FEM INITIATIVER NYE OG MINDRE VIRKSOMHEDER SOM LEVERANDØRER TIL KOMMUNERNE UGE 46 / 15.- 21. november 2010 Arrangementerne i UGE 46 er del af den verdensomspændende Global Entrepreneurship Week, som skaber nye idéer til vækst og iværksætteri. Økonomi- og Erhvervsministeriet står sammen med en lang række organisationer bag mere end 100 workshops, møder og events målrettet unge, iværksættere og vækstvirksomheder.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 1 BAGGRUND Hvert år gennemfører organisationer verden over en række arrangementer under den fælles titel Global Entrepreneurship Week (www.uge46.dk). Formålet er at understøtte iværksætteri og entrepreneurskab, idet analyser og erfaringer viser, at nye virksomheder skaber både arbejdsplader og vækst i samfundet. I Danmark har Erhvervs- og Byggestyrelsen ansvaret for at arrangere og koordinere Global Entreprenuership Week. I 2009 blev ugen skudt i gang af et Topmøde, hvor virksomheder, organisationer, rådgivere og uddannelsesinstitutioner mødtes for at drøfte, hvad de sammen og hver især kan gøre for at styrke vilkårene for nye og mindre virksomheder i Danmark. Resultaterne blev sammenfattet i en Topmødeerklæring med 32 konkrete forslag. Et af initiativer var, at: organisationerne og relevante aktører vil etablere en arbejdsgruppe, der undersøger mulighederne for at styrke iværksætteres potentialer som leverandører til den offentlige sektor uden brug af kvoter I Danmark udgør den offentlige sektor et af de største markeder. Det offentlige køber ind for mere end 269 mia. kr. om året 1. For nye og mindre virksomheder udgør den offentlige sektor derfor et stort potentielt marked med muligheder både for et første salg af nye produkter og services og med efterspørgselsvolumen til at give vækst i virksomheden. Mange nye og mindre virksomheder ser imidlertid ikke det offentlige som potentiel kunde. Det offentlige marked har hos de nye og mindre virksomheder ofte ry for at være meget bureaukratisk og for at stille krav, der er svære at matche for mindre virksomheder. Heroverfor vurderes det, at produkter og services fra nye og mindre virksomheder kan være attraktive for kommunerne 2. Nye virksomheder etableres ofte på baggrund af nye innovative produkter eller services. Ved at handle med flere nye virksomheder kan kommunerne derfor få mulighed for at tilbyde nye løsninger til deres borgere og medarbejdere. ARBEJDSGRUPPENS OPGAVE Erhvervs- og Byggestyrelsen tog, jf. Topmødeerklæringen, initiativ til at nedsætte en arbejdsgruppe om offentligt indkøb og iværksættere. Idet den offentlige sektor består af mange forskellige markeder fra styrelser, over forsvaret, til regioner, kommuner og selskaber som for eksempel Metroselskabet, blev arbejdsgruppens fokus begrænset til kommunernes indkøb. Kommunerne står for 25 pct. af det offentlige indkøb, og købte i 2008 ind for næsten 70 mia. kr. 3 Kommunerne er således et attraktivt marked for nye og mindre virksomheder. Arbejdsgruppen fik derfor til opdrag at afdække udfordringer og behov for væsentlige tiltag, der kan gøre det lettere for iværksættervirksomheder at blive leverandører af produkter og services i kommunerne. 4 Arbejdsgruppen blev sammensat med repræsentanter fra: Dansk Erhverv DI Erhvervs- og Byggestyrelsen Frederiksberg Kommune Iværksætter virksomheden Infoba KL Kommunalt EntreprenørForum (KEF) Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen SKI Væksthus Hovedstadsregionen har varetaget sekretariatsbetjeningen af arbejdsgruppen. Arbejdsgruppens arbejde er gennemført i efteråret 2010 ved 3 workshopper. 1 Effektivt offentligt indkøb, Konkurrencestyrelsen, 2010. 2 Iværksættere, indkøb og indkøbspolitik, Competencehouse, 2006. 3 Effektivt offentligt indkøb, Konkurrencestyrelsen, 2010. 4 Arbejdsgruppen har drøftet både iværksættere/nye virksomheder og mindre virksomheder, og forslagene i kataloget adresserer begge grupper, idet deres udfordringer ift. salg til det offentlige ofte er sammenlignelige. I EU sammenhæng defineres en lille virksomhed som en, der har under 50 ansatte, hvilket også har været arbejdsgruppens fokus.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 2 ARBEJDSGRUPPENS METODE Arbejdsgruppen afdækkede udfordringer for, at nye og mindre virksomheder kan blive leverandører til kommunerne ved at analysere virksomhedernes servicerejse. Med en servicerejse identificeres og beskrives, hvilke faser en virksomhed typisk gennemgår for at blive leverandør til en kommune. Gennem servicerejsen har arbejdsgruppen identificeret de vigtigste aktører, virksomheden interagerer med og hvordan, samt hvilke konkrete udfordringer og barrierer der står i vejen for, at rejsen bliver en succes. Servicerejsen for nye og mindre virksomheders vej til at blive leverandører til kommunerne blev brudt ned i følgende aktiviteter: Virksomheden bliver opmærksom på kommunerne som et muligt marked og søger information om kommunernes indkøbsbehov, processer, beslutningsgange, osv. Virksomheden undersøger aktuelle udbud og indkøb. Virksomheden søger eventuelt partnere at skrive tilbuddet sammen med. Virksomheden skriver tilbud. Virksomheden bliver udvalgt som leverandør. Det var arbejdsgruppens erfaring, at servicerejsen kun forholdsvis sjældent resulterer i, at nye og mindre virksomheder bliver udvalgt som leverandører til kommunerne. En række udfordringer på vejen betyder, at mange virksomheder slet ikke begiver sig ud på rejsen. Endnu flere oplever, at rejsen er så krævende, at de giver op på vejen. Arbejdsgruppen har identificeret de sværeste passager på vejen og udviklet initiativforslag, der kan hjælpe med at gøre de sværeste passager lettere at passere. Arbejdsgruppen har drøftet sig frem til at adressere følgende fem udfordringer og kommer i kataloget med tilhørende forslag til nye initiativer: Virksomhedernes manglende kendskab til kommunernes organisering af indkøb Behov for styrket sparring og vejledning fra den offentlige erhvervsservice Virksomhedernes udfordringer ved at finde en eller flere partnere at indgå i konsortium med De høje krav til dokumentation i forbindelse med tilbud De kommunale indkøbernes bekymring for nye og mindre virksomheders leveringsstabilitet En sjette væsentlig udfordring er på nuværende tidspunkt, at der ikke findes en samlet offentlig annonceringsplatform med alle offentlige udbud. Arbejdsgruppen har valgt ikke at adressere denne udfordring, idet en platform allerede er under udvikling og forventes lanceret i løbet af 2011. Arbejdsgruppens arbejde og forslag til initiativer bygger på arbejdsgruppens erfaringer samt på sekretariatets research af de udfordringer, som nye og mindre virksomheder står overfor i på deres vej til at blive leverandører til kommunerne. Det er arbejdsgruppens forventning, at de fremlagte initiativer hvis de bliver implementeret vil give de nye og mindre virksomheder et bedre kort til rejsen og forbedrede muligheder for bl.a. at finde sparring og eventuelle samarbejdspartnere, og tilsammen kan føre til, at flere nye og mindre virksomheder når målet og bliver leverandører til kommunerne. Det er arbejdsgruppens forhåbning, at katalogets kortlægning af udfordringer og forslag til konkrete initiativer også vil give et indblik i den viden, der findes om nye og mindre virksomheders muligheder for at blive leverandører til kommunerne, og fungere som inspiration for alle, der har lyst at arbejde for, at nye og mindre virksomheder får bedre muligheder for at blive leverandører til kommunerne til begges fordel.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 3 INDHOLD 1.Indsigt i det kommunale indkøb... 4 2. Styrket vejledning om offentligt indkøb i Væksthusene og den lokale erhvervsservice... 6 3. Støtte til konsortiedannelse... 8 4. Leveringssikkerhed... 10 5. Information om proportionalitet i dokumentationskrav... 12
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 4 1. INDSIGT I DET KOMMUNALE INDKØB UDFORDRING Arbejdsgruppen vurderer, at en væsentlig barriere for, at nye og mindre virksomheder kan blive leverandører til kommunerne, er deres manglende indsigt og forståelse for dette marked. De kommunale indkøb foregår gennem mange forskellige processer, afdelinger og personer. De væsentligste kategorier af kommunale indkøb er: Indkøb på rammeaftaler, fx SKI s rammeaftaler, kommunernes egne rammeaftaler og indkøbsfællesskabers rammeaftaler iværksat på baggrund af udbud Kommunens egne udbud og annonceringer Indhentning af tilbud fra et mindre antal udvalgte leverandører for indkøb der ikke falder under udbudsreglerne Øvrige indkøb, fx mindre indkøb. De forskellige typer af indkøb organiseres meget forskelligt, og for en ny og mindre virksomhed har hver kategori af indkøb sine udfordringer. Især fordi det sjældent er muligt at finde information om alle kategorierne på kommunernes hjemmesider. De fælles rammeaftaler og kommunens egne udbud er ofte beskrevet på kommunens hjemmeside. EU's udbudsdirektiver samt den danske tilbudslov sætter reglerne for, hvornår en opgave skal i udbud. Loven indeholder bl.a. en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en værdi over 500.000 kr. Udover udbudsreglerne, som finder anvendelse i forbindelse med aktuelle udbud, fastlægger kommunestyrelsesloven, at de kommunale udbudsstrategier skal offentliggøres senest ved udgangen af 2010. Disse udbudsstrategier skal ifølge bekendtgørelsen indeholde information om de driftsopgaver, som kommunen påtænker at udbyde. Derudover skal der informeres om kommunens konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver med beskrivelse af de initiativer, kommunalbestyrelsen vil anvende for at nå de fastlagte mål. Offentliggørelsen af de kommunale udbudsstrategier kan give virksomhederne et indblik i kommunens udbud af driftsopgaver, men forventes i mange tilfælde ikke at give information om kommunens samlede indkøb. Idet udbud ofte har en størrelse, der kan gøre det svært for nye og mindre virksomheder at opfylde de krav, der stilles, finder arbejdsgruppen, at indkøb under beløbsgrænsen på 500.000 kr. i høj grad er relevante for nye og mindre virksomheder. Det er dog svært at finde oplysninger om disse indkøb på de kommunale hjemmesider, eftersom indkøb under 500.000 kr. ikke skal annonceres. Nogle af de større indkøb under tærskelværdierne konkurrenceudsættes gennem www.ikabud.dk, som er en annonceringsportal udviklet af IKA (Foreningen af offentlige indkøbere), men størsteparten annonceres ikke. Det er derfor svært for nye og mindre virksomheder at vide hvad og hvornår, de forskellige dele af kommunen køber ind.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 5 INITIATIVFORSLAG Arbejdsgruppen foreslår, at der udarbejdes en vejledning til kommunerne i, hvordan de kan informere potentielle leverandører om deres indkøb fx gennem åbent hus arrangementer og beskrivelser af indkøb på kommunens hjemmeside. Det foreslås også, at kommunerne supplerer den lovpligtige offentliggørelse af kommunens udbudsstrategi med en oversigt over det samlede kommunale indkøb, herunder også indkøb under 500.000 kr., relevante kontaktpersoner, oversigt over indkøbsfællesskaber, SKI aftaler, etc. Vejledningen skal udarbejdes fra centralt hold og indeholde et koncept for, hvordan indkøbene kan præsenteres, så det er nemmere for kommunerne at udarbejde oversigterne og nemmere for potentielle leverandører at få et overblik på tværs af forskellige kommuner. Kommunerne opfordres til at holde åbent hus arrangementer, hvor virksomheder kan få information om kommunens indkøb. Disse arrangementer skal fokusere på struktureringen af indkøb og ikke på specifikke indkøb/udbud, da dette kunne give de deltagende virksomheder en ulovlig konkurrencefordel. Arrangementerne kan med fordel laves sammen med den lokale erhvervsservice i kommunen. FORDELE Arbejdsgruppen vurderer, at en gennemførelse af initiativet vil have flere fordele. De nye og mindre virksomheder vil få en bedre forståelse af de kommunale indkøb. Virksomhederne vil derfor have bedre muligheder for at planlægge og forberede deres salg til kommunen og i højere grad kunne målrette deres salgsindsats. Det vil betyde, at virksomhederne vil bruge deres ressourcer, hvor det har størst effekt. Samtidigt forventes den øgede gennemsigtighed at medføre, at færre virksomheder helt opgiver det kommunale marked. For kommunerne vil en gennemførelse af initiativet betyde, at de vil få henvendelser fra mere relevante virksomheder. I forbindelse med indhentning af tilbud fra en mindre kreds af leverandører vil kommunerne have kendskab til nye potentielle leverandører og derfor mulighed for at indhente tilbud på nye typer af løsninger. En gennemførelse af initiativet vil derfor styrke konkurrencen om kommunale indkøb. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Ved en eventuel implementering af initiativet lægger arbejdsgruppen vægt på, at vejledningen respekterer den kommunale ret til at bestemme udformningen af egen hjemmeside og arrangementer. Vejledningen skal derfor udformes, så den giver forskellige muligheder for at informere om kommunens indkøb. Kommunen vil skulle afsætte ressourcer til udarbejdelsen af hjemmeside og arrangementer, men fordelene ved flere relevante leverandører vurderes at opveje ulemperne.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 6 2. STYRKET VEJLEDNING OM OFFENTLIGT INDKØB I VÆKSTHUSENE OG DEN LOKALE ERHVERVSSERVICE UDFORDRING I forlængelse af forslag 1 vurderer arbejdsgruppen, at nye og mindre virksomheder har brug for yderligere støtte til at målrette deres indsats over for kommunerne. Erfaringer fra den offentlige erhvervsservice viser, at de nye og mindre virksomheder ofte ikke har kompetencer og ressourcer til at omsætte viden om et marked til konkret handling. Virksomhederne er ofte specialister i udviklingen af deres produkt, men en del har ikke fokus på, hvordan man bedst muligt tilrettelægger sit salgsarbejde. I tilfælde hvor kunden er meget kompleks, som i tilfældet med kommunerne, vil mange ofte føle, at de ikke har ressourcerne til at adresse kunden. Ifølge en undersøgelse i Københavns Kommune i 2006 5 har indkøberne ikke særligt godt kendskab til nye og mindre virksomheder. 45 pct. af indkøberne vurderer, at det skyldes, at de nye og mindre virksomheder ikke er gode nok til at markedsføre sig selv. De kommunale indkøbere er dog interesserede i de nye og mindre virksomheders produkter og services. For samme undersøgelse viser, at 37-38 pct. af alle de indkøbere i undersøgelsen finder, at iværksættere leverer mere kreative løsninger og er mere serviceorienterede end andre leverandører. 26 pct. af indkøberne mener derudover, at kreativiteten bidrager til udvikling af kommunen. Der er således behov for at understøtte og professionalisere nye og mindre virksomheders tilgang til det kommunale marked. 5 Iværksættere, indkøb og indkøbspolitik, Competencehouse, 2006
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 7 INITIATIVFORSLAG Nye og mindre virksomheder har ofte kontakt med den etablerede offentlige erhvervsservice. Arbejdsgruppen finder derfor, at det vil være gavnligt, hvis den lokale erhvervsservice og Væksthusene øger deres kompetencer i forhold til at vejlede nye og mindre virksomheder om den offentlige sektor som marked. Styrkelsen af erhvervsservice- og vækstkonsulenternes forståelse af de kommunale indkøbsprocedurer skal ske gennem kompetenceudvikling af konsulenterne samt en styrkelse af Væksthusenes kortlægningsydelse, så den i højere grad giver redskaber til håndteringen af salg til det offentlige. Endvidere opfordrer arbejdsgruppen Væksthusene og den lokale erhvervsservice til at ansætte konsulenter med erfaring i offentligt indkøb. Hvis de nye og mindre virksomheder ønsker decideret rådgivning eller hjælp til fx tilbudsskrivning, munder vejledningen hos Væksthusene og den lokale erhvervsservice ud i en henvisning til de rette private rådgivere. Nye og mindre virksomheder skal gøres opmærksomme på, at de kan få vejledning omkring offentligt indkøb hos den lokale erhvervsservice og Væksthusene, og denne information bør derfor findes på de pågældendes hjemmesider. Arbejdsgruppen påpeger, at den lokale erhvervsservice har gode forudsætninger for at give nye og mindre virksomheder indsigt i indkøbene i deres egen kommune, idet der ofte er et tæt samarbejde mellem den lokale erhvervsservice og den kommunale forvaltning. Dette samarbejde kan fremover også udnyttes for så vidt angår indkøbsopgaven. Arbejdsgruppen opfordrer derfor den lokale erhvervsservice til at opbygge et tæt samarbejde med kommunens forskellige indkøbsansvarlige for at styrke viden om kommunens indkøbsprocesser. Den lokale erhvervsservice kunne for eksempel samarbejde med kommunens indkøbsafdeling omkring åbent hus arrangementer. FORDELE Arbejdsgruppen vurderer, at en styrket vejledning hos den lokale erhvervsservice og Væksthusene om salg til kommunerne vil betyde en professionalisering af de nye og mindre virksomheder. Gennem den relevante sparring vil de få et bedre overblik over deres muligheder for at adressere det offentlige marked, samt henvisninger til relevante rådgivere, der eksempelvis kan hjælpe med at skrive tilbud. Kommunerne vil få gavn af denne professionalisering af virksomhederne, idet de vil blive kontaktet af mere kompetente virksomheder, der har god forståelse for det kommunale system. Det vil skabe en bedre dialog mellem kommunen og virksomhederne. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Arbejdsgruppen gør opmærksom på, at den lokale erhvervsservice ikke alle steder har ressourcer til at udfylde ovenstående opgave. Derudover understreger arbejdsgruppen vigtigheden af, at den lokale erhvervsservice og Væksthusene giver de nye og mindre virksomheder en balanceret information om virksomhedens muligheder og chancer på det kommunale marked, så virksomhedens forventninger afspejler virksomhedens kompetencer og ressourcer.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 8 3. STØTTE TIL KONSORTIEDANNELSE UDFORDRING Arbejdsgruppen påpeger på baggrund af sine analyser, at nye og mindre virksomheder ofte ikke udnytter potentialet for at byde på kommunale udbud sammen med andre virksomheder, i såkaldte konsortier. De kommunale indkøbere udtrykker ifølge en rapport fra 2006 6, at nye og mindre virksomheder ofte ikke har tilstrækkelig størrelse og kapacitet til at byde på de kommunale udbud. Fx kan udbuddene omfatte krav om flere forskellige varer, krav om leveringshastighed, krav til antal ansatte, etc., som de mindre virksomheder ikke kan løfte. Udbudsreglerne muliggør, at virksomheder kan byde på udbud i konsortier, dvs. de kan gå sammen med andre virksomheder og byde sammen. Nye og mindre virksomheder benytter sig dog sjældent af denne mulighed. Arbejdsgruppen vurderer, at dette primært skyldes tre forhold: 1. Mange nye og mindre virksomheder er ikke opmærksomme på mulighederne for at indgå i konsortier. 2. Virksomhederne har ofte svært ved at finde relevante samarbejdspartnere. Dette skyldes bl.a. manglende kendskab til mulige partnere både inden for egen branche og i andre brancher. Det manglede kendskab gør det endvidere svært at nå at identificere mulige samarbejdspartnere indenfor tilbudsperioden. Ved udbud med prækvalifikation skal konsortiedannelsen ske inden udvælgelsen, idet den der afgiver tilbud skal være den samme som den der prækvalificeres. Derudover kan nye og mindre virksomheder ofte have svært ved at have tillid til andre virksomheder, hvilket er en forudsætning for at indgå i konsortium sammen. De kan være bange for at afsløre eventuelle forretningshemmeligheder om produktudvikling, prisfastsættelse, etc. i forbindelse med et samarbejde. 3. Nye og mindre virksomheder har ofte ikke ressourcerne til at få udarbejdet de nødvendige samarbejdsaftaler og kontrakter i forbindelse med konsortiedannelse. Udformningen af aftaler og specielt kontrakter kan indebære en betydelig investering, som nye og mindre virksomheder ikke har ressourcerne til, eller ikke ønsker at investere i givet usikkerheden, om konsortiet får den udbudte opgave. 6 Iværksættere, indkøb og indkøbspolitik, Competencehouse, 2006
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 9 INITIATIVFORSLAG For at støtte de nye og mindre virksomheders muligheder for at danne konsortier foreslår arbejdsgruppen en række initiativer. Overordnet foreslås det, at der laves en informationsindsats på centrale udbudshjemmesider, som gør nye og mindre virksomheder opmærksomme på muligheden og fordelene ved at indgå i konsortier. Kampagnen skal indeholde en opfordring til at finde samarbejdspartnere samt cases på succesrige konsortier, der kan inspirere de nye og mindre virksomheder. Denne kampagne kunne udarbejdes og understøttes fra centralt hold i samarbejde med repræsentanter fra bl.a. kommunerne. For det andet foreslår arbejdsgruppen, at match-making mellem virksomhederne understøttes, ved at virksomhederne får bedre muligheder for at finde relevante partnere at indgå i konsortium med. Arbejdsgruppen ser flere forskellige muligheder for, hvordan dette kan implementeres. Det kunne være en mindre software tilføjelse til udbudsannonceringen, hvor virksomhederne har mulighed for at markere, at de har interesse i at indgå i et konsortium for at byde på det specifikke udbud. Idet der i øjeblikket er et arbejde i gang med at etablere en fælles central annonceringsplatform, hvor alle offentlige udbud skal samles, finder arbejdsgruppen det naturligt at undersøge, om matchmakingen ville kunne finde sted på denne platform under de forudsætninger, der er lagt til grund for etablering af annonceringsplatformen. Platformen forventes etableret inden udgangen af 2011. Alternativt kunne match-makingen finde sted på de kommunale hjemmesider, hvor udbuddene ofte også annonceres. En tredje mulighed er, at konsortiedannelsen faciliteres gennem Væksthusenes portal www.startvækst.dk. Udover de ovennævnte initiativer, foreslår arbejdsgruppen, at konsortiedannelsen understøttes gennem udviklingen af en skabelon til en standardkontrakt for konsortiedannelse. Som nævnt ovenfor har nye og mindre virksomheder i mange situationer ikke ressourcer til det juridiske arbejde i forbindelse med dannelsen af et konsortium. Dette forhold kunne adresseres ved udviklingen af en skabelon til en kontrakt for konsortiedannelse. Skabelonen skal indeholde de væsentligste aftalepunkter i forhold til konsortiedannelse, fx økonomi, levering, IP rettigheder i forbindelse med samarbejdet, mulighed for opsigelse af kontrakten, etc. Skabelonen bør udarbejdes fra centralt hold, så virksomhederne har tiltro til den. En sådan skabelon findes for eksempel i forbindelse med udlejning af boliger, hvor det daværende Boligministerium står bag skabelonen. Arbejdsgruppen anbefaler, at skabelonen skal følges af en vejledning, der præciserer og forklarer skabelonens anvendelse. Derudover skal vejledningen indeholde en opfordring til, at virksomhederne engagerer en advokat til at gennemse den endelige kontrakt. Skabelonen og vejledningen kunne gøres tilgængelig på centrale udbudshjemmesider (Udbudsportalen, Udbudsavisen, SKI) samt på Væksthusenes portal www.startvækst.dk, hvor den kunne følges af et link til Væksthusenes database over private rådgivere, Rådgiverbørsen, der bl.a. indbefatter advokater. FORDELE Arbejdsgruppen vurderer, at den væsentligste fordel ved de foreslåede initiativer er, at kommunerne får flere relevante tilbud fra konsortier bestående af virksomheder med forskellige relevante spidskompetencer, men ikke nødvendigvis et større antal af tilbud at skulle behandle. En implementering af initiativerne vil formentlig medføre en højere grad af konsortiedannelse. For det første vil flere nye og mindre virksomheder blive opmærksomme på muligheden for at indgå i konsortier og udarbejde tilbud til det offentlige sammen med andre virksomheder. Dernæst vil de nye og mindre virksomheder få lettere ved at finde eventuelle samarbejdspartnere. Dette vil føre til, at de i højere grad benytter muligheden for at indgå i konsortier. Yderligere vil muligheden for at hente en skabelon til en kontrakt for konsortiedannelse kunne lette de nye og mindre virksomheders arbejde med at få udviklet en kontrakt både i forhold til tid, men også i forhold til de ressourcer, de er nødt til at investere i juridisk vejledning. Derudover vil en alment accepteret skabelon udarbejdet fra centralt hold gøre virksomhederne mindre usikre i forhold til deres samarbejdspartnere. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER I forbindelse med en implementering af de foreslåede initiativer gør arbejdsgruppen opmærksom på, at en skabelon for konsortiedannelse ikke vil fjerne behovet for juridisk bistand, men forhåbentligt mindske det. Derudover skal match-making siden udformes således, at virksomheder kan tilkendegive deres interesse i et udbud uden at afsløre for mange informationer.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 10 4. LEVERINGSSIKKERHED UDFORDRING Arbejdsgruppens arbejde peger på, at de kommunale indkøberes bekymring for mindre leverandørers leveringssikkerhed er en væsentlig barriere for indkøb fra nye og mindre virksomheder. Der er blandt de offentlige indkøbere en opfattelse af, at de mindre virksomheder har en højere risiko for at gå konkurs. En undersøgelse fra 2006 af offentlige indkøberes holdning til mindre og nye leverandører i Københavns Kommune 7 viser, at 58 pct. af kommunens indkøbere vurderer, at der er stor risiko forbundet med at have iværksættere som leverandører, fordi de kan gå konkurs. Risikoen vurderes særlig høj på områder, hvor kommunen har forsyningspligt. Denne risiko betyder, at indkøberne ofte fravælger nye og mindre virksomheder som leverandører. Arbejdsgruppen har forståelse for, at kommunerne har en højere risikoprofil på områder, hvor kommunen har forsyningspligt. Efter arbejdsgruppens vurdering bør dette dog ikke betyde at nye og mindre virksomheder fravælges som leverandører på mindre følsomme områder. 7 Iværksættere, indkøb og indkøbspolitik, Competencehouse, 2006
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 11 INITIATIVFORSLAG Arbejdsgruppen foreslår, at der udarbejdes et værktøj, så kommunerne kan klarlægge og vurdere deres risikoprofil i forbindelse med de forskellige indkøb. Værktøjet skal indeholde en række spørgsmål, der kan hjælpe kommunen til afklare risikoprofilen ved den enkelte opgave. Det kunne for eksempelvis være spørgsmål omkring antal af medarbejdere og borgere, der er afhængige af leverancen, graden af afhængighed, konsekvens ved forsinkelse af levering, etc. På baggrund af svarene skulle værktøjet give den kommunale indkøber en vurdering af opgavens risikoprofil samt vejledning til, hvordan denne kan håndteres. Værktøjet vil således synliggøre forskellen i følsomheden af fx madudbringning til daginstitutioner i forhold til fx levering af nye bordlamper til rådhuset. Samtidig bør kommunen vurdere, hvilke fordele indkøb fra nye og mindre leverandører kan give, fx i form af nye produkter. For opgaver med en lavere risikoprofil vil en kommune på baggrund af den strukturerede vurdering som værktøjet giver muligvis være mere åben for at vælge en ny og eller mindre virksomhed som leverandør. Det skyldes, at de eventuelle fordele ved et nyt produkt formodes at kunne opveje ulemper ved en eventuel lavere leveringssikkerhed. Værktøjet skal systematisere, at jo større konsekvenser der er ved manglende leveringssikkerhed, des mere præcis skal kommunen være i forhold til de krav, der stilles, så man får større sikkerhed for, at den pågældende virksomhed magter at løse opgaven. Værktøjet kunne også hjælpe kommunerne til løbende at følge op på sundhedstilstanden for deres leverandører. Arbejdsgruppen vil gerne fremhæve, at større virksomheder også har risiko for konkurs, og at valget af en større leverandør ikke altid er garanti for leveringsstabilitet. Et værktøj til vurdering og klassificering af en opgaves risikoprofil vil skabe overblik over, hvornår kommunen bør stille mange krav til leverandørerne, og hvornår risikoen og dermed behovet for krav er mindre. Derudover opfordrer arbejdsgruppen kommunerne til at dele best practise i forhold til risikoprofiler ved forskellige typer af opgaver og erfaringer fra samarbejde med forskellige typer af leverandører. FORDELE Arbejdsgruppen mener, at en systematisk og struktureret vurdering af risici ved de forskellige opgaver vil betyde, at kommunerne i højere grad vil være åbne for nye og mindre leverandører i forbindelse med flere indkøb. Kommunerne vil blive bedre til at vurdere og italesætte deres behov i forbindelse med forskellige opgaver og dermed til at stille mere præcise og relevante krav til leverandørerne. Dermed vil nye og mindre virksomheder vil få bedre muligheder for at byde. I første omgang vil der være flere virksomheder, der vil overveje at afgive tilbud. De mere præcise og relevante krav vil dog også anspore til, at kun de virksomheder, der har de relevante kompetencer, afgiver tilbud. Det betyder, at kommunen vil få mere kvalificerede tilbud at vælge imellem. For virksomhederne betyder en implementering af initiativet, at de vil få bedre information omkring kommunens overvejelser i forbindelse med et indkøb, og hvilke forventninger kommunen har til løsningen af opgaven, fx om antallet af medarbejdere, der forventes at indgå i opgaveløsningen. På baggrund af en mere konkret og målrettet information, vil virksomhederne bedre kunne vurdere, hvorvidt de er i stand til at løfte opgaven, fx om de har det antal medarbejdere, der forventes. Det vil betyde, at de kan optimere deres salgsindsats til områder, hvor de har reelle kompetencer til at udføre opgaven. Det skulle gerne betyde større succes med samarbejde mellem kommuner og nye og mindre virksomheder. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Arbejdsgruppen gør opmærksom på, at udarbejdelsen af en risikoprofil måske ikke er tilstrækkelig til at fjerne indkøbernes usikkerhed overfor de nye og mindre virksomheders leveringsstabilitet. Der er derfor behov for andre tiltag, der kan oplyse de kommunale indkøbere omkring den reelle risiko for konkurs blandt nye og mindre virksomheder med kompetencer til at blive leverandører til kommunerne, samt hvordan eventuelle konkurser kan håndteres. Der skal også rettes opmærksomhed mod, at værktøjet ikke må resultere i, at kommunerne undlader at udbyde visse typer af opgaver med høj risiko, fordi de med værktøjet har fået større fokus på risikoen. Derved vil værktøjet virke modsat hensigten.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 12 5. INFORMATION OM PROPORTIONALITET I DOKUMENTATIONSKRAV UDFORDRING I forbindelse med udbud opstiller opdragsgiver sine udvælgelseskriterier, som der ofte kræves dokumentation for. Arbejdsgruppens afdækning af udfordringer og andre analyser for eksempel fra Udbudsrådet 8 viser, at en stor del (40 pct.) af private leverandører til den offentlige sektor oplever, at dokumentationskravene i tilbudsprocessen er høje. Denne oplevelse deler de større virksomheder. De høje dokumentationskrav er især en udfordring for nye og mindre virksomheder, idet de sjældent har kompetencer og/eller ressourcer til at investere i udarbejdelsen af et tilbud og svært ved at tilvejebringe dokumentationen inden for tidsfristen for at afgive tilbud. Kravene til dokumentation er de samme uanset virksomhedens størrelse og rammer derfor de mindre virksomheder hårdere, da de har færre ressourcer til rådighed. Derudover stilles der i nogle udbud krav til flere års dokumentation, hvilket er en væsentlig barriere for nystartede virksomheder. 9 Udbudsreglerne fastslår klart, at en offentlig myndighed ikke må opstille krav til en leverandør, som går ud over, hvad der er nødvendigt og passende i forhold til det fastsatte mål. Det betyder, at man ikke må kræve dokumentation for andet, end hvad der er relevant for den enkelte opgave. Arbejdsgruppen vurderer, at forslag 4 om udvikling af et værktøj til vurdering af risikoprofil vil kunne skabe mere passende dokumentationskrav, men også at der er behov for en yderligere indsats. 8 Analyse af barrierer for konkurrenceudsættelse i den offentlige sektor, Udbudsrådet 2010 9 Nystartede virksomheder har mulighed for at dokumentere soliditet og omsætning på andre måder end ved de seneste års regnskaber. I det omfang der ikke informeres om denne mulighed, udgør dokumentationskravene imidlertid stadig en barriere.
5 initiativer nye og mindre virksomheder som leverandører til kommunerne 13 INITIATIVFORSLAG Udvælgelseskriterierne for udbud kan omhandle økonomisk og finansiel formåen samt faglig og organisatorisk formåen. I forbindelse med disse udvælgelseskriterier kan udbyder kræve forskellige typer af dokumentation for virksomhedens forhold. Arbejdsgruppen foreslår, at der fx på Udbudsportalen udarbejdes en informationskampagne rettet mod de kommunale indkøbere for at sætte fokus på, at dokumentationskrav ved udbud skal være proportionale med opgavens karakter. Eksisterende vejledninger om udvælgelseskriterier og dokumentationen for disse skal opdateres, så det fremgår tydeligere, at udbudsreglerne foreskriver, at de krav, udbyder stiller til tilbudsgiverne, skal være relevante og proportionale med opgavens karakter. Opdragsgivere derfor have adgang til en vejledning om, hvordan de kritisk kan vurdere, hvilke udvælgelseskriterier der er relevante, således at de kun kræver dokumentation for disse. Vejledningen bør udvikles af de centrale aktører indenfor udbudsområdet. FORDELE En gennemførelse af initiativet vil betyde, at de kommunale indkøbere bliver mere opmærksomme på udbudsreglernes krav om proportionalitet. Derudover vil de kommunale indkøbere gennem vejledningen få viden om opstilling af relevante udvælgelseskriterier og dermed blive i stand til at lave bedre udbud. Arbejdsgruppen forventer, at en implementering af initiativet vil medføre en mindskelse af kommunernes dokumentationskrav i forbindelse med nogle opgaver, således at flere nye og mindre virksomheder har ressourcer og forudsætninger for at byde på de kommunale opgaver. Derudover vil det være tidsbesparende for kommunerne, idet indkøberne vil skulle forholde sig til mindre dokumentation. Mere proportionale dokumentationskrav vil give virksomhederne en bedre forståelse af kommunens overvejelser. Dette vil samlet give kommunerne en større række af relevante leverandører og dermed et bedre udvalg af produkter og services. OPMÆRKSOMHEDSPUNKTER Arbejdsgruppen fremhæver, at det er væsentligt at stille krav om dokumentation for at sikre, at leverandørerne kan løfte opgaven. Opmærksomheden skal rettes mod at stille krav om den proportionale dokumentation for den pågældende opgave.