Regionernes indkøbsstrategi Mål og initiativer for samarbejdet mellem regionerne på indkøbs- og logistikområdet 2008-2009
Regionernes indkøbsstrategi 2008-2009 Tryk: Danske Regioner 2008 Layout: Danske Regioner, UHI Oplag: 300 Tryk 978-87-7723-565-8 ElekTR 978-87-7723-566-5 PubL 08565
Regionernes indkøbsstrategi Mål og initiativer for samarbejdet mellem regionerne på indkøbs- og logistikområdet 2008-2009
Indhold 7 Indledning 9 Begrebsafklaring: Hvad er omfattet af strategien? 10 Udfordringer for regionerne på indkøbsog logitikområdet 14 Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb for hver enkelt region 18 Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet 31 Opfølgning og evaluering 32 Bilag 1+2
6 Regionernes indkøbsstrategi
1. Indledning Indkøb af varer og tjenesteydelser er en nødvendig forudsætning for al produktion af offentlig service. Med kommunalreformen er der skabt fem store regioner, som giver et godt grundlag for at købe ind på den økonomisk mest fordelagtige måde. I 2007 købte de fem regioner ind for ca. 29 milliarder kroner på vare- og tjenesteydelsesområdet. Regionerne er nået langt med udviklingen på området. I alle fem regioner er der etableret én strategisk indkøbsfunktion, der kan håndtere den stadigt mere komplicerede proces, som er forbundet med vareforsyningen. Indkøbsfunktioner, der har mulighed for at optimere processerne og realisere et eventuelt effektiviseringspotentiale. I hver region arbejder indkøbsfunktionen efter en politisk vedtaget indkøbspolitik. Den enkelte region har en størrelse og indkøbsvolumen, der som udgangspunkt gør det mest hensigtsmæssigt at gennemføre de fleste indkøb selvstændigt. På en række udvalgte områder er det dog lønsomt at udbyde sammen. På medicinområdet købes der f.eks. samlet ind gennem den fælles indkøbsvirksomhed AMGROS, hvilket bl.a. har resulteret i store besparelser og øget effektivitet på logistikområdet. Med henblik på at udbygge det eksisterende samarbejde og supplere de initiativer, der foregår i regionerne, udarbejdede Danske Regioner i samarbejde med regionernes indkøbschefer i begyndelsen af 2007 en strategi for indkøbs- og logistikområdet. I bilag 1 er oplistet de væsentligste resultater af strategien i 2007. Bl.a. på den baggrund er denne version opdateret den 1. maj 2008. Strategien understøtter helhedstænkning og samarbejde mellem regionerne (og AMGROS), videreudvikler anvendelsen af fælles løsninger og standarder samt bidrager til at gennemføre fælles udbud på de relevante områder. Formålet er at sikre de økonomisk mest fordelagtige indkøb af de varer, som er nødvendige for produktionen i regionerne dvs. især på sygehusene. Dette inkluderer, at der bl.a. tages højde for en række krav til f.eks. kvalitet og miljø. Effektive indkøb bidrager til en større produktivitet Danske regioner 2008 7
og dermed i sidste instans til, at der kan foretages flere behandlinger for de samme penge i sundhedsvæsnet. Det er allerede aftalt med regeringen, at produktiviteten på sygehusene skal stige med to procent i 2008. Den foreliggende indkøbsstrategi er således et bidrag til at indfri denne aftale. Strategien er bygget op med følgende afsnit: 1. 2. 3. 4. Begrebsafklaring hvad er omfattet af strategien? Beskrivelse af udfordringer for regionerne på indkøbsområdet. Fælles forretningsprincipper for indkøb i den enkelte region. Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet. Strategien indeholder konkrete initiativer inden for en række fælles indsatsområder. Blandt de væsentligste initiativer er: Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb i den enkelte region. Fælles udbud på en række specielt udvalgte vareområder, der både kan være generelle og hospitalsspecifikke. Dette sker efter forudgående analysearbejde. Udmelding af samlede mål og tidsplan for implementering af elektronisk handel i regionerne. Samarbejde om markeds-, leverandør- og forbrugsanalyser med henblik på at forbedre beslutningsgrundlaget. Samarbejdet med leverandører, brancheorganisationer og andre eksterne parter intensiveres med henblik på at skabe optimale rammer for samhandlen. Der vil løbende blive fulgt op på implementeringen, og Danske Regioners bestyrelse vil én gang om året få forelagt en status for opfyldelsen af initiativerne. 8 Regionernes indkøbsstrategi
Begrebsafklaring hvad er omfattet af strategien? Strategien omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser i regionerne, samt den logistik som er knyttet til den fysiske håndtering af varekøbet.1 Strategisk indkøb er aftaledækningen af varer eller tjenesteydelser og tilvejebringelse af de rette forudsætninger herfor samt tilrettelæggelse af en effektiv logistik for indkøbenes afvikling, herunder e-handel. Det omfatter bl.a. prioritering af udbud, udarbejdelse af markeds- og leverandøranalyser, kortlægning af indkøbsmønstre, udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder inddragelse af brugergrupper, tilbudsvurdering, valg af leverandør, indgåelse af kontrakt og implementering af aftaler samt efterfølgende kontrakt- og leverandørstyring. Hele processen er omfattet og skal struktureres hensigtsmæssigt ud fra et helhedssyn, hvor der bl.a. tages hensyn til pris, kvalitet og logistikomkostninger (Total Cost of Ownership). Logistik defineres som al fysisk håndtering af varer, herunder modtagelse, lagerhold, produktion og distribution på de enkelte institutioner samt eventuel distribution (fragt) institutionerne imellem. Begrebet omfatter også informationssystemer og administrative processer. Logistik er ikke alene håndtering af varer internt i regionen, men omfatter hele processen fra produktionens begyndelse over levering til anvendelse og destruering af affaldsprodukter. Elektronisk handel er digitalisering af indkøbsprocessen. I sin mest vidtgående form betyder det, at hele indkøbsprocessen understøttes elektronisk fra udbudsfasen over ordreafgivelsen til bogføring og betaling. 1 Det bemærkes, at sygehusapotekerne varetager distributionen og bestillingen af lægemidler på baggrund af aftaler, som er indgået af AMGROS. Sygehusapotekernes organisering og funktion er reguleret af lægemiddelloven, hvorfor de ikke direkte er omfattet af denne strategi. Danske regioner 2008 9
2. Udfordringer for regionerne på indkøbs- og logistikområdet Med den nyetablerede indkøbsstruktur har regionerne et godt udgangspunkt. Samtlige regioner vil dog stå over for en række udfordringer i de kommende år på indkøbs- og logistikområdet. Udfordringerne og deres omfang vil variere, men der er en række fællestræk: o o Anskaffe og udbrede ét indkøbssystem i regionen En forudsætning for best-practice på indkøbsområdet er implementering af ét indkøbssystem i regionen, som bl.a. understøtter forretningsgange, aftaleoverholdelse og økonomistyring samt et solidt datagrundlag. Det er en udfordring at forankre systemet hos de daglige brugere Systemerne skal bygge på fælles IT-standarder, som vil smidiggøre samarbejdsmulighederne imellem regionerne og specielt vil bidrage til at effektivisere samhandlen med leverandørerne. Samkøring af aftaler Det er forsat en stor udfordring at sammenkøre de forskellige indkøbsaftaler som strukturreformen bragte ind i de nye regioner i 2007. Arbejdet med at samkøre aftalerne gennem nye udbud samt aftaledække yderligere områder med afsæt i den nye volumen vil være 10 Regionernes indkøbsstrategi
en løbende proces i den enkelte region i de kommende år. Fokus vil være rettet imod at opnå besparelser gennem volumenakkumulering og en fortsat højere grad af standardisering. o Logistik Store regioner medfører nye logistiske vilkår og udfordringer. Der skal bl.a. ses på muligheder og hensigtsmæssigheden ved dannelse af centrale lagre. Derudover vil sammensætningen af logistiske systemer fra forskellige amter fortsat være en udfordring for regionerne i de kommende år. o Sikre fortsat konkurrence På visse områder er der en fare for, at markedet indsnævres som konsekvens af større udbud. Regionerne vil fastholde og udvide konkurrencen på det danske marked ved at tiltrække flere udenlandske leverandører. Udover at fastholde og forbedre konkurrencen kan det også introducere nye og bedre produkter. o Fastholde det ledelsesmæssige fokus på regionernes indkøbs- og logistikaktiviteter o Forankre standardiseringen af varer i bruger- nes adfærd o At implementere indkøbs- og logistikpolitikken i hele regionen er en kompliceret proces. Udfordringen er fortsat at fastholde et ledelsesmæssigt fokus og en ledelsesmæssig forankring af implementeringen i hele processen. Dette skal være med til at sikre, at indkøbspolitikken slår igennem i alle institutioner. Sikre ejerskab for fællesaftaler hos brugerne På specielt udvalgte områder vil regionerne med fordel kunne samarbejde om indkøb og gennemføre fælles udbud. Ved fællesudbud vil det være en udfordring for hver region, at brugerne får ejerskab, da det vil være med til at sikre, at aftalen får en høj anvendelsesgrad. Det samme vil gøre sig gældende for aftaler indgået i samarbejde med staten, kommuner eller myndigheder i andre lande. Brugerne fra de sammensatte organisationskulturer i regionerne har i mange tilfælde anvendt forskellige produkter til at løse identiske opgaver. Efter dannelsen af regionerne skal produktporteføljen afgrænses og standardiseres. Dette forudsætter kommunikation, Danske regioner 2008 11
uddannelse og IT-systemer, som understøtter, at forretningsgangen kan slå igennem i den enkelte brugers adfærd med henblik på at sikre et optimalt omkostningsniveau. En større homogenitet på vareområdet vil desuden gøre rokering mellem sygehuse lettere for personalet og i sidste ende øge patientsikkerheden. o Fortsat udvikling af redskaber der letter brugernes anvendelse af indkøbsaftalerne Brugernes anvendelse af aftalerne er en forudsætning for succes for regionens indkøbspolitik. Derfor skal der være fokus på at gøre det nemt og oplagt for brugerne at benytte indkøbsaftaler. Værktøjer, herunder elektroniske varekataloger skal være lettilgængelige og skal løbende udvikles til formålet. o Rekruttering af strategiske indkøbere Med regionernes størrelse og yderligere centralisering af indkøb, stilles større krav til indkøbernes faglige kompetencer. Dygtige indkøbere er en eftertragtet arbejdskraft i dag, og regionerne konkurrerer om arbejdskraften med den private sektor og andre offentlige institutioner. Regionerne skal derfor være en attraktiv arbejdsplads for at kunne tiltrække den nødvendige arbejdskraft. o o Kompetenceudvikling Regionernes nuværende indkøbere vil også møde større krav til deres faglige kompetencer. Det er derfor nødvendigt løbende at sikre, at regionernes indkøbere får udviklet deres faglige kompetencer, så de fortsat vil kunne løfte indkøbsopgaverne på en professionel måde. En løbende videreuddannelse bl.a. på det indkøbsfaglige og juridiske område er en forudsætning. Klagesager og udbudsregler Inden for de sidste par år har der været en klar stigning i antallet af klagesager i forbindelse med udbud. Stigningen er bl.a. et udtryk for en mere liberal klageadgang for virksomheder, samt større udbud der medfører en reduktion i antal af leverandører. Regionernes indkøbsfunktioner skal være forberedt på, at denne tendens vil fortsætte. Flere af disse udfordringer vil den enkelte region kunne løfte alene, men i overensstemmelse med nogle fælles forretningsprincipper (jf. afsnit 3). Andre udfordringer vil regionerne med fordel kunne løfte i fællesskab gennem et udvidet og intensiveret tværregionalt samarbejde (jf. afsnit 4). 12 Regionernes indkøbsstrategi
3. Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb for hver enkelt region For at realisere et effektiviseringspotentiale har regionerne organiseret indkøbs- og logistikområdet efter nedenstående principper. Denne organisering af indkøb og logistik som et strategisk indsatsområde er desuden en forudsætning for at intensivere samarbejdet mellem regionerne. 3.1 Regionen har en indkøbspolitik Den enkelte region har udarbejdet en samlet indkøbspolitik, der gælder for hele organisationen, og som er godkendt af og forankret hos den øverste politiske ledelse. Indkøbspolitikken beskriver bl.a. politiske målsætninger, overordnede rammer og principper, procedurer og retningslinier, kompetenceafgrænsninger og snitflader mellem det centrale og det decentrale niveau samt krav til brugere og leverandører. Formålet med regionens indkøbspolitik er at opnå de bedst mulige betingelser for at sikre de økonomisk mest fordelagtige indkøb af varer og tjenesteydelser ud fra en totalomkostningsbetragtning. Indkøbspolitikken har desuden det formål at præsentere regionen som én storkunde med de dertilhørende fordele. 14 Regionernes indkøbsstrategi
3.2 Regionen har én fælles indkøbsfunktion Den enkelte region har én fælles koordinerende indkøbsfunktion. Blandt indkøbsfunktionens primære arbejdsopgaver er ansvaret for: at der på varer og tjenesteydelser, som forbruges i regionen, etableres aftaler, der dækker pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed og lignende. implementering og synliggørelse af aftalerne, herunder at der følges løbende op på brugen af aftalerne. at vareforsyningen til institutionerne foregår med en så hensigtsmæssig logistik som muligt. at kommunikation med såvel brugere/institutioner som leverandører altid foregår optimalt, f.eks. gennem elektronisk handel. implementering af elektronisk handel i organisationen. at gældende lovgivning på indkøbsområdet overholdes, så som EU-direktiver, bekendtgørelser, standarder og lignende. leverandørstyring og leverandørsamarbejde. sikring af konkurrencesituationen med flere aktører på markedet 3.3 Regionen optimerer logistikken Logistikken skal håndteres optimalt i regionerne. Med den øgede centralisering af det organisatoriske ansvar for indkøb og logistik, er der skabt en forbedret mulighed for at optimere hele forsyningskæden. En mere procesorienteret indgangsvinkel til den samlede logistikopgave har skabt fokus på det effektiviseringspotentiale, der er gemt i de mange ansvarsskift i forsyningskæden. For at kunne optimere logistikken i en kompleks forsyningskæde med institutioner af meget forskellig størrelse og infrastruktur er det vigtigt, at den enkelte region har en overordnet strategi for logistikken. En overordnet strategi sikrer, at forsyningskæder optimeres samlet på tværs af organisatoriske ansvarsområder. Det er væsentligt, at logistikstrategien er integreret med digitaliseringsstrategien på e-handelsområdet. 3.4 Regionen benytter aftaler der er obligatoriske for brugerne Indgåelse af obligatoriske aftaler er en betingelse for at opnå økonomiske gevinster samt leve op til forpligtelser over for leverandører. Uden obligatoriske aftaler vil leverandørers manglende sikkerhed for, at der vil blive købt på Danske regioner 2008 15
aftalen, være med til at skrue prisen unødigt i vejret. Det er samtidig med til at underminere leverandørernes tillid til regionens indkøbsfunktion. Indkøbsaftaler er derfor som udgangspunkt obligatoriske for brugerne, med mindre der er tale om helt specielle hensyn, som er godkendt af regionen. 3.5 Regionen sikrer brugerindflydelse i forbindelse med indkøb En stigende centralisering af indkøbene i regionerne samt loyalitet over for de indgåede aftaler medfører ikke, at brugerne sættes uden for indflydelse. Det er vigtigt at sikre nærhed mellem indkøbsfunktionen og brugerne i hele indkøbsprocessen. Indkøbsfunktionen er en strategisk servicefunktion, der er til for brugernes skyld. Regionens indkøbsfunktion samarbejder med brugerne i forbindelse med gennemførelse af udbud, ofte gennem et netværk af brugergrupper. Brugerne skal have indflydelse på hvilke krav, der stilles til produkter og tjenesteydelser, der indgås aftale for. Det er med til at sikre indkøb af de rigtige produkter, skabe ejerskab over for processen og øge anvendelsen af aftalerne. Der er i den enkelte region en formel brugerorganisering f.eks. inddelt i forhold til specialer, institutionstyper eller varegrupper. Til gengæld er det indkøbsfunktionen, der står for udbudet og aftaleindgåelsen, og brugerne er derefter forpligtede til at overholde de indgåede aftaler (se brugernes indflydelse på indkøbsprocessen i bilag 2). Det er ligeledes vigtigt, at indkøbsfunktionen sikrer en omfattende intern kommunikation for at udbrede kendskabet i regionen til indkøbssystemet og indkøbsaftalerne. 3.6 Regionens indkøbsfunktion har juridisk kompetence Regionerne overholder EU s udbudsregler og Tilbudsloven. EU s udbudsregler og Tilbudsloven skal sikre gennemsigtighed og ligebehandling af alle tilbudsgivere i forbindelse med en udbudsforretning. En professionel indkøbsfunktion sikrer, at det juridiske grundlag er i orden i forbindelse med indkøbsaftaler, sikkerheden om aftalerne og overholdelsen af gældende regler. 16 Regionernes indkøbsstrategi
Danske regioner 2008 17
4. Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet 4.1. Målsætning for regionernes samarbejde på indkøbs- og logistikområdet Regionerne har følgende målsætninger for samarbejde på indkøbs- og logistikområdet: Regionerne vil i fællesskab sikre de bedst mulige betingelser for aftalevilkår for at opnå de økonomisk mest fordelagtige indkøb ud fra en totalomkostningsbetragtning og særligt vægtede dimensioner, eksempelvis kvalitet, miljø, etik og forsyningssikkerhed. Der vil være særlig fokus på ressourcekrævende områder. Regionerne vil i fællesskab forbedre kvaliteten af indkøbsarbejdet, herunder bl.a. processer, materiale, dokumentation og rådgivning. Regionerne vil i fællesskab koordinere dialogen og samarbejdet med leverandørernes brancheorganisationer vedrørende forhold af fælles strategisk interesse. Regionerne vil i fællesskab influere lovgivning inden for indkøbsområdet med henblik på at optimere rammerne for indkøb og vareforsyning. 18 Regionernes indkøbsstrategi
Boks 1 Regionerne vil i fællesskab arbejde for best practice både regionerne imellem samt mellem regionerne og eksterne samarbejdspartnere. Regionerne vil i fællesskab skabe synlighed og opmærksomhed om indkøb med henblik på at stimulere konkurrencen ved hjælp af samarbejde med både danske og udenlandske leverandører. Regionerne vil i fællesskab sikre videndeling og kompetenceudvikling på relevante områder. Regionerne vil i fællesskab analysere og følge udviklingen på relevante markeder. Regionerne vil i fællesskab skabe indflydelse på markeds- og produktudvikling bl.a. inden for områder, der er relevante for sundhedsvæsenet. Regionerne vil i fællesskab analysere og forbedre de logistiske processer i forbindelse med vareforsyningen. Regionale Indkøbschefer Regionale Indkøbschefer har bl.a. til formål at: udveksle erfaringer vedrørende indkøb og logistik udvikle indkøbs- og logistikområdet mod best practice-modeller skabe strategisk samarbejde mellem regionerne på indkøbsområdet, f.eks. fællesudbud, fælles indkøbsaftaler, standarder for e-handel eller miljøvurdering følge udviklingen i markedssituationen generelt og blandt regionernes primære forsyningskilder specifikt etablere fælles indkøb på områder, hvor dette er lønsomt varetage kontakt til leverandørernes brancheorganisationer og myndigheder vedrørende spørgsmål af fælles interesse følge og understøtte udviklingen i lovgivning og klagesager Danske regioner 2008 19
4.2. Aktører i det regionale indkøbssamarbejde Regionernes indkøbs- og logistikchefer har i dag et organiseret samarbejde i Regionale Indkøbschefer, jf. boks 1. Her deltager de fem indkøbschefer, samt en repræsentant for henholdsvis AMGROS og Danske Regioner. Dette forum er omdrejningspunktet for regionernes koordinerede indsats på indkøbs- og logistikområdet. Strategisk Indkøb er et koordinerende sekretariat i Danske Regioner der støtter regionerne i bestræbelserne på at drive strategiske og værdiskabende indkøbsfunktioner. Sekretariatet støtter regionerne i bestræbelserne på at udvikle indkøbene og realisere effektiviseringspotentialet, jf. boks 2. Sekretariatet fungerer samtidig som omdrejningspunkt for fælles aktiviteter på det regionale indkøbsområde i tæt samarbejde med bl.a. indkøbsfunktionerne i regionerne og AMGROS. Endelig er AMGROS som indkøber og forhandler af aftaler på lægemiddelområdet og enkelte andre fælles områder en integreret del af det regionale indkøbssamarbejde både som udfører og sparringspartner, jf. boks 3. 4.3 Indsatsområder og initiativer Med henblik på at opfylde de skitserede målsætninger og imødegå de udfordringer, der kan løses tværregionalt, opstilles en række strategiske indsatsområder samt en række konkrete initiativer. Organiseringen af arbejdet omkring udmøntning af initiativerne sker i arbejdsgrupper, som refererer til Regionale Indkøbschefer. 4.3.1 Indsatsområde 1: Fælles aftaler Regionernes størrelse medfører bl.a. at det i de fleste tilfælde vil være mest hensigtsmæssigt og lønsomt at et udbud gennemføres i den enkelte region. I særlige tilfælde skal regionerne i fællesskab udnytte deres samlede indkøbspotentiale. Dette vil ske gennem fælles udbud på en række udvalgte vareområder, der både kan være mere generelle eller hospitalsspecifikke. Ved på relevante vareområder at købe samlet ind kan regionerne tilbyde en volumen og en loyalitet, der gør det endnu mere attraktivt for leverandører, herunder udenlandske, at indgå en aftale på fordelagtige vilkår. Regionerne vil på en række vareområder relateret til sundhedsvæsnet være den eneste aftager af produkterne. Regionerne er derfor opmærksomme på faren for at ødelægge markedet ved at gennemføre for store udbud. På den anden side vil større udbud på en række områder være attraktive for leverandører, der indtil nu har fundet udbudene for små. Fælles udbud mellem regionerne vil derfor finde sted efter et grundigt analysearbejde og vurdering af det enkelte vareområdes egnethed og lønsomhed. 20 Regionernes indkøbsstrategi
Boks 2 Boks 3 Strategisk Indkøb - sekretariat for det regionale indkøbssamarbejde Sekretariatsfunktionen for det regionale indkøbssamarbejde varetages af Danske Regioner, og har blandt andet til opgave at: varetage regionernes overordnede interesser på indkøbs- og udbudsområdet, herunder i forhold til både. national og EU-lovgivning. koordinere intern og ekstern vidensdeling på indkøbs- og logistikområdet. skabe dialog med leverandørernes brancheorganisationer etablere og vedligeholde fælles værktøjer til smidiggørelse af udbudsprocesserne. koordinere fælles initiativer vedr. implementering af elektronisk handel drive hjemmesiden regionsudbud.dk. fremføre regionernes behov på indkøbsområdet til omverdenen for at præge regionernes muligheder for effektive indkøb indsamle internationale erfaringer på indkøbsog logistikområde AMGROS AMGROS er en virksomhed, som er ejet af de fem regioner. Organisationen er ledende i Danmark inden for udbud og indkøb af lægemidler og høreapparater til det offentlige sundhedssystem. AMGROS afholder udbud og indkøber lægemidler til alle offentlige sygehuse. Omsætningen i 2007 udgjorde ca. 5 mia. kr. Heraf udgør den regionale omsætning ca. 4,6 mia. kr. AMGROS skaffede i 2007 regionerne rabatter til en værdi af 950 mio. kr. set i forholdet mellem aftalepriserne og de generelle listepriser på medicin. AMGROS afholder desuden udbud og indkøber høreapparater for alle 98 kommuner (omsætning ca. 400 mio. kr.). AMGROS gennemfører udbud, der både sikrer høj kvalitet i behandlingen og overholder de komplekse juridiske krav til udbud. AMGROS udvikler desuden komplekse internetbaserede styringssystemer, der rationaliserer og forenkler alle dele af processen fra udbud til indkøb. Danske regioner 2008 21
Bl.a. til at støtte denne proces har regionerne etableret en analysegruppe og et fælles juridisk netværk på udbudsområdet. Analysegruppen forestår analysearbejdet af de enkelte produktområder, herunder vurdering af lønsomhed gennem prisbenchmarks og vurdering af markedet. Det juridiske netværk skal bl.a. løbende optimere skabeloner for kontrakter og processer (herunder udbudsprocessen). Netværket skal desuden sikre videndeling herunder udlede læring af klagesager samt vurdere effekten af nye lovgivningsinitiativer på området. Initiativer: 1 Regionerne identificerer mulige vareområder og igangsætter indgåelse af fælles aftaler, herunder afklarer organisering, f.eks. om det enkelte udbud hensigtsmæssigt kan gennemføres i én enkelt region på vegne af flere, af AMGROS eller evt. af en ekstern samarbejdspartner. Der gennemføres som udgangspunkt en analysebølge årligt med henblik på at identificere egnede og lønsomme samarbejdsområder (3. kvartal 2008). 1.2 2 Regionerne beslutter retningslinier for udbudsprocesser og kontrakter (tildelingskriterier, scoringsmodeller o.lign.) (primo 2008) 1.3 3 Det skal være muligt for regionerne at optimere den systematiske vidensopsamling i forbindelse med udbud. En arbejdsgruppe igangsætter udviklingen af en SRM-database (Supplier Relationsship Management) 1.4 4 1.5 5 1.6 6 herunder fremlægger muligheder for finansiering og organisering (3. kvartal 2008) Regionale Indkøbschefer igangsætter forberedelser til en evaluering af forholdet i den enkelte region mellem praksis og de vedtagne fælles forretningsprincipper. Selve evalueringen finder sted medio 2009 (4. kvartal 2008) Det juridisk netværk på udbudsområdet redigerer og udsender et nyhedsbrev om udviklingen på området. Nyhedsbrevet skal udsendes fire gange årligt (1. kvartal 2008). Det juridisk netværk på udbudsområdet udarbejder standardmateriale for forbrugsvarer, tjenesteydelser og IT-ydelser (1. kvartal 2009) 4.3.2 Indsatsområde 2: Digitale indkøb Indførelsen af elektroniske indkøb skal ses i en større sammenhæng som en del af indførelsen af digital forvaltning og mere effektiv økonomistyring, jf. boks 4. Der er allerede vedtaget fælles elektroniske standarder for samtlige regioner, hvilket vil føre til procesbesparelser for både udbydere og leverandører, når implementeringen er afsluttet. Den fortsatte implementering af standarderne forventes at strække sig over flere år. Samtidig er der udviklet et fælles elektronisk varekatalog ligeledes baseret på de fælles standarder. 22 Regionernes indkøbsstrategi
Boks 4 Regionernes fælles strategi for implementering af elektronisk handel bygger på følgende overordnede principper: ½Slutmålet er at understøtte hele indkøbsprocessen elektronisk. ½Enighed mellem samtlige regioner om brugen af overordnede standarder for elektronisk handel. ½Elektronisk handel er i lige så høj grad et spørgsmål om organisation som teknik. ½Tæt samarbejde med leverandørerne og deres brancheorganisationer samt andre eksterne samarbejdspartnere, f.eks. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, om udviklingen af elektronisk handel. I bestræbelserne på at digitalisere så store dele af indkøbsog logistikprocessen som muligt vil regionerne bygge videre på de gode erfaringer man har gjort indtil videre med det formål at digitalisere den samlede indkøbsproces. Gennem udvikling skal der sikres fortsat opbakning og inddragelse af flere leverandører. Gevinster ved indførelse af elektronisk handel: Konkret kan elektronisk handel, når det er implementeret, medføre gevinster som: Bedre mulighed for effektiv indkøbsstyring, da der skabes mulighed for dokumentation, overblik og yderligere synliggørelse af regionens indkøbsaftaler. Enklere og mere effektiv varesøgning for de daglige brugere. Elektronisk sagsstyring og elektronisk udveksling af dokumenter f.eks. elektronisk ordreafgivelse og elektronisk fakturering. Systematisk opsamling af information om regionens indkøb. Færre pris- og varefejl ved digitale processer. Der er nedsat en styregruppe med repræsentanter for samtlige regioner med det formål at intensivere samarbejdet om implementering af elektronisk handel. Styregruppen har i 2007 bl.a. udarbejdet best practice for regionernes brug af elektronisk handel. Danske regioner 2008 23
Initiativer: 7 I samarbejde med IT- og Telestyrelsen færdiggøres en analyse af investeringsomfang og forventede besparelser i forbindelse med implementering af fuld elektronisk handel i regionerne (3. kvartal 2008). 8 Styregruppen skal i forbindelse med analysen udarbejde en plan med henblik på at skabe værktøjer til at gøre den samlede udbudsproces elektronisk (3. kvartal 2008). 1.1 9 Styregruppen udarbejder oplæg til samlede mål for 1.2 regionernes implementering af elektronisk handel samt en tidsplan (3. kvartal 2008). 1.3 10 På baggrund af politisk behandling skal hver region melde en samlet plan ud for implementeringen af elektronisk handel (4. kvartal 2008). 1.4 11 Det skal være muligt for regionernes leverandører at fremsende standarddokumenter elektronisk i forbindelse med et udbud. En arbejdsgruppe skal analysere muligheden for at oprette en fælles leverandørdatabase herunder fremlægge muligheder for finansiering og organisering (4. kvartal 2008). 1.5 12 Der er i 2007 indgået partnerskab med IT- og Telestyrelsen med henblik på at fremme brugen af fælles standarder og den generelle udbredelse af elektronisk handel. Partnerskabsaftalen evalueres med henblik på fortsat samarbejde. (3. kvartal 2008). 4.3.3 Indsatsområde 3: Standardisering En høj grad af standardisering af de redskaber regionerne bruger i forbindelse med indkøb og logistik vil gøre det lettere at udnytte de fordele, der er forbundet med samarbejdet. Samtidig vil det gøre det lettere for leverandørerne at forholde sig til regioner, der i høj grad opererer med standardiserede redskaber. Regionernes indkøbsenheder arbejder for anvendelsen af fælles standarder på relevante områder inden for hele indkøbs- og logistikprocessen. F.eks. med hensyn til standardbetingelser, standardkontrakter og fælles formulerede miljøkrav. Som et led i standardiseringsarbejdet analyseres mulighederne for en fælles varenummerstruktur og evt. generiske varebetegnelser for regionerne. Fælles varenummerstruktur baseret på den officielle UNSPSC-standard og generiske varebetegnelser vil smidiggøre samarbejdsudfordringer på mange områder f.eks. ved benchmarking. En kategorisering af varerne er desuden vigtig for indsamling af data både før udbud og i forbindelse med overholdelse af de indgåede aftaler. Regionerne vil samtidig arbejde med relevante eksterne samarbejdspartnere for at udbrede de fælles standarder i en bredere kreds. Danske regioner 2008 25
Initiativer: 1.1 13 Fokus for standardisering i 2008 er udarbejdelse af fælles udbudsmateriale, og kravspecifikationer inden for fødevareområdet. Regionale Indkøbschefer drøfter løbende yderligere standardiseringsinitiativer (4. kvartal 2008). 1.2 14 Styregruppen for elektronisk handel i regionerne udarbejder plan over yderligere områder, der skal standardiseres for at fremme implementeringen af elektronisk handel. Gruppen skal desuden undersøge muligheden for standardisering af fælles varenumre og generisk varebetegnelse (1. kvartal 2009). 4.3.4 Indsatsområde 4: Kommunikation Regionernes indkøbsfunktioner intensiverer indsatsen for at formidle kendskabet til aktuelle aktiviteter. Der skal skabes større kendskab både hos de interne brugere samt eksterne samarbejdspartnere. Der er vedtaget en strategi for, hvordan regionerne samlet kan kommunikere til bl.a. leverandører og samarbejdspartnere. En bedre markedsføring skal ud over at udbrede kendskabet til regionernes indkøbs- og logistikvirksomhed være med til at få flere leverandører til at byde på regionernes udbud. Det gælder også for udenlandske virksomheder, der kan være med til at supplere det nuværende danske marked og skabe øget konkurrence. Regionerne vil derfor bl.a. gøre en række kommunikationsinitiativer tilgængelige på engelsk. Samtidig skal det være nemmere for leverandørerne at benytte de hjælpemidler, der stilles til rådighed. Dette sker bl.a. gennem hjemmesiden Regionsudbud.dk, der er regionernes fælles hjemmeside på indkøbs- og logistikområdet. Hjemmesiden giver et samlet overblik over regionernes indkøbsvirksomhed samt det fælles samarbejde og fungerer som internt arbejdsredskab for indkøberne. Det er samtidig her regionerne annoncerer alle deres udbud ned til 500.000 kr. på ét samlet sted for at gøre det lettere for leverandørerne. Der er nedsat en kommunikationsgruppe med repræsentanter for samtlige regioner med det formål at forbedre og intensivere indsatsen for at formidle kendskabet til regionernes aktuelle aktiviteter på indkøbsområdet. Initiativer: 15 1.1 Strategisk Indkøb implementerer den udarbejdede kommunikationsstrategi for Regionale Indkøbschefer herunder opstiller indsatsområder for 2008 (2. kvartal 2008). 16 1.2 Der lanceres en opdateret version af Regionsudbud.dk. Kommunikationsgruppen skal herefter kontinuerligt opdatere hjemmesiden og udvikle dens funktioner i overensstemmelse med brugernes ønsker (2. kvartal 2008). 26 Regionernes indkøbsstrategi
4.3.5 Indsatsområde 5: Eksternt samarbejde Regionerne lægger vægt på at skabe en konstruktiv dialog med leverandører og brancheorganisationer i både indog udland. Samtidig vil regionerne samarbejde med andre relevante aktører på området f.eks. Finansministeriet, ITog Telestyrelsen, Økonomistyrelsen, KL, SKI og Foreningen af Offentlige Indkøbere (IKA). Regionerne overholder EU s udbudsregler og Tilbudsloven, der skal sikre konkurrence og ligebehandling af alle tilbudsgivere. Samtidig udvider regionerne dialogen med leverandørernes brancheorganisationer og andre samarbejdspartnere med det formål at finde løsninger på fælles problemer og udfordringer og skabe optimale rammer for den fælles samhandel. Dette samarbejde skal bygge videre på regionernes gode erfaringer med hensyn til at skabe offentlig-privat samarbejde på indkøbs- og logistikområdet. Regionerne arbejder med patientsikkerhed i indkøbsprocessen. For at sikre, at der tages hensyn til patientens og personalets sikkerhed vedrørende anvendelsen af medicinsk udstyr, er det nødvendigt at medtage kriterier om patientsikkerhed i udbudsprocessen. Erfaringer fra Dansk Patientsikkerhedsdatabase og relevante brancheorganisationer skal inddrages i den fortsatte udvikling på området. Regionerne vil også se på mulighederne for at anvende Pre-commercial Procurement, der fokuserer på udviklingen af nye produkter gennem offentlig-privat samarbejde. Samarbejdet med den private sektor fokuserer på at udvikle produkter, der rammer udækkede behov i regionerne på områder hvor der på nuværende tidspunkt ikke findes alternativer. Samtidig vil regionerne arbejde for at indsamle internationale erfaringer på området, der kan være med til at optimere processerne samtidig med, at man formidler egne erfaringer. Dette vil bl.a. ske gennem studieture samt skabelse af internationale netværk og deltagelse i konferencer. Der er etableret et samarbejde på indkøbs- og logistikområdet med en region i udlandet. Erfaringerne fra dette pilotprojekt vil danne baggrund for etableringen af samarbejder mellem regionerne og udenlandske indkøbere på sundhedsområdet. Initiativer: 17 1.1 Regionerne fortsætter samarbejdet med Medicoindustrien og FOODSAM om emner af fælles interesse. Der tages samtidig initiativ til et samarbejde med henholdsvis Dansk Diagnostika- og Labotratorieforening Danske regioner 2008 27
1.2 18 1.3 19 1.4 20 og Dansk Indkøbs- og Logistik Forum. Der afholdes minimum to møder årligt mellem repræsentanter for Regionale Indkøbschefer og repræsentanter for organisationerne med henblik på at udvikle rammerne for det fortsatte samarbejde (1. kvartal 2008). Regionerne vil udarbejde en struktureret procedure for at indarbejde hensyn til patientsikkerhed i indkøbsprocessen på relevante områder. Processen skal tage højde for inddragelse af eksterne parter (3. kvartal 2008). Regionerne vil udtrykke interessere for at deltage i Precommercial Procurement-projekter med relevans for både regioner og potentielle leverandører. Derudover vil regionerne tage direkte kontakt til potentielle leverandører, når der identificeres behov, som ikke dækkes af eksisterende produkter (4. kvartal 2008). Danske Regioner vil undersøge mulighederne for at benytte netværk i EU for offentlige indkøbere på sundhedsområdet. Vidensdeling i netværk skal bl.a. bruges til at finde udenlandske partnere med henblik på formelt samarbejde på indkøbs- og logistikområdet (4. kvartal 2008). 4.3.6 Indsatsområde 6: Kompetenceudvikling Der, stilles stadig større krav til indkøbernes faglige kompetencer. Dygtige indkøbere er en eftertragtet arbejdskraft i dag, og regionerne konkurrerer om arbejdskraften med den private sektor og andre offentlige institutioner. Regionernes nuværende indkøbere vil også møde større krav til deres faglige kompetencer. Det er derfor nødvendigt løbende at sikre, at regionernes indkøbere får udviklet deres faglige kompetencer, så de fortsat vil kunne løfte indkøbsopgaverne på en professionel måde. Regionerne vil gennem samarbejde sikre at der sker en løbende og koordineret videreuddannelse af medarbejderne bl.a. på det indkøbsfaglige og udbudsjuridiske område. Initiativer: 21 Der afholdes en fælles temadag for samtlige regionernes indkøbsfolk med henblik på at sikre etablering af relevante kontakter og netværk (2. kvartal 2008). 22 Regionale Indkøbschefer etablerer samarbejde vedrørende fælles kompetenceudvikling af indkøbere på tværs af regionerne. For eksempel fælles introduktionskurser og videreuddannelse (3. kvartal 2008). 28 Regionernes indkøbsstrategi
4.3.7 Indsatsområde 7: Lovgivning på området Det offentlige indkøbsområde er reguleret af komplicerede regelsæt gennem EU s udbudsregler og Tilbudsloven, der kun kan forvaltes forsvarligt af eksperter. På trods af en høj grad af professionalisering i de offentlige indkøbsorganisationer har der inden for de sidste par år været en klar stigning i antallet af klagesager i forbindelse med udbud. Stigningen er bl.a. et udtryk for en mere liberal klageadgang for virksomheder, samt større udbud der medfører en reduktion i antal af leverandører. Det er vigtigt at leverandørerne har klageadgang i de tilfælde hvor man er blevet uretmæssigt behandlet. Både leverandører og de offentlige udbydere har dog en interesse i et smidigt og hurtigt arbejdende klagesystem men også i at systemet ikke udnyttes. Ubegrundede klagesager koster hvert år det offentlige store ressourcer. Regionerne vil i fællesskab influere lovgivning inden for området med henblik på at optimere rammerne for indkøb og vareforsyning. Initiativer: 7.1 23 Regionerne vil tage kontakt til relevante samarbejdspartnere med henblik på at påvirke lovgivning og klagesystem så der kan skabes et system der fremmer en smidig samhendel mellem de offentlige og dets leverandører (2. kvartal 2008). 4.3.8 Indsatsområde 8: Logistik i regionerne Logistikken skal håndteres optimalt i regionerne. Der er væsentlige effektiviseringer forbundet en hensigtsmæssig logistisk proces i forbindelse med anskaffelsen af varer. Med den øgede centralisering af det organisatoriske ansvar for indkøb og logistik, er der skabt en forbedret mulighed for at optimere hele forsyningskæden. En mere procesorienteret indgangsvinkel til den samlede logistikopgave har skabt fokus på det effektiviseringspotentiale, der er gemt i de mange ansvarsskift i forsyningskæden. For at kunne optimere logistikken i en kompleks forsyningskæde med institutioner af meget forskellig størrelse og infrastruktur er det vigtigt, at den enkelte region har en overordnet strategi for logistikken. En overordnet strategi sikrer, at forsyningskæder optimeres samlet på tværs af organisatoriske ansvarsområder. Regionerne vil optimere indsatsen på området bl.a. gennem fælles analyser og en højere grad af erfaringsudveksling. Initiativer: 8.1 24 Der nedsættes en arbejdsgruppe med relevante personer fra regionerne med det formål at optimere indsatsen på logistikområdet (2.kvartal 2008). Danske regioner 2008 29
8.2 25 Der udarbejdes foranalyse for optimering af regionernes logistik i forbindelse med vareanskaffelse. Projektet gennemføres af Strategisk Indkøb i samarbejde med regionerne (4. kvartal 2008). 8.3 26 Der udarbejdes best practice-scenarie for regionerne på logistikområdet (1. kvartal 2009). 4.3.9 Indsatsområde 9: Benchmarking, best practice og målstyring Regionale Indkøbschefer vil foretage systematisk sammenligning af indsatsen på indkøbs- og logistikområdet til at identificere best practice i regionerne. Herved blotlægges, hvilke processer, der bør kortlægges, så erfaringer fra de bedste processer og metoder kan videregives til de andre regioner. Regionerne vil i fællesskab lave analyser (markeds-, leverandør- og forbrugsanalyser m.m.) og foretage vidensdeling med henblik på at opnå kvalificeret beslutningsgrundlag i relation til indkøbsbeslutninger om bl.a. evt. fælles udbud. Analyserne skal danne grundlag for bl.a. benchmarking. Der fokuseres på at få udarbejdet analyser med både nationalt- og internationalt perspektiv med det formål at sammenligne regionerne indbyrdes samt i forhold til udenlandske aktører og markeder. Målstyring ved anvendelse af KPI (Key Performance Indicators målepunkter) bruges af regionerne som et redskab til at vurdere, om fastsatte målsætninger opfyldes. Regionerne identificerer målstyringspunkter for målsætninger, hvor denne tilgangsvinkel findes relevant. Målstyring med fælles fastsatte KPI er skal være med til at identificere best practice i regionerne på indkøbsområdet. Der skal bl.a. findes best practice inden for digitalisering, logistik og andre processer inden for indkøb. Initiativer: 9.1 27 Regionerne vil på indkøbs- og logistikområdet foretage yderligere benchmarking af bl.a. priser og øvrige aftalekonditioner samt logistik med henblik på at optimere processerne. Der skal afklares metode for hver benchmarkingsområde, samt hvilke faktorer, der skal med i analyserne (2. kvartal 2008) 9.2 28 Regionale Indkøbschefer fastsætter KPI er (målepunkter) og målemetode for fællesaftaler og logistiske processer. Styregruppen for elektronisk handel fastsætter tilsvarende KPI er og målemetoder for digitalisering (4. kvartal 2008). 30 Regionernes indkøbsstrategi
5. Opfølgning og evaluering I det ovenstående er skitseret en strategi for regionerne på indkøbs- og logistikområdet. Strategien hviler på en række overordnede principper, der bl.a. skal fungere som pejlemærker for regionernes interne organisering samt den fælles indsats på området. Strategien er samtidig en invitation til samarbejde med interesserede parter. Som potentiel ekstern samarbejdspartner kan man ved hjælp af strategien forholde sig til, hvordan man bedst kan samarbejde med regionerne. Med hensyn til implementeringen af handlingsplanen vil denne løbende blive opdateret med nye initiativer i takt med, at nye behov og ideer opstår. Regionernes økonomidirektører vil løbende blive holdt orienteret om implementeringen. Samtidig vil Danske Regioners bestyrelse én gang om året få en status for opfyldelsen af initiativerne for at sikre fremdriften. 31
Bilag 1: Resultater af Regionernes Indkøbsstrategi 2007 Danske Regioners bestyrelse vedtog i marts 2007 en strategi for regionerne på indkøbs- og logistikområdet. Strategien indeholdt bl.a. fælles forretningsprincipper for indkøb i den enkelte region samt en samarbejdsstrategi med en række konkrete initiativer. Danske Regioner og Regionale Indkøbschefer har siden arbejdet tæt sammen for at implementere strategiens målsætninger. Arbejdet har bl.a. resulteret i følgende resultater ved status i foråret 2008: Der er oprettet en styregruppe med henblik på at fremme implementeringen af elektronisk handel i regionerne. Der er udarbejdet et best practice-scenarium for regionernes e-handelsproces. Dette vil blive brugt som udgangspunkt for den analyse af den enkelte regions e-handel der gennemføres i foråret 2008. Der er indgået en partnerskabsaftale med IT- og Telestyrelsen om implementering af e-handel, der har ført til flere konkrete projekter. En arbejdsgruppe har gennemført analyser med henblik på at udvælge varegrupper, der er egnede til fælles udbud mellem regionerne. Gruppen har udarbejdet konkrete retningslinier for processen i forbindelse med fælles udbud. I foråret 2008 igangsættes de første fælles udbud mellem regionerne på kræftscannere, papir, bleer, øjenlinser og vaskeposer. Et nyoprettet juridisk netværk med eksperter fra samtlige regioner er ved at udarbejde fælles standardudbudsmateriale. Gruppen har udsendt det første fælles nyhedsbrev, der skal holde regionernes indkøbsfunktioner bedre orienteret om udviklingen på det udbudsjuridiske område. Der er oprettet en arbejdsgruppe der skal sikre bedre kommunikation både mellem regionerne på området samt i forholdet til leverandørerne og andre relevante samarbejdspartnere. Der er vedtaget en kommunikationsstrategi med tilhørende indsatsområder. Der er udviklet en helt ny version af hjemmesiden Regionsudbud, der fremover skal fungere som regionernes primære elektroniske værktøj på indkøbsområdet. 32 Regionernes indkøbsstrategi
Bilag 2: Proces for strategi indkøb UDBUDSPROCES 1 2 3 4 Strategi/ Prioritering af udbud Udarbejde udbudsmateriale Tilbudsbehandling Valg af lev./ aftaleindgåelse Centralt Centralt med brugerinvolvering Centralt Centralt med brugerinvolvering IMPL. DRIFT/LOGISTIK IMPL. DRIFT/LOGISTIK 1 2 3 4 Implementering af aftale Intern rekvirering Lagerstyring/ ordreafgivelse (disponering) Distribution internt Centralt/decentralt Decentralt Decentralt Decentralt med brugerinvolvering Danske regioner 2008 33
Dampfærgevej 22 Postboks 2593 2100 København Ø T 35 29 81 00 F 35 29 83 00 E regioner@regioner.dk www.regioner.dk 36 Danske regioner 2008 Regionernes indkøbsstrategi 36