ForeningsAdministrator opdatering overblik og guide til opdateringen Ny menu-fane Som systemet har udviklet sig er der kommet mange punkter under regnskabs fanen. Vi har nu derfor valgt at dele regnskabsdelen op i 2 dele. Vi har derfor tilføjet fanen Opkrævninger. Under opkrævninger ligger alle moduler der har noget med opkrævning eller indbetaling at gøre. Dvs, generering af kontingent, betalingsoversigt, Betalings Service og FI Indbetalinger er flyttet ind under opkrævninger. Ny faktura formular Faktura formularen er noget af det der har trængt mest til en opfriskning, og det er kommet denne opdatering, sammen med en række ændringer omkring faktura. Det første man vil bemærke er at faktura formularen er skiftet ud med en ny og mere brugervenlig formular, med nye muligheder, og lettere opsætning. Som det første har vi indført et ordrenr. samt konceptet en ordre. En ordre er en opkrævning der endnu ikke er en faktura, det er den først når den sendes ud til medlemmet, men indtil da ligger ordren i systemet og kan redigeres som i har lyst. Fordelen ved det er at der nu er et ordrenr. at referere til, og fakturanr. bliver så først tildelt når ordren sendes og den gøres til en faktura. Det gør systemet mere regnskabsmæssigt korrekt, da det ikke er en faktura man opretter, redigerer eller sletter, men en ordre, og den først bliver til en faktura når den er sendt. Derudover er konto tildelingen gjort meget lettere end før. Man skal nu vælge konto til hver betalingslinje, direkte under linjen. Denne konto bestemmer hvor beløbet posteres, og det er ligeledes muligt at vælge moms pr. linje og ikke kun på hele fakturaen, såfremt man benytter moms. 1
Nyt indbetalingssystem Sammen med den nye faktura formular kommer et nyt indbetalingssystem. Når en opkrævning skal markeres som betalt er det ikke længere en dato der sættes på fakturaen, da det ikke fortæller noget om hele beløbet eller kun dele af det er indbetalt. Derfor skal man nu angive hvor meget der er indbetalt til en faktura. Fx her ved knappen Registrer indbetaling på faktura formularen. Her skal man udfylde betalingsdato, beløbet der er indbetalt, en beskrivelse og hvilken konto der er indbetalt på. Alle felter er udfyldt som standard, så det kan gå hurtigt at registrere en indbetaling. Man kan registrere så mange indbetalinger på en faktura som man vil, både med positive og negative beløb, og på fakturaen se hvor meget medlemmet fortsat skylder eller har til gode. Betalingsoversigten er ligeledes rettet til så man nu skal angive beløb og ikke kun datoer. Betalingsservice, FI og Dankort modulerne kan alle automatisk registrere de korrekte indbetalte beløb, og opretter nu indbetalinger under fakturaen, så man kan se om medlemmet fortsat skylder efter en indbetaling. Kommende opdatering: Vi arbejder på et udlignings modul, så det bliver muligt at flytte beløb mellem faktura, så hvis man har indbetalt for meget eller lidt, kan systemet udligne det på tværs af et medlems faktura, så det der er betalt for meget på en faktura, sættes som betalt på den næste, eller overfører et skyldigt beløb til næste faktura. Medlemstyper, hold og ydelser Der er lavet store opdateringer på medlemstyper, hold og tillægsydelser, der giver nye muligheder for opsætning og opkrævning. Det er nu muligt at vælge en kontingettype som enten kan være kontingentfri, opkrævning forudbestemte måneder eller med faste mellemrum. 2
Vælger man kontingentfri vil der ikke opkræves fast kontingent, og alle nuværende medlemstyper der står til 0 kr vil automatisk blive sat til kontingentfri. Forudbestemte måneder er den normale måde at opkræve på, som også har været brugt før. Dvs at man krydser af hvilke måneder medlemmer skal opkræves. Den nye mulighed er opkrævning med faste mellemrum. Her kan man vælge med hvor mange måneders mellemrum et medlem skal opkræves. På den måde behøves man ikke opkræve bestemte måneder, men de kan blive opkrævet med et fast antal måneders mellemrum. Har man fx et kontingent der skal betales hvert år, er det ikke længere nødvendigt at alle betaler det samme måned, men det kan være individuelt efter hvornår man meldte sig ind. Ift. regnskab, så er det også muligt for medlemstyper, hold og ydelser, at vælge hvilken konto der skal bogføres kontingent til. Det erstatter de mere besværlige automatiske posteringsregler. Nu skal der blot vælges en indtægtskonto for hver type, og så bogføres kontingent automatisk der efter de gældende regler. Ligeledes er indmeldelses/tilmeldingsgebyret for medlemstyper, hold og ydelser også rettet til, så man kan angive teksten der skal stå på opkrævningen, samt det er muligt at angive hvilken indtægtskonto indmeldelsesgebyret skal posteres på. Tjek alle medlemstyper, hold og tillægsydelser, som i opkræver kontingent på. Tjek at faktura teksten står korrekt, både for kontingent og evt. tilmelding Vælg den korrekte indtægtskonto som beløbet skal sættes ind på når i opkræver Betalings indstillinger Der er tilføjet nye muligheder til betalings indstillingerne. Du finder dem under Indstillinger > Betalings indstillinger. Generelt indmeldelsesgebyr Benytter man det helt generelle indmeldelsesgebyr under betalings indstillinger er det nu også muligt at vælge hvilken indtægtskonto der skal posteres på, samt man kan angive den tekst der skal stå på opkrævningen. Rabatter 3
Det er nu muligt at aktivere muligheden for at give medlemmer rabatter på medlemstyper, hold og ydelser. Det kan aktiveres under betalings indstillinger, og her skal man vælge om man vil angive rabatter i % del af kontingentprisen eller i kr. Derudover kan man vælge om rabatten blot skal trækkes fra, eller om den skal vises på opkrævninger som en separat linje. Hvis i slår rabat muligheden til, kan i herefter starte med at give medlemmer rabatter på det de er tilmeldt. Det gøres ved at åbne et medlem og gå ind under fanen Hold / ydelser. Her kan man indtaste en generel rabat for medlemstype kontingentet, eller en rabat på alle de hold eller ydelser som medlemmet er tilmeldt. Rykker gebyr Det er blevet muligt at vælge hvilken konto rykker gebyr skal posteres på. Rykkergebyr vil fremover blive posteret på den konto der er valgt under betalings indstillinger. Benytter i det generelle tilmeldingsgebyr, tjek da at tekst og konto står korrekt Benytter i rykker gebyr, tjek da at rykker gebyr kontoen står korrekt Faktura indstillinger Under Indstillinger Faktura indstillinger er der kommet 2 nye tekstbokse. Da en opkrævning nu både kan være en ordre som endnu ikke er lavet til en faktura, det kan være en alm faktura eller det kan være en kreditnota. Det er derfor muligt at skrive forskellige tekster som vil komme med når man udskriver ordren/fakturaen/kreditnotaen. Der er derfor nu en boks hvor man kan skrive en tekst til hver type, og ikke kun en standardtekst som før. Du bør tjekke Hvis nødvendigt, skriv tekster til ordre og kreditnotaer Automatiske posteringer Punktet automatiske posteringer har været det punkt der har været mest forvirring omkring når man som ny forening skulle i gang med ForeningsAdministrator, vi har derfor valgt at lave det helt om. Til at starte med er det nu omdøbt til Posterings regler. 4
Før skulle man i det avancerede regnskab lave specielle posteringsregler hver gang noget skulle posteres på en anden indtægtskonto, for ens kontingent. Det var ikke hensigtsmæssigt, da selve posteringsreglen som regel altid er det samme, det er blot indtægtskontoen der er forskellig. Derfor har vi valgt at man nu opsætter 1 posteringsregel der fortæller hvordan systemet skal postere når noget sendes til et medlem, og når der modtages betaling. Under Posteringsregler skal man fortsat vælge konti til automatiske posteringer, dvs de konto som systemet skal kunne postere til automatisk, det er egenkapital, det er samlekonto for kreditorer og debitorer og det er samlekonto for moms, hvis det benyttes. Herefter skal der angives nogle standardkonti, det er blot genveje, så de mest anvendte konti hurtigt kan vælges andre steder i systemet. Der opsættes så 1 generel posteringsregel som vil blive benyttet for alle opkrævninger i systemet. Den fortæller helt generelt hvordan i vælger at posterer en faktura. Der er her 2 nye begreber som der ikke har været brugt før. INDTÆGTSKONTO: Da man nu tilknytter en indtægtskonto for hver fakturalinje og ikke en enkelt for hele fakturaen, vil hver linje blive posteret for sig selv, og den indtægtskonto der er valgt vil blive benyttet hvor man vælger INDTÆGTSKONTO i posteringsreglen. Vælg derfor indtægtskonto der hvor indtægten bliver posteret. INDBETALINGSKONTO: Når indbetalinger registreres i systemet vælger man nu hvilken konto man har modtaget pengene på. Den konto man vælger vil blive benyttet der hvor man vælger INDBETALINGSKONTO i posteringsreglerne. Eksempel på generel posteringsregel. Der er tilføjet massere af vejledende tekster og eksempler i indstillingerne, så man kan læse mere om hvordan det fungerer, hvis man er i tvivl. Til sidst kan der som noget helt nyt vælges hvilke konti i kontoplanen der kan benyttes som indbetalingskonti. Det vil sige de konti som man skal kunne registrere indbetalinger på. Vælg her den konto i modtager flest indbetalinger på, som primær indbetalingskonto, og vælg herefter alle andre konti som det kunne tænkes at i modtager indbetalinger på. 5
Benytter i nogle af de automatiske indbetalings metoder, skal i også her fx koble FI eller Betalings Service indbetalinger, til de konti som pengene går ind på, så systemet selv kan bogføre dem. Under fanen bogføringsregler har vi samlet alle bogføringsregler for alle medlemstyper, hold og tillægsydelser så man har dem samlet 1 sted. Man kan her vælge de indtægtskonti som der skal bogføres kontingent eller tilmelding på. Vi har her valgt at beholde muligheden for at man kan lave specielle bogføringsregler, som man kan i dag. Så ønsker man at benytte en speciel måde at postere på, kan man stadig opsætte det her, og det overskriver så standard reglen for netop det kontingent. Vi anbefaler dog at man kun benytter standardreglen, og så blot vælger indtægtskonti for alle typer, hold og ydelser. Bemærk at man kun kan lave specielle regler for kontingent, ikke for tilmeldingsgebyr. At den generelle posteringsregel er korrekt, og at den både indeholder INDTÆGTSKONTO og INDBETALINGSKONTO At de korrekte indbetalingskonti er valgt, så i kan modtage indbetalinger på dem Hvis den generelle posteringsregel er nok, så vælgt indtægtskonto under bogføringsregler, i stedet for at hvert kontingent har sin egen regel. Moms indstillinger Benytter man moms er der ikke nye indstillinger til moms, men man skal være opmærksom på at man nu under medlemstyper, hold og tillægsydelser kan vælge om der er moms på kontingent eller tilmelding. På den måde kan man nu vælge præcis hvad der er moms på og hvad der ikke er moms på. Ligeledes er momsen nu tilknyttet en fakturalinje og ikke hele fakturaen, så man kan lave fakturalinjer uden moms, fx for gebyrer som kan være momsfri. Medlemstyper, hold og ydelser for, om der er valgt den korrekte momstype Klippekort Benytter i klippekort der der også mindre ændringer til indstillingerne. Der laves ikke længere posteringsregler under klippekort, men der vælges i stedet hvilken indtægtskonto der skal posteres på. Tjek derfor at det er den rigtige konto der benyttes for de forskellige klippekort. Ud over det er det også blevet muligt at skrive teksten der skal stå på fakturaen, når der dannes en faktura for et klippekort. 6
Tjek hvilken indtægtskonto der er valgt for hvert klippekort Tjek faktura teksten til klippekortet Spørgsmål eller problemer Har du spørgsmål til den nye opdatering og hvordan du får mest ud af de nye muligheder, eller har du problemer, så er du meget velkommen til at kontakte os. Kontakt os på info@foreningsadministrator.dk, og vi er klar til at hjælpe dig. 7