QVORTRUP ADMINISTRATION NS

QVORTRUP ADMINISTRATION NS 11 d;f, t~ jpo E/F Fjordstokkene GEI\JERALFORSAMLINGSREFERAT 2009 Ar 2009, onsdag den 27. maj, kl. 19.00 afholdtes ordinær generalforsamling i ejerforeningen Fjordstokkene i ejendommens fælleshus, Dagsorden i henhold til vedtægterne var følgende 1) Valg af dirigent og referent. 2) Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning. 3) Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor. 4) Indkomne forslag 4.1 Kåre Milan Thamsborg suller forslag om etablering af et værksted/hobbyrum i Fjordstokkene Vest, hvor der angiveligt skulle være et ledigt rum? Man kunne forestille sig indeholdende høvlbænk, skruetvinge, evt. et søjlebor og selvfølgelig strømudtag, 5) Forelæggelse og godkendelse af endeligt budget for indeværende regnskabsår samt foreløbigt budget for følgencie regnskabsår. 6) Valg af bestyrelsesmedlemmer. 7) Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. 8) Valg af eventuel administrator. 9) Valg af revisor og eventuel revisorsuppleant. 10) Eventuelt. Ad 1 Valg af dirigent og referent Til dirigent og referent valgtes advokat Jens Anker Hansen der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt ifølge foreningens vedtægter og således beslutningsdygtig i relation til de fremsatte forslag. Dirigenten kunne endvidere konstatere, at følgende medlemmer enten personligt eller ved fuldmagt var repræsenteret på generalforsamling: Ejerlejlighed nr. 20, 21,22,25,2627,28,31,32,33,35, 37 F, 40, 41,43,44,45,46,120, 121,122,125,126,127,128,129,130,134,137,138,139, 140, 142, 144 og 146 repræsenterende et samlet fordelingstal på 3761 af i alt 5772, Ad 2 Bestyrelsens aflæggelse af årsberetning På bestyrelsens vegne aflagde Arne Solberg følgende beretning: 8B32 GF 090708 Sorcedam osering 43-2200 København '- Telefon :55 35 43 00 - Telefax 35 36 09 56 - (VR-nr, 85 4t 12 17

I det sidste år har vi forsøgt at trimme vores udgifter til rengøring således: Vi har så vidt muligt kun rengøring af kældergaragen en gang om året, men har så i stedet anskaffet en løv-støvsuger, som kan bruges efter behov. Vi har ikke haft hovedrengøring af fælleshuset og vi har ikke hovedrengøring af kældergangene, som så i stedet bliver vasket 4 gange om året, Bestyrelsen overvejer at spare på trapperengøringen!! Mange/udbedring og mange/registrering, Indtil sommerferien 2008 udførte Keops mangeludbedring ved at en indlejet arkitekt vurderede klagerne og et tømrer/snedkerfirma fra Køge udførte de accepterede udbedringer. Bestyrelsen blev orienteret ved møder med Keops og,cc Contractor. Efter sommerferien stoppede dette arrangement, fordi Keops kom i likviditetsprobfemer og hverken den indlejede arkit-ekt eller håndværkerfirmaet vil/e fortsætte, når betalingerne for deres arbejde ikke var sikret. Da det stod klart, at situationen næppe ville ændre sig, udarbejdede bestyrelsen en slags bruttoliste over de kendte mangler, hvor der også under punkt 10 på Usten var henvist til de mangler i de enkelte lejligheder, som var registreret hos Keops, men ikke nået at blive udbedret. Ved beboermødet i fælleshuset den 8. november 2008 blev mangelsituationen gennemgået og i lyset af Keops vanskeligheder var stemningen på mødet, at bestyrelsen snarest burde søge juridisk bistand til at hjælpe os igennem et evt. syn og skøn med en eventuel efterfølgende voldgiftssag. Idet advokat Jens Anker Hansen måtte formodes, at have meget travlt med bl.a. de øvrige foreninger på havnen opfordredes beboerne.til at komme med forslag om en advokat. To forslag blev vurderet og resultatet blev, at vi valgte advokat Kjeld Jørgensen fra advokatfirmaet Lund, Elmer og Sandager, der har lang erfaring med Byggeriets voldgiftsret - herunder syn og skøn. I mellemtiden havde der vist sig yderugere vandindtrængning i gavlene under storm og regn, hvilket navnlig var i vestblokkens nordgavl. Endnu engang blev CC Contraetor kontaktet og denne gang lykkedes det os at få CC Contractors vinduesfirma til at rykke ud. De har opsat børstelister ved bagkant i skydedøre og i vest også ved overside af skydedør. Da der endnu ikke har været nogen storm og regn samtidig siden opsætningen - vides det ikke - om det har løst problemerne. Crone Vinduer havde lovet forsøg med samlinger mellem sprosser og rammer samt fastgørelse til mur/beton e.l. på Teknologis.k Institut, men der er ikke foretaget noget, hvorfor bestyrelsen har bedt Anders Jensen rådgivende ingeniør i Holbæk om at lave en særlig undersøgelse heraf. Bestyrelsen har også hos Anders Jensen fået udført et 5 års eftersyn af udvendige konstruktioner og fællesarealer, hvilket er et supplement til de mangler, der allerede var registreret. Endvidere har vi også taget initiativ til indsamlingiregistrering af de mangler i de enkelte lejligheder, som der tidligere var aftalt med Keops, men endnu ikke udbedret. Det samlede materiale er sendt med følgebrev fra vores advokat til Keops og CC Contractor. Vi forsøgte med hjælp af vores advokat, at få tr:ansport, i den garant; CC Contractor har givet Keops. I begyndelsen så.det positivt ud m.h.t. at opnå denne transport, men sagen synes at være gået i stå - selv efter mange rykkere. Vi afventer nu svar fra CC Contraetor. Keops er som bekendt gået i betalingsstandsning. Rengøring og saltning. 2

I forbindelse med saltning kan vi oplyse, at vi har opsagt vores aftale med Andersen Rengøring og har i stedet indgået en bedre og billigere aftale med Holbæk Kommune. Vi får flydende saltning og undgår dermed at indgangsområderne bliver mere end nødvendig saltbelastede i vinterhalvåret. Efter stormfloden med vand i skaktene har der været nogenlunde ro på dette område, dog har vi det sidste år gennemført udbedring af de saltvandsskader afis var bange for. Udbedringen beløb sig fil kr. 20.000. Det offentlige tilsyn med elevatorer er stoppet, og vi har fået aftale med afis om, at de og~ så udfører det lovpligtige flisyn. Jørgen Munk Andersen har påtaget sig at være kontaktmand og kontrollør over for afis og kontaktmand i forbindelse med udskiftning af lysarmaturer i skaktene. Ved sidste generalforsamling blev der rejst forslag om montering af spejle indvendig i elevatorerne og udskiftning af de monterede fotoceller i elevatordørerne. Otis har givet tilbud på montering af sikkerhedsspejl i elevatorerne. Pris kr. 4.800,- ekskj. moms pr elevator. Udskiftning af fotocelle med elektronisk lysgittersikring, der monteres tilbagetrukket fra døren således at den ikke rammes ved ud- og indgang. Pris kr. 18.500,- ekskl. moms pr. elevator. Varmecentralen passes af vores varmemester Cai Holm. Der har været en del problemer med selve kedelen, der består af 7 celler. Cellerne styres af elektronikenheder. To gange har der opstået utætheder, idet pakninger var gået og andre gange har elektronikenheder svigtet. Heldigvis har disse svigt ikke kostet os penge, da de er betalt over garantien. En fødepumpe er blevet skiftet. Der har været en del klager over varmtvandstemperaturen og Cai Holm har stillet på strengventileme i kælderen - hovedsagelig i vestblokken - og det har tilsyneladende hjulpet. Desværre steg gasprisen vildt og alle regnede med at det ville fortsætte, hvor vi i foråret 2008 fastlåste gasprisen i kontrakten med DaNG og så kom finanskrisen og ofieprisen begyndte at falde. Vi forsøgte hos DaNG, at få aftalen lavet om med det resultat, at vi fra 1. juli 2009 får en meget fordelagtig gaspris. Renovation. Affaldsordningen er nu ved at være helt på "skinner" Vi havde som de øvrige borgere i Holbæk Kommune nogle indkøringsproblemer. Efter vores beboermøde, hvor vi gaven orientering om vores daværende problemer, har det virket næsten upåklageligt. Der kommer desværre stadig noget pap i aviscontaineren. Vores tidligere problemer i nogle af opgangenes. affaldsrum er ligeledes efter beboermødet løst - så alt i alt okay. Elevatorer. Varme og varmt vand. Ventilation. 3

I Pakhusstræde 11 blev det konstateret, at tagventilatoren kørte med fuld hastighed konstant, hvilket bevirkede et alt for højt støjniveau. Efter et større detektivarbejde med både elektriker og ventilationstekniker fandt man, at det skyldes en defekt kontra/fordeler, der var placeret under loftet i et depotrum. Totalentreprenøren har sparet på tegningerne, så de er vanskelig at finde. Luftmængderne i hele den nordlige del af opgangen, matte indreguleres. Det viste sig, at nogle af ventilerne var totalt lukket. Da disse udsugninger er {ovpligtige, bør man helst ikke røre ventilernes indstilling, men naturligvis rengøre dem. Udbedringen af ventilationen har kostet ca. kr. 35.000 - herunder materialer ca. kr. 24.000. Peter Haugaard og Arne Solberg har været til salgsmøde hos TDC Kabel-tv nu YouSee og fik at vide, at YouSee vil blive ved med at sende analogt tv i en del år endnu, men vil al/erede nu sende digitalt. Vi har besluttet, at forny kontrakten med YouSee og har man ønske om at modtage digitalt tv kan den enkelte beboer henvende sig til YouSee. Dette gælder også med hensyn til bredbånd og telefon (cab/etalk). I forbindelse med rengøringen i P-kælderen blev der fundet nogle gamle cykler, der tilsyneladende ingen ejermænd havde. Vi blev enige om ved opslag, at undersøge om der var ejermænd til disse cykler og hvis ikke så overlade dem til politiets auktioner. Vi har brugt Andersens Rengøring til at holde vores have. Vi fik prisen ned fra kr. 100.000,- i 2007 til kr. 40.000,- i 2008. Vi var stadig ikke tilfreds med arbejdet - syntes det var for dyrt - i forhold til det de lavede. I år har vi så indgået en aftale med Per Madsen fra Svinninge, som skal have kr. 20.000, - for at holde vores fæiles have. Sidste år blev der holdt en sommerfest, hvor 36 personer deltog - det var som altid hyggeligt og i år afholder vi vores sommerfest den 20. juni. Vi håber, at mange vil deltage. Der blev også afholdt en julefest sidste!jr, hvor ca. 40 personer deltog. Her kan vi også håbe, at flere vil møde op i år. Det skal også lige nævnes, at Jytte Solberg en gang om måneden har afholdt sangaften, hvor hun spiller klaver og deltagerne synger - jo det er rigtigt hyggeligt. Vedligeholdelse. Vi nåede inden vinter at få malet det sorte træværk med en god dækkende træbeskyttelse. Arbejdet blev udbudt til to firmaer, hvoraf vi valgte det billigste tilbud på kr. 47.000. Vi vil fremover udarbejde en egentlig vedligeholdelsesplan. Kabel-tv og bredbånd. Cykler. HaveudvaJg og festudvajg. Indbrud og låsesystem. DesvælTe har der forekommet to gange indbrud - første gang lige op under jul og anden gang ca. en måned senere. Den første gang blev både vest og øst besøgt. Anden gang blev kun øst besøgt. Det var tydeligt "b estillingsindbru d", idet tyvene kun er gaet efter spe 4

cielle dyre designerting. Det uhyggelige er, at tyvene har kunnet låse sig ind. Kun når de skulle ind i depotrummene har de brugt boltsaks. Vi har ændret koden ved hoveddørene og porten til P-kælderen. Så har vi aktiveret låsene i vests døre i kældergangene. Vi har undersøgt, om der findes andre låsesystemer, der kan holde tyvene ude, dog foreløbig uden resultat. Vi har overvejet TV overvågning af kældergangene og reklamere med det udenfor. Nogle mener, at det kun bevirker, at tyvene tager maske på. Vi vil fortsætte vore overvejelser. Vi havde ikke indtil 2007 i foreningen betalt ejendomsskat, idet vi alle sammen hver især betaler denne type skat. Overraskelsen var derior stor, da vi ved gennemgang hos Qvortrup blev klar over, at vi havde betalt kr. 106.000,- i ejendomsskat for året 2008. Ved undersøgelse i Holbæk Kommune, ejendomsbeskatningen, fandt vi ud af, at Skat havde vurderet det grønne areal over vores P-kælder som et almindeligt grønt areal matr. 356as - som således skulle beskattes. En flink dame hos kommunen foreslog os at søge Skat i Korsør, som er Skats vurderingsfolk, om med tilbagevirkende kraft at fti arealet skattemæssigt vurderet til O, idet det er vores P-kælder. Dette har vi så gjort samme dag og fået svar om, at sagen vil blive behandlet indenfor 3 måneder. Sidste tir blev der ikke-opkrævet renovationsafgift fra foreningen. Vi betaler jo hver især. I år har foreningen betalt kr. 74.570,- i renovation, hvoraf ca. kr. 36.000, er for de nye containere, vi blev påtvunget og resten kr. 38.570, sandsynligvis er en slags standpladsafgift, fordi skraldemændene skal hente containerne inde i vort affaldsrum. Uforståeligt i og med, at det er lige nemt at hente containerne inde j vort affaldsrum som at hente dem pti fortovet. Vi arbejder videre med sagen. Affaldsrummet er i øvrigt i henhold til Keops udført efter Holbæk Kommunes bestemmelser. På sidste års generalforsamling blev muligheden for at anbringe solfangere på taget drøftet. Det blev besluttet, at bestyrelsen skulle arbejde videre med forslaget. Ideen er ikke opgivet, men vi har i det forløbne år satset på, at få fejl og mangler afhjulpet, inden vi ville kaste os over nye projekter og risikere at sammenblande nye tiltag med registrerede krav over for CC Contraetor. Som nævnt ved sidste års generalforsamling, ligger der også en udfordring i, at undersøge hvordan rør og økonomi afklares i detaljer, inden beslutning kan træffes. Som alternativ til at hente varme fra solen, bliver der i dag udført en del jordvarmeanlæg. Vi har ingen jord, men vi ligger lige ud til et havnebassin med en relativ stor vanddybde, hvorfra der med en varmepumpe kan trækkes kalorier ud året rundt. Systemet minder om et jordvarmeanlæg, idet solide vandslanger bliver tøjret til fjordbunden i havnen og forbindes med en kompressor, som så i princippet køler vandet i havnen en brøkdel og opvarmer vores brugsvand til den ønskede temperatur. Et lignende system har feks. i mange år været anvendt ved operahuset i Sydney. Ejendomsskatter og forbrugsafgifter. So/varme. Fjordvarme. 5

Det bedste enkeltresultat i årets løb har været, at retssagen er afværget og enhedsforeningen er et faktum. Det spændende i den kommende tid bliver, om vi skal igennem opslidende syn og skøn og eventuelt voldgift for at få CC Contraetor til at udbedre de resterende mangler. Afslutning Afslutningsvis takkede bestyrelsesformand Arne Solberg alle øvrige bestyrelsesmedlemmer for et godt og aktivt samarbejde i det forløbne år samt medlemmer, der særligt havde varetaget fællesskabets interesser. På forespørgsel redegjorde advokat Jens Anker Hansen om foreningens mellemværende med Keops, der i relation til skyldige fællesudgifter formentlig snarest falder på plads. Derimod er der fortsat grund til bekymring i relation til Keops økonomiske evne til at kunne udføre færdiggørelse af mangler ved byggeriet med mindre der kan opnås transport eller aftale med de underentreprenører, der i sin tid har udført arbejdet, hvorfor kravene primært bør rettes mod CC Contraetor. Efter enkeltstående spørgsmål og uddybende kommentarer blev beretningen taget til efterretning. Ad 3 Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab med påtegning af revisor Advokat Jens Anker Hansen gennemgik det af foreningens revisor udfærdigede årsrapport med dokumentation af de væsentligste poster i regnskabet. l forbindelse med indgåelse af forlig vedrørende sammenlægning af foreningerne, hvor der nu er 100% tilslutning til gennemførelse heraf, vil administrationen i samarbejde med bestyrelsen i løbet af 2009 foranledige gennemførelse af de fornødne tinglysningsmæssige ekspeditroner, således at disse forhold gerne skulle være på plads senest ultimo indeværende regnskabsår. Som anført under beretningen forventer foreningen tilbagebetaling af grundskyld andragende i alt kr. 106.000, hvilken tilbagebetalingskrav er inkorporeret i regnskabet under ak~ liver. Foreningens egenkapital indrog herefter i alt kr. 72.000. Et medlem påpegede, at der ikke forelå budgetmæssig godkendelse til den realiserede merudgtft til bestyrelsesgodtgørelse m.v. andragende i alt kr. 16.000, mod budgetteret kr. 10.000. Arne Solberg redegjorde på bestyrelsens vegne for omfanget af den pågældende godtgørelse, der de facto ligger under de af skattemyndighederne godkendte beløb. Det blev fra 6

en række øvrige medlemmer tilkendegivet, at man fandt udgiften rimelig, når henses til det af bestyrelsen udførte arbejde. Efter enkeltstående yderligere spørgsmål samt besvarelse fra bestyrelse og administrators side blev regnskabet godkendt. Ad 4 Indkomne forslag Forslagsstiller redegjorde for det fremsatte forslag. Der udspandt sig herefter en livlig drøftelse blandt foreningens medlemmer i relation til disponering over foreningens fællesarealer. Forslagsstilleren anmodede om at der blev opstillet en høvlbænk til fælles brug, således at mindre snedkerarbejder kunne udføres. Bestyrelsen oplyste, at man ikke p.t. kunne anbefale løsningen, men gerne så en overordnet fastlæggelse af retningslinier for disponering over fællesarealer. Det blev fra et medlems side oplyst, at man formentlig gratis j foreningen kunne levere den ønskede høvlbænk. Det blev efter drøftelse besluttet, at et andet nærmere angiven fællesareal/-rum eventuelt kunne benyttes ti! det ønskede brug, idet man senere vil evaluere hensigtsmæssigheden heraf samt fastlægge nærmere retningslinier herfor. Ad 5 Forelæggelse og godkendelse af endeligt budget for indeværende regnskabsår samt foreløbigt budget for følgende regnskabsår Advokat Jens Anker Hansen gennemgik det af bestyrelsen i samarbejde med administrationen udarbejdede budget for indeværende regnskabsår samt budget for kommende regnskabsår. Et enkelt medlem gjorde opmærksom på en fejlskrift i budgettet, hvorfor det korrigerede budget vedlægges nærværende referat. Fællesudgifterne opkræves uændret med kr. 219,51 pr. fordelingstal pr. år eller kr. 18,29 pr. fordelingstal pr. måned. Efter enkeltstående spørgsmål samt besvarelse heraf blev budgettet god kendt. Ad 6 Valg af bestyrelsesmedlemmer Til bestyrelsen ny- efler genvalgtes følgende: Mogens Lynggaard Strandstræde 6, 1.th. 4300 Holbæk På valg 2011 Christian Hedegaard Andersen Pakhusstræde 9, 1.th. 4300 Holbæk På valg 2011 Inge-Lise Olesen Strandstræde 8, stth. 4300 Holbæk På valg 2010 7

Knud Erik Hansen Pakhusstræde 7, 1.tv. 4300 Holbæk På valg 2010 Arne Solberg Pakhusstræde 7, 3.th. 4300 Holbæk På valg 2010 Ad 7 Valg af suppleanter 1. Peter Haugaard Pakhusstræde 10, 3.tv. 4300 Holbæk 2. Elsebeth Jensen Pakhusstræde 7, 1.th. 4300 Holbæk 3. Jørgen Munk Andersen Strandstræde 8, 4.tv. 4300 Holbæk Elsebeth Jensen blev samtidig udpeget som formand for festudvalget, ligesom Peter Haugaard blev udpeget som hjemmesideredaktør samt repræsentant i arkitektudvalget. Ad 8 Valg af administrator Qvortrup Administration NS blev genvalgt. Ad 9 Valg af revisor Revisor blev genvalgt. Ad 10 Eventuelt Der blev fra flere medlemmers side fremsat forespørgsel om ejerforeningens låsesystem som følge af tyverier fra kælderrum m.v. På bestyrelsens vegne oplyste Arne Solberg. at man naturligvis har forståelse for problemet, men at der fortsat ikke findes 100% sikre løsninger, hvorfor omlægning af låsesystem umiddelbart forekommer som en dyr løsning. Det kan hen ad vejen måske blive nødvendigt at etabler overvågning af kælder. -00000- Idet der ikke var flere punkter til drøftelse, hævede dirigenten generalforsamlingen. København, den 14. august 2009 dirigent: ansen Godkendt af bestyrelsen pr. e-mai! den14.augu~2009 Bilag: Korrigeret budget for 2009, 8