AFK, bestyrelsesmøde onsdag den 25. marts 2009 kl. 19.00 i klubhusets mødelokale 1 på Skovvang Stadion Til stede: Ivan Skov (IBS), Flemming Bærentzen (FB), Peter Voergaard (PV), Niels Leegaard (NL), Jesper Hammer (JH), Claes Øckenholt (CO), Helle Balle (HB), Erik Drejer (ED), Brian Falk (BF), Anthony Rouse (AR), John Ingerslev (JI), Palle Petersen (PP), Erik Starberg (ES), Jan Fledelius (JF) og Ralf Oest (RO). Afbud: Ingen Referent: RO RO fik underskrifter samt kopi af førerbevis/pas til brug for indberetning til politiet om ændring af sammensætning af bestyrelsen. RO mangler kopi fra PP, JH, HB og BF som bedes sende kopien snarest pr. mail til mailadresse: ralfoest@mail.dk. IBS bød velkommen og oplyste at såfremt vi ikke nåede alle punkter i den udleverede dagsorden dateret 20. marts 2009, som der henvises til, så ville Forretningsudvalgsmødet (FU-møde) tirsdag den 28. april blive ændret til bestyrelsesmøde. Dette blev ikke nødvendigt idet hele dagsordenen blev færdiggjort. Ad. 1 Godkendelse af dagsorden Ingen bemærkninger Ad. 2. Godkendelse af referater fra den 23. februar 2009 Der var ingen bemærkninger til referaterne, som blev godkendt. IBS oplyste at der var et par pkt. fra generalforsamlingen som skulle drøftes inden generalforsamlingen i 2010. IBS vil vende tilbage hertil på et senere tidspunkt. Ad. 3. Gennemgang af FU-referater Der har ikke været afholdt FU-møde siden sidste bestyrelsesmøde.
Ad. 4 Økonomi AR gav en orientering om klubbens økonomi dækkende de 2 første måneder af 2009, som udviste et overskud på kr. 411.000 mod kr. 320.000 i budgettet. Der manglede oplysninger vedr. Centerautomater for 2 måneder. De 2 måneder var omkostningsmæssigt stille. Flere Senior Damer der skal deltage i G? Cup manglede at betale deres andel, som AR vil rykke for. Nogle sponsorer hænger fortsat, selvom de er blevet rykket og ultimo februar mangler vi kr. 120.000 i indbetaling fra sponsorater. Der er 3 sponsorer fra sidste år som ikke har betalt og der var enighed om at det var en opgave for sponsorudvalget at tage sig af dette problem. Det er i øvrigt meget svært at skaffe sponsorer/fastholde sponsorer som i store træk skyldes Finanskrisen hvilket man bl.a. dagligt kan læse om i aviserne. AR bad afdelingsformændene huske at det er den nye indmeldingsblanket, der ligger på nettet, der skal bruges, ved indmeldelse i klubben. Kontingenopkrævning blev kørt den 17. februar med forfald den 5. marts og AR vil inden længe udsende rykkerbreve til ikkebetalere og vil sørge for at afdelingsformændene blev orienteret herom. AR oplyste at afmeldelse af PBS ikke er at betragte som en egentlig udmeldelse/gyldig grund til udmeldelse. En udmeldelse skal ske skriftligt til klubben. NL efterlyste klarere regler for hvem der er kontingentfri. IBS fastslog at holdledere er kontingentfri dvs. én holdleder pr. hold og endvidere er medlemmer på kontrakt kontingentfri som f. Eks. trænere. IBS bad hver afdeling om at udarbejde/sende en oversigt over hvem der er kontingentfri til AR. Lederne skal have adgang til Kluboffice for at tjekke ovennævnte og i øvrigt skal afdelingsledere/gruppeledere være mere aktive om spillere har betalt eller ej. Ad. 5 Møllemosegårdprojektet/Baneforhold Der er intet nyt i sagen omkring Møllemosegårdprojektet og ingen afklaring om vi får 1 eller 2 kunstgræsbaner. Sandsynligheden taler for kun 1 bane. Der er møde den 26. ds. mellem Stadioninspektøreren, kommunen og AFK om sagen.
IBS orienterede om at der afholdes fodboldskole i uge 27 og mikroskole i weekenden 16. 17. august og oplyste at stadioninspektøreren går ind for at sidstnævnte afholdes på en af skolebanerne. Ad. 6 Forretningsfører PP oplyste at han havde modtaget en mail fra DIF bl.a. om AFK bryder loven med hensyn til børneattester. Det gør AFK ikke idet der for alle der har med børn under 15 år at gøre hvert år skal indsendes en børneattest til politiet. Attesterne sendes til PP som sørger for at indsende dem. PP udsender en reminder herom. PP oplyste at medlemmer har mulighed for at komme gratis til fodbold når FCN spiller hjemmekampe dog ikke mod FCK og Brøndby. Send en mail til PP senest 3 dage før kampen og PP vil sørge for at man får billetter. PV oplyste at vimpler er bestilt og at de vil komme til klubben inden udgangen af næste uge. Ad. 7 Sportschefen JI orienterede om 1. Seniorholdets træningsprogram, hvor træningen bl.a. var henlagt til træningsbaner i Ballerup. Ad. 8 Cafeteriet JH, som er formand for caferiaudvalget oplyste at vi p. t. har fået 4 nye vagter til at dække 1. holds kampene. IBS oplyste at der holdes møde den 26. ds. kl. 19.00 hvor der skal drøftes hvad klubben gør med cafeteriet. Deltagere er primært folk der tidligere har haft med cafeteriavagtordningen at gøre. Som udgangspunkt vil der blive holdt åbent i cafeteriet lørdage, når 1. holdet spiller, fra kl. 13.30 til ca. Kl. 18.00. Ad. 9 Bestyrelsesmedlemmers administrative udgifter Efter en længere diskussion blev det besluttet at bestyrelsesmedlemmer m.fl. skal have dækket de udgifter der er forbundet med deres arbejde til papir, printerpatroner, frimærker o.l. Vi har konto i Allerød Boghandel og den enkelte
forestår selv indkøb og lægger pengene ud og sender regning med underskrift og bankreg.nr. og kontonr. til AR som herefter overfører pengene. Ad. 10 Børneattester Behandlet under pkt. 6. Ad. 11 Udbetaling/Honorering af udgifter ES foreslog at der blev indført hævekort til relevante ledere, hvilket AR ikke kunne gå ind for. Han ønskede fortsat en central administrativ konto og ikke afdelingskonti og ønskede fortsat at kunne kontrollere udgifternes relevans. AR udbetaler gerne et a conto beløb til ledere, der har behov herfor og den pågældende leder er så ansvarlig for det udleverede beløb. Senior 1 spillere får refunderet kørepenge når de skal til træning/spille kamp fra egen bopæl til træningssted/kampsted og retur enten i form af et netkort eller kilometerpenge (kr. 1,83 pr. kørt km.). PV vil tage emnet op på næste Økonomiudvalgsmøde, hvortil NL vil blive indkaldt. Ad. 12 Trænerkontrakter HB forespurgte om vi havde standardkontrakter i AFK idet hun savnede gennemskuelighed i de kontrakter hun havde i sit område. Hvem der udarbejder kontrakter i Seniorafdelingen blev drøftet. Beslutning herom træffes senere. Hele emnet skal drøftes på det udvidede økonomiudvalgsmøde og IBS, BF og ED lovede at sende eksempler på kontrakter rundt til relevante ledere. Ad. 13 Forsikringsforhold Under henvisning til den af IBS fremsendte mail af 17. marts d.å. vedr. bestyrelsesansvarsforsikring oplyste CO at han anbefalede at en sådan blev tegnet, hvilket der var enighed om i bestyrelsen og IBS blev pålagt at sørge for tegning af en sådan forsikring.
Ad. 14 Orientering fra afdelinger/udvalg Seniorafdelingen: CO omtalte som tidligere nævnt at det p.g. af skader højst sandsynligt var nødvendigt at rykke 1.holds ynglingespillere op. Rent socialt går det godt i truppen. Dameafdelingen: HB fortalte at afdelingen mangler trænere og efterlyste hjælp hertil, f.eks. havde U-15 holdet ikke haft nogen træner i ½ år. Som afhjælpning herpå foreslog IBS at der gennemførtes trænerkurser for relevante personer/spillere. Ungdom Ældst: BF oplyste at ynglinge 2 mangler træner, men at Kershin? assisterer en gang imellem ved træningssessionerne. Ynglinge 1 træneren er blevet fritstillet og Talentchef Martin Jensen har taget over i et vist omfang. BF fandt at det vil skabe problemer hvis han skulle afgive ynglinge spillere til Senior 1 holdet. Der vil blive afholdt Eliteudvalgsmøde den 26. ds. hvor problemerne vil blive diskuteret herunder kommandovejene og kommunikationen mellem Ungdom Ældst, Seniorafdelingen og Sportschefen. BF orienterede om et møde han havde deltaget i Lokalbanken vedr. en fodboldhappening/udstilling og efterlyste pokaler, gammelt tøj, billeder m.m. som AFK kunne bidrage med. Der vil være løbende konkurrencer som BF vil sørge for blev uddelt til alle afdelinger. Ungdom Yngst: ED fortalte at afdelingen havde ca. 70 trænere og ingen trænerproblemer. Det er besluttet at revidere målsætningen for denne årgang og fremover bruge de nye U-betegnelser. Ravnsholthallen skal have nyt gulv og i stedet har afdelingen fået tildelt tider i Lillerød- og Blovstrødhallen og endvidere har afdelingen lånt Lillerødhallen sidste weekend i marts til indendørs afslutning for alle årgange i Ungdom Yngst. Veteraner og Old Boys: ES oplyste at alle 8 hold undtagen Grandsuperveteranholdet var blevet tilmeldt under SBU-regie. Træningstider er blevet lagt ud på hjemmesiden, som nu er blevet tilpasset, så den er en del af AFK og underlagt klubbens vedtægter.
Sponsorudvalget: Tilfreds med at have tegnet 2-årige kontrakter, idet det er svært at tegne sponsorater. Bankobanden: Jane giver udtryk for at det går godt, de har overskud og tilfreds med at AFK stiller hjælpere til bankospillet. Speakerudvalget: Fortsætter. Entreudvalget: Edward Raaschou og Bageren er blevet genansat og passer jobbet i år. Det blev på IBS opfordring besluttet at ændre entreprisen fra kr. 15/kr. 30 til kr. 20 for pensionister og børn og kr. 40 for voksne. Aktivitetsudvalget: Der arbejdes på at programmet komme til at indeholde flere relevante oplysninger som f. eks. den aktuelle stilling. Baneudvalget: Græsbanetider er tilgængelige på SBU s hjemmeside. Ad. 15 Efterretningssager a. Evt. koncert 2010: ES orienterede om det foreløbige arbejde med at undersøge mulighederne for at arrangere en koncert, men efter en kort diskussion blev projektet lagt i mølpose. b. Ansøgning om støtte/l.i.f. s idrætsfond: IBS har indsendt ansøgning om tilskud på kr. 40.000 til indkøb af 25 aflåselige skabe. c. Ansøgning om medlemskab/aiu: Der er blevet søgt om optagelse i AIU. d. Venskabsklub med FCK: IBS oplyste at det at AFK var blevet venskabsklub med FCK havde givet støj på nettet over for FCN, som ikke var glad for at AFK havde indgået en sådan aftale med FCN. Samarbejdsaftalen med FCN giver gratis billetter og årgang 95 har haft mulighed for at træne i FCN, men BF fortalte at FCN har fisket et par spillere. Hvis AFK bliver indkaldt til samtale med FCN vil IBS tage talentchefen med til samtalen. e. AFK s hjemmeside: Der arbejdes videre med sagen oplyste Forretningsføreren.
f. AFK s Grundholdning og Målsætning : Skal opdateres. IBS udsender skriv herom til afdelingslederne. g. Opstart af Forældrenetværk : Der har været afholdt opstartmøde med deltagelse af 16-17 deltagere. Brainstorming om mange emner og sammenfatning kommer senere. Ad. 16 Eventuelt Der blev fastlagt følgende møder: FU-møde 28. april 2009 FU-møde 2. juni 2009 Bestyrelsesmøde 11. august 2009 FU-møde 8. september 2009 FU-møde 6. oktober 2009 Bestyrelsesmøde 3. november 2009 FU-møde 8. december 2009 Bestyrelsesmøde 12. januar 2010 Bestyrelsesmøde og Generalforsamling 23. februar 2010 Alle møder er med start kl. 19.00 bortset fra Bestyrelsesmødet den 23.02.2010, som starter kl. 18.00 og Generalforsamlingen samme dag er kl. 19.30. RO bestiller mødelokale m.v. til ovennævnte møder hos stadioninspektør Peter Nilsson, e-mailadresse peni@alleroed.dk Mødet slut kl. ca. 22.15 RO/27.03.2009