ARBEJDSMILJØAFTALE FOR DET SOCIALPSYKIATRISKE BOSTED GÅRDHAVEN 11. MAJ 2009 Revideret 15.marts 2010. Senest revideret 8.november 2010. 1
FORORD Region Midtjylland har med indgåelse af MED-aftalen den 11. december 2006 besluttet at inddrage det lovpligtige sikkerheds- og sundhedsarbejde i MED-aftalen. Der er derfor udarbejdet en arbejdsmiljøaftale for hele regionen i Regions-MEDudvalget(RMU) og for Center-MEDudvalget for Center for Voksensocial ( CVOS) Gårdhavens arbejdsmiljøaftale skal ses i sammenhæng med disse aftaler og som en lokal udmøntning i forhold til vores konkrete arbejdsplads. Denne arbejdsmiljøaftale indgås i henhold til Arbejdsmiljølovens 8,stk 4, og Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 med senere ændringer, kap. 6 38, der beskriver at der kan indgås aftaler mellem parterne, som beskrives i Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse, 3, stk. 3, om ændret organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet med henblik på at effektivisere og styre virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. 1 AFTALENS OMRÅDE Arbejdsmiljøaftalen gælder for alle ansatte ved det socialpsykiatriske bosted Gårdhaven. Gårdhaven har en enstrenget MED-struktur, hvori denne arbejdsmiljøaftale indgår som en del af arbejdsgrundlaget. 2 FORMÅL Arbejdsmiljøaftalen har til formål at styrke, udvikle og effektivisere sikkerheds- og sundhedsarbejdet, så der kan etableres et systematisk, forebyggende og sundhedsfremmende arbejdsmiljøarbejde. Aftalen angiver, hvordan opgaver og funktioner vil blive varetaget, og hvordan det Lokale MED-udvalg (LMU) vil foretage en løbende evaluering af mål og midler. Aftalen har fokus på de arbejdsmiljøområder der udmeldes af lovgivningen, de arbejdsmiljøområder der rejses på arbejdspladsen og de arbejdsmiljøområder der udpeges af Hoved MED udvalget (HMU) - Center-Medudvalget(CMU) i Center for Voksensocial (CVOS) 3 OPGAVER Sikkerheds- og sundhedsarbejdet ved Gårdhaven er etableret i en enstrenget MED-struktur.. Det betyder at der er nedsat et udvalg - LMU, der tager sig af både medindflydelsesopgaver og arbejdsmiljøopgaver, i henhold til MED-aftalen og Arbejdsmiljøloven. Det betyder at der i 2
LMU - udover ledelsen er valgte i forhold til medindflydelsesopgaver - typisk tillidsrepræsentanter og deres suppleanter og valgte og udpegede i forhold til arbejdsmiljøopgaver - bestående af arbejdsmiljørepræsentant, forflytningsinstruktører, konflikthåndteringsinstruktør og en person der har særligt fokus på det fysiske arbejdsmiljø. Lederen af Bostedet er også leder af sikkerhedsarbejdet. For at give et overblik over hvilke opgaver der løses i LMU, hvordan arbejdsdelingen er og grænseflader mellem ovenstående har vi udarbejdet følgende figur: Leder Budget MUS/GRUS Sikkerhedsleder TR/Leder Løn/Overenskomst Ansættelse Afskedigelse Tjenstlige samtaler Arbejdstidsregler LMU-udvalg Arbejdstid Sundhedsfremme Socialt kapitel Personalepolitik Kompetenceudvi kling,økonomi SR/Leder Arbejdsskader Deltagelse i SIO Ergonomi Byggesager Apv AKU Arbejdsmiljøgruppe Forflytninger Hjælpemidler Konflikthåndtering Fysisk arbejdsmiljø Psykisk arbejdsmiljø 3
4 AKTIVITETER OG METODER LMU varetager funktionen som arbejdsmiljøudvalg og har dermed et overordnet ansvar for sikkerheds- og sundhedsarbejdet. Men meget af det daglige arbejde uddelegeres til arbejdsmiljøgruppen eller dens enkelte medlemmer. LMU skal følge op på såvel de lov og regelbundne fokusområder, som på de af HMU, CMU og LMU udpegede fokusområder. LMU melder tilbage til CMU og HMU når der anmodes om dette. PLANLÆGNING AF ARBEJDSMILJØARBEJDET En gang årligt på årets første LMUmøde vedtager LMU en plan for, hvornår på året der systematisk arbejdes med hvilke sikkerheds- og sundhedsområder. Planen skal som minimun indeholde beskrivelse af opsamling i forhold til arbejdsulykker, nærved ulykker, episoder med vold og trusler om vold samt sygefravær. POLITIKUDVIKLING LMU tager initiativ til såvel at implementere regionens personalepolitikker som at udforme lokale politikker. I politikker der vedrører arbejdsmiljøarbejdet kan opgaven uddelegeres til arbejdsmiljøgruppen for senere vedtagelse i LMU. På Gårdhaven findes følgende lokale politikker: Syge/fraværspolitik, Seniorpolitik, Gravidpolitik, Rygepolitik, Politik omkring fordeling af jule-/nytårsvagterne og sommerferieafholdelse. APV / AKU Ledelsen tager gennem LMU initiativ til at gennemføre henholdsvis APV i ulige år og AKU i lige år eller i forhold til Psykiatri og socialledelsens udmeldinger. LMU kan uddelegere arbejdet til arbejdsmiljøgruppen, men skemamateriale, handleplaner og tidsplaner forelægges LMU til godkendelse. Sikkerhedsleder og SR og samler undersøgelsens resultater og forelægger disse i LMU. Opfølgning af de - via ovennævnte undersøgelser - rejste fokusområder aftales i LMU. Der udarbejdes handleplan herfor. Opgaver i forhold hertil kan delegeres til Arbejdsmiljøorganisationen og dens enkelte medlemmer. Undersøgelser, resultater og aftalte handleplaner kan altid findes i biblioteket tilgængeligt for alle ansatte. ARBEJDSULYKKER Alle arbejdsskader der medfører risiko for mèn eller giver fravær anmeldes via EASY. De følges op på af SR og sikkerhedsleder. Arbejdsmiljøgruppen drøfter disse mindst 2 gange årligt og bringer deres overvejelser om mulig forebyggelse videre til det samlede LMU. Mindst 2 gange årligt drøfter LMU - på baggrund af arbejdsmiljøgruppens materiale - 4
arbejdsulykker - nærved ulykker og vold og trusler om vold. LMU kan på baggrund heraf iværksætte hensigtsmæssige tiltag med henblik på at forebygge ulykker. NÆRVED ULYKKER Alle nærved ulykker registreres i Easy og følges op på af SR og sikkerhedsleder. Der føres systematisk statistik over alle hændelser. Disse drøftes mindst 2 gange årligt af arbejdsmiljøgruppen som bringer deres overvejelser om mulig forebyggelse videre til det samlede LMU. VOLD OG TRUSLER OM VOLD Alle episoder med vold eller trusler om vold registreres internt på Gårdhavens skema. Skemaet findes både i papirform og i elektronisk udgave. Skemaet udfyldes straks efter episoden og videregives til sikkerhedsleder eller dennes stedfortræder. Der følges op på alle episoder med den enkelte involverede. Det er sikkerhedsleder/ SR / konflikthåndteringsinstruktør der følger op i forhold til skemaet. Der kan gives individuel vejledning af ovenstående, kollegial supervision, debriefing og ekstern supervision af psykolog. Alle skemaer samles i dertil aftalt mappe på biblioteket tilgængelig for alle. Der føres systematisk statistik, der drøftes mindst 2 gange årligt af arbejdsmiljøgruppen som bringer deres overvejelser om forebyggelse videre til det samlede LMU. Der findes følgende vejledninger på Gårdhaven: Retningslinjer mod vold og trusler om vold. Denne indeholder beskrivelse af forebyggende tiltag mod vold og trusler, Kriseplan/beredskabsplan når vold og trusler foregår, opsamling af hændelsen efterfølgende og en systematik og læringsdel. Og refererer til følgende lokale vejledninger: Oplæring af nyt personale i forhold til konflikthåndtering på Gårdhaven. Vejledning i forbindelse med vold eller trusler om vold. Principper i konfliktdæmpende kommunikation og handlestrategier i konfliktsituationer. Alle vejledninger udleveres og gennemgås med nyansatte i introduktionsforløb, ved kliniske undervisninger omkring konflikthåndtering og løbende ved undervisninger/ temamøder og dage omkring emnet, for alle ansatte. 5
SYGEFRAVÆR Håndtering af den enkelte medarbejders sygefravær foregår i henhold til Gårdhavens syge/fraværspolitik. Mindst 1 gang årligt informerer ledelsen det samlede LMU om hvordan sygefraværet har set ud i det seneste år, samt hvilke tiltag der er gjort. LMU drøfter dette og kan med baggrund i den aktuelle sygefraværspolitik iværksætte hensigtsmæssige tiltag for at forebygge og minimere sygefravær. ARBEJDSTILSYNET Ved anmeldte tilsyn fra Arbejdstilsynet deltager så mange som muligt fra arbejdsmiljøorganisationen i tilsynet. Ved uanmeldte tilsyn deltager de der er tilstede. Ved eventuelle reaktioner efter anmeldte eller uanmeldte tilsyn fra Arbejdstilsynet er det Arbejdsmiljøorganisationen der følger op og det er i sidste ende lederens og sikkerhedslederens ansvar at alle punkter er fulgt op, udført og dokumenteret samt indsendt til rette tid og sted. Ved eventuelle reaktioner skal ledelsen i C-VOS og daglig sikkerhedsleder pt. Lone Rolving informeres og inddrages. FOREBYGGENDE INDSATSER På Gårdhaven er følgende tiltag sat i værk: - alle nye medarbejdere har i det første år en læringspartner. - alle nye medarbejdere, elever og studerende tilbydes et klinisk undervisningsforløb udvalgte temaer der omhandler det mest generelle omkring arbejdet med beboerne, jura, forflytningsinstruktion, brandinstruktion og konflikthåndtering. - der afholdes instruktioner 2 gange årligt i forflytning hvor medarbejderne selv sætter dagsordenen. - der afholdes flere årlige forløb med faglig vejledning i mindre grupper. - der tilbydes supervision efter behov. - der afholdes forummøder 2 3 gange om måneden, hvor der i gruppen reflekteres samlet omkring indsatsområder for den enkelte beboer og ved behov laves der IVA skemaer og vejledninger omkring vanskelige forflytninger, vanskelige beboersamarbejder. - der er uddannet 4 medarbejdere med særlige ansvarsområde ud over SR. 2 forflytningsinstruktører, 1 konflikthåndteringsinstruktør og 1 arbejdsmiljøuddannet som har fokus på det fysiske område. - der er møde mellem alle grupper og ledelse med 4 ugers interval hvor 6
arbejdsmiljøspørgsmål ofte er på dagsordenen. - der er en særlig udnævnt gruppe (kaldet arbejdsmiljøgruppen) som holder fokus på enhedens samlede arbejdsmiljø. Følgende nye tiltag er startet i 2009 eller planlægges at starte i 2010: - fokusuge for arbejdsmiljøet vi har valgt at uge 40 skal være vores faste fokusuge med temaer der besluttes af LMU. - der vil blive iværksat instruktion/supervision omkring konflikthåndtering/ konfliktdæmpende adfærd indeholdende generel forebyggelse af konflikter, trusler og vold, og også håndtering af dette når det opstår. Følgende politikker planlægges udarbejdet: Trivselspolitik INFORMATIONER OG INFORMATIONSVEJE Dagsordenen til LMU møder vil som fast punkt have orientering fra arbejdsmiljøgruppen. Derudover vil der på LMU dagsordenen være punkter som følger årskalenderen for arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljøgruppen har til opgave efter drøftelse i LMU at arrangere en årlig uge hvor der for hele bostedet sættes fokus på udvalgte arbejdsmiljøproblematikker. LMU og arbejdsmiljøgruppen skal på alle møder drøfte hvilke informationer, der skal formidles til alle medarbejdere. Referater fra møderne i LMU og Arbejdsmiljøgruppen vil altid være at finde i de dertil indrettede mapper i grupperne og i biblioteket. Alle medarbejdere forventes at holde sig informerede via disse referater. ARBEJDSMILJØUDDANNELSE LMU har ansvaret for at sikkerhedsleder og de valgte SR gennemgår den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Tilmelding til uddannelse skal finde sted senest 4 uger efter valget og være gennemført senest 6 måneder efter valget. Det er herudover et krav i en enstrenget organisering med mere end 5 medarbejderrepræsentanter at mindst 1 person mere har den lovpligtige uddannelse. TID TIL ARBEJDSMILJØARBEJDET LMU drøfter og aftaler vilkår for arbejdsmiljørepræsentanternes og arbejdsmiljøgruppens arbejde med arbejdsmiljøarbejdet. 7
NY-, OM-, OG TILBYGNINGER OG RENOVERINGER Ved bygningsmæssige ændringer og renoveringer skal den lokale arbejdsmiljøgruppe inddrages så tidligt at sikkerheds- og sundhedsforhold sikres. 5: PROCEDURE FOR GENNEMFØRELSE AF OG OPFØLGNING PÅ ARBEJDSMILJØAFTALEN Det overordnede mål er, at undgå arbejdsulykker samt skabe og vedligeholde et godt og sundt arbejdsmiljø. På baggrund af landsdækkende indsatsområder, HMU og CMU udvalgte fokusområder samt de via APV og AKU afdækkede indsatsområder aftaler LMU hvilke konkrete initiativer der skal iværksættes. LMU forventes at arbejde forebyggende og reagere på de afdækkede problemstillinger og opstille handleplaner til forebyggelse. LMU drøfter og afgiver vejledende tidsplaner for de enkelte initiativer samt følger op på dette. LMU drøfter mulige forbyggende initiativer i forhold til informationer fra arbejdsmiljøgruppen. Disse drøftelser finder sted på baggrund af arbejdsmiljøgruppens undersøgelser af de faktiske forhold. 6: OPGAVE OG FUNKTIONSVARETAGELSE LMU varetager således både de opgaver der i arbejdsmiljøloven er tillagt Arbejdsmiljøgruppen og samarbejdsopgaver. Opgaverne kan uddelegeres, men det er det samlede LMU der beslutter initiativer, følger op og evaluerer. På Gårdhaven er LMU sammensat således: 2 ledelses repræsentanter: Rie Leder, formand for LMU, Sikkerhedsleder, arbejdsmiljøuddannet Sonja - Stedfortræder, konflikthåndteringsinstruktør. 8 medarbejderrepræsentanter: Conny - TR for FOA- næstformand LMU Hanne - TR suppleant for FOA Otilia - TR for Sygeplejersker Karen Margrethe - TR for 3F Lone valgt SR, fokus på psykisk arbejdsmiljø, arbejdsmiljøuddannet Bente T - forflytningsinstruktør Helle Siig - forflytningsinstruktør 8
Ib - Fysisk arbejdsmiljø arbejdsmiljøuddannet. For at få overblik over grænseflader, opgaver og funktioner henvises til tidligere figur side 3. Arbejdsmiljøgruppen består således af Rie, Sonja, Lone, Bente T, Helle Siig og Ib. I relation til sikkerheds- og sundhedsopgaver: LMU ansvaret forfølgende opgaver: - planlægge, lede og koordinere sikkerheds- og sundhedsarbejdet, herunder arbejdsmiljøgruppens arbejde. - beslutte aktiviteter til beskyttelse af medarbejdere mod risici. - registrere virksomhedens arbejdsmiljøproblemer - rådgive virksomheden om løsning og forebyggelse af risici. - følge op og evaluere omkring forebyggende aktiviteter og løsninger på problematikker. - sørge for at arbejdsulykker/skader, nærved ulykker, vold og trusler registreres, undersøges og om muligt forebygges. - skal holde sig orienteret om bestemmelser, lovgivning og vejledninger der berører virksomhedens sikkerheds- og sundhedsarbejde. - skal opstille principper for tilstrækkelig og nødvendig oplæring og instruktion - skal udarbejde og sørge for at sikkerhedsforskrifter overholdes. Arbejdsmiljøgruppen har følgende opgaver: - varetage aktiviteter til beskyttelse af medarbejdernes sikkerhed og sundhed, - undersøgelse af sikkerheds - og sundheds risici, tillige med proaktivt at varetage aktiviteter for at forebygge risici. - deltage i planlægning af bostedets sikkerheds- og sundhedsarbejde, herunder deltage ved kortlægning og kontrol af arbejdsforholdene. - forelægge sikkerhedsleder behov for nyanskaffelser af diverse udstyr der kan forbedre arbejdsprocesser eller mindske risici. - sikre at medarbejdere er instruerede i korrekt brug af hjælpemidler, maskiner og stoffer, samt at det benyttede er i god og forsvarlig stand, kontrolleret efter lovgivningens regler. - sørge for intern registrering af og opfølgning omkring vold, trusler, nærvedulykker og forelægge registreringer og overvejelser om forebyggelse for LMU i forhold til årskalender. - deltage i opfølgninger af APV og AKU. - skal påvirke den enkelte medarbejder til en adfærd der fremmer egen og andres sikkerhed og sundhed. - skal udarbejde arbejdsmiljøredegørelser, handleplaner og tidsplaner for alle indsatsområder Sikkerhedslederen har følgende opgaver: 9
- skal handle på arbejdsmiljøgruppens vegne ved akutte behov. - skal inddrage arbejdsmiljøgruppen og koordinere omkring indsatsområder der udmeldes fra HMU, CMU eller landsdækkende. - Er sammen med den valgte SR ansvarlig for at skriftliggøre handleplaner for diverse indsatsområder i forhold til APV og AKU, samt sikre LMU er orienteret herom - skal sørge for det samlede personale er orienteret om sikkerheds- og sundhedsarbejdet, - skal sikre tilgængelige referater. - skal indberette arbejdsskader/ulykker via EASY, og sikre diverse andre indberetninger udkommer til rette tid og sted. - skal overvåge at det bliver kontrolleret at arbejdet udføres efter gældende regler. - skal meddele sanktioner hvis en medarbejder efter gentagne vejledninger ikke følger sikkerhedsforskrifter. SR har følgende opgaver: - Skal deltage i planlægning og vurdering af sikkerheds og sundhedsforhold. - Skal deltage i planlægning, gennemførelse, vurdering og opfølgning på APV og AKU - Skal deltage i kortlægning og kontrol af arbejdsforhold kan uddelegere denne opgave til andre i arbejdsmiljøorganisationen. - Skal deltage i forebyggelse, undersøgelse og opfølgning af ulykkestilfælde. - Skal orientere og motivere kolleger til sikkerhedsfremmende adfærd. - Skal virke som kontaktled mellem ansatte og arbejdsmiljøgruppen/lmu - Skal gennemføre arbejdsmiljøuddannelse. Alle medarbejdere har følgende forpligtelser. - skal deltage i instruktioner der afholdes internt omkring forflytningsteknikker/ konflikthåndtering og brandinstruktion. - skal lade sig vejlede af forflytningsinstruktører/ SR/ konflikthåndteringsinstruktør når der opleves behov herfor fra egen eller instruktørernes eller sikkerhedsleders side. - skal orientere en fra arbejdsmiljøgruppen hvis der opleves risikoområder. - skal overholde de aftaler der er indgået omkring håndtering af hjælpemidler, forflytninger og konfliktforebyggelse. - skal udfylde skemaer til intern registrering ved nærvedulykker og ved trusler og vold. - skal bede om at arbejdsskader anmeldes. - skal holde sig orienteret via referater fra arbejdsmiljøgruppen og LMU 7: Ændringer og opsigelse af arbejdsmiljøaftalen Denne arbejdsmiljøaftale er vedtaget af LMU den 16. marts 2009. Aftalen er senest revideret 10
den 8.november 2010. Den træder i kraft umiddelbart herefter. Aftalen kan til hver en tid ønskes revideres af LMU og det er også LMU der skal godkende evt. revideringer. Aftalen kan skriftligt opsiges med 9 måneders varsel af ledelse eller medarbejdersiden i LMU Dato: Formand for LMU Leder Rie Firlings Næstformand LMU Conny Feddern 11