Håndbog. Navision i lokalafdelingen

Håndbog Navision i lokalafdelingen Redaktion sluttet april 2014

Kolofon Ældre Sagen Att.: Økonomiafdelingen Nørregade 49 1165 København K Tlf.: 33 96 86 86 E-mail: regnskab@aeldresagen.dk Oplag: Tryk efter behov Redaktion Christian Agersund Niels-Erik Eich Redaktionen afsluttet april 2014 Kommentarer, rettelse samt gode ideer til fremtidige udgaver modtages gerne. Send venligst disse på mail. Vejledning til Navision Indledning: Heri gennemgås programmet (Navision eller NAV) og ikke selve bogføringsprincipperne. Disse er henvist til Kasserer Håndbogen. Vi har valgt Navision fordi det er samme system der bruges i sekretariatet. Det er et velgennemprøvet program og det er muligt også fremadrettet at udvikle på systemet. Programmet er bygget i versionen af Navision der hedder Microsoft Dynamics NAV 2009 Classic 2

Indledning Regnskabsprogrammet Navision er en del af den samlede programpakke som er tilgængeligt via fjernskrivebordet, dvs. man som kasserer bogfører on-line direkte på Ældre Sagens server i Nørregade. Hvad er så fordelene? Skal ikke installeres på PC 1 Kan anvendes fra alle steder med internetadgang Man kan sidde der hjemme, eller på kontoret, bare der er internetadgang. Ingen backup, idet data gemmes på serveren i Nørregade. Formand kan få adgang til regnskabet uafhængigt af kasserer via programmet excel 2 Det forudsætter dog, at formanden har fået installeret en fjernopkobling til ÆS i Nørregade.(samme som den der bruges til kassereren, men formanden har blot ikke adgang til NAV) Filer skal ikke sendes til Nørregade Bogføring og indtastning registreres med det samme Rettelser i bogføringen kan foretages umiddelbart. Økonomiafdelingen kan se bogføringen med det samme og kan ved forespørgsel hurtigt rette eventuelle fejl. Hurtigere regnskabsafslutning Håndbogen beskriver arbejdsgangen i bogføringen og er opbygget i den rækkefølge man vil komme til tingene. Der er lagt vægt på at komme hele vejen rundt på en let forståelig måde. Så hvis nærværende håndbog/vejledning følges, skulle det være muligt at kunne udskrive og præsentere et færdigt regnskab når sidste side er vendt i denne håndbog. Det betyder også at der undervejs er udeladt beskrivelser af bl.a. filtre, som man under normale omstændigheder ikke vil have brug for. Dette er gjort for ikke at gøre denne håndbog for omfangsrig og besværlig at bruge. Håndbogen er derfor opdelt i kapitler. Kapitel 1 indeholder alt du skal bruge for at føre et regnskab. Kapitel 2 indeholder mere baggrund og finesser. Kapitel 3 indeholder budgetvejledning. 1 Det er dog kun Microsoft platformen der understøttes. Kan ikke umiddelbart afvikles på en Mac. 2 Der er kommet en Excel udgave af lokalbestyrelsesregnskabet dette betyder at bl.a. formanden kan få adgang til at se regnskabet løbende. Uden mulighed for at ændre i det. 3

Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Indholdsfortegnelse... 4 Kapitel 1... 6 Opstart (Første gang)... 6 Startbillede:... 7 Esc kom tilbage til startskærmen... 10 Felter i bogføringen (kassekladden)... 11 Bogføringsdato:... 11 Bilagsnr.:... 12 Kontonr.:... 12 Beskrivelse:... 12 CPR/SE-CVR Nr:... 12 Debetbeløb:... 12 Kreditbeløb:... 12 Modkonto:... 12 Aktivitet Kode:... 12 Afstem:... 13 Kontroller... 14 Bogfør:... 15 Bogfør og udskriv:... 16 Udskrifter... 17 Kassekladde:... 18 Aktivitets Balance:... 20 Nummer... 21 4

Datofilter... 21 Aktivitet Filter... 21 Balance:... 22 Balance/budget... 23 Balanceopgørelse sidste år:... 23 Kontokort:... 24 Nummer... 24 Datofilter... 24 Aktivitet Filter... 24 Kapitel 2... 25 Kontoplanen:... 25 Navngivning af Kasse/Bank og Giro konti:... 27 Navneændring på Aktivitetskode:... 28 Aktivitetsoversigt:... 30 Filtre... 31 Saldo filter:... 31 Eksempel på en aktivitetsbalance med filter:... 36 Flere tips og tricks... 38 Datofilter... 38 Opslagsmuligheder... 38 Gentagelser... 38 Sletning... 39 Finanskonto Nummer findes ikke... 39 Kapitel 3 - Budgettering... 40 5

Kapitel 1 Opstart (Første gang)!!!bemærk. Farver og udformning af skærmbilleder kan være en lille smule forskellig fra manualen. Dette skyldes den enkelte computers styresystem. Fremgangsmåden og opbygning er dog 100% ens.!!! Ved skift af kasserer, hvor man ikke nødvendigvis bruger samme pc er, kan man blot kopiere rdp filen over på den nye kasseres computer, og den nye kasserer kan så blot læse sig igennem denne manual. Det vil samtidig være relevant at ændre adgangskoden. Dette kan ske ved opringning til en af regnskabskonsulenterne. Når I har logget Jer på fjernskrivebordet jf. særskilt vejledning, skal I blot klikke på Navision ikonet Fig. 6 Hvorefter nedenstående skærmbillede åbner, fig. 7 6

Startbillede: Fig. 7 Sådan ser skærmen ud som standard. Klik på ordet Filer, herefter åbnes en ny boks. Fig. 8 - Tryk først på Regnskab og derefter på Åbn Du kan også vælge at taste Ctrl + O, altså holde Ctrl tasten nede og trykke på O (O som Ole), hvorefter nedenstående skærmbillede, fig. 9, åbner og vil vise navnet på Jeres lokalafdeling. 7

Fig. 9 Tryk herefter på OK Fig. 10 - Du har nu regnskabsprogrammet fremme og klar til brug. I venstre kolonne vises de menupunkter som du kan bruge. 8

Tryk på ordet Finanskladde Fig. 11 Du har her 2 muligheder for at vælge en kassekladde at bogføre i, men brug den samme hver gang. Det anbefales at bruge STANDARD. Marker standard og tryk OK eller dobbeltklik på standard. Så kommer kassekladden frem. Fig. 12 Klik her for at gøre skærmbilledet større. 9

Fig. 13 - Du er nu klar til at taste bogføringen i systemet. Esc 3 kom tilbage til startskærmen For at komme tilbage til startskærmen (Fig.10) trykkes på Esc 3 Der vil ikke være noget, der forsvinder når I taster Esc, men I vil få mulighed for at vælge noget andet. Dette kunne være aktuelt, hvis I f.eks. står i kassekladden og endnu ikke vil trykke bogfør, men skal have udskrevet en balance. I skal også have lukket alle kladder og udskrifter ned før i kan afslutte programmet. 3 Dette henviser til tasten Esc på computerens tastatur som regel venstre hjørne. 10

Felter i bogføringen (kassekladden) Fig 14 toppen af kassekladden Bogføringsdato Bilagsnr. Kontonr. Beskrivelse CPR/SE-CVR Nr Debetbeløb Kreditbeløb Modkonto Aktivitet Kode Bogføringsdato: Systemet vælger pr. automatik tidligere dato, altså den dato som sidst er blevet tastet i kladden. Der kan frit vælges datoer, så længe disse holdes indenfor bogføringsperioden 4 4 Bogføringsperioden vil altid være indeværende kvartal. Gammelt kvartal vil være åbent for bogføring til og med den 15. i efterfølgende kvartal. 11

Bilagsnr.: I kan frit vælge bilagsnr. Systemet vil automatisk tælle en op for hver linje skift. Dette kan dog til enhver tid overskrives. Husk at systemet derefter tæller fra det indtastede nummer! 5 Kontonr.: Kontoen der skal belastes af det beløb I skriver i debet/kredit feltet. Klikker I med musen i feltet ses en klikkes der på denne kommer kontoplanen frem. Klik derefter på den ønskede konto og derefter på for at vælge kontoen. Du kan også vælge at stå i feltet og trykke på F6, vælge kontonr. og derefter klikke Beskrivelse: Her har I reelt 30 karakterer at gøre godt med. Der er godt nok plads til 50 tegn i feltet men på de fleste udskrifter efterfølgende er der kun gjort plads til 30. Tips! Skriv ikke telefongodtgørelse i beskrivelsesfeltet. Dette vil blot være en gentagelse da I allerede bruger f.eks. konto 2610 og vupti, så vil i have 18 tegn mere at gøre brug af. 6 CPR/SE-CVR Nr: Dette skal bruges i forbindelse med bogføring af honorarer på konto 3234. Feltet laver et såkaldt modulus tjek på det indtastede nummer. Numrene skal indtastes uden brug af - (bindestreger) og (mellemrum) Debetbeløb: Beløbet som kontoen debiteres 7 Kreditbeløb: Beløbet som kontoen krediteres 8 Modkonto: Normalt bank, kasse eller giro 9, men det er muligt at bruge næsten samtlige konti. Aktivitet Kode: Et tre cifret nummer mellem 101-999. 10 Der er stadig mulighed for at slå op på de tocifrede projektnumre. Det er dog ikke muligt at bruge to cifrede numre i bogføringen. Dette stoppede i forbindelse med afslutning af regnskabsåret 2012. 5 Laver du flerbenede posteringer skal de dog holdes indenfor samme bogføringsdato. 6 Se ligeledes Kasserer Håndbogen for flere tips. 7 Se afsnittet Hovedregler Debet eller Kredit (tommelfingerregler) i Kasserer Håndbogen. 8 ibid 9 Se afsnittet Bogføringens 1-2-3 i Kasserer Håndbogen 10 Se Kasserer Håndbogen for yderligere information. 12

Nederst i skærmens højre hjørne findes knappen Bogføring Fig. 15 - Trykker du på knappen Bogføring kommer følgende frem Fig. 16 bemærk at også genvejstasterne er nævnt her. Afstem Kontroller Bogfør Bogfør og udskriv Afstem: Trykker du på ordet Afstem kommer der en liste op med samtlige likvidkonti 11. Det vil sige at her kan du hele tiden holde øje med hvilke indeståender der bør være iflg. bogføringen. Fig.17 tryk Esc for at komme tilbage til kassekladden. 11 Kasse, bank og giro konti. 13

Skærmbilledet Afstem viser i kolonnen Bevægelse i hvad I har tastet i finanskladden. I kolonnen Saldo efter står så de saldi som, hvis I bogfører, vil være jeres nye balancer. Dette skulle ved endt indtastning af bilag gerne stemme 100% overens med jeres, eventuelt, fysiske kassebeholdning samt indestående(r) i bank(er) Konti fra konto 7215 til 7449 kan frit navngives således at man kan skrive bankens navn, kontonr. eller navngive efter om det er bowlingkasse, bridge eller hvad det nu måtte være. Dette kan lette læsningen af balancen. Navngivningen sker under fanen Omdøbe kontokort se i vejledning under kontoplan i denne manual. For at komme ud af dette skærmbillede trykkes så enten eller Esc Fig 18 Kontroller Klikker du på teksten Kontroller Fig.19 - Og derefter på Vis udskrift 14

Kommer dette frem. I eksemplet på Fig. 20 stemmer det Fig. 20 Denne viser de bogførte linjer. Saldo (RV) skal inden bogføring altid være 0. Som eksemplet viser afsløres en såkaldt etbenet postering 12 umiddelbart. Der kan ikke bogføres hvis ikke balancen er 0 I bunden af siden vises de kasse, bank og giro konti som der er blevet bogført på i viste kladde. Bogfør: Bogfører kassekladden. Når kassekladden er bogført forsvinder kassekladdelinjerne ud på de konti du har anført. Trykker du på Bogfør kommer der lige denne advarsel op og spørger om du vil bogføre. 12 En postering som ikke har fået tilknyttet en modkonto. 15

Fig. 21 Trykker du her Ja bliver kassekladden(journalen) bogført!!!bemærk. Her bliver, som nedenfor, også dannet en Finansjournal. Denne kan man på ethvert tidspunkt tilgå og udskrive under punktet Udskrifter & Kassekladde.!!! Bogfør og udskriv: Her bogføres kassekladden og samtidig udskrives en såkaldt Finansjournal Dette er den anbefalede fremgangsmåde ved bogføring. Grunden til at vi fra sekretariatet anbefaler denne metode er at den udskrevne Finansjournal har et nummer. Dette nummer kan bruges ved kontakt til sekretariatet hvor vi kan vende bogføringen. Så hvis man opdager at man har lavet nogle fejl i bogføringen kan man få en hel journal tilbageført og starte på en frisk. Også her kommer den og spørg om man nu er sikker Fig. 22 Når der er bogført vil det være naturligt at kaste et blik på de udskriftmuligheder som systemet byder på. 16

Udskrifter Fig 23 Kassekladde Aktivitet Balance Balance Balance/budget Balanceopgørelse sidste år Kontokort 17

Kassekladde: Denne funktion bruges til udskrift efterfølgende af finansjournal(er). Klikker man kommer dette skærmbillede op: Fig. 24 - Klik så på linien under teksten Filter således at cursoren står i feltet. Har man gjort det vil en stå og blinke i feltet. Herefter trykker du F6 eller trykker på helt ude i højre side. Der kommer så en komplet liste af samtlige bogførte finansjournaler (kassekladder) frem Fig. 25 18

I fig. 25 ses et eksempel på en liste over finansjournaler. Det vil være den der har det højeste nummer, der er den senest bogførte. Man kan endvidere se hvem der har bogført. I kolonnen Bruger-id hvis det er et fuldt navn eller initialer(oftest CA 13 eller NEE 14 ) er det en af regnskabskonsulenterne i sekretariatets regnskabsafdeling. Står der KS.xxx er det en bogføring der er sket i lokalafdelingen. Fig. 26 her er valgt journal nr. 23 13 Christian Agersund 14 Niels-Erik Eich 19

Fig. 27 Her er valgt Vis udskrift, hvorefter journalen vises på skærmen. Journalen kan naturligvis også udskrives. Aktivitets Balance: Aktivitets balancen er et meget vigtigt stykke værktøj 15 15 Se afsnittet Aktivitetskoder i Kasserer Håndbogen. 20

Fig. 28 Her vil det kun være nødvendigt at beskæftige sig med: Nummer Dette felt efterlades, som hovedregel, tomt. Nummer henviser til kontiene i kontoplanen. Vil du f.eks. begrænse udskriften til resultatopgørelsen kan du skrive 1000..6000. Datofilter angives ingen dato, eller datointerval, vil systemet vælge indeværende år. Måder at taste et datofilter. (anførselstegnene) skal ikke tastes: 150413 - betyder datoen den 15. april 2013. 150413..d betyder fra den 15. april 2013 til dags dato. 150413..300613 betyder fra den 15. april 2013 indtil den 30. juni 2013. Aktivitet Filter f.eks. tallet 110 for Koordinationsudvalg. Som dato filtre kan samme fremgangsmåde benyttes for Aktivitet filtre, men der ud over, kan man også vælge at skrive forskellige aktiviteter ud samlet. Her benyttes tegnet en lodret streg. F.eks. betyder 115 135 at man udskriver aktivitet 115 16 og aktivitet 135 17. Tallene lægges sammen og udskrives i en samlet balance. Man kan ikke udskrive flere fortløbende balancer, men er nødsaget til at skrive dem ud en aktivitet ad gangen. Der hvor det kunne være logisk at skrive flere aktiviteter ud sammen er f.eks. hvis man har flere rejseaktiviteter fordelt over flere numre og gerne vil se totalen på arrangementer. 16 Aktivitetsudvalg 17 Distriktsarbejde 21

Balance: Fig. 29 Vælger man ikke noget i dette felt svarer udskriften til en almindelig balance for indeværende år. Ellers kan man vælge datoer som beskrevet ovenfor under punktet datofilter. 22

Balance/budget Fig. 30 - Er relevant hvis du har brugt Budget delen i NAV og har lagt et budget ind for regnskabsåret, som du så ønsker at sammenligne. Balanceopgørelse sidste år: Regnskabsdatabasen har ikke nogen tal fra før 2010, hvorfor dette menu pkt. først, med relevans, kan bruges i 2011. Fig. 31 Datofilteret man taster på denne udskrift betyder at det er den periode man vil sammenligne op imod den tilsvarende periode sidste år. 23

Kontokort: Fig 32 Her vil de primære filtre være: Nummer Datofilter Nummer Her er det konto nummeret der er tale om f.eks. 7340 for bank 1. Her kan det være meget relevant, at indsætte et filter. Gør man ikke dette, får man en udskrift af samtlige konti med samtlige posteringer på. Skriver man så 7215..7224 ja så får man en liste af samtlige kassekonti. Skriver man 1010 1350 2490 adskilt af en (lodret streg) så får man en udskrift af kontoen for kontingentandele, kontoen for deltagerbetaling samt kontoen for inventar. Her lægges de ikke sammen, men udskrives efter hinanden. Datofilter Måder at taste et datofilter. (anførselstegnene) skal ikke tastes: 150413 - betyder datoen den 15. april 2013. 150413..d betyder fra den 15. april 2013 til dags dato. 15041..300613 betyder fra den 15. april 2013 indtil den 30. juni 2013. Bemærk der står to punktummer.. mellem datoerne. To punktummer er Navisions måde at adskille fra og til. Aktivitet Filter Det er muligt at tilføje denne mulighed se kapitel 2, hvorledes dette tilføjes. 24

Kapitel 2 I kapitel 1 fik vi gennemgået alt det der er nødvendigt at vide for at kunne lave et regnskab on-line. Her i kapitel 2 vil vi gennemgå de funktioner, der kan gøre det nemmere at føre regnskab. Kontoplanen: Fig 33 Kontoplanen indeholder de konti I kender fra den almindelige kontoplan, samt konti som er fremhævet med fed skrift. Disse konti er sum konti, som der ikke kan bogføres på. Kontoplanen fungerer som en oversigt, og ikke som et aktivt menupunkt, For at bruge den aktivt skal man stå i finanskladden(kassekladden). Fig 34 Og under punktet Kontonr. her kan man så enten vælge at klikke på eller taste F6. Derved laves et opslag i kontoplanen. Vælg herefter konto og klik på OK 25

Beskrivelser af de enkelte konti findes uddybende i Kasserer Håndbogen. En af de ting med Navision systemet er en lettere adgang til samtlige 25 kasse/bank/giro konti. Fig 35 Disse kan frit navngives. 26

Navngivning af Kasse/Bank og Giro konti: Fig 36 - I skal ind via det meget mundrette punkt Omdøbe kontokort Klik på dette og skærmen kommer til at se sådan ud: Fig 37 27

Har i en mus med scroll hjul kan i bruge denne til at navigere mellem de forskellige konti. Fig 38 Ellers kan du bruge pilene som jeg har indrammet her med rødt. Når du har skrevet det nye navn taster i blot Tab eller Return/Enter og scroller/klikker jer frem til næste konto der skal omdøbes. Navneændring på Aktivitetskode: Fig 39 - I skal ind via punktet Omdøbe aktivitetskode Klik på dette og skærmen kommer til at se sådan ud: 28

Fig 40 Har du en mus med scroll hjul kan i bruge denne til at navigere mellem de forskellige aktivitetskoder. Du kan også taste CTRL+B. Dette åbner et søgevindue hvor du kan skrive det tal(aktivitetskode) du vil frem til. Fig 41 Ellers kan du bruge pilene som er indrammet her med rødt. Når du har skrevet det nye navn taster du Enter eller Tab og derefter Esc eller scroller/klikker jer frem til næste aktivitetskode der skal omdøbes. 29

Aktivitetsoversigt: Fig 42 Lige som kontoplanen fungerer Aktivitetskodeoversigt, ja som navnet antyder, som en oversigt. Og altså heller ikke her med nogle aktive punkter. For at bruge den aktivt skal man stå i finanskladden(kassekladden). Fig 43 udsnit af finanskladde(kassekladden) Og under punktet Aktivitet... her kan man så enten vælge at klikke på eller taste F6. Derved laves et opslag i aktivitetsoversigten. Vælg herefter aktivitet og klik på OK Yderligere om aktiviteter findes uddybende i Kasserer Håndbogen. HUSK PÅ ALLE BOGFØRINGSLINER SKAL PÅFØRES AKTIVITETSNUMMER HAR DU IKKE NOGET SKAL DER BRUGES 101. 30

Filtre Vi har allerede i kapitel 1 beskrevet datofiltre og aktivitetsfiltre. Filtre er med til at definere udseendet på de rapporter som der kan genereres Fig 44 57 filtre for at være helt eksakt disse ligger som standard i Navision. Du vil kun have nytte af en brøkdel af disse. I dette afsnit vil vi introducere et filter, og vise hvordan dette sættes og fjernes. Saldo filter: Filteret Saldo kan gøre det nemmere at overskue en Balance eller en Aktivitets Balance I eksemplet gennemgås hvorledes der sættes filter på Balancen, men det kan bruges på nøjagtigt samme måde under udskrifts punktet Aktivitets Balance eller Kontokort. 31

Først klikkes ind på Balance Fig. 45 Derefter klikkes i dette felt (blankt felt) Fig. 46 Sådan 32

Fig. 47 Klik på så kommer denne frem: fig 48 Her på siden til højre, i anden kolonne finder I ordet Saldo 33

Fig. 49 - udsnit Klik på ordet Saldo, linjen bliver blå. Fig 50 Klik derefter på OK i bunden af skærmen. Fig 51 Cursoren står nu her Fig. 52 34

Tast så <>0 Fig. 53 I vil nu kun få udskrifter, af de konti på balancen, der har en saldo forskellig fra nul. Dette vil i de fleste tilfælde være med til at korte en udskrevet balance ned, fra tre sider til en side. Især i forbindelse med udskrifter af aktivitetsbalancer, kan dette være en stor fordel.!!!bemærk. Denne funktion kan kun bruges inden for et og samme regnskabsår/kalenderår! 35

Eksempel på en aktivitetsbalance med filter: Nedenfor ses et eksempel på en aktivitetsbalance for aktivitet 501, altså Lokalblad: Først vælges Aktivitet Filter 501 og Saldo filter <>0 Fig. 54 Klik Vis Udskrift Fig. 55 36

Fig.. 56 Bemærk at balancen kun fylder ca. ½ A4 side. Havde man udskrevet uden Saldo filter ville den fylde tre sider. Men den har stadig alt med du skal bruge. Fig. 57 I toppen af udskriften kan man se hvilke filtre man har valgt. I teksten efter ordet Finanskonto: ses Saldo <>0!!!Bemærk. Inden du kaster dig ud i den videre brug af filtre. Så husk at tjekke at det resultat du har fået rent faktisk og stemmer overens med virkeligheden. Forskellige filtre virker forskelligt. Et godt råd er at tjekke balancerne op imod en udskrift uden filtre.!!! 37

Flere tips og tricks I forbindelse med den almindelige bogføring henvises til Kasserer Håndbogen. Datofilter Måder at taste et datofilter. (anførselstegnene) skal ikke tastes: d betyder dags dato 150413 - betyder datoen den 15. april 2013. 150413..d betyder fra den 15. april 2013 til dags dato. 150413..300613 betyder fra den 15. april 2013 indtil den 30. juni 2013. Opslagsmuligheder Står du i et felt med en Fig. 58 kan man så enten vælge at klikke på eller klikke på F6. Derved laves et opslag. I dette tilfælde i kontoplanen. Vælg herefter konto og klik på OK eller dobbeltklik på kontonummeret. Gentagelser Fig. 59 Har man i eksemplet på Fig. 59 behov for at lave gentagelser kan man bruge tasten F8. Det som F8 gør, er at gentage det der står i feltet umiddelbart over, der hvor man står med cursoren. Dette kan være både konto nr., beskrivelse eller beløb. 38

Sletning Fig.60 Her i eksemplet har vi valgt at vise sletning af en linje i kassekladden. Tryk en enkelt gang på den lille firkant(markeret med den røde pil). Dette gør at linjen markeres(gøres blå) tast derefter F4 ellet Delete, hvorefter NAV kommer op med boksen i den røde cirkel og spørger om nu denne linje virkelig skal slettes. Tryk Ja og linjen er herved slettet. Finanskonto Nummer findes ikke. Fig.. 61 Opstår denne fejl gør I følgende. Klik først OK herved forsvinder boksen. Klik herefter på det nederste kryds og boksen kommer igen. Nu klikkes igen OK og derefter kommer følgende boks frem: Fig.62 39

Her vælges Ja og vinduet lukkes. Kapitel 3 - Budgettering Hvis man i lokalafdelingen har ønske eller behov for at kunne følge f.eks. de enkelte aktiviteter i forhold til et fastlagt budget kan dette også lade sig gøre. Her skal man under menupunkterne vælge budgetter. Fig. 63 40

Når du har valgt (klikket på) menupunktet budgetter åbner dette skærmbillede. Fig. 64 Under budgetnavn vælges det år der skal budgetteres for ved at klikke på F6 og derefter OK. I det viste eksempel er valgt B2014. eller trykke på Man kan vælge at budgettere på flere niveauer, hhv. dag, uge, måned, kvt. osv. I det her beskrevne eksempel er valgt kvartalsbudgettering ( niveau 3 ). Når dette er gjort (fig.64) vælges Filtre Fig. 65 Under datofiler angives den periode hvor man vil budgettere, i dette tilfælde (B2014) skrives 010114..311214. 41

Fig. 66 Under Finanskontofilter skrives 1000..5999 som er indtægts og udgiftskontiene. Det vil sjældent være relevant at budgettere på balancekontiene, bank, kasse m.m. Fig. 67 Her vælges så de kontonumre man vil budgettere på. I ovennævnte fig. 67 er valgt konto 1010 kontingentandel. Ved at klikke på åbner et nyt skærmbillede fig. 68 42

Fig. 68 Når man lægger budgettal ind skal beløbet under indtægter anføres med (bindestreg foran beløbet). Fig. 68 Her kan man indsætte budgetbeløbene med en dato i den måned hvor indtægten forventes. Her er valgt kontingentandel for. 1.halvår 2014 med en dato 28.02.2014 samt kontingentandel for 2.halvår med en dato 31.08.2014. I beskrivelsesfeltet skrives hvad der måtte være relevant. Endvidere skal anføres aktivitetskode for den aktivitet der budgetteres for. I det viste eksempel er anført aktivitetskode 101. 43

Fig. 69 Når budgettallene er indtastet trykkes på Esc. (som regel vist i venstre hjørne af tastaturet) for at vende tilbage til ny indtastning og nyt kontonummer. 44

Fig. 70 Som det fremgår af fig. 70 er budgettallene på konto 1010 anført i hhv. 1.kvartal og 3.kvartal og derefter summeret under budgetteret beløb. Endvidere er budgetteret på konto 1065 og de samlede beløb summeret under indtægter i alt. På samme måde som beskrevet ovenfor budgetteres på udgiftskonti, bortset fra der ikke skal sættes foran beløbet. 45

Fig. 71 Her er i eksemplet indsat budgetbeløb for tlf. godtgørelse i 2.kvartal (indsat dato 31.03.2014) Fig. 72 Det samlede budgetbeløb for konto 2610 vil herefter blive summeret under budgetteret beløb. 46

Fig. 73 Herefter vil det samlede budgetbeløb blive vist som årets resultat, dvs. budgetterede indtægter og udgifter. Endvidere vil blive vist det budgetterede resultat for de enkelte visningsmuligheder Dag(1), uge(7), måned(31), kvartal(3) og årsbasis(12) ved at vælge. 47

Udskrift med budgettal. Fig. 74 Ved at vælge udskrifter og derefter balance/budget får man vist en regnskabsbalance som viser både de faktiske regnskabstal samt de indtastede budgettal. Fig. 75 Her skal du indsættes de filtre du selv ønsker. I ovennævnte eksempel (fig.75) er valgt at udskrive en balance/budget for perioden 01-01-14..31-03-14 (datofilter) og budgetfilter B2014 Man kan endvidere vælge at indsætte et aktivitetsfilter, hvis man ønsker en balance for en 48

bestemt aktivitet. I ovennævnte eksempel vil så kun blive vist regnskabstal og budgettal for den valgte periode jf. nedenfor fig. 76. Fig. 76 Balancen vil herefter vise de bogførte beløb for perioden (bevægelse), det budgetterede beløb samt pct. af. I ovennævnte eksempel på konto 1010 er bogført kr. 64.295 med et budget på kr. 30.000,00. Pct. af vises derfor som 214,3 pct.= 64.295 x 100/30.000. Hvis man ønsker at ændre budgettallene startes forfra, dvs. man går ind under menupunktet budgetter,vælger den konto som skal ændres og ændrer budgettallet der. Her kan man samtidig ændre budgetmåneden, hvorefter budgettallet automatisk flyttes til den pågældende måned. Hvis man vil slette hele budgettet, kopiere budgettet, eller evt. udlæse budgettet til excel gøres det sådan (fig.77) 49

Fig. 77 Under menupunktet budgetter vælges Funktion, fig. 77, hvorefter denne boks dukker op. Her kan man så vælge Byt om på linjer og kolonner Kopier budget Slet budget Udlæs til excel Indlæs fra excel En anden og mere informativ udlæsning af regnskab og budgettal kan foretages i excel. Her henvises til særskilt vejledning. 50