navn og eventuelt en farve. Ved klik på 'Gem' oprettes den nye favoritliste og ved klik på 'Fortryd' annulleres oprettelsen. Navnet på favoritlisten skal være unikt.

19 Opret nye favoritlister Opret under-favoritliste Højreklik på en eksisterende favoritliste og vælg 'Tilføj favoritliste som barn' for at oprette en favoritliste under en anden favoritliste. Der vises en lille pil til venstre for favoritlistens navn, når der er tilføjet under-favoritlister. Ved klik på pilen, foldes under-favoritlisterne ud.

20 Tilføj/fjern varer til favoritliste Du kan tilføje varer til favoritlister ved enten at trække favoritlisten ud på varen eller ved at trække varen ind på favoritlisten. Når en vare vises i søgeresultatet, fremgår det, hvilke favoritlister, den ligger i. Favoritlister vises direkte på linierne i varesøgningen For at fjerne en vare fra en favoritliste, vælger du listen for at se varer, og klikker bagefter på 'x' ud for den liste, varen ønskes fjernet fra. Søgning i favoritlister For at søge specifikt i en favoritliste sættes flueben i den eventuelt farvede boks ud for favoritlistenavnet. Man kan sætte flueben ud for flere forskellige favoritlister for at søge på tværs af de valgte. Husk at fjerne fluebenene for igen at søge blandt alle varer. Søgning i udvalgte favoritlister

21 Del eller stop deling af favoritlister For at dele en favoritliste med specifikke brugere og/eller grupper, højreklik på favoritlistenavnet og vælg 'Del med...' Bemærk! Brugere kan have adgang til forskellige prislister i forskellige organisationer. Hvis en delt favoritliste indeholder varer, som brugeren ikke har adgang til, kan disse vare ikke søges frem. Brugeren vil dermed eksempelvis se, at listen indeholder 7 varer (angivet i parentes efter favoritlistenavnet), men kun kunne se 5 varer (dem brugeren har adgang til). Hvis du har adgang til en delt favoritliste gennem enten specifik brugertildeling eller som del af en gruppe, vises favoritliste under fanen 'Delte' i favoritlisteboksen. Del med enkelte brugere Du højreklikker på favoritlisten og vælger 'Del med...'. Vælg derefter fanebladet 'Brugere'. Her kan du vælge enkeltbrugere. Brugere vælges ved at sætte flueben i boksen ud for brugerens navn. Vælg 'Ok' for at dele med de markerede brugere.

22 Antallet af valgte brugere vises i en parentes på fanebladet. Klik på den grå pil til højre for at få vist en liste over valgte brugere. Del med grupper Vælg fanebladet 'Grupper'. Vælg grupper ved at sætte flueben i boksen ud for gruppens navn. Vælg 'Ok' for at dele med de markerede grupper. Under 'Grupper' kan du dele med hele organisationen samt alle underorganisationer på én gang. Specifikke grupper kan fravælges ved at klikke på ikonet 'Ekskluder' ud for gruppens navn. Antallet af valgte grupper vises i en parentes på fanebladet. Klik på den grå pil til højre for at få vist en liste over valgte grupper. Se billede 'Del med enkelte brugere'. Rediger favoritliste og angiv antal varer Du kan skifte navn og farve på en favoritliste. Det gør du ved at højre-klikke på favoritlisten og vælge "Rediger favoritliste". Her kan du ligeledes angive et default antal for hver enkelt vare i favoritlisten. Vælg 'Flere indstillinger' for at få vist en liste over varer indeholdt i favoritlisten. Angiv et antal ud for én eller

23 flere varer og klik 'Gem'. Bemærk at der ikke kan bestilles mindre end det default antal, som er angivet på varen. Læg alle varer i indkøbskurv Højreklik på en favoritliste og vælg 'Tilføj alle varer til indkøbskurv' for at føje samtlige varer i favoritlisten til indkøbskurven.

24 Har man ændret antal for varer indeholdt i favoritlisten, føjes det angivne antal til indkøbskurven. Lås favoritliste Man kan låse egne favoritlister, så andre ikke kan redigere den. Er en favoritliste ikke låst, kan alle brugere med adgang til listen tilføje og fjerne varer. Højreklik på en favoritliste og vælg 'Lås for redigering' for at låse en favoritliste.

25 Slet favoritliste For at slette en favoritliste højreklik på favoritlistenavnet og klik på 'Slet'. Hvis favoritlisten er delt, fjernes den automatisk fra de brugere, der har adgang til den. Varevisning Vareinformation Dobbeltklik på en vare i søgeresultatet for at se yderligere information om varen.

26 Varevisningen åbner i et separat faneblad hvor følgende detaljer fremgår: Større produktbillede Navn Pris Antal enheder i varepakningen Favoritlister (Hvilke favoritlister figurerer varen i) Prisoplysninger (herunder bestillingsinterval og gældende fra-til) Rabat Fragt Moms Leveringstid Leverandør Varenummer Lager (Er varen på lager? Angives med 'Ja' eller 'Nej') Produktbeskrivelse Mulighed for at lægge i indkøbskurven Under fanebladet 'Specifikation' vises yderligere information: Varenavn Vare-id Modelnavn Producent Producentens varenummer Kategori Leverandørkategori Ekstern reference Vedhæftet fil Leverandørens note

27 Under fanebladet 'Udvidet specifikation' kan du se yderligere information om Vare og Pris : Vareinformation Varenavn Vare-ID Varenummer Mærke Model Producent Producentens varenummer Produktsporings-ID Produktionsdato Registreringsnummer Serienummer Produktbeskrivelse Kategori UNSPSC-version Leverandørkategori Ekstern reference Vedhæftet fil Dimensioner Indpakningsniveau Farlighedsindikator Handelsbetingelser Leverandørens note Prisinformation Pris Anbefalet salgspris Mængderabat Rabat Fragt Handelsbetingelser Garantioplysninger Garantiperiode Moms Leveringstid Kan varen bestilles? Varen kan bestilles fra Varen kan bestilles til Minimum bestillingsantal Maksimum bestillingsantal Antal enheder i varepakning Oplysningerne fremgår såfremt de er angivet i leverandørens e-katalog. Har leverandøren ikke knyttet et billede til varen, angives det med et standardikon. Sammenlign varer Dobbelt-klik på en vare i søgeresultatet for at åbne varen i et nyt faneblad. Hvis flere varer skal sammenlignes, dobbelt-klikkes på disse i varesøgningen, hvorved varerne åbnes i seperate faneblade. Varerne sammenlignes ved at skifte imellem de valgte faneblade.

28 Varerelationer Dobbeltklik på en vare for at se produktdetaljer og eventuelle varerelationer. Der kan være relationer af følgende typer: Relaterede varer - varer der kan have interesse, når det givne produkt er valgt Påkrævede varer - varer du skal købe i forbindelse med det givne produkt Del af - sammensatte varer hvor flere varer indgår i det samme produkt Varerelationer angives af leverandøren i kataloget og vises i bunden af varevisningen.

29

30 Hjælpevideoer Se online hjælpevideoer VIDEO: Sådan søger du efter en vare Ordrer Terminologi og workflow Terminologi i løsningen For at tydeliggøre hvornår et dokument er i intern behandling og hvornår det er sendt til en leverandør, differentieres der terminologien ift. dokumenter. Alle dokumenter, der er i kladdeversion eller afventer godkendelse, kaldes for rekvisitioner - dvs. at alle dokumenter der er i intern behandling hedder en rekvisition. Når en rekvisition sendes til en leverandør bliver det til en ordre. Workflow forbundet med rekvistioner og ordre Der er indbygget en avanceret workflow-motor i Tricommerce, der i høj grad gør det muligt at tilpasse indkøbsflowet til den en enkelte kundes indkøbsproces. Man kan som rekvirent sende en rekvisition til en indkøber, der behandler rekvisitionen og sender den videre til godkendelse hos en disponent. Disponenten godkender rekvisitionen og den omdannes til en ordre, der sendes til leverandøren. Dette er et muligt flow. Man kan også starte som indkøber (hvor man i praksis er rekvirent og indkøber på samme tid) og sende direkte til en disponent - eller have alle tre roller i kombination, hvorved man kan sende ordrer direkte til leverandøren (såfremt prokura tillader det). Når en indkøber eller disponent modtager en rekvisition til behandling, kan den enten godkendes (sendes videre i flow) eller afvises (sendes retur til den bruger, den kom fra). Hvis en rekvirent modtager en rekvisition retur kan den annulleres. Eksempel på standard workflow, hvor en rekvisition følger processen fra rekvirent over indkøber og disponent, og til en færdig ordre hos leverandøren. I takt med at flowet køres igennem, stemples den bruger på rekvisitionen, som udfører den

31 forpligtende handling. Dvs. den bruger, der sender rekvisitionen videre i workflow ved tryk på sendknappen står som afsender. Når en rekvirent danner en ny rekvisition, bliver han stemplet på rekvisitionen som den aktive rekvirent. Indkøberen der modtager, behandler og sender ordren til en disponent stemples som indkøber og den disponent, der godkender rekvisitionen stemples som disponent. Når leverandøren modtager ordren, er rekvirent, indkøber og disponent således stemplet på dokumentet. Workflowet er en mulighed, man kan tilvælge, hvis det giver mening ifht. indkøbsprocessen. Ønsker man at et setup hvor alle brugere som udgangspunkt har rollen Bestiller, er dette også fuldt muligt. Ordrer Ordreoversigt Vælg 'Ordrer' i topmenuen for at åbne ordreoversigten Ordreoversigten indeholder alle afsendte ordrer i organisationen, som brugeren har adgang til. Som udgangspunkt de ordrer, der er afsendt de seneste 3 måneder, men datointervallet kan du ændre ved at klikke på den grå pil til højre i søgefeltet. Ordreoversigten vises med den nyeste øverst, men sorteringen kan vendes ved at klikke på datokolonnen. For at se en ordre, dobbelt-klikkes på denne, hvilket åbner ordren i et nyt faneblad. Du kan søge på indhold i ordrer på tværs af alle viste ordrer på oversigten. Det kan fx være et varenummer, en varetekst, en bruger eller en del af en adresse. Søgeresultatet bliver vist med 25 ordrer per side, men du kan ændre antal i oversigten, nederst til højre. Ordreoversigten (eller en given søgning deri) kan du eksportere til Excel, via knappen 'Handlinger' øverst til højre. Vælg 'Eksport til Excel', hvorved en Excel-fil kan gemmes lokalt på computeren.

32 Eksempel på ordreoversigten, hvor man kan angive datointervallet for en søgning. Ordrestatus Ordrer kan have følgende status: Aktiv (åben eller gemt ordre) Sendt til leverandør Delvist varemodtaget Fuldt varemodtaget Bekræftet Annulleret Ordrevisning Dobbeltklik på en ordre for at vise detaljer. Ordren åbnes i en ny fane ved navn 'Dokumentdetaljer'. En ordre er delt op i tre afsnit: Info og vareliste. Nederst kan du se yderligere information fx ordrehistorik. Ordredokumentet "låses" ved afsendelse til leverandøren og de grundlæggende ordreinformationer kan ikke ændres efterfølgende. På en afsendt ordre kan du gøre følgende: Kopier dokument (genbrug af ordre) Varemodtagelse Annuller ordre Bekræft ordre Vis udskrift

33 Tilknyt filer Tilknyt kommentar Eksempel på en ordre. Kopier ordre Det er muligt at kopiere og genbruge en ordre, som du således kan sende igen med opdaterede informationer. Sæt hak ud for den ordre du vil kopiere. Gå til knappen 'Handlinger' og vælg 'Kopier valgte'. En ny fane 'Dokumentdetaljer' bliver åbnet, og dokumentet får et nyt rekvisitionsnummer. Dokumentet indeholder de samme informationer som på den oprindelige ordre. Det vil sige: Varelinjer udfyldes automatisk med vareantal, kontering og ordreinformation, samt leverings- og faktureringsadresse.

34 Leveringsdatoen opdateres til dags dato +1 (først kommende hverdag) Ordren får automatisk et nyt ordrenummer ved afsendelse Det tjekkes automatisk, at varerne på ordren fortsat kan bestilles via brugerens kataloger. Hvis en vare ikke længere kan bestilles, bliver den automatisk fjernet fra rekvisitionen. Du kan ændre indholdet, tilføje og fjerne varer i rekvisitionen indtil rekvisitionen sendes til leverandøren. Når en kopieret ordre er sendt til leverandøren, betragtes den som en ny ordre, og det fremgår ikke, at indholdet stammer fra en tidligere ordre. Ordrer kan genbruges ved at kopiere dem. Rekvisitioner Rekvisitionsoversigt Rekvisitionsoversigten åbnes ved i topmenuen at vælge menupunktet 'Ordrer', 'Rekvisitioner'. Rekvisitionsoversigten viser som standard alle rekvisitioner, der ligger hos dig som bruger. Det kan være rekvisitioner, der er gemte, videresendte, sendt til behandling eller rekvisitioner, der er oprettet som stående ordrer. De nyeste rekvisitioner bliver vist øverst, men sorteringen kan vendes ved at klikke på datokolonnen. For at se en rekvisition, dobbelt-klikker du på den. Rekvisitionen bliver åbnet i et nyt faneblad, klar til behandling.

35 Udsnit af rekvisitionsoversigten, der viser alle rekvisitioner, der ligger hos den enkelte bruger. Der kan anvendes udvidede søgemuligheder i rekvisitionsoversigten. For fx at se rekvisitioner oprettet af andre brugere i din organisation skal du sætte flueben ud for 'Alle dokumenter'.

36 Du kan søge på indhold i rekvisitioner på tværs af alle de viste rekvisitioner. Det kan fx være et varenummer, en varetekst, en bruger eller en del af en adresse. Søgeresultatet vises med 25 rekvisitioner per side, men antallet kan ændres nederst til højre til fx 50, 100, 250, 500. Rekvisitionsoversigten (eller en given søgning deri) kan du eksportere til Excel, via knappen 'Handlinger' øverst til højre. Vælg 'Eksport til Excel', hvorved en Excel-fil kan gemmes lokalt på computeren. BEMÆRK: Såfremt at du åbner en rekvisition, der ikke ligger hos dig som bruger, åbnes denne som "read-only", hvilket betyder at du i store træk kan "se men ikke røre". Rekvisitionsstatus Rekvisitionsoversigten indeholder dokumenter med følgende status: Aktiv Når en rekvisition er gemt eller videresendes til en bruger, bliver den vist på rekvisitionsoversigten med status "Aktiv". Afventer behandling Når en rekvisition er tildelt dig som bruger og er klar til videre behandling, bliver den vist på oversigten med status Afventer behandling. Stående ordre Rekvisitioner, der oprettes som stående ordrer får denne status. Hver gang tidspunktet for afsendelse oprinder, dannes automatisk en ordre på baggrund af den stående ordre. Slet rekvisition Hvis du skal slette en rekvisition, markerer du checkboksen ud for den eller de rekvisitioner, du vil slette. Vælg dernæst 'Slet valgte' under knappen 'Handlinger'. Når en rekvisition slettes, forsvinder den fra rekvisitionsoversigten i løbet af kort tid. Du kan ikke hente slettede rekvisitioner frem igen. Du kan kun slette rekvisitioner med status "Aktiv" og "Stående ordre". Rekvisitioner med status "Afventer behandling" skal godkendes eller afvises.

37 Rekvisitioner kan slettes fra rekvisitionsoversigten. Rekvisitionsvisning En rekvisition er inddelt i et generelt informationsområde øverst, en liste af varer i midten og en række yderligere dokument-informationer nederst. Udformningen af rekvisitioner kan være forskellig fra eksemplet herunder pga. kundespecifikke tilpasninger. Øverst på en rekvisition angives f.eks. hvilken indkøber dokumentet skal sendes til, hvem der skal godkende dokumentet og den ønskede leveringsdag. Her angives ligeledes leverings- og faktureringsadresserne, hvis disse ikke er sat som default. Varelisten viser varer, der er hentet fra et katalog eller er indtastet manuelt. Flere varer kan tilføjes fra varesøgningen med 'Tilføj katalogvare' eller manuelle linjer med 'Tilføj fritekstlinje'. For hver vare kan du angive en eller flere dimensioner. Disse kan være givet automatisk eller de skal udfyldes af brugeren selv. Flere linjer kan konteres på én gang ved at vælge disse med flueben og derefter klikke på 'massekonter varelinjer'. Nederst på en rekvisition kan du vedhæfte filer og angive kommentarer, samt se dokumenthistorik og modtagerinformation.

38 Eksempel på en rekvisition. Kopier rekvisition En rekvisition kan kopieres, hvilket gør det nemt at genbruge en rekvisition flere gange. Åbn en rekvisition fra rekvisitionsoversigten. Under varelinjerne klikker du på knappen 'Valgmuligheder' og vælger 'Kopier dokument'. Herved dannes en kopi af rekvisitionen i udbakken. Der tjekkes automatisk om varerne fortsat er tilgængelige på indgående aftaler og om priserne har ændret sig. Rekvisitioner og ordrer kan kopieres og derved nemt genbruges.

39 Manuel rekvisition eller ordre Opret manuel rekvisition Manuelle rekvisitioner - eller fritekst-ordrer - er en måde at bestille varer, der ikke er indeholdt i et katalog. En manuel rekvisition er en rekvisitions-skabelon, der sendes til en leverandør via indkøbsløsningen og som derfor følger det almindelige godkendelsesflow. Vælg "Manuel rekvisition" under "Ordrer" i topmenuen. Først vælges den leverandør, som rekvisitionen skal sendes til. Vær opmærksom på, at her kun kan vælges leverandører, som der er oprettet en "fritekst"-aftale med. Vælg den leverandør, rekvisitionen skal sendes til. Dernæst udfyldes rekvisitionsskabelonen på samme måde som rekvisitioner dannet på baggrund af et katalog. Eneste forskel er at varelinien er en fritekst-linie, der skal udfyldes manuelt. Man kan tilføje flere linier ved klik på "Tilføj linie +". Manuelle rekvisitioner behandles på samme måde som andre rekvisitioner og indeholder de samme funktionaliteter. En manuel rekvisition kan således f.eks. sendes, videresendes og gemmes.

40 Udsnit af en manuel ordre, hvor varelinien kan tastes ind. Udbakken og afsendelse af dokumenter Udbakke Udbakken indeholder rekvisitioner, der er under behandling. Når du lægger varer i indkøbskurven oprettes automatisk en rekvisition i udbakken. Opretter du en manuel ordre, oprettes ligeledes en rekvisition i udbakken. Rekvisitioner i udbakken er dokumenter, der endnu ikke er sendt videre i flow. Inden en rekvisition sendes videre, bør du tjekke at informationer som leveringsdato, leveringsadresse og varelinjer er korrekt udfyldt. Rekvisitioner i udbakken vises 'foldet ud' på samme måde som i ordrevisning, så alle informationer er synlige. Du kan minimere afsnit ved klik på 'Info' eller 'Vareliste', eller du kan minimere hele rekvisitionen ved at klikke på den blå bjælke i toppen med leverandørens navn. Du kommer til udbakken ved at vælge knappen "Fortsæt" i indkøbskurven eller ved at vælge menupunktet "Udbakke" under "Ordrer" i topmenuen.

41 Gem rekvisition Rekvisitioner kan gemmes ved tryk på "Gem"-knappen. Når en rekvisition gemmes får den et kladde-nummer, som følger dokumentet indtil det bliver til en ordre og sendes til leverandøren. Ordrer har deres egen nummerserie og kladdenummeret droppes ifbm at ordren sendes. Gemte rekvisitioner er personlige og ligger i ens egen rekvisitionsoversigt med status "Aktiv". Gemte rekvisitoner ligger i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv" En gemt rekvisition åbnes ved at dobbelt-klikke på den. Dette åbner rekvisitionen i et faneblad og samtidig lægges varerne i udbakken, klar til afsendelse. En gemt rekvisition slettes ved at markere checkboksen på linjen og vælge "Slet valgte" via handling-knappen øverst til højre (den står default til "Åbn valgte"). Videresend En rekvisition kan videresendes til en eller flere kolleger rundt i organisationen. Når en rekvisition videresendes, svarer det til at dokumentet sendes til en anden bruger - uden at workflowet med godkendelsesgrænser og afsendelse af ordrer til leverandører aktiveres. Ved hjælp af videresend-funktionen kan du starte på en rekvisition og derefter videresende den til en anden bruger med samme roller. Den anden bruger overtager rekvisitionen og kan sende den retur eller arbejde videre med den som "sin egen".når du modtager en rekvisition fra en anden bruger, får du et advis via og får ligeledes en aktivitet på forsiden/dashboardet. Rekvisitioner, der er videresendt, gemmes i rekvisitionsoversigten med status "Aktiv".

42 Vis udskrift Knappen "Vis udskrift" i udbakken åbner en visning af rekvisitionen i et nyt faneblad. Her kan du bl.a. printe rekvisitionen, gemme den i PDF-format og zoome ind/ud i indholdet. Når du lukker fanebladet, ligger ordren fortsat i udbakken og er ikke afsendt. Stående ordrer Hvis de samme varer skal bestilles med et fast interval, kan du oprette en stående ordre. En stående ordre er en "ordreskabelon", der bliver sendt til leverandøren, hver gang et givent tidspunkt oprinder. Det er muligt at redigere og tilpasse ordreskabelonen løbende, men hver gang et afsendelsestidspunkt oprinder, sendes en ordre afsted med indholdet fra den stående ordre (som den ser ud på det givne tidspunkt). En stående ordre oprettes fra udbakken eller fra en gemt eller kopieret rekvisition, hvor du på 'Valgmuligheder' (til venstre for send-knappen) vælger "Opret stående ordre". Herved kommer en boks, hvor du kan angive intervallet for, hvor tit den stående ordre skal afsendes.

43 Eksempel på opsætning af interval for afsendelse af stående ordre. Når en stående ordre er oprettet, vises den i rekvisitionsoversigten med status "Stående ordre". For at redigere en stående ordre, dobbelt-klikkes på ordren i rekvisitionsoversigten. Hver gang en stående ordre afsendes, placeres en reference til ordren i 'Relaterede dokumenter' på den stående ordre, der skrives i historikken på dokumentet og du modtger en mail-notifikation om afsendelsen. Hvis en stående ordre ikke skal sendes længere, kan den annulleres ved klik på knappen 'Annuller' inde på dokumentet. Administratorer og supportere har en rapport, der viser alle stående ordrer i organisationen. Herfra kan de inaktivere og slette stående ordrer, hvis der er behov for at en afsendelse skal stoppes. Gebyrer og levering Der kan være forskellige gebyrer tilknyttet de enkelte aftaler. Nogle leverandører har et gebyr for at håndtere ordrer under et bestemt beløb (typisk for at undgå at håndtere meget små ordrer) og andre har fragtgebyrer. Der kan også for en aftale være bestemt, at der er garanteret dag-tillevering på ordrer, hvis de sendes før et bestemt klokkeslæt.

44 Hvis der for en aftale er angivet et gebyr for ordrer under et betsmt beløb eller der er sat en deadline for garanteret dag-til-dag-levering, vil man automatisk blive gjort opmærksom på det ifbm. ordreafsendelsen. Man kan vælge at sende ordren allevel på "Send"-knappen, hvilket vil afføde et gebyr fra leverandøren, eller man kan vælge ikke at sende ordren. Det er så muligt at tilføje flere varer for at undgå ordregebyret eller gemme rekvisitionen og tilføje flere varer en anden dag. Eksempel på advarsel om gebyr og for sen bestilling af ordre ifht. garanteret dag-til-dag-levering. Send ordre "Send"-knappen på en rekvisition sender dokumentet videre i workflow. Workflowet afhænger af, hvilke forretningsregler, der er sat op for godkendelse af rekvisitioner. Hvis du som bruger har lov til at sende ordrer direkte til leverandører, vil ordren blive sendt ved tryk på "Send"-knappen. Skal ordren godkendes af f.eks. en chef eller en budget-ansvarlig kollega, vil ordren automatisk blive sendt til denne. Når rekvisitionen er sendt til godkendelse eller ordren er sendt til leverandøren, vil det fremgå af en besked i udbakken. Kort tid efter afsendelse vil ordren ligge i ordreoversigten. Eksempel på at en rekvisiton eller en ordre er sendt.

45 Fejlede ordrer Hvis du har tildelt rettigheder til at se rapporter, er det muligt at trække en rapport over fejlede ordre. Gå til Rapporter - Support og klik på rapporten "Fejlede ordrer". Vælg følgende parametre: Organisation, start- og slutdato og klik "Run Report". Denne rapport angiver de ordrer, som er fejlet (inklusiv for hvilken kunde, (under)organisation, leverandør, bruger, , ordrenumer og dato). Kontering Kontering af rekvisitioner og ordre Det er muligt for brugeren (såvel rekvirent som indkøber) at kontere rekvisitionen på de enkelte linjer. Hvilke konti og dimensioner der er tilrådighed for kontering afhænger af den enkelte kundes setup, og afspejler data født og vedligeholdt i kundens 'backend' system(er). Løsningen understøtter evt. konteringsregler og afhængigheder modtaget fra disse 'backend' systemer. Dimensioner markeret med fed angiver at dette er en påkrævet dimension, eller konto, at udfylde.

46 Eksempel på linjekontering Valg af konto-/dimensionsværdi Der findes en række forskellige måder at vælge værdi i de enkelte felter, og hvilken man ønsker at anvende er typisk meget forskellig fra bruger til bruger. Såfremt man allerede kender værdien man skal vælge, er den langt hurtigste måde at vælge en værdi på, blot at indstaste værdien efterfulgt af [ENTER]. Hvis man er i tvivl om nummeret, men ved at værdien hedder noget med f.eks. "kontor" kan man også vælge at skrive navnet, eller dele heraf, i feltet efterfulgt af [ENTER]. Herefter fremkommer en søgeboks med alle de værdier der indeholder noget med pågældende navn. Den ønskede værdi vælges ved at klikke på den ønskede linje.

47 Den bredeste søgning efter ønskede værdi får man ved atr klikke på det lille trekant-ikon ved siden af feltet, hvorefter man får søgeboksen op med alle værdier for den pågældende dimension. Hvis der er modtaget konteringsregler eller -afhængigheder fra 'backend' systemet for den pågældende værdi, påføres dette automatisk efter værdien er valgt.

48 Massekontering Såfremt der skal konteres på flere linjer af gangen, og der skal konteres med samme konteringsværdier, kan der med fordel anvendes løsningens funktion for massekontering. Når de linjer der ønskes massekonteret er krydset af, klikkes på knappen "Massekontering" under linjerne. Herefter åbnes en popupboks for færdiggøring af kontering. Når der klikkes "Ok", gemmes den pågældende kontering på alle markerede linjer.

49 Varemodtagelse Varemodtagelse Når varerne bliver leveret, skal du varemodtage den pågældende ordre. Ofte er der en følgeseddel med leveringen, hvoraf ordrenummeret fremgår. Søg ordrenummeret frem i ordreoversigten eller vælg ordren i listen. Åbn ordren ved at dobbeltklikke på den. Hvis alle varer er blevet leveret, varemodtages med ét klik på knappen "Varemodtag" under varelinjerne. Hvis en eller flere varer mangler, rettes antallet af leverede varer til på de enkelte linjer, hvorefter der klikkes på varemodtag. Herefter får ordren status Delvis varemodtaget. Når de resterende varer eller nogle af dem bliver leveret, foretager du varemodtagelse igen, indtil ordren er fuldt varemodtaget. Hvis nogle varer er i restordre og aldrig vil blive leveret, lukker du varemodtagelsen med klik på "Luk varemodtagelse". Du kan altid genåbne en lukket varemodtagelse, dog skal du angive en begrundelse. Hvis varer skal returneres eller varemodtagelsen af anden grund skal gøres om, kan du varemodtage et negativt antal. Hvis flere varer er leveret end det bestilte, kan du varemodtage yderligere antal. Eksempel på knapperne "Varemodtag" og "Luk varemodtagelse" på en afsendt ordre.

50 Aftaler Aftaleoversigt Aftaleoversigt Aftaleoversigten indeholder alle aftaler, der er indlæst til organisationen. Det er det fulde overblik over prislisteaftaler Du kan søge bredt i aftaler eller bladre i listen. Som udgangspunkt vises de første 25 aftaler i oversigten. For hver aftale vises: Leverandørlogo Leverandørnavn Aftalenummer Eventuel aftale-etikette Kunde (modtager-organisation) Type (Forhandlet eller Listepris) Dato for seneste ændring (opdatering) Udløbsdato (hvis angivet i aftalen) Antal aktive varer Eksempel på aftaleoversigten

51 Aftaleadministration Rediger Aftale-/katalogindstillinger Dobbelt-klik på en aftale for at se yderligere aftaleinformation. Her er angivet en række aftalespecifikke informationer, som fx information om aftalegebyr og dag-til-dag-levering, samt kategori, etiket og kontaktoplysninger på leverandøren. Ændringer i opsætning gemmes ved klik på gem-knappen.

52

53 Kategori Det er muligt at påføre en kundespecifik kategori på en aftale. Kategorien vises for indkøberne ved klik på ikonet 'Aftale' i menuen. Leverandørkontakt Man kan angive kontaktinformationer til leverandøren for en specifik aftale, således at indkøberne kan kontakte den relevante kontaktperson hos leverandøren direkte. Leverandørkontaktoplysningerne vises for indkøberne i deres oversigt over aftaler, der kommer frem ved klik på ikonet for 'Aftaler' i menuen. Gebyrer Nogle leverandører pålægger et ordregebyr ved ordrer under et bestemt beløb. For hver aftale kan man angive gebyrets størrelse og den grænse for ordretotalen, der udløser gebyret. Hvis en indkøber bestiller varer fra den pågældende aftale, og ordretotalen er under gebyrgrænsen, vil brugeren blive advaret om gebyret inden ordreafsendelse. Indkøberen kan vælge at sende ordren alligevel eller vælge at vente med ordreafsendelsen til flere varer er tilføjet ordren (således at ordregebyret undgås). Dag-til-dag-levering Hvis der er truffet aftale om, at varer leveres fra dag til dag, såfremt ordren er afgivet inden et bestemt klokkeslæt dagen før, kan dette angives på aftalen. Hvis ordren afsendes inden tidspunktet, kommer ingen advarsel, men afgives ordren efter klokkeslættet, advares brugeren om, at dag-til-dag-levering måske ikke kan nås pga. det sene ordreafsendelsestidspunkt. Leveringsdage Man kan på aftalen angive hvilke dage, der er levering. Det kan f.eks. være at en leverandør kun leverer varer tirsdag og torsdag, kun på hverdage eller alle ugens dage. Man angiver med flueben de ugedage, hvor leverandøren leverer varer på den givne aftale (default er at der er levering mandag-fredag). I tillæg kan man under checkboksene angive positive datoer eller negative datoer. Dvs. datoer, hvor der bliver eller ikke bliver leveret uanset, hvad der er angivet med flueben. Dette gør det muligt nemt at tage højde for ekstra åbningsdage eller f.eks. helligdage, hvor der ikke er medarbejdere på kontoret. En valgt dato fjernes igen ved tryk på x et ud for datoen. Bemærk, der er en separat gem-knap for kalender-funktionen kaldet Opdater leveringsdatoer. Hvis der ikke er levering på en given dag, vil indkøberen i forbindelse med sit indkøb blive gjort opmærksom på det i en valideringsboks, og kan så vælge en anden dato på ordren (tidligere eller senere). Godkendelsesprocedure Dette bruges til at angive, om opdateringer til en prislisteaftale skal godkendes automatisk, eller om de skal behandles manuelt. Opsætning af den automatiske/manuelle godkendelse af prisaftaler varetages i dag af Tricom efter aftale med kunden.

54 Aftaleopdatering Aftaleopdatering angiver, om leverandøren indlæser den fulde aftale ved opdateringer, eller om der kun indlæses opdaterede varer og priser. Dette aftales mellem leverandøren og Tricom og påføres aftalen af Tricom. Fjern udgåede Hvis en vare udgår af en aftale i forbindelse med en opdatering, bliver varen inaktiveret (ikke slettet). Det betyder i praksis, at indkøberne fortsat kan søge varen frem, men den er 'grået ud' og kan ikke længere bestilles. I varesøgning slår man til/fra, om man vil se inaktive varer. Det er op til den aftaleansvarlige, hvornår inaktiverede varer skal fjernes fra aftalen (så de ikke længere kan søges frem af indkøberne). Det gøres ved klik på knappen Fjern udgåede. Dette fjerner alle inaktiverede varer fra den pågældende aftale. Kommentarer Man kan som aftaleansvarlig påføre kommentarer på en aftale. Kommentarerne vises for indkøberne på aftalen i aftaleoversigten, der kommer frem ved at vælge ikonet 'Aftaler' i menuen. Inaktiver katalog En checkboks angiver, om den pågældende prisaftale er aktiv eller inaktiv. Hvis aftalen er inaktiv, vises alle varer som inaktiverede og man kan ikke bestille dem. Man kan fortsat søge varerne frem, hvis man tilvælger at søge i inaktiverede varer under avanceret søgning i varesøgningen Slet katalog Hvis et katalog helt skal fjernes fra indkøbsløsningen (og dermed fra alle brugere) kan prislisten slettes. Derved forsvinder aftalen helt fra aftaleoversigten og man kan ikke længere benytte aftalen. Et alternativ til at slette en prisliste er at inaktivere den. Prislistegodkendelse Oversigten over prislister til behandling Når leverandørerne leverer nye prisaftaler eller opdateringer til eksisterende prisaftaler, bliver disse vist under Prislistegodkendelse. Når der er taget stilling til prisaftalen (godkendt/afvist), forsvinder

55 prislisten fra oversigten, således at oversigten kun indeholder de prisopdateringer, der afventer behandling. Når listen under prislistegodkendelse er tom, er der ingen prisopdateringer, der afventer behandling. Prislister kan have følgende statusser: Ny Opdatering Man kan for en prisliste se følgende informationer: Leverandørlogo Leverandørnavn Aftalenummer Type (Ny/opdatering) Modtagelsesdato for prislisten Seneste ændring for prislisten (såfremt der er tale om en opdatering) Udløbsdato for aftalen (såfremt angivet) Antal varer i prislisten, der afventer behandling Gennemsnitlig prisudvikling på tværs af varerne i prisudviklingen Status (Afventer behandling eller Under behandling) Varer i prisliste til godkendelse Man kan søge bredt i listen af aftaler, der ligger under prislistegodkendelse og man kan for en given prisliste søge specifikt efter varer i denne. Søgemæssigt gælder de samme regler som ved almindelig varesøgning, således at man kan søge blot ved at skrive et ord (f.eks. et leverandørnavn) eller man kan lave mere avanceret søgning med søgekriterier som minus foran ord for at udelukke ord eller søgning på sætninger i anførselstegn. Der er avanceret søgning, hvilken vises ved at trykke på den grå pil til højre i søgefeltet. Her kan man specificere søgning i prisudviklingen (i den gennemsnitlige prisændring for hele prislisten eller på prisudviklingen for de enkelte varer).

56 Det er således nemt f.eks. at fremsøge alle varer, der maksimalt er steget 2% i pris og godkende disse med ét klik. Derefter kan indsatsen koncentreres om de varer, der er steget mest og som måske kræver nærmere gennemgang. Eksempel på den avancerede søgefunktionalitet under prislistegodkendelse. Godkendelse eller afvisning af prislister I prislisteoversigten kan man vælge en eller flere prislisteaftaler ved at markere checkboksen yderst til venstre på prisaftalerne, og i varevisningen for en aftale kan man tilsvarende vælge en eller flere varer. Valgte prislisteaftaler eller varer kan godkendes eller afvises ved på knappen at vælge Accepter valgte eller Afvis valgte. Skal alle prislisteaftaler i oversigten (eller alle varer på en prislisteaftale) godkendes eller afvises, vælges Accepter alle eller Afvis alle. Har man fremsøgt nogle specifikke prisaftaler eller en delmængde af varer (f.eks. ud fra prisudvikling i den avancerede søgning), kan disse godkendes eller afvises ved valg af Accepter fremsøgte eller Afvis fremsøgte.

57 Eksempel på mulighederne for godkendelse og afvisning. Behandlingen kan ske for hele prisaftaler ad gangen eller for specifikke varer i en prislisteaftale. Varegrupper At arbejde med varegrupper Du kan styre præcis hvilke grupper og/eller brugere, der skal have adgang til hvilke kataloger fra hvilke leverandører. Under fanebladet 'Aftaler' vises de automatisk oprettede varegrupper. Der er én varegruppe for hver prisaftale, der er indlæst til organisationen. Hvis en ny prisliste indlæses, oprettes automatisk en ny varegruppe her. Ved opdateringer af en prisliste, træder prislistens ændringer automatisk i kraft for varegruppens modtagere. En varegruppe er i udgangspunktet ikke tildelt nogen brugere. Du kan derfor oprette varegrupper og arbejde med dem og først senere give adgang til varerne i varegruppen. En varegruppe tildeles ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Del med. I boksen, der kommer frem, kan du vælge at dele varegruppen med grupper og/eller brugere i den samlede organisation. For hver organisation i organisationshierarkiet er en specifik gruppe, og du kan dele specifikt med en enkelt organisation eller med alle i organisation inkl. dennes underorganisationer. I takt med, at du vælger et antal grupper og/eller brugere, vil antallet i parentes efter navnet på det respektive faneblad tælle op. Valgte grupper/brugere vises og skjules ved at klikke på den grå bar yderst til højre. Når de rette grupper/brugere er valgt, klikkes på OK, hvorefter varegruppen træder i kraft. Brugere, der har fået tildelt en varegruppe vil kunne fremsøge varerne inden for få minutter.

58 Bemærk: Den grønne farve ud for varegruppen indikerer at der er tale om forhandlede priser med leverandøren. Såfremt der er tale om leverandørens listepriser er der markeret med rødt ud for varegruppen Brugerdefinerede varegrupper Tilpassede varegrupper er egne varegrupper, der indeholder et antal varer, udvalgt af en aftaleansvarlig. Det kan være en eller flere specifikke varer eller f.eks. alle varer i en prisliste. Tilpassede varegrupper navngives ifm. oprettelse og her vælges ligeledes en farvemarkering.

59 Når en tilpasset varegruppe er oprettet, er den i udgangspunktet tom. Specifikke varer tilføjes varegruppen ved at trække varegruppen ud på en vare og slippe den på varen. Varegruppen kan fjernes igen ved at klikke på x et ud for varegruppenavnet på varen. En vare kan også trækkes ind på en varegruppe, hvorved varen tilføjes varegruppen. Hvis en række varer skal tilføjes en varegruppe, søges varerne frem. Når søgeresultatet afspejler de varer, du ønsker at tilføje til en varegruppe, højre-klikkes på den pågældende varegruppe og der vælges Tilføj fremsøgte varer. Herved tilføjes alle fremsøgte varer til varegruppen. Du kan potentielt fremsøge rigtigt duge varer, og tilknytning af varer til en varegruppe er derfor en asynkron proces. Når du har valgt Tilføj fremsøgte varer, vises et lyseblåt proces-ikon ud for varegruppens navn. Dette indikerer, at varer er ved at blive tilføjet til varegruppen. Når varerene er tilføjet, sendes en mail til brugeren, der har tilføjet varerne. Varer tilføjes/fjernes fra tilpassede varegrupper på samme måder som for favoritlister og der er flere lighedstræk imellem de to funktioner. Forskellen er at favoritlister er en genvej til at vise udvalgt varer i varesortimentet, imens tilpassede varegrupper bruges til at afgrænse selve varesortimentet. Dvs. du kan med en tilpasset varegrupper styre helt ned på produkt- og brugerniveau, at en given bruger kun må have adgang til netop de udvalgte varer (ud af det samlede, store varesortiment). Dette kan bruges til at målrette indkøb af varer bredt i organisationen fra bestemte leverandører eller til at styre, at indkøbsafdelingen fx gerne må se listepriser fra leverandørerne, imens andre indkøbere kun kan se de forhandlede priser. Tilpassede varegrupper kan slettes ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Slet varegruppe. Del varegrupper En varegruppe er i udgangspunktet ikke tildelt nogen brugere. Dvs. du kan oprette varegrupper og arbejde med dem indtil de er helt klar og først derefter gives adgang til varerne i varegruppen. En varegruppe tildeles ved at højre-klikke på varegruppen og vælge Del med. I boksen, der kommer frem, kan du vælge at dele varegruppen med grupper og/eller brugere i den samlede organisation. For hver organisation i organisationshierarkiet er en specifik gruppe, og du kan dele specifikt med en enkelt organisation eller med alle i organisation inkl. dennes underorganisationer. I takt med, at du vælger et antal grupper og/eller brugere, vil antallet i parentes efter navnet på det respektive faneblad tælle op. Valgte grupper/brugere vises og skjules ved at klikke på den grå bar yderst til højre. Når de rette grupper/brugere er valgt, klikkes på OK, hvorefter varegruppen træder i kraft. Brugere, der har fået tildelt en varegruppe vil kunne fremsøge varerne inden for få minutter

60 Du kan altid se hvem en varegruppe er delt med ved at holde musen henover den pågældende varegruppe.

61 Ekskluder fra varegruppe Hvis man ønsker at den pågældende aftale/varegruppe ikke skal være tilgængelig for alle, kan den indholdsansvarlige ekskludere en eller flere grupper/brugere. Det gøres ved at højreklikke på varegruppen og vælge Del med. Man ekskluderer en gruppe eller given bruger ved at trykke på ekskluder-ikonet som fremkommer til højre for navnet på gruppen/brugeren. Når en gruppe/bruger er ekskluderet, er denne tydeligt gennemstreget i listen.

62 Når man efterfølgende holder musen henover varegruppen får man, udover at se hvem varegruppen er delt med, også vist for hvem varegruppen er ekskluderet. OBS: Funktionen til at ekskludere brugere eller grupper fra varegrupper kan med særlig fordel anvendes i organisationer hvor man har nedarvet kataloger og varegrupper fra ovenliggende organisationer i forbindelse med f.eks. koncernstrukturer.

63 Søgning Søgemuligheder generelt - søgesyntaks Følgende regler gælder for generelle søgebokse vedr. varer og indkøbsrelaterede dokumenter (såsom rekvisitioner og ordrer) i løsningen *: Søgeord Den mest almindelige søgning er blot at skrive et søgeord og foretage søgningen. Søgningen benytter automatisk trunkering til højre. Trunkering til venstre er fravalgt, da det er leverandørens erfaring, at dette giver et langt større antal søgeresultater, og at det dermed bliver sværere at finde de ønskede varer, fx ved søgning på et specifikt varenummer. Hvis du søger på et ord, kommer alle resultater frem, hvori ordet indgår (ud fra trunkeringsreglerne). Søges eksempelvis på kaffe kommer varer, hvor ord som kaffe, kaffemaskine og kaffefilter indgår. Fremsøg alt Trykker brugeren på søg uden at angive et eller flere søgeord, søges alle tilgængelige søgeresultater frem. Store og små bogstaver Alle søgninger ignorerer store og små bogstaver. Således er søgning efter "Handsker" det samme som "handsker". Søgning efter eksakt sætning Generelt tolkes alt i "..." (anførselstegn) som eksakt søgning efter en sætning. Håndsæbe duftfri giver eksempelvis kun de varer, hvori ordene håndsæbe og duftfri indgår lige efter hinanden. Søg på flere ord, der ingår vilkårligt i resultatet

64 Mellemrum tolkes som 'og', hvilket betyder, at søgning på "Handsker latex" vil give alle resultater med ordene Handsker OG latex, uanset hvor de står i resultatet. Fravælg specifikke ord Man kan bruge minus (-) som fravalg. Dvs. fx søgningen: "Handsker -Latex" vil give alle resultater, hvor Handsker indgår, men latex ikke gør. Søg på dele af ord Søges på * (stjerne) foran et ord, tolkes det som wildcard. *apir giver således papir, papirclips papirblok etc. Vær opmærksom på at dette giver langsommere søgninger, da antallet af ord, der skal tjekkes for stiger markant. Søg i favoritlister Søgninger kan begrænses til at søge på en eller flere favoritlister. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for en favoritliste. Så længe fluebenet er sat, søges kun i den/de valgte favoritlister. Søg i varer fra specifikke Aftaler/Leverandører Søgninger kan begrænses, så der kun søges i varer fra en eller flere specifikke leverandører eller aftaler. Det gøres ved at sætte flueben i checkboksen ud for aftalenavnet(ene) eller ud for en eller flere leverandørnavne under 'Kviksøgning' i panelet til venstre og klik på søgeikonet. Så længe fluebenet er sat ud for en eller flere leverandører og/eller aftaler, søges kun i den/de valgte leverandører/aftaler. Dette kan kombineres med begrænsning på favoritlister eller fritekstsøgninger.