Punkt 4. Godkendelse af Plan- og budgetproceduren for 2018-2021 2016-070043 Magistraten indstiller, at byrådet godkender forslag til Plan- og Budgetproceduren for 2018 2021. HMU har drøftet sagen i møde den 6. januar 2017, og forslaget er justeret som drøftet på mødet. Den udvidede magistrat deltog under Magistratens behandling af punktet. Beslutning: Enhedslisten fremsatte følgende 2 ændringsforslag: 1: På orienteringsmødet den 13. februar orienteres om drøftelserne i KL forud for økonomiforhandlingerne med staten og på temamødet den 27. marts drøftes det, hvordan Aalborg Kommune og byrådet kan påvirke økonomiforhandlingerne mellem KL og regeringen, sådan at økonomiaftalen giver Aalborg Kommune mulighed for at vedtage et budget for 2018 uden forringelser af velfærden. Godkendt. 2: I forlængelse af nedenstående foreslås nedenstående tilføjet: Der fastlægges ikke noget fast sparemål for arbejdet med moderniserings- og effektiviseringskataloget. For Enhedslistens 2. ændringsforslag stemte 2 (Per Clausen (Enhedslisten) og Jens Toft-Nielsen (Socialistisk Folkeparti)). Imod stemte 25. 2. ændringsforslaget var herefter ikke godkendt. Indstillingen godkendt med indarbejdelse af Enhedslistens 1. ændringsforslag samt med den ændring, at den udvidede magistrats møde fredag den 16. juni 2017 kl. 9.00 flyttes til mandag den 19. juni 2017 kl. 8.30. Hans Henrik Henriksen, Cæcilie Andersen, Lasse P. N. Olsen og John G. Nielsen var fraværende. kl. 16.00 Side 1 af 8
Sagsbeskrivelse I det følgende beskrives proceduren for den politiske proces vedrørende budgetlægningen for 2018-2021. Proceduren er tilrettelagt efter den drøftelse, Magistraten og Direktørgruppen har haft den 12. december 2016. Optakten til sidste års budgetproces 2017 2020 var bl.a. kendetegnet ved: En tidlig start bl.a. som konsekvens af en politisk behandling af sidste års omprioriteringsbidrag samt tidligt at få retningsgivet nogle politiske emneområder, der på grundlag af en skabelon skulle arbejdes videre med hen imod budgetdrøftelserne primo september måned. Udpegning af politisk interessante budgetområder på tværs af forvaltningsområderne med et afsæt i gældende politikker og visioner mv. præsenteret på de afholdte temamøder. Grundig forberedelse gennem en række temamøder i løbet af 1. halvår 2016 med mulighed for uddybning (økonomi/aktivitet/prioritering/handlemuligheder) dvs. Udvalg -> temamøde (f.eks. uddybning) ->udvalg Øget involvering af MED-systemet m.fl. i forhold til at bidrage med henblik på at opnå de tilsigtede politiske målsætninger samt at de bidrager med input til den løbende politiske prioriteringsdebat. Konkret blev der fra januar 2016 til juni 2016 kørt en parallel proces, der involverede byråd, udvalg og MED-systemet. Mere forberedelsestid inden de konkrete budgetdrøftelser igangsættes primo september måned. Budgetmappen blev revideret samt at mappen også blev lanceret som dagsorden i First Agenda. Fokus var at skabe større enkelthed og større gennemskuelighed i beslutningsgrundlaget, samt at materialeomfanget blev reduceret. Den væsentligste ændring i plan- og budgetproceduren 2018 2021 i forhold til sidste års budgetprocedure drejer sig om at justere byrådets temamøder både i form og indhold. Der skelnes nu mellem orienteringsmøder og tema-/debatmøder: Orienteringsmøder - Deltagere o Byrådet, Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen og HMU. - Formål o At tilvejebringe generel viden om Aalborg Kommunes situation (økonomisk som ikkeøkonomisk) samt kommende udfordringer - herunder muligheder og perspektiver. - Form og indhold o Konkret foreslås der indtil videre holdt tre orienteringsmøder i foråret. o Generelle oplæg vedrørende overordnede forhold i Aalborg Kommune (eksempelvis Kommuneaftalen mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening, Moderniseringsog effektiviseringsaftalen, regnskabssituationen, beskæftigelsessituationen mv.) o Plenumdrøftelse af overordnede muligheder og handlinger o Relevante emner foreslås aftalt i Magistraten. Tema-/debatmøder kl. 16.00 Side 2 af 8
- Deltagere o Byrådet, Direktørgruppen, Økonomi- og Planlægningsgruppen samt suppleret i forhold til debatemnernes ordlyd og indhold. - Formål o o Konkret foreslås der indtil videre holdt to tema-/debatmøder i foråret samt et heldagsmøde medio august 2017. At tilvejebringe konkret viden om specifikke emner samt at debattere og få afklaret nogle principielle politiske emner inden budgetdrøftelserne ultimo august 2017 september 2017. I den sammenhæng kan der være emner i Moderniserings- og effektiviseringskataloget 2018 2021 som foreslås behandlet i tema-/debatmøderne. Det kan således give god mening at få disse temaemner drøftet i en bredere kreds. - Form og indhold o Målrettede oplæg vedrørende centrale, specifikke emner med henblik på efterfølgende debat. Oplæg og debat foreslås faciliteret af rådmand og direktør m.fl. o Drøftelse af emnerne i forhold til disses videre inddragelse i budgetlægningen for de kommende år. o Relevante emner foreslås aftalt i magistraten herunder prioritering af emner incl. tidsforbrug pr. debatmøde. Det aftales i øvrigt, hvorvidt der inden debatmødet skal fremsendes materiale som led i deltagernes forberedelse. Moderniserings- og Effektiviseringskatalog Det foreslås, at der udarbejdes et Moderniserings- og effektiviseringskatalog med en endelig afrapportering senest 1. juni 2017. kl. 16.00 Side 3 af 8 2/7
Tidsplan for budgetprocessen 2018 2021 (foreløbige tidspunkter) Mandag, den 12. december 2016 Magistraten og direktørgruppen evaluerer budgetlægningen for 2017 og har en indledende drøftelse af budgetproceduren 2018 2021. Fredag, den 6. januar 2017 HMU drøfter udkast til budgetproceduren 2018 2021. Mandag, den 16. januar 2017, kl. 9.00 Magistraten samt 1 repræsentant fra hver af de byrådsgrupper, der ikke er repræsenteret i Magistraten (Den udvidede magistrat) behandler forslag til budgetproceduren mm. 2018 2021. Drøftelse af paradigme for Moderniserings- og effektiviseringskataloget. Mandag, den 23. januar 2017 Byrådet behandler forslag til budgetproceduren mm. 2018 2021. Mandag, den 13. februar 2017 kl. 12:30 i Medborgerhuset (frokost kl. 12:00). Byrådets 1. orienteringsmøde: Status på den økonomiske situation jf. B2017 2020 (økonomiske oversigter mm.) hvor står vi på dette meget tidlige tidspunkt. De flerårige udfordringer vedrørende drift og anlæg. Status på udvalgenes arbejde med Moderniserings- kl. 16.00 Side 4 af 8 3/7
og effektiviseringskataloget Byrådet, Direktørgruppen, HMU og Økonomi- og Planlægningsgruppen Mandag, den 27. marts 2017 kl. 12:30 i Medborgerhuset (frokost kl. 12:00). Byrådets 1. temamøde Status på udvalgenes arbejde med Moderniseringsog effektiviseringskataloget Øvrige emner (fastsættes af Magistraten) Byrådet, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen Mandag, den 24. april 2017 kl. 12:30 i Medborgerhuset (frokost kl. 12:00). Byrådets 2. orienteringsmøde: Regnskab 2016 og overførsler mellem årene (drift og anlæg) Status på udvalgenes arbejde med Moderniseringsog effektiviseringskataloget Øvrige emner (fastsættes af Magistraten) Byrådet, Direktørgruppen, HMU og Økonomi- og Planlægningsgruppen Ultimo april 2017 Økonomikontoret udsender budgetvejledning 2018 2021 herunder skabeloner til budgetmappen. Torsdag, den 4. maj 2017 Mandag, den 8. maj 2017 kl. 12:30 i Medborgerhuset (frokost kl. 12:00) Borgmestermøde vedrørende de forestående økonomiforhandlinger. Byrådets 2. temamøde: Emner (fastsættes af Magistraten) Byrådet, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen Senest, den 1. juni 2017 Fredag, den 16. juni 2017 kl. 09:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13. Mandag, den 19. juni 2017 kl. 12:30 i Medborgerhuset (frokost fra kl. 12:00) Udvalgenes forslag til Moderniserings- og effektiviseringskataloger fremsendes til Økonomikontoret baseret på en tidligere udsendt fælles skabelon. Den udvidede magistrat drøfter: De overordnede resultater af Kommuneaftalen mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening. Moderniserings- og effektiviseringskatalogerne fra udvalgene herunder budgetområder, som kræver særlig politisk bevågenhed prioriteringsmæssigt. Udstikker nogle retningslinjer for hvad der primært skal være i Budgetmappen. Det vil også kunne afspejle sig i den måde, som udvalgene har arbejdet på dvs. hvor meget har udvalgene på forhånd taget stilling til. Foreløbige rammer for udvalgenes budgetarbejde? Byrådets 3. orienteringsmøde: Orientering om Økonomiaftalen 2018 mellem Rege- kl. 16.00 Side 5 af 8 4/7
ringen og KL Status på arbejdet med Moderniserings- og effektiviseringskataloget Den videre budgetproces Byrådet, Direktørgruppen, HMU og Økonomi- og Planlægningsgruppen Primo august 2017 Medio august 2017 Mandag, den 14. august 2017 kl. 9:00 Økonomikontoret, Boulevarden 13 holder administrative møder med forvaltningerne om tekniske, administrative problemstillinger f.eks. sats- og takstreguleringer, lønfremskrivninger, lov- og cirkulæreprogrammet samt øvrige praktiske forhold i forhold til materialet til budgetdrøftelsen. Notat vedrørende godkendt budgetoverslag 2018 2021 inkl. godkendte justeringer udsendes til byrådets medlemmer, HMU, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen. Heri vil der være indarbejdet nogle mere præcise økonomiske rammer som følge af, at resultaterne af regeringsaftalen mere præcist er på plads. Den udvidede magistrat drøfter status på budgetlægningen, endeligt program og materiale til budgetdrøftelserne. Direktørgruppen Fredag, den 18. august 2017 kl. 9:00 kl. 16:00 Sted fastlægges senere. Fredag, den 18. august 2017 Senest onsdag, den 23. august 2017 Heldags temamøde om store budgetemner. Byrådet, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen. Økonomikontoret modtager fagudvalgenes budgetmateriale jf. budgetvejledning 2018 2021. Forinden er FMU orienteret om budgetmaterialet fra eget forvaltningsområde. Økonomikontoret udsender papirudgave og en elektronisk udgave af fagudvalgenes budgetmateriale (budgetoplæg 2018 2021), økonomisk redegørelse samt aftalt beslutningsoplæg til Magistratens budgetdrøftelse samt endeligt program for udarbejdelsen af Magistratens budgetforslag ( budgetmappen ). Den elektroniske udgave af budgetmappen er løbende blevet opbygget og ajourført. Materialet sendes også til HMU. Økonomi- og Planlægningsgruppen orienteres om det materiale, som udsendes til Byrådets medlemmer og Direktørgruppen. Tirsdag, den 29. august 2017 fra kl. 09:00 på Scandic Hotel. Der er frokost, middag og overnatning Byrådets medlemmer og Direktørgruppen samles med henblik på en drøftelse af aktuelle budgetemner til brug for udarbejdelsen af Magistratens foreløbige budgetforslag og status for Aalborg Kommunes økonomi. kl. 16.00 Side 6 af 8 5/7
HMU deltager under den indledende overordnede orientering fra kl. 09:00 til kl. 10:00. Drøftelserne foregår i et løbende samspil mellem de forskellige deltagere, dvs. at der vil blive lagt mest mulig vægt på fælles-møder, hvor hele byrådet Dette sikrer størst mulig dialog, vidensdeling og inddragelse i prioriteringen. De enkelte udvalg og de politiske grupper vil indgå i drøftelserne, hvor det skønnes relevant. Byrådets medlemmer, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen overnatter. Onsdag, den 30. august 2017 kl. 08:30 til kl. ca. 22:00 (inkl. frokost og middag) Scandic Hotel Afrejse om aftenen. Torsdag, den 31. august 2017 kl. 09:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Fredag, den 1. september 2017 kl. 09:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Fredag den 1. september 2017 kl. 13:00 Sted fastlægges senere. Byrådets medlemmer og Direktørgruppen fortsætter deres drøftelse i henhold til program. Økonomi- og Planlægningsgruppen er stand by. Den udvidede magistrat og Direktørgruppen fortsætter deres drøftelse på Boulevarden 13. Såfremt det politisk skønnes nødvendigt, vil Den udvidede magistrat og Direktørgruppen fortsætte budgetdrøftelsen. Økonomi- og Planlægningsgruppen vil være stand by. Byrådet og HMU orienteres om Magistratens foreløbige budgetforslag 2018-2021. Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen Ipad medbringes. Fredag, den 1. september 2017 kl. 13:30 Sted fastlægges senere. Fredag, den 1. september 2017 fra kl. 14:00 Pressemøde. Byrådet, Direktørgruppen og Økonomi- og Planlægningsgruppen Fagforvaltningerne orienterer egne FMU. Ældrerådet, Handicaprådet, Udsatterådet og Integrationsrådet orienteres af de respektive forvaltninger. Frist for fremsendelse af høringssvar fra rådene er fredag, den 9. september 2016. Mandag, den 4. september 2017 Senest onsdag, den 13. september 2017 Borgmestermøde vedrørende landsprognosen for budget 2018 og forventet regnskab 2017 Forvaltningerne færdiggør Magistratens foreløbige budgetforslag jf. budgetvejledningen og fremsender materialet til Økonomikontoret. kl. 16.00 Side 7 af 8 6/7
Budgetforslagets indhold foreslås revideret, således at forslaget primært er i oversigtsform (økonomi/aktivitetsændringer) i forhold til de udmeldte rammer. Fredag, den 15. september 2017 Mandag, den 18. september 2017 kl. 9:00 i Kantinen, Boulevarden 13 Torsdag, den 21. september 2017 kl. 13:00 i Byrådssalen. Torsdag, den 21. september 2017 Mandag, den 25. september 2017 kl. 19:00 Sted fastlægges senere. Torsdag, den 28. september 2017 kl. 9:00 i Repræsentationslokale 1, Boulevarden 13 Torsdag, den 5. oktober 2017 kl. 12:00 Økonomikontoret udsender Magistratens budgetforslag til byrådets 1. behandling. Møde mellem Magistraten og HMU om budgetforslagets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Byrådets 1. behandling af Magistratens budgetforslag 2018 2021. Borgmestermøde vedrørende den aktuelle lands-prognose for budget 2018 Borgermøde om budgetforslaget. Forligsforhandlinger. Byrådet bliver forinden gjort bekendt med betydende ændringer i budgetforudsætningerne siden forslagets 1. behandling. Frist for indlevering af politiske ændringsforslag til Økonomikontoret. Torsdag, den 12. oktober 2017 kl. 13:00 Byrådets 2. behandling af budgetforslag 2018 2021. kl. 16.00 Side 8 af 8 7/7