Forretningsudvalgets møde den 15. april Sag nr. 6. Emne: Delkommissorium for underudvalget vedrørende psykiatri- og socialområdet.

Transkript

1 REGION HOVEDSTADEN Forretningsudvalgets møde den 15. april 2008 Sag nr. 6 Emne: Delkommissorium for underudvalget vedrørende psykiatri- og socialområdet 1 bilag

2 Koncern Plan og Udvikling Enhed for Psykiatriplanlægning Kongens Vænge Hillerød Opgang Blok B Telefon Direkte Web Journal nr.: Ref.: Hanne Susan Rasmussen Dato: 17. marts 2008 Delkommissorium for analyse om den distriktspsykiatriske og opsøgende og udgående indsats. Underudvalget vedrørende psykiatri og socialområdet skal analysere og overveje den distriktspsykiatriske og opsøgende/udgående indsats. I analysen tages der udgangspunkt i, hvad der eksisterer af distriktspsykiatriske enheder og opsøgende og udgående team i regionen samt tal for aktivitet og personale i Samtidig beskrives effekten ved etablering af OP og OPUS team via erfaringer fra det tidligere H:S samt erfaringer fra andre regioner og eventuelt udlandet. Formålet er bl.a. at belyse behandlingsresultater herunder effekt på livskvalitet, samt spørgsmål om, hvorvidt OP/OPUS reducerer behovet for stationær sengekapacitet eller distriktspsykiatri. I henhold til Psykiatriplan 2007 er udgangspunktet for distriktspsykiatrien en samlet distriktspsykiatrisk enhed, hvor de ambulante specialtilbud og OP og OPUS team er forankret. Der er ikke fuldt udbygget med OP/OPUS i regionen, og der er behov for en udbygning i flere optageområder (med 6 til 10 team). Samtidig er der som følge af nye planlægnings/optageområder behov for ændringer i placeringen af distriktspsykiatriske centre. I analysen beskrives forslag til udbygning med OP/OPUS team, og det overvejes, hvordan de distriktspsykiatriske patienter skal betjenes fremover, og hvor de distriktspsykiatriske centre kan placeres. Endelig overvejes konsekvenserne for samarbejdet med kommunerne samt eventuelt overvejelser om finansiering.

3 REGION HOVEDSTADEN Forretningsudvalgets møde den 15. april 2008 Sag nr. 7 Emne: Delkommissorium for underudvalget vedrørende hospitalsområdet 1 bilag

4 Region Hovedstaden Kongensvænge Hillerød Til: Telefon Mail kg@regionh.dk Journal nr.: Dato: 3. april 2008 Delkommissorium for analyse af patienthoteller Underudvalget vedrørende hospitalsområdet skal analysere og drøfte mulighederne for en øget anvendelse af patienthoteller i regionen. Det fremgår af hospitalsplanen, at patienthoteller tilknyttet hospitaler er et attraktivt og serviceorienteret alternativ til almindelig indlæggelse, som kan tilbydes selvhjulpne patienter. Årsagen er, at patienten på et patienthotel deltager i almen daglig livsførelse frem for at være hospitaliseret og ofte sengeliggende. Underudvalget skal arbejde med følgende elementer: Analysere og vurdere hvilke patientkategorier der kan have gavn af et patienthotel Analysere og vurdere behovet for patienthotelkapacitet Drøfte bemandingen af patienthotellerne Drøfte mulighederne for kompetenceudvikling og uddannelse for patienthotellernes personalegrupper. Underudvalget fremlægger deres analyser og overvejelser for regionsrådet ultimo november 2008.

5 REGION HOVEDSTADEN Forretningsudvalgets møde den 15. april 2008 Sag nr. 8 Emne: Delkommissorium til underudvalget vedrørende praksis- og forebyggelsesområdet 1 bilag

6 Koncern Plan og Udvikling Enhed for Udvikling og Kvalitet Kongens Vænge Hillerød Opgang Blok B Telefon Direkte Web Journal nr.: Dato: 28. marts 2008 Udkast til delkommissorier til underudvalget for praksis- og forebyggelsesområdet I Rationel medicinanvendelse i praksissektoren polyfarmaci Underudvalget skal analysere indsatsen for kvalitetsudvikling af medicinanvendelsen i praksissektoren i Region Hovedstaden, herunder belyse de hidtidige aktiviteter på området samt belyse mulighederne for fremadrettede aktiviteter, der kan optimere behandlingen af polymedicinerede patienter med fokus på bl.a. sikring af korrekt medicinering og sammenhæng i behandlingen ved sektorskift. Underudvalget fremlægger deres analyser og overvejelser for regionsrådet og offentligheden den 28. oktober II Sundhedsprofiler på regionalt niveau Underudvalget skal analysere hvilke implikationer den regionale sundhedsprofil har for planlægningen af Region Hovedstadens arbejde på praksis- og forebyggelsesområdet, herunder forskning i forebyggelse. Underudvalget skal endvidere analysere behovet for ændringer i forhold til den næste generation af sundhedsprofiler. Underudvalget fremlægger deres analyser og overvejelser for regionsrådet og offentligheden den 16. december 2008.

7 REGION HOVEDSTADEN Forretningsudvalgets møde den 15. april 2008 Sag nr. 9 Emne: Godkendelse af Samarbejdsaftale mellem regionerne om fælles udbud af scannere 3 bilag

8

9

10

11

12

13

14

15

16 Regionernes indkøbsstrategi Mål og initiativer for samarbejdet mellem regionerne på indkøbsog logistikområdet

17 Danske regioner, marts 2007 Tryk: Danske Regioner Grafik: Danske Regioner, ULLA HILDEN ISBN: TRYKT UDGAVE isbn: elektronisk UDGAVE

18 Indhold 5 Indledning 7 Begrebsafklaring: Hvad er omfattet af strategien? 8 Udfordringer for regionerne på indkøbsog logitikområdet 12 Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb for hver enkelt region 16 Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet 26 Opfølgning og evaluering 27 BIlag 1

19

20 Indledning Indkøb af varer og tjenesteydelser er en nødvendig forudsætning for al produktion af offentlig service. Med kommunalreformen er der skabt fem store regioner, som giver et godt grundlag for at købe ind bedst og billigst. I alle fem regioner er der etableret én strategisk og centraliseret indkøbsfunktion, der kan håndtere den stadigt mere komplicerede proces, som er forbundet med vareforsyningen. Indkøbsfunktioner, der har mulighed for at optimere processerne og realisere et eventuelt effektiviseringspotentiale. I hver region vil indkøbsfunktionen arbejde efter en politisk vedtaget indkøbspolitik. Regionerne har et godt udgangspunkt. Mange amter var i front med effektive indkøb. Dette skete både gennem en centralisering i det enkelte amt samt gennem et fælles samarbejde på området. På medicinområdet købes der f.eks. samlet ind gennem den fælles indkøbsvirksomhed AMGROS, hvilket bl.a. har resulteret i store besparelser og øget effektivitet på logistikområdet. Samtidig har de amtslige indkøbschefer haft et omfattende samarbejde om f.eks. erfaringsudveksling, fælles landsdækkende udbud og fælles standarder for bl.a. elektronisk handel. Med henblik på at udbygge det hidtidige samarbejde og supplere de initiativer, der foregår i regionerne, har Danske Regioner udarbejdet denne strategi for regionerne på indkøbs- og logistikområdet. Strategien skal understøtte helhedstænkning og samarbejde mellem regionerne (og AMGROS), videreudvikle anvendelsen af fælles løsninger og standarder samt bidrage til at gennemføre flere fælles udbud på relevante områder. Formålet er at sikre de bedste og billigste indkøb af de varer, som er nødvendige for produktionen i regionerne dvs. især på sygehusene. Dette inkluderer, at der bl.a. tages højde for en række krav til f.eks. kvalitet og miljø. Bedre og billigere indkøb bidrager til en større produktivitet og dermed i sidste instans til, at der kan foretages flere behandlinger for de samme penge i sundhedsvæsnet. Det er allerede aftalt med regeringen, at produktiviteten på sygehusene skal stige med to procent i Den foreliggende indkøbsstrategi er således et bidrag til at indfri denne aftale. Strategien er bygget op med følgende afsnit: 1. Begrebsafklaring hvad er omfattet af strategien? 2. Beskrivelse af udfordringer for regionerne på indkøbsområdet. 3. Fælles forretningsprincipper for indkøb i den enkelte region. 4. Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet.

21 Indledning... Strategien indeholder konkrete initiativer inden for en række indsatsområder. Blandt de væsentligste initiativer er: Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb i den enkelte region. Beslutning om fælles udbud på en række udvalgte vareområder, der både kan være generelle og hospitalsspecifikke. Dette sker efter et forudgående analysearbejde. Beslutning om udmelding af samlede mål og tidsplan for implementering af elektronisk handel i regionerne. Samarbejde om markeds-, leverandør- og forbrugsanalyser med henblik på at forbedre beslutningsgrundlaget. Samarbejdet med leverandører, brancheorganisationer og andre eksterne parter intensiveres med henblik på at skabe optimale rammer for samhandlen. Der vil løbende blive fulgt op på implementeringen, og Danske Regioners bestyrelse vil én gang om året få forelagt en status for opfyldelsen af initiativerne. Bestyrelsen får den første statusrapport i november 2007, hvorefter den vil blive offentliggjort.

22 1Begrebsafklaring: Hvad er omfattet af strategien? Strategien omfatter alle indkøb af varer og tjenesteydelser i regionerne, samt den logistik som er knyttet til den fysiske håndtering af varekøbet *). Strategisk indkøb er anskaffelse og aftaledækning af varer eller tjenesteydelser samt tilvejebringelse af de rette forudsætninger herfor. Det omfatter bl.a. prioritering af udbud, udarbejdelse af markeds- og leverandøranalyser, kortlægning af indkøbsmønstre, udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder inddragelse af brugergrupper, tilbudsvurdering, valg af leverandør, indgåelse af kontrakt og implementering af aftaler samt efterfølgende kontrakt- og leverandørstyring. Hele processen er omfattet og skal struktureres hensigtsmæssigt ud fra et helhedssyn, hvor der bl.a. tages hensyn til pris og kvalitet (Total Cost of Ownership). Struktureringen kan omfatte segmentering af varegrupper og forskellig fremgangsmåde mellem disse. Logistik defineres som al fysisk håndtering af varer, herunder modtagelse, lagerhold, produktion og distribution på de enkelte institutioner samt eventuel distribution (fragt) institutionerne imellem. Begrebet omfatter også informationssystemer og administrative processer. Logistik er ikke alene håndtering af varer internt i regionen, men omfatter hele processen fra produktionens begyndelse over levering til anvendelse og destruering af affaldsprodukter. Elektronisk handel er digitalisering af indkøbsproces sen. I sin mest vidtgående form betyder det, at hele indkøbprocessen understøttes elektronisk fra udbudsfasen over ordreafgivelsen til bogføring og betaling. *) Det bemærkes, at sygehusapotekerne varetager distributionen og bestillingen af lægemidler på baggrund af aftaler, som er indgået af AMGROS. Sygehusapotekernes organisering og funktion er reguleret af lægemiddelloven, hvorfor de ikke direkte er omfattet af denne strategi.

23 2 Udfordringer for regionerne på indkøbs- og logitikområdet Med den nyetablerede indkøbsstruktur har regionerne et godt udgangspunkt. Samtlige regioner vil dog stå over for en række udfordringer i de kommende år på indkøbs- og logistikområdet. Udfordringerne og deres omfang vil variere, men der er en række fællestræk: o Anskaffe og udbrede ét indkøbssystem i regionen En forudsætning for best practice på indkøbsområdet er implementering af ét indkøbssystem i regionen, som bl.a. understøtter forretningsgange, aftaleoverholdelse og økonomistyring samt et solidt datagrundlag. Det er en udfordring at forankre systemet hos de daglige brugere. Én region har allerede ét indkøbssystem, to regioner er i gang med at implementere ét indkøbssystem, mens to regioner endnu mangler en principiel beslutning herom. Systemerne skal bygge på fælles IT-standarder, som vil smidiggøre samarbejdsmulighederne imellem regionerne. o Logistik Store regioner medfører nye logistiske vilkår og udfordringer. Mulighed for og hensigtsmæssigheden ved dannelse af cetrale lagre skal bl.a. analyseres. Derudover vil sammensætningen af logistiske systemer fra forskellige amter være en udfordring for regionerne.

24 o Sikre fortsat konkurrence På visse områder er der en fare for, at markedet indsnævres som konsekvens af større udbud. Regionerne vil fastholde og udvide konkurrencen på det danske marked ved at tiltrække flere udenlandske leverandører. Udover at fastholde og forbedre konkurrencen kan det også introducere nye og bedre produkter. o Fastholde det ledelsesmæssige fokus på regionernes indkøbs- og logistikaktiviteter At udvikle og implementere nye indkøbs- og logistikpolitikker i hele regionen er en kompliceret proces. Udfordringen er fortsat at fastholde et ledelsesmæssigt fokus og en ledelsesmæssig forankring af implementeringen i hele processen. Dette kan være med til at sikre, at indkøbspolitikken slår igennem i alle institutioner. o Sikre ejerskab for fællesaftaler hos brugerne På udvalgte områder vil regionerne med fordel kunne samarbejde om indkøb og lave fælles udbud. Ved fællesudbud vil det være en udfordring for hver region, at brugerne får ejerskab, da det vil være med til at sikre, at aftalen får en høj anvendelsesgrad. Det samme vil gøre sig gældende for aftaler indgået i samarbejde med kommuner eller myndigheder i andre lande. o Forankre standardiseringen af varer i brugernes adfærd Brugerne fra de sammensatte organisationskulturer i regionerne har i mange tilfælde anvendt forskellige produkter til at løse identiske opgaver. Efter dannelsen af regionerne skal produktporteføljen afgrænses og standardiseres. Dette forudsætter kommunikation, uddannelse og IT-systemer, som understøtter, at forretningsgangen kan slå igennem i den enkelte brugers adfærd med henblik på at sikre et optimalt omkostningsniveau. En større homogenitet på vareområdet vil desuden gøre rokering mellem sygehuse lettere for personalet og i sidste ende øge patientsikkerheden. o Fortsat udvikling af redskaber der letter brugernes anvendelse af indkøbsaftalerne Brugernes anvendelse af aftalerne er en forudsætning for succes for regionens indkøbspolitik. Derfor skal der være fokus på at gøre det nemt og oplagt for brugerne at benytte indkøbsaftaler. Værktøjer skal løbende udvikles til formålet.

25

26 2 Udfordringer... o Rekruttering af strategiske indkøbere Med regionernes størrelse og yderligere centralisering af indkøb, stilles større krav til indkøbernes faglige kompetencer. Dygtige indkøbere er en eftertragtet arbejdskraft i dag, og regionerne konkurrerer om arbejdskraften med den private sektor og andre offentlige institutioner. Regionerne skal derfor være en attraktiv arbejdsplads for at kunne tiltrække den nødvendige arbejdskraft. o Kompetenceudvikling Regionernes nuværende indkøbere vil også møde større krav til deres faglige kompetencer. Det er derfor nødvendigt løbende at sikre, at regionernes indkøbere får udviklet deres faglige kompetencer, så de fortsat vil kunne løfte indkøbsopgaverne på en professionel måde. En løbende videreuddannelse bl.a. på det indkøbsfaglige og juridiske område er en forudsætning. o Klagesager og udbudsregler Inden for de sidste par år har der været en klar stigning i antallet af klagesager i forbindelse med udbud. Stigningen er bl.a. et udtryk for en mere liberal klageadgang for virksomheder, samt større udbud der medfører en reduktion i antal af leverandører. Regionernes indkøbsfunktioner skal være forberedt på, at denne tendens vil fortsætte. Flere af disse udfordringer vil den enkelte region skulle løfte alene, men i overensstemmelse med nogle fælles forretningsprincipper (jf. afsnit 3). Andre udfordringer vil regionerne med fordel kunne løfte i fællesskab gennem et udvidet og intensiveret tværregionalt samarbejde (jf. afsnit 4). 11

27 3 Fælles forretningsprincipper for strategisk indkøb for hver enkelt region For at realisere et effektiviseringspotentiale organiserer regionerne indkøbs- og logistikområdet efter nedenstående principper. Denne organisering af indkøb og logistik som et strategisk indsatsområde er desuden en forudsætning for at intensivere samarbejdet mellem regionerne. 3.1 Regionen har en indkøbspolitik Den enkelte region har udarbejdet en samlet indkøbspolitik, der gælder for hele organisationen, og som er godkendt af og forankret hos den øverste politiske ledelse. Indkøbspolitikken beskriver bl.a. organisering, procedurer og retningslinier, kompetenceafgrænsninger og snitflader mellem det centrale og det decentrale niveau samt krav til brugere og leverandører. Formålet med regionens indkøbspolitik er at opnå de bedst mulige betingelser for at sikre de økonomisk mest fordelagtige indkøb af varer og tjenesteydelser ud fra en totalomkostningsbetragtning. Indkøbspolitikken har desuden det formål at præsentere regionen som én storkunde med de dertilhørende fordele. 3.2 Regionen har én central indkøbsfunktion Den enkelte region har én centralt koordineret indkøbsfunktion. Blandt indkøbsfunktionens primære arbejdsopgaver er ansvaret for: at der på varer og tjenesteydelser, som forbruges i regionen, etableres aftaler, der dækker pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed og lignende. implementering og synliggørelse af aftalerne, herunder at der følges løbende op på brugen af aftalerne. at vareforsyningen til institutionerne foregår med en så hensigtsmæssig logistik som muligt. at kommunikation med såvel brugere/institutioner som leverandører altid foregår optimalt, f.eks. gennem elektronisk handel. implementering af elektronisk handel i organisationen. at gældende lovgivning på indkøbsområdet overholdes, så som EU-direktiver, bekendtgørelser, standarder og lignende. leverandørstyring og leverandørsamarbejde. 12

28 3.3 Regionen optimerer logistikken Logistikken skal håndteres optimalt i regionerne. Med den øgede centralisering af det organisatoriske ansvar for indkøb og logistik, er der skabt en forbedret mulighed for at optimere hele forsyningskæden. En mere procesorienteret indgangsvinkel til den samlede logistikopgave har skabt fokus på det effektiviseringspotentiale, der er gemt i de mange ansvarsskift i forsyningskæden. For at kunne optimere logistikken i en kompleks forsyningskæde med institutioner af meget forskellig størrelse og infrastruktur er det vigtigt, at den enkelte region har en overordnet strategi for logistikken. En overordnet strategi sikrer, at forsyningskæder optimeres samlet på tværs af organisatoriske ansvarsområder. Det er væsentligt, at strategien bliver en integreret del af den samlede digitaliseringsstrategi på e-handelsområdet. 3.4 Regionen benytter aftaler der er obligatoriske for brugerne En central indgåelse af obligatoriske aftaler er en betingelse for at opnå økonomiske gevinster samt leve op til forpligtelser over for leverandører. Uden obligatoriske aftaler vil leverandørers manglende sikkerhed for, at der vil blive købt på aftalen være med til at skrue prisen unødigt i vejret. Det er samtidig med til at underminere leverandørernes tillid til den centrale indkøbsfunktion. Indkøbsaftaler er derfor som udgangspunkt obligatoriske for brugerne, med mindre der er tale om helt specielle hensyn, som er godkendt af regionen. 13

29

30 3 Fælles forretningsprincipper Regionen sikrer brugerindflydelse i forbindelse med indkøb En stigende centralisering af indkøbene i regionerne samt loyalitet over for de indgåede aftaler medfører ikke, at brugerne sættes uden for indflydelse. Det er vigtigt at sikre nærhed mellem indkøbsfunktionen og brugerne i hele indkøbsprocessen. Indkøbsfunktionen er en strategisk servicefunktion, der er til for brugernes skyld. Regionens indkøbsfunktion konsulterer brugerne forud for et udbud, ofte gennem et netværk af brugergrupper. Brugerne skal have indflydelse på hvilke krav, der stilles til et produkt. Det er med til at sikre indkøb af de rigtige produkter, skabe ejerskab over for processen og øge anvendelsen af aftalerne. Der er i den enkelte region en formel brugerorganisering f.eks. inddelt i forhold til specialer, institutionstyper eller varegrupper. Til gengæld er det indkøbsfunktionen, der står for udbudet og aftaleindgåelsen, og brugerne er derefter forpligtede til at overholde de indgåede aftaler (se brugernes indflydelse på indkøbsprocessen i bilag 1). Det er ligeledes vigtigt, at indkøbsfunktionen sikrer en omfattende intern kommunikation for at udbrede kendskabet i regionen til indkøbssystemet og indkøbsaftalerne. 3.6 Regionens indkøbsfunktion har juridisk kompetence Regionerne overholder EU s udbudsregler. EU s udbudsregler skal sikre gennemsigtighed og ligebehandling af alle tilbudsgivere i forbindelse med en udbudsforretning. En professionel indkøbsfunktion sikrer, at det juridiske grundlag er i orden i forbindelse med indkøbsaftaler, sikkerheden om aftalerne og overholdelsen af gældende regler. 15

31 4 Samarbejdsstrategi for regionerne på indkøbsområdet 4.1. Målsætning for regionernes samarbejde på indkøbs- og logistikområdet Regionerne har følgende målsætninger for samarbejdet på indkøbs- og logistikområdet: Regionerne vil i fællesskab sikre de bedst mulige betingelser for aftalevilkår for at opnå de økonomisk mest fordelagtige indkøb ud fra en totalomkostningsbetragtning og særligt vægtede dimensioner, eksempelvis kvalitet, miljø og forsyningssikkerhed. Der vil være særlig fokus på ressourcekrævende områder. Regionerne vil i fællesskab forbedre kvaliteten af indkøbsarbejdet, herunder bl.a. processer, materiale, dokumentation og rådgivning. Regionerne vil i fællesskab koordinere dialogen og samarbejdet med leverandørerne og deres brancheorganisationer vedrørende forhold af fælles strategisk interesse. Regionerne vil i fællesskab influere lovgivning inden for indkøbsområdet med henblik på at optimere betingelserne for indkøb og vareforsyning. Regionerne vil i fællesskab arbejde for best practice både regionerne imellem samt mellem regionerne og eksterne samarbejdspartnere. Regionerne vil i fællesskab skabe synlighed og opmærksomhed om indkøb med henblik på at stimulere konkurrencen ved hjælp af samarbejde med både danske og udenlandske leverandører. Regionerne vil i fællesskab sikre videndeling og kompetenceudvikling på relevante områder. Regionerne vil i fællesskab analysere og følge udviklingen på relevante markeder. Regionerne vil i fællesskab skabe indflydelse på markedsog produktudvikling bl.a. inden for områder, der er relevante for sundhedsvæsnet Aktører i det regionale indkøbssamarbejde Regionernes indkøbs- og logistikchefer har i dag et organiseret samarbejde i Regionale Indkøbere, jf. boks 1. Her deltager de fem indkøbschefer, samt en repræsentant for henholdsvis AMGROS og Danske Regioner. Dette forum er omdrejningspunktet for regionernes koordinerede indsats på indkøbs- og logistikområdet. 16

32 Et koordinerende sekretariat i Danske Regioner støtter regionerne i bestræbelserne på at drive strategiske og værdiskabende indkøbsfunktioner. Sekretariatet støtter regionerne i bestræbelserne på at udvikle indkøbene og realisere effektiviseringspotentialet, jf. boks 2. Sekretariatet fungerer samtidig som omdrejningspunkt for fælles aktiviteter på det regionale indkøbsområde i tæt samarbejde med indkøbsfunktionerne i regionerne og AM- GROS. Endelig er AMGROS som indkøber og forhandler af aftaler på lægemiddelområdet og andre fælles områder en integreret del af det regionale indkøbssamarbejde både som udfører og sparringspartner, jf. boks 3. Boks 1 Regionale indkøbere Regionale Indkøbere har bl.a. til formål at: udveksle erfaringer vedrørende indkøb og logistik udvikle indkøbs- og logistikområdet mod best practice-modeller skabe strategisk samarbejde mellem region erne på indkøbsområdet, f.eks. fællesudbud, fælles indkøbsaftaler, standarder for e-handel eller miljøvurdering følge udviklingen i markedssituationen generelt og blandt regionernes primære forsyningskilder etablere fælles indkøb på en række områder varetage kontakt til leverandørerne, deres brancheorganisationer og myndigheder vedrørende spørgsmål af fælles interesse følge udviklingen inden for lovgivning og klagesager BOKS 2 Sekretariatet for det regionale indkøbssamarbejde Sekretariatsfunktionen for det regionale indkøbssamarbejde varetages af Danske Regioner, og har blandt andet til opgave at: varetage regionernes overordnede interesser på indkøbs- og udbudsområdet, herunder i forhold til bl.a. EU-lovgivning koordinere intern og ekstern vidensdeling på indkøbs- og logistikområdet skabe dialog med leverandørernes brancheorganisationer etablere og vedligeholde fælles værktøjer til smidiggørelse af udbudsprocesserne koordinere fælles initiativer vedr. implementering af elektronisk handel herunder drift af fælles elektronisk katalog drive hjemmesiden regionsudbud.dk BOKS 3 AMGROS AMGROS er en virksomhed, som er ejet af de fem regioner. Organisationen er ledende i Danmark inden for udbud og indkøb af lægemidler og høreapparater til det offentlige sundhedssystem. AMGROS afholder udbud og indkøber lægemidler til alle offentlige sygehuse og står dermed for 30% af al offentligt indkøb af lægemidler (omsætning > 3 mia. kr., besparelse > 800 mio. kr.). AMGROS afholder desuden udbud og indkøber høreapparater for alle 98 kommuner (omsætning > 250 mio. kr.). AMGROS er specialist i at afholde udbud, der både sikrer en høj kvalitet i behandlingen og overholder de komplekse juridiske krav til udbud. AMGROS udvikler desuden komplekse internetbaserede styringssystemer, der rationaliserer og forenkler alle dele af processen fra udbud til indkøb. 17

33 4 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 1: Fælles aftaler Regionerne skal i fællesskab udnytte deres samlede indkøbspotentiale optimalt. Dette vil ske gennem fælles udbud på en række udvalgte vareområder, der både kan være mere generelle eller hospitalsspecifikke. Ved på relevante vareområder at købe samlet ind kan regionerne tilbyde en volumen og en loyalitet, der gør det endnu mere attraktivt for leverandører, herunder udenlandske, at indgå en aftale på fordelagtige vilkår. Regionerne vil på en række vareområder relateret til sundhedsvæsnet være den eneste aftager af produkterne. Regionerne er derfor opmærksomme på faren for at ødelægge markedet ved at gennemføre for store udbud. På den anden side vil større udbud på en række områder være attraktive for leverandører, der indtil nu har fundet udbudene for små. Fælles udbud mellem regionerne vil derfor finde sted efter et grundigt analysearbejde og vurdering af det enkelte vareområdes egnethed. Initiativer: 1 Regionerne fastsætter metode og beslutningsgrundlag (inkl. definering af brugergrupper) til at identificere omkostningstunge områder og dermed udvælge fælles udbudsområder (2. kvartal 2007). 2 Regionerne identificerer mulige vareområder og igangsætter indgåelse af fælles aftaler, herunder afklarer organisering, f.eks. om det enkelte udbud hensigtsmæssigt kan gennemføres i én enkelt region på vegne af flere, af AMGROS eller evt. af en ekstern samarbejdspartner (4. kvartal 2007). 3 Regionerne beslutter retningslinier for udbudsprocesser og kontrakter (tildelingskriterier, scoringsmodeller o.lign.) (inden første fællesudbud). 4 Regionerne etablerer fælles juridisk netværk på udbudsområdet (2. kvartal 2007). Netværket skal bl.a.: o Løbende optimere skabeloner for kontrakter og processer (herunder udbudsprocessen). o o Videndele herunder udlede læring af klagesager. Vurdere effekten af nye lovgivningsinitiativer på området. 18

34 4 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 2: Digitale indkøb Indførelsen af elektroniske indkøb skal ses i en større sammenhæng som en del af indførelsen af digital forvaltning og mere effektiv økonomistyring, jf. boks 4. Der er allerede vedtaget fælles elektroniske standarder for samtlige regioner, hvilket vil føre til procesbesparelser for både udbydere og leverandører, når implementeringen er afsluttet. Samtidig er der udviklet et fælles elektronisk varekatalog ligeledes baseret på de fælles standarder. Regionernes fælles strategi for implementering af elektronisk handel bygger på følgende overordnede principper: Slutmålet er at understøtte hele indkøbsprocessen elektronisk. Enighed mellem samtlige regioner om brugen af fælles overordnede standarder for elektronisk handel. Elektronisk handel er i lige så høj grad et spørgsmål om organisation som teknik. Tæt samarbejde med leverandørerne og deres brancheorganisationer samt andre eksterne samarbejdspartnere, f.eks. Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, om udviklingen af elektronisk handel. I bestræbelserne på at digitalisere så store dele af indkøbsog logistikprocessen som muligt vil regionerne bygge videre på de gode erfaringer man har gjort indtil videre med det formål at digitalisere den samlede indkøbsproces. Gennem fortsat udvikling skal der sikres fortsat opbakning og inddragelse af flere leverandører. Boks 4 gevinster ved indførelse af elektronisk handel: Konkret kan elektronisk handel, når det er implementeret, medføre gevinster som: Bedre mulighed for effektiv indkøbsstyring, da der skabes mulighed for dokumentation, overblik og synliggørelse af regionens indkøbsaftaler. Enklere og mere effektiv varesøgning for de daglige brugere. Elektronisk sagsstyring og elektronisk udveksling af dokumenter f.eks. elektronisk ordreafgivelse og elektronisk fakturering. Systematisk opsamling af information om regionens indkøb. 19

35 Initiativer: 5 Der nedsættes en styregruppe med repræsentanter for samtlige regioner med det formål at intensivere samarbejdet om implementering af elektronisk handel (1. kvartal 2007). 6 Der gennemføres en analyse af investeringsomfang og forventede besparelser i forbindelse med implementering af fuld elektronisk handel i regionerne (3. kvartal 2007). 7 Styregruppen skal melde samlede mål ud for regionernes implementering af elektronisk handel samt en tidsplan (3. kvartal 2007). 8 På baggrund af styregruppens udmeldinger skal hver region melde en samlet plan ud for implementeringen af elektronisk handel (4. kvartal 2007). 9 Styregruppen skal udarbejde en plan for at skabe værktøjer til at gøre den samlede udbudsproces elektronisk (3. kvartal 2007). 10 Det skal være muligt for regionernes leverandører at fremsende standarddokumenter elektronisk i forbindelse med et udbud. En arbejdsgruppe skal analysere muligheden for at oprette en fælles leverandørdatabase (3. kvartal 2007). 11 I forlængelse af det igangværende samarbejde indgås partnerskab med IT- og Telestyrelsen med henblik på at fremme brugen af fælles standarder og den generelle udbredelse af elektronisk handel (2. kvartal 2007). 20

36 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 3: Standardisering En høj grad af standardisering af de redskaber regionerne bruger i forbindelse med indkøb og logistik vil gøre det lettere at udnytte de fordele, der er forbundet med samarbejdet. Samtidig vil det gøre det lettere for leverandørerne at forholde sig til regioner, der i høj grad opererer med standardiserede redskaber. Regionernes indkøbsenheder arbejder for anvendelsen af fælles standarder på relevante områder inden for hele indkøbs- og logistikprocessen. F.eks. med hensyn til standardbetingelser, standardkontrakter og fælles formulerede miljøkrav. Som et led i standardiseringsarbejdet analyseres mulighederne for en fælles varenummerstruktur og evt. generiske varebetegnelser for regionerne. Fælles varenummerstruktur og generiske varebetegnelser vil smidiggøre samarbejdsudfordringer på mange områder f.eks. ved benchmarking. Regionerne vil samtidig arbejde med relevante eksterne samarbejdspartnere for at udbrede de fælles standarder i en bredere kreds. Initiativer: 12 Regionale Indkøbere nedsætter en arbejdsgruppe med en repræsentant for samtlige regioner, der skal kortlægge mulighederne for yderligere standardiseringer. Gruppens konklusioner skal foreligge senest ultimo juni På baggrund af gruppens tilbagemeldinger igangsætter Regionale Indkøbere konkrete standardiseringsinitiativer (4. kvartal 2007). 13 Styregruppen for elektronisk handel i regionerne udarbejder plan over yderligere områder, der skal standardiseres for at fremme implementeringen af elektronisk handel. Gruppen skal desuden undersøge muligheden for standardisering af fælles varenumre og generisk varebe-tegnelse (3. kvartal 2007). 21

37 4.3.4 Indsatsområde 4: Kommunikation Regionernes indkøbsfunktioner intensiverer indsatsen for at formidle kendskabet til aktuelle aktiviteter. Der skal skabes større kendskab både hos de interne brugere samt eksterne samarbejdspartnere. Der opstilles klare mål for, hvordan regionerne samlet kan kommunikere til bl.a. leverandører og samarbejdspartnere. En bedre markedsføring skal ud over at udbrede kendskabet til regionernes indkøbs- og logistikvirksomhed være med til at få flere leverandører til at byde på regionernes udbud. Det gælder også for udenlandske virksomheder, der kan være med til at supplere det nuværende danske marked og skabe øget konkurrence. Regionerne vil derfor gøre en række kommunikationsinitiativer tilgængelige på engelsk. Samtidig skal det være nemmere for leverandørerne at benytte de hjælpemidler, der stilles til rådighed. Dette sker bl.a. gennem hjemmesiden Regionsudbud.dk, der er regionernes fælles hjemmeside på indkøbs- og logistikområdet. Hjemmesiden giver et samlet overblik over regionernes indkøbsvirksomhed samt det fælles samarbejde og fungerer som internt arbejdsredskab for indkøberne. Det er samtidig her regionerne annoncerer alle deres udbud ned til kr. på ét samlet sted for at gøre det lettere for leverandørerne. Initiativer: 14 Sekretariatet i Danske Regioner udarbejder en kommunikationsstrategi for Regionale Indkøbere (2. kvartal 2007). 15 Danske Regioner udarbejder analyser, der belyser arbejdet med Regionsudbud.dk, herunder fordele, ulemper, mangler og muligheder, samt afklaring af anvendelse af denne eller et andet medie (1. kvartal 2007). 16 Med baggrund i ovenstående nedsættes en ny udviklingsog redaktionsgruppe for hjemmesiden Regionsudbud. dk med repræsentanter for samtlige regioner, med det formål kontinuerligt at opdatere hjemmesiden og udvikle dens funktioner i overensstemmelse med brugernes ønsker (2. kvartal 2007). 22

38 4.3.5 Indsatsområde 5: Eksternt samarbejde Regionerne lægger vægt på at skabe en konstruktiv dialog med leverandører og brancheorganisationer i både ind- og udland. Samtidig vil regionerne samarbejde med andre relevante aktører på området f.eks. Finansministeriet, IT- og Telestyrelsen, Økonomistyrelsen, KL, SKI og Foreningen af Offentlige Indkøbere (IKA). Regionerne overholder EU s udbudsregler, der skal sikre konkurrence og ligebehandling af alle tilbudsgivere. Samtidig udvider regionerne dialogen med leverandører og andre samarbejdspartnere med det formål at finde løsninger på fælles problemer og udfordringer og skabe optimale rammer for den fælles samhandel. Dette samarbejde skal bygge videre på de gode erfaringer der blev gjort i amterne med hensyn til at skabe offentlig-privat samarbejde på indkøbs- og logistikområdet. Regionerne arbejder med patientsikkerhed i indkøbsprocessen. For at sikre, at der tages hensyn til patientens og personalets sikkerhed vedrørende anvendelsen af medicinsk udstyr, er det nødvendigt at medtage kriterier om patientsikkerhed i udbudsprocessen. Erfaringer fra Dansk Patientsikkerhedsdatabase og relevante brancheorganisationer skal inddrages i den fortsatte udvikling på området. Regionerne vil også se på mulighederne for at anvende Pre-commercial Procurement, der fokuserer på udviklingen af nye produkter gennem offentlig-privat samarbejde. Samarbejdet med den private sektor fokuserer på at udvikle produkter, der rammer udækkede behov i regionerne på områder hvor der på nuværende tidspunkt ikke findes alternativer. Samtidig vil regionerne arbejde for at indsamle internationale erfaringer på området, der kan være med til at optimere processerne samtidig med, at man formidler egne erfaringer. Dette vil bl.a. ske gennem studieture samt skabelse af internationale netværk og deltagelse i konferencer. Der er etableret et samarbejde på indkøbs- og logistikområdet med en region i udlandet. Erfaringerne fra dette pilotprojekt vil danne baggrund for etableringen af tilsvarende samarbejder mellem regionerne og udenlandske indkøbere på sundhedsområdet. Initiativer: 17 Danske Regioner udarbejder en interessent analyse for regionernes indkøbs- og logistik område, der skal danne grundlag for det fremtidige samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. På baggrund af denne tager Regionale Indkøbere stilling til konkrete aktiviteter, der skal sættes i gang (3. kvartal 2007). 18 Regionerne fortsætter samarbejdet med Medicoindustrien om emner af fælles interesse. Der afholdes et møde mellem Regionale Indkøbere 23

39 4Samarbejdsstrategi... og repræsentanter for Medicoindustriens bestyrelse for at fastlægge rammerne for det fortsatte samarbejde (2. kvartal 2007). 19 Regionerne vil udarbejde en struktureret procedure for at indarbejde hensyn til patientsikkerhed i indkøbsprocessen på relevante områder. Processen skal tage højde for inddragelse af eksterne parter (3. kvartal 2007). 20 Regionerne vil udtrykke interessere i at deltage i Pre-commercial Procurement-projekter med interesse for både regioner og potentielle leverandører. Derudover vil regionerne tage direkte kontakt til potentielle leverandører, når der identificeres behov, som ikke dækkes af eksisterende produkter (4. kvartal 2007). 21 Regionerne vil undersøge mulighederne for at etablere et netværk i EU for offentlige indkøbere på sundhedsområdet. Netværket skal bl.a. bruges til at finde udenlandske partnere med henblik på formelt samarbejde på indkøbsog logistikområdet (4. kvartal 2007) Indsatsområde 6: Benchmarking og best practice Regionale Indkøbere vil foretage systematisk sammenligning af indsatsen på indkøbs- og logistikområdet til at identificere best practice i regionerne. Herved blotlægges, hvilke processer, der bør kortlægges, så erfaringer fra de bedste processer og metoder kan videregives til de andre regioner. Regionerne vil i fællesskab lave analyser (markeds-, leverandør- og forbrugsanalyser m.m.) med henblik på at opnå kvalificeret beslutningsgrundlag i relation til alle indkøbsbeslutninger. Analyserne skal danne grundlag for benchmarking. Der fokuseres på at få lavet analyser med både nationalt- og internationalt perspektiv med det formål at sammenligne regionerne indbyrdes samt i forhold til udenlandske aktører og markeder. Initiativer: 22 Regionerne vil på indkøbs- og logistikområdet foretage benchmarking af bl.a. priser og øvrige aftalekonditioner samt logistik med henblik på at optimere processerne. Der skal afklares metode for hver benchmarkingsområde, samt hvilke faktorer, der skal med i analyserne. Projektstart for benchmarking af priser og øvrige aftalekonditioner fastsættes i forbindelse med planlægning af samarbejde om fælles aftaler, mens de øvrige projekter om benchmarking påbegyndes i 2008 (Primo 2008). 24

40 4 Samarbejdsstrategi Indsatsområde 7: Målstyring Målstyring ved anvendelse af KPI (Key Performance Indicators målepunkter) bruges af regionerne som et redskab til at vurdere, om fastsatte målsætninger opfyldes. Regionerne identificerer målstyringspunkter for målsætninger, hvor denne tilgangsvinkel findes relevant. Det gøres ved målsætning om Minimering af omkostninger Forbedring af kvalitet (dokumenter og datagrundlag) Arbejdet mod best practice Kommunikation og synlighed Målstyring med fælles fastsatte KPI er skal være med til at identificere best practice i regionerne på indkøbsområdet. Der skal findes best practice inden for digitalisering, logistik og andre processer inden for indkøb. Initiativer: 23 Regionale Indkøbere fastsætter KPI er og målemetode for fællesaftaler (inden første fællesudbud). 24 Arbejdsgruppen for elektronisk handel fastsætter KPI er og målemetoder for digitalisering (4. kvartal 2007). 25 Regionale Indkøbere fastsætter KPI er og målemetoder for logistiske processer (1. kvartal 2008). 25

41 Opfølgning og evaluering5 I det ovenstående er skitseret en strategi for regionerne på indkøbs- og logistikområdet. Strategien hviler på en række overordnede principper, der bl.a. skal fungere som pejlemærker for regionernes interne organisering samt den fælles indsats på området. Strategien er samtidig en invitation til samarbejde med interesserede parter. Som potentiel ekstern samarbejdspartner kan man ved hjælp af strategien forholde sig til, hvordan man bedst kan samarbejde med regionerne. Med hensyn til implementeringen af handlingsplanen vil denne løbende blive opdateret med flere initiativer i takt med, at nye behov og ideer opstår. Regionernes økonomidirektører vil løbende blive holdt orienteret om implementeringen. Samtidig vil Danske Regioners bestyrelse én gang om året få en status for opfyldelsen af initiativerne for at sikre fremdriften. Bestyrelsen vil få den første statusrapport i november

42 Bilag 1. Proces for strategisk indkøb UDBUDSPROCES Strategi / prioritering af udbud Udarbejde udbudsmateriale Tilbudsbehandling Valg af lev./aftaleindgåelse Centralt Centralt Centralt Centralt med brugerinvolvering med brugerinvolvering IMPL. DRIFT/LOGISTIK Implementering af aftale Intern rekvirering Lagerstyring/ ordreafgivelse (disponering) Distribution internt Centralt/decentralt Decentralt Decentralt Decentralt med brugerinvolvering 27

43 Dampfærgevej 22 Postboks København Ø T F E regioner@regioner.dk

44

45

46

47 REGION HOVEDSTADEN Forretningsudvalgets møde den 15. april 2008 Sag nr. 10 Emne: Etablering af EU-repræsentation i Bruxelles 1 bilag

48 Dato: 26 marts 2008 Udkast til forretningsplan for en fælles EU-repræsentation Indledning EU har med udgangspunkt i EU s Lissabon-erklæring afsat betydelige ekstra EUpuljemidler til forskning og udvikling, herunder i EU s 7. rammeprogram. Konkret afsættes over 50 milliarder euro i EU s 7. rammeprogram i perioden 2007 til 2013, hvilket i gennemsnit svarer til 57 milliarder kr. om året til forskningsprojekter. Københavns Universitet (KU), Danmarks Tekniske Universitet (DTU) og Region Hovedstaden vil gennem et strategisk samarbejde være med til at sikre, at hovedstadsregionen inden for særlige udvalgte områder bliver en førende videnregion. At gøre hovedstadsregionen til en førende videnregion inden for udvalgte områder kræver dog yderligere investeringer i forskning og udvikling, da en sammenligning med de førende storbyregioner i Europa gennemført af Vækstforum viser, at hovedstadsregionen halter bagefter med hensyn til investeringer i forskning og udvikling. Samtidig med at forskningens betydning stiger, så er konkurrencen om midlerne og kravene til projektansøgninger og professionel forskningsadministration og ledelse blevet skærpet. Hovedstadsregionen er i international konkurrence med ressourcestærke regioner og universiteter, som alle konkurrerer om at tiltrække flere EU-midler til forskning. Den hårde konkurrence om midlerne viser sig bl.a. ved, at Danmark kun fik to bevillinger igennem ved den første ansøgningsrunde i 2007 til Det Europæiske Forskningsråd, hvor der i alt blev givet ca. 300 forskningsbevillinger. Der må derfor gøres en ekstra indsats, hvis regionen i fremtiden skal have fat i en større andel af EU s mange forskningsmidler. At øge succesraten i forhold til at tiltrække flere EU-midler til forskningen kræver professionelle funktioner samt en personlig og professionel tilstedeværelse i EU. Region Hovedstaden, KU og DTU har derfor besluttet at etablere en fælles EU-repræsentation i Bruxelles, da parterne ser store synergimuligheder i et sådan samarbejde, herunder også mulighed for at udvikle fælles forskningsprojekter, som er bedre rustet i konkurrencen om de eksterne midler. Nedenstående er et forslag til opbygning af en forretningsmodel for etablering af en fælles EU-repræsentation for Københavns Universitet (KU), Danmarks Tekniske Universitet (DTU) og Region Hovedstaden samt på sigt evt. Copenhagen Business School (CBS) og IT-Universitetet (IT-U).

49 EU-repræsentationen får navnet Capital Region Denmark EU-office, som forkortes CREO. Formål Formålet med EU-repræsentationen er at bidrage til og skabe et grundlag for, at parterne - KU, DTU og Region Hovedstaden - i fællesskab kan tiltrække flere eksterne forskningsog udviklingsmidler fra EU s 7. forsknings- og teknologiprogrammer. Den fælles EU-repræsentation skal fungere som parternes brohoved i Bruxelles, og gennem deltagelse i relevante fora og komiteer skal repræsentationen sikre indflydelse i mere strategiske sammenhænge, hvor det er mulig at påvirke emne, fokus og mål i EU s forskningsprogrammer. Drejer det sig om konkrete samarbejdsprojekter mellem parterne og erhvervslivet kan EU-repræsentationen dels bidrage ved at sikre indflydelse på relevante teknologiplatforme m.v. og dels videreformidle mulige relevante initiativer til parterne. Den fælles EU-repræsentation skal derudover skabe netværk, dels med henblik på at opøve og formidle viden om EU s forskningsprogrammer til parterne, dels med henblik på at synliggøre parternes forskningsmæssige kvaliteter og styrkepositioner, herunder i forbindelse med søgning efter internationale partnere til konkrete forskningsprojekter. Målgruppe Den fælles EU-repræsentation har en tredelt målgruppe. Den første målgruppe repræsenterer parterne og de samarbejdsorganisationer, som repræsentationen skal servicere og samarbejde med, det vil sige parternes egne relevante enheder, institutter/afdelinger og forskere samt relevante samarbejdspartnere i erhvervslivet. Den anden målgruppe repræsenter de parter og organisationer, som repræsentationen skal påvirke, det vil sige relevante fora, komiteer og teknologiplatforme i EU. Den tredje målgruppe omfatter danske og europæiske institutioner, erhvervsaktører og nøglepersoner med interessefællesskab eller indflydelse på områder af relevans for repræsentationens parter. Opgaver Den fælles EU-repræsentations hovedopgave er at understøtte indsatsen for tiltrækning af EU-midler, især fra EU s 7. rammeprogram til forskningen inden for regionens styrkepositioner. I den forbindelse skal repræsentationen være bindeled til parternes lokale forsknings- og innovationsstøtteenheder og dermed bringe EU tættere på hjemmebasen. Repræsentationen skal tilstræbe sammenhæng mellem den regionale, nationale og EU-relaterede indsats på de for hovedstadsregionen relevante forskningsområder. Den fælles EU-repræsentation skal lobbye for regionens interesser på to niveauer. Det ene niveau retter sig mod overordnet at lobbye for at fremme regionens særlige strategiske forskningsmæssige styrkeområder både de som er etableret, og de som er under opbygning - herunder fx klima, bioteknologi, sundhed, energi og cleantech, og arbejde for at der udbydes relevante forskningsmidler til disse områder. Side 2

50 Det andet niveau retter sig mod at lobbye for at emne, fokus og mål i allerede annoncerede og relevante forskningsprogrammer drejes i den rigtige retning i forhold til parternes og regionens interesser og styrkepositioner - det vil sige at repræsentationen skal forsøge at påvirke indholdet af calls inden de officielt præsenteres. For at den fælles EU-repræsentation skal have mulighed for at påvirke programteksterne, er det nødvendigt at den udøver indflydelse på relevante EU udvalg- og komiteer. For begge niveauer er det afgørende, at repræsentationen og parternes hjemlige enheder har en tæt dialog om, hvilke styrkepositioner regionens forskning og forskere har. Hvis EU-repræsentationen lobbyer for et bestemt fokusområde, så vil det være relevant, at EUrepræsentationen kan trække på faglig og forskningsmæssig ekspertise fra parterne. Dette kan fx ske ved etablering af ad hoc grupper, som kan bistå med udarbejdelse af strategiske og faglige indspil til de relevante udvalg, komiteer og øvrige fora, som skal påvirkes. I forbindelse med mulige konkrete samarbejdsprojekter med erhvervslivet skal repræsentationen søge at sikre indflydelse og dansk repræsentation i relevante teknologiplatforme samt i relation til større særlige initiativer, hvor det vurderes relevant, eksempelvis European Institute of Technology (EIT), European Strategy Forum on Research Infrastructure (ESFRI), Joint Research Center (JRC) m.fl. Via deltagelse i relevante fora og komiteer, og i koordineret samarbejde med allerede etablerede danske aktiviteter på området, skal repræsentationen ligeledes efter behov og relevans formidle early warnings til parternes hjemmebaser og informere om, hvad der er på vej af programmer og muligheder for at søge forskningsmidler. Den fælles repræsentation skal deltage i andre relevante EU-relaterede netværk, hvilket bl.a. vil give kontakt til andre lande/forskere i forbindelse med fælles forskningsprojekter. EU-repræsentationen skal ligeledes kunne tilbyde mødelokaler og medvirke til at forberede møder for parternes medarbejdere, som har behov for at kunne mødes med relevante aktører i Bruxelles. Lokalisering Det er ved at blive undersøgt, hvordan andre regioner og relevante organisationer har lokaliseret sig. På den baggrund vil der blive udarbejdet et forslag til lokalisering af den fælles EU-repræsentation. Lokaliseringen skal ske i tilknytning til nationale repræsentationer, universiteter, erhvervslivet og/eller relevante internationale aktører. Parterne er enige om, at det er væsentligt for EU-repræsentationens succes, at den lokaliseres centralt i attraktive lokaler, som giver optimale betingelser for netværk og videndeling. Priserne for erhvervslejemål i Bruxelles ligger på omkring 160 euro pr. m2 pr. år. Organisering og forankring Den fælles EU-repræsentation forankres administrativt og organisatorisk hos Region Hovedstaden, som dermed bliver den formelle ansættelsesmyndighed, indehaver af lejekontrakt m.m. Side 3

51 Ledelsesmæssigt etableres en styregruppe sammensat af de finansierende parter, som har det overordnede ansvar for den fælles repræsentation. Styregruppen sammensættes af én ledelsesrepræsentant fra hver af de finansierende parter. Styregruppen består som udgangspunkt af Jens-Peter Lynov, vicedirektør på KU, Søren Hellener, afdelingschef på DTU og Joost Nielsen, stabsdirektør i Region Hovedstaden. De beskrevne opgaver som den fælles EU-repræsentation skal løse betyder, at repræsentationen skal have nogle særlige kompetencer på udvalgte områder. For at sikre det nødvendige faglige fundament lægges der op til, at enheden bemandes fast med op til 3 personer, heriblandt en daglig leder. Den daglige leder bør være en person, som har stort kendskab og indsigt i EU-systemet og de relevante fora og netværk. Derudover vurderes en stærk og bred faglig indsigt i centrale forskningsområder som en klar fordel i forhold til påvirkning af EU-systemet. Det er derfor væsentligt, at lederen og repræsentationen som helhed har en stor og bred faglig viden inden for flere af de store forskningsområder, fx sundheds-, biotek- og energiområdet. Lederen af EU-repræsentationen udarbejder en årlig handlingsplan, som forhandles med og godkendes af styregruppen. Handlingsplanen fastlægger de konkrete overordnede mål og indsatsområder (fx sundhed, energi, klima, bio, cleantech) for det kommende år og prioriterer på den baggrund ressourcerne. Et centralt fokus for repræsentationens bemanding skal være evnen til at fungere som konsulenter på opgaver, som er aftalt i henhold til handlingsplanen. Repræsentationen skal tilbyde konkret assistance til de af styregruppen definerede opgaver, som er beskrevet i handlingsplanen og kunne fungere som bindeled mellem danske nøgleaktører og relevante EU-institutioner og deres repræsentanter. For optimal sammenhæng og forankring i de tre parters hjemlige organisationer skal repræsentationen rumme mulighed for, at medarbejdere fra parternes hjemlige organisationer kan være udstationeret i længere eller kortere varighed og med fokus på udførelsen af konkrete opgaver. Derudover skal repræsentationen tilstræbe en tæt og løbende kontakt til parternes hjemlige enheder. Udover den faste bemanding skal der være mulighed for at trække på konsulenter/eksperter til løsning af særlige opgaver inden for udvalgte områder, hvor repræsentationen ikke selv har kompetencer. Det kan fx være køb af eksperter i forbindelse med lobby-arbejde på indsatsområder af særlig interesse for en eller flere af parterne, fx energiområdet. Bemandingen kan i en vis udstrækning formentlig med fordel ske gennem lokalansættelser. Endvidere skal repræsentationen have mulighed for at ansætte studenter/stagiaire til analysearbejde m.m. Finansiering Den fælles EU-repræsentation finansieres ud fra en fast årlig basisbevilling, som fordeles efter aftale mellem parterne og med udgangspunkt i nedenstående budget. Basisbevillingen skal sikre et solidt fundament for den løbende udvikling og drift af EUrepræsentationen. Samtidig indgår midler til løbende konsulentopgaver, fx køb af eksperter og lobbyister i forhold til de aftalte indsatsområder i handlingsplanen. Side 4