Tilskrivning af BFI- point til AAU, Fakulteter og Institutter Udarbejdet af VBN- redaktionen Version 1 udarbejdet af VBN- redaktionen d. 14/2-2014 Version 2 udarbejdet af VBN- redaktionen d. 13/3-2014 ændring til afsnit 1 med eksemplificering af formuleringen ansættelse der ikke vedrører udarbejdelse af videnskabelig materiale, samt sproglige småjusteringer. Version 2.1 små sproglige rettelser i forbindelse med oversættelse til engelsk Dette notat indeholder procedurer for følgende hovedelementer: 1. Retningslinjer for tilskrivning af BFI- point til organisationer 2. Metode for BFI- opgørelser på Fakultets- og Institutniveau 3. Procesbeskrivelse for BFI- opgørelser til brug i budget Hvert af disse elementer beskrives i særskilte afsnit nedenfor. Det samlede notat er pr. 14. februar 2014 fremsendt til orientering til Fakulteter og ØA. pr. 13. marts 2014 udsendt til fakulteter og institutter på AAU version 2.1 er pr. 4/4-2014 uploaded til vbn- redaktionen hjemmeside: Spørgsmål og kommentarer til dette notat kan sendes til vbn@aub.aau.dk. 1
1. Retningslinjer for tilskrivning af BFI- point til organisationer Formål BFI- point bliver alene tilskrevet til de fakulteter og institutter, der er tilknyttet de enkelte publikationer (se evt. næste afsnit vedr. Metode for BFI- opgørelser på Fakultets- og Institutniveau). Derfor er det vigtigt, at der på tværs af AAU er enighed om de overordnede procedurer for tilskrivning af publikationer til de interne organisationer (specifikt ift. fakulteter og institutter). Dette afsnit beskriver hovedreglen og skal dermed fungere som forskernes, de indberetningsansvarliges og VBN- redaktionens daglige arbejdsredskab ift. tilknytning af organisationer til publikationer i VBN. Hovedregel Affiliering i udgivet publikation Publikationer tilskrives den organisation som bærer forfatterens løn ved udarbejdelsestidspunkt. I praksis vil det sige, at den affiliering der angives i en publikation er udslagsgivende for den organisatoriske tilknytning til publikationen i VBN og således tilskrivning af publikationens BFI- point. Argumenter for denne hovedregel er: at den følger rationalet bag den national BFI- model (dvs. at publikationer tilskrives den/de universiteter der eksplicit er angivet i publikationen) at registreringerne i VBN er i tråd med registreringer i sammenlignelige bibliografiske systemer (eks. hos tidsskrifter, Web of Science og Scopus) at det er den metode der anvendes ved citations- og publikationsanalyser (eks. med basis i Web of Science eller Scopus) at den er intuitiv og letforståelig for forskere og administrativt personale at den organisation der bærer lønnen til det udførte arbejde tildeles de udløsende BFI- point at den for forskere, indberetningsansvarlige og VBN- redaktion er håndterbar i den daglige administrative praksis at den bidrager til et generel fokus på korrekt affiliering i publikationer. Manglende affiliering til AAU eller Aalborg UH i udgivet publikation Hvis der mangler affiliering til AAU eller Aalborg UH i fuldteksten kan publikationen ikke tilskrives AAU, og der vil derfor ikke blive udløst BFI- point til AAU. Dette i henhold til ministeriets håndtering af BFI- modellen. Der kan i enkelte tilfælde argumenteres for undtagelse, eks. hvis der er tale om eksplicit fejl fra forlag/tidsskrift eller lignende. Manglende affiliering til fakultet og/eller institut i udgivet publikation Alle publikationer skal for hver forfatter have tilknyttet minimum ét fakultet og ét institut. Hvis der ikke er angivelse af (alle) interne organisationer i affiliering i fuldteksten, anvendes de interne organisationer, forfatteren var tilknyttet på udarbejdelsestidspunktet. Dette vil typisk være en manglende angivelse af fakultet i publikationen, mens institut, sektion, faggruppe, klinik og/eller speciale er angivet i publikationen. Ovenstående dækker alle personer tilknyttet AAU dvs. ordinære AAU- ansatte m. løn (VIP og TAP), løst affilierede uden løn (eks. adjungeret professor), ansatte 2
ved Aalborg UH, løst affilierede ved Aalborg UH og studentermedhjælpere hvor ansættelsen vedrører udarbejdelse af videnskabelige publikationer. For studerende registreres det fakultet og institut som den studerendes uddannelse er tilknyttet ved udarbejdelsestidspunktet. Hvis en person her flere tilknytninger til AAU eller Aalborg UH på samme tid, vil det være de organisationer som personen er knyttet til, i relation til udarbejdelsen af publikationen, der angives ved registreringen i VBN. Dvs. hvis ansættelse ikke vedrører udarbejdelse af videnskabeligt materiale skal organisationen ikke angives i VBN- registreringen af den specifikke publikation. Eksempelvis skal publikationer fra en studerende fra uddannelse ved ét institut som har et administrativt studiejob ved et andet institut ikke tilskrives det lønudbetalende fakultet/institut, men derimod uddannelsens fakultet/institut. Hvordan håndteres reglerne i praksis? Ansvaret for publikationsregistrering ligger fortsat hos den enkelte forsker, og derfor vil det også være den enkelte forsker der i udgangspunktet er ansvarlig for at registrere de korrekte organisationer på de enkelte publikationer. VBN- systemet tilknytter automatisk alle aktive organisationer for en person, så det er KUN hvis personen har ændret institut og/eller fakultet, at den enkelte forsker skal ændre ved de tilknyttede organisationer. De indberetningsansvarlige på det enkelte institut skal godkende alle instituttets publikationer, og der er herved mulighed for at rette forkerte organisationstilknytninger. VBN- redaktionen validerer alle publikationer, og vil tage kontakt til den indberetningsansvarlige og/eller forsker, hvis der i denne proces opdages publikationer der er registreret forkert. Der arbejdes løbende med sikring af datakvaliteten og VBN- redaktionen vil eksempelvis udsende lister til Fakulteter og Institutter med den respektive organisations publikationer, når midlertidige BFI- point er udregnet af Ministeriet. Desuden udsendes lister, hvor der er uoverensstemmelse mellem en persons organisatoriske tilknytninger og de organisatoriske tilknytninger på personens publikationer. Hertil kommer den løbende ledelsesinformation som udsendes fra VBN- redaktionen. Undtagelse for reglerne, samt afklaring af tvister Ovenstående beskriver hovedreglen samt den generelle håndtering ved tilskrivning af BFI- point til AAU, fakulteter og institutter. Hvis der i forhold til specifikke publikationer ønskes undtagelse fra hovedreglen afklares dette ved inddragelse af lederne fra alle berørte organisationer dvs. dekaner og/eller institutledere. 3
2. Metode for BFI- opgørelser på Fakultets- og Institutniveau Tidligere udsendt særskilt Proces for udarbejdelse Dette afsnit er udarbejdet af VBN- redaktionen og sendt til orientering og kommentarer til Fakulteter og Institutter. Formål Formålet med dette skriv er at skitsere, hvordan VBN- redaktionen udarbejder BFI- rapporter på fakultets- og institutniveau. Nedenstående metode er udarbejdet i samarbejde med HR, ØA og Økonomigruppen, og Dekanerne er orienteret, hvorfor der er konsensus omkring opgørelsesmetoden. Denne nye opgørelsesmetode er taget i brug da udvikling har gjort det muligt at anvende autoritativ kilde til person- og organisationstilknytninger på fakultets- og institutniveau. Hvad indebær den nye metode? Den nye opgørelsesmetode betyder at BFI- point deles mellem organisationer i forhold til organisationernes andel. Eksempler: Hvis én publikation med 3 AAU forfattere, 2 fra SAMF og 1 fra SUND, publiceres vil publikationens BFI- point blive delt med 2/3 til SAMF og 1/3 til SUND. Hvis én forfatter har tilknyttet flere fakulteter på samme publikation vil forfatterens andel af BFI- point blive delt mellem de anførte fakulteter, som illustreret med nedenstående publikation: 3 BFI- point 0,5 BFI- point 0,5 BFI- point 1 BFI- point 1 BFI- point Opgørelserne baseres alene på de organisatoriske tilknytninger, der er for hver forfatter på den enkelte publikation. VBN- redaktionen sikrer, at der på alle 4
publikationer for hver forfatter som minimum er tilknyttet ét fakultet og ét institut. Persondata fra HR vedr. alle medarbejderes aktuelle institut- og fakultetstilknytning opdateres dagligt i VBN. Forfatterens aktuelle organisationstilknytninger er pr. default indsat ved publikationsoprettelse, men kan ændres manuelt ved behov. Dette vil være gældende på alle organisatoriske niveauer (fakultet/institut/sektion). Hvilket betyder, at summen på et givet niveau altid vil være det samme som AAU s samlede BFI- point. 5
3. Procesbeskrivelse for BFI- opgørelser til brug i budget BFI- point indgår som et selvstændigt fordelingsparameter i AAU s forskningsfordelingsmodel, og er samtidig afgørende ved opgørelse af særligt forskningsaktive professorer og lektorer, som et parameter bag fordelingen af forskningsmidler mellem fakulteterne. Som et led i budgetlægningen bliver VBN- redaktionen inddraget i at levere opgørelser over BFI- point på organisatoriske niveauer. BFI- modellen håndteres af Ministeriet og de endelige BFI- point offentliggøres først ultimo oktober året efter publikationernes udgivelsesår. Dvs. endelige BFI- point for publikationer udgivet i 2013 bliver offentliggjort ultimo oktober 2014. Af hensyn til kvalitetssikringen af data udsendes BFI- opgørelser løbende. Disse baseres på midlertidige BFI- point, og kræver således løbende korregering ift. de endelig BFI- point. For at sikre det mest hensigtsmæssige procesforløb ift. BFI- opgørelser vil VBN- redaktionen opfordre til at ØA indkalder VBN- redaktionen samt repræsentanter fra fakulteterne (ØC) til et procesmøde ved igangsætning af nyt budget. Formålet er at sikre helhedsfokuseret procesforløb vedr. BFI- opgørelser, og derigennem sikre fælles forståelse af proces, tidsplan og arbejdsopgaver. Antallet af BFI- opgørelser minimeres mest muligt for unødigt at skabe forvirring i organisationen omkring hvilke BFI- opgørelser der er de rigtige. Kommunikation omkring BFI- point foregår i samspil mellem VBN- redaktionen og ØA. VBN er ansvarlig for opgørelsen af BFI- point, mens ØA er ansvarlig for fordelingen af forskningsmidlerne. 6