Vejledning til institutioner, der ønsker at benytte den fællesstatslige rekrutteringsløsning 1
INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning... 4 Derfor skal I forberede jer... 4 Baggrund... 4 Hvad får I med statens erekruttering?... 5 Sådan forløber implementeringen... 6 Standardopsætning og tilpasningsmuligheder... 6 Håndtering af ændringer til bestilte og opsatte skabeloner... 8 Valg af opstartspakke... 8 Sådan forbereder I jer trin-for-trin... 10 1. Udfyld og indsend bestillingsnotatet... 10 2. Indhent information og inspiration på HR Portalen... 10 3. Udpeg brugere, superbrugere og systemadministrator... 10 4. Informér ledelsen og de kommende brugere... 15 5. Reservér lokale til træning... 15 6. Opsætning og integration med jobsiderne på jeres hjemmeside... 18 7. Forbered grafiske elementer til hjemmeside/intranet og til annonceskabeloner... 23 8. Kontrollér, at mindstekrav til pc'er og netværk er opfyldt... 28 9. Opsætning af firewall, netværk og mailserver... 29 10. Integration til jobnet.dk (job-i-staten.dk)... 30 11. Tjekliste... 31 12. Spørgsmål?... 32 Bilag 1: Skemaer til brug for specifikation af brugere og grafisk tilpasning... 33 annonceskabelon... 37 Bilag 2: Bestillingsnotat... 49 Bilag 3: Eksempler på sideskabeloner... 51 1. Registreringsside (Ansøgningsskema)... 52 2
2. Supportside - Har du brug for support?... 53 3. Glemt adgangskode?... 53 4. Ansøger Log ind... 54 5. Min profil... 54 6. Kalendersvar... 55 7. JobAgent... 55 3
INDLEDNING Denne vejledning har til formål at forberede jer på at få implementeret Statens digitale rekrutteringsløsning Statens erekruttering. Vejledningen giver et overblik over, hvad I kan forvente at få ved implementering af Statens erekruttering og fungerer som guide til, hvordan implementeringen foretages. Som et vigtigt skridt på vejen mod succesfuld implementering er der nogle områder, I selv skal forberede - disse områder fremgår af de følgende sider i denne vejledning. DERFOR SKAL I FORBEREDE JER Succesfuld implementering og en god start med jeres nye rekrutteringsløsning afhænger af løsningen, leverandøren og jer selv. Det er derfor vigtigt, at I allokerer de nødvendige ressourcer internt i jeres organisation - særligt i forhold til jeres rekrutteringsansvarlige, jeres weborganisation/it-afdeling samt jeres kommunikationsafdeling. DENNE VEJLEDNING BESKRIVER: Hvordan I forbereder jer på at modtage den nye rekrutteringsløsning, både hvad angår det organisatoriske/forretningsmæssige, men også i forhold til it og web Hvad I får som en del af pakken, og hvad I har mulighed for at tilkøbe som ekstraydelser (kaldet ad hoc-ydelser) Hvilke tidsfrister I skal være opmærksomme på samt processen for jeres tilbagemeldinger vedrørende bestillinger og specifikationer til opsætning af brugere og grafisk udseende BAGGRUND Økonomistyrelsen og Personalestyrelsen startede i slutningen af 2008 et samarbejde op i bestræbelserne på at etablere en fælles digital rekrutteringsløsning for alle statens institutioner samt en lang række statslige selvejende institutioner. Formålet med digitalisering af rekrutteringsprocessen er at lette jeres administrative arbejde med at rekruttere nye medarbejdere. Løsningen kan også give bedre overblik og tjene som styringsværktøj igennem hele rekrutteringsprocessen - lige fra I publicerer et stillingsopslag, til I har fundet den rette kandidat. Statens erekruttering stiller den webbaserede e-rekrutteringsløsning HRM Talent Recruiter til rådighed for jeres institution. Der er mange fordele ved at implementere denne løsning, eksempelvis: Bedre overblik over ansøgerfeltet Lettere kommunikation med ansøgere Styrket markedsføring af institutionen som arbejdsplads Du kan finde mere information om systemet ved at besøge http://www.modst.dk/hr-ogledelse/rekruttering/statens-erekruttering. 4
HVAD FÅR I MED STATENS EREKRUTTERING? I det følgende beskrives indholdet af leverancen fra Statens erekruttering. Leverancen kan stå alene, og det er med andre ord ikke nødvendigt at tilkøbe ekstra ydelser for at benytte denne. Med Statens erekruttering modtager jeres institution følgende: En webbaseret rekrutteringsløsning - HR Manager Talent Recruiter - til understøttelse af jeres rekrutteringsprocesser. Løsningen er en standardløsning, der er blevet tilpasset den statslige kontekst og som vedligeholdes centralt En på forhånd konfigureret opsætning. Eksempelvis er der oprettet en række e-mail-skabeloner til brug for kommunikationen med ansøgerne. Skabelonerne er godkendt af Datatilsynet Grafisk tilpasning af op til 10 institutionsspecifikke skabeloner for fx jobannoncer og jobliste på hjemmeside/intranet, således at indholdet præsenterer sig i overensstemmelse med jeres institutions grafiske udseende og udtryk (font, billeder, farver mm.) De 10 institutionsspecifikke skabeloner dækker over følgende (se også Bilag 1): 1 Indholdsskabelon 1 Layout-skabelon 1 e-mail-skabelon (som dækker op til 19 standard-e-mail-skabeloner) 1 Sideskabelon til Support (logo i valgfri størrelse) 1 Sideskabelon til Ansøgningsskemaer (675 x 155 pixels) 1 Sideskabelon til Min Profil (675 x 155 pixels) 1 Sideskabelon til Log ind (925 x 155 pixels) 1 Sideskabelon til Kalendersvar (925 x 155 pixels) 1 Sideskabelon til Glemt Adgangskode? (925 x 155 pixels) 1 Sideskabelon til Jobagent (925 x 155 pixels) Integration til Jobnet.dk og dermed også til Job-i-staten.dk via direkte overførsel Integrationer til øvrige Jobdatabaser via e-mail-funktion Brugeroprettelse Løsningen gøres tilgængelig på jeres institutions hjemmeside og eventuelle intranet Undervisning i brugen af løsningen til de brugere, der i det daglige/ofte skal anvende denne (systemadministratorer, superbrugere andre administrative brugere) Udførligt undervisningsmateriale/brugermanualer leveret af leverandøren Tilslutningsprøve der sikrer, at løsningen er korrekt implementeret og opsat i jeres institution Såfremt jeres institution ønsker at tilkøbe yderligere ydelser (ad hoc-ydelser) henvises til separat dokument herom, som beskriver de enkelte ydelser og deres pris. 5
SÅDAN FORLØBER IMPLEMENTERINGEN Implementeringen foregår i faser. Faserne er ens for alle institutioner og er illustreret i figuren nedenfor. Telefonmøde med konsulent fra HRM Talent Recruiter Bestillingsnotat samt bilag 1 fra Klargøringsvejledningen sendes til sersupport@hrmanager.dk Konfiguration og tilpasning af løsningen Træning af systemadministratorer og superbrugere Tilslutningsprøve Returnering af Leverancedokument Du kan læse mere om de forskellige faser og aktiviteter i de kommende afsnit. STANDARDOPSÆTNING OG TILPASNINGSMULIGHEDER Rekrutteringsløsningen leveres klar til brug med en opsætning, der er tilpasset den statslige kontekst, og som forventes at passe til langt de fleste institutioners ønsker og behov. Derudover er det på nogle områder muligt og på andre områder nødvendigt, at I foretager en lokal tilpasning af løsningen. Af nedenstående skema fremgår, hvad standardleverancen indeholder samt hvilke tilpasninger, som er mulige henholdsvis nødvendige. Tilpasningerne vil i stor udstrækning kunne udføres af jeres systemadministrator/superbrugere, som vil blive undervist i, hvorledes tilpasningerne foretages og efterfølgende vedligeholdes. 6
Opsætningsmulighed Standard udarbejdet Tilpasning mulig Tilpasning nødvendig Lokal organisationsplan Brugerroller Institutionens kontaktoplysninger Ansøgningsskemaer Spørgeskemaspørgsmål Interviewskemaer Referenceskemaer Medielister Indholdsskabeloner (annonce) Layout-skabeloner (annonce) Sideskabeloner (hjemmeside/intranet) E-mail-skabeloner Ikoner Rangeringer Kundetilpassede tekster (eksterne) Kundetilpassede tekster (interne) Disclaimer-tekst (Privacy Policy) Dropdown-lister Liste over stillingskategorier Liste over arbejdssteder Indstilling for sletning af kandidater 7
HÅNDTERING AF ÆNDRINGER TIL BESTILTE OG OPSATTE SKABELONER I forbindelse med HR Managers opsætning af løsningen, så den passer til jeres visuelle udtryk og grafik i skabeloner mv., har HR Manager behov for en række specifikationer og input fra jer. Dette er detaljeret beskrevet senere i denne vejledning, og I bedes udfylde Bilag 1 i den forbindelse. Bemærk venligst, at eventuelle ændringer til allerede bestilte og af HR Manager korrekt opsatte skabeloner, kan blive afregnet som en ad hoc-ydelse. VALG AF OPSTARTSPAKKE Alle institutioner, der ønsker Statens erekruttering implementeret, skal vælge én af tre mulige opstartspakker. Jeres institution kan vælge mellem en lille, en mellem eller en stor opstartspakke. Oprettelse og undervisning af: Lille opstartspakke Op til 5 administrative brugere + 1 systemadministrator/superbruger Oprettelse og undervisning af: Mellem opstartspakke 6 til 10 administrative brugere + 1-2 systemadministratorer/- superbrugere Oprettelse og undervisning af: Stor opstartspakke 11 til 20 administrative brugere + 3-4 systemadministratorer/- superbrugere 8
Ovenstående skema viser, hvor mange brugere der bliver oprettet af HR Manager, og som efterfølgende vil modtage undervisning. Skemaet skal ses som en guide til at vælge den, for jeres institution, rette opstartspakke. I bedes vælge størrelse på opstartspakke ud fra, hvor mange daglige/jævnlige brugere I har og ikke efter, hvor mange personer der skal kunne anvende løsningen lejlighedsvist (f.eks. medlemmer af ansættelsesudvalg, ansættende ledere etc.). Når I har modtaget undervisningen, er jeres systemadministrator i stand til selv at oprette et ubegrænset antal brugere i jeres institution - herunder også de lejlighedsvise brugere. VENLIGST UDFYLD DET VEDLAGTE BESTILLINGSNOTAT I BILAG 2 MED JERES VALG AF OPSTARTSPAKKE Bemærk, at det er vigtigt, at I er realistiske i valget af opstartspakke. Vælg hverken en større eller en mindre pakke, end I har brug for. I kan også anvende Bilag 2, hvis I allerede nu ved, at I har brug for ad hoc-ydelser fra HR Manager, f.eks. hvis I ønsker flere annonceskabeloner. Ad hoc-ydelser kan endvidere kontinuerligt bestilles efter implementering. Kontakt eventuelt HR Manager for en dialog om muligheder og et prisoverslag. 9
SÅDAN FORBEREDER I JER TRIN-FOR-TRIN I det følgende kan I læse, hvordan I trin-for-trin forbereder jer på implementeringen. Afsnit 0-4 vedrører de forretningsmæssige og organisatoriske sider af forberedelsen, mens afsnit 5-9 vedrører de tekniske sider af forberedelsen. Trin 10 indeholder en tjekliste, og trin 11 indeholder kontaktoplysningerne til Statens erekruttering - brug disse, hvis I måtte have spørgsmål. 1. UDFYLD OG INDSEND BESTILLINGSNOTATET BESTILLINGSNOTAT Baseret på ovenstående guide vedrørende valg af opstartspakke og eventuelle ad hoc-ydelser bedes I udfylde, underskrive, scanne og e-maile bestillingsnotatet i Bilag 2 til ser-support@hr-manager.dk. 2. INDHENT INFORMATION OG INSPIRATION PÅ HR PORTALEN INSPIRATION TIL GOD PRAKSIS Når I tager rekrutteringsløsningen i brug, kan I med fordel tilpasse jeres rekrutteringsprocesser, så I opnår så mange fordele ved systemunderstøttelsen som muligt. Graden af forandring afhænger naturligvis af, om I er vant til at bruge en rekrutteringsløsning, eller om I overgår fra en mere manuel proces. Til formålet er der udarbejdet en vejledning for God Praksis i en digital rekrutteringsproces, som det anbefales, at I orienterer jer i. Vejledningerne kan hentes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside: http://www.modst.dk/hr-og-ledelse/rekruttering/statens-erekruttering/god-praksis 3. UDPEG BRUGERE, SUPERBRUGERE OG SYSTEMADMINISTRATOR BRUGERE Til brug for planlægningen af undervisningsforløbet og opsætningen af HRM Talent Recruiter forud for implementeringen har HR Manager behov for at vide hvem i jeres organisation, der skal oprettes i løsningen og efterfølgende modtage undervisning som henholdsvis: Systemadministrator(er) (Institutionel administrator) Superbruger(e) (HR-medarbejder med udvidet adgang) Almindelig(e) administrativ(e) bruger(e) (Fx HR-medarbejder med begrænset adgang/ HR-medarbejder med rettigheder til sagsbehandling) SYSTEMADMINISTRATOR(ER): Systemadministratorer har udvidet adgang til løsningen og kan opsætte og tilpasse løsningen samt oprette nye brugere i institutionen. 10
SUPERBRUGER(E): Superbrugere fungerer som 1st level support for institutionens brugere og som kontaktled til HR Managers support. Superbrugere kan se alle rekrutteringsprojekter i institutionen. ALMINDELIG(E) ADMINISTRATIV(E) BRUGER(E): Ved almindelige, administrative brugere forstås fx HR-medarbejdere og andre, der kan forventes at anvende løsningen dagligt eller ofte. Dertil kommer de lejlighedsvise brugere, fx medlemmer af ansættelsesudvalg eller andre, der af og til gives læseadgang, og som alene lejlighedsvist er involveret i enkelte rekrutteringssager. Der er oprettet en række forskellige standardbrugerroller, som brugerne kan tildeles alt efter behov. Se en beskrivelse af rollerne i nedenfor. TILGÆNGELIGE BRUGERROLLER: Rolle Ændre i konfigurationen Generere statistik Oprette brugere Oprette projekter Adgang til projekter Adgang til sags behandling Institutionel administrator Ja Ja Ja Nej Nej Nej Kommunikationsmedarbejder Kun kommunikations skabeloner Nej Nej Nej Nej Nej HR-medarbejder med udvidet adgang Nej Ja Ja, med begrænsning Ja Alle projekter på det organisatoriske niveau Ja HR-medarbejder med rettigheder til sagsbehandling Nej Ja Nej Nej Kan se og behandle alle sager i institutionen Ja HR Medarbejder med begrænset adgang Nej Ja Ja, med begrænsning Ja Egne projekter og de projekter brugeren er blevet Ja 11
tilknyttet Nej Nej Nej Nej De projekter brugeren er blevet tilknyttet Læse, rangere og kommentere ansøgninger Ansættelsesudvalg Bedømmelsesudvalg Nej Nej Nej Nej De projekter brugeren er blevet tilknyttet Læse, rangere og kommentere ansøgninger Ansættende leder Nej Nej Nej Nej De projekter brugeren er blevet tilknyttet Ja Administrativ support Nej Nej Nej Nej De projekter brugeren er blevet tilknyttet Ja Nedenfor er de 9 brugerroller, som er tilgængelige i løsningen, beskrevet. Det anbefales, at I nøje gennemlæser beskrivelsen af hver brugerrolle, således at I kan foretage de korrekte valg i forbindelse af tildelingen af brugerrollerne i jeres institution. INSTITUTIONEL ADMINISTRATOR Den institutionelle administrator kan ændre i den institutionelle konfiguration og kan endvidere trække statistik på institutionelt niveau og har således adgang til metadata, der muliggør dette, men ikke adgang til rekrutteringssager i institutionen. Den institutionelle administrator kan oprette andre brugere nedad i rollehierarkiet og som den eneste brugerrolle også sidelæns i hierarkiet med henblik på at oprette en stedfortrædende institutionel administrator. HR-MEDARBEJDER MED UDVIDET ADGANG HR-medarbejder med udvidet adgang har rettigheder til at behandle alle sager på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet, samt underliggende niveauer, uagtet om brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag. HR-medarbejder med udvidet adgang skal foretage alle handlinger i løsningen, der er forbundet med behandlingen af sager gennem hele processen og rollen giver derfor ligeledes adgang til at oprette/ændre i opsætningen af 12
rekrutteringsprojekter. HR-medarbejder med udvidet adgang har rettighed til at oprette andre brugere nedad i rollehierarkiet, der skal deltage i sagsbehandlingen. Det vil sige Ansættelsesudvalg, Bedømmelsesudvalg, Administrativ support og Ansættende leder. HR-medarbejder med udvidet adgang kan ikke oprette HR-medarbejdere med begrænset adgang og andre HR-medarbejdere med udvidet adgang (det vil sige sidelæns i rollehierarkiet) samt Institutionel Administrator, Kommunikationsmedarbejder og Tværstatslig administrator (det vil sige opad i rollehierarkiet). HR-MEDARBEJDER MED RETTIGHED TIL SAGSBEHANDLING HR-medarbejder med rettighed til at se og behandle alle sager på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet, samt underliggende niveauer, uagtet om brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag. HR-medarbejder med rettighed til sagsbehandling skal foretage alle handlinger i løsningen, der er forbundet med administration/ behandling af de oprettede rekrutteringssager. HR-medarbejder med rettighed til sagsbehandling kan ikke oprette andre brugere og kan ligeledes ikke oprette/ændre i opsætningen af rekrutteringsprojekter. HR-MEDARBEJDER MED BEGRÆNSET ADGANG HR-medarbejder med begrænset adgang har rettigheder til at behandle egne sager på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet, og hvor brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag som projektleder eller projektdeltager. Rollen giver ligeledes adgang til at oprette/ændre i opsætningen af rekrutteringsprojekter. HR-medarbejder med begrænset adgang har rettighed til at oprette andre brugere nedad i rollehierarkiet, der skal deltage i sagsbehandlingen på egne sager. Det vil sige Ansættelsesudvalg, Bedømmelsesudvalg, Administrativ support og Ansættende leder. HR-medarbejder med begrænset adgang kan ikke oprette HR-medarbejdere med udvidet adgang og andre HR-medarbejdere med begrænset adgang (det sil sige sidelæns i rollehierarkiet) samt Institutionel Administrator, Kommunikationsmedarbejder og Tværstatslig administrator (det vil sige opad i rollehierarkiet). ADMINISTRATIV SUPPORT Administrativ support har rettigheder til at behandle sager, hvor brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag som projektdeltager. Administrativ support skal kunne understøtte den Ansættende leder i dennes opgaver gennem hele processen, herunder kommunikere med ansøgere, oprette kalenderaftale, læse ansøgninger, skifte status på ansøgere, uploade dokumenter til ansøgeres profiler samt oprette nye ansøgere. Administrativ support kan ikke oprette andre brugere. KOMMUNIKATIONSMEDARBEJDER Kommunikationsmedarbejderen kan ændre i institutionelle kommunikationsskabeloner (tekst og layout i e-mail-, annonce- og sideskabeloner). Kommunikationsmedarbejderen kan ikke oprette andre brugere. ANSÆTTENDE LEDER 13
Ansættende leder har rettigheder til at behandle sager, hvor brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag som projektdeltager. Ansættende leder skal kunne løse egne opgaver, der er forbundet med behandlingen af sager gennem hele processen, herunder læse, kommentere og rangere ansøgninger, kommunikere med ansøgere, oprette kalenderaftaler, læse interview og referencenotater samt skifte status på ansøgere. Ansættende leder kan ikke oprette andre brugere. ANSÆTTELSESUDVALG Ansættelsesudvalg har rettigheder til at behandle sager på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet, og hvor brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag som projektdeltager. Ansættelsesudvalg skal kunne foretage de handlinger i løsningen, der er relevante for at udføre ansættelsesudvalgets opgaver i den relevante del af processen, herunder læse, rangere og kommentere ansøgninger. Ansættelsesudvalg kan ikke oprette andre brugere. BEDØMMELSESUDVALG Bedømmelsesudvalg har rettigheder til at behandle sager på det organisatoriske niveau, hvor brugeren er oprettet, og hvor brugeren er tilknyttet den enkelte rekrutteringssag som projektdeltager. Bedømmelsesudvalg skal kunne foretage de handlinger i løsningen, der er relevante for at udføre bedømmelsesudvalgets opgaver i den relevante del af processen, herunder læse, rangere og kommentere ansøgninger. Bedømmelsesudvalg kan ikke oprette andre brugere. ANGIVELSE AF BRUGERE: Alt efter jeres institutions og/eller HR-afdelings størrelse og organisering kan der være sammenfald mellem brugerrollerne. Bemærk venligst, at de superbrugere, der skal vedligeholde stamdata, generelle skabeloner og spørgeskema-spørgsmål, skal oprettes som både superbruger og systemadministrator. I Bilag 1 skal I angive systemadministrator(er), superbruger(e) og brugere, men ikke de lejlighedsvise brugere (f.eks. ledere eller medlemmer af ansættelsesudvalg, der lejlighedsvist skal benytte sig af løsningen til at vurdere ansøgere) idet disse hverken skal oprettes af HR Manager eller deltage i undervisningen. De lejlighedsvise brugere skal I selv oprette, efterhånden som behovet opstår. Det forventes, at alle brugere, der skal undervises i forbindelse med implementeringen, har et grundlæggende kendskab til brugen af pc og internet. Kontrollér venligst, at det antal brugere, I angiver, også svarer til størrelsen på den opstartspakke, I har valgt. Bemærk endvidere, at det ikke er nødvendigt at have en webansvarlig som bruger af løsningen. EKSEMPEL PÅ EN TYPISK ROLLEFORDELING VED BESTILLING: En typisk rollefordeling for en institution ved bestilling kan se ud som følgende: 1 Systemadministrator kombineret med superbruger + evt. en stedfortræder med samme rettigheder (disse to vil typisk være interne kontaktpersoner for support) 1-2 superbrugere Resterende regelmæssige brugere bliver oprettet som brugere 14
INSTITUTIONEL ORGANISATIONSPLAN: Vi anbefaler, at I danner jer et overblik over jeres institutions organisationsplan. Derved er I forberedte på, hvilke afdelinger I kan oprette i rekrutteringsløsningen - fx til brug for ledelsesinformation og afdelingsspecifik statistik. Jeres kommende systemadministrator/superbruger vil i forbindelse med implementeringen modtage undervisning i, hvordan afdelingerne oprettes i løsningen. HRM TALENT RECRUITER ONLINE SUPPORT SYSTEM HR Manager opretter pr. institution 1-2 brugere, som er kontaktpersoner for Statens e-rekrutterings support. I Bilag 1 bedes I angive navnene på de personer, som skal være kontaktpersoner for jeres institution. 4. INFORMÉR LEDELSEN OG DE KOMMENDE BRUGERE INTERN INFORMATION I forbindelse med den forretningsmæssige klargøring er det en god idé at give følgende information til relevante ledere samt kommende brugere i jeres institution: Hvad bør de informeres om? Hvornår bør dette ske? Beslutningen om at implementere en webbaseret rekrutteringsløsning og tidsplanen for dette. Så hurtigt som muligt eller umiddelbart efter at bestillingsnotatet er underskrevet og indsendt. Information om hvad løsningen kan tilbyde fx ved at henvise til denne vejledning eller http://www.modst.dk/hr-ogledelse/rekruttering/statens-erekruttering. Hvilke medarbejdere der skal trænes, og hvornår dette vil ske. Datoerne for brugertræning vil blive kommunikeret, når dette er aftalt med projektgruppen bag Statens erekruttering - senest i forbindelse med informationsmødet. Under implementeringsforløbet aftales en tidsplan mellem institutionen og HR Manager, hvad angår f.eks. brugertræning, idriftsættelse mm. 5. RESERVÉR LOKALE TIL TRÆNING 15
TRÆNINGSLOKALE Undervisningen i jeres institution består af, at brugerne vil blive instrueret af en implementeringskonsulent fra HR Manager Talent Solutions i at bruge HRM Talent Recruiter. Undervisningen foregår i mindre grupper på op til 10 personer ad gangen og ventes at vare ca. 6 timer i alt, hvoraf de første 3-4 timer er forbeholdt systemadministratorer og superbrugere til opsætning af systemet og de sidste 2-3 timer er forbeholdt træning i den almindelige brug af systemet. Eksempel på en træningsdag kan se ud som følgende: Varighed i alt 6 timer (f.eks. kl. 9:00-15:00) Kl. 9-13: Trænings af systemadministratorer og superbrugere (herunder opsætning af følgende punkter: Oprettelse af afdelingsstruktur Gennemgang af indstillinger for virksomheden Oprettelse af dropdown lister til Jobagent (lokationer og arbejdsområder) Ændring/gennemgang af standard e-mailskabeloner Ændring/sletning af ikoner og rangeringer (generel rangering og ansættelsesudvalgsrangering) Træning i oprettelse af projekter/ledige stillinger samt emnebanker Kl. 13-15: Træning af almindelige brugere samt superbrugere Træning i hvordan man som kandidat søger en ledig stilling Træning i ansøgerhåndtering herunder: Ændring af/oprettelse af brugerdefineret filter for kandidatvisning Manuel oprettelse af kandidater Oprettelse af kandidatnoter Tildeling af ikoner/rangering (generel rangering og ansættelsesudvalgsrangering) Afsendelse (og planlægning) af e-mails Udskrivning/videre sendelse af kandidatinformationer Eksport af kandidatliste Søgning i kandidatlisten Som en vigtig praktisk forberedelse anbefales det, at I sikrer jer, at et egnet lokale er reserveret til træning af såvel systemadministrator/superbrugere og brugerne på de tidspunkter, som bliver aftalt for jeres undervisning. Kravene til lokalet, der skal anvendes til undervisningen, er: Plads til op til 10 brugere og 1 underviser (hvis der er flere end 10 brugere, afholdes der flere træningssessioner) Adgang til pc/bærbar pc for brugere og for underviser (1 pc/bærbar pc pr. bruger) Internetadgang for hver pc/bærbar pc Projektor Ovenstående sikrer den mest optimale gennemførsel af undervisningen. Hvis det ikke er muligt for brugerne at medbringe pc/bærbar pc til et undervisningslokale, vil de indlagte øvelser enten blive 16
gennemgået i fællesskab eller hos den enkelte bruger afhængigt af mulighederne og forholdene i jeres institution. 17
6. OPSÆTNING OG INTEGRATION MED JOBSIDERNE PÅ JERES HJEMMESIDE JERES JOBSIDER I bør gennemgå de eksisterende jobsider på jeres hjemmeside og intranet og beslutte, hvordan I ønsker at vise de fire elementer, som rekrutteringsløsningen tilbyder: Joblisten Uopfordrede ansøgninger (emnebanker) Jobagent Log ind for ansøgere, som tidligere har søgt en stilling (og/eller lagt sig i en emnebank) Selve den tekniske integration for de fire elementer er simpel. Den foretages ved hjælp af en iframe og dermed et link til løsningen, som lægges ind på jeres hjemmeside og intranet. Dette er illustreret i eksemplet fra Moderniseringsstyrelsen nedenfor. JOBLISTEN Joblisten er listen over ledige stillinger i jeres institution. Nedenfor vises et skærmbillede af Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, inden iframen er indsat. Dette er en generel tekst, som I selv kan indlægge på Jeres hjemmeside. 18
Al indhold i denne iframe leveres af HRM Talent Recruiter. Ansøgningen kan startes ved at klikke på stillingsbetegnelsen. Her linkes der direkte til HRM Talent Recruiter. Når en ansøger klikker på de respektive links, åbnes der nye vinduer i HRM Talent Recruiters eksterne websider, hvor ansøgeren henholdsvis kan tilmelde sig Jobagent og logge ind. Se skærmbillederne i næste afsnit. Selve iframen og indholdet heri vises i eksemplet ovenfor (den røde firkant). iframen opsættes af jeres webansvarlige og selve indholdet i iframen genereres efterfølgende af løsningen. I angiver specifikationerne for udseendet inde i iframen i Bilag 1. Hvis jeres institution er i den situation, at I allerede har en liste over ledige stillinger på jeres hjemmeside, kan en simpel måde at håndtere overgangen til en ny løsning være at lade begge joblister (den gamle og den nye baseret på HRM Talent Recruiter) eksistere ved siden af hinanden i overgangsfasen. Når der ikke længere er ledige stillinger baseret på den gamle løsning, kan denne liste helt fjernes fra jeres hjemmeside. YDERLIGERE INTEGRATIONSMULIGHEDER FOR JOBLISTEN MED RSS-, ATOM- OG XML-FEEDS: Såfremt I ønsker en integration af Joblisten, som I i højere grad selv kan tilpasse, end det er tilfældet med iframe-muligheden, kan dette lade sig gøre ved at integrere med RSS-feeds. Løsningen understøtter såvel RSS og JSON, ligesom der forefindes et eget defineret XML-format, der frit kan benyttes. 19
Fordelen ved at benytte et feed for Joblisten er, at der er fuld frihed til at vælge det grafiske udseende. Ved benyttelse af feeds er det kun de rå data, der hentes fra løsningen. I er således selv ansvarlige for det program, der kan behandle de rå data og præsentere disse på den ønskede måde på de ønskede websider. JOBAGENT OG ANSØGER LOGIN Løsningen giver mulighed for, at ansøgerne kan tilmelde sig en Jobagent og således automatisk blive orienteret, når relevante stillinger slås op. Links til Jobagent og Login er som standard indeholdt i iframen som vist ovenfor (den røde firkant). Hvis de pågældende links til Jobagent og Login ikke skal vises umiddelbart under Joblisten, bedes I angive dette i skemaet i Bilag 1 (mere om dette senere). Når en ansøger klikker på Jobagent eller Login, ledes ansøgeren ind på HRM Talent Recruiter s eksterne websider. Bemærk venligst, at Login feltet til Jobagent og Login feltet til ansøgerens konto i løsningen har to forskellige placeringer. Se eksemplerne fra Forsvaret nedenfor. 20
Ovenfor vises en ansøgers mulighed for at oprette en Jobagent i løsningen. En ansøger kan oprette Jobagenter hos enhver statslig institution og efterfølgende let, hurtigt og enkelt vedligeholde disse via ét centralt log ind-sted (øverste højre hjørne). Ovenfor vises et eksempel på login-skærmbilledet, når en ansøger tidligere har søgt en stilling i en statslig institution gennem løsningen og efterfølgende ønsker at opdatere sine oplysninger. Hver ansøger har således en konto i løsningen, hvilket gør det lettere, hurtigere og mere enkelt for en ansøger at søge stillinger i de statslige institutioner. UOPFORDRET ANSØGNING (EMNEBANK) En side til brug for uopfordrede ansøgninger giver mulighed for, at ansøgere kan registrere sig i en eller flere emnebanker. På siden for de uopfordrede ansøgninger indsættes links til HRM Talent Recruiter - se eksempel med Emnebank fra University College Nordjylland på næste side eller via linket nedenfor: http://www.ucn.dk/om-ucn/job/uopfordret-ans%c3%b8gning 21
Her linkes der direkte til HRM Talent Recruiter. Når en ansøger klikker på et link, åbnes der et nyt vindue i HRM Talent Recruiters eksterne websider, hvor ansøgeren kan foretage sin ansøgning. Det skal understreges, at selve websiden for de uopfordrede ansøgninger (som vist ovenfor) skal oprettes af jeres institutions webmaster eller it-afdeling. De links, der skal anvendes til den eller de valgte emnebanker, fremkommer ved, at institutionens systemadministrator/superbrugere opretter emnebankerne i HRM Talent Recruiter. Jeres institutions systemadministratorer/-superbrugere vil blive undervist i, hvordan dette gøres. 22
FORBEREDENDE AKTIVITETER: Helt konkret bedes jeres institution gøre følgende i forbindelse med at sikre integrationen mellem rekrutteringsløsningen og jeres hjemmeside og intranet: Specificér højde og bredde af den iframe, som kommer til at indeholde Joblisten, Jobagent og Log ind Hvis I ønsker at separere Jobagent og Log in for registrerede ansøgere fra iframen, kan disse fjernes og links vil blive fremsendt Opret en side for de uopfordrede ansøgninger (Emnebanker), hvis I ønsker at have en sådan. Links til de forskellige Emnebanker genereres, når Emnebankerne oprettes af en superbruger i HRM Talent Recruiter. Dette kan således først ske efter gennemførelsen af undervisningen For at jeres webansvarlige/it-afdeling kan foretage integrationen af HRM Talent Recruiter på jeres hjemmeside og intranet, kræves der således en række institutionsspecifikke links (URL er). Når leverandøren har opsat jeres institution, vil jeres implementeringskonsulent sende jer en vejledning til webmaster med alle relevante links til opsætning. Bemærk venligst, at jeres webansvarliges/it-afdelings tilpasning af jeres offentligt tilgængelige hjemmeside først bør finde sted efter bestået tilslutningsprøve. Indtil da anbefales det, at I alene anvender testsider til opsætning og teste af funktionaliteten. OPRETTELSE AF EN TESTSIDE: Det anbefales, som nævnt ovenfor, at jeres IT-afdeling opretter en testside af jeres nye jobside, som ikke er offentligt tilgængelig. Dette sætter jer i stand til at teste om opsætningen af iframe og indholdet af joblisten, som kommer fra løsningen, svarer til jeres ønsker og den i Bilag 1 afgivne bestilling. 7. FORBERED GRAFISKE ELEMENTER TIL HJEMMESIDE/INTRANET OG TIL ANNONCESKABELONER VISUEL IDENTITET I har mulighed for at tilpasse udseendet på annoncer og siderne på hjemmesiden/intranettet, så de matcher jeres institutions brand og udtryk. Hvis I ikke foretager jer noget, vil siderne på hjemmeside/intranet og annoncer få et standardudseende med jeres logo på hvid baggrund. Se nedenstående eksempel på dette standardudseende i form af Jobagent for Moderniseringsstyrelsen: 23
I har som tidligere nævnt også mulighed for at tilpasse det grafiske udtryk. I det følgende gennemgås de beslutninger, I bedes træffe, og de grafiske elementer I skal forberede, inden implementeringen finder sted i jeres institution, hvis I ønsker denne tilpasning. Følgende 10 skabeloner er en del af opstartspakken tilpasset jeres grafiske udtryk med fx skrifttype og/eller billeder og logo efter jeres valg (se også Bilag 1): 1 Indholdsskabelon 1 Layout-skabelon 1 E-mail-skabelon (som dækker op til 19 standard-e-mail-skabeloner) 1 Sideskabelon til Support (logo i valgfri størrelse) 1 Sideskabelon til Ansøgningsskemaer (675 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Min Profil (925 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Log Ind (925 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Kalendersvar (925 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Glemt Adgangskode? (925 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Jobagent (925 pixels x valgfri højde) Vær opmærksom på, at HR Manager kun skal modtage ét billede i hver størrelse. Det vil sige ét billede i størrelsen 675 pixels og ét billede i størrelsen 925 pixels. I har endvidere mulighed for at bestille yderligere tilpasning af skabeloner som en ad hoc-ydelse (se separat dokument om ad hoc-ydelser), såfremt I måtte have behov herfor. Jeres institution har også mulighed for selv at foretage ekstra tilpasninger, hvis jeres institution råder over in-house HTML-kompetencer. SIDESKABELON TIL HJEMMESIDE/INTRANET Sideskabeloner anvendes til følgende sider: 1. Registreringsside (Ansøgningsskema) 2. Supportside 3. Glemt adgangskode? 4. Min profil (ansøgers konto i løsningen) 5. Log ind (til ansøgers konto i løsningen) 6. Kalendersvar 7. Jobagent I Bilag 3 er gengivet skærmbilleder af disse sider. For at oprette tilpassede skabeloner skal følgende grafiske elementer fremsendes: 24
Sideskabelon til hjemmeside/intranet Logo PNG format Logo som anvendes til sideskabelonerne. Valgfri størrelse. Billede eller rotationsbillede Skal leveres i JPG, PNG eller GIFformat. Der opereres med forskellige størrelser billeder, alt efter hvilken løsning, I ønsker. De almindelige størrelser er hhv. 675, 925 og 1920 pixel i bredden og ca. 155 i højden. I vil få udleveret de specifikke billedkrav til jeres løsning af jeres implementeringskonsulent. Billede som enten vises i ansøgning og andre sider med log ind-felt (se eksempel i bilag 3) eller på sider, som ikke har log ind-felt (se eksempel i bilag 3). Annonceskabelon Billede JPG-format i en bredde af 640, 675, 925 eller 1920 pixels, alt efter løsningen, der er valgt (se ovenfor). Højden er valgfri. Dette billede vises i selve annoncen. Husk blot at jo højere billedet er, des længere nede på annoncen starter annonceteksten. E-mail skabelon Logo JPG, PNG eller GIF-format. Logo som anvendes til e-mailskabelonerne. Logoet skal have de dimensioner og den kvalitet, som ønskes vist i e-mails. 25
Nedenstående skærmbillede er et eksempel på en sideskabelon for Jobagenten på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside. SKABELON TIL INDHOLDET I JOBLISTEN (BILAG 1) For henholdsvis overskrift, brødtekst og links angives: Skriftstørrelse Skrifttype Farve på skriften - angives i hexadecimal farvekode Angivelse af om en kort tekst om stillingsopslaget skal vises eller ej Et eksempel på en jobliste er vist under afsnit 5 ovenfor - Moderniseringsstyrelsen - den røde firkant. 26
LAYOUT-SKABELON FOR ANNONCER (BILAG 1) Layout-skabelonen for annoncen beskriver annoncens grafiske udtryk - det vil sige billeder, logo mm. Det er derfor nødvendigt, at følgende grafiske elementer og beslutninger vedrørende jobannoncernes udseende er på plads, før implementeringen påbegyndes hos jer: Billede i JPG-format i bredde på 640 px. Hvis det ønskes, at logoet figurerer på siden, skal logoet være en del af billedet Logo i JPG, PNG eller GIF-format Angivelse af hvilke oplysninger fra projektet, der skal vises i annoncen, eksempelvis: Projektnavn (navn på stillingsopslag) Kort beskrivelse Ansøgningsfrist Tiltrædelsesdato Stillingstype Arbejdstid Arbejdssted Farve på knapper angivet i hexadicimal farvekode Eksempler på jobannoncer, der er sat op via layout-skabelonen, er vist på de følgende sider sammen med en illustration af elementerne i jobannoncen. INDHOLDSSKABELON FOR ANNONCER (BILAG 1) Indholdsskabelonen for annoncen beskriver, hvordan teksten i annoncen vises. Specificér venligst nedenstående for henholdsvis overskrifter og brødtekst: Skriftstørrelse Skrifttype Farve på skriften - angives i hexadicimal farvekode Illustration af elementerne i en jobannonce er vist nedenfor i bilag 1. Nedenstående to eksempler på jobannoncer er taget fra hhv. Undervisningsministeriet og Transportministeriet og viser grafisk tilpassede jobannoncer. 27
8. KONTROLLÉR, AT MINDSTEKRAV TIL PC'ER OG NETVÆRK ER OPFYLDT MINDSTEKRAV TIL PC OG NETVÆRK I bedes sikre jer, at de tekniske mindstekrav til pc er, skærm og netværk er opfyldt i jeres institution. Mindstekravene er som følger: Processorhastighed: RAM: Skærmopløsning: 1 GHz eller højere 512MB RAM (ud over, hvad styresystemet måtte kræve) 1024x768 eller højere Løsningen er en webbaseret applikation (ASP-løsning), hvorfor det er et krav, at brugerne har en browser installeret på deres pc. Cookies og JavaScript skal være aktive komponenter i browseren. Løsningen understøtte nuværende samt de 2 seneste versioner i Internet Explorer. For brugerne er det endvidere en fordel, hvis følgende to HRM Talent Recruiter server-adresser candidate.hr-manager.net og recruiter.hr-manager.net er indstillet til Websteder, du har tillid til. Hvis der anvendes Internet Explorer, gøres dette på følgende måde: Åben Microsoft Internet Explorer Klik på menupunktet Funktioner Klik på menupunktet Internetindstillinger Klik på fanebladet Sikkerhed Klik på Websteder, du har tillid til Klik på knappen Websteder Føj dette sted til zonen o Indtast https://candidate.hr-manager.net o Klik på knappen Tilføj Føj dette sted til zonen o Indtast https://recruiter.hr-manager.net o Klik på knappen Tilføj Klik på Luk Klik på Anvend Klik på OK 28
Internet Explorer, Websteder, du har tillid til. 9. OPSÆTNING AF FIREWALL, NETVÆRK OG MAILSERVER FIREWALL Det er et krav, at firewall en er opsat på en sådan måde, at brugernes pc er kan kommunikere med løsningens servere via port 80 (til brug for http-kommunikation) og port 443 (til brug for httpskommunikation). For at optimere ydeevnen bedes du kontakte jeres it-afdeling og bede dem om at tilføje følgende adresser til servernes/firewall ens liste over godkendte / sikre sider: https://candidate.hr-manager.net og https://recruiter.hr-manager.net MAILSERVER For at undgå at e-mails udsendt fra løsningen risikerer klassificering som spam-mail bør følgende tilføjes jeres e-mail-servers whitelist : hrmts.messenger@hr-manager.net (domæne) 29
10. INTEGRATION TIL JOBNET.DK (JOB-I-STATEN.DK) JOBNET.DK For at de opslåede stillinger kan blive overført til www.jobnet.dk - og dermed også www.job-i-staten.dk - har HR Manager behov for følgende oplysninger (se også Bilag 1): Jeres institutions CVR-nummer Et eller flere P-numre for jeres institution Under hvert P-nummer skal afdelingsnavn og adresse oplyses Disse oplysninger kan oftest rekvireres hos jeres økonomiafdeling eller hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen på: https://datacvr.virk.dk/data/ Det er her muligt at finde P-numrene, som hører under jeres institutions CVR-nummer. Kontaktoplysninger for jobnet.dk kan ses nedenfor: Jobnet.dk Arbejdsmarkedsstyrelsen Holmens Kanal 20 1016 København K Telefon 70 15 20 30 30
11. TJEKLISTE TJEKLISTE Af listen herunder fremgår alle de forberedende aktiviteter fra denne vejledning, som jeres institution skal gennemgå inden selve implementeringen. Brug listen til at sikre at I har foretaget alle nødvendige handlinger rettidigt. Udfyld og indsend bestillingsnotatet i Bilag 2 til ser-support@hr-manager.dk Læs God Praksis-vejledningerne på Moderniseringsstyrelsens HR Portal Identificér de kommende administrative brugere, superbrugere og systemadministratoren Overvej, hvem i jeres institution som skal have hvilke af de 9 brugerroller Informér din ledelse og de kommende brugere i din institution om beslutningen vedrørende implementeringen af en webbaseret rekrutteringsløsning Informér brugerne i din institution om tidspunktet for undervisning Reservér et egnet lokale. Vær opmærksom på, at det optimale er et separat møde/-træningslokale med plads til op til 10 personer (inklusive underviser) og 1 pc pr. bruger samt til underviseren, en projektor og internetadgang til alle. Kontakt HRM Talent Solutions, hvis I måtte være i tvivl Gennemgå, sammen med fx jeres webmaster, de eksisterende jobsider på jeres hjemmeside og planlæg, hvordan HRM Talent Recruiter integreres bedst med disse. De konkrete URL er, der skal lægges ind på jeres hjemmeside, vil blive fremsendt til jer, når bestillingsnotatet er modtaget af HR Manager Opret testside af den fremtidige jobside, således at test af opsætning kan ske Foretag et tjek af, at mindstekravene til it-udstyr er opfyldt og kontakt ser-support@hr-manager.dk, hvis I måtte være i tvivl Bed alle kommende brugere om at tilføje de specificerede servere til Websteder du har tillid til i deres browsere Kontakt it-afdelingen for at sikre jer, at webserver og firewall er konfigureret som beskrevet Udfyld skemaet i Bilag 1 med information om brugerne, den grafiske tilpasning og information til jobnet.dk-integrationen Kontroller, at de grafiske elementer har de korrekte pixels størrelser (925x155/675x155/640x valgfri højde/logo) Fremsend Bilag 1 sammen med de grafiske elementer til ser-support@hr-manager.dk 31
12. SPØRGSMÅL? KONTAKTOPLYSNINGER Hvis I måtte have spørgsmål til denne vejledning eller til Statens erekruttering generelt, er I meget velkomne til at kontakte os. I skemaet nedenfor er angivet kontaktoplysningerne til brug for forskellige typer af henvendelser. Hvis du har spørgsmål om: Kontakt da: Via: Projektet Statens erekruttering (Baggrund, formål, økonomi, bestillingsnotat) Claus Strunge Moderniseringsstyrelsen Telefon: 33 92 89 10 csu@modst.dk Teknisk forberedelse (Grafiske elementer, integration til website/intranet) Sophie Anne Dornoy HRM Talent Solutions Telefon: 22 62 77 62 sophie.dornoy@hr-manager.dk Træning og tilslutning (Opstartsmøde, brugertræning og tilslutningsprøve) Sophie Anne Dornoy HRM Talent Solutions Telefon: 22 62 77 62 sophie.dornoy@hr-manager.dk Funktionalitet i løsningen (Funktioner, standardopsætning og tilpasningsmuligheder) Claus Strunge Moderniseringsstyrelsen Telefon: 33 92 89 10 csu@modst.dk Vejledning til God Praksis (Indhold af vejledningerne på HR Portalen) Claus Strunge Moderniseringsstyrelsen Telefon: 33 92 89 10 csu@modst.dk 32
BILAG 1: SKEMAER TIL BRUG FOR SPECIFIKATION AF BRUGERE OG GRAFISK TILPASNING I dette bilag bedes I angive de brugere, som jeres institution ønsker oprettet af leverandøren forud for implementering samt at beskrive den ønskede grafiske opsætning af websiderne og jobannoncerne. Udfyld venligst bilaget og send dette i en e-mail vedhæftet de grafiske elementer (billede, logo, evt. flash-animation) til ser-support@hr-manager.dk. Skemaet angiver, hvem der skal trænes som hhv. systemadministrator, superbruger og bruger: Husk venligst, at antallet at brugere herunder skal stemme med den i bilag 2 angivne opstartspakke: LILLE opstartspakke: 1 administrator/superbruger og 1-5 brugere MELLEM opstartspakke: 1-2 administratorer/superbrugere og 6-10 brugere STOR opstartspakke: 3-4 administratorer/superbrugere og 11-20 brugere Institution: Navn Brugerrolle (Administrator/sup erbruger/bruger) E-mail-adresse Telefon/mobil [Indsæt venligst flere rækker efter behov] Det anbefales, at to af ovenstående administratorer/superbrugere oprettes som kontaktpersoner for Statens e-rekrutterings support. Alle superbrugerne kan få adgang til support, men ved at max 2 superbrugere har kontakten med HR Manager Support sikres den bedste kontinuitet i dialogen. Angiv neden for navnene på de brugere, der skal oprettes som kontaktpersoner for Statens e-rekrutterings support.: Navn (anbefalet 2 pr. institution): Kontaktperson for Statens e- Rekrutterings support? [Indsæt navn] Ja 33
[Indsæt navn] + evt. flere Ja Nedenstående skema indeholder oplysninger vedrørende den grafiske opsætning. Bogstaverne henviser til illustrationerne efter skemaerne. Vær opmærksom på, at nogle institutioner på deres hjemmeside benytter en skrifttype, som ikke er en del af de standardskrifttyper, som genkendes af alle browsere. For disse tilfældes skyld er det vigtigt at angive en alternativ skrifttype, som kan benyttes i det tilfælde, en ansøgers browser ikke understøtter den ønskede skrifttype. Dette angives ved at tilføje en ekstra skrifttype efter den ønskede skrifttype adskilt med et komma, f.eks. Frutiger, Arial. Bemærk endvidere, at enhver egen tilføjelse til dette Bilag 1 anses som en ekstra ydelse. Kontakt eventuelt HR Manager for et konkret prisoverslag. Ønsker jeres institution en RSS-feed-løsning som jobliste, udfyldes punkterne A, B, C, D og E ikke. Joblisten - definition af iframe (se eksempel på side 35) Jeres valg Eksempel Overskrift: Skriftstørrelse (gælder for alle overskrifter i iframen) 16 pixel A Overskrift: Skrifttype Verdana Overskrift: Farve på skriften (hexadicimal farvekode) #000000 Brødtekst: Skriftstørrelse (gælder for den almindelige tekst i iframen) 12 pixel B Brødtekst: Skrifttype Verdana Brødtekst: Farve på skriften (hexadicimal farvekode) #000000 34
Links: Skriftstørrelse 12 pixel Jeres valg Eksempel C Links: Skrifttype Verdana Links: Farve på skriften (Hexadicimal farvekode) #0000FF D Skal en kort tekst vises under stillingsopslagets titel? (Denne korte tekst tages direkte fra stillingsbeskrivelsen i HR Manager erecruitment) Ja/Nej E Ønskes links til JobAgent og Log ind vist umiddelbart under Joblisten som vist i eksemplet side 8 (standard) Ja/Nej Ønskes muligheden: Send uopfordret ansøgning vist under joblisten? Ja/nej E-mail-skabelon: Ønskes jeres institutions logo indsat i e-mail-skabelonerne, så fremsendte logo skal have de dimensioner og den kvalitet, som ønskes vist i e-mails. 35
En illustration af Joblisten er vist nedenfor. Bogstaverne henviser til ovenstående skema: 36
ANNONCESKABELON HVAD SKAL VI BRUGE FRA JER FOR AT UDARBEJDE EN ANNONCESKABELON? Vælg et layouttema. Udfyld bestillingsskemaet på side 41-44 og vedhæft ét billede til annonceskabelonen samt det ønskede billede til banner til sideskabelonerne. Vælg annoncelayout ud fra følgende tre layoutskabeloner. Tilpas layoutet efter netop jeres behov ved at fra- og til vælge de forskellige elementer, der er eksemplificeret i annoncelayout A, B og C. På s. 40 kan du se et eksempel på, hvad de forskellige bogstaver i bestillingsskemaet henviser til. 37
38
39
40
41
Bestillingsskema til annoncelayout Valg af annoncelayout tema A, B, C Stillingstitel: Skrifttype Verdana F Stillingstitel: Skriftstørrelse Stillingstitel: Farve på skriften (hexadicimal farvekode) 28 pixel #FF0000 Overskrift: Skriftstørrelse 26 pixel G Overskrift: Skrifttype Overskrift: Farve på skriften (hexadicimal farvekode) Verdana #000000 Brødtekst: Skriftstørrelse 12 pixel H Brødtekst: Skrifttype Brødtekst: Farve på skriften (hexadicimal farvekode) Verdana #000000 Punktforms type I Skal funktionen Tip en ven være tilgængelig? Ja/Nej Skal den vises i annonce eller i sidebjælke? Øverst i annonce/sidebjæ 42
lke J Skal funktionen Print annonce være tilgængelig? Ja/Nej Skal den vises i annonce eller i sidebjælke? Øverst i annonce / sidebjælke K Ønskes "Ansøgningsfrist" vist i toppen af annoncen? Ja/Nej Skal den vises i annonce eller i sidebjælke? Ja/Nej L Knap: Søg stillingen Baggrundsfarve Knap: Søg stillingen Farve på skrift #CCCCCC (Evt. standard) #000000 (Evt. standard) M Ønskes hjemmeside vist i annoncen? Ja/Nej Skal den vises i annonce eller i sidebjælke? Øverst i annonce / sidebjælke Indsæt link hvis ja: www.hrmanager.net N Skal kontaktoplysninger på projektleder være tilgængelige i annoncen? Ja/Nej Navn, telefonnr., e-mail, billede? O Del-knap med sociale medier Ja/Nej Del via Linkedin, Twitter, Email, LinkedIn, 43
Facebook Facebook P Ønskes der indsat en video I annoncen? Ja/Nej Indsæt link til YouTube, vimeo etc. hvis ja Q Bundtekst: Skal der indsættes en bundtekst i annoncen? Ja/Nej Links: Skriftstørrelse 16 pixels Links: Skrifttype Verdana Links: Farve på skriften (Hexadicimal farvekode) #000000 Tekst der skal indsættes: Virksomheden blev stiftet i... R Skal et link til listen med ledige stillinger vises i annoncen? Ja/Nej Indsæt link hvis ja S Skal der indsættes et link til en hjemmeside med tips til din ansøgning? Indsæt link hvis ja T Jobtype Ja/Nej U Stillingstype Ja/Nej 44
V Arbejdstid Ja/Nej X Arbejdssted Ja/Nej Z Google Map Ja/Nej Ønskes jeres virksomheds logo indsat i e-mailskabelonerne? Ja/nej OBS: Fremsendte logo skal have de dimensioner og den kvalitet, som ønskes vist i e-mails. Nedenstående skema angiver beskrivelse af de grafiske elementer, der skal udarbejdes og fremsendes. HR Manager anbefaler, at alle grafiske elementer fremsendes, da dette giver det bedste grafiske udtryk på siderne. Til sideskabelonen til hjemmeside/intranet Logo JPG, PNG eller GIF-format. Logo som anvendes til sideskabelonerne. Valgfri størrelse. Billede eller flashanimation/rotationsbillede 675 pixel x 155 pixel (Bredde x højde) - JPG, PNG eller GIFformat. Billede som vises i ansøgningen og andre sider med log ind-felt (Eksempel i bilag 3). Billede eller flashanimation/rotationsbillede 925 pixel x 155 pixel (Bredde x højde) - JPG, PNG eller GIFformat. Billede som vises på sider, som ikke har log ind-felt (Eksempel i bilag 3). Annonceskabelon Billede JPG-format i en bredde af 640 pixels. Højden er valgfri. Dette billede vises i selve annoncen. Husk blot at jo højere billedet er, des længere nede på annoncen 45
starter annonceteksten. E-mail skabelon Logo PNG format Logo som anvendes til e-mailskabelonerne. Logoet skal have de dimensioner og den kvalitet, som ønskes vist i e-mails. Ovenstående grafiske elementer bliver anvendt til følgende skabeloner. 1 Indholdsskabelon 1 Layout-skabelon 1 E-mail-skabelon (som dækker op til 19 standard-e-mail-skabeloner) 1 Sideskabelon til Support (logo i valgfri størrelse) 1 Sideskabelon til Ansøgningsskemaer (660 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Min Profil (800 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Log Ind (800 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Kalendersvar (800 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Glemt Adgangskode? (800 pixels x valgfri højde) 1 Sideskabelon til Jobagent (800 pixels x valgfri højde) Vær opmærksom på, at HR Manager kun skal modtage ét billede i hver størrelse. Det vil sige ét billede i størrelsen 660 pixels og ét billede i størrelsen 800 pixels. 46
47
Oplysninger til jeres Jobnet Integration Skemaet nedenfor indeholder en beskrivelse af de oplysninger, der skal anvendes til jobnet.dkintegrationen: Information til jobnet.dk Udfyld venligst nedenfor Teknisk information til jobnet.dk Institutionens CVR-nummer HirringOrgNumber (Indsættes af HR Manager) P-Nummer (et eller flere) P-Nummer Navn Adresse Postnummer Kommune 48
BILAG 2: BESTILLINGSNOTAT Udfyld venligst bilaget, underskriv, scan og send dette til ser-support@hr-manager.dk. (Bestillingsnotatet kan også hentes på www.modst.dk/personale-og-ledelse/rekruttering/statenserekruttering/tilmelding). Bestillingsnotat vedrørende: Statens erekruttering Dato: Udfyldes af institutionen: Identifikation af bestiller: Institutionens navn og adresse: Institutionens CVR-og EAN-nummer: Institutionens kontaktperson: Kontaktpersonens telefonnummer og e-mail: Opstartspakke (kryds af - bemærk venligst, at den bestilte pakkestørrelse svarer til antal administratorer/superbrugere og brugere i jeres institution, jf. side 6 i denne vejledning). Lille Mellem Stor Den bestilte ad hoc-ydelse: Beskrivelse af ad hoc-ydelser, der ønskes leveret: 49
Udfyldes af Tjenesteyder: Forventet tidsforbrug vedrørende ad hoc-ydelsen (angiv estimeret antal timer): Forventet tidspunkt for levering: Pris: Timepris for ydelsen: Samlet pris for ydelsen: For Institutionen: For Tjenesteyder: 50
BILAG 3: EKSEMPLER PÅ SIDESKABELONER I dette bilag er der vist eksempler på sideskabeloner for: 1. Registreringsside (Ansøgningsskema) 2. Supportside - har du brug for support? 3. Glemt adgangskode? 4. Login 5. Min profil 6. Kalendersvar 7. Jobagent 51
1. REGISTRERINGSSIDE (ANSØGNINGSSKEMA) Denne side har et login-felt i øverste højre hjørne, og derfor indsættes et billede på 660 pixel (jf. denne vejlednings afsnit 6). 52
2. SUPPORTSIDE - HAR DU BRUG FOR SUPPORT? På denne side anvendes logo fremsendt i valgfri størrelse. 3. GLEMT ADGANGSKODE? Denne side har ikke et login-felt i øverste højre hjørne, hvorfor billedet er på 925 pixel x 155 pixel (jf. denne vejlednings afsnit 6). 53
4. ANSØGER LOG IND Denne side indeholder Log ind-mulighed for en ansøger, som allerede har søgt en stilling. 5. MIN PROFIL 54
6. KALENDERSVAR 7. JOBAGENT 55