19-05-2015 Kit Kristine Meyer Direkte: 7257 7338 Mail: kit@jammerbugt.dk Sagsnr.: 82.00.00-G00-4-12 Høringsnotat fælles ejendomsdrift I forbindelse med høring vedrørende fælles ejendomsdrift i Jammerbugt Kommune, fra d. 20. marts 2015-21. april 2015, er der på baggrund af de indkomne høringssvar udarbejdet dette høringsnotat. Ved forslaget om at etablere fælles ejendomsdrift organiseret i klynger, bibeholdes lokal forankring, ejerskab og ansvarsfølelse. Forslaget om fire klynger giver en forholdsmæssig lille geografi, få antal bygninger, men med større økonomisk rummelighed. Som det fremgår af kommunens CO 2 -regnskab 2014, har skolerne øget deres forbrug i forhold til 2013. Dette skyldes bl.a. skolereformen, der også medfører større slid på bygningerne. Dette aspekt vil være en udfordring uanset driftsform, og vil være en naturlig del af den fremtidige fælles ejendomsdrift. Fælles ejendomsdrift giver mulighed for at alle kommunale bygninger fremover får et bygningsmæssigt løft, idet alle bygninger får servicepersonale tilknyttet. Det bevirker, at alle bygningerne vil blive vedligeholdt af fagligt personale og ikke af bygningens ledelse, der ikke har bygningsdrift som deres kerneopgave. Den fælles ejendomsdrift giver desuden mulighed for en harmonisering af serviceniveau både i forhold til rengøring, kantine og teknisk servicepersonale. Herudover kan der som udgangspunkt varetages de samme opgaver, som der varetages i dag dog kan det blive nødvendigt af hensyn til planlægningen af servicepersonalets dag, at ønsker til tidskrævende opgaver indgives på forhånd. Såfremt det besluttes at hente hele besparelsen (5,4 mio. kr.) i 2016, må der dog forventes en nedgang i serviceniveau, og derfor kan der være nogle ikke-bygningsrelaterede opgaver, der ikke kan løses. Erfaringer fra andre kommuner viser, at det optimerer brugen af de tekniske servicemedarbejdere at flytte det personalemæssige ansvar til et sted, der dækker et større geografisk område end de enkelte klynger gør. Dette giver endvidere mulighed for et større rationale på sigt. Som det fremgår af høringsmaterialet vil implementeringen af fælles ejendomsdrift medføre følgende fordele: Højner professionalismen, og medfører at alle medarbejdere får tid og ro til at udføre netop deres kerneopgave. Der sker et kvalitativt løft af bygningerne på det tekniske niveau. Optimal udnyttelse af den byggetekniske og strategiske viden om og overblik over bygningsvedligehold og -drift, der på nuværende tidspunkt forefindes i kommunen. Sikre harmonisering og effektivisering af ejendomsdriften i Jammerbugt Kommune.
Ejendomscenteret vil bistå som facilitator ved tekniske problemstillinger samt helhedsorienterede opgaver på tværs af organisationen, og kan derfor anses som en støttefunktion for klyngerne både efter idriftsættelsen og i implementeringsfasen. Servicepersonalet vil blive en del af et team, og være omgivet af kollegaer med samme faglighed. Dette giver nye muligheder for faglig sparring, uddannelse og samarbejde. Teamstrukturen vil give en øget fleksibilitet i hverdagen. Opsummering af temaer i høringssvarene samt bemærkninger hertil Notatet har kategoriseret de gennemgående emner fra de i alt 26 høringssvar i 11 kategorier: 1. Økonomi 2. Kvadratmeter 3. Opgaver 4. Ejerskab 5. Kommunikation 6. Organisation 7. Rengøring 8. Nyanskaffelse 9. Forringelse af stand 10. Udenomsarealer 11. Folkebiblioteket Økonomi Særligt ét tema har stor bevågenhed i høringssvarene. Det drejer sig om, hvorvidt det er det budgetterede eller det faktiske forbrug, der bliver udgangspunktet for klyngernes økonomi. Bekymringen er, at såfremt det er det faktiske forbrug, der regnes med, vil de bygninger, der i flere år har sparet sammen til et større anlægs- / ombygningsprojekt, bliver skåret uforholdsmæssigt. Dermed kommer bygningen til at have for få midler til eksempelvis varme hænder. Bemærkningen hertil er, at der, for at sikre opmærksomhed på eventuelle opsparinger eller andre parametre, vil blive taget udgangspunkt i et gennemsnit af det budgetterede og det faktiske forbrug set over en 3-årig periode. Endvidere er der i høringsmaterialet foreslået en særlig pulje til konkrete behov for større anlægs-/renoveringsprojekter (se høringsmaterialet s. 17). Denne pulje skal sikre, at de projekter, som de enkelte bygninger på nuværende tidspunkt har svært ved at løfte økonomisk, og derfor må spare op til i flere år, kan igangsættes hurtigere, efter en nærmere aftalt prioritering. Som nævnt kan det af kommunens CO 2 -regnskab 2014 ses, at skolerne har øget deres forbrug i forhold til 2013. Dette skyldes bl.a. skolereformen, der medfører større slid på bygningerne, hvilket også fremgår af de indkomne høringssvar. Hertil kan nævnes, at dette aspekt vil være en udfordring uanset driftsform, og vil være en naturlig del af den fremtidige fælles ejendomsdrift, der har fokus på kvalitet og effektivitet i drift og vedligeholdelse af alle kommunale bygninger.
Der er enkelte bemærkninger vedrørende økonomien til ejendomsdrift, således synes der at være en misforståelse af, hvor økonomien til driften skal komme fra. Bekymringen bygger på, at der er bygninger, der ikke er en del af budgetgrundlaget, som fremover skal driftes og vedligeholdes. Det er ikke tilfældet. Alle bygninger, der ved en eventuel implementering af fælles ejendomsdrift, vil skulle byde ind med midler til drift og vedligehold. Det sker efter samme princip som i dag, dog undtaget rationalet. Kvadratmeter I høringssvarene er der udtrykt bekymring for unøjagtigheder i antallet af kvadratmeter i de respektive bygninger. Hertil kan bemærkes, at forskelle mellem de antal kvadratmeter, der er anvendt i benchmark og det faktiske antal kvadratmeter, ikke på nuværende tidpunkt har betydning for implementeringen af fælles ejendomsdrift. Det skyldes, at der er det samme antal kvadratmeter, der skal serviceres på nuværende tidspunkt, som der er efter en eventuel implementering. Endvidere er der i høringssvarene nervøsitet ved at kvadratmeterantallet ligger til grund for den fremtidige budgetmodel, og at budgettet dermed bliver tildelt på et forkert grundlag. Svaret hertil er, at økonomien til ejendomsdrift fordeles i de fire klynger. Udgangspunktet for at tildele klyngerne et budget til ejendomsdrift baseres på kendskabet til de nuværende udgifter hertil. Hver enkelt bygning får således ikke tildelt et specifikt beløb til ejendom s- drift, som det er tilfældet i dag. Budgettet bliver fremadrettet administreret i ejendomscenteret, der tildeler budgettet til klyngerne, hvilket beskrives nærmere under afsnittet Organisation. Som konsekvens heraf er det mindre vigtigt, hvor mange kvadratmeter, den enkelte bygning har under tag. Det væsentlige er, at der er et nogenlunde overblik over antal forsikrede bygninger i hver klynge. I høringsmaterialet er foreslået en implementeringsperiode vedrørende administration på 5 måneder. Denne periode skal bl.a. bruges på at påbegynde registrering af den samlede bygningsmasse med henblik på digitalisering af hele ejendomsporteføljen. Dette skal være med til at give et detaljeret overblik over hver enkelt bygning, således at der bliver bedre mulighed for at gennemføre en langsigtet, strategisk og systematisk vedligeholdelsesindsats. I takt med at dette drift- og vedligeholdelsessystem implementeres, vil det dermed blive mere konkret og nøjagtigt, hvilke kvadratmeter der er tale om. Opgaver Der er bekymring for, hvorvidt der er opmærksomhed på, at servicepersonalet også har pædagogiske opgaver, og andre opgaver, der ikke direkte vedrører drift og vedligehold. Desuden udtrykkes der nervøsitet ved, hvor disse opgaver fremover kommer til at ligge. Anmærkningen hertil er, at der som udgangspunkt kan varetages de samme opgaver ved implementering af klyngemodellen, som der varetages i dag dog kan det blive nødvendigt for planlægningen af servicepersonalets dag, at ønsker til tidskrævende opgaver indgives på forhånd. Erfaringer fra andre kommuner viser, at såfremt opgaverne kan planlægges, er der ikke behov for at sige nej til nogle opgaver. Opgaver, der ikke vedrører bygningsdrift, vil dog ikke have førsteprioritet, og derfor vil varetagelsen af disse opgaver være på betingelse af, at servicepersonalet kan afse tid til dem.
Det fremgår af høringssvarene, at der har været tradition for, at det tekniske servicepersonale har været med til at koordinere forskellige opgaver i lokalsamfundet. Her kan det noteres, at denne funktion fremadrettet kan udføres af samme personale, der blot er tilknyttet klyngen, i det omfang ressourcerne i klyngen kan tilgodese behovet set i forhold til kerneopgaven. Ejerskab Risikoen for manglede ejerskabs- og ansvarsfølelse for bygningerne og forbruget nævnes af flere som et argument for at bibeholde den nuværende struktur. Hertil skal det bemærkes, at opgaven vedrørende ejendomsdrift vil, hvis det besluttes at implementere fælles ejendomsdrift, skulle løftes i fællesskab, med et fælles ønske om at Jammerbugt Kommunes bygninger alle fremstår i bedst mulig stand. Såfremt det besluttes, at hente hele besparelsen (5,4 mio. kr.) i 2016, må der dog forventes en nedgang i serviceniveau. Dette skyldes, at det er en ny organisation, der skal drifte bygningerne, og en organisationsændring af denne karakter, kræver tid og rum til at grundfæstes. Derfor vil nogle ejendomme få et mindre serviceniveau, mens andre vil få et højere. Her tænkes i særdeleshed på de ejendomme, som i dag ikke har tilknyttet eget servicepersonale. Endvidere skal det anføres, at ved forslaget om at etablere fælles ejendomsdrift organiseret i klynger, bibeholdes lokal forankring, ejerskab og ansvarsfølelse. Forslaget om fire klynger giver en forholdsmæssig lille geografi, få antal bygninger, men med større økonomisk rummelighed. Fælles ejendomsdrift stiller dog store krav til kommunikation og brugerinddragelse for at fastholde brugernes medansvar for bygningerne, hvilket vil være et stort fokusområde i en eventuel implementeringsfase. Kommunikation Flere høringssvar påpeger en risiko for længere kommunikationsvej end tilfældet er i dag. Bemærkningen hertil er, at det ikke nødvendigvis er tilfældet, idet der stadig er teknisk servicepersonale til rådighed for bygningen. For de bygninger, der i dag ikke har servicepersonale til rådighed, men benytter håndværkere, foregår kommunikationen med servicepersonale i stedet for eksterne håndværkere. Det er derefter op til servicepersonalet at vurdere, hvorvidt der skal kontaktes en håndværker, eller om det er en opgave, der kan løses internt i klyngen. Erfaringer fra andre kommuner viser således en stor fleksibilitet og kommunikation i den daglige drift. Organisation Flere bemærker, at en økonomisk leder i hver klynge ikke synes at være det mest effektive. Det foreslås i stedet, at det økonomiske og personalemæssige ansvar bliver placeret i ejendomscenteret. Det spiller endvidere dårligt sammen med kommunens MED-struktur og tanken om ens serviceniveau. Hertil kan det noteres, at såfremt modellen med samlet økonomisk og personalemæssig ledelse benyttes, vil det give MED-strukturen merværdi, både for kommunen og for de ansatte. Denne organisation er illustreret i figur 1. Dette har også vist sig gavnligt i andre kommuner.
Klynge Pandrup Klynge Brovst Klynge Fjerritslev Ejendomscenter - budgetansvarlig for klyngernes økonomi - faglig sparring - budget til energioptimering - budget til klimaskærm - ledelsesansvar Klynge Aabybro Figur 1: Klyngeopdeling samt ansvarsfordeling I høringssvarene er der fra fleres side bekymring for, hvorvidt der kan tages hensyn til helheden, lokalkendskabet og det daglige virke. Vurderingen er, at ved implementering af fælles ejendomsdrift organiseret i fire klynger vil det netop være muligt at bevare disse ting, idet servicepersonalet som udgangspunkt m ø- der ind samme sted som i den nuværende driftsform. Dette gælder også for ældre- og socialområdet. Endvidere er det, ved en eventuel implementering, vigtigt at huske på, at en organisationsændring som denne kræver tid og plads til at grundfæste sig. Derfor er der som nævnt i høringsmaterialet forslået en periode på 5 mdr. til implementering af den administrative del, hvorefter den samlede organisation er klar 1. januar 2016. Rengøring Der udtrykkes ønske om, at rengøringen harmoniseres grundet store forskelle i ressourcerne hertil. Desuden er der ønske om frihed til selv at vælge hvordan og hvornår rengøringen foretages. Det skyldes, at eksempelvis nogle børnehaver benytter synlig rengøring, hvor der gøres rent, imens børnene er til stede. Dertil benyttes en medarbejder, der også har andre funktioner, og modellen vælges f.eks. fordi der er et pædagogisk aspekt i at gøre rent sammen med børnene. Endvidere er der daginstitutioner, der har udliciteret rengøringsopgaven. Svaret på dette er, at det er projektgruppens anbefaling, at der tildeles et beløb pr. kvadratmeter til rengøring, såfremt bygningen / institutionen ønsker en anden løsning, end
den klyngen tilbyder. Hermed kan det sikres, at den værdi ved synlig rengøring, som visse institutioner ønsker, kan bibeholdes trods ny organisering. Ligeledes kan daginstitutionerne bibeholde udliciteringen. I nogle høringssvar er der bekymring for, hvorvidt kantinedriften tildeles endnu færre midler ved implementering af fælles ejendomsdrift, end på nuværende tidspunkt. Bemærkningen hertil er, at fælles ejendomsdrift også er et harmoniseringsprojekt i forhold til serviceniveau både hvad angår rengøring, kantine og teknisk servicepersonale. Harmoniseringen skal ske på baggrund af såvel bygningstype som antal kvadratmeter. Derfor vil nogle bygninger opleve et højere serviceniveau end på nuværende tidspunkt, mens andre bygninger vil opleve et fald i serviceniveau. Nyanskaffelser Flere nævner ønsket om køretøjer til at komme rundt til de forskellige bygninger og for at have værktøjet med samt fælles uniform. Hertil kan det nævnes, at gode erfaringer fra andre kommuner viser, at fælles uniform er med til at synliggøre skiftet fra individualist til teamspiller. Derfor skal nyanskaffelser såsom uniform være en del af implementeringsprocessen. Forringelse af stand Der udtrykkes bekymring for at bygningerne fremover bliver dårligere vedligeholdt, hvis fælles ejendomsdrift træder i kraft. Hertil skal det konstateres, at som det fremgår af høringsmaterialet, er formålet med fælles ejendomsdrift bl.a. at sikre den byggetekniske stand. Dermed vil bygningerne, set som en samlet masse, fremover blive bedre vedligeholdt, end tilfældet er i dag. Dette grunder i, at der er nogle bygninger, der på nuværende tidspunkt stort set ikke bliver vedligeholdt. Såfremt det besluttes at hente den fulde besparelse i 2016, vil der dog kunne blive længere reaktionstid på små dagligdagsopgaver. Det skyldes, at der bliver færre hænder til at løse de nuværende opgaver/ den samlede mængde opgaver for alle kommunens bygninger. Desuden vil det ligeledes have indflydelse på vedligeholdelsesstanden, idet der fremover vil være færre midler til at vedligeholde den samlede bygningsmasse. Udenomsarealer Flere høringssvar påpeger, at der er store udenomsarealer, der også i fremtiden skal vedligeholdes, og stiller spørgsmål ved, hvor ansvaret for disse opgaver fremover skal ligge. Hertil kan nævnes, at som nævnt under temaet Opgaver, følger nuværende opgaver med over i den nye organisation. Dermed placeres ansvaret for udenomsarealer i den enkelte klynge. Ved en eventuel implementering er det således klyngens opgave at vedligeholde udenomsarealerne. Folkebiblioteket Der er i høringssvarene udtrykt bekymring for at splitte folkebiblioteket op i fire klynger, idet dette i dag står som en samlet enhed, både økonomisk og organisatorisk. Som følge deraf foreslås det i høringssvaret, at lægge folkebiblioteket ind under én klynge.
Bemærkningen hertil er, at projektgruppens anbefaling som nævnt er, at det samlede økonomiske ansvar skal ligge i ejendomscenteret. Drift og vedligehold af bygningerne foregår ud fra den geografiske placering i kommunen, idet det organiseres i klyngen. Dermed vil de 4 biblioteker hver især blive en del af deres respektive klynger på samme måde som de andre bygninger.