Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub Tid: Torsdag den 13. september 2012 Fremmødte: Formand - Uffe Steffensen (US) Næstformand - Marianne D. Jensen (MDJ) Baneansvarlig - Egon Christensen (EC) Turneringsansvarlig - Peter A. Svendsen (PS) Sportsansvarlig - Peter Bragh (PB) Golfmanager - Casper Lindenmayer (CL) Chefgreenkeeper - Per Knudsen (PK) Golftræner Niels Erik Hansen (NEH) Afbud: Ingen Referat: 12-049: Godkendelse af referat fra seneste bestyrelsesmøde Referatet fra bestyrelsesmødet den 13. juni blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. 12-050: Regnskab og budget CL fremlagde saldobalancen og det reviderede budget. Samlede indtægter nedjusteres med kr. 147.000. Herunder blandt andet nedjustering af sponsorindtægter med kr. 100.000 og greenfeeindtægter med samlet set kr. 70.000. Omvendt forventes en højere indtægt under diverse indtægter, herunder refusion af sygedagpenge, barsel mm. Samlede udgifter nedjusteres med kr. 80.000. Herunder blandt andet nedjustering af udgifter til vandafgift med kr. 30.000, som følge af mindre behov for vanding på grund af sommerens meget regn, leje af maskiner med kr. 15.000, måtter og udstyr til drivingrange med kr. 10.000, vintertræning med kr. 5.000, alarm med kr. 12.000. Omvendt forventes større udgift på vedligeholdelse af klubhus, som følge af sommerens store malearbejde og heraf udgifter til maling mm. Afskrivninger på klubhus opjusteres med kr. 15.000 som følge af øget afdrag, som igen er forårsaget af lavere rente på klubbens kreditforeningslån. Udgifter til renter på kreditforeningslånet nedjusteres samtidig med kr. 42.000 som følge af faldende rente for 2. halvår 2012, fra 2,09 % til 1,68 %. Bestyrelsen besluttede derudover at bevilge et ekstra tilskud på kr. 5.000 til elitearbejdet. Forventningen til årets resultat nedjusteres på baggrund af ovenstående med kr. 72.000, til et forventet resultat på kr. 86.000. 12-051: Medlemsstatus CL informerede bestyrelsen om klubbens medlemssituation ultimo august. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2012.09.13 - ver 2 1
I forhold til samme tidspunkt i 2011, er vi 18 flere medlemmer totalt. Korrigerer vi for de passive medlemmer, er vi 13 flere end på samme tidspunkt sidste år. Desværre er der lidt færre fuldgyldige seniormedlemmer og hverdagsmedlemmer, men til gengæld er der væsentlig flere prøvemedlemmer, som er potentielle fuldgyldige medlemmer i fremtiden. Sommerens tiltag med at tilbyde et prøvemedlemskab for resten af året har været en stor succes. Således er der startet over 50 prøvemedlemmer siden 1. juli, hvilket er meget positivt. 12-052: Meddelelser fra FU, Golfmanager, Chefgreenkeeper og Cheftræner FU FU kunne meddele at: Klubben er blevet kontaktet af kommunen, i forbindelse med at kommunen undersøger mulighederne for at sælge kommunale bygninger fra, som ikke bruges til kommunal aktivitet, herunder klubbens administrationsbygning. US svarer kommunen, at klubben ikke er interesseret i at købe bygningen, blandt andet på grund af at klubbens brugsaftale er opsagt ved aftalens udløb. FU holder møde den 25. september, hvor der også holdes møde med Tage Hansen i relation til resultatet af medlemsundersøgelsen. Golfmanager CL kunne meddele at: El-aftale CL har indgået fastprisaftale med EnergiMidt på levering af el frem til ultimo 2014. Overenskomst CL undersøger i øjeblikket nogle ting i forhold til den overenskomst som klubben følger, med henblik på muligvis at følge en anden, som er bedre tilpasset arbejdet i en golfklub. Kontrolbesøg fra SKAT SKAT har gennemført deres kontrol af klubbens behandling af afgifter på blandt andet bekæmpelsesmiddelafgift og kvælstofafgift, samt en gennemgang af klubbens beregninger og angivelser af afgifter. Kontrollen har ikke givet anledning til bemærkninger. Rentestigning i banken CL orienterede om en rentestigning i banken på 0,25%. Omdøbning af Combibane En sponsor har givet udtryk for at de kunne tænke sig at lægge navn til klubbens Combibane. Bestyrelsen sagde ok til en yderligere dialog med den pågældende sponsor. Greenfeeaftale med Skive Skive Golfklub har tilbudt at indgå en ½ pris aftale på greenfee. Bestyrelsen besluttede at takke nej tak til tilbuddet. Medlemskab af Fitness Viborg Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2012.09.13 - ver 2 2
Klubben har et medlemskab af Fitness Viborg, som betyder at klubbens medlemmer kan få rabat på træning i fitnesscentret. På trods af denne rabat, er det dog alligevel muligt at træne i andre fitnesscentre i byen til et lavere beløb. Bestyrelsen besluttede at opsige medlemskabet af Fitness Viborg. Sygemelding Der er en langtidssygemelding fra en ansat på banen. Sygemeldingen har ikke noget med arbejdsskade at gøre. Sponsorer Flere af klubbens trofaste støtte sponsorer begynder så småt at melde fra. Det er primært på grund af virksomhedsoverdragelser og lignende, hvor nye ejere ikke har samme forhold til klubben. Dette er et område der kræver ekstra fokus fremadrettet. Chefgreenkeeper PK kunne meddele at: Der etableres 3 ekstra vintergreens på hullerne 5, 8 og 9. Disse huller indgår ikke i Combibanen, men ved at etablere vintergreens på disse huller, giver det mulighed for at der kan spilles sløjferne gul/rød til både vintergreens og sommergreens. Dette giver en større fleksibilitet i de perioder hvor der kan være vintergreens på grund af nattefrost, men hvor sommergreens åbner i løbet af dagen når nattefrosten er væk. Cheftræner NEH kunne meddele at: Pt. er der 97 nye prøvemedlemmer. Sommerens tilbud på prøvemedlemskab resten af 2012 har været den primære årsag til dette høje tal, som er højere end budgetteret. NEH er fortsat i dialog med VHK College om opstarten af en golflinje i 2013. Desværre måtte to af klubbens herrehold rykke ned. Holdet i 3. division var i den situation at alle hold i puljen sluttede med samme antal point. Desværre havde klubbens hold færrest matchpoint i kampene, og måtte derfor rykke ned. Det betød samtidig tvangsnedrykning for holdet i 4. division, på trods af en flot sæson hvor holdet sluttede på 2. pladsen i puljen. En klub må dog ikke have to hold i samme division, og derfor rykker holdet nu ned i kvalifikationsrækken. Klubbens damehold klarede desværre heller ikke i denne omgang igennem nåleøjet i oprykningsspillet om en plads i 2. division. Mange af klubbens juniorhold har klaret sig videre til diverse landsdelsfinaler. 12-053: Meddelelser fra områdeansvarlige Baneansvarlig EC kunne meddele at: Med etableringen af vintergreens, laves der nu en midlertidig lokalregel med lempelse fra vintergreens. Det store frivillige arbejde som blev iværksat i marts måned, blandt andet med maling af lockerrum, bænke på banen, opstamning af træer mm., er nu færdiggjort succesfuldt. Bestyrelsen siger mange tak til de mange frivillige for det store stykke arbejde. Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2012.09.13 - ver 2 3
Klubben får besøg fra Viborg Kommunes skovfoged, Inger Astrup, den 21. september. Formålet med besøget er at gennemgå forskellige områder på banen som kræver vedligeholdelse, primært omkring skovene, og fastslå i hvor høj grad klubbens selv må vedligeholde disse områder. (efter bestyrelsesmødet meldte Inger Astrup afbud til mødet på grund af travlhed, men det blev dog aftalt over telefon hvilke områder der må vedligeholdes, blandt andet gravhøjen ved hul 25) Sportsansvarlig PB kunne meddele at: Nicklas Møberg Nielsen fører fortsat juniorranglisten, og er blevet udtaget til at deltage med landsholdet i en turnering i Sverige ultimo september. Der planlægges et opstartsmøde i ungdomsudvalget i den nærmeste fremtid med henblik på den kommende sæson. Turneringsansvarlig PS kunne meddele at: Første weekend af klubmesterskaberne er veloverstået. Vejret artede sig dog ikke fra den bedste side, og der var behov for at afbryde spillet i en periode. I relation til dette, efterspurgte PS to ekstra sirener fordelt på banen, således at signalet til afbrydelse kan hører på hele banen. Der kunne eventuelt etableres en sirene på hver toiletbygning som er forbundet med sirenen på lockerrummet. Samtidig efterspurgte PS også klare retningslinjer for de forskellige typer signaler i forbindelse med afbrydelse og genoptagning af spil. CL undersøger nærmere omkring ekstra sirener samt laver udkast til retningslinjer for signalering. 12-054: Medlemsmøde Bestyrelsen diskuterede punkter til medlemsmødet den 14. november. Foreløbige punkter til dagsordenen er de nye handicapregler samt opfølgning på medlemsundersøgelsen. Flere punkter kan komme til. 12-055: GEO recertificering Klubben skal re-certificeres hos GEO i år. Vi får besøg af certifikator den 26. september. I forbindelse med re-certificeringen har vi fået udarbejdet en indkøbspolitik og en miljødeklaration, som er en sammenfatning af vores bestræbelser mht. miljøet. Begge blev taget til efterretning af bestyrelsen efter nærmere gennemgang. Derudover er vi blandt andet blevet registreret hos Dansk Retur System, som afhenter vores indsamlede dåser og flasker ifm. affaldssorteringen. CL forventer, på baggrund af alle de forskellige tiltag som klubben har lavet siden 2009, at klubben for fornyet certificeringen for yderligere tre år. 12-056: Eventuelt EC vurderede det var nødvendigt at tage Ordens- og Etikettereglerne op til revision. Dette gøres på heldagsmødet i januar. EC påpegede at klubben har 40 års jubilæum i 2013, og åbnede for en diskussion omkring eventuelle tiltag i denne anledning. Umiddelbart vil der ikke blive lavet Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2012.09.13 - ver 2 4
nogle deciderede jubilæumstiltag. Dog kunne det komme på tale at lave en jubilæumsfest eller turnering, som kunne hvile i sig selv. EC foreslog at det blev etableret en hæk omkring terrassen ud mod puttinggreen. EC og PK arbejdet videre med dette projekt. Referent: Casper Lindenmayer [Underskrifter] Referat af bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub - 2012.09.13 - ver 2 5