Dialogbaseret aftale mellem Hvolris Jernalderlandsby og KSE 2014 1
Generelt om dialogbaserede aftaler Den dialogbaserede aftale, er en aftale der indgås mellem forvaltningen og den enkelte budgetansvarlige enhed. Aftalen udarbejdes årligt, og følger kalenderåret. I KSE er det ambitionen, at der i aftalerne på sigt tages udgangspunkt i en 4-årig udviklingsplan, hvor 1-årige effektmål skal angive mål/områder. Disse mål skal helt naturlig have en god sammenhæng med de vedtagne strategier, hvor der som minimum er krav om: at øge bredden i kulturtilbuddene, således at flest mulige borgere inddrages i et aktivt kulturliv, at øge tilgængeligheden til kulturtilbud. Nye arenaer, nye formidlingsformer i ønsket om en stadig demokratisering af kulturlivet, at øge omfanget af partnerskaber og samarbejder i udvikling af kulturlivet. De valgte mål skal som udgangspunkt nås indenfor den økonomiske ramme, der er tildelt enheden. Kerneydelse og enhedens service til brugerne fortsættes og videreudvikles sideløbende med, at der arbejdes med de skitserede mål. Aftalen tjener således flere formål: Den skal fungere som et dialogredskab mellem forvaltningen og driftsenheden Skabe synlighed og sammenhæng mellem de politiske prioriteringer, budget og driftsenhedens aktiviteter Sikre en systematisk opfølgning på sektorpolitikker og mål på området. Nedenstående aftale mellem Hvolris og KSE omhandler følgende områder: 1. Hjemmeside 2. PR-strategi 3. Energirenovering 4. Kultur- og skoletjeneste 2
1.a. Fokusområder og målsætninger i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Ny hjemmeside Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Med henblik på at få en skarpere profil og ikke mindst at få en større og bedre mulighed for profilering, ses det som nødvendigt med en forbedret hjemmeside. Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Ny hjemmeside skal være i luften i foråret 2014 Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Konstaterer om hjemmesiden er færdig Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Ny hjemmeside etableres. Herunder sikres, at der indarbejdes løsninger således at booking og salg af arrangementer gøres meget brugervenlige. Ligeledes tilføjes funktion så antal besøg på hjemmesiden kan registreres. Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Finansiering af indsatsen skal ske inden for Hvolris nuværende ramme. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 3
1.b. Fokusområder og målsætninger i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord PR-strategi Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Kendskabet til Hvolris og ikke mindst de muligheder stedet har for arrangementer med virksomheder, skoler, og lignende, skal øges. Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Ny PR-strategi udarbejdes inden sommeren 2014 Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Konstaterer hvorvidt planen er lavet. Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? I samarbejde med kommunens kommunikationsafdeling udarbejdes ny plan. Herunder bl.a. fokus på konceptudvikling i forbindelse med madlavning over bål. Herunder udarbejdes plan for opkvalificering af stedets frivillige, således at det faste personale i højere grad kan koncentrere kræfterne i udvikling fremfor den mere rutineprægede drift. Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Finansiering af indsatsen skal ske inden for Hvolris nuværende ramme. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 4
1.c. Fokusområder og målsætninger i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Energirenovering Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Hvolris opvarmes af et ældre oliefyr, som ikke er tidssvarende og som ifølge loven om alle omstændigheder skal udskiftes med en anden varmekilde, når fyret ikke længere virker. Samtidig har man i flere tilfælde oplevet tyveri af olie. Målet i 2014 er at få lavet en holdbar plan for udskiftning af fyret. Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Plan for energiområdet drøftes med forvaltningen inden årets udgang. Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? I samarbejde med kommunens energikonsulent undersøges mulighederne for at udskifte fyret, ligesom andre tiltag på energiområdet vurderes. Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Finansiering af indsatsen omkring udarbejdelse af planen skal ske inden for Hvolris nuværende ramme. Større udgifter til evt. nyt fyr dækkes af kommunens energipulje eller fra andre eksterne kilder. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 5
1.d. Fokusområder og målsætninger i aftaleperioden Der tages udgangspunkt i fokusområder og effektmål i budgetstyringsdokumentet Mål og Midler for det politikområde, som aftaleenheden hører under. Effektmål kan overføres direkte fra Mål og Midler i det omfang, de er relevante for den enkelte aftale. Herudover indgår emner, der er udpeget af fagudvalget, forvaltningen eller direktionen som særlige fokusområder i det kommende år. Titel for fokusområde/effektmål Sigende overskrift for fokusområdet i ét eller ganske få ord Baggrund/udfordring Beskrivelse af baggrunden for, at der er særlig fokus på området i aftaleperioden Mål/effektmål Her beskrives målet med den indsats der iværksættes Hvordan måler vi? Forudsætninger for måling og målemetode angives Indsatser for at nå målet Hvilke aktiviteter/initiativer/projekter iværksættes for at opfylde målet? Økonomi/ressourcer Hvad er det forventede ressourceforbrug? Udbygning og synliggørelse af kultur- og skoletjeneste. I forbindelse med den nye skolereform har forvaltningen et ønske om, at kommunens kulturinstitutioner spiller en større og mere aktiv rolle for kommunens skolebørn. Herudover vurderes det, at stedet er velegnet til at håndtere børn og unge med indlæringsvanskeligheder. Flere skoleklasser skal besøge stedet, ligesom der skal være flere forløb for elever med indlæringsvanskeligheder. Der føres statistik over antal besøg (skoleklasser og individuelle forløb) i perioden indtil sommerferien. På baggrund at dette materiale aftales målene for efteråret med forvaltningen. Tilbud beskrives og profileres og der gøres en aktiv indsats for at tiltrække nye kunder. Herunder en indsats i forhold til produktionsskoler og lignende institutioner. Finansiering af indsatsen skal ske inden for Hvolris nuværende ramme. Status for mål ved opfølgning i på aftalen (dato) 50% målopfyldelse marker 5 felter, 100% målopfyldelse marker 10 felter Evt. kommentar til status 6
2. Aftaler i aftaleperioden Aftaler, der indgås mellem aftaleparterne, som har betydning for institutionen/aftaleenheden i aftaleåret. Emne Aftale Dialog Økonomi Personaleforhold Andet 3. Opfølgning Der foretages en årlig opfølgning i november-december i aftaleåret, hvor evalueringen af aftalen samtidig er optakt til indgåelse af aftale for det følgende år. Emne Generelt om aftaleperiodens forløb Aftale Succeser Forbedringsområder Opfølgning er foretaget af Dato for opfølgning 7
8