*** Kommunikationsstrategi *** VISION Vi vil være Danmarks bedste idrætsorganisation 1 af 7
Dansk Svømmeunions kommunikationsstrategi Indledning For en organisation som bygger på medlemsdemokrati og som samtidig bygger på værdier fra idrættens verden, er det vigtigt for organisationens udtryk at være på linje med sjælen i idrætten. Med det skal forstås, at idrættens natur er at vise åbenhed, glæde, begejstring, følelser, menneskelighed og det at kunne fortælle den personlige historie bag succesen. Dansk Svømmeunions kommunikationsstrategi skal afspejle dette. Ligeledes er det vigtigt, at kommunikationsstrategien afspejler og sætter Dansk Svømmeunions vision, mission og værdier samt de strategiske mål og principper i centrum. Målet er med andre ord at kommunikationsstrategien samordner Dansk Svømmeunions kerne. Dansk Svømmeunion ønsker med kommunikationsstrategien at styrke organisationens interne identitet og eksterne image, samt at sikre, de gode historier og budskaber som hele organisation frembringer, synliggøres. Kommunikationsstrategien er opdelt i en intern og en ekstern del, hvor målgrupper og virkemidler naturligt er forskellige, men hvor kernen i budskabet og principperne er identiske, uanset om kommunikationen rettes mod en intern eller ekstern målgruppe. Samtidig ønsker Dansk Svømmeunion at klargøre, at formuleringen af kommunikationsstrategien skal medvirke til, at sikre sammenhæng mellem det, vi siger, det, vi gør og det image, vi efterlader hos interne og eksterne målgrupper. Overordnede budskaber Dansk Svømmeunions vision og værdigrundlag skal eksplicit eller implicit fremgå af al kommunikation. De overordnede budskaber for kommunikation med Dansk Svømmeunion som afsender skal: vise, at vi er professionelle og ambitiøse via den måde hvorpå vi omgås hinanden og omverdenen. vise ansvarlighed overfor hinanden og vores medlemmer. vise, at vi tør være modige og have en skarp holdning. vise, at vi er ærlige og åbne; vi siger, hvad vi gør og vi gør, hvad vi siger. vise, at vi skaber glæde og begejstring ved leg, læring og udvikling i vand. Overordnede principper Dansk Svømmeunion ønsker ikke at udøve hverken censur eller kontrol på den kommunikation, der udgår fra organisationen. Som en stor kompleks og decentralt styret medlemsorganisation skal al kommunikation, der rettes internt eller eksternt imidlertid kunne leve op til en række principper. Vi skal favne bredt i vores kommunikation og ikke fokusere ensidigt og unuanceret. Vi skal sikre, at kommunikationen er målrettet modtageren, og at den har en tydelig afsender. Vi skal kommunikere med en klar kant og ikke med uld i mund. 2 af 7
Vi skal være markante i vores kommunikation. Vi skal være kritiske, kvalificerede og kommunikere med faglighed. Samtidig skal vi kommunikere konstruktivt og med en positiv tilgang, hvor det er muligt. Vision, mission og værdier Vision Vi vil være Danmarks bedste idrætsorganisation. Mission At skabe de bedste, sjoveste og mest motiverende rammer for udøvelse af vandidræt i Danmark. Værdier Vi er professionelle og ambitiøse; som individ og som union stiler vi mod høje mål. Vi er ansvarlige; rollen som et af landets største idrætsforbund forpligter i forhold til vores medlemmer, klubber og samfundet som sådan. Vi er modige; vi står ved vores mål og meninger - også i modvind. Vi er ærlige og åbne; vi siger, hvad vi gør og vi gør, hvad vi siger. Vi skaber glæde og begejstring ved leg, læring og udvikling i vand. Intern kommunikationsstrategi Den interne kommunikationsstrategi er samlet om fire overordnede målsætninger. De fire målsætninger: 1. bidrage til at opbygge interne relationer, der er karakteriserede ved engagement fra de politisk valgte, frivillige og de ansatte. 2. fremme en positiv fornemmelse af tilhørsforhold for Dansk Svømmeunions politisk valgte, frivillige og de ansatte. 3. udvikle de ansattes opmærksomhed for forandringer i omverdenen og indenfor idrætsverdenen. 4. udvikle de ansattes forståelse for nødvendigheden af, at Dansk Svømmeunion udvikler sine mål og aktiviteter i respons, eller i forventning om forandringer af omverdenen. Dansk Svømmeunion fører en åben politik, hvor enhver politiker, frivillig eller ansat har ret til at vide, hvad der foregår på de besluttende udvalgsmøder. Undtaget herfra er punkter, som er behandlet på en lukket del af udvalgsmøderne. Det skal være et fælles ansvar at sikre en god intern kommunikation, og det forudsætter, at alle føler og påtager sig ansvar for at sikre, at den nødvendige viden og information bliver tilgængelig for de relevante personer, afdelinger eller sektioner. Sektionslederen, afdelingschefen eller formanden for udvalget har et særligt ansvar for at sikre, at al relevant information bliver givet videre til de ansatte, politikere og frivillige, den pågældende har ansvaret for, og som han/hun skønner informationen relevant for. Dansk Svømmeunion er en stor, sammensat og kompleks organisation, hvor der foregår aktiviteter og træffes beslutninger på mange niveauer og i mange udvalg, sektioner og afdelinger. Beslutningerne berører ikke altid alle, og den interne kommunikation målrettes 3 af 7
derfor, så den passer til den enkeltes behov, og i de tilfælde hvor det kan lade sig gøre, også den enkeltes ønsker. Ingen i Dansk Svømmeunions organisation kan fralægge sig ansvaret for at være orienteret om emner, der vedrører eget ansvars- og interesseområde. Dansk Svømmeunion anvender en række forskellige kommunikationskanaler, som alle i varierende grader har mulighed for at være modtagere af. De interne målgrupper: De primære interne målgrupper som den interne kommunikation i Dansk Svømmeunion skal rettes overfor, er: ansatte afdelingschefer sektionsledere og politisk valgte de frivillige medlemsklubber Kommunikationskanaler og virkemidler: Dansk Svømmeunion skal anvende en række forskellige kommunikationskanaler. Hjemmesiden www.svoem.dk Er central for organisationens interne kommunikation. Hjemmesiden skal fremadrettet udvikles, så den kommer til at fungere som en portal med mere gennemskuelig målrettet information for den enkelte målgruppe. Hjemmesiden skal direkte og indirekte afspejle Dansk Svømmeunions budskaber og derved synliggøre unionens vision og værdigrundlag. Det kan eksempelvis ske i form af storytelling, hvor vi går tæt på de personlige historier bag succesen eller de frivilliges involvering i organisationen. Nyhedsbreve Der skal være en differentiering i forhold til de interne målgrupper og i forhold til indhold og ønsker fra modtagerne. Det vil sige, at der skal være flere forskellige nyhedsbreve med forskelligt indhold målrettet forskellige modtagere. Der skal være forskellige muligheder for at kunne kommunikere omkring formelle organisatoriske nyheder og regelændringer, og der skal kunne kommunikeres værdibaserede nyheder og succeshistorier fra organisationen. Endelig skal det være muligt for afdelinger og sektioner selvstændigt at kunne kommunikere med interne målgrupper centralt koordineret og decentralt udført. Pressemeddelelser Kun fra centralt hold i administrationen kan det besluttes, hvad der er relevant, at anvende som grundlag for at udsende en pressemeddelelse. Pressemeddelelser kan og skal, udover at henvende sig til medierne og søge at opnå omtale eksternt, bevidst anvendes ud fra tanken om den effekt nyheden har internt på organisationen. Nyheder / e-mails Blandt organisationens medlemmer skal der stilles store krav til formuleringen af den interne kommunikation. Da den daglige tilgængelighed af de frivillige i organisationen er svær, skal alle være klar til at lade budskaber blive formidlet skriftligt også budskaber, som måske egner sig bedst til mundtlig kommunikation. 4 af 7
Møder og mødereferater Møder, som involverer en eller flere af de interne målgrupper udgør vigtige arenaer for Dansk Svømmeunions interne kommunikation. Der skal forud for hvert møde udarbejdes en dagsorden, og efter hvert møde udarbejdes et beslutningsreferat. Mødedeltagerne skal i fællesskab inden mødet afsluttes træffe beslutning om hvilke emner og historier, udover beslutningsreferatet, der specielt egner sig til at videreformidle via nyhedsmail til relevante modtagere i hele organisationen. Beslutningsreferater formidles direkte videre til relevante personer i organisationen. Den personlige og uformelle kontakt Organiseringen af frivillige stiller særlige krav til Dansk Svømmeunions linjekommunikation 1 i det daglige, eftersom den fysiske kontakt mellem de frivillige og ansatte kun finder sted sporadisk, og oftest kun sker pr. telefon, e-mail eller i forbindelse med et møde. Kontaktfladerne telefon, e-mail og ikke mindst møderne skal være præget af, at sektionslederen/afdelingschefen/mødelederen struktureret og kompetent går efter at skabe rum for to-vejs kommunikation og dialog. Ekstern kommunikationsstrategi Den eksterne kommunikationsstrategi er samlet om fire overordnede målsætninger. De fire målsætninger: 1. Sikre positiv og nuanceret synlighed af Dansk Svømmeunion. 2. At være åbne og imødekommende, og det ikke kun når dagsordenen er positiv, men også når dagsordenen er kritisk og negativ. 3. Sikre, at Dansk Svømmeunion anerkendes for at ville være Danmarks bedste idrætsorganisation og for at have et stærkt og synligt værdisæt. 4. Tiltrække nye medlemmer, medlemsklubber og samarbejdspartnere. Ansvaret for den eksterne kommunikation er på grund af organisationsformen placeret decentralt hos forskellige medarbejdere og frivillige ledere. Det sætter store krav til synliggørelse, uddannelse og udbredelsen af kommunikationsstrategien, samt til den løbende opfølgning på strategien. Direktøren og den kommunikationsansvarlige sikrer, at dette ansvar specifikt uddelegeres og koordineres. Et generelt virkemiddel der af strategiske årsager ønskes fremhævet er den personlige kontakt og netværksdannelse med topprioriterede eksterne stakeholdere. Overførsel og kommunikation af værdier og vision sker tydeligst og bedst ved hjælp af personlige relationer. Dansk Svømmeunion ønsker via både ansatte og frivillige medarbejdere at knytte stærkere og tættere bånd med eksterne målgrupper. Den eksterne kommunikation målrettes mod en række definerede eksterne målgrupper, hvor mål og virkemidler er anført. De eksterne målgrupper: 1 Linjekommunikation er, når beskeder og budskaber går fra direktør til afdelingschef/sektionsleder til de menige medarbejdere/menige politikere/frivillige. 5 af 7
Medier Dansk Svømmeunions kommunikation til offentligheden og samspillet med medierne er med til at påvirke den svømmepolitiske og idrætspolitiske dagsorden. Synlighed i medierne giver de aktive respekt, anerkendelse og øget kommercielle muligheder, derfor skal medierne altid føle sig professionelt serviceret via Dansk Svømmeunions kommunikation. Medierne skal opleve Dansk Svømmeunions kommunikation som hurtig, relevant og tilstrækkelig. Medierne skal endvidere have viden om og forståelse for Dansk Svømmeunions initiativer og prioriteringer. Vi vedligeholder og udvikler løbende netværk og personlig kontakt til alle relevante landsdækkende medier. Vi leverer en løbende og relevant nyhedsstrøm, men har derudover også altid forslag til kilder og historier, når medierne ringer. Medierne er vores samarbejdspartnere vores tilgang er inkluderende ikke ekskluderende. Dansk Svømmeunion er en moderne, åben og kommunikerende organisation. Potentielle medlemsklubber Dansk Svømmeunion har en målsætning om at rekruttere yderligere 15.000 medlemmer over en treårig periode. Disse medlemmer skal opfatte Dansk Svømmeunion som en attraktiv organisation at være medlem af. Medlemskabet sker via de danske svømmeklubber, hvorfor kommunikationen målrettes hertil. Synliggørelse af Dansk Svømmeunions produkter ved hjælp af konsulenterne og ændring af kontingentstrukturen øge antallet af breddeklubber. Synliggørelse af åbent vand-satsningen. Idrættens organisationer Dansk Svømmeunion har en målsætning om at have indflydelse på idrættens organisationers beslutninger. Det drejer sig om Danmarks Idræts-Forbund, Idrættens Medieudvalg, Team Danmark, Anti-Doping Danmark, Sport Event Denmark og Sport One Danmark. Det er helt centralt, at de ansvarlige både politisk valgte og administrative hele tiden er velinformerede og tæt på Dansk Svømmeunion. De skal opleve, at de har tilstrækkelig viden om og forståelse for Dansk Svømmeunions initiativer og prioriteringer. Dansk Svømmeunion har en profil hos førnævnte organisationer som en organisation, der bidrager konstruktivt til profilering af dansk idræt. Endvidere opleves Dansk Svømmeunion som en konstruktiv partner på kommunikationsområdet. Være repræsenteret ved samtlige arrangementer og møder, som ovennævnte organisationer inviterer til. Invitere ovennævnte organisationer til relevante arrangementer og møder i regi af Dansk Svømmeunion. 6 af 7
Åbenhedsprincip især udtrykt ved www.svoem.dk gør, at organisationerne har mulighed for at opnå indsigt i Dansk Svømmeunions overordnede beslutninger. Målrette information (nyhedsbreve, notater, beslutningsnotater) til både politisk valgte og administrative nøglepersoner. Idrætspolitiske beslutningstagere De idrætspolitiske beslutningstagere er regering, folketing, regioner og kommuner. Målsætningen for kommunikationen er, at Dansk Svømmeunion anerkendes for sit samfundsnyttige arbejde (livredning, faciliteter, svømmeduelighed, ligestillingsarbejde, miljøarbejde med videre). Det er også et mål at sætte ind på lobbyvirksomhed omkring skolesvømning. Være proaktiv på facilitetsdelen jævnfør facilitetsstrategien. Invitere ovennævnte organer til relevante arrangementer og møder i regi af Dansk Svømmeunion. Målrette information (nyhedsbreve, notater, beslutningsnotater) til udvalgte politikere i de forskellige organer. Deltage i relevante arrangementer, hvor de politiske repræsentanter er til stede. Kommercielle samarbejdspartnere Dansk Svømmeunions kommercielle samarbejdspartnere skal til enhver tid føle sig velinformeret om status på samarbejdet. Endvidere skal den kommunikation og synlighed, som de kommercielle samarbejdspartnere er blevet lovet, leveres med høj kvalitet. Klare aftaler om kommunikation og synlighed samt forventningsafstemning og rollefordeling skal på plads ved aftalens indgåelse. Målet er fastholdelse, gerne øge omfanget af aftalerne i et meningsfuldt samarbejde, der skaber værdi begge veje. Virkemidlerne vil altid afhænge af det enkelte produkt samt aftalens indhold og omfang. Synlighed på hjemmeside, brevpapir, pressemeddelelser, videoklip, artikler med videre er alle virkemidler, der kan tages i brug. Pleje af nuværende partnere skal altid have høj prioritet. Internationale organisationer Målet er indflydelse, benchmarking og synlighed. Vi vil tage ansvar for afholdelse af aktiviteter og kongresser. Vi vil være til tilstede i relevante udvalg og fora. Der arbejdes på en god relation til Sport Event Denmark samt alle øvrige eventorganisationer i Danmark. Dansk Svømmeunion deltager i relevante internationale møder med henblik på benchmarking, indflydelse og synlighed. Dansk Svømmeunion bidrager positivt til LEN og FINAs nyhedsbreve og magasiner. ooooooooooooo 7 af 7