Halsnæs Ny Boligselskab Indkaldelse til organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 8. september 2014 kl. 18.00 i fælleshuset beliggende Melby Stationsvej 12 B, 3370 Melby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Bestyrelsesforhold... 2 3.4 Personaleforhold Generel orientering... 3 3.5 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 3 4 Servicecenter status... 3 4.1 Fælles maskinpark... 3 4.2 Snerydning... 3 4.3 Individuelt brug af andre håndværkere... 3 4.4 Istandsættelser generelt herunder JA rengøring... 3 4.5 Skiltning ved Servicecenter/mandskabshus... 4 5 Afsluttende regnskaber... 4 5.1 Afsluttende regnskaber... 4 6 Boligselskabets afdelinger... 4 6.1 Orientering om driftsforhold... 4 6.2 Ansøgning til dækning af energi- og miljørapporter... 4 6.3 Ansøgning til dækning af økonomisk støtte til ændring af Syrenvej 9... 4 7 Sammenlægning af afdelinger... 5 7.1 Sammenlægning af afdelinger... 5 8 Mødeplanlægning... 5 9 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Ulla Torp, formand Povl Povlsen Trine Feldstedt Ole Stolberg Inge-Lise R. Rasmussen Kirsten Madsen Jørgen Rønnebech Mona Jensen Kaia Lillian Bergenhagen Karin Thomsen Ulla Lundin Øvrige deltagere: Kim Brokmann, Kundechef Udsendt den 22. august 2014
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 19. maj 2014. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet.. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet.. 3.3 Bestyrelsesforhold Valg af næstformand. Formanden indstiller Povl Povlsen. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Side 2 af 5
3.4 Personaleforhold Generel orientering Der er ingen til- eller fratrædelser, men medarbejderne er begyndt at arbejde i henholdt til servicecenterets daglige normer. Der er forsat oplæring og udfordringer med Eazy Soft. 3.5 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Der er udleveret ipads til Ole Stolberg og Kirsten Madsen. Domea anbefaler at de tilmelder sig et ipad kursus. Tidligere næstformand har ikke returneret de ipad s som var aftalt med bestyrelsen. Sagen vil blive overdraget til Politiet. 4 Servicecenter status 4.1 Fælles maskinpark Der er ikke fælles maskinpark i Servicecenter Frederikssund. Maskiner indkøbes i områder og enkelte specialmaskiner i hele servicecenteret. 4.2 Snerydning Snerydningen varetages i dagtimerne af servicecenterets medarbejdere. I weekenden er det et eksternt firma. 4.3 Individuelt brug af andre håndværkere Det er Servicecenter Frederikssund som rekvirerer håndværkere. 4.4 Istandsættelser generelt herunder JA rengøring Side 3 af 5
Såfremt der er tale om istandsættelse ved fraflytning, så er udbyder udvalgt i henhold til liciteringen med 3 år endnu. Synsteamet godkender rengøringen og hvis dette ikke er i orden kontaktes JA rengøring, som udbedrer arbejdet for egen regning. 4.5 Skiltning ved Servicecenter/mandskabshus Debat om evt. skiltning ved mandskabshus. 5 Afsluttende regnskaber 5.1 Afsluttende regnskaber Domea sender regnskaber til revisor fra uge 35-37 og så går der minimum 2-3 uger inden de er retur hos Domea. Regnskaberne gennemgås på Regnskabs- og Budgetmøde efter tidsplan som afdelingsformændene vil modtage fra Servicekoordinator Britt Vogt inden 8. september 2014. 6 Boligselskabets afdelinger 6.1 Orientering om driftsforhold I afdeling 25/02 er vi ved at afslutte fjernvarmeprojekt. Det undersøges i øjeblikket hvad der er aftalt med beboer kontra indgået aftaler med rådgivere. Generelt er Grøn formand og driftsleder ved at gøre klar til markvandringer. Der har været klager over varmeregnskaberne i de afdelinger hvor der er olie. Man bør overveje alternative varmekilder i disse afdelinger. Servicecenteret har fået en servicevogn som således vil kunne ses i områderne.. 6.2 Ansøgning til dækning af energi- og miljørapporter Energi- og miljørapporterne er et vigtigt arbejdsredskab i Servicecenter Frederikssund. Prisen for en energi- og miljørapport er ens uanset afdelingens størrelse og koster kr. 5.640,- ex. Moms. Det indstilles, at selskabet dækker udgiften til energi- og miljørapporter. 6.3 Ansøgning til dækning af økonomisk støtte til ændring af Syrenvej 9 Side 4 af 5
Syrenvej 9 har været brugt til flere beboerdemokratiske formål samt til at huse bestyrelserne i 25/02 og 25/25. Se i øvrigt ansøgning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender ansøgningen. 7 Sammenlægning af afdelinger 7.1 Sammenlægning af afdelinger Der er vedlagt et excel-ark således at man selv kan forsøge at lægge forskellige afdelinger sammen og se beregningerne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter eventuelle sammenlægninger. 8 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i 2014. Møderækken gennemgås for eventuelle ændringer, så medbring kalender. 03-11-2014 Organisationsbestyrelsesmøde kl. 18.00, Elmegården, Melby. 08-12-2014 Organisationsbestyrelsesmøde kl. 17.00, Vognmandsgade 16, Kælderen, Frederiksværk. 08-12-2014 Ordinært repræsentantskabsmøde kl. 18.30, Vognmandsgade 16, Kælderen, Frederiksværk. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår møderækken for eventuelle ændringer. 9 Eventuelt Side 5 af 5